Đề cương môn Nghiệp vụ hành chính văn phòng

Đề cương môn Nghiệp vụ hành chính văn phòng

ĐỀ CƯƠNG MƠN NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Câu 1: Phân tích khái niệm hành chính; trình bày chức năng, nhiệm vụ văn phịng? Câu 2: Trình bày khái niệm, nguyên tắc tổ chức quản lý văn đi? Nêu quy trình tổ chức quản lý văn đi, từ trình bày cụ thể quy định hành ghi số, ngày, tháng văn đăng kí văn (theo thơng tư 07)? Anh/chị liên hệ thực tế việc tổ chức QL văn quan anh/chị kiến tập anh/chị biết? Câu 3: Phân tích khái niệm quản trị văn phịng? Trình bày cấu tổ chức ngun tắc hoạt động văn phịng? Câu 4: Trình bày khái niệm, nguyên tắc tổ chức quản lý văn đến Nêu quy trình tổ chức, quản lý văn đến.Từ trình bày quy định hành đóng dấu đến, ghi số, ngày đến đăng kí văn đến (thông tư 07).Anh (chị) liên hệ thực tiễn việc tổ chức quản lý văn đến quan anh/chị kiến tập quan anh/chị biết? Câu 5: Trình bày khái niệm, nội dung phân tích yêu cầu công tác văn thư? Câu 6: Trình bày khái niệm, nguyên tắc tổ chức quản lý văn đến Từ trình bày quy định hành việc giải quyết; theo dõi, đôn đốc, xử lý giải văn đến (thông tư 07) Anh (chị) liên hệ thực tiễn việc tổ chức quản lý văn đến quan anh/chị kiến tập quan anh/chị biết? Câu 7: Bằng lý luận thực tiễn anh (chị) làm sáng tỏ vấn đề: "Cơng tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ"? Câu 8: Anh (chị) phân tích nguyên tắc tổ chức quản lý văn Nêu quy trình tổ chức quản lý văn Từ trình bày cụ thể quy định hành việc xếp, bảo quản phục vụ sử dụng lưu (thơng tư 07).Tại kí văn quan trọng lại phải có hồ sơ trình kí? Anh (chị) hiểu hồ sơ trình kí? Cho ví dụ minh hoạ? Câu 1: Phân tích khái niệm hành chính; trình bày chức năng, nhiệm vụ văn phịng? a,Phân tích khái niệm hành chính: - Hiểu đơn giản, HC việc tổ chức, quản lý điều hành hoạt động của: quốc gia, nhà nước (HC nhà nước); quan, tổ chức, doanh nghiệp (HC quan); đơn vị, tập thể người lao động - Ở đâu có hoạt động người, cần đến HC HC khoa học tổ chức kiểm soát hoạt động tập thể cá nhân HC hướng hoạt động cá nhân đến mục tiêu chung thống => Từ quan niệm nói HC coi loại hoạt động chung nhóm người hợp tác với để hồn thành mục đích chung Nó hiểu phối hợp nỗ lực nhóm, cá nhân tổ chức nhằm thực sách cơng HC công chủ yếu bào trùm lên hoạt động hàng ngày phủ máy hành nhà nước từ trung ương đến địa phương sở quản lý thống phủ HC xem hoạt động máy hay đưa điều tiết tổ chức Nếu tổ chức xem cấu hành tiến trình.Tổ chức liên quan tới khía cạnh hình thức cấu hành cơng HC tiến trình vận hành khuôn khổ thiết chế định b,Chức năng, nhiệm vụ văn phòng: *Chức năng:(3) - Tham mưu tổng hợp: Tổng hợp xử lý, cung cấp thông tin mặt tình hình hoạt động quan, tham mưu cho lãnh đạo biện pháp giải xử lý - Chức giúp việc (cho máy lãnh đạo quản lý): + Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc + Theo dõi, đơn đốc đơn vị thực kế hoạch + Tổ chức, điều phối hoạt động chung quan + Đảm bảo sở vật chất phương tiện, điều kiện làm việc cho quan (chức hậu cần) - Chức đại diện: trung tâm, đầu mối giao tiếp quan * Nhiệm vụ:(5) - Tổ chức thực công tác thu thập, xử lý cung cấp thông tin để tham mưu cho lãnh đạo + Tổ chức triển khai thực công tác văn thư lưu trữ (Nguồn TT VB) + Tổ chức hệ thống thông tin, liên lạc qua điện thoại, tiếp dân, khách hàng (Nguồn thông tin lời) + Tổ chức thư viện, mua sách, báo, tập chí, ứng dụng cơng nghệ thơng tin (Thơng tin đại chúng) + Tổ chức thực việc tổng hợp xử lý thông tin (theo vấn đề, lĩnh vực hoạt động) - Tham mưu cho lãnh đạo phận quản lý + Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động đơn vị tồn quan (giao ban) + Phân tích nguyên nhân, đề xuất với lãnh đạo biện pháp tổ chức, điều động giải vấn đề + Soạn thảo văn để trình lãnh đạo xét duyệt, phê chuẩn, ban hành + Theo dõi, tham mưu đánh giá kế hoạt động xét thi đua, khen thưởng - Giúp lãnh đạo tổ chức, điều phối hoạt động quan đơn vị + Xây