TỔNG QUAN CÁC PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC LAO ĐỘNG HIỆN ĐẠI TẠI TRUNG TÂM ANH NGỮ QUỐC TẾ PATADO

Trong quá tiến hóa của xã hội loài người, lao động là yếu tố giúp cho con người tạo sự tiến hóa xa so với các loài động vật cao cấp khác. Lao động là hoạt động có mục đích của con người nhằm thỏa mãn những nhu cầu về đời sống của mình, là điều kiện tất yếu để tồn tại và phát triển của xã hội loài người. Xã hội ngày càng phát triển thì quá trình lao động càng được nâng cao cả về mặt vật chất và mặt xã hội. Các doanh nghiệp ngày càng sử dụng nhiều biện pháp để nhằm nâng cao năng suất lao động, cải thiện tình hình sản xuất, nhưng bên cạnh đó vẫn đảm bảo được sức khỏe cho người lao động, và tái sản xuất sức lao động. Một trong những biện pháp đó là việc nghiên cứu, xây dựng và áp dụng các phương pháp tổ chức lao động hiện đại để quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Do đó, nghiên cứu về tổ chức kỹ thuật lao động trong doanh nghiệp là điều rất quan trọng. Vì vậy, chúng em chọn đề tài: “Tổng quan các phương pháp tổ chức lao động hiện đại tại Trung tâm Anh ngữ Quốc tế PATADO”. Trong quá trình nghiên cứu và tìm hiểu, do còn hạn chế về thời gian và kinh nghiệm nên bài thảo luận của chúng em còn nhiều thiếu sót, rất mong sự đóng góp ý kiến của thầy,cô giáo và các bạn.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC -οӨο - BÀI THẢO LUẬN MÔN TỔ CHỨC VÀ ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG ĐỀ TÀI: TỔNG QUAN CÁC PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC LAO ĐỘNG HIỆN ĐẠI TẠI TRUNG TÂM ANH NGỮ QUỐC TẾ PATADO MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Trong q tiến hóa xã hội lồi người, lao động yếu tố giúp cho người tạo tiến hóa xa so với lồi động vật cao cấp khác Lao động hoạt động có mục đích người nhằm thỏa mãn nhu cầu đời sống mình, điều kiện tất yếu để tồn phát triển xã hội loài người Xã hội ngày phát triển trình lao động nâng cao mặt vật chất mặt xã hội Các doanh nghiệp ngày sử dụng nhiều biện pháp để nhằm nâng cao suất lao động, cải thiện tình hình sản xuất, bên cạnh đảm bảo sức khỏe cho người lao động, tái sản xuất sức lao động Một biện pháp việc nghiên cứu, xây dựng áp dụng phương pháp tổ chức lao động quản lý nguồn nhân lực doanh nghiệp Do đó, nghiên cứu tổ chức kỹ thuật lao động doanh nghiệp điều quan trọng Vì vậy, chúng em chọn đề tài: “Tổng quan phương pháp tổ chức lao động đại Trung tâm Anh ngữ Quốc tế PATADO” Trong trình nghiên cứu tìm hiểu, cịn hạn chế thời gian kinh nghiệm nên thảo luận chúng em cịn nhiều thiếu sót, mong đóng góp ý kiến thầy,cơ giáo bạn NỘI DUNG CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Tổ chức lao động 1.1.1 Khái niệm Tổ chức lao động tổ chức trình hoạt động người tác động lên đối tượng lao động kết hợp yếu tố trình lao động (công cụ lao động, đối tượng lao đông người lao động) mối quan hệ người lao động/tập thể người lao động với trình lao động nhằm đạt mục tiêu 1.1.2 Mục đích nhiệm vụ 1.1.2.1 Mục đích Mục đích tổ chức lao động nhằm đạt kết lao động cao, đồng thời đảm bảo tính khoa học, an tồn, phát triển tồn diện người lao động góp phần củng cố mối quan hệ lao động người lao động Mục đích xuất phát dựa sở khoa học thực tiễn từ mục đích sản xuất vai trò người trình sản xuất xét đến mục đích sản xuất phục vụ người, thỏa mãn nhu cầu phát triển người, sau người yếu tố định lực lượng sản xuất biện pháp cải tiến, hồn thiện tổ chức lao động q trình sản xuất phải hướng đến tạo điều kiện cho người lao động hiệu hơn, đảm bảo an toàn phát triển than người lao động 1.1.2.2 Nhiệm vụ Với mục đích điều kiện kinh tế - xã hội ngày phát triển tổ chức lao động phải thực nhiệm vụ mặt kinh tế, tâm sinh lý xã hội • Về mặt kinh tế Tổ chức lao động phải đảm bảo kết hợp cách tốt yếu tố kỹ thuật với người trình sản xuất để khai thác, phát huy tiềm lao động yếu tố nguồn lực khác nhằm không ngừng nâng cao suất, chất lượng hiệu sản xuất, tạp tiền đề để người lao động sản xuất mở rộng sức lao động, phát triển tồn diện • Về mặt tâm sinh lý Tạo điều kiện cho người lao động làm viêc môi trường điều kiện tốt bao gồm môi trường tự nhiên, môi trường văn hóa- xã hội, tạo hấp dẫn cơng