Chuong I:
NHUNG VAN DE CHUNG VE VAN PHONG
I VĂN PHÒNG- KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, VAI TRO
1.1 Khái niệm văn phòng
Văn phòng có thể bao gồm các nội dung sau:
- Là trụ sở làm việc của cơ quan, don vi
- Là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị - Là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan - Là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức
Góc độ hệ thông: Công tác văn phòng bao gồm các tác nghiệp đầu vào và đầu ra nhằm trợ giúp công tác tổ chức, điều hành thông tin trong hoạt động của co quan
Ở góc độ này đòi hỏi văn phòng phải có đủ các bộ phận, nhân viên nghiệp
vụ, các phương tiện, trang thiết bị
Ở trạng thái tĩnh, văn phòng quản lý các yêu tố hiện hữu như nhà cửa, xe
cộ, trang thiết bị, con người phục vụ cho hoạt động của cơ quan
Ở trạng thái động, văn phòng bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, chuyền tải thông tin phục vụ cho công việc lãnh đạo, quản lý
Tóm lại: Văn phòng là bộ máy của cơ quan có nhiệm vụ thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành cơ quan của lãnh đạo, đông thời
đảm bảo các điều kiện vật chát, trang thiét bi cho hoat dong chung cua co quan
do
- Văn phòng vừa là bộ phận đầu não vừa là bộ mặt của cơ quan, là nơi thu nhận và cung cấp những thông tin kịp thời, nhanh chóng nhất cho lãnh đạo xử lý
- Văn phòng duy trì công việc phục vụ hoạt động của cơ quan, đơn vị được thông suốt, hiệu quả
- Văn phòng gắn kết các hoạt động của các phòng chức năng trong cơ quan
Trang 41.2.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp
- Tham mưu: Là phục vụ, góp ý tới sự lãnh đạo, điều hành các hoạt động
của thủ trưởng đối với cơ quan
- Tổng hợp: Là việc xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan, góp ý cho thủ trưởng các biện pháp giải quyết và xử lý
- Văn phòng giúp việc cho bộ máy lãnh đạo cơ quan những việc:
+ Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm VIỆC + Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch
+ Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan 1.2.2 Chức năng hậu can
- Tổ chức quản lý, sử đụng các khoản kinh phí, tài sản vật chất của cơ quan
- Đảm bảo cung ứng cơ sở vật chất, phương tiện, trang thiết bị và điều
kiện làm việc cho cơ quan
- Tổ chức các hoạt động lễ nghi, khánh tiết, hội họp của cơ quan 1.2.3 Chức năng đại diện
Là trung tâm, đầu mối giao tiếp của cơ quan Mọi cá nhân, tổ chức khi đến giao dịch đều phải gặp văn phòng
1.4 Nhiệm vụ của văn phòng
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, tổ chức việc thực hiện hoặc theo dõi việc thực hiện
- Thu thập, xử lý, quản lý thông tin
- Thực hiện công tác văn thư
- Xây dựng, củng cô tô chức bộ máy văn phòng
- Thực hiện hoạt động đối nội, đối ngoại
- Bảo đảm công tác hậu cần và phương án chi, tiêu, mua sắm, sửa chữa - Duy trì các hoạt động an toàn, bảo vệ, chăm sóc sức khỏe cho cơ quan
- Tổ chức các cuộc hội họp, hội nghị, khánh tiết của cơ quan
II CƠ CẤU TÔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG
Trang 5
- Hoạt động theo nguyên tắc hành chính (thủ trưởng lãnh đạo)
- Văn phòng của cơ quan cấp trên có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra các nhiệm vụ chuyên môn, công tác văn phòng đối với văn phòng cơ quan cấp dưới
- Quản lý cán bộ và nghiệp vụ chuyên môn theo quy định của pháp luật và quy chế của cơ quan
2.2 Tổ chức văn phòng
2.2.1 Các hình thức tổ chức văn phòng (có 2 hình thức)
- Tập trung vào một đầu mỗi: Mọi hoạt động văn phòng được tập trung tại một đầu mối duy nhất, dưới sự điều hành của chánh văn phòng
+ Ưu điểm: Bao quát được mọi hoạt động, dễ điều hành, kiểm tra được công việc, điều động phương tiện, năm bắt được các bộ phận
+ Hạn chế: Ôm đồm, khó sâu sát công việc, điều hành công việc thiếu
chính xác, khó quan tâm đúng mức tầm quan trọng của công việc
- Tập trung theo chức năng hoạt động hành chính văn phòng theo các bộ phận chuyên môn, nhưng được đặt dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hoá và giám sat cua nha quan tri:
+ Ưu điểm: Thu hút được nhiều chuyên viên, nhân viên thực hiện công
việc, phát huy được tính sáng tạo của họ
+ Hạn chế: Có thể dẫn đến vi phạm chế độ thủ trưởng (ở các cơ quan nhà nước)
2.2.2 Cơ cầu tổ chức văn phòng
Trang 62.3.1 Muc dich
- Tạo môi trường hợp lý cho công việc của các bộ phận trong đơn vỊ - Tạo thuận lợi cho công việc tiếp khách của cơ quan
- Fạo sự hứng thú cho người lao động: tâm lý, giới tính, sở thích, hoàn cảnh
- Đảm bảo giữ bí mật văn bản, giấy tờ, phương tiện khác 2.3.2 Trang thiết bị trong văn phòng
- Máy móc, thiết bị: Điện thoại, fax, máy tính, photo copy, ghi âm - Đồ dùng trong văn phòng: Bàn, ghế, tủ hồ sơ, tủ sách
Tùy theo chức năng, nhiệm vụ hoạt động của từng cơ quan và điều kiện thực tế nhất định mà có thê trang bị phương tiện, cơ sở vật chất nhất định
2.4 Hiện đại hoá công tác văn phòng - Vai trò:
+ Tiết kiệm chi phí
+ Giúp lãnh đạo quản lý tốt hơn
+ Giúp nhân viên văn phòng phát huy sáng tạo, tự chủ - Nội dung:
+ Hiện đại hố cơng sở và nơi làm việc
+ Hiện đại hoá phương tiện
+ Hiện đại hóa con người
2.5 Thiết kế văn phòng
- Xây dựng:
+ Đảm bảo các yêu cầu: âm thanh, ánh sáng, tiếng Ôn, bụi
+ Đảm bảo yêu cầu cho các phòng chức năng: Họp, y tế, lãnh đạo
- VỊ trí các dịch vụ:
+ Thiết bị nặng dé tầng dưới cùng + Thiết bị gây ồn, rời xa khu nhân sự
+ Các phòng, ban sắp xếp hợp lý: Phòng nào có nhiều mối quan hệ nên đặt ngồi, các phịng có cơng việc liên quan nên đặt gần nhau Phòng họp, phỏng vẫn, phòng riêng nên đặt ở nơi yên tĩnh
Trang 7+ Phòng ban nào chắc chắn sẽ mở rộng quy mô trong tương lai gần thì nên đặt ở vị trí cho phép mở rộng và ít bị ngưng trệ công việc nhất
+ Những phòng ban nào có các công việc chỉ tiết nên được đặt ở phần chiếu sáng tốt nhất của toà nhà để nhận được phần chiếu sáng tự nhiên càng nhiều càng tốt
+ Phòng cung cấp văn phòng phẩm nên đặt ở vị trí trung tâm
+ Các dịch vụ nhắn tin nên được đặt ở vị trí trung tâm
Trang 8Chuong II:
LAP CHUONG TRINH, KE HOACH CONG TAC
I KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI, VAI TRÒ CỦA VIỆC LẬP CHƯƠNG TRINH, KE HOACH CONG TAC
