THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ SỰ KIỆN TAF

1 Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân CHƯƠNG THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ SỰ KIỆN TAF 1.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến môi trường kinh doanh công ty cổ phần truyền thông kiện Taf 1.1.1 Khái quát công ty 1.1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty cổ phần truyền thông kiện TAF( T.A.F MEDIA JSC) khởi nguồn từ công ty tư vấn đầu tư P.H.I – tạp chí cẩm nang mua sắm năm 2002 – 2005 T.A.F thành lập từ năm 07/06/ 2005 với vốn điều lện ban đầu tỷ tăng lên tỷ, gồm cổ đông Khởi nguồn từ phận PR & Kinh doanh trực thuộc Công ty Tư vấn & Đầu tư P.H.I - Tạp chí Cẩm nang mua sắm từ năm 2002 – 2005 T.A.F Viết tắt từ tiếng Anh : Trang and friends, Trang người bạn Ngay từ tên cơng ty ta có thấy cơng ty TAF tạo dựng cho hình ảnh gần gũi tới khách hàng đối tác cơng việc, hợp tác có lợi Địa cơng ty : Trụ sở : TP Hà Nội 68B Trần Quang Diệu – Đống Đa Điện thoại : (844) 5378488/89 Fax (844) 5378487 Chi nhánh :TP Hồ Chí Minh 1/8 Cù Lan Chính ,Phường 13 , Quận Tân Bình Điện thoại : (848) 293 6531/ 293 7046 Fax (848) 842 8479 1.1.1.2 Lĩnh vực nghành nghề kinh doanh Hoạt động chính: Kinh doanh quảng cáo báo chí, truyền thơng PR, sản xuất phim quảng cáo, chụp hình quảng cáo, tư vấn chiến lược truyền thông, tổ chức kiện văn hoá, thể thao, lễ hội, festival âm nhạc, thời trang Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767 Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Dịch vụ sáng tạo : ý tưởng sáng tạo quan trọng định thành hay bại chiến dịch truyền thông dù qua phương tiện hay hình thức Những ý tưởng địi hỏi ln mẻ , giúp khách hàng tạo ấn tượng lần quân * Ý tưởng, sản xuất, quay phim quảng cáo * Ý tưởng sản xuất kịch Event , Road show * Thiết kế sân khấu, thiết kế quảng cáo ,catalogue, thiết kế bảng biển * Quảng cáo truyền hình Tư vấn chương trình phù hợp với đối tượng quảng cáo nh tiết mục đặc biệt truyền hình * Quảng cáo báo chí Xây dựng chiến lược quảng cáo, thiết lập thơng tin, lựa chọn phương tiện báo chí phù hợp với sản phẩm khách hàng * Sản xuất chương trình truyền hình, phát sóng theo chương trình theo năm * Xây dựng kịch bản, mời tài trợ, tổ chức biểu diễn * Sản xuất tổ chức chương trình ca nhạc, thời trang * Tổ chức Lễ hội , festival * Tổ chức hội nghị, hội thảo * Tổ chức giới thiệu sản phẩm mới, triển lãm * Tổ chức lễ khai trương, khởi công, động thổ * Quảng cáo qua kiện văn hoá, thể thao, trị chơi truyền hình Dịch vụ truyền thơng : * Lập kế hoạch truyền thông cho thương hiệu, doanh nghiệp truyền hình, báo chí, đài phát * Tổ chức họp báo, viết thông cáo báo chí * Tư vấn chiến lược truyền thơng tổng thể, booking media * Xây dựng kế hoạch phát triển thị trưởng, xây dựng định vị thương hiệu Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767 Chuyên đề tốt nghiệp Trung tâm đào tạo ca sỹ “Sao Xanh” Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Dịch vụ khác: * Thiết kế sân khấu * Dịch vụ thu âm , biên tập CD * Dịch vụ casting, cung cấp người mẫu, ca sỹ, diễn viên * Tư vấn cung cấp dịch vụ âm ánh sáng, sân khấu, địa điểm * Dàn dựng chương trình * In ấn catalogue, tờ rơi, poster 1.1.1.3 Mục tiêu kinh doanh công ty Ngay từ thành lập TAF hướng tới mục tiêu quan trọng chủ chốt trở thành doanh nghiệp đứng đầu lĩnh vực truyền thông, quảng cáo tổ chức kiện Cung cấp sản phẩm dịch vụ hỗ trợ marketing cho doanh nghiệp Là công ty đứng đầu cung cấp dịch vụ truyền thông quảng cáo cho doanh nghiệp Cung cấp dịch vụ thết kế truyền thông đa phương tiện với nhiều ưu vượt trội mức độ tiện ích, hiệu sử dụng, tạo phong cách chuyên nghiệp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp hoạt động marketing, quảng bá sản phẩm dịch vụ bán hàng Trở thành trung tâm đào tạo ca sỹ thành công Miền Bắc Đặt têu doanh thu cho doanh nghiệp đến năm 2011 đạt mức 40 triệu USD / năm 1.1.1.4 Cơ cấu máy tổ chức Sơ đồ số 2.1 : Sơ đồ máy tổ chức cơng ty Phịng PR Hà Nội Phòng thiết kế Chủ tịch Hội Đồng Quản trị Kiêm Tổng Giám Đốc Giám đốc điều hành Phòng kế tốn Hành kế tốn Phó Giám đốc Vũ đ Văn h Phòng Phòng tổiềuSĩ ành chức kinh kiện doanh Phịng hành nhân Giám đốc chi nhánh MSSV:CQ472767 TP HCM PR & Kiêm Giám Event đốc tài chình Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân (nguồn : Phòng Giám Đốc điều hành) Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm tổng giám đốc: Là đại diện pháp nhân công ty, điều hành hoạt động cơng ty theo sách pháp luật nhà nước.Chịu trách nhiệm trước pháp luật hoạt động công ty đến kết cuối Giám đốc điều hành: Là người quản lý chung, vận hành hệ thống công ty, người có kinh nghiệm kiến thức sale Ban giám đốc cịn có Phó giám đốc điều hành, giám đốc chi nhánh TP HCM kiêm giám đốc tài chính: Nhiệm vụ hỗ trợ quản lý Chủ tịch hội đồng quản trị Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767 Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Giám đốc Đồng thời, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc lĩnh vực hay quyền hạn mà quản lý Các phịng ban gồm có: Phịng tổ chức kiện gơm người, phịng kinh doanh gồm người, phịng hành nhân gồm người, phịng kế tốn gồm người, phịng PR Hà Nội gồm người, phòng thiết kế gồm người, chi nhánh TP HCM bao gồm phịng hành kế tốn người, phịng PR Event người Biểu đồ số 2.1: Biểu đồ cấu lao động phịng ban cơng ty (nguồn: phịng Giám đốc diều hành) Phịng Hành nhân : Nhiệm vụ phịng hành nhân : Tuyển dụng, đào tạo phát triển nguồn nhân lực Xây dựng kiện tồn cấu tổ chức, quy chế quản lí, quy trình tác nghiệp nội quy làm việc Quản trị hành chính- văn phịng, cung cấp dịch vụ hỗ trợ hậu cần cho phong ban Làm việc với quan truyền thông hoạt động công ty, quan Nhà nước vấn đề lao động, hành Phịng kinh doanh : Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767 Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Gồm nhân viên người trẻ tuổi động, nhạy bén tróng cơng việc.TAF sử dụng người mẫu có lực thực hiểu sâu lĩnh vực họ hoạt động người mẫu Minh Đức, người mẫu Quang Trung Ngọc Bích nhằm mục đích tạo ấn tượng tiết kiệm chi phí đào tạo chun mơn, tận dụng người công ty Nhiệm cụ phòng kinh doanh: Quản lý hoạt động kinh doanh công ty, đưa dự án chiến lược kinh doanh cho cơng ty,tìm kiếm khách hàng làm việc trực tiếp với khách hàng Tư vấn cho lãnh đạo công ty việc phê duyệt kiểm soát dự án đầu tư Hướng dẫn đào tạo nhân viên kinh doanh, bán hàng trực tiếp cho công ty Xây dựng kế hoạch phát triển, mở rộng thêm khách hàng,tìm kiếm khách hàng tiềm Xây dựng chiến lược thủ thuật thực hoạt động chăm sóc khách hàng,tìm hiểu vấn đề cịn gây trở ngại hoạt động kinh doanh công ty Phòng Tổ chức kiện: Nhiệm vụ phòng tổ chức kiện: Tổ chức thực kiện công ty tổ chức kiện công ty thuê tổ chức Viết kịch , ý tưởng cho chương trình kiện Dự tốn chi phí vấn đề liên quan đến kiện Phòng thiết