việc, tạo động lực phấn đấu lao động với điều kiện sức khỏe, an toàn vệ sinh lao động điều kiện thuận lợi cho vật chất lao động, bình đẳng dân chủ trọng quan tâm • Về mặt xã hội Tạo điều kiện cho người phát triển toàn diện trí lực, thể lực, tâm lực, biến lao động không phương tiện để người sống phát triển mà trở thành nhu cầu sống thông qua giáo dục, động viên người lao động, tạo nhận thức đắn người hấp dẫn công việc 1.1.3 Nguyên tắc tổ chức lao động • Nguyên tắc khoa học Đây nguyên tắc đòi hỏi biện pháp tổ chức lao động phải thiết kế áp dụng sở vận dụng kiến thức, nguyên lý khoa học, đáp ứng yêu cầuquy luật kinh tế thị trường, ngun lí quản trị nói chung quản trị nhân lực nói riêng => qua khai thác tối đa nguồn tiềm người lao động, nguồn lực lao động thực mục tiêu KT-XH quốc gia, tổ chức doanh nghiệp, thỏa mãn nhu cầu ngày cao phát triển tự do, toàn diện người lao động • Nguyên tắc tác động tương hỗ Khi nghiên cứu thiết kế tổ chức lao động, vấn đề phải xem xét mối quan hệ tương hỗ, quan hệ khâu công việc, nhiệm vụ phận, quan hệ phận với với tổng thể toàn tổ chức doanh nghiệp, phải nghiên cứu nhiều mặt kinh tế xã hội, chung với riêng cá nhân, từ tạo nên sức mạnh tổng hợp phận tồn doanh nghiệp • Nguyên tắc đồng Đòi hỏi tham gia giải , phối hợp đồng vấn đề liên quan bao gồm công việc, nhiệm vụ, phận, quản trị cấp có liên quan, khâu, mõi cơng việc hay nhiệm vụ có mối liên hệ mật thiết đến khâu nhiệm vụ q trình sản xuất, đồi hỏi phải có đồng tổ chức, vân hành, phân phối cá nhân, phận cấp quản lí đảm bảo q trình diễn khơng có ách tắc • Nguyên tắc kế hoạch Thể hai mặt: Một là, biện pháp tổ chức lao động phải kế hoạch hóa chặt chẽ sở phương pháp khoa học , từ việc xác định mục tiêu việc tổ chức điều hành, giám sát thực biện pháp tổ chức lao động, phải kế hoạch hóa nghiêm túc theo yêu cầu công tác kế hoạch Hai là, phải gắn với mục tiêu yêu cầu kế hoạch tổ chức/ doanh nghiệp, tổ chức lao động phận, nội dung kế hoạch tổ chức doanh nghiệp=> phải đảm bảo thực kế hoạch hoạt động đặt • Nguyên tắc huy động tối đa tự giác, tính sáng tạo người lao động xây dựng thực biện pháp tổ chức lao động Dựa sở người lao động người hiểu rõ công việc, nhiệm vụ họ cũng người trực tiếp thực cơng việc, nhiệm vụ => khuyến khích người lao động tham gia vào trình xây dựng thực biện pháp tổ chức lao động vừa đảm bảo phát huy sáng tạo người lao động vừa đảm bảo tính khả thi cao tạo tâm lý tích cực cho họ thực thi cơng việc, từ nâng cao suất hiệu cơng việc • Ngun tắc tiết kiệm đảm bảo thực quy định pháp luật người lao động Nguyên tắc dựa địi hỏi phải thực thực tế nguồn nhân lực nguồn lực quý hiếm, phải sử dụng tiết kiệm hiệu đồng thời nguồn nhân lực đặc biệt => nên tổ chức phải đảm bảo mục tiêu an toàn, vệ sinh lao động, đảm bảo công ăn việc làm, thực trách nhiệm xã hội đầy đủ với người lao động, đảm bảo cho người lao động phát triển tự do, tồn diện 1.1.4 Nội dung cơng tác tổ chức lao động a) Phân công hợp tác lao động: - Qua phân công lao động cấu lao động tổ chức, doanh nghiệp hình thành tạo máy với phận với chức năng, nhiệm vụ phận đảm bảo thực mục tiêu tổ chức, doanh nghiệp - Hiệp tác lao động liên kết, phối hợp, tương tác lẫn cá nhân, phận tổ chức, doanh nghiệp trình hoạt động nhằm hướng đến thực mục tiêu chung tổ chức, doanh nghiệp mục tiêu riêng cá nhân, phận ấn định chức năng, nhiệm vụ tổ chức giao phó b) Tổ chức phục vụ nơi làm việc Cung cấp cho nơi làm việc nhu cầu cần thiết để trình lao động diễn nơi làm việc bình thường, liên tục hiệu Các nhu cầu cần thiết cho trình lao động nhu cầu đầu vào trình lao động nguyên vật liệu, hàng hóa, lượng, dịch vụ khác để đảm bảo cho trình lao động diễn bình thường, liên tục theo kế hoạch định • Các nguyên tắc tổ chức phục vụ nơi làm việc - Theo yêu cầu chức (thương mại, sản xuất, tài chính, nhân sự) - Theo kế hoạch (đảm bảo nhịp nhàng ăn khớp với yêu cầu kế hoạch hành động) - Phải có dự trữ (tránh gián đoạn thiếu nguồn cung cấp) - Phải đảm bảo chất lượng, độ tin cậy cao để hoạt động diễn liên tục - Phục vụ phải đảm bảo tính linh hoạt, hiệu việc cung cấp yếu tố đầu vào để phục vụ trình lao động phải đảm bảo dễ thay thế, khắc phục cố dẫn đến ngưng trệ trình lao động, đồng thời phải tiết kiệm chi phí c) Tạo điều kiện lao động thuận lợi cho người lao động  Điều kiện tâm sinh lý Tổ chức lao động phải đảm bảo giảm căng thẳng thể lực, thần kinh, nhàm chán, tính đơn điệu lao động  Điều kiện môi trường Môi trường làm việc phải đảm bảo yêu cầu không gian rộng thống, đảm bảo vệ sinh tiếng ồn, độ nhiễm, xạ thấp  Điều kiện thẩm quyền Đảm bảo quyền định người tổ chức lao động bố trí, xếp nơi làm việc, tạo độ hấp dẫn, giảm bớt căng thẳng, tạo tâm lý tích cực lao động  Điều kiện tâm lý xã hội nơi làm việc Tạo bầu không khí, văn hóa nhóm, phận, tổ chức/doanh nghiệp; chế độ khuyến khích, thưởng phạt hợp lý, khoa học, tạo thuận lợi cho cạnh tranh lành mạnh, phát huy tính chủ động, sáng tạo người lao động  Các điều kiện chế độ làm việc, nghỉ ngơi Tạo điều kiện sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị, dụng cụ đầy đủ, không gian hoạt động, chế độ làm việc đảm bảo công việc hợp với khả chun mơn, trình độ, tính cách, tâm lý, bố trí ca kíp thời gian làm việc, nghỉ ngơi ca, kíp, độ dài thời gian làm việc, nghỉ ngơi hình thức nghỉ ngơi, tích cực 1.2 Các phương thức tổ chức lao động 1.2.1 Đổi chỗ mở rộng nhiệm vụ - Đổi chỗ làm việc mục đích làm tránh nhàm chán căng thẳng, đơn điệu đồng thời tạo điều kiện để nhân viên hiểu rõ, đầy đủ nhiệm vụ liên quan đến nhóm làm việc để phối hợp tốt cơng việc , nâng cao trình độ nghề nghiệp, đồng thời qua cũng phát khả năng, tố chất người phù hợp với cơng việc qua phát triển nghề nghiệp - Mở rộng nhiệm vụ việc đưa thêm công việc có liên quan đến cơng việc mà nhân viên làm để chu kỳ hoạt động nhân viên kéo dài, tránh căng thẳng, mệt mỏi cơng việc, nhiệm vụ triển khai có chu kỳ ngắn Mặc dù có ưu điểm xong nhìn chung theo G.elgozi mở rộng nhiệm vụ thay đổi chỗ cơng việc nhìn chung cũng “ thứ chủ nghĩa Taylor đa dạng hóa”, làm giảm không nhiều đơn điệu, nhàm chán , không tạo động cho người lao động , người làm tuyển dụng nhân lực quản trị cũng không hứng thú nhiều tuyển dụng nhân viên chúng diễn thường xuyên Tuy nhiên doanh nghiệp đổi chỗ nhiệm vụ mở rộng công việc lại tốt việc bố trí lao động thay người vắng mặt hay bỏ linh hoạt bố trí cơng việc điều kiện kỹ thuật, công nghệ thay đổi nhanh 1.2.2 Làm phong phú nhiệm vụ - Là hình thức đưa vào cơng việc hấp dẫn hơn, lành nghề hơn, nâng cao trách nhiệm nhân viên, với việc tạo động lực làm việc cho họ Ví dụ : thay chủ hay áp đặt nhà quản trị giao cho nhân viên tự xây dựng kế hoạch, tổ chức triển khai tự đánh giá kết 1.2.3 Nhóm bán tự quản Là hình thức tổ chức lao động theo việc mở rộng nhiệm vụ, làm phong phú nhiệm vụ không bó hẹp cho cá nhân người lao động mà triển khai đơn vị doanh nghiệp theo lãnh đạo doanh nghiệp giao việc thực tồn nhiệm vụ cho nhóm người lao động ( phận) để họ tự tổ chức hoạt động nhằm đạt mục tiêu đề theo phân cấp Ví dụ : sau xác định mục tiêu cho phòng kinh doanh , giám đốc doanh nghiệp giao quyền tự chủ theo phân cấp quản lý để phòng kinh doanh tự tổ chức hoạt động nhằm đạt mục tiêu giao Phòng kinh doanh lại đặt mục tiêu giao nhiệm vụ cho nhóm phịng thực hiện, nhóm tự tổ chức hoạt động kiểm tra giám sat hành động Tổ chức nhóm tự quản bao gồm giai đoạn: - Tập hợp thành viên để tạo lập nhóm +Với nhóm thức: Nhóm thành lập theo định lãnh đạo cấp +Với nhóm phi thức : Nhóm thành lập theo nhu cầu thành viên nhóm - Xác định mục tiêu nguyên tắc hoạt động nhóm +Xác định mục tiêu nhóm Nhóm thức: Mục tiêu nhóm gồm mục tiêu chung mục tiêu riêng Mục tiêu chung cấp xác định thành lập nhóm mục tiêu riêng nhóm thành viên nhóm thỏa thuận , xong không mâu thuẫn với mục tiêu chung lãnh đạo xây dựng Nhóm phi thức: Mục tiêu hoạt động nhóm thành viên nhóm thỏa thuận +Xác định nguyên tắc làm việc nhóm Nguyên tắc chung hoạt động nhóm: Hoạt động nhóm phải phát huy tính sáng tạo, trách nhiệm thành viên; tự chủ, tự chịu trách nhiệm , tự dân chủ, phân quyền mạnh mẽ, quản trị nhóm theo mục tiêu Đảm bảo phối hợp , hợp tác thành viên , phận nhóm khoa học, nhịp nhàng ,đồng Nguyên tắc riêng nhóm thành viên nhóm tự thỏa thuận - Phân cơng cơng việc: Trong nhóm phải đảm bảo cân đối công việc thành viên ; phân cơng cơng việc phải phù hợp với trình độ chun môn , nghiệp vụ thành viên ; khả hồn thành cơng việc nhóm - Xác định tiêu chí đánh giá mức độ hồn thành cơng việc : Nhóm phải xây dựng tiêu chí kết , hiệu hoạt động , mức độ thành thạo chuyên môn, nghiệp vụ cá nhân , tinh thần , thái độ hợp tác kỷ luật Mơ hình bán tự quản có ưu điểm cơng việc chia sẻ, cơng việc có ý nghĩa , trách nhiệm cao hứng thú họ quyền tự chủ tự hành động ,trách nhiệm cao trước cấp - xong cấp phải kiểm soát việc thực mục tiêu qua tiến độ tạo điều kiện nguồn lực cho nhóm hoạt động, khơng hạn chế can thiệp trực tiếp vào hoạt động tác nghiệp Tổ chức lao động theo nhóm tự quản thành tựu lý luận thực hoạt động quản trị tổ chức,được phát triển mạnh mẽ từ năm 80 kỷ XX đến Việc tổ chức lao động theo nhóm phù hợp với kinh tế thị trường đòi hỏi dân chủ hóa cao , khai thác tối đa tiềm , mạnh người lao động , tạo động lực mạnh mẽ cho người lao động phù hợp với bối cảnh công nghệ cao kinh tế chuyển dần sang kinh tế tri thức 10 Với số lượng nhân viên lớn nên để quản lí cách thuận tiện dễ dàng, phòng kinh doanh chia nhân viên làm nhóm nhóm Sale online nhóm Telesale  Xây dựng danh mục cơng việc Phòng Kinh Doanh Phòng Kinh Doanh chia làm nhóm nhìn chung cơng việc cũng khơng khác nhiều, gồm có: • Xây dựng kế hoạch làm việc theo tuần, tháng • Tìm kiếm nguồn data khách hàng • Trao đổi trị chuyện với khách hàng có quan tâm đến khóa học trung tâm • Lên lịch test đầu vào cho khách hàng • Sau làm test, gửi kết cho khách hàng đồng thời tư vấn lộ trình học, cách học báo giá học phí • Giải đáp thắc mắc khách hàng, khách hàng đồng ý hướng dẫn thủ tục đóng học phí báo ại phía bên trung tâm để xếp lớp học • Nhắc học viên lịch học trước bắt đầu buổi học đầu • Thường xuyên kiểm tra trình học tập học viên cũng giải vấn đề phát sinh trình học • Sau kết thúc khóa học học viên, liên hệ để xin feedback học viên báo cáo bên trung tâm Với yêu cầu công việc phải tiếp xúc với khách hàng nhiều, đại diện cho doanh nghiệp, nên yêu cầu công việc đặt cho nhân viên phòng Kinh Doanh cũng cao: • Đảm bảo tính chân thật thơng báo thơng tin khóa học đến khách hàng • Trong q trình khóa học diễn khách hàng có thắc mắc hay vấn đề phát sinh cần giải nhanh, gọn, tận gốc vấn đề để tạo niềm tin cho khách hàng 16 • Cần có hòa đồng với đồng nghiệp phòng ban khác để tạo mơi trường làm việc thân thiện • Đảm bảo nghiêm túc thực quy định cơng ty Phịng Kinh Doanh có bố trí phân cơng lao động sau: Mỗi đầu tháng nhóm trưởng nhận mục tiêu doanh số từ trưởng phòng, sau chia mục tiêu tháng thành mục tiêu tuần phổ biến vào họp nhóm đầu tuần Trong buổi họp nhóm đầu tuần bao gồm nội dung sau: thành viên nhóm nhận thong báo mục tiêu nhóm sau tự đặt mục tiêu doanh thu cho thân, sau lên kế hoạch cho thân cũng kế hoạch cho nhóm đạt mục tiêu Và sau tuần àm việc nhóm họp lần để xem kết làm việc so với mục tiêu ban đầu, tìm lí có cá nhân khơng đạt đủ mục tiêu doanh số tìm cách sửa chữa Buổi họp cuối tháng bên cạnh việc tổng kết có khen thưởng cá nhân suất sắc Trong trình làm việc tuần nhóm trưởng theo dõi tiến độ làm việc thành viên qua bảng lịch test bảng kháng hàng nhân, buổi học tiến hành theo offline online qua phần mềm Zoom để nhân viên online tham gia Vì phịng kinh doanh phịng lớn tính chất cơng việc liên quan nhiều đến phận khác công ty nên việc hiệp tác lao động cũng quan trọng  Hiệp tác lao động nội phịng kinh doanh: • Trưởng nhóm thường xun đơn đốc, theo dõi sát q trình làm việc nhân viên làm offline, với nhân viên online cũng có buổi họp online để giải thắc mắc vấn đề phát sinh • Trong trình làm việc, nhân viên part-time chủ yếu sinh viên nên có lúc có lịch test khách hàng trung vào lịch học nhờ nhân viên fulltime giúp đỡ việc hướng dẫn khách hàng làm test 17 • Với nhân viên vào cịn gặp khó khan qlộ trình học cphuf hợp trình tìm kiếm khách hàng trưởng phịng có cung cấp vài nguồn data để nhóm chia cho thành viên  Hiệp tác lao động phịng kinh doanh với phịng ban khác • Kết hợp với nhóm tư vấn chun mơn để cung cấp giáo trình cho học viên, đồng thời giải đáp thắc mắc cho học viên kiến thức • Kết hợp với nhóm giáo viên test đầu vào để nắm bắt khả đầu vào khách hàng, đồng thời từ đưa lộ trình học phù hợp • Kết hợp với phòng nhân để đưa yêu cầu nhân cần thiết • Kết hợp với nhóm quản lí giáo viên để theo dõi tình hình học tập học viên 2.1.5.2 Xây dựng quy chế làm việc phòng kinh doanh a) Xây dựng chế độ làm việc nghỉ ngơi Quy định thời gian làm việc: Làm việc từ thứ – thứ ( chủ nhật ngày lễ, tết nghỉ)  Đối với nhân viên fulltime: Từ 8h30 – 17h30, buổi trưa nghỉ tiếng  Đối với nhân viên partime: - Ca sáng: 8h30 – 11h30 - Ca chiều: 2h30 – 17h30 - Ca tối: 18h30 – 21h30 Nhân viên phải có mặt trước ca làm 15phút để chấm công làm công tác chuẩn bị, ca làm nghỉ ngơi 15phút Đối với nhân viên fulltime nghỉ trưa cơng ty Quy định thời gian nghỉ ngơi: Mỗi tháng nhân viên xin nghỉ phép buổi, hạn chế tối đa việc xin nghỉ vào buổi làm có buổi họp nhóm 18 Nếu có việc đến muộn cần gọi điện xin phép nhóm trưởng 30p trước vào ca làm, có việc đột xuất mà đến muộn nghỉ àm khơng thong báo cần đưa lí đáng khơng bị kỉ luật b) Xây dựng quy chế làm việc Đối với nhân viên phòng kinh doanh, việc thực nghiêm túc quy định công ty cần đặt lên hàng đầu Các quy định sau: • Trước vào làm, nhân viên cần chấm công khu tiếp tân, khơng chấm cơng có nghĩa coi ngày thành buổi nghỉ phép • Mỗi nhân viên làm cần phải ăn mặc, đầu tóc gọn gang, • Trong làm việc nói chuyện cơng việc, khơng nói chuyện ngồi lề, đặc biệt khơng quấy rầy đồng nghiệp nói chuyện với khách hàng • Mỗi nhân viên cần tự chuẩn bị laptop cá nhân để mang đến làm • Khi cần sử dụng điện thoại công ty cần xếp hàng, khơng tranh • Bảo quản tài sản chung cơng ty • Cần phải liên tục cập nhật Bảng khách hàng cá nhân để nhóm trưởng tiện theo dõi tiến độ làm việc • Khơng ăn uống làm việc khu vực làm việc Cuối tháng nhóm trưởng tổng kết lại số lần vi phạm thành viên, thành viên vi phạm phải nộp phạt vào quỹ chung nhóm, nhiên với thành viên tái phạm lần thứ ba phải chịu hình thức kỉ luật tái phạm đến lần thứ năm bị đình nhận định việc 2.1.5.3 Tổ chức điều kiện làm việc phịng kinh doanh • Điều kiện làm việc Vì tổng số nhân viên nhiều nên phòng kinh doanh đặt tầng tầng cơng ty, tầng có phịng nhóm làm việc phịng, cịn lại phịng trưởng phịng phó phịng Mỗi phịng có diện tích tầm 40m2 trang bị bàn ghế giá sách, điều hòa, quạt điện, cục wifi, bình 19 lọc nước vài chậu câu nhỏ để trang trí, tạo cho nhân viên mơi trường làm việc tốt Mỗi phịng làm việc có cửa sổ thống khí giúp khơng khí ln thống, khơng bị bí bách Giữa phịng liên lạc với liên lạc với phòng ban khác thông qua điện thoại nội công ty Khơng gian làm việc rộng rãi, thống mát thiết bị hỗ trợ giúp cho nhân viên tư sẵn sàng làm việc Không vậy, cơng ty th người dọn dẹp văn phịng làm việc ngày để đảm bảo không gian àm việc ln sẽ, đồng thời ln có bình chữa cháy để phòng làm việc đề phòng trường hợp hỏa hoạn xảy Về phía phịng kinh doanh nói riêng, trưởng phịng định ln để laptop văn phịng để phịng trường hợp có nhân viên bị hỏng máy khơng sửa kịp Phía cơng ty cố gắng việc tạo điều kiện để nhân viên phát huy hết khả cơng việc Đồng thời, phịng kinh doanh khơng dạy nhân viên kĩ nghiệp vụ mà cho nhân viên tham gia lớp học để nâng cao nhiều kĩ khác, ví dụ cách tạo trang fanpage bắt mắt, làm người quản lí cần gì,… Nhân viên phịng kinh doanh tất người trẻ động, có sinh viên bắt đầu àm nên cách học tập hiệu thu hút với họ • Tổ chức nghỉ ngơi Đối với nhân viên làm fulltime, cơng ty có xếp phòng nhỏ tầm 20m2 để làm phòng ăn cho nhân viên, cung cấp thêm lò vi sóng nhỏ để nhân viên quay nóng đồ ăn Nhân viên cũng sử dụng khu vực làm việc để nghỉ trưa Vì tính chất cơng việc phải tiếp xúc nhiều với hình máy tính nên ca làm việc có 15p để người thư giãn mắt cũng đứng dậy lại để không mỏi người 20 Cuối tháng phịng kinh doanh tổ chức lien hoan tổng kết đồng thời để thành viên nhóm thân thiết với cũng kéo gần khoảng cách sếp nhân viên Hàng năm tất nhân viên tổ chức du lịch vào cuối năm để hưởng thụ thành sau năm làm việc vất vả, điều không khiến nhân viên cảm thấy quan tâm, khích lệ mà cịn làm tang cảm giác tự hào nhân viên đóng góp cho cơng ty Đây cũng dịp tốt để thể tinh thần teamwork nhóm công ty 2.2 Thực trạng phương pháp tổ chức lao động Phòng kinh doanh trung tâm anh ngữ PATADO định chọn tổ chức lao động theo phương thức nhóm tự quản • Tập hợp thành viên Phịng kinh doanh thực tổ chức hoạt động nhóm theo hình thức nhóm thức Như phần phía trên, phịng kinh doanh chia làm nhóm, nhóm bao gồm 15 thành viên, với ba nhiệm vụ khác nhau, tìm kiếm khách hàng từ ba nguồn khác Với tính chất cơng việc phương thức hoạt động khác việc tuyển chọn thành viên cho nhóm cũng có yêu cầu khác nhau, cụ thể sau: - Nhóm telesales: Yêu cầu thành viên có giọng nói chuẩn, khơng ngọng, khơng bị lẫn tiếng địa phương, có giọng nói dễ nghe lợi thế, đồng thời cần biết cách xử lí tình hướn phát sinh nhanh chóng - Nhóm sale online 1: Vì đặc điểm nhóm tìm nguồn khách hàng cho nhóm sale online telesales nên yêu cầu thành viên có khả cơng nghệ thơng tin, sử dụng thành thạo excel 21 - Nhóm sale online 2: Các thành viên nhóm cần phải tiếp xúc với nhiều khách hàng nhất, với ca làm việc nhân viên nhóm phải nhắn tin với nhiều khách hàng nên cần lựa chọn bạn biết cách nói chuyện khéo léo • Xác định mục tiêu làm việc nhóm Vì nhóm phịng kinh doanh nên mục tiêu nhóm có mục tiêu là: - Tìm kiếm nguồn thu hút khách hàng - Tư vấn khách hàng khóa học chương trình lộ trình học - Nâng cao doanh thu cho cơng ty • Nguyên tắc làm việc nhóm Tuy nhiên, với nhóm trưởng có ngun tắc làm việc khác Dựa quy định công ty từ đó, trưởng nhóm đưa thêm quy định riêng để thành viên làm quen với tác phịng làm việc - Với nhóm sale online 1: Nhóm trưởng u cầu thành viên báo cáo lại số lượng công việc làm ngày vào cuối buổi làm để nhóm trưởng nắm rõ khả làm việc người, để từ đưa lời khuyên tốt - Với nhóm sale online 2: Trước buổi họp nhóm cuối tuần, nhóm trưởng yêu cầu thành viên nhóm tự chuẩn bị tổng kết cơng việc cá nhân tuần, sau so sánh với mục tiêu đặt đầu tuần, kết thấp cần tự nghĩ xem nguyên nhân đâu, hướng giải cho vấn đề lẽ chị nhóm trưởng nghĩ cách hiệu để thành viên nhìn nhận thiếu sót thân từ sửa chữa phần cịn yếu - Đối với nhóm telesales: Khác với hai nhóm sale online, nhóm trường nhóm telesales đề cao tinh thần tự giác học hỏi cũng làm việc nhóm nên chia nhóm làm người nhóm, nhân viên fulltime nhân viên partime ghép thành nhóm, báo cáo cơng việc báo cáo theo nhóm, thời gian 22 báo cáo cũng tuần lần Trong q trình làm việc nhân viên có thắc mắc vấn đề cần đưa ý kiến họ trước cho nhóm trưởng nghe, sau trưởng nhóm giải đáp thắc mắc nhân viên Anh tin làm khai thác hết tiềm nhân viên • Phân cơng cơng việc Có nhóm thực cơng việc, cơng việc giao nhằm đạt mục tiêu công ty dựa kế hoạch trưởng phòng Kinh doanh đưa đồng thời nhóm làm mảng cơng việc phù hợp với nhóm hoạt động - nhóm sale online 2: tìm kiếm khách hàng thực mảng tiếng anh giao tiếp - Nhóm telesales: thực tìm kiếm khách hàng có nhu cầu mảng TOEIC, IELTS, vstep Các thành viên nhóm chia cơng việc để hồn thành mục tiêu nhóm Các cơng việc là: - Tìm nhóm facebook để đưa link lên excel chung nhân viên sale, đăng cũng bình luận giới thiệu khóa học trung tâm (chủ yếu nhân viên part - time) - Viết content để sale, kịch chăm sóc khách hàng (chủ yếu bạn làm part- time online) - Nhắn tin/ gọi điện với khách hàng có nhu cầu tìm hiểu - Ngồi có nhóm nhân viên full time có kinh nghiệm làm việc lâu chút đứng giải số vấn đề mà nhân viên part- time không giải đc trình trao đổi với khách hàng, kèm nhân viên để họ quen việc • Xây dựng tiêu chí đánh giá mức độ hồn thành cơng việc Tiêu chí đánh giá dựa nguyên tắc chung là: so sánh kết làm việc sau tháng so với mục tiêu đặt ban đầu Dù vây, nhóm cịn dựa vào vài tiêu chí khác để đánh giá 23 Nếu hai nhóm sale online định theo dõi kết cố gắng buổi làm nhân viên để đưa đánh giá tổng kết nhóm telesales cịn dựa thêm vào khả làm việc nhóm thành viên Khi tổng kết so sánh kết theo đơi chia trước đó, đồng thời độ phối hợp nhịp nhàng thành viên nhóm trưởng theo dõi đánh giá, làm theo cách giúp nhân viên vừa có khả làm việc độc lập vừa có khả phát huy mạnh thân 2.3 Đánh giá ưu, nhược điểm việc áp dụng phương thức tổ chức lao động - Về vấn đề nhân viên trao quyền giải nhiệm vụ: Phòng kinh doanh Trung tâm anh ngữ PATADO có bố trí phân cơng lao động cách đưa mục tiêu tháng , tuần nhóm để thành ciên nhóm có kế hoạch cho thân - Nhóm trưởng tự chịu trách nhiệm thành phần cấu nội bộ: cuối tháng trung tâm có đánh giá để khen thưởng cá nhân xuất sắc, tìm lí do, cách khắc phục cho giải cho cá nhân k đạt mục tiêu Mỗi nhóm có nguyên tắc làm việc khác để thành viên làm quyen với tác phong làm việc dựa quy định cơng ty - Các nhóm có thẩm quyền để gây ảnh hưởng kiểm soát hoạt động thành viên Tại Trung tâm anh ngữ PATADO nhóm có cách quản lí kiểm tra thành viên khác để đảm bảo đạt mục tiêu nhóm Với nhóm sale Trung tâm chủ yếu áp dụng cách thức yêu cầu nhân viên viết báo cáo so sánh với mục tiêu đề trước để nhân viên nhìn nhậnđiểm chưa đạt khắc phục Với nhóm telesales nhóm trưởng đề cao tinh thần học hỏi, giải đáp thắc mắc cá nhân • Ưu điểm - Trung tâm anh ngữ PATADO thấy vai trò việc trao quyền cho nhân viên giải nhiệm vụ, Trung tâm thành công việc nâng cao trach nhiệm , vai trị cá nhân Do mục tiêu trung tâm ln đạt , nhiều nhóm 24 vượt tiêu với nhiều cá nhân khen thưởng hàng tháng, cá nhân không đạt mục tiêu nhỏ dần khơng - Nhóm bán tự quản với liên kết chặt chẽ thành viên trung tâm giúp cá nhân trao đổi giúp đỡ nhau, giải vấn đề tồn tại, thắc mắc vấn đề để hướng tới mục tiêu chúng Chính điều tạo gắn kết , thân thiết thành viên - Với nhóm bán tự quản , nhân viên nhìn nhận rõ mục tiêu để đặt mục tiêu cho cá nhân, với ưu điểm đó, Trung tâm anh ngữ PATADO phát huy tối đa lực thành viên trung tâm tạo nên hiệu công việc ngày tốt - Các chia nhóm làm việc tạo linh hoạt hứng thú cho người nhóm - Với nhóm bán tự quản trung tâm cũng tiết kiệm thời gian quản lý người mà cần dựa đánh giá nhóm trưởng suất làm việc nhóm • Nhược điểm Trung tâm anh ngữ PATADO vận dụng tối ưu ưu điểm tổ chức phân cơng lao động theo nhóm bán tự quản Tuy nhiên trung tâm tồn số nhược điểm - Đối với nhân viên gặp khó khăn việc tìm kiếm khách hàng, nhóm trưởng phải có cung cấp vài nguồn data cho thành viên , hay thành viên có suất thấp dẫn đến kéo suất nhóm để đạt mục tiêu - Mỗi thành viên có mục tiêu khác dẫn đến trung tâm có nhân viên khảng thời gian tương đối dài để làm việc ăn khớp với hoạt động với đơn vị tổng thể bán tự quản 25 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VIỆC ỨNG DỤNG PHƯƠNG THỨC TỔ CHỨC LAO ĐỘNG HIỆN ĐẠI TẠI DOANH NGHIỆP • • • • • a Một số giải pháp chung Để đảm bảo hoạt động hiệu quả, số nhân viên cần điều chỉnh số lượng cũng chất lượng, ý thức kỷ luật thái độ làm việc Trước hết trung tâm cần lên phương án điều chỉnh lại định mức lao động phận, nhóm cách phù hợp với điều kiện thực tế xây dựng hệ thống định mức lao động cụ thể Đây sở để trung tâm xác định lại số nhân viên thực tế cần thiết nhóm Từ có biện pháp giảm bớt số lao động có thực tốt vai trị quản lý Cần điều tra kỹ số lượng, chất lượng, khả làm việc toàn thể nhân viên trung tâm để tiến hành bố trí lao động phù hợp Cần xây dựng đội ngũ nhân viên có tinh thần trách nhiệm nâng cao chất lượng lao động Phải có đổi tư trình tìm kiếm data, trình giảng dạy chăm sóc khách hàng giảng viên, nhân viên cách tiếp tục đẩy mạnh công tác đào tạo tạo chuyển biến thật chất đội ngũ người lao động Hồn thiện cơng tác quản trị để tăng hiệu việc sử dụng lao động Xây dựng đội ngũ lao động có ý thức kỉ luật, xóa bỏ tư tưởng ỷ lại, nêu cao tinh thần dám nghĩ dám làm, dám chịu trách nhiệm cơng việc giao, có ý thức vệ sinh lao động, vệ sinh công nghiệp có tác phong cơng nghiệp cao Tạo đồn kết, thống nhất, đồng đơn vị thành viên cũng nhóm với để tạo điều kiện việc điều hành trung tâm, chấm dứt tình trạng chồng chéo giải công việc Tiếp tục công tác chăm lo đời sống cho cán công nhân viên trung tâm vật chất lẫn tinh thần - Về vật chất: Cố gắng tăng khoản thu nhập khoản thu nhập khác - Về tinh thần: Tổ chức hoạt động vui chơi, giải trí, tham quan, nghỉ mát dịp lễ tết Phát huy phong trào thi đua: Người tốt việc tốt, lao động giỏi,… Phòng nhân chịu trách nhiệm điều chỉnh nhiệm vụ trách nhiệm chức danh cơng việc, bố trí thời gian làm việc tiến hành xây dựng hệ thống văn cơng việc chức danh phận Từ vào mức độ phức 26 tạp, khối lượng cơng việc, tính trách nhiệm chức danh cơng việc hình thành nên hệ thống bảng lương phù hợp b Một số giải pháp riêng • Chức danh quản lý: Trước nhiệm vụ giao, cụ thể vị trí trưởng, phó phịng ban nghiệp vụ vừa làm trọng trách quản lý, giám sát đảm bảo