dựng kế hoạch, lịch làm việc + Đôn đốc đơn vị việc thực kế hoạch + Tổ chức họp, hội nghị, hội thảo, lễ hội hoạt động giao lưu + Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo cán quan - Đảm bảo sở vật chất, phương tiện làm việc cho quan + Tổ chức theo dõi việc xây dựng, tu sửa, nâng cấp sở hạ tầng + Mua sắm, bảo dưỡng, tu sửa, lý trang thiết bị quan + QL tài sản, điều hành phương tiện lại phục vụ lãnh đạo cán quan + Quản lý thu, chi tài cho hoạt động văn phòng - Tổ chức thực hoạt động giao tiếp + Tuyển chọn bố trí cán nơi thường xuyên phải giao tiếp với khách + Hướng dẫn cán văn phòng nguyên tắc kỹ giao tiếp + Tiếp khách giải yêu cầu khách phạm vi cho phép + Tham gia tổ chức buổi gặp mặt, giao lưu + Tổ chức buổi tiệc chiêu đãi khách Câu 2: Trình bày khái niệm, nguyên tắc tổ chức quản lý văn đi? Nêu quy trình tổ chức quản lý văn đi, từ trình bày cụ thể quy định hành ghi số, ngày, tháng văn đăng kí văn (theo thông tư 07)? A/c liên hệ thực tế việc tổ chức QL văn quan a/c kiến tập a/c biết? a,Khái niệm, nguyên tắc tổ chức quản lý văn đi: - Khái niệm: Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành Nhằm gửi quan, đơn vị khác để giải hay có liên quan đến chức nhiệm vụ + Ví dụ: Báo cáo tổng kết tình hình kinh tế, xã hội năm 2016 phương hướng, nhiệm vụ năm 2017 tỉnh BG gửi lên Chính phủ - Nguyên tắc tổ chức quản lý văn đi: + Tính xác – Kịp thời – Tiết kiệm + Thống nhất, tập trung + Tất văn quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan để làm thủ tục đăng ký + Văn thuộc ngày phải đăng ký, phát hành họặc chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký + Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước + Cá nhân giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan b,Quy trình tổ chức quản lý văn đi: - Bước 1: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm văn bản: + Trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải - Bước 2: Đăng ký văn đi: + Đăng ký văn (hay vào sổ văn đi) công việc bắt buộc phải thực trước chuyển giao văn đến đối tượng có liên quan + Đăng ký mt ghi số - Bước 3: Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật: - Nhân bản: Văn nhân theo số lượng thời gian quy định để quan ban hành kịp thời xác + Theo nguyên tắc văn thư, số lượng ban hành N+2 (N số văn gửi đi, lưu quan gốc, lưu nội bộ phận chuyên môn gốc) - Đóng dấu: Thể hiện, khẳng định giá trị pháp lý văn + Dấu đóng vào Vb có chữ ký hợp lý, khơng đóng dấu khống + Dấu đóng rõ ràng, mẫu mực theo quy định NN + Dấu chỉ trùm 1/3 chữ ký bên trái - Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi: + Nguyên tắc: Chính xác, đối tượng kịp thời + Mục đích: Tránh nhầm lẫn, chậm trễ, gửi văn quy định + Yêu cầu: Gửi văn - Bước 5: Lưu văn đi: + Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư lưu hồ sơ theo dõi, giải công việc Bản gốc lưu Văn thư phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký c,Quy định hành ghi số, ngày, tháng văn đăng kí văn đi: *Ghi số: Yêu cầu: không đánh máy sẵn phần số ký hiệu vb mà văn thư viết tay trực tiếp thực thủ tục đăng ký vb *Ghi số văn bản: - Tất văn quan, tổ chức ghi số theo hệ thống số chung quan, tổ chức Văn thư thống quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác - Việc ghi số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành đăng ký riêng - Việc ghi số văn hành thực theo số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm - văn hành khác đăng ký vào số hệ thống số riêng - Văn mật đăng ký vào số hệ thống số riêng *Ghi ngày, tháng, năm văn bản: - Văn QPPL: thực theo quy định pháp luật hành - Văn hành chính: + Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày, tháng, năm văn ban hành + Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ; dùng chữ số Ả-rập; số chỉ ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước *Đăng ký văn đi: - Là công việc bắt buộc phải thực trước chuyển giao văn - Yêu cầu: + Ghi đầy đủ, xác thơng tin + Khơng sử dụng mực đỏ, bút chì, tẩy xóa + Dưới 500 văn nên lập sổ sau: Sổ đăng ký văn (loại thường), Sổ đăng ký văn mật - Theo Điều 9: Đăng ký văn đi: Văn đăng ký vào Sổ đăng ký văn Cơ sở liệu quản lý văn máy vi tính - Đăng ký văn sổ: + Lập sổ đăng ký văn đi: Căn phương pháp ghi số đăng ký văn hướng dẫn Thông tư này, quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn cho phù hợp + Mẫu Sổ đăng ký văn cách đăng ký văn đi, kể văn văn mật, thực theo hướng dẫn Phụ lục VII - Đăng ký văn Cơ sở liệu quản lý văn máy vi tính: + Yêu cầu chung việc xây dựng Cơ sở liệu quản lý văn thực theo quy định hành pháp luật lĩnh vực + Việc đăng ký (cập nhật) văn vào Cơ sở liệu quản lý văn thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm + Văn đăng ký vào Cơ sở liệu quản lý văn phải in giấy để ký nhận lưu hồ sơ đóng sổ để quản lý d,Liên hệ thực tế: (tự liên hệ) Câu 3: Phân tích khái niệm quản trị văn phịng? Trình bày cấu tổ chức nguyên tắc hoạt động văn phịng? a,Phân tích khái niệm quản trị văn phịng: - Quản trị có nghĩa tư tương tự hành thường dùng cho lĩnh vực, phận có tính chất chun mơn: QT doanh nghiệp, QT tài chính, QT VP, - Quản trị văn phịng: thực chất hành phận văn phòng hay cụ thể việc tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động phận văn phịng hay phận hành - Là lãnh đạo văn phịng, quản lý cơng tác văn phịng quan Khái niệm bao hàm nội dung đây: + Lãnh đạo văn phòng: văn phòng đơn vị tổ chức quan Văn phòng có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức, biên chế riêng Người đứng đầu văn phòng Chánh văn phòng Các thành viên văn phòng hoạt động điều hành, kiểm tra Chánh văn phòng Hoạt động Chánh văn phòng lãnh đạo văn phòng, hoạt động quản trị văn phòng + Quản lý cơng tác văn phịng: Một quan có nhiều đơn vị tổ chức Mỗi đơn vị tổ chức có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tương đối độc lập với Ngồi chức năng, nhiệm vụ ra, đơn vị tổ chức cịn phải làm cơng việc khác có liên quan có cơng việc Văn phịng Cơng việc Văn phịng có tất đơn vị quan Cơng việc phải quản lý, thực thống Hoạt động quản lý, chỉ đạo cơng tác Văn phịng quan hoạt động quản trị Văn phòng - Quản trị chia cấp: cao cấp, trung gian, sở - Quản trị văn phòng vừa khoa học, vừa nghệ thuật b,Cơ cấu tổ chức nguyên tắc hoạt động văn phòng *Cơ cấu tổ chức: - Lãnh đạo văn phòng: + Là người chịu trách nhiệm chung cho máy văn phòng + Là người tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng quan (Chánh văn phịng, trưởng phịng hành chính) Giúp việc có phó chánh văn phịng, phó trưởng phịng + Phó CVP: giúp việc cho CVP - Các phòng, ban trực thuộc (6): Bộ phận văn thư; Bộ phận tổng hợp; Bộ phận lưu trữ - tư liệu; Bộ phận quản lý sở vật chất (quản trị); Bộ phận tài vụ (tùy quan); Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ *Nguyên tắc hoạt động văn phòng: - Nguyên tắc làm việc theo chế độ Thủ trưởng lãnh đạo: Chánh Văn phòng người đứng đầu văn phòng, thủ trưởng văn phòng Trong phạm vi văn phịng, Chánh Văn phịng người có thẩm quyền định tất cơng tác văn phịng - Nguyên tắc làm việc kết hợp: Văn phòng quan cấp có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ chun mơn cơng tác văn phịng quan cấp - Quản lý cán nghiệp vụ chuyên môn theo quy định pháp luật quy định quan Câu 4: Trình bày khái niệm, nguyên tắc tổ chức quản lý văn đến Nêu quy trình tổ chức, quản lý văn đến.Từ trình bày quy định hành đóng dấu đến, ghi số, ngày đến đăng kí văn đến (thông tư 07) Anh (chị) liên hệ thực tiễn việc tổ chức quản lý văn đến quan a/c kiến tập quan a/c biết? a,Khái niệm, nguyên tắc tổ chức quản lý vb đến: *Khái niệm: Vb đến tất loại vb, bao gồm vb qppl, vb hc vb chuyên ngành (kể Fax, vb chuyển qua mạng, vb mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức - Gồm nhóm: Nhóm văn đến từ quan cấp trên; Nhóm văn đến từ quan ngang cấp; Nhóm văn từ cấp dưới; Nhóm thư cơng *Ngun tắc