kế: Thiết kế maket quảng cáo cho khách hàng , thiết kế trang trí khơng gian kiện, Phịng truyền thơng: Xây dựng hình ảnh qua trang Web hay hoạt động quảng cáo phát triển hình ảnh cơng ty Quản lý tài liệu truyền thông, quản lý thông tin website công ty, mở Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767 Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân rộng phát triển quan hệ truyền thông doanh nghiệp Phối hợp với phận triển khai tổ chức kiện nội kiện mà công ty tham gia tổ chức tiệc cuối năm hay tiệc đầu năm,tiệc sinh nhật công ty Thực viết xuất báo chí Tham gia xây dựng mối quan hệ công chúng 1.1.1.5 Kết hoạt động kinh doanh công ty thời gian từ năm 2006 - 2008 Những dự án tiêu biểu Qua năm hoạt động công ty đạt tương đối thành tích tiêu biểu,nhiều kiện mà TAF tổ chức người biết đến khơng qua kenh thơng tin báo chí mà cịn trình chiếu truyền hình Dưới số dự án mà TAF thực hiện: - Giải thưởng người mẫu Việt Nam - Giải thưởng quảng cáo sáng tạo Việt Nam - Khu vui chơi cao cấp Tuần Châu khu biệt thự Hồng Châu - Trung tâm thương mại Vincom CityTowers - Dịch vụ quảng cáo truyền thông tổng thể cho thương hiệu VINPEARL ( khu du lịch ) Việt Nam - Xây dựng chiến lược PR, đưa giải pháp tổng thể cho khu vui chơi cao cấp Tuần Châu khu biệt thự Hồng Châu - Dịch vụ quảng cáo, xây dựng hình ảnh, tổ chức kiện khai trương cho trung tâm thương mại Vincom CityTowers - Tổ chức biểu diễn với quy mô lớn : Giải thưởng Người mẫu VN 2008, Wedding Gala 2008,Thời Trang Doanh nhân tổ chức Thường niên, Giải thưởng quảng cáo sáng tạo Việt Nam - Cung cấp dịch vụ quảng cáo & truyền thông cho dự án bất động sản Hacinco - Chiến dịch mắt sản phẩm rượu vang Morgan Wines Australia Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767 Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - Tổ chức tiệc chiêu đãi, hội nghị khách hàng cho đối tác nước - Khai trương trung tâm Thương mại Rubi Plaza - Khai trương cổng toán điện tử Vietpay- Techcombank - Tổ chức thực Giải thưởng quảng cáo Sáng tạo Việt Nam 2007 - Phối hợp tổ chức giải thưởng 500 thương hiệu tiếng 2008 Kết hoạt động kinh doanh thời gian năm gần Sau năm hoạt động thị trường Việt Nam Hà Nội thị trường mục tiêu năm đầu phát triển, Hoạt động kinh doanh Taf mang lại kết đáng kể Dưới thông tin kết hoạt động kinh doanh TAF năm gần đây: Bảng số 2.3; 2.4; 2.5: Báo cáo tài năm 2006 ,2007 2008: ( Đơn vị: nghìn đồng ) Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767 Chuyên đề tốt nghiệp Chỉ tiêu Mã số Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ Các khoản giảm trừ + Chiết khấu thương mại + Giảm giá hàng bán + Hàng bán bị trả lại 01 03 04 05 06 Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Luỹ kế cuối Năm năm 4,325,450,508 1,253,161 1,253,161 4,325,450,508 1,253,161 2,518,114 0 10 11 4,325,450,508 2,534,763,250 4,325,450,508 2,534,763,250 20 21 22 23 24 25 1,790,687,258 1,565,455 2,320,127 1,365,534 320,125,243 845,902,157 1,790,687,258 1,565,455 2,320,127 1,365,534 320,125,243 845,902,157 + Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng 3Doanh thu từ bán hàng cung cấp dịch vụ Gía vốn hàng bán 5.Lợi nhuận gộp bán hàng cung cấp dịch vụ doanh thu từ hoạt động tài chi phí tài - Trong đó: chi phí lãi vay Chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp Chia lãi vay 10 Lợi nhuần từ hoạt động kinh doanh 11.Thu nhập khác 12 Chi phí khác 13 Lợi nhuận khác 14 Tổng lãi trước thuế 15 