QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ BAO THANH TOÁN TẠI NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM

Trang 1

***

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ BAO THANH TOÁN TẠI NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM

Tài liệu nội bộ

Hiệu lực từ ngày 07/08/2008

Trang 3

MỤC LỤC

CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG 9

Điều 1 Đối tượng và phạm vi áp dụng 9

Điều 2 Giải thích từ ngữ 9

2.1 Từ viết tắt 9

2.2 Cụm từ 10

Điều 3 Luật áp dụng 11

Điều 4 Thẩm quyền và trách nhiệm của các bộ phận trong hoạt động BTT 12

4.1 Bộ phận đầu mối bao thanh toán tại HSC 12

4.2 Phòng Quan hệ ngân hàng đại lý tại HSC 12

4.3 Phòng Tổng hợp thanh toán tại HSC 12

4.4 Phòng Quản lý rủi ro tín dụng tại HSC 13

4.5 Phòng Pháp chế tại HSC 13

4.6 Bộ phận Quan hệ khách hàng 13

4.7 Bộ phận tác nghiệp bao thanh toán 13

Điều 5 Quyền hạn và trách nhiệm của CTQ, KSV và TTV 14

5.1 Lãnh đạo Chi nhánh 14

5.2 Lãnh đạo phòng/bộ phận 14

5.3 Kiểm soát viên 15

5.4 Thanh toán viên 15

Điều 6 Quy định về giới hạn, hạn mức bao thanh toán 16

Điều 7 Quy định về các văn bản pháp lý trong một giao dịch bao thanh toán 16

7.1 Hợp đồng cung cấp và sử dụng dịch vụ bao thanh toán 16

7.2 Bản chấp nhận thanh toán 17

7.3 Thoả thuận đại lý 17

Điều 8 Quy định về trích lập dự phòng rủi ro Bao thanh toán 18

Điều 9 Quy định về phí bao thanh toán 19

9.1 Trường hợp NHNT là ĐLBTTXK 19

9.2 Trường hợp NHNT là ĐLBTTNK 20

9.3 Trường hợp Bao thanh toán trong hệ thống NHNT 20

Điều 10 Luân chuyển và lưu giữ hồ sơ chứng từ 22

10.1 Luân chuyển hồ sơ chứng từ 22

10.2 Lưu giữ hồ sơ chứng từ 22

Trang 4

CHƯƠNG II QUY TRÌNH BAO THANH TOÁN XUẤT NHẬP KHẨU 25U

Mục 1 NHNT LÀ ĐẠI LÝ BAO THANH TOÁN XUẤT KHẨU 25U

Điều 11 Quyết định cung cấp dịch vụ bao thanh toán xuất khẩu 25

11.1 Hồ sơ yêu cầu cung cấp dịch vụ bao thanh toán xuất khẩu 25

11.2 Kiểm tra các điều kiện tác nghiệp 25

11.3 Thẩm định Bên nhập khẩu thông qua Đại lý bao thanh toán nhập khẩu 26

11.4 Đề xuất cung cấp dịch vụ bao thanh toán xuất khẩu 27

11.5 Soạn thảo Thông báo cung cấp dịch vụ BTT 28

11.6 Thông báo chính thức cho ĐLBTTNK 29

11.7 Ghi nhập và giám sát dữ liệu 29

Điều 12 Nhận chuyển nhượng khoản phải thu 30

12.1 Hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu 30

12.2 Tiếp nhận hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu 30

12.3 Kiểm tra hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu 31

12.4 Xử lý bộ chứng từ giao hàng đã kiểm tra 32

12.5 Xác nhận chuyển nhượng khoản phải thu 32

12.7 Chuyển nhượng khoản phải thu cho ĐLBTTNK 33

Điều 13 Ứng trước 33

13.1 Kiểm tra các điều kiện ứng trước 33

13.2 Xác định số tiền ứng trước, ngày đến hạn, mức lãi suất 33

13.3 Hồ sơ xin rút vốn ứng trước 34

13.4 Tiếp nhận và kiểm tra thủ tục rút vốn ứng trước 34

13.5 Thực hiện giải ngân 35

13.6 Thu lãi ứng trước 35

13.7 Tất toán khoản ứng trước 36

Điều 14 Theo dõi khoản phải thu 37

14.1 Theo dõi khoản phải thu theo từng Bên XK 37

14.2 Theo dõi khoản phải thu theo từng ĐLBTTNK 37

14.3 Theo dõi và xử lý Phiếu ghi có 38

14.4 Thanh toán gián tiếp 38

14.5 Theo dõi và xử lý các khoản phải thu không được BĐRRTD BNK 39

14.6 Theo dõi và xử lý các dấu hiệu bất thường 41

Điều 15 Thu nợ từ ĐLBTTNK 42

Trang 5

15.1 Nhắc nhở ĐLBTTNK thu nợ khi đến hạn 42

15.2 ĐLBTTNK thanh toán 42

15.3 Chuyển tiền cho Bên XK 43

Điều 16 Thanh toán bảo đảm rủi ro tín dụng Bên Nhập khẩu 43

16.1 Điều kiện và thời hạn thanh toán 43

16.2 Đôn đốc ĐLBTTNK thanh toán bảo đảm rủi ro tín dụng bên nhập khẩu 44

16.3 ĐLBTTNK thanh toán bảo đảm rủi ro tín dụng bên nhập khẩu 44

16.4 Chuyển tiền cho Bên XK 45

Điều 17 Thanh toán bảo đảm rủi ro tín dụng ĐLBTT NK 45

17.2 Thanh toán bảo đảm rủi ro tín dụng ĐLBTT NK 45

Điều 18 Xử lý tranh chấp thương mại giữa Bên XK và Bên NK 46

18.1 Tiếp nhận thông báo tranh chấp 46

18.2 Xử lý khoản phải thu có tranh chấp 47

18.3 Thu hồi khoản ứng trước 50

18.4 Thu hồi khoản tiền thanh toán BĐRRTD BNK 50

Điều 19 Thu phí 51

19.1 Phí NHNT hưởng 51

19.2 Phí ĐLBTTNK hưởng 51

Điều 20 Điều chỉnh hoặc chấm dứt Mức BĐRRTD BNK và chấm dứt cung cấp dịch vụ BTT 52 20.1 ĐLBTTNK điều chỉnh hoặc chấm dứt Mức BĐRRTD Bên NK 52

20.2 NHNT chấm dứt cung cấp dịch vụ BTT 53

Mục 2 NHNT LÀ ĐẠI LÝ BAO THANH TOÁN NHẬP KHẨU 53U Điều 21 Tiếp nhận yêu cầu cung cấp dịch vụ Bao thanh toán nhập khẩu 53