tổ chức, quản lý vb đến: - Chính xác – Kịp thời – Tiết kiệm - Thống nhất, tập trung (vb đến đường phải tập trung văn thư chuyển tới đơn vị cá nhân giải quyết, vb khơng đc đăng ký văn thư đơn vị cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết) - Tất vb đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ loại vb đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những vb đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải - Vb đến thuộc ngày phải đăng ký ngày, chậm ngày làm việc + HCTT: số vb STT đăng ký quan ban hành vb năm + Số đăng ký từ STT vào đầu năm làm việc chốt vào 31/12 + Đánh số chữ số Ả rập ghi theo nguyên tắc văn thư từ tới thêm số trước - Ghi ngày tháng năm: Vb nhận ngày ghi ngày tháng năm Ngày 10, tháng thêm số trước **Đăng ký văn đến: Văn đến đăng ký Sổ đăng ký văn đến Cơ sở liệu quản lý văn đến máy vi tính *Đăng ký văn đến sổ: + Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, xác thơng tin cần thiết văn bản; không viết bút chì, bút mực đỏ; khơng viết tắt từ, cụm từ không thông dụng + Mẫu Sổ đăng ký văn đến cách đăng ký văn đến, văn mật đến thực theo hướng dẫn Phụ lục II (TT07) + Sổ đăng ký văn đến phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm *Đăng ký văn đến Cơ sở liệu quản lý văn đến máy vi tính: - Yêu cầu chung việc xây dựng Cơ sở liệu quản lý văn đến thực theo quy định hành pháp luật lĩnh vực - Việc đăng ký (cập nhật) văn đến vào Cơ sở liệu quản lý văn đến thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm - Văn đến đăng ký vào Cơ sở liệu quản lý văn đến phải in giấy để ký nhận đóng sổ để quản lý - Khơng sử dụng máy vi tính nối mạng nội mạng diện rộng để đăng ký văn mật đến d,Liên hệ thực tiễn: (tự liên hệ) Câu 5: Trình bày khái niệm, nội dung phân tích u cầu cơng tác văn thư? a,Khái niệm: Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc quan, tổ chức b,Nội dung: - Soạn thảo ban hành văn bản: Soạn > duyệt > đánh máy > ký văn - Quản lý văn tài liệu: Quản lý văn đi; Quản lý văn giải văn đến; Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ - Quản lý sử dụng dấu: Các loại dấu; Bảo quản dấu; Sử dụng dấu c,Phân tích u cầu cơng tác văn thư:(4) - Nhanh chóng: + Là yêu cầu cơng tác văn thư + Q trình giải công việc quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn Khi thực yêu cầu phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn văn để xây dựng ban hành văn nhanh chóng, chuyển văn kịp thời, người, phận chịu trách nhiệm giải quyết, khơng để sót việc, chậm việc phải quy định rõ thời hạn giải đơn giản hóa thủ tục giải văn - Chính xác: + Về nội dung: Nội dung văn phải đáp ứng yêu cầu giải công việc không trái với văn quy phạm pháp luật Nhà nước, quy định Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng phải rõ ràng Văn ban hành phải thể loại, xác thẩm quyền ban hành, đầy đủ thành phần thể thức Đảng tổ chức trị – xã hội quy định + Về nghiệp vụ văn thư: Thực chế độ công tác văn thư khâu nghiệp vụ cụ thể đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao quản lý văn bản… - Bí mật: Là yêu cầu quản lý công tác văn thư, biểu tập trung mang tính trị công tác văn thư Trong nội dung văn đến, văn quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật Đảng Nhà nước Để bảo đảm yêu cầu cần thực văn chỉ đạo Đảng, Nhà nước bảo vệ bí mật nhà nước, việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phịng làm việc, lựa chọn cán văn thư tiêu chuẩn,… - Hiện đại: Việc thực công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phịng đại Hiện đại hóa cơng tác văn thư tiền đề nhằm nâng cao suất, chất lượng công tác ngày trở thành nhu cầu cấp bách quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Tuy nhiên, trình đại hóa cơng tác văn thư phải tiến hành bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán điều kiện quan, tổ chức Nói đến đại hóa cơng tác văn thư nói đến việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin công tác văn thư sử dụng trang thiết bị văn phịng đại Câu 6: Trình bày khái niệm, nguyên tắc tổ chức quản lý văn đến? Nêu quy trình tổ chức, quản lý văn đến? Từ trình bày quy định hành việc giải quyết; theo dõi, đôn đốc, xử lý giải văn đến (thông tư 07) Anh (chị) liên hệ thực tiễn việc tổ chức quản lý văn đến quan a/c kiến tập quan a/c biết? a,Khái niệm, nguyên tắc tổ chức quản lý văn đến: *Khái niệm: Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức - Gồm nhóm: Nhóm văn đến từ quan cấp trên; Nhóm văn đến từ quan ngang cấp; Nhóm văn từ cấp dưới; Nhóm thư cơng *Ngun tắc tổ chức, quản lý văn đến: - Chính xác – Kịp thời – Tiết kiệm - Thống nhất, tập trung (vb đến đường phải tập trung văn thư chuyển tới đơn vị cá nhân giải quyết, vb khơng đc đăng ký văn thư đơn vị cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết) - Tất văn đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải - Văn đến thuộc ngày phải đăng ký ngày, chậm ngày làm việc - Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật - Cá nhân giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lặp hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan b,Quy trình tổ chức, quản lý vb đến: *Bước 1: Tiếp nhận kiểm tra văn đến: - Tất văn dù đến đường phải kiểm tra tiếp nhận tập trung văn thư quan Kiểm tra xem có bị bóc bì khơng, lộ thơng tin khơng Kiểm tra số lượng văn Kiểm tra nơi nhận (xem có quan, địa chỉ hay không) - Trong trường hợp văn có dấu hiệu bị lộ thơng tin bì thiếu, ướt, rách phải lập biên (đã có sẵn) yêu cầu người chuyển giao ký nhận *Bước 2: Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến: - Phân loại (có hai loại): +Được bóc bì: Những văn gửi chung cho quan văn mật (thực tế văn mật thường phải xin ý kiến thủ trưởng quan) Khơng bóc bì: Văn chỉ đích danh quan đồn thể - Bóc bì: Được thực theo quy định Khơng dùng tay bóc mà phải dùng kéo cắt (cẩn thận, không vào phần chữ, tem,… Đối với đơn thư phải lưu lại mép) *Bước 3: Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến: - Tất vb đến thuộc diện đăng ký Văn thư phải đóng dấu “Đến”; ghi số đến ngày đến Đối với văn đến chuyển qua Fax qua mạng, trường hợp cần thiết, phải chụp in giấy đóng dấu “Đến” Mẫu dấu: quy định TT 07/2012 (Phụ lục I) - Những văn đến khơng thuộc diện đăng ký Văn thư chuyển cho nơi nhận mà khơng phải đóng đấu “Đến” Dấu “Đến” dóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống số, ký hiệu (đvs văn có tên loại), phần trích yếu nội dung (đvs công văn) vào khoảng giấy trống ngày, tháng, năm ban hành văn *Bước 4: Đăng ký văn đến: - Căn số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, xác thơng tin cần thiết văn bản; không viết bút chì, bút mực đỏ; khơng viết tắt từ, cụm từ khơng thơng dụng *Bước 5: Trình văn đến: + Tất văn đến, sau đăng ký cán văn thư trình lên thủ trưởng quan chánh văn phòng để xin ý kiến, phân phối, chỉ đạo, giải văn Phiếu giải văn đến ( Theo phụ lục IV) Tất văn trình thủ trưởng quan cần kèm theo phiếu giải văn đến *Bước 6: Sao văn đến: - Sao văn đủ số lượng ko thừa, quan giải giữ *Bước 7: Chuyển giao văn đến: - Căn vào ý kiến phân phối người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn đến cho đơn vị cá nhân giải Việc chuyển giao văn phải bảo đảm kịp thời, xác, đối tượng, chặt chẽ giữ gìn bí mật nội dung văn *Bước 8: Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: - Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan, tổ chức Tất văn đến có ấn định thời hạn giải phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải c,Quy định hành việc giải quyết; theo dõi, đôn đốc, xử lý giải VB đến *Giải văn đến: - Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan, tổ chức Những văn đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải giải trước - Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân - Đối với văn đến có liên quan đến đơn vị cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải phải gửi văn văn (kèm theo phiếu giải văn đến có ý kiến chỉ đạo giải người có thẩm quyền) để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định, đơn vị cá nhân chủ trì phải trình kèm văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan - Nếu văn có nội dung phức tạp liên quan đến nhiều đối tượng, nhiều phận đưa ra, tập hợp ý kiến tổ chức họp đưa phương án giải hợp lý *Theo dõi, đôn đốc giải văn đến: - Việc theo dõi, đôn đốc giải văn đến nhằm nâng cao hiệu giải công việc quan - Tất văn đến có ấn định thời hạn giải phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải - Trách nhiệm thủ trưởng quan phải kiểm tra người giải văn có quy định, chế độ sách Đảng, Nhà nước hay khơng - Chánh văn phịng trường phòng ban: + Chánh văn phòng người trực tiếp giúp thủ trưởng quan kiểm tra phối hợp thực việc giải văn đến + Trưởng phịng, ban khác có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc nhắc nhở cán đơn vị giải thời hạn - Đối với cán văn phịng (văn thư nói riêng) phải có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến để báo cáo thủ trưởng quan chánh văn phòng + Tổng hợp số liệu văn đến + Tổng hợp văn giải (đúng hạn) + Tổng hợp văn chưa giải (quá hạn) - Lập sổ theo dõi, giải văn đến d,Liên hệ thực tiễn: (Các bạn tự liên hệ nhé) Câu 7: Bằng lý luận thực tiễn anh (chị) làm sáng tỏ vấn đề: "Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ"? *Khái niệm: - Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc quan, tổ chức + Là tất cơng việc có liên quan đến cơng văn giấy tờ, soạn văn (đối với tài liệu đi) từ tiếp nhận văn (đối với văn đến) đến giải xong công việc, lập hồ sơ nộp lưu lưu trữ quan - Công tác lưu trữ hoạt động thu thập hồ sơ, tài liệu từ đơn vị, cá nhân vào lưu trữ quan + Là tất công việc liên quan tới tổ chức quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ yêu cầu xã hội => Văn thư lưu trữ có mối quan hệ mật thiết, văn thư đầu vào mang tính hành thường văn bản, cịn lưu trữ mang tính q khứ lại có tính tài liệu *Nội dung công tác văn thư, lưu trữ: - Công tác văn thư: Soạn thảo ban hành văn bản; Quản lý văn tài liệu khác; Quản lý sử dụng dấu - Công tác lưu trữ: Sưu tầm, thu thập, bỏ sung tài liệu; Phân loại, chỉnh lý tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Thống kê, bảo quản tài liệu; Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu *Ýnghĩa công tác văn thư: - Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ - đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ xác thơng tin cần thiết phục vụ cho nhiệm vụ quản lí nhà nước quan, đơn vị - Góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách chế độ, giữ gìn bí mật đảng nhà nước - Đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt đọng quan hoạt động nhân quan *"Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ" vì: - Thực tốt cơng tác văn thư góp phần thực tốt cơng tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt cơng tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để cơng tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ - Lập hồ sơ giúp cán bọ tra tìm văn bản, hồ sơ công việc đầy đủ, xác nhanh chóng ( Nếu lập hồ sơ tốt chỉ đạo tìm hồ sơ cán tìm theo mã thấy Nếu k lập hồ sơ khó, k tìm thấy) - Góp phần quản lí chặt chẽ vb hình thành hoạt động quan, từ góp phần bảo vệ bí mật quan - Khi lập hồ sơ để giải công việc hàng ngày (ví dụ: Trưởng ban tổ chức, có nhân viên đề nghị nâng lương thước thời hạn Nếu nhân viên đủ điều kiện tài liệu nào? ,nếu k đủ điều kiện tài liệu nào) - Tạo điều kiện cho công tác lưu trữ Góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, xã hội Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan - Nếu lập hs tốt thu dc hs có giá trị mà k thời gian, tiền việc tìm tài liệu Cán lưu trữ chỉ cần phân loại Hồ sơ lâu dài, vĩnh viễn, lịch sử Lập hồ sơ tốt phục vụ cho việc nghiên cứu, truy cứu, làm chứng cần thiết (ví dụ có vấn đề xảy hồ sơ đầy đủ có lợi cho người VTLT nhất; nguồn tài liệu có giá trị mặt xã (ví dụ: lập hồ sơ tốt cầu Long Biên k bị thiết kế gốc, thuận lợi cho việc tu sửa cầu bây giờ, ) + Nếu khơng Lập hồ sơ tốt Hồ sơ có giá trị khơng cao, để khai thác thơng lại thời gian chỉnh lý - Lập hồ sơ đầu vào lưu trữ: + Các cán làm Lập hồ sơ tốt đầu vào LT hồ sơ hoàn chỉnh, để năm đơn vị quản lí Sau năm nộp hết xuống văn thư để chuyển thành Hồ sơ lưu hành- lưu trữ => Cán lưu trữ phân loại theo phận ( ví dụ tl lâu dài, tl vĩnh viễn, tl lịch sử ) - Nếu làm cơng tác tác lưu trữ tốt coi ngành du lịch (ví dụ: Lưu trữ tốt thu hút đến xem nghiên cứu, lịch sử hồ sơ Hoàng Sa, Trường Sa) - tất quan tổ chức làm tốt việc lập hồ sơ quản lí dc hồ sơ, tài liệu cơng việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quan mình, giữ dc bí mật cho quan - xây dựng nều nếp kế hoạch lưu trữ hồ sơ tránh dc tình trạng lưu tài liệu vào lưu trữ tài liệu bó gói tài liệu bao tải => Hạn chế công tác VTLT : Tuy nhiên, thời gian qua công tác văn thư lưu trữ bộc lộ số hạn chế như: số quan, đơn vị chưa bố trí kho lưu trữ, tài liệu để phân tán, tồn đọng dạng bó gói, chưa xếp, chỉnh lý, gây khó khăn việc tra cứu, khai thác, sử dụng; việc xác định giá trị thời hạn bảo quản chưa thống nhất; đội ngũ cán làm công tác văn thư lưu trữ thiếu số lượng chưa đáp ứng yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ; trang thiết bị bảo quản tài liệu sơ sài Công tác bảo mật tài liệu chưa quan tâm mức, việc quản lý, sử dụng tài liệu mật chưa quy trình Vì vậy, địi hỏi cán làm việc cần có ý thức cơng việc lập hồ sơ, lưu trữ mình, phải có chế tài mạnh, khen thưởng, kỷ luật rõ ràng Sử dụng công nghệ thông tin đại việc lập hồ sơ lập hồ sơ điện tử… - Thực tiễn: Văn phòng Huyện ủy Bắc Quang nơi em kiến tập họ làm tốt cơng tác văn thư lưu trữ, tổ chức thực khoa học, phòng thiết bị lưu trữ tốt Nhưng vấn đề cho mượn văn họ chưa làm tốt, ko yêu cầu người quan ký mượn hay nghiên họ nghĩ cán quan nên ko thiết phải làm sổ cho mượn cho tốn thời gian Ví dụ: lưu điện tử file 01 định, file 02 cơng văn cơng tác văn thư khoa học, nên việc lưu trữ dễ dàng, tiện lợi Lưu sổ khoa học chi tiết riêng sơ loại văn Câu 8: Anh (chị) phân tích nguyên tắc tổ chức quản lý văn đi? Nêu quy trình tổ chức quản lý văn đi? Từ trình bày cụ thể quy định hành việc xếp, bảo quản phục vụ sử dụng lưu (thông tư 07)? Tại kí văn quan trọng lại phải có hồ sơ trình kí? A/c hiểu hồ sơ trình kí? Cho ví dụ minh hoạ? a,Khái niệm, nguyên tắc tổ chức quản lý văn đi: *Khái niệm: Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành Nhằm gửi quan, đơn vị khác để giải hay có liên quan đến chức nhiệm vụ - Ví dụ: Báo cáo tổng kết tình hình kinh tế, xã hội năm 2016 phương hướng, nhiệm vụ năm 2017 tỉnh BG gửi lên Chính phủ *Nguyên tắc tổ chức quản lý văn đi: + Tính xác – Kịp thời – Tiết kiệm + Thống nhất, tập trung + Tất văn quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan để làm thủ tục đăng ký + Văn thuộc ngày phải đăng ký, phát hành họặc chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký + Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước + Cá nhân giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan b,Quy trình tổ chức quản lý văn đi: - Bước 1: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm văn bản: + Trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải - Bước 2: Đăng ký văn đi: + Đăng ký văn (hay vào sổ văn đi) công việc bắt buộc phải thực trước chuyển giao văn đến đối tượng có liên quan + Đăng ký mt ghi số - Bước 3: Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật: - Nhân bản: Văn nhân theo số lượng thời gian quy định để quan ban hành kịp thời xác + Theo nguyên tắc văn thư, số lượng ban hành N+2 (N số văn gửi đi, lưu quan gốc, lưu nội bộ phận chun mơn gốc) - Đóng dấu: Thể hiện, khẳng định giá trị pháp lý văn + Dấu đóng vào Vb có chữ ký hợp lý, khơng đóng dấu khống + Dấu đóng rõ ràng, mẫu mực theo quy định NN + Dấu chỉ trùm 1/3 chữ ký bên trái - Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi: + Nguyên tắc: Chính xác, đối tượng kịp thời + Mục đích: Tránh nhầm lẫn, chậm trễ, gửi văn quy định + Yêu cầu: Gửi văn - Bước 5: Lưu văn đi: + Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư lưu hồ sơ theo dõi, giải công việc Bản gốc lưu Văn thư phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký c,Thông tư 07/2012/TT-BNV quy định cụ thể việc xếp, bảo quản phục vụ sử dụng lưu: - Mỗi văn lưu hai bản: gốc lưu văn thư (được đóng dấu xếp theo theo thứ tự đăng kí); lưu hồ sơ theo dõi, giải cơng việc - Trường hợp văn dịch tiếng nước dân tộc thiểu số, lưu tiếng Việt phải ln kèm theo xác nội dung tiếng nước tiếng dân tộc thiểu số - Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu chỉ mức độ mật thực theo quy định hành Nhà nước - Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức *Mẫu sổ: Sổ sử dụng lưu phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm - Bìa trang đầu: Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ chuyển giao văn đến, chỉ khác tên gọi “Sổ sử dụng lưu” - Phần đăng ký sử dụng lưu: Phần đăng ký sử dụng lưu trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu sau: Ngày tháng (1); Họ tên người sử dụng; Số/ký hiệu ngày tháng văn bản; Tên loại trích yếu nội dung vb; Hồ sơ số; Ký nhận; Ngày trả; Người cho phép sử dụng; Ghi (9) *Hướng dẫn ghi: - Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm phục vụ yêu cầu sử dụng lưu; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02/2011, 21/7/2011, 31/12/2011 - Cột 2: Ghi họ tên, đơn vị công tác người sử dụng lưu - Cột 3: Ghi số ký hiệu; ngày, tháng, năm văn - Cột 4: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn - Cột 5: Ghi số, ký hiệu tập lưu văn xếp theo thứ tự đăng ký văn thư, ví dụ: số: CV-01/2011 (tập lưu công văn số 01 năm 2011) - Cột 6: Chữ ký người sử dụng lưu - Cột 7: Ghi ngày, tháng, năm mà người sử dụng (người mượn) phải trả lại lưu - Cột 8: Ghi họ tên người duyệt cho phép sử dụng lưu - Cột 9: Ghi điểm cần thiết trả, ngày tháng trả (nếu người sử dụng trả muộn thời hạn cho phép) d,Tại kí văn quan trọng lại phải có hồ sơ trình kí? A/c hiểu hồ sơ trình kí? Cho ví dụ minh hoạ? *Khi kí văn quan trọng cần có hồ sơ trình kí: - Khi trình kí văn phải kèm theo đầy đủ văn bản, giấy tờ có liên quan đến vấn đề trình kí để làm sở cho người có thẩm quyền ký xem xét định thảo văn phải người có thẩm quyền kí duyệt (kí tắt) Và hồ sơ trình kí mang tính thẩm mĩ cao Trường hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định - Khi kí văn quan trọng phải có hồ sơ trình kí để cấp có thẩm quyền xem xét trước ký duyệt ban hành văn Ví dụ: Khi trình ký đề án mở thêm ngành đào tạo trường cao đẳng sư phạm tỉnh, cần phải có hồ sơ trình ký, trình UBND tỉnh, Bộ Giáo dục & Đào tạo - Có đặc trưng để lập hồ sơ trình kí: đặc trưng tên gọi, đặc trưng vấn đề, đặc trưng tác giả, đặc trưng quan giao dịch, đặc trung địa dư, đặc trưng thời gian.dựa vào đặc trưng mà văn thư lập hồ sơ trình kí, cho phù hợp để giải cơng việc => Hồ sơ trình kí: tập hợp tất văn lập dựa sáu đặc trưng vừa nêu Được kẹp vào file trình kí - Ví dụ: Văn thư trình lãnh đạo kí văn định giải ngân Thì văn thư tập hợp tất văn thuộc vấn đề giải ngân để lập hồ sơ Thì gọi hồ sơ trình kí ... + Lãnh đạo văn phòng: văn phòng đơn vị tổ chức quan Văn phịng có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức, biên chế riêng Người đứng đầu văn phòng Chánh văn phòng Các thành viên văn phòng hoạt... Chánh Văn phòng người đứng đầu văn phòng, thủ trưởng văn phòng Trong phạm vi văn phịng, Chánh Văn phịng người có thẩm quyền định tất công tác văn phòng - Nguyên tắc làm việc kết hợp: Văn phòng. .. tắc tổ chức quản lý văn đi: - Khái niệm: Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành Nhằm gửi quan, đơn