HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN, HỒ SƠ CÔNG VIỆC & CHỈ ĐẠO ĐIỀU HÀNH NeoDOC v4 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (DÀNH CHO CHUYÊN VIÊN)

CƠNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM SÀI GỊN MỚI - NSS “Cùng Thành Công” Địa chỉ: 243/78 Chu Văn An, P.12, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: (+84 8) 39 840 999 Fax: (+84 8) 35 127 147 Website: http://newsaigonsoft.com Email: contact@newsaigonsoft.com HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN, HỒ SƠ CÔNG VIỆC & CHỈ ĐẠO ĐIỀU HÀNH NeoDOC v4 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (DÀNH CHO CHUYÊN VIÊN) Template Code NeoDOC.v4_HDSD_CV Version 1.1 Project NeoDOC – Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ công việc & đạo điều hành Issue Date 30/09/2013 Issue Status True Confidential Class Normal TP Hồ Chí Minh, 09/2013 NeoDOC.v4 - Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Dành cho chuyên viên / 73 CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM SÀI GỊN MỚI - NSS “Cùng Thành Cơng” Địa chỉ: 243/78 Chu Văn An, P.12, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: (+84 8) 39 840 999 Fax: (+84 8) 35 127 147 Website: http://newsaigonsoft.com Email: contact@newsaigonsoft.com TRANG KÝ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM SÀI GÒN MỚI - NSS Người biên soạn: Nguyễn Thị Tuyết Trinh 12/09/2013 Người xem xét: Nguyễn Văn Minh 13/09/2013 Giám đốc Kỹ thuật Người phê duyệt: Nguyễn Hải Điền 14/09/2013 Giám đốc Điều hành ĐƠN VỊ YÊU CẦU: Người kiểm tra: / /2013 Người phê duyệt: / /2013 NeoDOC.v4 - Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Dành cho chuyên viên / 73 CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM SÀI GÒN MỚI - NSS “Cùng Thành Công” Địa chỉ: 243/78 Chu Văn An, P.12, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: (+84 8) 39 840 999 Fax: (+84 8) 35 127 147 Website: http://newsaigonsoft.com Email: contact@newsaigonsoft.com Template Information (Thông tin Template)  USAGE NOTES (LƯU Ý CÁCH DÙNG)  TABLE OF TEMPLATE INFORMATION (BẢNG THÔNG TIN TEMPLATE) Issue Date (Ngày ban hành) 30/09/2013 Issue Status (Tình trạng ban hành) True Owner (Sở hữu) NewSaigonSoft Corp Author (Người biên soạn) Nguyễn Thị Tuyết Trinh Location (Nơi lưu trữ) Confidential Class (Mức độ bảo mật) Normal Template Code (Mã số Template) NeoDOC.v4-HDSD_CV Reviewer Information (Thông tin người xem xét) Nguyễn Văn Minh Giám đốc Kỹ thuật Approver Information (Thông tin người phê duyệt) Nguyễn Hải Điền Giám đốc Điều hành NeoDOC.v4 - Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Dành cho chuyên viên / 73 CƠNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM SÀI GỊN MỚI - NSS “Cùng Thành Công” Địa chỉ: 243/78 Chu Văn An, P.12, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: (+84 8) 39 840 999 Fax: (+84 8) 35 127 147 Website: http://newsaigonsoft.com Email: contact@newsaigonsoft.com  TEMPLATE REVISION HISTORY (LỊCH SỬ SỬA CHỮA TEMPLATE) Date (Ngày) Version (Phiên bản) Description (Mô tả) NeoDOC.v4 - Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Dành cho chuyên viên