21.1 Tiếp nhận yêu cầu từ ĐLBTTXK 53

21.3 Đề xuất cung cấp dịch vụ bảo đảm rủi ro tín dụng Bên nhập khẩu 54

21.4 Thông báo kết quả thẩm định Bên nhập khẩu 55

Điều 22 Chính thức cung cấp dịch vụ Bao thanh toán nhập khẩu 56

22.1 Tiếp nhận yêu cầu chính thức của ĐLBTTXK 56

22.2 Rà soát kết quả thẩm định BNK đã thực hiện 57

22.3 Thông báo chính thức cung cấp dịch vụ 57

Trang 6

23.1 Tiếp nhận thông báo chuyển nhượng khoản phải thu 58

23.2 Kiểm tra điều kiện BĐRRTD BNK 58

23.3 Bên NK xác nhận khoản phải thu 59

24.1 Theo dõi khoản phải thu theo từng Bên NK 59

24.2 Theo dõi khoản phải thu theo từng ĐLBTTXK 59

24.3 Theo dõi và xử lý Phiếu ghi có 60

24.5 Theo dõi và xử lý các khoản phải thu không được BĐRRTD BNK 61

Điều 25 Thu nợ từ Bên nhập khẩu 63

25.1 Đôn đốc thu nợ khi đến hạn 63

25.2 Bên NK thanh toán 63

25.3 Thông báo và chuyển tiền cho ĐLBTTXK 64

Điều 26 Thanh toán bảo đảm rủi ro tín dụng Bên nhập khẩu 64

26.2 Thanh toán BĐRRTD BNK 64

26.3 Thông báo và chuyển tiền cho ĐLBTT XK 65

Điều 27 Xử lý tranh chấp thương mại giữa Bên NK và Bên XK 65

28.1 Thời điểm thu phí 69

28.2 Thực hiện thu phí 69

28.3 Hạch toán phí 70

Điều 29 Điều chỉnh hoặc chấm dứt Mức BĐRRTD Bên NK 70

29.1 NHNT điều chỉnh hoặc chấm dứt Mức BĐRRTD Bên NK 70

29.2 ĐLBTTXK chấm dứt Hợp đồng BTT với Bên XK 71

CHƯƠNG III QUY TRÌNH BAO THANH TOÁN TRONG NƯỚC 72

Điều 30 Quyết định cung cấp dịch vụ bao thanh toán trong nước 72

30.1 Hồ sơ yêu cầu cung cấp dịch vụ bao thanh toán trong nước 72

Trang 7

30.3 Yêu cầu Chi nhánh quản lý Bên mua cung cấp dịch vụ BĐRRTD Bên mua 73

30.4 Đề xuất cung cấp dịch vụ BĐRRTD Bên mua 74

30.5 Đề xuất cung cấp dịch vụ bao thanh toán trong nước 75

30.6 Soạn thảo Thông báo cung cấp dịch vụ BTT trong nước 76

31.1 Hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu 77

31.2 Tiếp nhận hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu 77

31.3 Kiểm tra hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu 77

31.4 Gửi chứng từ 78

31.5 Xác nhận chuyển nhượng khoản phải thu 79

31.6 Kiểm tra điều kiện BĐRRTD Bên mua 79

31.7 Bên mua xác nhận khoản phải thu 80

Điều 32 Ứng trước 80

32.1 Kiểm tra các điều kiện ứng trước 80

32.2 Xác định số tiền ứng trước, ngày đến hạn, mức lãi suất 80

32.3 Hồ sơ xin rút vốn ứng trước 81

32.4 Tiếp nhận và kiểm tra thủ tục rút vốn ứng trước 81

32.5 Thực hiện giải ngân 82

32.6 Thu lãi ứng trước 82

32.7 Tất toán khoản ứng trước 83

33.1 Theo dõi khoản phải thu theo từng Bên bán 84

33.2 Theo dõi khoản phải thu theo từng Bên mua 84

33.3 Theo dõi và xử lý các Phiếu ghi có 85

Điều 34 Thu nợ từ Bên mua hàng 86

34.1 Đôn đốc thu nợ khi đến hạn 86

34.2 Bên mua thanh toán 87

34.3 Chuyển tiền cho Bên bán 87

Điều 35 Thanh toán bảo đảm rủi ro tín dụng Bên mua 88

Trang 8

35.2 Thanh toán BĐRRTD Bên mua 88

35.3 Chuyển tiền cho Bên bán 89

Điều 36 Xử lý tranh chấp thương mại giữa Bên bán và Bên mua 89

36.3 Thu hồi khoản ứng trước 92

37.1 Phí CN quản lý Bên bán hưởng 93

37.2 Phí CN quản lý Bên mua hưởng 93

Điều 38 Điều chỉnh hoặc chấm dứt Mức BĐRRTD Bên mua và chấm dứt cung cấp dịch vụ BTT trong nước 94

38.1 CN quản lý Bên mua điều chỉnh hoặc chấm dứt Mức BĐRRTD Bên mua 94

38.2 CN quản lý Bên bán chấm dứt cung cấp dịch vụ BTT trong nước cho Bên bán 94

CHƯƠNG IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH 96

Điều 39 Hiệu lực thi hành 96

Điều 40 Hướng dẫn thực hiện và thi hành 96

Trang 9

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ BAO THANH TOÁN CỦA NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM

(Ban hành kèm theo Quyết định số 243/QĐ-NHNT.THTT ngày 22/07/2008 của

Tổng giám đốc Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam)

Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Đối tượng và phạm vi áp dụng

Quy trình nghiệp vụ bao thanh toán tại Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam dưới đây gọi tắt là Quy trình

Quy trình này quy định về nguyên tắc và kỹ thuật xử lý nghiệp vụ bao thanh toán xuất

- nhập khẩu và trong nước của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (NHNT), bao gồm Hội sở chính, Sở giao dịch và các Chi nhánh

Trang 10

- P.QLRR : Phòng Quản lý rủi ro tín dụng tại HSC

- CTQ : Cấp có thẩm quyền

- TTV : Thanh toán viên

2.2 Cụm từ

(i) Bao thanh toán: là việc bên bán/xuất khẩu (sau đây gọi tắt là bên bán) hoặc ĐL BTT của bên bán chuyển nhượng cho NHNT tất cả các quyền và lợi ích liên quan tới những khoản phải thu có thời hạn thanh toán dưới 180 ngày của bên bán để được NHNT và ĐLBTT của NHNT cung cấp tối thiểu hai trong số các dịch vụ chủ yếu của bao thanh toán:

a) Theo dõi các khoản phải thu của bên bán;

b) Ứng trước cho bên bán một phần giá trị khoản phải thu;

(iii) Bao thanh toán trong nước là dịch vụ bao thanh toán dựa trên hợp đồng mua bán hàng, trong đó bên bán và bên mua đều là người cư trú theo quy định của pháp luật Trong phạm vi Quy trình này, các đơn vị tham gia cung cấp dịch vụ BTT đều là các chi nhánh thuộc hệ thống NHNT Trường hợp có sự tham gia cung cấp dịch vụ BTT của các tổ chức tín dụng khác, việc cung cấp dịch vụ bao

Trang 11

thanh toán trong nước sẽ được thực hiện theo thoả thuận cụ thể giữa NHNT và

(vi) Rủi ro tín dụng ĐLBTT bên mua: là rủi ro ĐLBTT bên mua bị phá sản/mất khả năng thanh toán/không thanh toán khoản bảo đảm rủi ro tín dụng bên mua cho

ĐL BTT bên bán

(vii) Chứng từ bán hàng: là các chứng từ liên quan đến việc giao hàng và việc yêu cầu thanh toán của bên bán đối với bên mua trên cơ sở hợp HĐTM (Điều 4, mục 8, QC 1096)

(viii) Tranh chấp thương mại: là bất kỳ sự mâu thuẫn nào giữa bên bán và bên mua hoặc bên thứ ba khiến cho bên mua không đồng ý nhận hàng/chấp nhận khoản phải thu hoặc đưa ra lý do nhằm từ chối thanh toán hoặc trì hoãn việc thanh toán đủ 100% trị giá khoản phải thu của bên bán đối với bên mua khi khoản phải thu đó đến hạn thanh toán (GRIF)

(ix) Đại lý BTT: là các định chế tài chính trong nước và nước ngoài ký kết thoả thuận đại lý với NHNT để cùng cung cấp dịch vụ bao thanh toán

(x) Cấp có thẩm quyền: Cấp được quyền duyệt giao dịch bao gồm Lãnh đạo Chi nhánh, Lãnh đạo Phòng

(xi) Điện EDIFACT là các điện lập trên hệ thống edifactoring.com, chứa thông tin trao đổi có giá trị chính thức giữa các Đại lý BTT thuộc Hiệp hội bao thanh toán quốc tế (FCI)

Điều 3 Luật áp dụng

Hoạt động BTT của NHNT phải tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam, các quy định, thông lệ quốc tế của các Tổ chức bao thanh toán quốc tế mà NHNT tham gia cũng như các quy định nội bộ khác có liên quan của NHNT, theo nguyên tắc sau đây:

Trang 12

3.1 Áp dụng các điều ước quốc tế về bao thanh toán mà nước CHXHCN Việt Nam

ký kết hoặc tham gia trong trường hợp các điều ước quốc tế đó có quy định khác với quy định của pháp luật Việt Nam

3.2 Tuân thủ các quy định, thông lệ quốc tế của các Tổ chức bao thanh toán quốc tế mà

NHNT tham gia nếu các quy định, thông lệ đó không trái với pháp luật Việt Nam

3.3 Tuân thủ các quy định nội bộ khác có liên quan của NHNT

Điều 4 Thẩm quyền và trách nhiệm của các bộ phận trong hoạt động BTT

4.1 Bộ phận đầu mối bao thanh toán tại HSC

(i) Có thể biên chế thành phòng độc lập hoặc trực thuộc phòng chức năng theo sự

phân công của Ban Lãnh Đạo

(ii) Là đầu mối thực hiện các giao dịch liên quan đến ĐLBTT, bao gồm:

a) Ký kết thoả thuận ĐLBTT với các đại lý BTT;

b) Lựa chọn ĐLBTT bên mua và đề xuất Phòng QHNHĐL cấp hạn mức tín dụng ĐLBTT bên mua trong trường hợp cần thiết;

c) Tác nghiệp toàn bộ giao dịch với ĐLBTT liên quan đến hoạt động BTT của NHNT;

d) Phối hợp với ĐLBTT, Chi nhánh và các bộ phận liên quan để giải quyết những vấn đề phát sinh

