- Hạng mục công việc chủ yếu quan trọng
1.4Đánh giá, nhận xét quy trình tổ chức sự kiện
Trong phần này, xin được trình bày đánh giá từng khâu trong quy trình tổ chức sự kiện tại công ty cổ phần truyền thông và sự kiên Taf, đây là sự đánh giá dựa trên lý thuyết đã được trong trường đại học, vì đây là một mô típ chuẩn của tổ chức sự kiện, nhìn vào đó xem công ty đã làm, và chưa làm được những gì, hiệu quả là như thế nào, mặc dù biết kiến thức thực tế và lý thuyết thì rất khác nhau, nhưng cơ sở và nền tảng của thực tiễn lại là lý thuyết.
Đứng trên góc độ của một người tổ chức sự kiện, môt sự kiện hoàn chỉnh từ đầu đến cuối mà nhà tổ chức phải lo lắng bao gồm rất nhiều khâu chi tiết nhỏ:
+) Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện và lập kế hoạch tổ chức sự kiện. +) Tổ chức và tính toán thời gian.
+) Danh sách khách mời. +) Địa điểm tổ chức sự kiện. +) Tổ chức đưa đón khách. +) Khách tới sự kiện.
+) Không gian thực hiện sự kiện. +) Tổ chức ăn uống trong sự kiện.
+) Các vấn đề như: hoạt động giải trí, chụp ảnh và quay phim, trang trí chi tiết cho phòng sự kiện…
Việc quan trọng nhất của một sự kiện, và là sự khởi đầu của sự kiện là dự toán về ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện như trên đã phân tích, đôi khi bên chủ sự kiện cũng yêu cầu bên công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Taf dự toán sơ bộ ngân sách thường thì đó ở trong bảng báo giá của công ty, nhưng đôi khi chủ thể sự kiện lên khung dự toán ngân sách
Thư mời, chỗ ở, đi lại, thuê địa điểm tổ chức, diễn tập, thức ăn, đồ uống, trang trí nội thất, trang trí khác, âm nhạc, giải trí, dẫn chương trình, nghe nhìn, ánh sáng, sân khấu, phim ảnh, thiếp chỗ ngồi, thực đơn, quà tặng, bảo hiểm,an ninh, chi phí nhân công, tiền điện, tiền nước, dịch thuật, vận chuyển, hải quan, thông tin liên lạc, vật liệu quảng cáo,…những hạng mục này công ty Taf chủ yếu là đi thuê ngoài của các công ty dịch vụ này cho chủ thể sự kiện, công ty chỉ lên danh sách các hạng mục này, việc thêm hoặc bớt lại tuỳ thuộc vào chủ thể sự kiện. Với mỗi sự kiện được tổ chức tuỳ thuộc vào loại hình sự kiện thì có những mục đích sự kiện khác nhau, mục đích duy nhất của công ty là thực hiện đúng theo với yêu cầu của ban tổ chức sự kiện, và đi đúng mục đích của sự kiện nhằm giúp ban tổ chức của sự kiện điều hành các công việc trong sự kiện.
Người làm dịch vụ sự kiện chỉ tư vấn cho khách hàng thời gian còn quyết định thời gian lại thuộc về chủ thể sự kiện, trong những dịch vụ làm chủ sự kiện thì người tổ chức nắm thế chủ động hơn người làm dịch vụ sự kiện.
Có thể nói tất cả các hạng mục trong tổ chức sự kiện, do không phải là chủ thể sự kiện nên công ty chỉ được thuê các hạng mục công việc, và đôi khi phải thay đổi theo sự thay đổi của chủ thể sự kiện, sự tư vấn của công ty còn rất là hạn chế, công tác chuẩn bị đều do công ty chủ động làm, dựa vào những hạng mục trong kế hoạch được làm trước đó.
Nhìn chung, nghiệp vụ của các tổ chức sự kiện viên tại công ty so với lí thuyết thì còn nhiều thiếu sót, tuy nhiên điều đó phù hợp với nhu cầu của đơn vị chủ sự kiện, phù hợp với tiến độ phát triển tổ chức sự kiện tại Việt Nam, một công ty tổ chức sự kiện không thể phụ trách hết tất cả các khâu mà cần phải có sự chia sẻ các khâu trong sự kiện cho các công ty dịch vụ cung ứng khác, để chuyên môn hoá các khâu trong sự kiện. Các khâu trong tổ chức sự kiện trong trường học được học đó tất cả các khâu
công ty tổ chức sự kiện như công ty Taf ngoài việc thực hiện đầy đủ các khâu trong sự kiện, một yếu tố cần có đối với công ty tổ chức sự kiện là yếu tố sáng tạo và gây được ấn tượng sự kiện và điều đó công ty đang hướng tới, và là yêu cầu nghiệp vụ cao nhất đối với các nhân viên của công ty.