Resived by (Người chỉnh sửa) / 73 CƠNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM SÀI GỊN MỚI - NSS “Cùng Thành Công” Địa chỉ: 243/78 Chu Văn An, P.12, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: (+84 8) 39 840 999 Fax: (+84 8) 35 127 147 Website: http://newsaigonsoft.com Email: contact@newsaigonsoft.com I TỔNG QUAN Giới thiệu ứng dụng Phạm vi tài liệu II QUẢN LÝ TÀI KHOẢN Đăng nhập hệ thống Chỉnh sửa tài khoản cá nhân Thoát khỏi hệ thống III THAO TÁC SỬ DỤNG 10 Làm quen giao diện 10 Trang chủ 11 2.1 Nhắc việc 12 2.2 Tất 13 2.3 Quản lý người dùng 13 Văn đến 13 3.1 Xử lý văn đến 13 3.2 Tra cứu văn đến 24 Văn 29 4.1 Soạn văn 29 4.2 Nhập văn phát hành 35 4.3 Xử lý văn 36 4.4 Tra cứu văn 41 4.5 Tra cứu văn 41 Văn nội 46 5.1 Soạn văn nội 46 5.2 Xử lý văn nội 47 5.3 Tra cứu văn nội 49 Xử lý văn 53 Hồ sơ công việc 55 7.1 Thêm HSCV 56 7.1 Tìm kiếm HSCV 57 7.2 Sửa HSCV 58 NeoDOC.v4 - Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Dành cho chuyên viên / 73 CƠNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM SÀI GỊN MỚI - NSS “Cùng Thành Công” Địa chỉ: 243/78 Chu Văn An, P.12, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: (+84 8) 39 840 999 Fax: (+84 8) 35 127 147 Website: http://newsaigonsoft.com Email: contact@newsaigonsoft.com 7.3 Xóa HSCV 59 7.4 Ngưng hoạt động HSCV 59 7.5 Chia sẻ HSCV 60 7.6 Xem chi tiết HSCV 61 Thống kê 62 8.1 Thống kê văn đến 62 8.2 Thống kê văn 64 8.3 Thống kê văn nội 67 8.4 Thống kê theo loại văn 69 8.5 Thống kê họp giao ban 72 NeoDOC.v4 - Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Dành cho chuyên viên / 73 CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM SÀI GỊN MỚI - NSS “Cùng Thành Cơng” Địa chỉ: 243/78 Chu Văn An, P.12, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: (+84 8) 39 840 999 Fax: (+84 8) 35 127 147 Website: http://newsaigonsoft.com Email: contact@newsaigonsoft.com I TỔNG QUAN Giới thiệu ứng dụng “Quản lý văn bản” giải pháp quản lý toàn trình xử lý văn đơn vị từ tiếp nhận, phân phối, trình ký, ban hành kết thúc Hệ thống hỗ trợ đầy đủ tính gắn liền với thực tế như: Quản lý văn đến, quản lý văn đi, văn nội bộ, hồ sơ công việc, Việc truy cập khai thác thông tin bảo mật tùy theo vai trò, nhiệm vụ người sử dụng, đảm bảo phục vụ cơng cộng an tồn thơng tin cần bảo mật Đối với vai trị Chuyên viên, hệ thống hỗ trợ chức sau: Văn đến     Tiếp nhận văn đến lãnh đạo phân công Xử lý văn đến theo quy trình mà quản trị thiết lập Cập nhật kết xử lý, gửi phản hồi cho lãnh đạo Tra cứu, lập báo cáo theo số tiêu chí báo cáo với lãnh đạo Văn     Soạn thảo văn Nhập văn phát hành Trình văn soạn thảo cho lãnh đạo phê duyệt Tra cứu, lập báo cáo theo số tiêu chí báo cáo với lãnh đạo Phạm vi tài liệu Hướng dẫn phân hệ chức năng, phục vụ đối tượng “Chuyên viên” II QUẢN LÝ TÀI KHOẢN Đăng nhập hệ thống Để sử dụng chức phân quyền, người dùng cần phải đăng nhập hệ thống Các bước thực sau: Bước 1: Mở trình duyệt web, gõ vào địa sau: http://10.201.0.45 NeoDOC.v4 - Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Dành cho chuyên viên / 73 CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM SÀI GỊN MỚI - NSS “Cùng Thành Cơng” Địa chỉ: 243/78 Chu Văn An, P.12, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: (+84 8) 39 840 999 Fax: (+84 8) 35 127 147 Website: http://newsaigonsoft.com Email: contact@newsaigonsoft.com Hình 1: Gõ địa vào trình duyệt web Bước 2: Chọn link “Đăng nhập” góc phải hình để mở giao diện “Đăng nhập hệ thống” Hình 2: Chọn link “Đăng nhập” Bước 3: Nhập thông tin tài khoản bao gồm: tên hiển thị mật Hình 3: Màn hình đăng nhập Bước 4: Chọn nút “Đăng nhập” để vào hệ thống Tại giao diện “Đăng nhập hệ thống”, người dùng check vào mục “Nhớ tơi” hệ thống ghi lại thông tin tài khoản tại, lần sau mở giao diện nữa, hệ thống tự lấy thông tin cũ để người dùng đăng nhập, không cần phải gõ lại Chỉnh sửa tài khoản cá nhân Sau đăng nhập, người dùng chỉnh sửa lại thơng tin tài khoản cho phù hợp, bước sau: Bước 1: Từ giao diện nào, chọn vào tên tài khoản góc phải giao diện để vào giao diện chỉnh sửa Hình 4: Vào giao diện chỉnh sửa NeoDOC.v4 - Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Dành cho chuyên viên / 73 CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM SÀI GÒN MỚI - NSS Địa chỉ: 243/78 Chu Văn An, P.12, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: (+84 8) 39 840 999 Fax: (+84 8) 35 127 147 Website: http://newsaigonsoft.com Email: contact@newsaigonsoft.com “Cùng Thành Công” Bước 3: Nhập thông tin chỉnh sửa giao diện “Tài khoản tôi” bao gồm: Tiêu đề, Tên đăng nhập, Địa email, Tên, Họ, Giới tính, Sinh nhật… Hình 5: Giao diện thông tin chi tiết tài khoản cá nhân Bước 4: Sau thay đ i, chọn chọn để lưu thông tin, không muốn lưu lại Thoát khỏi hệ thống Sau làm việc xong, người dùng cần đăng xuất khỏi hệ thống làm sau: Bước 1: Từ giao diện chương trình, người dùng nhấp chuột trái vào mũi tên mở rộng ( ) bên cạnh tên tài khoản để thấy chức ẩn bên Hình 6: Mở chức mở rộng Bước 2: Chọn “Thoát” từ menu x xuống để thực đăng xuất khỏi hệ thống NeoDOC.v4 - Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Dành cho chuyên viên / 73 CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM SÀI GÒN MỚI - NSS “Cùng Thành Công” Địa chỉ: 243/78 Chu Văn An, P.12, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: (+84 8) 39 840 999 Fax: (+84 8) 35 127 147 Website: http://newsaigonsoft.com Email: contact@newsaigonsoft.com Hình 7: Thốt khỏi hệ thống III THAO TÁC SỬ DỤNG Làm quen giao diện “Quản lý văn bản” phần mềm thuộc hệ thống phần mềm Lõi Nếu “Quản lý văn bản” triển khai độc lập sau đăng nhập thành công chuyển sang trang chủ “Quản lý văn bản” Nếu “Quản lý văn bản” tích hợp phần mềm khác sau đăng nhập chuyển sang “Trang chủ” phần mềm Lõi (Trang điều hành) Trong trình sử dụng hệ thống, người dùng thường xuyên gặp menu lệnh, công cụ biểu tượng chung tương tự Do đó, phần giới thiệu t ng quát khái niệm, chức chung trước vào chức cụ thể: Hình 8: Giao diện “Trang chủ” (1): Thanh điều hướng: cùng, chia thành hai phần: NeoDOC.v4 - Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Dành cho chuyên viên 10 / 73 CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM SÀI GỊN MỚI - NSS “Cùng Thành Cơng” Địa chỉ: 243/78 Chu Văn