(iii) Quản trị các hệ thống giao dịch BTT với các ĐLBTT

4.2 Phòng Quan hệ ngân hàng đại lý tại HSC

(i) Đề xuất, cấp hạn mức ĐLBTT bên mua;

(ii) Định kỳ hàng năm rà soát, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hạn mức ĐLBTT bên mua

và thông báo cho bộ phận đầu mối tác nghiệp BTT về kết quả rà soát, gia hạn, sửa đổi, bổ sung đó

4.3 Phòng Tổng hợp thanh toán tại HSC

(i) Nghiên cứu, xây dựng và sửa đổi quy trình hoạt động BTT tại NHNT;

(ii) Xây dựng sản phẩm BTT mới;

(iii) Tập huấn cho toàn hệ thống NHNT về quy trình nghiệp vụ BTT và những sản phẩm BTT mới;

Trang 13

(iv) Làm đầu mối giao dịch với các Tổ chức bao thanh toán mà NHNT là thành viên

4.4 Phòng Quản lý rủi ro tín dụng tại HSC

Thẩm định rủi ro, cấp, rà soát, sửa đổi, bổ sung giới hạn bao thanh toán, hạn mức bao thanh toán cho khách hàng theo phân cấp thẩm quyền

(iv) Thông báo cho bộ phận tác nghiệp BTT về các quyết định cấp, rà soát, sửa đổi,

bổ sung, tình hình sử dụng giới hạn BTT và hạn mức BTT của khách hàng; (v) Theo dõi và quản lý tình hình khách hàng BTT theo phân cấp thẩm quyền; (vi) Phối hợp với các bộ phận có liên quan để xử lý các vấn đề phát sinh có liên quan đến nghiệp vụ BTT

4.7 Bộ phận tác nghiệp bao thanh toán

(i) Có thể biên chế thành phòng độc lập hoặc trực thuộc phòng Kế toán-Thanh toán tuỳ theo sự phân công của Giám đốc Chi nhánh

(ii) Sử dụng Giới hạn bao thanh toán, hạn mức bao thanh toán và hạn mức ĐLBTT bên mua được cấp

(iii) Tác nghiệp BTT cho các khách hàng trong phạm vi được uỷ quyền, bao gồm:

Trang 14

a) Xác định mức ứng trước BTT cho Bên bán, mức bảo đảm rủi ro tín dụng Bên mua, phí, lãi suất ứng trước BTT;

b) Soạn thảo Thông báo cung cấp dịch vụ BTT gửi khách hàng;

c) Xử lý giao dịch theo quy định

Điều 5 Quyền hạn và trách nhiệm của CTQ, KSV và TTV

(ii) Duyệt hoặc uỷ quyền duyệt giao dịch;

(iii) Chịu trách nhiệm cuối cùng về các hồ sơ, giao dịch đã được mình ký duyệt; (iv) Giải quyết các vướng mắc, khiếu nại phát sinh trong quá trình xử lý nghiệp vụ tại đơn vị;

(v) Phổ biến và tổ chức thực hiện, giám sát việc thực hiện các chế độ, quy định, văn bản liên quan đến bao thanh toán

5.2 Lãnh đạo phòng/bộ phận

Trong thẩm quyền và hạn mức được giao, Lãnh đạo phòng/bộ phận có quyền hạn và trách nhiệm như sau:

(i) Kiểm tra, kiểm soát, ký duyệt các hồ sơ, chứng từ do TTV/KSV trình;

(ii) Trả lại TTV hồ sơ chưa hợp lệ; chuyển hồ sơ chứng từ đến Lãnh đạo chi nhánh

ký duyệt trong trường hợp vượt thẩm quyền;

(iii) Chịu trách nhiệm cuối cùng về các hồ sơ, giao dịch đã được mình ký duyệt; (iv) Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý toàn bộ các nghiệp vụ và giải quyết mọi thắc mắc phát sinh trong thẩm quyền Đối với các trường hợp vượt thẩm quyền, các vướng mắc không xử lý được, kịp thời báo cáo và có ý kiến đề xuất trình Lãnh đạo chi nhánh xem xét quyết định;

(v) Hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ theo đúng Quy trình;

Trang 15

(vi) Theo dõi việc thực hiện các chế độ, quy định, văn bản liên quan đến bao thanh toán

5.3 Kiểm soát viên

Trong thẩm quyền và hạn mức được giao, Kiểm soát viên có quyền hạn và trách nhiệm như sau:

(i) Kiểm tra, ký kiểm soát hồ sơ, chứng từ trong phạm vi được uỷ quyền;

(ii) Trả lại TTV hồ sơ chưa hợp lệ; kiểm tra, chuyển hồ sơ chứng từ đến Lãnh đạo phòng/bộ phận trong trường hợp vượt thẩm quyền;

(iii) Ký duyệt trên chứng từ và trên máy các giao dịch hạch toán trong phạm vi được

uỷ quyền, ký kiểm soát và chuyển chứng từ đến Lãnh đạo phòng/bộ phận trong trường hợp vượt thẩm quyền;

(iv) Chịu trách nhiệm cuối cùng về các hồ sơ, giao dịch mình đã ký duyệt;

(v) Tuân thủ các hướng dẫn nghiệp vụ

5.4 Thanh toán viên

TTV có quyền hạn và trách nhiệm như sau:

(i) Xử lý kịp thời các giao dịch theo đúng Quy trình và trong phạm vi quyền hạn

và trách nhiệm được giao theo phân công của CTQ;

(ii) Chịu trách nhiệm về các giao dịch do mình thực hiện;

(iii) Trình CTQ duyệt giao dịch, xuất trình kèm toàn bộ hồ sơ liên quan; có ý kiến

đề xuất, nêu rõ các tình hình đặc biệt (nếu có) khi trình CTQ xem xét, ký duyệt; báo cáo CTQ kịp thời về các vướng mắc phát sinh không xử lý được;

(iv) Thực hiện kiểm tra, đối chiếu các giao dịch đã thực hiện trong ngày; phát hiện các sai sót và khắc phục kịp thời hoặc trình CTQ giải quyết;

(v) Chuyển hồ sơ, chứng từ đến khách hàng và/hoặc đến các bộ phận nghiệp vụ khác có liên quan;

(vi) Lưu hồ sơ, bảo quản hồ sơ, lưu trữ các báo cáo theo quy định lưu trữ chứng từ hiện hành

Trang 16

Điều 6 Quy định về giới hạn, hạn mức bao thanh toán

6.1 Giới hạn bao thanh toán là mức rủi ro tối đa mà NHNT sẵn sàng chấp nhận khi

cung cấp dịch vụ bao thanh toán cho một bên bán hoặc đảm bảo rủi ro tín dụng đối với một bên mua

6.2 Giới hạn bao thanh toán là một bộ phận của giới hạn tín dụng và có thể chia sẻ

được với các giới hạn khác

6.3 Giới hạn bao thanh toán được chia thành hai bộ phận: Hạn mức bao thanh toán

bên bán và hạn mức bao thanh toán bên mua

6.4 Hạn mức bao thanh toán bên bán: là tổng dư nợ tối đa mà NHNT ứng trước cho

bên bán được NHNT bao thanh toán tại một thời điểm nhất định

6.5 Hạn mức bao thanh toán bên mua: là tổng số dư tối đa các khoản phải thu mà

NHNT bảo đảm rủi ro tín dụng cho bên mua tại một thời điểm nhất định

6.6 Hạn mức Đại lý BTT bên mua: là tổng số dư tối đa của các khoản phải thu mà

NHNT sẵn sàng bảo đảm rủi ro tín dụng cho Đại lý BTT bên mua tại một thời điểm nhất định

6.7 Hạn mức Đại lý BTT bên mua nằm trong giới hạn tín dụng mà NHNT cấp cho

định chế tài chính là Đại lý BTT bên mua

Điều 7 Quy định về các văn bản pháp lý trong một giao dịch bao thanh toán

7.1 Hợp đồng cung cấp và sử dụng dịch vụ bao thanh toán

(i) Là văn bản ký kết giữa NHNT và bên bán, trong đó thoả thuận về các nguyên tắc chung được sử dụng khi NHNT cung cấp dịch vụ bao thanh toán cho bên bán, quyền hạn và trách nhiệm của các bên trong giao dịch bao thanh toán Nội dung của Hợp đồng cung cấp và sử dụng dịch vụ BTT được quy định tại Phụ lục 5 của Quy trình này

(ii) Bộ phận QHKH chịu trách nhiệm đại diện cho NHNT thực hiện các thủ tục ký kết Hợp đồng cung cấp và sử dụng dịch vụ BTT với Bên bán và đảm bảo các chữ ký trên Hợp đồng phải là của người đại diện hợp pháp của Bên bán theo quy định của pháp luật

(iii) Sau khi ký kết Hợp đồng, NHNT bảo lưu quyền từ chối cung cấp dịch vụ BTT cho bên bán căn cứ trên cơ sở xem xét từng trường hợp giao dịch cụ thể Do

Trang 17

vậy, trước khi ký kết Hợp đồng, bên bán có thể chưa được cấp HMBTT tại NHNT Tuy nhiên, trong quá trình đàm phán mà đánh giá được bên bán có tiềm năng hoặc nhu cầu sử dụng các dịch vụ cần sử dụng HMBTT, việc thẩm định

để xác định HMBTT cho bên bán phải được tiến hành không chậm trễ sau khi

ký kết Hợp đồng để bảo đảm kịp thời đáp ứng nhu cầu của bên bán

7.2 Bản chấp nhận thanh toán

(i) Bản chấp nhận thanh toán là văn bản điều chỉnh mối quan hệ giữa NHNT và bên mua khi NHNT cung cấp cho bên bán dịch vụ bảo đảm rủi ro tín dụng bên mua (ii) Bản chấp nhận thanh toán do bên mua ký phát, theo mẫu của NHNT và được NHNT xác nhận, trong đó nêu rõ việc bên mua chấp nhận NHNT là chủ nợ hợp pháp duy nhất của toàn bộ các khoản phải thu của bên bán phát sinh từ Hợp đồng mua bán hàng hoá với bên mua được NHNT bao thanh toán Đồng thời, bên mua cam kết thanh toán các khoản phải thu đó cho NHNT thay vì thanh toán trực tiếp cho bên bán hay bất kỳ bên thứ ba nào khác

(iii) Việc sửa đổi, bổ sung bản chấp nhận thanh toán được thực hiện trên cơ sở thống nhất ý kiến giữa hai bên

7.3 Thoả thuận đại lý

7.3.1 Ký kết thoả thuận đại lý với Đại lý BTT

(i) Thoả thuận chung

a) Thoả thuận Đại lý BTT chung: là văn bản ký kết giữa NHNT và Đại lý BTT nhằm điều chỉnh mối quan hệ giữa NHNT và Đại lý BTT đó trong quá trình cung cấp dịch vụ bao thanh toán cho khách hàng

b) Thoả thuận đại lý chỉ có hiệu lực khi thoả mãn đầy đủ các tiêu chí sau:

• Nêu tên pháp lý đầy đủ của hai ĐLBTT ký thoả thuận

• Nêu được các thoả thuận về việc cung cấp dịch vụ bao thanh toán giữa hai đại lý với nhau Các thoả thuận này không được trái với pháp luật Việt Nam và/hoặc trái với quy định mà hai bên thống nhất tuân thủ

• Có chữ ký của đại diện có thẩm quyền của hai đại lý

(ii) Thoả thuận Đại lý đặc biệt

Trang 18

a) Thoả thuận Đại lý đặc biệt: là thoả thuận đặc biệt giữa NHNT và ĐLBTT

để phối hợp cung cấp dịch vụ BTT đặc biệt cho những đối tượng khách hàng cụ thể

b) Thoả thuận này chỉ có hiệu lực đối với những khách hàng cụ thể được nêu trong thoả thuận

(iii) Điều kiện đối với các Đại lý được NHNT ký kết thoả thuận

a) Không bị cấm vận hoặc hoạt động tại thị trường đang nằm trong danh sách cấm vận của Liên Hợp Quốc

b) Không nằm trong danh sách những công ty/ngân hàng có hành vi rửa tiền c) Không nằm trong danh sách những đại lý bị các tổ chức bao thanh toán quốc tế mà NHNT tham gia cảnh báo

7.3.2 Lựa chọn, cấp hạn mức bảo đảm rủi ro tín dụng ĐL BTT

(i) NHNT chỉ thực hiện giao dịch bao thanh toán với các Đại lý BTT mà NHNT đã

ký kết thoả thuận Đại lý BTT

(ii) NHNT xét cấp hạn mức Đại lý BTT bên mua định kỳ hàng năm hoặc đột xuất khi có nhu cầu

Điều 8 Quy định về trích lập dự phòng rủi ro Bao thanh toán

NHNT thực hiện việc phân loại, trích lập và sử dụng dự phòng để xử lý rủi ro bao thanh toán theo quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và văn bản hướng dẫn của NHNT từng thời kỳ

8.1 Đối với dịch vụ bảo đảm rủi ro tín dụng bên mua: NHNT thực hiện việc phân

loại, trích lập và sử dụng dự phòng để xử lý rủi ro cho khoản bảo đảm rủi ro tín dụng bên mua theo các nguyên tắc, quy định cho hoạt động bảo lãnh của NHNT

8.2 Đối với dịch vụ bao thanh toán cho bên bán: NHNT thực hiện việc phân loại,

trích lập và sử dụng dự phòng để xử lý rủi ro cho khoản ứng trước bao thanh toán mà NHNT cấp cho bên bán theo các nguyên tắc, quy định cho hoạt động cho vay của NHNT

Trang 19

Điều 9 Quy định về phí bao thanh toán

(ii) Phí xử lý hoá đơn

a) Phí xử lý hoá đơn là khoản phí NHNT thu từ Bên XK, tính trên cơ sở số lượng các hoá đơn và Phiếu ghi có được NHNT bao thanh toán trong khoảng thời gian tính phí

b) Mức phí thu được xác định theo Biểu phí và lãi suất bao thanh toán của NHNT tại thời điểm ký HĐBTT hoặc thời điểm NHNT thông báo cung cấp dịch vụ BTT

(iii) Phí bảo đảm rủi ro tín dụng ĐLBTTNK

XK, tính trên cơ sở tổng giá trị các khoản phải thu được NHNT bảo đảm rủi ro tín dụng ĐLBTTNK trong khoảng thời gian tính phí

b) Mức phí thu được xác định theo Biểu phí và lãi suất bao thanh toán của NHNT tại thời điểm ký NHNT thông báo cung cấp dịch vụ BTT

9.1.2 Phí ĐLBTTNK hưởng

(i) Phí thu nợ

a) Phí thu nợ là khoản phí ĐLBTTNK thu, tính trên cơ sở tổng giá trị các khoản phải thu được ĐLBTTNK thu nợ từ Bên NK trong khoảng thời gian tính phí

ĐLBTTNK theo chỉ thị

Trang 20

c) Mức phí thu được xác định theo thông báo phí của ĐLBTTNK

trên cơ sở tổng giá trị các khoản phải thu được ĐLBTTNK bảo đảm rủi ro tín dụng Bên NK trong khoảng thời gian tính phí

a) Phí bảo đảm rủi ro tín dụng Bên NK là khoản phí NHNT thu, tính trên cơ

sở tổng giá trị các khoản phải thu được NHNT bảo đảm rủi ro tín dụng Bên NK trong khoảng thời gian tính phí

cho NHNT theo chỉ thị

c) Mức phí thu được xác định theo Biểu phí và lãi suất bao thanh toán của NHNT tại thời điểm NHNT thông báo chính thức cung cấp dịch vụ

9.3 Trường hợp Bao thanh toán trong hệ thống NHNT

9.3.1 Phí CN quản lý Bên bán hưởng

(i) Phí quản lý

Trang 21

a) Phí quản lý là khoản phí CN quản lý Bên bán thu từ Bên bán, tính trên cơ

sở tổng giá trị các khoản phải thu được NHNT bao thanh toán trong khoảng thời gian tính phí

b) Mức phí thu được xác định theo Biểu phí và lãi suất bao thanh toán của NHNT tại thời điểm ký HĐBTT hoặc thời điểm NHNT thông báo cung cấp dịch vụ BTT

a) Phí xử lý hoá đơn là khoản phí CN quản lý Bên bán thu từ Bên bán, tính trên cơ sở số lượng các hoá đơn và Phiếu ghi có được NHNT bao thanh toán trong khoảng thời gian tính phí

b) Mức phí thu được xác định theo Biểu phí và lãi suất bao thanh toán của NHNT tại thời điểm ký HĐBTT hoặc thời điểm NHNT cung cấp dịch vụ BTT