1.1 Khái niệm
Chương trình, kế hoạch công tác là bản dự kiến những mục tiêu, công
việc trong tương lai của cơ quan, đơn vị và phương thức thực hiện các mục tiêu,
công việc đó trong một thời gian nhất định 1.2 Phân loại chương trình, kế hoạch - Theo thời gian:
+ Phương hướng, chủ trương thời gian dài (nhiều năm) gọi là chương trình + Những hoạt động cụ thê trong khoảng thời gian ngắn được gọi là bản kế hoạch ` + Những công việc cụ thể của tháng, tuần gọi lịch công tác, làm việc - Theo thứ bậc:
+ Cấp trung ương- hoạch định
+ Cấp trung gian: tỉnh, quận, huyện- xây dựng + Cấp cơ sở: phòng, ban, xã phường- xây dựng 1.3 Vai trò của việc lập chương trình, kế hoạch
- Giúp cho công tác điều hành được tập trung, thông nhất và liên tục - Hoạt động của cơ quan có mục tiêu rõ ràng, cụ thê
- Kịp thời ứng phó trước sự tác động của môi trường, điều kiện xung quanh
- Giúp cho việc kiểm tra, sử dụng hiệu quả các nguồn lực, vật tư
II CĂN CỨ, YÊU CÂU LẬP CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CONG TÁC
2.1 Căn cứ để lập chương trình, kế hoạch
- Căn cứ vào chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước - Các chỉ tiêu của Nhà nước, kế hoạch, quyết định của cấp trên
Trang 9- Tình hình kinh tế, chính trị, xã hội tác động, điều kiện trong nước, khu
vực, quốc tế ảnh hưởng
- Yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn tương ứng với chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan, đơn vỊ
- Căn cứ và kết quá năm trước và kế hoạch hằng năm của cơ quan, don vi
- Căn cứ vào thực tiễn công tác của cơ quan, đơn vị: năng lực, điều kiện,
tổ chức, con người, trình độ, lượng công việc
2.2 Những yêu cầu đối với các chương trình, kế hoạch
- Không được mâu thuẫn với các chương trình, kế hoạch công tác của tổ chức Đảng, đoàn thể, cấp trên hay địa phương liên quan
- Nội dung phải bám sát và thể hiện được những căn cứ xây dựng, bảo
đảm thực hiện chức năng, nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, đơn vị
- Nội dung phải cụ thể, chi tiết với các danh mục: công việc dự kiến,
người chịu trách nhiệm, thời gìan tiễn hành và hoàn thành
- Các công việc phải được sắp xếp có hệ thống theo trình tự ưu tiên - Phải đảm bao tinh kha thi
II CÁC NGUYÊN TAC LAP CHUONG TRINH, KE HOACH
3.1 Nguyên tắc mục tiêu
Mục đích của mọi kế hoạch là phải hướng các nỗ lực của các cá nhân, bộ phận, don vi, dé hoan thanh muc tiéu chung
3.2 Nguyén tac hiéu qua
Hiệu quả của kê hoạch được đo lường băng việc so sánh kêt quả mà nó
,
3.3 Nguyên tắc cân đối
Khi xây dựng kế hoạch phải đảm bảo sự cân đối giữa các thành phần của
một kế hoạch: mục tiêu - nguồn lực; biện pháp - nguồn lực; phương tiện - con
nguol
3.4 Nguyên tắc linh hoạt
Để giảm bớt các rủi ro do phát sinh Kế hoạch có khả năng điều chỉnh
được cho phù hợp với điều kiện cụ thẻ
Trang 10Trong qua trinh tổ chức thực hiện kế hoạch, các bên có trách nhiệm phải
đảm bảo thực hiện đúng các cam kết đã ghi trong kế hoạch 3.6 Nguyên tắc phù hợp
Khi xây đựng các kế hoạch khác nhau phải tính toán sao cho chúng thích hợp về thời gian và ăn khớp với nhau, tránh tính trạng chồng chéo giữa các kế
hoạch khi thực hiện
3.7 Nguyên tắc nhân tố hạn chế
Trong quá trình xây dựng các kế hoạch phải xác định được những nhân tố hạn chế (rào cản) có thể xảy ra và các giải pháp cho các nhân tô đó
3.8 Nguyên tắc khách quan
Kế hoạch xây dựng phải dựa trên những căn cứ khoa học, yêu cầu khách quan và có tính thực tế, phù hợp với điều kiện; tránh chủ quan, duy ý chí
IV PHÂN LOẠI, QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC ` 4.1 Phân loại - Hoạch định chiến lược - Hoạch định tác nghiệp - Hoạch định dự án - Mục tiêu - Hoạch định năm - Hoạch định tháng - Hoạch định tuần A 4.2.1 Quy trình chung Bước 1: Nghiên cứu, dự kiến nội dung công việc để đưa vào chương trình, kế hoạch công tác: - Thu thập các đữ liệu, thông tin liên quan, rà soát hồ sơ về những hoạt động trước đó
- Xin ý kiến lãnh đạo, các bộ phận có liên quan về sự cần thiết của đữ
liệu, tính khả thi của việc thực hiện, định hướng công việc, nhiệm vụ chủ yếu cần bàn, quyết định và chỉ đạo thực hiện từ phía lãnh đạo
Trang 11Bước 2: Xây dựng dự thảo, trong đó nêu:
- Tên gọi chương trình, kế hoạch, phạm vị, thời gian, đối tượng thực hiện
- Tên công việc cần giải quyết - Hình thức giải quyết
- Thời gian thực hiện
Bước 3: Trình lãnh đạo và ban hành đề chính thức tổ chức thực hiện
Bước 4: Triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác Kiểm tra
định kỳ, đánh giá và kịp thời điều chỉnh
4.2.2 Quy trình lập chương trình theo từng loại - Chương trình công tác năm, 6 tháng
+ Dự thảo chương trình công tác + Gửi cho cơ sở góp ý kiến + Tổ chức hội nghị thông qua
- Chương trình công tác quý và tháng + Căn cứ và chương trình công tác 6 tháng
+ Căn cứ vào những việc cần thiết trước mắt phải giải quyết
+ Không nhất thiết phải thông qua hội nghị toàn thể
- Chương trình công tác tuần + Nắm thông tin
+ Dự thảo chương trình
+ Trình thủ trưởng phê duyệt chương trình
Trang 12Chuong III:
TO CHUC HOI HOP, HOI NGHI, KHANH TIET
I KHAI NIEM, Y NGHIA, NGUYEN TAC, PHAN LOAI HOI HOP
1.1 Khai niém
Hội họp: Là sự tập hợp một SỐ người trong một thời gian nhất định dưới
sự điều khiển của một người (chủ trì) hoặc của nhiều người (chủ tịch đồn) để thơng báo, bàn về một hay một số vấn đề nhăm tìm ra giải pháp tối ưu cho vấn
đề đó
Hội nghị: Là hội họp với qui mô lớn, số người tham dự đông, nội dung phong phú
Khánh tiết: Là một dạng hội họp nhưng mang tính lễ nghỉ nhiều hơn gắn với những sự kiện quan trọng như: kỷ niệm ngày thành lập, đón nhận những phan thưởng cao quí, danh hiệu, những phái đoàn cấp cao
Mục đích: `
- Thông qua nghị quyết
- Đưa ra các khuyến nghị, tư vấn
Ngày nay do sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, hình thức họp trực tuyến đang được sự áp dụng rộng rãi
1.2 Ý nghĩa
- Nhăm phối hợp trong hoạt động
- Phát huy mọi nguồn lực vào công việc chung
- Sửa những sai lệch trong quá trình thực hiện công việc cũ, phổ biến những nội dung mới