Thuế thu nhập doanh nghiệp 07 30 31 32 40 50 51 282,242,560 152,684,579 36,583,458 42,570,436 440,914,117 7,825,356 282,242,560 152,684,579 36,583,458 42,570,436 440,914,117 7,825,356 16 Lợi nhuận lại Công ty lãi: 60 433,088,761 580,620,553 433,088,761 580,620,553 Chỉ tiêu Mã số Năm Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ Lãi tổng 511 Lãi tổng 512 Các khoản giảm trừ + Chiết khấu thương mại + Giảm giá hàng bán + Hàng bán bị trả lại 01 01a 01b 03 04 05 06 5,531,994,309 5,531,994,309 2,518,114 2,518,114 Luỹ kế cuối năm 5,531,994,309 5,531,994,309 2,518,114 2,518,114 Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767 10 Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân + Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng - Lãi từ 511,3332 - Lãi từ 512,3332 - Lãi từ 511,3333 - Lãi từ 512,3333 - Lãi từ 511,3331 3Doanh thu từ bán hàng cung cấp dịch vụ Gía vốn hàng bán 5.Lợi nhuận gộp bán hàng cung cấp dịch vụ doanh thu từ hoạt động tài chi phí tài - Trong đó: chi phí lãi vay Chi phí bán hàng - Lãi từ 641 - Lãi từ 14221 chi phí quản lý doanh nghiệp - Lãi từ 642 - Lãi từ 14222 Chia lãi vay 10 Lợi nhuần từ hoạt động kinh doanh 11.Thu nhập khác 12 Chi phí khác 13 Lợi nhuận khác 14 Tổng lãi trước thuế 15 Thuế thu nhập doanh nghiệp 07 07a 07b 07c 07d 07e 0 0 0 0 0 0 10 11 5,529,476,195 3,706,574,074 5,529,476,195 3,706,574,074 20 21 22 23 24 24a 24b 25 25a 25b 1,822,902,121 2,950,988 3,240,845 2,395,556 410,034,599 410,034,599 1,025,610,167 1,025,610,167 0 1,822,902,121 2,950,988 3,240,845 2,395,556 410,034,599 410,034,599 1,025,610,167 1,025,610,167 0 30 31 32 40 50 51 369,867,498 113,214,561 46,233,569 66,980,992 436,848,490 7,610,256 369,867,498 113,214,561 46,233,569 66,980,992 436,848,490 7,610,256 16 Lợi nhuận cịn lại Cơng ty lãi: 60 429,238,234 690,710,132 429,238,234 690,710,132 Chỉ tiêu Mã số Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ 01 Lãi tổng 511 01a Lãi tổng 512 01b Các khoản giảm trừ 03 + Chiết khấu thương mại 04 + Giảm giá hàng bán 05 + Hàng bán bị trả lại 06 Năm Luỹ kế cuối năm 9,245,758,232 9,245,758,232 3,490,583 3,490,583 9,245,758,232 9,245,758,232 2,518,114 3,490,583 10 Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767 27 Chuyên đề tốt nghiệp hội thảo Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - In ấn - Thư mời tài trợ Chuẩn bị hồ sơ mời - Hồ sơ mời tài trợ tài trợ x x x - Hợp đồng đăng ký với x nhà tài trợ - Thiết kế sx backdrop x - Thiết kế sx standê - Thiết kế sx bàn x thông tin (mỗi nhà tài trợ/1 bàn) x Thực hiệncác thiết - Thiết kế, in giấy mời kế sản xuất phục tài liệu gửi kèm vụ hội thảo - Thiết kế, sx thẻ tham x dự cho đại biểu (name badge) x - Thiết kế, chuẩn bị cặp đựng tài liệu văn x phòng phẩm cho đại biểu Đăng ký địa điểm - Chuẩn bị phòng họp x hội thảo (KS sao) cho 30-40 đại biểu - Đặt Teabreak tiệc ăn x trưa (Set menu) (30-40) - Trang trí bố cục tổng x thể Trang trí phịng hội thảo x - Sân khấu x - Bàn chủ toạ (BTC) x - Bàn ghế dành cho đại x biểu - Hoa trang trí Trang thiết bị phục - laptop x 27 Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767 28 Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân - Projector x - chiếu x - Micro cho BTC đại x vụ hội thảo biểu x - Thiết bị dịch cabin, x người dịch - Văn phòng phẩm (bút, giấy…) cho đại biểu Chuẩn bị tài liệu - Nội dung tài liệu x phát cho đại biểu - in ấn x 11 x website Sở - Thiết kế 10 hội thảo Đưa