An, P.12, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: (+84 8) 39 840 999 Fax: (+84 8) 35 127 147 Website: http://newsaigonsoft.com Email: contact@newsaigonsoft.com 7.3 Xóa HSCV Chức cho phép người có thẩm quyền xóa bỏ HSCV khơng cần thiết Để xóa HSCV, ta tiến hành bước sau: Bước 1: Chọn biểu tượng “Xóa” từ menu x xuống dịng thơng tin HSCV, chọn Hình 82: Chọn chức “Xóa HSCV” Bước 2: Hệ thống thông báo hỏi người dùng có muốn xóa bỏ HSCV hay chưa Hình 83: Thơng báo xác nhận “Xóa HSCV” Bước 3: Chọn “OK” hệ thống xóa bỏ HSCV khỏi danh sách Nếu khơng muốn xóa, chọn “Hủy bỏ” Note: Điều kiện ràng buộc HSCV muốn xóa phải khơng chứa văn 7.4 Ngưng hoạt động HSCV Để ngưng hoạt động HSCV, ta tiến hành bước sau: Bước 1: Chọn biểu tượng dịng thơng tin HSCV, chọn “Ngưng hoạt động” từ menu x xuống NeoDOC.v4 - Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Dành cho chuyên viên 59 / 73 CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM SÀI GÒN MỚI - NSS “Cùng Thành Cơng” Địa chỉ: 243/78 Chu Văn An, P.12, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: (+84 8) 39 840 999 Fax: (+84 8) 35 127 147 Website: http://newsaigonsoft.com Email: contact@newsaigonsoft.com Hình 84: Chọn chức “Ngưng hoạt động HSCV” Bước 2: Hệ thống chuyển HSCV sang danh sách HSCV bị ngưng hoạt động 7.5 Chia sẻ HSCV Chức cho phép người dùng chia sẻ HSCV cho người khác xem Để chia sẻ HSCV, ta tiến hành bước sau: Bước 1: Chọn biểu tượng “Chia sẻ HSCV” từ menu x xuống dịng thơng tin HSCV, chọn Hình 85: Chọn chức “Chia sẻ người xem” Bước 2: Hệ thống chuyển sang giao diện “Cấu hình xem” sau: Hình 86: Giao diện “Cấu hình xem” Giao diện “Cấu hình xem” chia thành phần: Bên trái danh sách tất phòng ban quan Bên phải danh sách người dùng thuộc phòng ban chọn từ danh sách bên trái Để chia sẻ HSCV, trước tiên chọn phòng ban từ danh sách bên trái, đánh dấu chọn người cần chia sẻ từ danh sách người dùng bên phải NeoDOC.v4 - Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Dành cho chuyên viên 60 / 73 CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM SÀI GÒN MỚI - NSS “Cùng Thành Công” Địa chỉ: 243/78 Chu Văn An, P.12, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: (+84 8) 39 840 999 Fax: (+84 8) 35 127 147 Website: http://newsaigonsoft.com Email: contact@newsaigonsoft.com Bước 3:Nhấn “Cập nhật” để hoàn thành thao tác cấu hình, nhấn “Quay lại” để quay lại danh sách Hồ sơ công việc 7.6 Xem chi tiết HSCV Để xem chi tiết HSCV, ta làm sau: Bước 1: Chọn biểu tượng “Chi tiết” từ menu x xuống dịng thơng tin HSCV, chọn Hình 87: Chọn chức “Xem chi tiết” Bước 2: Hệ thống chuyển sang giao diện chi tiết HSCV sau: Hình 88: Giao diện “Xem chi tiết HSCV” Giao diện HSCV chia thành tab: Chi tiết hồ sơ công việc, Văn đến, Văn đi, Văn nội bộ, Văn - Chọn tab “Chi tiết hồ sơ công việc”: để xem thông tin chi tiết HSCV Chọn tab “Văn đến”: để xem danh sách văn đến thu thập vào HSCV Chọn tab “Văn đi”: để xem danh sách văn thu thập vào HSCV Chọn tab “Văn nội bộ”: để xem danh sách văn nội thu thập vào HSCV Chọn tab “Văn ngoài” : để xem, thêm mới, thu thập gỡ bỏ văn khỏi HSCV Lưu ý: Thao tác bỏ văn khỏi