- Kích thích tranh luận nhằm tìm ra những giải pháp tối ưu - Mang lại những lợi ích
1.3 Nguyên tắc tổ chức hội họp
- Giải quyết công việc đúng thâm quyền, trách nhiệm được phân công
- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự
- Thực hiện theo đúng kế hoạch; đơn giản hoá thủ tục, bảo đảm chất
lượng, hiệu quá, tiết kiệm, tránh hình thức phô trương
Trang 13- Lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý
- Chỉ tiến hành họp khi thực sự cần thiết
- Phải xây dựng chương trình nghị sự 1.4 Phân loại
1.4.1 Hội nghị chỉ huy
- Nội dung: Nhằm truyền đạt chỉ thị, mệnh lệnh, giải pháp đã được quyết
định trước đó tới cấp dưới năm được nội dung để triển khai
- Người chủ trì là lãnh đạo cơ quan hoặc được sự uỷ nhiệm của lãnh đạo
- Hội nghị chỉ mang tính độc thoại, hội viên không có quyền phát biểu vì nội dung đã quyết định
- Hội nghị này không cần thư ký ghi biên bán
- Chỗ ngồi: Khán thính giả
1.4.2 Hội nghị thăm dò (hội thảo)
- Nhằm tìm kiếm thông tin, giải pháp để giúp nhà quản trị quyết định một giải pháp nào đó
- Lãnh đạo không nhất thiết phải chủ trì hội nghị, thành phần tham dự có
cả những người ngoài cơ quan, don vi
- Hội nghị này có sự thảo luận và có ghi biên bản
- Bố trí phòng họp để cho các hội viên ngồi đối diện nhau
1.4.3 Hội nghị quyết nghị
- Nhăm kiêm điêm những công việc đã làm và đê ra phương hướng,
- Các hội viên có quyên phát biêu, chât vân và phê phán lân nhau
- Khi kết thúc hội nghị phải biểu quyết để đưa ra một quyết nghị, khi đưa
vào văn bản sẽ trở thành nghị quyết
II QUY TRÌNH TỎ CHỨC HỘI HỌP
2.1 Những nội dung cần chuẩn bị trước hội họp
- Xác định mục tiêu, tính chất, nội dung của cuộc họp => thành phần của cuộc họp
- Kiểm tra giấy mời, số lượng khách, thời gian, địa điểm tham dự
Trang 14- Kiểm tra lại danh sách thành phần tham dự (mời đúng, đủ)
- Chuẩn bị tài liệu phát cho hội viên: Tài liệu phải phát trước, tài liệu dài
quá 3 trang thì phải tóm tắt nội dung chính Tài liệu đã phát trước rồi thì chủ trì
không phải đọc lại (mất thời gian, xem thường tài liệu)
- Nắm rõ tính khí của từng người để điều khiển cuộc họp (người nói dài, châm chọc, khó hiễu ) (tướng mạo)
- Chuẩn bị một số câu hỏi có tác dụng kích thích, gợi ý để mọi người tích
cực phát biểu ý kiến
- Chuan bị cách phương án đề ứng phó (cuộc họp hay diễn ra: Nhiều ý kiến => không đủ thời gian; im lặng, không ai phát biểu)
- Chuẩn bị một câu ngắn gọn, xúc tích, bao quát về lý do, mục đích của hội họp nhằm gây được sự chú ý của mọi người ngay từ đầu
- Chuẩn bị đầy đủ về điều kiện vật chất, phương tiện phục vụ cuộc họp - Kiểm tra một lần nữa tất cả các khâu
2.2 Những quy định cần thực hiện trong cuộc họp 2.2.1 Người chủ trì - Phải đóng vai trò trung lập, khách quan, vô tư để tạo niềm tin với hội viên - Không được nghiêng ý kiến của mình về bên nào khi có nhiều ý kiến đối lập
- Nên nói ít, phải biết kiềm chế nhất là khi có các ý kiến đối lập nhau,
không được tranh luận tay đôi với các hội viên, không được thiên vị trong việc
- Có nét mặt trầm tĩnh, không được biểu hiện thái độ đồng ý hay không đồng ý
- Không được nói những lời phê phán, chủ quan, áp đặt
- Động viên, khuyến khích, hướng dẫn mọi người tập trung phát biểu vào
chủ đề hội nghị
- Tóm tắt những ý kiến phát biểu của hội viên, sơ kết và tổng kết hội nghi
- Ngăn chặn những ý kiến có tính chất công kích, phê phán cá nhân để tránh gây ra bầu không khí căng thắng, mất đoàn kết trong hội họp
Trang 152.2.2 Thư ký
Ghi chép toàn bộ những ý kiến của hội họp thành biên bản
- Những ý kiến phát biểu của hội họp một cách trung thực, chính xác và được sự đồng ý của chủ trì - Thư ký không được ghi lời nhận xét hay bình luận chủ quan về ý kiến người tham dự - Cuối hội nghị phải đọc lại biên bản trước tập thể rồi mới cùng chủ tịch ký Tac dung cua bién bản:
- Ghi lại nội dung cuộc họp
- Làm cho các thành viên tích cực phát biểu
- Làm cho mọi người thận trọng trong khi phát biéu
- Giúp chủ trì nhanh chóng đi vào sơ kết một cách đầy đủ, khách quan 2.2.3 Người tham dự họp
- GIữ vai trò độc lập theo quan điểm chủ quan của mình, bảo vệ ý kiến
của mình nếu tự tin là đúng Nếu sai thì sửa, không nên bảo thủ
- Trong hội nghị phải tham gia ý kiến, đóng góp để ra quyết định
- Sau hội nghị phải có trách nhiệm thực thi những nghị quyết đã được thông qua trong hội nghị
- Không phát biểu lại những ý kiến người khác đã phát biểu 2.3 Những công việc cần thực hiện sau hội họp
- Lập hồ sơ hội họp: Tập hợp tất cả công văn, giấy tờ có liên quan đến hội
bản Đối với các hội nghị lớn thì cần lập hồ sơ hội nghị gồm: Giấy mời; danh
sách đại biểu; danh sách người dự; lời khai mạc; báo cáo, tham luận, lời phát biểu; nghị quyết; biên bản; lời bế mạc
- Cụ thể hóa những nội dung, nghị quyết, quyết định thành những mệnh lệnh hành chính cụ thể giao cho từng cá nhân, tô chức có liên quan thực hiện các nghị quyết, quyết định
- Tiến hành kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định,
nghị quyết
Trang 16- Thanh, quyét toan cac chi phi cho cuộc họp
III QUY TRINH TO CHUC BUOI HOI NGHI, KHANH TIET (Sau khi đã chuẩn bị) 3.1 Đón khách - Đăng ký đại biểu - Phát tài liệu - Bố trí chỗ ngồi 3.2 Khai mạc - Tuyên bỗ khai mạc Nêu lý do, mục đích gắn gọn, ấn tượng - Nghỉ thức nhà nước + Chào cờ: đứng nghiêm, bỏ mũ, hướng về phía lá cờ + Hát quốc ca - Giới thiệu chủ tịch đoàn, đại biểu + Ngắn gọn, rõ ràng, dứt khoát + Kỹ thuật giới thiệu: (ĐÐ/C, ngài, ông, bà) họ, tên + chức vụ chức vụ + họ, tên - Giới thiệu Chương trình nghị sự + Van tat + Nhân mạnh những điểm chính
3.3 Chủ tọa điều khiển
Vai tro cua chu toa:
- Đảm bảo hội nghị, buổi lễ diễn ra đúng thủ tục
- Thực hiện đầy đủ các chủ đề đã đề cập trong chương trình nghị sự
- Tạo điều kiện để mọi người đóng góp ý kiến
- Cung cấp thông tin hữu ích
- Đưa ra các quyết định một cách khách quan
- Xử lý tốt các xung đột có thể xảy ra trong cuộc họp Mở đâu của chủ tọa:
- Lựa chọn giọng nghiêm túc, nhẹ nhàng
Trang 17- Nhắn mạnh những điểm cần lưu ý
- Xác định mục tiêu hội nghị
- Những hạn chế về thời gian
Khi tiến hành:
- Đảm bảo chương trình nghị sự, phân bô thời gian - Điều chỉnh bầu không khí
- Chú ý “tín hiệu” phát biểu
- Kiểm tra hoạt động thư ký
- Kiểm soát nội dung giải quyết theo chương trình nghị sự - Tổng kết vấn đề
- Chỉ rõ việc thực hiện
Kỹ thuật xử lý các tình huống trong hội họp:
- Dự đoán được những câu hỏi hoặc những tranh cãi có thể xảy ra - Chú ý lắng nghe
- Cách trả lời những câu hỏi phức tạp, vòng vo - Cách trả lời những câu hỏi mang tính thách đồ 3.4 Tham luận - Chú ý thời gian báo cáo, thảo luận - Tránh những tham luận trùng lặp - Theo chương trình nghị sự - Phải được phép của chủ trì - Ngắn gọn, trọng tâm - Chú ý lắng nghe, ghi chép
- Không làm việc riêng
Trang 18+ Quyét nghi + Quyét tam thu
+ Nghi thức bế mạc
- Sau hội nghị
+ Hoàn thiện văn kiện
Trang 19Chuong IV:
TIEP KHACH, TIEP CHUYEN QUA DIEN THOAI
A TIEP KHACH I KHAI NIEM
1.1 Khái niệm khách trong cơ quan, tổ chức
Là những người ngoài cơ quan, đơn vị đến tư cách cá nhân, tập thể, đoàn đại biểu với mục đích thăm viễng, liên hệ công việc, tham dự hoạt của cơ quap
1.2 Khái niệm tiếp khách |
Là một bộ phận của giao tiếp, ứng xử được tiễn hành trong phạm vi co
quan, don vi No thể hiện quan hệ hợp tác trong công việc giữa các cơ quan,
nhà nước với nhau hoặc cơ quan nhà nước với các tổ chức, nhân dân
II YÊU CÂU ĐỐI VỚI NHÂN VIÊN TIẾP KHÁCH 2.1 Kiến thức
- Ngôn ngữ: Ngoài tiếng mẹ đẻ nên biết thêm một số ngôn ngữ khác - Nắm được luật pháp, quy chế
- Hiéu duoc tam ly: Gidi, lira tuổi, dân tộc
- _ Biết được phong tục, tập quán, truyền thống của khách 2.2 Thái độ
-_ Ân cần, vui vẻ, nhiệt tình, chu đáo, khiêm tốn với khách
- Giúp đỡ khách về những thông tin: thời tiết, phong tục, an ninh, điều kiện ăn ở
2.3 Tác phong
- Trang phuc: Lịch sự phù hợp với môi trường, công việc
- _ Nét mặt: Vui tươi, linh hoạt
- Loi noi:
+ Nguyên tắc nói: Nói với ai? Nói ở đâu? Nói những gì? Nói như thế nào?
+ Giọng nói: Nhã nhăn, tự nhiên, tránh hách dịch mặc dù khách ở cương
vị thấp
Trang 20+ Cách nói: nói những câu ngắn gọn, dùng từ dễ hiểu, tránh từ chuyên
môn, địa phương, vùng miền, đa nghĩa, thô tục ; Nói mạch lạc, chặt chẽ, rành mạch
II KỸ THUẬT TIẾP KHÁCH
3.1 Trường hợp thông thường - Chào hỏi
- Mời ngồi:
+ Giới thiệu tên, chức vụ, hỏi tên khách để xưng hô
+ Luôn chú ý lắng nghe khách và có thể ghi chép những nội dung cần
thiết |
+ Tỏ ra sốt sẵng với công việc
+ Tuyệt đối tránh những va chạm, tránh tranh luận + Luôn có mặt với khách
3.2 Trường hợp đặc biệt 3.2.1 Khách tham quan
- B6 tri sắp xếp trước, dẫn khách theo một chu trình nhất định - _ Tặng khách một món quà là sản phẩm cơ quan, địa phương
3.2.2 Khách ở xa đến
- Để cho khách có thời gian nghỉ ngơi và chuẩn bị những công việc ngày
hôm sau
- Yêu cầu giúp đỡ khách, hướng dẫn cho khách sử dụng những đồ dùng, thiết bị sinh hoạt, cung cấp những thông tin thiết yếu
3.3.1 Đón khách
- Trong phòng tiếp khách nên treo bảng nội quy tiếp khách với nội dung ngắn gọn để khách có thể biết được những điều cần thiết khi đến liên hệ
- Nhân viên trực phải niềm nở chào và hỏi khách cần gặp ai hay cần giúp
đỡ gì |
- Nhân viên trực thông báo về sự hiện diện của khách để cho người có
trách nhiệm kịp thời đón tiếp
3.3.2 Tang qua
Trang 21- Quà tặng, đồ lưu niệm không chỉ là phép lịch sự mà còn là thông điệp mà khách sẽ đem về
- Đồ lưu niệm giúp khách nhớ đến người hay cơ quan tặng và những sự kiện có liên quan Đó là những đồ vật thông thường, mang giá trị tinh thần, được sản xuất hàng loạt và tặng đại trà, có tác dụng gợi nhớ đến chuyến viễng thăm
- Quà tặng là đồ vật có giá trị dé tặng cho một số khách đặc biệt
- Khi tặng quà cần lưu ý: + Tặng đúng mục đích + Tặng đúng thời điểm + Không phạm vào những kiêng ky truyền thống của người được tặng + Tôn trọng những nghỉ thức truyền thống 3.3.3 Chiêu đãi Những lưu ý:
- Chọn kiểu tiệc phù hợp với mực đích và yêu cầu của từng buổi chiêu đãi - Trang trí phòng tiệc: Trang trí bàn tiệc, hoa trên bàn và trong phòng - Sắp xếp khách ngồi bàn tiệc - Tiếp đãi và quan tâm đến khách: Món ăn, đồ uống, giao tiếp Chọn kiểu tiệc: - Mục đích yêu cầu - Thời gian, kinh phí - Tính chất đoàn khách - Đặc điểm văn hoá - ý muốn của khác! Bài trí phòng tiệc
- Nhiệt độ trong phòng vừa phải - Bài trí mỹ thuật, trang nhã
- Kiểm tra loại bỏ đồ dùng hư hỏng
- Trải khăn và trang trí các bàn giống nhau - Bộ đồ ăn, uống sạch, khô, xếp ngay ngắn
Bố trí chỗ ngôi
Trang 22- Nguyên tắc xen kẽ khách và chủ - Chỗ ngôi cho các cặp vợ chồng - Chỗ ngồi cho thực khách nữ Sắp xếp đồ dùng - Lựa chọn bộ đồ ăn phù hợp với kiểu tiệc và thực đơn - Đồ dùng đồng bộ
- Không nên bày quá nhiều đồ dùng một lúc - Thay đổi ly tách theo đồ uống Thực đơn - Tính chất buổi chiêu đãi - Kiểu tiệc - Khả năng tài chính cho phép - Thời tiết - Văn hoá, tín ngưỡng của khách - Sức khoẻ của khách - Ý muốn của khách Không chọn những món: - Mùi vị quá đặc biệt - Quá dai, cứng - Phải dùng tay mà không báo trước - Những đồ dùng khó sử dụng - Xưng hô: Lịch sự, không quá vồ vập hay thờ ơ, phù hợp với phong tục, lỗi sống
- Bắt tay: Khi lần đầu tiếp xúc, tạm biệt, bạn bè lâu ngày Cách bắt tay: Đứng cách khách 1 bước chân, hai chân thắng, thân trước hơi nghiêng về trước, đưa tay phải ra, bắt 4 ngón tay
B TIEP CHUYEN QUA ĐIỆN THOẠI
I KHÁI LƯỢC VỀ NÓI CHUYỆN QUA ĐIỆN THOẠI
- Là cuộc giao tiếp, tiếp khách gián tiếp (người gọi là khách, nghe là chủ) - Cuộc nói chuyện không được kéo đài như tiếp khách trực tiếp
Trang 23II TRƯỜNG HỢP NHẬN ĐIỆN THOẠI 2.1 Các nguyên tắc khi nghe điện thoại
- Nhắc ống nghe sau khi có tiếng chuông reo (nên sau tiếng thứ nhất) và trả lời ngay, tay trái cầm ống nghe, tay phải cầm bút và phiếu ghi lời nhăn
- Tu xưng danh (tên cơ quan)
- Đối đáp lịch sự - Nối đường dây
- Chấm dứt điện đàm: Khi người gọi muốn kết thúc, người nghe phải cảm ơn trước khi có lời chào
- Người nhận điện thoại chờ người gọi đặt ống nghe trước - Người nghe biết chấm đứt cuộc nói chuyện một cách lịch sự 2.2 Các bước tiếp nhận điện thoại
- Nhắc điện thoại trong vòng ba hồi chuông
- Chào người gọi (Xin chào! Văn phòng Khoa CTH xin nghè; Alô! Hùng phòng kế toán nghe ạ!)