9.3.2 Phí CN quản lý Bên mua hưởng

(i) Phí thu nợ

a) Phí thu nợ là khoản phí CN quản lý Bên mua thu, tính trên cơ sở tổng giá trị các khoản phải thu được CN quản lý Bên mua thu nợ từ Bên mua trong khoảng thời gian tính phí

thanh toán cho CN quản lý Bên mua

c) Mức phí thu được xác định theo Biểu phí và lãi suất bao thanh toán của NHNT tại thời điểm CN quản lý Bên mua thông báo chính thức cung cấp dịch vụ

(ii) Phí bảo đảm rủi ro tín dụng Bên mua

thu, tính trên cơ sở tổng giá trị các khoản phải thu được CN quản lý Bên mua bảo đảm rủi ro tín dụng Bên mua trong khoảng thời gian tính phí

thanh toán cho CN quản lý Bên mua

Trang 22

c) Mức phí thu được xác định theo Biểu phí và lãi suất bao thanh toán của NHNT tại thời điểm CN quản lý Bên mua thông báo chính thức cung cấp dịch vụ

Điều 10 Luân chuyển và lưu giữ hồ sơ chứng từ

10.1 Luân chuyển hồ sơ chứng từ

(i) Các bộ phận và các Chi nhánh được sử dụng fax và email để luân chuyển hồ sơ, giấy tờ và xử lý giao dịch dựa trên chứng từ fax hoặc email trừ các trường hợp quy định cụ thể trong Quy trình

(ii) Việc luân chuyển hồ sơ, giấy tờ bằng fax hoặc email phải được thực hiện ngay trong ngày

(iii) Trường hợp phải luân chuyển bản gốc hồ sơ, giấy tờ để lưu giữ theo quy định, phải thực hiện việc luân chuyển cho đơn vị nhận theo đường văn thư chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo

10.2 Lưu giữ hồ sơ chứng từ

10.2.1 Trường hợp NHNT là ĐLBTTXK/Tại CN quản lý Bên bán

(i) Tại Bộ phận tác nghiệp BTT, lưu giữ tối thiểu các loại giấy tờ sau:

a) Hồ sơ bao thanh toán

• Yêu cầu cung cấp dịch vụ của Bên bán (bản gốc) và các giấy tờ kèm theo;

• Hợp đồng cung cấp và sử dụng dịch vụ bao thanh toán (bản gốc);

• Thông báo HMBTT của Bên bán do P.QHKH lập (bản gốc);

• Thông báo cung cấp dịch vụ BTT do BP tác nghiệp BTT lập (bản gốc);

• Báo cáo đề xuất cung cấp dịch vụ (bản gốc) và các giấy tờ kèm theo b) Hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu

• Giấy chuyển nhượng khoản phải thu (bản gốc);

• Hoá đơn thương mại (bản sao);

• Bộ chứng từ giao hàng (bản sao);

• Biên bản giao nhận chứng từ (bản gốc);

Trang 23

• Báo cáo kiểm tra chứng từ bao thanh toán (bản gốc);

• Các Phiếu ghi có, Thông báo thanh toán gián tiếp, Thông báo tranh chấp liên quan (bản gốc, nếu có)

(ii) Tại Bộ phận Quản lý nợ, lưu giữ tối thiểu các giấy tờ sau:

a) Hồ sơ ứng trước bao thanh toán

• Hợp đồng cung cấp và sử dụng dịch vụ bao thanh toán (bản gốc);

• Thông báo cung cấp dịch vụ BTT do BP tác nghiệp BTT lập (bản gốc);

• Báo cáo đề xuất cung cấp dịch vụ (bản sao);

• Thông báo tác nghiệp: Thông tin về HĐBTT có ứng trước do Bộ phận tác nghiệp BTT lập (bản gốc)

b) Chứng từ rút vốn ứng trước

• Yêu cầu mở tài khoản ứng trước BTT do Bộ phận tác nghiệp BTT lập (bản sao đã có xác nhận của bộ phận QLN);

• Giấy nhận nợ của Bên bán (bản gốc);

• Và các giấy tờ khác có liên quan (nếu có)

(iii) Tại bộ phận Kế toán/Kho quỹ, lưu giữ tối thiểu các giấy tờ sau:

a) Chứng từ rút vốn ứng trước

• Yêu cầu mở tài khoản ứng trước BTT (bản gốc đã có xác nhận của bộ phận QLN);

• Giấy nhận nợ của Bên bán (bản gốc);

• Ủy nhiệm chi (bản gốc);

• Và các giấy tờ khác có liên quan (nếu có)

(iv) Tại Bộ phận đầu mối BTT tại HSC, lưu giữ tối thiểu các giấy tờ sau:

• Yêu cầu thẩm định Bên NK do Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN lập (bản gốc);

• Yêu cầu cung cấp dịch vụ của Bên bán (bản sao);

• Các thư và điện trao đổi với ĐLBTT có liên quan

Trang 24

b) Hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu

• Thông báo khoản phải thu được chuyển nhượng do BP tác nghiệp BTT tại CN lập (bản gốc);

• Hoá đơn thương mại (bản sao);

• Các thư và điện trao đổi với ĐLBTT có liên quan

10.2.2 Trường hợp NHNT là ĐLBTTNK/Tại CN quản lý Bên mua

(i) Tại Bộ phận tác nghiệp BTT, lưu giữ tối thiểu các giấy tờ sau:

• Thông báo yêu cầu thẩm định bên NK/Yêu cầu thẩm định Bên mua do

Bộ phận đầu mối BTT/CN quản lý Bên bán lập (bản gốc);

• Phiếu cung cấp thông tin do Bên mua lập (bản gốc);

• Thông báo HMBTT của Bên mua do P.QHKH lập (bản gốc);

• Báo cáo đề xuất cung cấp dịch vụ Bảo đảm rủi ro tín dụng Bên mua (bản gốc);

• Chấp nhận thanh toán của Bên mua (bản gốc)

b) Hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu

• Thông báo khoản phải thu chuyển nhượng do Bộ phận đầu mối BTT tại HSC/CN quản lý Bên bán lập (bản gốc);

• Thông báo về khoản phải thu (bản gốc đã có xác nhận của Bên mua);

(ii) Tại Bộ phận đầu mối BTT tại HSC, lưu giữ tối thiểu các giấy tờ sau:

• Thông báo kết quả thẩm định Bên NK do BP tác nghiệp BTT tại CN lập (bản gốc);

• Các thư và điện trao đổi với ĐLBTT liên quan

b) Hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu: Thư và điện trao đổi với ĐLBTT

Trang 25

Chương II QUY TRÌNH BAO THANH TOÁN XUẤT NHẬP KHẨU Mục 1 NHNT LÀ ĐẠI LÝ BAO THANH TOÁN XUẤT KHẨU

Điều 11 Quyết định cung cấp dịch vụ bao thanh toán xuất khẩu

11.1 Hồ sơ yêu cầu cung cấp dịch vụ bao thanh toán xuất khẩu

Hồ sơ yêu cầu cung cấp dịch vụ bao thanh toán xuất khẩu gồm có:

(i) Yêu cầu cung cấp dịch vụ bao thanh toán (Phụ lục 1): 01 bản gốc;

ký hoặc dự kiến ký): 01 bản sao có chữ ký xác nhận của đại diện hợp pháp của Bên XK;

tháng: 01 bản sao có chữ ký xác nhận của đại diện hợp pháp của Bên XK; trong trường hợp Bên XK và Bên NK đã có quan hệ thương mại

11.2 Kiểm tra các điều kiện tác nghiệp

Thực hiện: Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN

Khi nhận được yêu cầu của Bên XK, kiểm tra các điều kiện sau:

(i) Khoản phải thu có thể bao thanh toán được

a) Khoản phải thu được phép chuyển nhượng theo quy định của pháp luật và Hợp đồng/thoả thuận mua bán giữa bên XK và Bên NK không cấm chuyển nhượng khoản phải thu

b) Bên NK sẽ thanh toán vô điều kiện: Hợp đồng/thoả thuận mua bán giữa Bên XK và Bên NK không quy định các điều kiện bán hàng đặc biệt như