hồ sơ công việc, bỏ (xóa) liên kết văn khỏi HSCV khơng xóa văn khỏi hệ thống NeoDOC.v4 - Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Dành cho chuyên viên 61 / 73 CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM SÀI GỊN MỚI - NSS “Cùng Thành Cơng” Địa chỉ: 243/78 Chu Văn An, P.12, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: (+84 8) 39 840 999 Fax: (+84 8) 35 127 147 Website: http://newsaigonsoft.com Email: contact@newsaigonsoft.com Thống kê Chức cho phép người dùng thống kê, báo cáo văn theo số biểu mẫu thiết lập sẵn xuất file theo nhiều định dạng khác Phạm vi báo cáo mà người dùng xem phụ thuộc vào phân quyền sử dụng tài khoản 8.1 Thống kê văn đến Chức cho phép Văn thư xem in số liệu thống kê tình hình xử lý văn đến theo nhiều tiêu chí khác 8.1.1 Các bước xem thống kê văn đến Bước 1: Chọn tab “Báo cáo thống kê ”, chọn “Văn đến” từ menu x xuống Hình 89: Chọn chức “Văn đến” Bước 2: Chọn tiêu chí cần xem thống kê Tiếp theo, chọn nút để kích hoạt chức t ng hợp, thống kê Hệ thống hiển thị kết tìm lên giao diện bên Hình 90: Giao diện “Thống kê văn đến” 8.1.2 Xem kết thống kê văn đến Hệ thống cho phép người dùng xem kết báo – thống kê tháng theo dạng phân cấp từ t ng quát đến chi tiết Hình 91: Kết “Thống kê văn đến” NeoDOC.v4 - Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Dành cho chuyên viên 62 / 73 CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM SÀI GỊN MỚI - NSS “Cùng Thành Cơng” - - Địa chỉ: 243/78 Chu Văn An, P.12, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: (+84 8) 39 840 999 Fax: (+84 8) 35 127 147 Website: http://newsaigonsoft.com Email: contact@newsaigonsoft.com Tên: tên phòng ban, đơn vị mà người dùng chọn Chưa xử lý: t ng số văn đến tiếp nhận chưa xử lý (lọc theo tiêu chí chọn thống kê) + Trong hạn: văn đến chưa xử lý hạn xử lý + Quá hạn: văn đến chưa xử lý hết hạn xử lý Đã xử lý: t ng số văn đến tiếp nhận xử lý (lọc theo tiêu chí chọn thống kê) + Đúng hạn: văn xử lý thời hạn xử lý + Trễ hạn: văn xử lý sau hạn xử lý → Tùy vào mục đích sử dụng mà người dùng chọn vào số liệu cụ thể cột để xem chi tiết Ví dụ: Để xem chi tiết văn đến chưa xử lý hạn, người dùng thực sau: Bước 1: Từ bảng kết thống kê, click vào số nhóm “Trong hạn” bên nhóm “Chưa xử lý” Hình 92: Chọn số liệu cần xem Bước 2: Hệ thống mở danh sách biên tồn đầu kỳ lên giao diện Hình 93: Danh sách văn đến thuộc nhóm chọn Bước 3: Để xem chi tiết văn đến danh sách, người dùng click vào dịng thơng tin Hình 94: Chọn văn đến cần xem chi tiết NeoDOC.v4 - Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Dành cho chuyên viên 63 / 73 CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM SÀI GÒN MỚI - NSS “Cùng Thành Cơng” Địa chỉ: 243/78 Chu Văn An, P.12, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: (+84 8) 39 840 999 Fax: (+84 8) 35 127 147 Website: http://newsaigonsoft.com Email: contact@newsaigonsoft.com Bước 4: Hệ thống mở giao diện liệt kê thông tin chi tiết văn đến chọn Hình 95: Giao diện “Chi tiết văn đến” Bước 5: Sau xem chi tiết, người dùng muốn trở giao diện trước chọn nút Tương tự, cần xem chi tiết văn đến nhóm khác, người dùng click vào số liệu nhóm 8.2 Thống kê văn Chức cho phép Văn thư xem in số liệu thống kê tình hình xử lý văn theo nhiều tiêu chí khác 8.2.1 Các bước xem thống kê văn Bước 1: Chọn tab “Báo cáo thống kê ”, chọn “Văn đi” từ menu x xuống Hình 96: Chọn chức “Văn đi” Bước 2: Chọn tiêu chí cần xem thống kê Tiếp theo, chọn nút để kích hoạt chức t ng hợp, thống kê Hệ thống hiển thị kết tìm lên giao diện bên NeoDOC.v4 - Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Dành cho chuyên viên 64 / 73 CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM SÀI GÒN MỚI - NSS “Cùng Thành Cơng” Địa chỉ: 243/78 Chu Văn An, P.12, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: (+84 8) 39 840 999 Fax: (+84 8) 35 127 147 Website: http://newsaigonsoft.com Email: contact@newsaigonsoft.com Hình 97: Giao diện “Thống kê văn đi” 8.2.2 Xem kết thống kê văn Hệ thống cho phép người dùng xem kết báo – thống kê tháng theo dạng phân cấp từ t ng quát đến chi tiết Hình 98: Kết “Thống kê văn đi” - - Tên: tên phòng ban, đơn vị mà người dùng chọn Chưa xử lý: t ng số văn tiếp nhận chưa xử lý (lọc theo tiêu chí chọn thống kê) + Trong hạn: số lượng văn chưa xử lý hạn xử lý + Quá hạn: số lượng văn chưa xử lý hết hạn xử lý Đã xử lý: t ng số văn tiếp nhận xử lý (lọc theo tiêu chí chọn thống kê) + Đúng hạn: số lượng văn xử lý hạn + Trễ hạn: số lượng văn xử lý bị trễ hạn → Tùy vào mục đích sử dụng mà người dùng chọn vào số liệu cụ thể cột để xem chi tiết Ví dụ: Để xem chi tiết văn chưa xử lý hạn, người dùng thực sau: Bước 1: Từ bảng kết thống kê, click vào số nhóm “Trong hạn” bên nhóm “Chưa xử lý” Hình 99: Chọn số liệu cần xem NeoDOC.v4 - Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Dành cho chuyên viên 65 / 73 CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM SÀI GỊN MỚI - NSS “Cùng Thành Cơng” Địa chỉ: 243/78 Chu Văn An, P.12, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: (+84 8) 39 840 999 Fax: (+84 8) 35 127 147 Website: http://newsaigonsoft.com Email: contact@newsaigonsoft.com Bước 2: Hệ thống mở danh sách biên tồn đầu kỳ lên giao diện Hình 100: Danh sách văn thuộc nhóm chọn Bước 3: Để xem chi tiết văn danh sách, người dùng click vào dịng thơng tin Hình 101: Chọn văn cần xem chi tiết Bước 4: Hệ thống mở giao diện liệt kê thông tin chi tiết văn chọn Hình 102: Giao diện “Chi tiết văn đi” Bước 5: Sau xem chi tiết, người dùng muốn trở giao diện trước chọn nút Tương tự, cần xem chi tiết văn nhóm khác, người dùng click vào số liệu nhóm NeoDOC.v4 - Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Dành cho chuyên viên 66 / 73 CƠNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM SÀI GỊN MỚI - NSS “Cùng Thành Công” Địa chỉ: 243/78 Chu Văn An, P.12, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: (+84 8) 39 840 999 Fax: (+84 8) 35 127 147 Website: http://newsaigonsoft.com Email: contact@newsaigonsoft.com 8.3 Thống kê văn nội Chức cho phép Văn thư xem in số liệu thống kê tình hình xử lý văn nội theo nhiều tiêu chí khác 8.3.1 Các bước xem thống kê văn nội Bước 1: Chọn tab “Báo cáo thống kê ”, chọn “Văn nội bộ” từ menu x xuống Hình 103: Chọn chức “Văn nội bộ” Bước 