- Tiếp nhận nội dung:
+ Tôi có thê giúp gì anh/chị không ạ?
+ Anh/chị vui lòng chờ một chút
- Kết thúc cuộc gol: Xin cảm ơn
II TRƯỜNG HỢP GỌI ĐIỆN THOẠI
Các nguyên tắc khi gọi điện thoại
- Sử dụng danh bạ điện thoại
- Các thao tác khi gọi điện thoại (nhắc ông nghe, quay số, nhận lời đáp, tự xưng đanh, nói tên người cần gặp và việc cần giải quyết)
- Nếu qua tổng đài và số phụ thì xưng danh và người cần gặp
- Nếu gọi nhằm thì phải xin lỗi
IV LƯU Y KHI SỬ DỤNG ĐIỆN THOẠI
- Không lạm dụng điện thoại vào việc riêng
- Không trao đổi những chuyện bí mật trong điện thoại
Trang 24- Những điều muốn trao đổi qua điện thoại cần phải chuẩn bị kỹ, có thê ghỉ ra giấy
- Khi sử dụng điện thoại phải kèm theo bút và giấy
- Giọng nói phải rõ ràng, tốc độ vừa phải, khi người nghe phải ghi chép nội dung thì người gọi cần nhắc lại Không nên hạ thấp giọng, âm điệu lên, xuống
- Không ngắt quãng khi đang điện thoại
Trang 25
Chuong V:
VAN BAN QUAN LY NHA NUOC VA CACH THUC SOAN THAO
IL VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
1.1 Khái niệm
- Khái niệm văn bản
Là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về
câu trúc và độc lập về giao tiếp
Dạng tôn tại điện hình của văn bản là ngôn ngữ việt - Các loại văn bản
+ Văn bản quản lý nhà nước + Văn bản của Đảng và các tô - Văn bản quản lý nhà nước
Định nghĩa: Là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành theo thâm quyên,
nguyên tắc, thể thức, thủ tục, quy chế luật định, mang tính quyền lực nhà nước
chức Chính trị-Xã hội
đơn phương, làm phát sinh các hệ pháp lý cụ thê
Phân biệt văn bản quản lý nhà nước với văn bản của các tô chức Chính trị - Xã hội trong hệ thống chính trị Van ban QLNN Van ban của các TCCT-XH - Do cơ quan NN có thâm quyên ban hành nhằm thực hiện quyền hành pháp, hành chính
- Mang tính chủ trương, đường lỗi, chiến lược chung để điều chỉnh|
Trang 261.2 Chức năng của văn ban quản lý nhà nước
1.2.1 Chức năng thông tin
Đây là chức năng tổng quát Trong giai đoạn hiện nay các hình thức ghi chép và truyền đat thông tin rất phong phú, nhưng việc ghi chép và truyền tin qua văn bản vẫn là chủ yêu Chức năng thông tin của văn bản được thể hiện qua mấy nội dung sau:
- Ghi lại các loại thông tin quản lý
- Truyền đạt thông tin từ nơi này đến nơi khác
- Giúp cơ quan, tô chức thu nhận những thông tin cần thiết
- Giúp các cơ quan, tổ chức đánh giá các thông tin thu nhận được qua hệ thống truyền đạt thông tin khác
Dưới dạng văn bản, thông tin thường có ba dạng: - Thông tin quá khứ
- Thông tin hiện hành - Thong tin dự đoán
1.2.2 Chức năng pháp lÿ
Thể hiện hai mặt sau:
- Chúng chứa đựng quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp luật được hình thành trong hoạt động của cơ quan quản lý nhà nước
- Là căn cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều hành
công việc của các cơ quan, tô chức nhà nước
1.2.3 Chức năng quản lý
tổ chức tốt công việc của mình
Các khâu trong quy trình quản lý từ việc ra quyết định, tổ chức thực hiện, kiểm tra, điều hành khâu nào cũng cần đến văn bản
Văn bản là công cụ để tổ chức bộ máy nhà nước, dé xây dựng hệ thống
van ban quan ly, dé điều hành công việc tốt hơn
1.2.4 Chức năng thông kê
Trang 27
- Văn bản được sử dụng vào mục đích thống kê về các hoạt động, công
việc của cơ quan, đơn vị như: thống kê cán bộ, tiền lương, phương tiện quản lý,
kết quả kinh tế, xã hội
- Để thực hiện tốt chức năng này đòi hỏi số liệu phải chính xác, đầy đủ và
có tính khoa học
1.2.5 Chức năng văn hóa — xã hội
- Văn bản là một phương tiện lưu giữ, truyền bá cho mọi người và thế hệ sau truyền thống văn hóa của dân tộc được tích lũy qua nhiều thế hệ
- Văn bản góp phần hướng dẫn, chỉ đạo mọi người thực hiện những quy chế về văn hóa đã có, đồng thời xây dựng nếp sống văn hóa mới
Lưu ý: ngoài những chức năng trên, văn bản còn có chức năng giao tiếp,
sử liệu do đó khi soạn thảo văn bản tùy theo yêu cầu, mục đích đặt ra mà
hướng vào chức năng cần thiết
1.3 Vai trò của văn bản quản lý nhà nước
1.3.1 Đảm bảo thông tín trong hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị - Thông tin về chủ trương, đường lối của Đảng và chính sách, pháp luật
của Nhà nước |
- Vé muc tiéu, nhiém vu hoat động cụ thể của từng cơ quan, đơn vỊ
- Thông tin về phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan với nhau và giữa cơ quan với nhân dân
- Thông tin về tình hình khách thể quản lý, về sự biến động của cơ quan - Thông tin về kết quả đã đạt được trong quản lý
` z
ˆ z A
Các quyết định quản lý được truyền đạt sau khi đã được thể chế hóa bằng văn bản pháp quy
Sự truyền đạt các quyết định quản lý có nhanh chóng, chính xác và tin cậy phụ thuộc vào tô chức chu chuyển văn bản
Khi sử dụng hệ thống văn bản để truyền đạt các quyết định quản lý thì
điều đầu tiên phải chú ý là đối tượng và phạm vi truyền đạt văn bản
1.3.3 Công tác kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quan lý
Trang 28Văn bản đóng vai trò là phương tiện trong công tác theo dõi, kiểm tra hoạt động của bộ máy quản lý
1.3.4 Xây dựng hệ thống pháp luật
Hệ thống văn bản QLNN, một mặt phản ánh sự phân chia quyền hành trong quản lý hành chính nhà nước, mặt khác cụ thể hóa chủ trương, đường lối của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước
1.4 Phân loại văn bản quản lý nhà nước 1.4.1 Văn bản qui phạm pháp luật
qg Khái niệm Định nghĩa
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thâm
quyên ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo
định hướng xã hội chủ nghĩa
Đặc trưng của văn bản qui phạm pháp luật
- Do cơ quan nhà nước có thâm quyền ban hành được quy định tại Luật ban hành văn bản QPPL,
- Phải tuân thủ những trình tự, thủ tục của Luật ban hành văn bản QPPL
và các quy định cụ thể
- Văn bản chứa đựng các quy tắc xử sự chung, được áp dụng nhiều lần với
mọi đối tượng, hoặc một nhóm đối tượng có hiệu lực trong phạm vi nhất định
- Văn bản được nhà nước bảo đảm thi hành băng các biện pháp: tuyên
cần thiết phải đùng biện pháp cưỡng chế Các loại văn bản qui phạm pháp luật (1) Văn bản luật