“hàng không bán được có thể trả lại”, “chỉ thanh toán khi hàng hoá được lắp đặt và chạy thử đạt yêu cầu” Trách nhiệm của Bên XK được coi là hoàn thành vào thời điểm giao hàng

c) Hợp đồng/thoả thuận mua bán giữa Bên XK và Bên NK quy định phương thức thanh toán là trả chậm

d) Thời hạn thanh toán quy định trong Hợp đồng/thoả thuận mua bán giữa Bên XK và Bên NK không vượt quá 180 ngày kể từ một ngày xác định nêu trong Hợp đồng/thoả thuận mua bán

Trang 26

(ii) Chất lượng các khoản phải thu (trong quá khứ) tốt

a) Số lượng và giá trị các khoản phải thu khó đòi không vượt quá mức trung bình của thị trường nhập khẩu (đánh giá trên cơ sở số liệu trong thời gian tối thiểu là 12 tháng)

b) Lịch sử giao dịch của Bên XK với Bên NK cho thấy số lượng và giá trị các khoản giảm trừ (giảm giá bán do chất lượng hàng hoá, mua bán hai chiều, chính sách chiết khấu thương mại và chiết khấu tài chính, thoả thuận chia

sẻ chi phí quảng cáo…) không vượt quá mức trung bình của thị trường nhập khẩu

11.3 Thẩm định Bên nhập khẩu thông qua Đại lý bao thanh toán nhập khẩu

11.3.1 Xác định Mức yêu cầu BĐRRTD BNK, Mức yêu cầu BĐRRTD ĐLBTTNK

a) Yêu cầu của khách hàng;

b) Mức BĐRRTD BNK tham khảo (CL)

trung bình trong một tháng (dự kiến trong vòng 12 tháng tới, có tính đến yếu tố mùa vụ của mặt hàng), điều kiện thanh toán (số ngày trả chậm) của giao dịch giữa Bên XK và bên NK tương ứng

Trang 27

- T là doanh số xuất khẩu theo tháng (có tính đến yếu tố mùa vụ

của mặt hàng)

- D là số ngày trả chậm

- 1.5 là hệ số dự phòng cho trường hợp doanh số xuất khẩu thực tế

phát sinh cao hơn dự kiến

định Mức yêu cầu BĐRRTD ĐLBTTNK bằng Mức yêu cầu BĐRRTD BNK

ĐLBTTNK; gửi Yêu cầu thẩm định Bên mua (Phụ lục 2A) cho Bộ phận đầu

mối BTT tại HSC

11.3.2 Yêu cầu ĐLBTTNK thẩm định Bên NK

Thực hiện: Bộ phận đầu mối BTT tại HSC

Khi nhận được yêu cầu từ CN, thực hiện các công việc sau:

(i) Lựa chọn Đại lý bao thanh toán nhập khẩu phù hợp;

dịch vụ BĐRRTD ĐLBTNK

a) Kiểm tra các thông tin cần cung cấp cho ĐLBTTNK theo quy định của FCI Trong trường hợp các thông tin chưa đầy đủ, yêu cầu CN bổ sung b) Lập điện EDIFACT # 1 và # 2 gửi cho ĐLBTTNK đã chọn

a) Hàng ngày theo dõi điện trả lời từ ĐLBTTNK Khi nhận được điện trả lời EDIFACT # 3 từ ĐLBTTNK, lập Thông báo kết quả thẩm định Bên mua

(Phụ lục 4A) gửi Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN

b) Trường hợp quá 10 ngày làm việc theo quy định của GRIF mà ĐLBTTNK chưa gửi điện trả lời, lập điện EDIFACT # 2 để nhắc nhở ĐLBTTNK

11.4 Đề xuất cung cấp dịch vụ bao thanh toán xuất khẩu

Trang 28

11.4.1 Xác định Mức ứng trước

(i) Điều kiện cung cấp dịch vụ ứng trước bao thanh toán

a) Bên XK có yêu cầu sử dụng dịch vụ ứng trước bao thanh toán;

b) Hạn mức BTT Bên bán còn được sử dụng;

c) Tối đa 90% Mức BĐRRTD BNK do ĐLBTTNK cấp

trình bày tại Điều 11.4.1 (i) phải được Lãnh đạo chi nhánh phê duyệt

11.4.2 Xác định mức phí BTT

Căn cứ kết quả thẩm định, đề xuất mức phí BTT của NHNT (phí quản lý, phí xử lý hoá đơn) và lãi suất ứng trước

11.4.3 Lập Báo cáo đề xuất cung cấp dịch vụ BTT

(i) TTV chịu trách nhiệm lập Báo cáo đề xuất cung cấp dịch vụ BTT (Phụ lục 3A)

hồ sơ liên quan để phê duyệt

11.5 Soạn thảo Thông báo cung cấp dịch vụ BTT

BTT (Phụ lục 6A) trình CTQ ký, gửi cho Bên XK trong đó nêu rõ các điều kiện

sử dụng dịch vụ BTT đã được CTQ duyệt

nhắc và xin ý kiến chấp thuận của CTQ về việc đàm phán lại với Bên xuất khẩu

Trang 29

(iii) Trường hợp Bên XK chấp thuận các điều kiện sử dụng dịch vụ BTT đã được

phê duyệt, lập Yêu cầu chính thức cấp mức BĐRRTD Bên NK (Phụ lục 2B),

gửi Bộ phận đầu mối BTT tại HSC

BTT tại HSC cung cấp Sau khi Bên XK chuyển trả Thư thông báo có dấu và chữ ký của người đại diện hợp pháp của bên XK, gửi Thư thông báo cho Bên

NK (chi phí do Bên XK thanh toán)

11.6 Thông báo chính thức cho ĐLBTTNK

(i) Căn cứ yêu cầu của Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN, lập điện EDIFACT # 1 và điện EDIFACT # 5 yêu cầu ĐLBTTNK chính thức cấp Mức BĐRRTD cho Bên

b) Trường hợp các thông tin đều phù hợp, gửi cho Bộ phận tác nghiệp BTT

tại CN Thông báo kết quả thẩm định Bên mua (Phụ lục 4A) kèm mẫu Thư

thông báo và mẫu Điều khoản chuyển nhượng (in trên hoá đơn) của ĐLBTTNK để cung cấp cho Bên XK

11.7 Ghi nhập và giám sát dữ liệu

(i) Sau khi gửi Thông báo cung cấp dịch vụ BTTXK, ghi nhập dữ liệu cần thiết

có đầy đủ chữ ký của TTV và CTQ kèm các giấy tờ cần thiết gửi Bộ phận QLN yêu cầu ghi nhập dữ liệu liên quan đến chức năng Ứng trước (nếu có)

Thông báo tác nghiệp và các giấy tờ kèm theo

Trang 30

Điều 12 Nhận chuyển nhượng khoản phải thu

12.1 Hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu

Hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu gồm có các chứng từ sau:

(i) Giấy chuyển nhượng khoản phải thu (Phụ lục 8): 02 bản gốc có chữ ký của đại

diện hợp pháp của Bên XK;

sao để lưu tại NHNT Trong trường hợp Bên XK không thể xuất trình bản gốc

bộ chứng từ giao hàng, việc chấp nhận bản sao bộ chứng từ giao hàng do Bên

XK xuất trình phải được Lãnh đạo Chi nhánh quyết định

của đại diện hợp pháp của Bên XK Trường hợp Hợp đồng thương mại là Hợp đồng nguyên tắc áp dụng cho nhiều đơn hàng, TTV chỉ yêu cầu Bên XK cung cấp Hợp đồng thương mại trong lần chuyển nhượng đầu tiên, các lần tiếp theo TTV yêu cầu Bên XK cung cấp Cam kết không sửa đổi các điều khoản của Hợp đồng thương mại hoặc Bản sửa đổi Hợp đồng thương mại (nếu có);

(v) Tờ khai hải quan đối với hàng xuất khẩu: 01 bản sao;

12.2 Tiếp nhận hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu

Khi nhận hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu từ Bên XK, thực hiện các công việc sau:

(i) Kiểm tra loại chứng từ và số lượng chứng từ so với yêu cầu tại Điều 12.1;

bản gốc, chuyển trả 01 bản gốc cho Bên XK;

trong Hợp đồng thương mại hoặc Sửa đổi Hợp đồng thương mại ký giữa Bên

XK và Bên NK (nếu có);

Trang 31

12.3 Kiểm tra hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu

(i) Việc kiểm tra hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu phải được thực hiện nhanh nhất sau khi tiếp nhận hồ sơ chuyển nhượng, tối đa không quá 02 ngày làm việc

a) Kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ trong hồ sơ với các điều kiện của Thông báo cung cấp dịch vụ BTTXK của NHNT; HĐTM giữa Bên XK và Bên NK, Thông báo kết quả thẩm định chính thức Bên NK của Bộ phận đầu mối BTT và các quy định tại GRIF

b) Kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ với nhau về các nội dung: ngày, số tiền, loại tiền, số lượng hàng hoá, loại hàng hoá…

c) Việc kiểm tra phải được thực hiện bởi ít nhất 1 TTV và 1 KSV Các ý kiến

về khoản phải thu của TTV và KSV phải được thể hiện trên Báo cáo kiểm

tra chứng từ bao thanh toán (Phụ lục 10)

d) Sau khi thực hiện kiểm tra, phải đưa ra được kết luận về tình trạng của khoản phải thu liên quan để xử lý cho phù hợp (khoản phải thu nằm trong/ngoài Mức BĐRRTD BNK, khoản phải thu nằm ngoài phạm vi BĐRRTD BNK)

a) Hoá đơn thương mại phải in/dán điều khoản chuyển nhượng theo đúng yêu cầu của ĐLBTTNK;

b) Tên và địa chỉ Bên NK trên Hoá đơn thương mại phải chính xác so với Hợp đồng thương mại và so với Thông báo kết quả thẩm định chính thức Bên NK của Bộ phận đầu mối BTT;

c) Ngày phát hành hoá đơn phải cùng hoặc sau ngày giao hàng thực tế;

d) Số tiền, loại tiền, số lượng hàng hoá, loại hàng hoá và các điều khoản khác phải phù hợp với các quy định trong Hợp đồng thương mại;

e) Trên Hoá đơn thương mại phải ghi rõ điều kiện thanh toán (số ngày cụ thể

kể từ một ngày xác định VD: 30 ngày kể từ ngày phát hành hoá đơn thương mại) Điều kiện thanh toán phải phù hợp với quy định trong Hợp

Trang 32

đồng thương mại, Thông báo cung cấp dịch vụ BTT của NHNT và Thông báo kết quả thẩm định chính thức Bên NK của Bộ phận đầu mối BTT và quy định của GRIF;

12.4 Xử lý bộ chứng từ giao hàng đã kiểm tra

(i) Chứng từ phù hợp

Sau khi kiểm tra hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu theo quy định tại Điều 12.3 và kết luận chứng từ phù hợp, gửi chứng từ đi theo chỉ thị của Bên XK và thực hiện các công việc quy định tại Điều 12.5, 12.6 và 12.7

Sau khi kiểm tra hồ sơ chuyển nhượng khoản phải thu theo quy định tại Điều 12.3 và kết luận chứng từ không phù hợp do sai sót không thể sửa chữa hoặc Bên XK không thể sửa đổi/thay thế; thực hiện các công việc:

chứng từ trên Báo cáo kiểm tra khoản phải thu;

b) Gửi bộ chứng từ đi theo chỉ thị của Bên XK và thực hiện các công việc quy định tại Điều 12.5, 12.6 và 12.7

12.5 Xác nhận chuyển nhượng khoản phải thu

(i) Ký xác nhận Giấy chuyển nhượng khoản phải thu Lưu 01 bản gốc và chuyển trả 01 bản gốc cho Bên XK

(ii) Lập Thông báo chuyển nhượng khoản phải thu (Phụ lục 11A) gửi Bộ phận đầu

mối BTT tại HSC, kèm theo 01 bản sao Hoá đơn thương mại

12.6 Ghi nhập và giám sát dữ liệu

(i) Sau khi hoàn tất thủ tục nhận chuyển nhượng, ghi nhập dữ liệu cần thiết

Trang 33

12.7 Chuyển nhượng khoản phải thu cho ĐLBTTNK

(i) Lập điện EDIFACT # 9 trên edifactoring.com gửi ĐLBTTNK

Điều 13 Ứng trước

13.1 Kiểm tra các điều kiện ứng trước

Khi Bên XK có yêu cầu ứng trước cho khoản phải thu được chuyển nhượng, tiến hành kiểm tra các điều kiện ứng trước nêu trong HĐBTT, Thông báo cung cấp dịch vụ BTT của NHNT

13.2 Xác định số tiền ứng trước, ngày đến hạn, mức lãi suất

(i) Trường hợp Bên XK có yêu cầu được ứng trước, xác định số tiền ứng trước, ngày đến hạn, mức lãi suất cụ thể cho khoản phải thu khi nhận chuyển nhượng theo quy định dưới đây

a) Số tiền ứng trước được xác định bằng mức yêu cầu của Bên XK nhưng tối

đa không vượt quá số tiền bằng [(Giá trị khoản phải thu x Tỷ lệ ứng trước tối đa nêu trong Thông báo cung cấp dịch vụ BTT của NHNT) – Các khoản khấu trừ ước tính]

b) Các khoản khấu trừ ước tính bao gồm:

• Các khoản ghi có: do giảm giá hàng hoá, …

• Khấu trừ tài chính: Bên NK được khấu trừ một số tiền hoặc tỷ lệ nhất định trên giá trị khoản phải thu khi thanh toán trước hạn;

• Khấu trừ thương mại: Bên NK được khấu trừ một số tiền hoặc tỷ lệ nhất định khi khối lượng hàng hoá Bên NK mua trong một thời gian đạt mức đã thoả thuận trước;

Trang 34

• Khấu trừ khác: thương mại hai chiều, thoả thuận chia sẻ chi phí bán hàng…

c) Số tiền ứng trước xác định cho khoản phải thu không được vượt quá Mức ứng trước còn lại tại thời điểm xác định

Ngày đến hạn = Ngày đến hạn của khoản phải thu liên quan + 100 ngày

a) Áp dụng 2 mức lãi suất trong hạn như sau:

• Mức 1 được xác định theo Thông báo lãi suất của NHNT vào thời điểm ứng trước hoặc theo thoả thuận; áp dụng từ ngày tài khoản Bên

XK được ghi có đến ngày thứ 10 sau ngày đến hạn của khoản phải thu liên quan;

• Mức 2 được xác định bằng 120% lãi suất mức 1; áp dụng từ ngày thứ

11 đến ngày thứ 100 sau ngày đến hạn của khoản phải thu liên quan b) Lãi ứng trước được tính trên số ngày ứng trước thực tế: từ ngày tài khoản Bên XK được ghi có đến ngày khoản ứng trước được tất toán

(v) Sau khi CTQ phê duyệt số tiền ứng trước, ngày đến hạn, mức lãi suất áp dụng;

lập Thông báo ứng trước bao thanh toán (Phụ lục 12) gửi Bên XK

13.3 Hồ sơ xin rút vốn ứng trước

Hồ sơ xin rút vốn ứng trước gồm có:

(i) Thông báo ứng trước bao thanh toán do bộ phận tác nghiệp BTT lập;

13.4 Tiếp nhận và kiểm tra thủ tục rút vốn ứng trước

(i) Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN chịu trách nhiệm tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ xin rút vốn ứng trước của Bên XK

ngay

Trang 35

(iii) Trường hợp kết luận hồ sơ xin rút vốn ứng trước của Bên XK phù hợp, lập Yêu

cầu mở tài khoản ứng trước BTT (Phụ lục 14) và chuyển cùng hồ sơ cần thiết

sang bộ phận QLN để thực hiện mở tài khoản Lưu ý ký xác nhận ngày giờ chuyển giao hồ sơ

13.5 Thực hiện giải ngân

a) Hạch toán theo chỉ thị tại Uỷ nhiệm chi

b) Nội dung hạch toán:

Nợ TK 140503001 (Chi tiết theo Bên XK)

c) Chuyển chứng từ hạch toán đến bộ phận Kế toán/Kho quỹ để lưu giữ theo quy định của NHNT

13.6 Thu lãi ứng trước

(i) Lãi ứng trước được thu định kỳ hàng tháng bằng cách tự động trích nợ TK tiền gửi thanh toán của Bên XK theo thoả thuận tại HĐKH

đúng thoả thuận trong HĐKH Nội dung hạch toán:

Trang 36

Nợ TK tiền gửi thanh toán của Bên XK

để phát hiện lỗi, kịp thời điều chỉnh theo đúng quy định của NHNT

13.7 Tất toán khoản ứng trước

Thực hiện: - Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN

- Bộ phận QLN tại CN

(i) Bên XK yêu cầu hoàn trả khoản ứng trước

a) Khi Bên XK có yêu cầu hoàn trả khoản ứng trước, Bộ phận QLN tính toán

số tiền gốc và lãi chưa thu (nếu có) thông báo cho bộ phận tác nghiệp BTT; b) Bộ phận tác nghiệp BTT thực hiện tất toán khoản ứng trước tương ứng bằng nguồn tiền Bên XK chỉ định:

Nợ TK thích hợp (tiền mặt, tiền gửi…)

Có TK 140503001 (Chi tiết theo Bên XK)

Có TK 410101103

Có TK 460203001

: Số tiền ứng trước và lãi : Số tiền ứng trước : Số lãi trong kỳ chưa thu : Số lãi phạt (nếu có)

BĐRRTD ĐLBTTNK

a) Nhận được Báo Có từ Bộ phận đầu mối BTT tại HSC, Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN xác định đơn vị hưởng, đơn vị trả tiền, số hoá đơn liên quan, khoản ứng trước liên quan, số tiền báo có; đề nghị Bộ phận QLN tính toán

số tiền ứng trước và lãi chưa thu liên quan

b) Bộ phận QLN tính toán số tiền gốc và lãi chưa thu, thông báo cho bộ phận tác nghiệp BTT để hạch toán thu nợ

c) Nếu số tiền Báo Có lớn hơn số tiền gốc và lãi chưa thu, bộ phận tác nghiệp BTT thực hiện:

• Tất toán khoản ứng trước:

Trang 37

• Hạch toán số tiền chênh lệch theo quy định tại Điều 15.3 hoặc 16.4 hoặc 17.2 dưới đây

d) Nếu số tiền Báo Có nhỏ hơn số tiền gốc và lãi chưa thu, bộ phận tác nghiệp BTT thu hồi số tiền thiếu từ TK tiền gửi thanh toán của Bên XK:

Nợ TK (mã CN).270310018

Nợ TK tiền gửi thanh toán của Bên XK

Có TK 140503001 (Chi tiết theo Bên XK)

Có TK 410101103

Có TK 460203001

: Số tiền Báo Có : Số tiền còn thiếu : Số tiền ứng trước : Số lãi trong kỳ chưa thu : Số lãi phạt (nếu có)

Điều 14 Theo dõi khoản phải thu

14.1 Theo dõi khoản phải thu theo từng Bên XK

Thực hiện: - Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN

(i) Theo dõi hàng ngày các hạn mức BTT cấp cho Bên XK theo từng Bên NK (giá trị và thời hạn)

phải thu được BĐRRTD BNK, các khoản phải thu nằm ngoài Mức BĐRRTD BNK, số dư ứng trước

hình thanh toán các khoản phải thu đó gửi Bên XK (Phụ lục 15A)

14.2 Theo dõi khoản phải thu theo từng ĐLBTTNK

Thực hiện: - Bộ phận đầu mối BTT tại HSC

ĐLBTTNK thu nợ

Trang 38

(ii) Cuối ngày, tính toán số dư các khoản phải thu được chuyển nhượng, số dư các khoản phải thu được BĐRRTD BNK, các khoản phải thu nằm ngoài Mức BĐRRTD BNK, các khoản phải thu được BĐRRTD ĐLBTTNK

nhánh

14.3 Theo dõi và xử lý Phiếu ghi có

- Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN

(i) Phiếu ghi có (Credit Note) là chứng từ được Bên XK gửi cho Bên NK để giảm trừ số tiền Bên NK phải thanh toán theo hoá đơn thương mại liên quan đã phát hành trước đó do chiết khấu; giảm giá vì nguyên nhân hàng hoá bị hư hại, các sai sót khi lập hoá đơn, …

a) Theo dõi và nhận chuyển nhượng các Phiếu ghi có liên quan từ Bên XK Nội dung Phiếu ghi có phải bao gồm đầy đủ các nội dung: số tiền ghi có, lý

do và khoản phải thu liên quan

b) Ngay sau khi nhận được Phiếu ghi có, thông báo cho Bộ phận đầu mối BTT tại HSC

a) Lập điện EDIFACT # 9 chuyển nhượng Phiếu ghi có cho ĐLBTTNK b) Theo dõi việc ĐLBTTNK ghi nhận Phiếu ghi có đúng khoản phải thu chỉ định và theo đúng quy định tại GRIF

14.4 Thanh toán gián tiếp

- Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN

(i) Thanh toán gián tiếp là việc Bên NK thanh toán cho NHNT, Bên XK hoặc đại diện của Bên XK thay vì thanh toán cho ĐLBTTNK theo chỉ thị trên Điều khoản chuyển nhượng

Trang 39

a) Trong quá trình theo dõi giao dịch bao thanh toán với Bên XK, nếu phát hiện việc thanh toán gián tiếp, lập tức thu thập chứng từ chứng minh hoặc yêu cầu Bên XK xác nhận việc thanh toán như vậy

b) Thông báo không chậm trễ cho Bộ phận đầu mối BTT tại HSC

c) Tìm hiểu nguyên nhân của việc thanh toán gián tiếp để có biện pháp xử lý thích hợp

Lập điện EDIFACT # 12 thông báo cho ĐLBTTNK về chi tiết của việc thanh toán gián tiếp

14.5 Theo dõi và xử lý các khoản phải thu không được BĐRRTD BNK

- Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN

không thuộc phạm vi BĐRRTD BNK theo thông báo của ĐLBTTNK và các khoản phải thu có giá trị vượt quá Mức BĐRRTD BNK còn được sử dụng

khoản phải thu không được BĐRRTD BNK với điều kiện:

a) ĐLBTTNK là đơn vị thực hiện việc chuyển tiền thanh toán các khoản phải thu này cho NHNT;

b) Việc truy đòi các khoản tiền này được Bên NK hoặc bất kỳ bên bảo lãnh nào thực hiện theo đúng luật pháp của nước trả tiền

với các khoản phải thu không được BĐRRTD BNK (trừ các chi phí hành chính thông thường của ĐLBTTNK)

14.5.1 Theo dõi và xử lý các khoản phải thu có giá trị vượt quá Mức BĐRRTD BNK còn được sử dụng

(i) Tại Chi nhánh

Trang 40

a) Chuyển nhượng, theo dõi các khoản phải thu có giá trị vượt quá Mức BĐRRTD BNK như các khoản phải thu có giá trị nằm trong Mức BĐRRTD BNK

b) Bộ phận tác nghiệp BTT theo dõi tình hình sử dụng Mức BĐRRTD BNK hàng ngày

trong Mức BĐRRTD BNK được BNK/ĐLBTTNK thanh toán hoặc được giảm trừ, phần giá trị của khoản phải thu có giá trị vượt quá Mức BĐRRTD BNK có ngày đến hạn gần nhất, phù hợp với Mức BĐRRTD BNK còn được sử dụng sẽ được đưa vào Mức BĐRRTD BNK

14.5.2 Theo dõi và xử lý các khoản phải thu không thuộc phạm vi BĐRRTD BNK

(i) Tại Chi nhánh

a) ĐLBTTNK chỉ có trách nhiệm thu nợ đối với các khoản phải thu không thuộc phạm vi BĐRRTD BNK

b) Chuyển nhượng và theo dõi các khoản phải thu không thuộc phạm vi BĐRRTD BNK như các khoản phải thu mà NHNT chỉ cung cấp dịch vụ thu nợ

14.5.3 Xử lý yêu cầu thu hồi và thanh toán chi phí thu nợ đặc biệt đối với các khoản phải thu nằm ngoài Mức BĐRRTD BNK của ĐLBTTNK

(i) Tại HSC

a) Khi nhận được thông báo về việc phát sinh các chi phí thu nợ đặc biệt đối với các khoản phải thu nằm ngoài Mức BĐRRTD BNK, lập tức thông báo cho Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN liên quan

b) Thông báo cho ĐLBTTNK quyết định của Bên XK và/hoặc NHNT về chi phí thu nợ đặc biệt liên quan đến các khoản phải thu nằm ngoài Mức BĐRRTD BNK

c) Thông báo cho Bộ phận tác nghiệp BTT tại CN việc ĐLBTTNK chuyển nhượng lại khoản phải thu liên quan (nếu có)

đến các khoản phải thu nằm ngoài Mức BĐRRTD BNK, kiểm tra các điều

Định dạng
Số trang	96
Dung lượng	0,92 MB