tin hội thảo - Chuẩn bị nội dung x KH& ĐT - Đưa tin Chuẩn bị danh sách Danh sách khách mời x x đại biểu mời tham dự 12 - Liên hệ gửi giấy mời x Mời đại biểu tham đến đại biểu dự 13 - Liên hệ khẳng định x tham dự đại biểu Chương trình nhạc Diễn khoảng 30 x dân tộc phục vụ phút tiệc ăn trưa 14 Lễ tân phục vụ 10 lễ tân mặc áo dài, trẻ x trung, nhanh nhẹn Trong hội thảo 15 Đăng ký đón - Lễ tân đón tiếp đại x tiếp biểu, hướng dẫn ký xác nhận tham dự (tên, chức danh, quan, điện 28 Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767 29 Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân thoại…) x - Phát thẻ tham dự tài liệu x - Hướng dẫn đại biểu ngồi vị trí x - Giám sát thực công việc - Tổ chức điều hành hội 16 x thảo Tổ chức điều hành hội thảo - Lễ tân phục vụ micro, x yêu cầu tài liệu, văn phòng phẩm, nước uống 17 Chụp ảnh, - Tiến hành dịch cabin quay - Quay phim, chụp ảnh phim Sau hội thảo 18 Thực truyền thông sau hội thảo x x Báo, Đài - Đưa tin, viết, x 20 vấn Báo, Đài - Phối hợp cung cấp nội x tin (dự Băng tư liệu kiến) vấn - Thiết kế sx đĩa CD: x 50-60 Tập hợp tư liệu, hình 19 dung đối tượng đĩa ảnh, nội dung hội thảo - Gửi băng, ảnh tư liệu, tin báo đến x nhà tài trợ - Gửi tài liệu lưu trữ đến x Sở KH&ĐT (danh sách 29 Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767 30 Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân gốc đại biểu đăng ký tham dự; băng, ảnh, tin, đài, báo) Quyết tốn thực - Các thủ tục tài 20 x thủ tục tài liên quan đến hội thảo Gửi thư cảm ơn tới - Thư cảm ơn 21 x x nhà tài trợ (nguồn: phòng giám đốc điều hành) Để lập kế hoạch tổ chức kiện trước hết phận lập kế hoạch xác định tồn nội dung kiện theo dịng chảy thời gian dịng chảy cơng việc Thiết lập loại hình kiện tiến hành kiểm tra lại tồn q trình Sơ đồ 2.4: Các phương pháp chuẩn bị tổ chức kiện Thời gian chuẩn bị T1 T2 T3 T4 A B C D M1…M2 N1…N2 K1…K2 Z1…Z2 Loại hạng mục - Hạng mục công việc chủ yếu quan trọng - Hạng mục công việc phụ trợ b) Tổ chức tính tốn thời gian Được tổ chức tôt ý đến chi tiết hai số nhân tố quan trọng đảm bảo cho kiện thành công Việc kiểm tra trì hoạt động quỹ đạo tiến độ bám sát lịch trình cần thiết Taf phải quán theo đường lối vạch trí Các kiện mà Taf tổ chức, Taf ln xây dựng hành trình tổ chức, xây dựng bảng nội dung công việc, đồng thời phải tính tốn thời gian thận trọng Hành trình 30 Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767 31 Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân tổ chức xây dựng sở xác định lịch trình cơng việc Mốc thời gian xác định ngày tổ chức kiện tính lùi trở lại hạng mục công việc phải thực thời gian Từ tiến hành hợp đồng với bên cung cấp theo u cầu cơng việc phải hồn thành Từ địi hỏi phải có bảng nội dung cơng việc Bảng nội dung cơng việc chi tiết hóa, quản trị hóa lịch trình Bảng nội dung cơng việc trình bày rõ bước thực công việc người phân công với thời gian không gian cụ thể Các bảng nội dung cơng việc coi kịch tổ chức kiện Xác định thời gian dựa phân tích đánh giá thời tiết khí hậu khu vực thực kiện đồng thời vào loại hình kiện, vào đối tượng khách mời để xác định tháng năm, tuần ngày ngày tuần 31 Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767 32 Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Sơ đồ 2.5: Sơ đồ bố trí nhân lực tổ chức k iện ( nguồn: phòng giám đốc điều hành) c) Danh sách khách mời Mối kiện tổ chức Taf xác định ba vấn đề lớn khách mời kiện Đó là: - Xác định rõ đối tượng khách mời kiện, số lượng khách mời vấn đề liên quan tới số lượng khách, bảo đảm phục vụ khách an tồn ổn định q trình tổ chức kiện Lên danh sách khách mời lập hồ sơ khách mời 32 Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767 33 - Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Thiếp mời, gồm việc thiết kế thiếp, nội dung thiếp, thực in thiếp gửi thiếp Thời gian gửi thiếp phải thực đủ sớm để khách kịp có thơng tin phản hồi dự hay khơng dự kiện - Những vấn đề quan tâm khác diễn giả, phương tiện truyền thơng cần có thiếp mời, người thân khách mời có khả theo tới kiện Đưa danh sách diễn giả cụ thể xác định yếu tố chi phối hoạt động diễn giả Truyền thông để cập chi tiết người phương tiện với đóng góp truyền thơng vào thành công kiện Công việc chuẩn bị cho hoạt động truyền thông kiện tiết, đảm bảo cho hoạt động thuận lợi Bảng 2.8: Danh sách khách mời thư mời”tổ chức hội nghị khách hàng Techcombank” Nhiệm vụ Người thực Hạn chót Lập danh sách khách mời Nguyến Hoàng Hải 02/05 Thiết kế thiếp mời Phạm Như Quỳnh 03/05 Thiết kế chi tiết Phạm Như Quỳnh 02/06 Đặt hịm thư Nguyến Hồng Hải 03/06 In thiếp mời Phạm Như Quỳnh 28/06 Gửi thiếp mời cho khách Vip Vũ Anh Minh 10/07 Gửi thiếp mời cho khách thường Vũ Anh Minh 20/07 ( nguồn: phòng giám đốc điều hành) d) Địa điểm tổ chức kiện Hiện công ty thường xuyên phải thuê địa điểm tổ chức kiện như: trung tâm hội nghị quốc gia, nhà hàng, khách sạn… e) Tổ chức đưa đón khách Phương tiện chở khách hiên cơng ty phải th ngồi với đội ngũ lái xe Bến đỗ xe đưa đón khách Mặc dù bến đỗ xe phụ thuộc vào địa điểm tổ chức kiện, việc tính tốn, phân tích kỹ điểm đỗ xe quan trọng, có nhiều yêu cầu điểm đỗ xe sức chứa, cự ly tới kiện, đỗ nhà trời, chi 33 Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767 34 Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân phí ảnh hưởng điểm đỗ tới giao thông đô thị…khu vực đỗ xe cần phải có bảng hướng dẫn chi tiết để khách hiểu được, hỗ trợ cho công tác quản lý f) Khách tới kiện Khâu công ty thường giải hai vấn đề lớn: thời tiết chuẩn bị đón tiếp khách tới kiện Việc xem xét thời tiết khí hậu cần thiết, có ảnh hưởng trực tiếp lớn đến kiện Chuẩn bị cho đón tiếp gơm nhiều cơng việc Bên ngồi phịng tổ chức kiện nơi khách mời tiếp xúc, bố trí lối lại, phong gửi đồ nghi thức đón tiếp dịch vụ cung ứng cho khách Trong phịng kiện, đặt bố trí bàn ghế, khăn trải bàn, vật trang trí bàn, sân khấu, vật chuẩn bị chu đáo ý đến chi tiết nhỏ g) Không gian thực kiện Thứ nhất: sân khấu, âm ánh sáng Sân khấu nằm không gian thực kiện trung tâm thực kiện Giải vấn đề sân khấu phải nằm việc giải vấn đề thuộc không gian kiện Sân khấu phải đảm bảo đủ điều kiện trang bị ký thuật, chiều cao, chiều rộng khơng gian kiện Trang trí sân khấu khu vực xung quanh phải hài hòa mang mục tiêu truyền thông Âm ánh sáng thiếu kiện Ánh sáng kiện gồm ánh sáng hoạt động kiện, ánh sáng bảo vệ, ánh sáng phục vụ ngồi kiện Mỗi loại có yêu cầu cụ thể, phải ý thiết kế lắp đặt Thứ hai: yêu cầu phong kiện Gồm yêu cầu nội thất, từ thảm trải sàn nhà, màu sắc nội thất, màu sắc chất lượng thảm, sàn nhảy, hệ thống đèn, tầm nhìn phịng, đường lên xuống sân khấu… Một vài hình ảnh không gian kiện mà công ty tổ chức Hình ảnh 2.1 thời trang doanh nhân 2007 34 Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767 35 Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân 35 Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767 36 Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hình ảnh 2.2: giải thưởng người mẫu VN 2008 Hình ảnh 2.3: Gala Wedding 2008 36 Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767 37 Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân h) Tổ chức ăn uống kiện Các kiện mà công ty tổ chức thức ăn, đồ uống công ty đặt trước theo yêu cầu i) Những vấn đề quan tâm khác Bao gồm vấn đề hoạt động giải trí cho kiện, chụp ảnh, quay phim kiện, trang trí thiết bị phịng kiện, q chia tay…đều có tác động mạnh vào kiện Công ty chuẩn bị chu đáo vấn đề 1.4 Đánh giá, nhận xét quy trình tổ chức kiện Trong phần này, xin trình bày đánh giá khâu quy trình tổ chức kiện cơng ty cổ phần truyền thông kiên Taf, đánh giá dựa lý thuyết trường đại học, mơ típ chuẩn tổ chức kiện, nhìn vào xem cơng ty làm, chưa làm gì, hiệu nào, biết kiến thức thực tế lý thuyết khác nhau, sở tảng thực tiễn lại lý thuyết Đứng góc độ người tổ chức kiện, mơt kiện hồn chỉnh từ đầu đến cuối mà nhà tổ chức phải lo lắng bao gồm nhiều khâu chi tiết nhỏ: +) Dự toán ngân sách tổ chức kiện lập kế hoạch tổ chức kiện +) Tổ chức tính tốn thời gian +) Danh sách khách mời +) Địa điểm tổ chức kiện +) Tổ chức đưa đón khách +) Khách tới kiện +) Không gian thực kiện +) Tổ chức ăn uống kiện +) Các vấn đề như: hoạt động giải trí, chụp ảnh quay phim, trang trí chi tiết cho phịng kiện… 37 Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767 38 Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Việc quan trọng kiện, khởi đầu kiện dự toán ngân sách lập kế hoạch tổ chức kiện phân tích, đơi bên chủ kiện u cầu bên công ty cổ phần truyền thông kiện Taf dự tốn sơ ngân sách thường bảng báo giá công ty, chủ thể kiện lên khung dự toán ngân sách Thư mời, chỗ ở, lại, thuê địa điểm tổ chức, diễn tập, thức ăn, đồ uống, trang trí nội thất, trang trí khác, âm nhạc, giải trí, dẫn chương trình, nghe nhìn, ánh sáng, sân khấu, phim ảnh, thiếp chỗ ngồi, thực đơn, quà tặng, bảo hiểm,an ninh, chi phí nhân cơng, tiền điện, tiền nước, dịch thuật, vận chuyển, hải quan, thông tin liên lạc, vật liệu quảng cáo,…những hạng mục công ty Taf chủ yếu th ngồi cơng ty dịch vụ cho chủ thể kiện, công ty lên danh sách hạng mục này, việc thêm bớt lại tuỳ thuộc vào chủ thể kiện Với kiện tổ chức tuỳ thuộc vào loại hình kiện có mục đích kiện khác nhau, mục đích cơng ty thực theo với yêu cầu ban tổ chức kiện, mục đích kiện nhằm giúp ban tổ chức kiện điều hành công việc kiện Người làm dịch vụ kiện tư vấn cho khách hàng thời gian định thời gian lại thuộc chủ thể kiện, dịch vụ làm chủ kiện người tổ chức nắm chủ động người làm dịch vụ kiện Có thể nói tất hạng mục tổ chức kiện, chủ thể kiện nên công ty thuê hạng mục công việc, phải thay đổi theo thay đổi chủ thể kiện, tư vấn cơng ty cịn hạn chế, công tác chuẩn bị công ty chủ động làm, dựa vào hạng mục kế hoạch làm trước Nhìn chung, nghiệp vụ tổ chức kiện viên công ty so với lí thuyết cịn nhiều thiếu sót, nhiên điều phù hợp với nhu cầu đơn vị chủ kiện, phù hợp với tiến độ phát triển tổ chức kiện Việt Nam, công ty tổ chức kiện phụ trách hết tất khâu mà cần phải có chia sẻ khâu kiện cho công ty dịch vụ cung ứng khác, để chun mơn hố khâu kiện Các khâu tổ chức kiện trường học học tất khâu tổ chức kiện cho đơn vị tổ chức kiện cho đơn vị họ, 38 Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767 39 Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân công ty tổ chức kiện cơng ty Taf ngồi việc thực đầy đủ khâu kiện, yếu tố cần có cơng ty tổ chức kiện yếu tố sáng tạo gây ấn tượng kiện điều cơng ty hướng tới, yêu cầu nghiệp vụ cao nhân viên công ty 1.5 Các đánh giá khác 1.5.1 Đánh giá nhân Nhân nguồn lực quan trọng cơng ty dịch vụ khơng riêng với công ty tổ chức kiện Mặc dù đội ngũ nhân viên công ty đội ngũ nhân viên trẻ, có hạn chế mặt kinh nghiệm, đặc biệt trình độ chun mơn tổ chức kiện thực khơng có, phần chưa có trường đào tạo tổ chức kiện chuyên nghiệp, phần số nhân viên làm trái ngành không với chuyên môn đào tạo trường đại học, nên công ty thời gian chi phí đào tạo nhân viên, mặt khác người tổ chức kiện lâu năm công ty người dựa vào kinh nghiệm lâu năm để truyền đạt cho hệ vào công ty Nghề tổ chức kiện nghề đòi hỏi lực tổ chức kiện, ý tưởng sáng tạo cịn địi hỏi có sức khoẻ nên nhiều khâu đòi hỏi sức khoẻ phải bền bỉ dẻo dai, nhiên công ty nay, ngồi phận kỹ thuật việc đảm nhận vị trí chủ chốt lại nữ giới đảm trách, suất lao động giảm số khâu, ảnh hưởng tới chất lượng kiện Mặt khác, ảnh hưởng thói quen sinh hoạt người dân Việt nên thói quen lao động chưa chuyên nghiệp, kỹ làm việc nhóm cịn yếu ảnh hưởng nhiều đến nhóm khác 1.5.2 Đánh giá mặt kỹ thuật Mặc dù tổ chức kiện tính đến khoảng năm năm, chủ động tách thành ngành kinh doanh dịch vụ riêng biệt khoảng bốn năm nay, phần chủ động tài chưa linh hoạt bên tổ chức dịch vụ quảng cáo, tài đủ lớn khơng giúp cho cơng ty việc toán trước cho dịch vụ thuê kèm, mà 39 Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767 40 Chuyên đề tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế Quốc Dân giúp cho công ty mở rộng quy mô hoạt động, đảm bảo cho hoạt động giao dịch kiện diễn dễ dàng Các máy móc thiết bị giúp cho công tác tổ chức rõ ràng nhiên tổ chức kiện cơng ty máy móc kỹ thuật cịn thiếu, dịch vụ kiện lớn phải huy động ngồi, gây khó khăn việc bố trí tổ chức kiện, với mong muốn đại hố máy móc kỹ thuật giúp cho kiện diễn cách chuyên nghiệp 1.5.3 Đánh giá công tác quản lý Công ty cổ phần truyền thông kiện Taf công ty quản lý theo phương thức dọc sơ đồ trình bày, quản lý trực tiếp, có nghĩa quản lí theo phương pháp từ giám đốc trưởng phòng, từ trưởng phịng với nhân viên, thơng tin chuyển ngược lại hướng ngược lại theo từ nhân viên lên trưởng phòng, từ trưởng phịng lên giám đốc (đó quản lí dọc), cịn quản lí trực tiếp có nghĩa giám đốc truyền thông tin xuống nhân viên ngược lại nhân viên phản hồi lại thông tin với giám đốc mà khơng thơng qua trưởng phịng Cách quản lí cơng ty có lợi tình hình quản lí trực tiếp nắm rõ tình hình nhân viên trực tiếp tun chuyển cơng tác, mặt trái vấn đề cách làm lộn xộn, làm lẫn lộn quyền hạn chức chức vụ này, điều gây bất lợi q trình quản lí thơng tin khó thống ý kiến, mà điều quan trọng kiện lớn 40 Vũ Văn Sĩ MSSV:CQ472767 ... thuật thực hoạt động chăm sóc khách hàng,tìm hiểu vấn đề gây trở ngại hoạt động kinh doanh cơng ty Phịng Tổ chức kiện: Nhiệm vụ phòng tổ chức kiện: Tổ chức thực kiện công ty tổ chức kiện công ty. .. tổ chức kiện a) Dự toán ngân sách tổ chức kiện lập kế hoạch tổ chức kiện Việc quan trọng kiện, khởi đầu kiện dự toán ngân sách lập kế hoạch tổ chức kiện, bên chủ kiện yêu cầu bên công ty cổ phần. .. chức kiện, mà cơng ty cổ phần truyền thông kiện Taf chưa nhiều người biết đến với khả kinh doanh ngành dịch vụ mà biết đến công ty cổ phần truyền thông kiện Taf công ty chuyên truyền thơng quảng