- Hiễn pháp (Hiến pháp và các đạo luật bổ sung, sửa đổi Hiến pháp)
- Luật, bộ luật
(2) Văn bản dưới luật (mang tính chất luật)
- Nghị quyết của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội - Pháp lệnh
Trang 29
- Lệnh của Chủ tịch nước
- Quyét định của Chủ tịch nước
(3) Văn bản dưới luật lập quy (văn bản pháp quy)
- Nghị quyết của Chính phủ, Hội đồng Thâm phán Tòa án nhân dân tối cao, Hội đồng nhân dân các cấp
- Nghị định của Chính phủ
- Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Chánh án Tòa án nhân dân tối
cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ
quan ngang bộ, Uỷ ban nhân dân các cấp
- Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Uỷ ban nhân dân các cấp
- Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Uỷ ban nhân dân các cấp, văn bản liên tịch giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức Chính trị - Xã hội
b Thẩm quyền ban hành và hình thức văn bản quy phạm pháp luật
b1 Văn bản qui phạm pháp luật của Quốc hội Hiến pháp
Là đạo luật gốc, là cơ sở pháp lý cao nhất làm căn cứ ban hành các loại văn bản QPPL
Luật
Luật quy định các vấn đề cơ bản, quan trọng thuộc các lĩnh vực về đối
những nguyên tắc chủ yếu về tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước, về quan hệ xã hội và hoạt động của công dân
Nghị quyết của Quốc hội
Được ban hành để quyết định kế hoạch kinh tế-xã hội; các chính sách tài
chính, tiền tệ quốc gia; chính sách dân tộc, tôn giáo, đối ngoại, quốc phòng, an ninh; dự toán ngân sách nhà nước và phân bổ ngân sách Trung ương, điều chỉnh ngân sách nhà nước, phê chuẩn, quyết toán ngân sách nhà nước; phê chuẩn điều ước quốc tế; quyết định chế độ làm việc của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc
Trang 30hội, Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội, đại biểu Quốc hội và quyết
định các vẫn đề khác thuộc thâm quyền của Quốc hội
b.2 Văn bản QPPL của Ủy ban Thường vụ Quốc hội
Pháp lệnh
Là hình thức văn bản QPPL do Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành căn cứ vào Hiến pháp, Luật và Nghị quyết của Quốc hội, quy định những điều được
Quốc hội giao, sau thời gian thực hiện trình Quốc hội xem xét để quyết định ban
hành Luật
Nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội (UBTVQH)
Nghị quyết của UBTVQH ban hành dùng để giải thích Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh; giám sát việc thi hành Hiến pháp, văn bản QPPL của QH, UBTVQH;
giám sát hoạt động của Chính phủ, Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Tòa án nhân
dân tối cao; giám sát và hướng dẫn hoạt động của Hội đồng nhân dân; quyết định tông bố tình trạng chiến tranh, ban bố tình trạng khẩn cấp trong cả nước hoặc từng địa phương và quyết định những vấn đề thuộc thâm quyền của UBTVQH
b.3 Văn bản QPPL của Chủ tịch nước Lệnh của Chủ tịch nước
Để công bố Hiến pháp, Luật, Bộ luật, Nghị quyết của Quốc hội; công bố tình trạng chiến tranh, lệnh tổng động viên; quyết định đặc xá; công bố tình trạng khẩn cấp trong cả nước hoặc từng địa phương: thực hiện thống lĩnh lực lượng vũ trang
Quyết định của Chủ tịci ,
Để giải quyết những công việc cụ thể thuộc thâm quyền của mình như: bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Phó thủ tướng, Bộ trưởng và các thành viên khác
của Chính phủ, Phó chánh án tòa án, Phó viện trưởng viện kiểm sát nhân dân tối
cao; phong hàm, phong cấp sĩ quan cao cấp trong lực lượng vũ trang nhân dân b.4 Văn bản QPPL của Chính phủ
Nghị quyết của Chính phủ
Ban hành để quyết định chính sách cụ thể về xây dựng và kiện toàn bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở, hướng dẫn, kiểm tra Hội
Trang 31đồng nhân dân thực hiện các văn bản cơ quan nhà nước cấp trên; bảo đảm thực hiện Hiến pháp và pháp luật trong xã hội; thực hiện chính sách xã hội, dân tộc,
tôn giáo; quyết định chủ trương, chính sách cụ thể về ngân sách nước, tiền tệ: phát triển văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học-công nghệ, bảo vệ môi trường: củng cố, tăng cường quốc phòng, an ninh; thống nhất quản lý công tác đối ngoại của nhà nước, các biện pháp bảo vệ quyên, lợi ích hợp pháp của công dân; các biện pháp chống quan liêu, tham nhũng trong bộ máy nhà nước; phê duyệt các điều ước quốc tế thuộc thâm quyền của Chính phủ
Nghị định của Chính phủ
Ban hành để quy định chi tiết thi hành Luật, Nghị quyết của Quốc hội;
Pháp lệnh, Nghị quyết của UBTVQH; Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước; quy
định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
trực thuộc Chính phủ và các co quan khác thuộc thâm quyển thành lập của
Chính phủ; các biện pháp cụ thê để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Chính
phủ
Nghị định của Chính phủ quy định những vấn đề cần thiết nhưng chưa đủ điều kiện xây dựng thành Luật hoặc Pháp lệnh để đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước, quản lý kinh tế, quản lý xã hội Việc ban hành Nghị định này phải được sự đồng ý của UBTVQH b.5 Văn bản QPPL của Thủ tướng Chính phủ Quyết định Ban hành để quyết định các chủ trương, biện pháp lãnh đạo, điều hành
cơ sở; quy định chế độ làm việc của các thành viên Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các vấn đề thuộc thầm
quyền của Thủ tướng Chính phủ
Chỉ thị
Quy định các biện pháp chỉ đạo, phối hợp hoạt động của các thành viên Chính phủ; đôn đốc và kiểm tra hoạt động của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các cấp trong việc thực hiện các chủ trương, pháp luật của nhà nước, các quyết định của Chính phủ
Trang 32b.5 Văn bản QPPL của Bộ trưởng; Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ Quyết định của Bộ trưởng (BT), Thú trưởng co quan (TTCQ) ngang Bo
Qui dinh về tô chức, hoạt động của cơ quan, đơn vị trực thuộc; quy định
các tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm và các định mức kinh tế - kỹ thuật của ngành, lĩnh vực do mình phụ trách; quy định các biện pháp để thực hiện chức năng quản lý ngành, lĩnh vực do mình phụ trách và những vấn đề được Chính phủ giao