2: Chọn tiêu chí cần xem thống kê Tiếp theo, chọn nút để kích hoạt chức t ng hợp, thống kê Hệ thống hiển thị kết tìm lên giao diện bên Hình 104: Giao diện “Thống kê văn nội bộ” 8.3.2 Xem kết thống kê văn nội Hệ thống cho phép người dùng xem kết báo – thống kê tháng theo dạng phân cấp từ t ng quát đến chi tiết Hình 105: Kết “Thống kê văn nội bộ” - Tên: tên phòng ban, đơn vị mà người dùng chọn Chưa xử lý: t ng số văn nội tiếp nhận chưa xử lý (lọc theo tiêu chí chọn thống kê) Đã xử lý: t ng số văn nội tiếp nhận xử lý (lọc theo tiêu chí chọn thống kê) NeoDOC.v4 - Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Dành cho chuyên viên 67 / 73 CƠNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM SÀI GỊN MỚI - NSS “Cùng Thành Công” Địa chỉ: 243/78 Chu Văn An, P.12, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: (+84 8) 39 840 999 Fax: (+84 8) 35 127 147 Website: http://newsaigonsoft.com Email: contact@newsaigonsoft.com → Tùy vào mục đích sử dụng mà người dùng chọn vào số liệu cụ thể cột để xem chi tiết Ví dụ: Để xem chi tiết văn nội xử lý, người dùng thực sau: Bước 1: Từ bảng kết thống kê, click vào số nhóm “Chưa xử lý” Hình 106: Chọn số liệu cần xem Bước 2: Hệ thống mở danh sách biên tồn đầu kỳ lên giao diện Hình 107: Danh sách văn nội thuộc nhóm chọn Bước 3: Để xem chi tiết văn nội danh sách, người dùng click vào dịng thơng tin Hình 108: Chọn văn nội cần xem chi tiết Bước 4: Hệ thống mở giao diện liệt kê thông tin chi tiết văn nội chọn NeoDOC.v4 - Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Dành cho chuyên viên 68 / 73 CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM SÀI GỊN MỚI - NSS “Cùng Thành Cơng” Địa chỉ: 243/78 Chu Văn An, P.12, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: (+84 8) 39 840 999 Fax: (+84 8) 35 127 147 Website: http://newsaigonsoft.com Email: contact@newsaigonsoft.com Hình 109: Giao diện “Chi tiết văn nội bộ” Bước 5: Sau xem chi tiết, người dùng muốn trở giao diện trước chọn nút Tương tự, cần xem chi tiết văn nội nhóm khác, người dùng click vào số liệu nhóm 8.4 Thống kê theo loại văn Chức cho phép Văn thư xem in số liệu thống kê tình hình xử lý loại văn theo nhiều tiêu chí khác 8.4.1 Các bước xem thống kê loại văn Bước 1: Chọn tab “Báo cáo thống kê ”, chọn “Thống kê theo loại văn bản” từ menu x xuống Hình 110: Chọn chức “Thống kê theo loại văn bản” Bước 2: Chọn tiêu chí cần xem thống kê Tiếp theo, chọn nút để kích hoạt chức t ng hợp, thống kê Hệ thống hiển thị kết tìm lên giao diện bên NeoDOC.v4 - Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Dành cho chuyên viên 69 / 73 CƠNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM SÀI GỊN MỚI - NSS “Cùng Thành Công” Địa chỉ: 243/78 Chu Văn An, P.12, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: (+84 8) 39 840 999 Fax: (+84 8) 35 127 147 Website: http://newsaigonsoft.com Email: contact@newsaigonsoft.com Hình 111: Giao diện “Thống kê loại văn bản” 8.4.2 Xem kết thống kê loại văn Hệ thống cho phép người dùng xem kết báo – thống kê tháng theo dạng phân cấp từ t ng quát đến chi tiết Hình 112: Kết “Thống kê loại văn bản” - Loại văn bản: tên loại văn mà người dùng chọn Tháng 1…Tháng 12: hiển thị số lượng văn thuộc loại văn tương ứng tháng Cả năm: hiển thị số lượng văn thuộc loại văn tương ứng năm NeoDOC.v4 - Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Dành cho chuyên viên 70 / 73 CƠNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM SÀI GỊN MỚI - NSS “Cùng Thành Công” Địa chỉ: 243/78 Chu Văn An, P.12, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: (+84 8) 39 840 999 Fax: (+84 8) 35 127 147 Website: http://newsaigonsoft.com Email: contact@newsaigonsoft.com → Tùy vào mục đích sử dụng mà người dùng chọn vào số liệu cụ thể cột để xem chi tiết Ví dụ: Để xem chi tiết văn thuộc loại văn “Báo cáo” tiếp nhận “Tháng 11”, người dùng thực sau: Bước 1: Từ bảng kết thống kê, click chọn số lượng dòng “Báo cáo” cột “Tháng 11” Hình 113: Chọn số liệu cần xem Bước 2: Hệ thống mở danh sách văn thuộc loại văn chọn lên giao diện Hình 114: Danh sách loại văn thuộc nhóm chọn Bước 3: Để xem chi tiết loại văn danh sách, người dùng click vào dịng thơng tin Hình 115: Chọn loại văn cần xem chi tiết Bước 4: Hệ thống mở giao diện liệt kê thông tin chi tiết văn chọn NeoDOC.v4 - Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Dành cho chuyên viên 71 / 73 CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM SÀI GỊN MỚI - NSS “Cùng Thành Cơng” Địa chỉ: 243/78 Chu Văn An, P.12, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: (+84 8) 39 840 999 Fax: (+84 8) 35 127 147 Website: http://newsaigonsoft.com Email: contact@newsaigonsoft.com Hình 116: Giao diện “Chi tiết văn bản” Bước 5: Sau xem chi tiết, người dùng muốn trở giao diện trước chọn nút Tương tự, cần xem chi tiết văn nhóm khác, người dùng click vào số liệu nhóm 8.5 Thống kê họp giao ban Chức cho phép Văn thư xem in số liệu thống kê tình hình xử lý họp giao ban theo nhiều tiêu chí khác 8.5.1 Các bước xem thống kê họp giao ban Bước 1: Chọn tab “Báo cáo thống kê ”, chọn “Họp giao ban” từ menu x xuống Hình 117: Chọn chức “Họp giao ban” Bước 2: Chọn tiêu chí cần xem thống kê Tiếp theo, chọn nút để kích hoạt chức t ng hợp, thống kê Hệ thống hiển thị kết tìm lên giao diện bên NeoDOC.v4 - Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Dành cho chuyên viên 72 / 73 CƠNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM SÀI GỊN MỚI - NSS “Cùng Thành Công” Địa chỉ: 243/78 Chu Văn An, P.12, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: (+84 8) 39 840 999 Fax: (+84 8) 35 127 147 Website: http://newsaigonsoft.com Email: contact@newsaigonsoft.com Hình 118: Giao diện “Thống kê họp giao ban” 8.5.2 Xem kết thống kê họp giao ban Hệ thống cho phép người dùng xem kết báo – thống kê tháng theo dạng phân cấp từ t ng quát đến chi tiết Hình 119: Kết “Thống kê họp giao ban” Kết thống kê họp giao ban chia thành phần: bên trái kết thống kê theo phòng ban, bên phải kết thống kê theo chuyên viên Khi người dùng số phòng ban bên trái lọc kết thống kê chuyên viên thuộc phòng ban → Tùy vào mục đích sử dụng mà người dùng chọn vào số liệu cụ thể cột để xem chi tiết NeoDOC.v4 - Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Dành cho chuyên viên 73 / 73