chất lượng, đạo, vừa triển khai công việc chuyên môn dẫn đến khối lượng công việc phải gánh vác lớn Cần tổ chức lại hệ thống quản lý chung trung tâm, có nhân viên phụ trách lĩnh vực đơn vị phận kế hoạch kinh doanh, chia nhỏ phần cơng việc phận để người chuyên sâu vào lĩnh vực quản lý Để xử lý bất cập trên, trung tâm Anh ngữ Patado cần xây dựng mơ hình chức danh quản lý chuyên trách liên đơn vị Ví dụ, phịng Nhân thay chia nhân viên thành chuyên viên viên tuyển dụng, quản lý giáo viên, quản lí tester chia thành chuyên viên tuyển dụng tiền lương phúc lợi, chuyên viên đào tạo phát triển nhân lực, chuyên viên quản lý quan hệ lao động Bằng cách hệ thống quản lý nhân đơn vị trực thuộc quản lý đồng thống nhất, giảm số lượng nhân viên kiêm nhiệm nhiệm vụ đơn vị - nhân viên chưa thực có chun mơn cần thiết Từ đó, trung tâm cắt giảm số lao động quản lý đơn vị trực thuộc, đầu mối quản lý mà công việc đảm bảo sử dụng hiệu lao động, nâng cao hiệu quản lý chung trung tâm Khối lượng công việc sổ sách cũng giảm đáng kể báo cáo, số liệu thu sau ngày làm việc cho người quản lý chung quản lý hầu hết liệu số máy tính, hệ thống mạng Cơng việc cần thực dựa công việc khảo sát định mức lại công việc phận, đơn vị nhằm tránh tượng chức danh quản lý bị tải • Lao động trực tiếp: Để sử dụng số lao động hợp lý cần giảm bớt lao động không cần thiết, thay vào đó, nhân viên kiêm nhiệm số nhiệm vụ lân cận Có tận dụng hết thời gian lao động chức danh, khơng hao phí lao động Các đơn vị trực thuộc cần có hợp tác linh hoạt nhằm sử dụng tối đa nguồn lực việc luân chuyển nhân có liên quan từ đơn vị đến đơn vị trường hợp cụ thể Việc tự giác chấp hành thời gian lao động yêu cầu thực tế công việc khơng cịn ý thức chấp hành kỷ luật thân người lao động Thời 27 gian lao động cũng cần quy định lại cho phù hợp với yêu cầu công việc Sử dụng số lao động hiệu sở tận dụng tố đa khả lực người lao động Cần dựa định mức tính tốn cơng việc cụ thể, ví dụ như, cơng ty TMDV Khách sạn, nhân viên vệ sinh phịng khơng làm việc từ 7h00 sáng mà 8h00 sáng để giảm bớt thời gian trống khách ngủ, chưa khỏi phòng để lao động làm vệ sinh; nhân viên trực nên chia làm ca/ngày đêm… Những tính tốn cụ thể giúp rút ngắn thời gian lao động nhân viên, nâng cao hiệu sử dụng lao động công ty Phân chia ca làm việc chưa thống đơn vị cũng thành phần lao động đơn vị, công ty cần phải xây dựng bảng phân chia ca làm việc cụ thể dành cho loại cơng việc khác nhằm có thống ý thức chấp hành kỷ luật người lao động 28 KẾT LUẬN Qua tìm hiểu phân tích có nhìn khái quát tổ chức lao động đại Trung tâm Anh ngữ Quốc tế PATADO, phương pháp để xây dựng thực tổ chức lao động Bất kì doanh nghiệp muốn sản xuất có hiệu khơng dừng việc đầu tư cho cơng nghệ máy móc thiết bị mà cịn phải quản trị nguồn nhân lực hợp lí, cơng tác tổ chức lao động quan trọng Làm tốt công tác tổ chức lao động cũng coi doanh nghiệp làm tốt công tác tối đa hố lợi nhuận bố trí lao động hợp lí, hạ giá thành, giảm chi phí tiền lương chi phí sản xuất Sinh viên kinh tế với chuyên ngành Quản trị nhân lực cần thiết phải nắm vững nội dung thiết yếu môn “Tổ chức định mức lao động” trang bị kiến thức cần thiết bước vào lập nghiệp Điều đồng nghĩa với việc hiểu rõ cách tổ chức lao động để lập kế hoạnh cho doanh nghiệp, để tiến hành quản trị nguồn nhân lực cách có hiệu Chính mà cơng tác nghiên cứu, xác định phương pháp tổ chức lao động doanh nghiệp quan tâm đầu tư 29 Tài liệu tham khảo - Phạm Cơng Đồn (2019), Giáo trình Tổ chức định mức lao động doanh nghiệp, NXB Thống kê, Hà Nội - Website: http://patodo.edu.vn 30 ... 1.1 Tổ chức lao động 1.1.1 Khái niệm Tổ chức lao động tổ chức trình hoạt động người tác động lên đối tượng lao động kết hợp yếu tố q trình lao động (cơng cụ lao động, đối tượng lao đông người lao. .. LUẬN Qua tìm hiểu phân tích có nhìn khái qt tổ chức lao động đại Trung tâm Anh ngữ Quốc tế PATADO, phương pháp để xây dựng thực tổ chức lao động Bất kì doanh nghiệp muốn sản xuất có hiệu khơng dừng... động doanh nghiệp điều quan trọng Vì vậy, chúng em chọn đề tài: ? ?Tổng quan phương pháp tổ chức lao động đại Trung tâm Anh ngữ Quốc tế PATADO? ?? Trong trình nghiên cứu tìm hiểu, hạn chế thời gian kinh