Chỉ thị của BT, TTCQ ngang Bộ
Quy định các biện pháp để chỉ đạo, đôn đốc, phối hợp và kiểm tra hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc ngành, lĩnh vực do mình phụ trách trong việc thực hiện văn bản QPPL của cơ quan nhà nước cấp trên và của mình
Thông tw
Thông tư của BT, TTCQ`ngang Bộ ban hành để hướng dẫn thực hiện
những quy định được Luật, Nghị quyết của Quốc hội; Pháp lệnh, Nghị định của
UBTVQH; Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước; Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ; Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ giao cho ngành, lĩnh vực mình phụ trách
b.6 Văn bản QPPL của Tòa án nhân dân tỗi cao
Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tỗi cao
Nghị quyết của Hội đồng Thâm phán Tòa án nhân dân tối cao được ban hành để hướng dẫn các Tòa án áp dụng thống nhất Luật, tổng kết kinh nghiệm
4
xét xử
Thông tư, Chỉ thị, Quyết định của Chánh án Tòa án nhân dân tôi cao
được ban hành để thực hiện việc quản lý các Tòa án nhân dân địa phương và Tòa án Quân sự về tổ chức; quy định những vấn đề khác thuộc thâm quyền của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao
b.7 Văn bản QPPL của Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao
Thông tư, Chỉ thị, Quyết định của Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân
tối cao quy định các biện pháp bảo đảm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Viện
Trang 33Kiểm sát nhân dân các cấp; quy định những vấn đề khác thuộc thâm quyền của Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao
b.8 Văn bản QPPL của Hội đồng nhân dân (HĐND) các cấp
Nghị quyết của HĐND các cấp
Ban hành để quyết định chủ trương, chính sách, biện pháp trong các lĩnh
vực kinh tế, giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin, thể dục thê thao, khoa học
công nghệ, tài nguyên và môi trường, quốc phòng, an nỉnh, trật tự, an toàn xã
hội, thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, thì hành pháp luật, xây
dựng chính quyền địa phương và quản lý địa giới hành chính |
b.9 Văn bản QPPL của Ủy ban nhân dân (UBND) các cấp Chỉ thị của UBND các cấp
Ban hành để quy định biện pháp chỉ đạo, phối hợp hoạt động, đôn đốc và
kiểm tra hoạt động của cơ quan đơn vị trực thuộc và của HDND, UBND cấp
dưới trong việc thực hiện văn bản cia co quai nha nước cấp trên, HĐND cùng cấp và quyết định của mình
Quyết định của UBND các cấp
Ban hành để thực hiện chủ trương, chính sách, biện pháp trong các lĩnh vực kinh tế, nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi, đất đai, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, giao thông vận tải, xây dựng, quản lý và phát triển
đô thị, thương mại, dịch vụ, dù lịch, giáo dục và đào tạo, văn hóa, thông tin, thé duc thé thao, y tế, xã hội, khoa học và công nghệ, tài nguyên và môi trường,
quốc phòng an tỉnh trật tự, an toàn xã hội, chính sách dân tộc, tôn giáo, pháp
b.10 Văn bản liên tịch
- Nghị quyết liên tịch giữa UBTVQH hoặc giữa Chính phủ với cơ quan
Trung ương của tổ chức Chính trị - Xã hội
- Thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân Tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân Tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ với Chánh án Tòa án nhân dân Tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân Tối cao; giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ
b.II Văn bản QPPL phụ
Trang 34Các loại văn bản QPPL phụ như: Điều lệ, nội quy, quy định, quy chế 1.4.2 Văn bản cá biệt (hay áp dụng pháp luật)
Khái niệm
Văn bản cá biệt là loại văn bản của cơ quan nhà nước có thẳm quyển căn cứ vào văn bản QPPL để ban hành, được áp dụng một lần để giải quyết những vấn đề, sự việc cụ thể
Văn bản cá biệt chỉ để giải quyết một vấn đề cá biệt, một đối tượng cá
biệt
Trong văn bản cá biệt thì các quyết định hành chính chiếm tỷ lệ lớn
Phân biệt văn bản QPPL và cá biệt Về nội dụng:
Văn bản QPPL đặt ra những QPPL được áp dụng nhiều lần
Văn bản cá biệt không đặt ra những QPPL, mà căn cứ vào văn bản QPPL để giải quyết những vụ việc cụ thể, được áp dụng một lần
Về tinh chất:
- Văn bản QPPL mang tính cưỡng chế, tức là buộc mọi cơ quan nhà nước, mọi tổ chức kinh tế, xã hội, công dân nghiêm chỉnh thi hành
- Văn bản cá biệt không hắn mang tính cưỡng chế, tức là không bắt buộc mọi cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, xã hội, công dân nghiêm chính chấp hành Về thẩm quyên ban hành: 2 m quyén ban hành (Được e» - Văn bản QPPL do cơ quan nhà nước có th
- Văn bản cá biệt cơ quan nào cũng có quyên ban hành nêu thây cân thiết để giải quyết công việc trong phạm vi quyền hạn của mình và không chịu sự điều chỉnh của Luật ban hành văn bản QPPL
1.4.3 Văn bản hành chính
a Khai niém
Là văn bản để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước như: công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả
hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi lại các ý kiến và kết luận trong các hội
Trang 35nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tô chức với nhau hoặc giữa nhà nước với tổ chức và công dân
Văn bản hành chính đưa ra các quyết định quản lý, do đó không được dùng để thay thế cho văn bản QPPL hoặc văn bản cá biệt
b Các loại văn bản hành chính b.I Công văn
- Là loại văn bản hành chính nhằm giải quyết công việc giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tô chức, đơn vị và công dân
Đây là loại văn bản đặc biệt (không tên loại, độc lập một thể thức)
- Các loại công văn: mời họp, chất vấn, yêu cầu, đẻ nghị; công văn trả lời,
hướng dẫn, giải thích, đôn đốc, chỉ đạo, báo cáo
b.2 Đề án công tác
Là văn bản trình bày một dự kiến, kế hoạch về một nhiệm vụ công tác của
cơ quan, đơn vị trong một thời gian nhất định ` b.3 Phương án
Là văn bản dùng để trình bày dự kiến về cách thức, trình tự tiến hành công việc trong điều kiện, hoàn cảnh nào đó b.4 Chương trình Là văn bản dự kiến toàn bộ những hoạt động theo một trình tự, thời gian nhất định Chương trình được trình bày một cách tóm tắt b.5 Kế hoạch công tác
công việc cơ quan hay một tô chức trong một thời gian nhất định Là cụ thê hóa của chương trình
b.6 Tờ trình
Là một văn bản đề xuất với cấp trên một vấn để mới, xin cấp trên phê
duyệt Cái mới này có thé la một chủ trương, phương án công tác, chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức, hoặc một đề nghị thay đổi, bố sung, bãi bỏ một
văn bản, quy định không còn phù hợp b.7 Báo cáo
Trang 36Là văn bản dùng để phản ánh tình hình chấp hành công việc của cấp dưới
lên cấp trên và ngược lại hoặc để trình bày một vấn đề, một sự kiện, một đề tài
trước hội nghị, trước một người hay một cơ quan có trách nhiệm theo chế độ quy định
Các loại báo cáo: báo cáo thường kỳ, bất thường, đột xuất, sơ kết, tổng
kết, chuyên đề
b.ổ Thông cáo
Là văn bản do cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng và Nhà nước dùng để công bố quyết định hay một sự kiện quan trọng nào đó
b.9, Thông báo
Là văn bản của một tổ chức hoặc cơ quan dùng để thông tin cho tổ chức cấp dưới hoặc ngang cấp về tình hình hoạt động, về các quyết định hoặc các vấn
đề khác đẻ thực hiện hoặc để biết
b.10 Biên bản
Là văn bản ghi lại đầy đủ hoặc một phần diễn biến và kết quả một hội
nghị, một cuộc họp có xác nhận của chủ tọa và thư ký; hoặc ghi lại một vụ việc
có xác nhận của đương sự và người làm chứng có liên quan đến vụ việc đó
Các loại biên bản: biên bản hội nghị, biên bản xảy ra sự việc, biên bản xử lý, biên bản bàn giao (công việc, chức vụ)
b.11 Công điện
Là văn bản dùng để thông tin hay truyền đạt mệnh lệnh của tổ chức hay người có thâm quyền trong những trường hợp cần thiết
Là văn bản dùng để cấp cho cá nhân hoặc cơ quan nhằm thừa nhận một sự
kiện, sự việc nào đó có thực
b.13 Giấy ủy nhiệm
Là văn bản của một cơ quan này trao cho một cơ quan hoặc cá nhân được
đại diện cho mình, trong đó xác định nội dung phạm vi thâm quyền cơ quan hay cá nhân đó để giải quyết một công việc nhất định
b.14.Giấy giới thiệu
Trang 37Là văn bản cấp cho công chức, viên chức đi liên hệ giao dịch để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết công việc của cá nhân hay đơn vị
Giấy giới thiệu được cấp trong các trường hợp sau: - Cán bộ, nhân viên đi giải quyết công việc của cơ quan; - Cán bộ, nhân viên giải quyết công việc cá nhân;
- Cấp tiếp cho một cán bộ, nhân viên cơ quan khác tới cơ quan mình công tác đến một cơ quan khác dưới quyền quản lý của cơ quan mình
b.15.Giấy nghỉ phép
Là văn bản cấp cho cán bộ, nhân viên khi đi nghỉ phép Giấy nghỉ phép dùng thay giấy đi đường trong thời gian nghỉ phép và làm căn cứ để thanh toán
tiền đi đường
b.16 Giấy đi đường
Là văn bản cấp cho cá nhân được đi công tác, dùng để thanh tốn tiền đi cơng tác, không có giá trị liên hệ công tác
b.17 Giấy mời
Là văn bản dùng để mời đại diện cơ quan hay cá nhân tham dự một việc
gì đó
b.18 Phiếu gửi
Là văn bản kèm theo văn bản gửi đi Người nhận văn bản có nhiệm vụ ký xác nhận vào phiêu gửi và trả lại phiêu gửi cho người gửi, phiêu gửi có tác dụng làm băng chứng để biết văn bản đã được gửi đi
b.19 ĐỀ nghị
gì đó
b.20 Hợp đồng
Là văn bản thỏa thuận giữa các bên về một việc nào đó được thực hiện
trong một thời gian nhất định
1.4.4 Vấn bản chuyên môn, kỹ thuật Văn bản chuyên môn
Là văn bản mang tính chất đặc thù thuộc nghiệp vụ chuyên môn trong các
lĩnh vực như: thống kê, kế hoạch, tài chính, ngân hàng, vật tư, y tẾ
Trang 38Văn bản kỹ thuật
Là văn bản được ban hành trong các lĩnh vực như: kiến trúc, xây đựng, công nghệ, cơ khí, bản đồ, khí tượng hình thức văn bản thường ở dạng như: bản vẽ thiết kế, đồ án, bản canh, băng ghi âm, ghi hình, ảnh chụp
Trang 3926 Giấy nghỉ phép NP
27 Giấy đi đường DD
28 Giấy biên nhận hồ sơ BN 29_ Phiếu gửi PG 30 Phiếu chuyển PC 31 Bản sao y bản chính SY 32_ Bản trích sao TS 33 Bản sao lục SL
II CÁCH THỨC SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
2.1 Kỹ thuật soạn thảo van ban QLNN
2.1.1 KY thuat soan thảo văn bản-khái niém, y nghia, vai tro
a Khai niém
Kỹ thuật soạn thảo văn bản là những yêu cầu cần thực hiện trong quá trình chuẩn bị, tiến hành soạn thảo và chuyển văn bán đến nơi thi hành Những yêu cầu này là quy tắc về việc tổ chức biên soạn, thu thập thông tin, khởi thảo văn bản và sử dụng ngôn ngữ trong văn bản
b Ý nghĩa của soạn thảo văn bản
Làm cho những người nhận văn bản dễ hiểu và hiểu một cách thống nhất
để đi đến hành động đúng
c Vai tro
- Soạn thảo văn bản là khẳng định vị trí pháp lý, là sự thể hiện chức năng,
nhiệm vụ, quyên hạn và phạm vi hoạt động của các cơ quan, tô chức
giữa Đảng với Nhà nước, Đảng, Nhà nước với các tô chức khác và với nhân dân
- Soạn thảo văn bản là thể hiện nguyên tắc hoạt động, cách thức làm việc
của mỗi cơ quan, tổ chức
- Soạn thảo văn bản là sự phản ánh những kết quả mà cơ quan đã đạt được
trong hoạt động thực tiễn
2.4.1.2 Thể thức văn bản (Theo Thông tư 01/2011/PT-BNV ngày 19/01/2011)
d Quốc hiệu
Trang 40Biêu thị tên nước, chê độ chính trị Quôc hiệu việt trên cùng, hai dòng
chữ, bên phải văn bản
Vi du:
CONG HOA XA HOI CHU NGHIA VIET NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Dòng trên cỡ chữ 13 hoặc 14, in hoa, đậm, đứng
Dòng dưới cỡ chữ 14, thường, đậm, đứng, gạch chân bằng độ dài dòng chữ
b Tên cơ quan, tô chức ban hành văn bản
Được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ văn bản thành lập Viết
ngang với quốc hiệu về bên trái văn bản, nếu có cơ quan chủ quản thì viết ở trên,
rồi tới cơ quan ban hành văn bản Những cụm từ thông dụng có thể viết tắt: UBND, HĐND
Ví dụ:
HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ-HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỖ CHÍ MINH HQC VIEN BAO CHi VA TUYEN TRUYEN
Dòng trên cỡ chữ 13 hoặc14, in hoa, đứng
Dòng dưới cỡ chữ 13 hoặc 14, in hoa, đứng, đậm, gạch chân 2/1-1/3 dòng
chữ
c Số và ký hiệu của văn bản
Ghi dưới tên cơ quan ban hành văn bản Số của văn bản được đánh theo
thứ tự từng loại văn bản từ số 01 bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 năm
đó Năm sau lại tiêp tục quay lại Cỡ chữ 14, in thường, đứng Đối với văn bản quy phạm pháp luật: