Giáo trình hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước phần 1

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH KHOA VĂN BẢN VÀ CƠNG NGHỆ HÀNH CHÍNH GIÁO TRÌNH HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TRONG Cơ QUAN NHÀ Nước (Đào tạo Đại học Hành chính) NHÀ XUẤT BẢN KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT HÀ NỘI - 2009 Tập th ể biên soạn: T S LƯU KIẾM THANH (Chủ biên) ThS BÙI XUÂN L ự CN LÊ ĐÌNH CHÚC LỜI NĨI ĐẦU Hành vãn phịng đối tượng nghiên cứu nhiều ngành khoa học Trong trình hoạt động quản lý nhà nước, hành vãn phịng vừa phương tiện, vừa sản phẩm q trình đó, dùng đê ghi chép truyền đạt định quàn lý, thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quàn lý ngược lại Trong việc đào tạo đại học hành chính, kiến thức hành vãn phịng có ý nghĩa quan trọng Sách biên soạn theo chương trình đào tạo Đại học hành Bộ Giáo dục Đào tạo phê chuẩn nhằm cung cấp khái niệm bản, sở pháp lý kỹ cần thiết việc xây dựng tổ chức cơng tác hành vãn phịng quan, tổ chức Mặc dù có số ví dụ minh hoạ đưa sách, để học tập tốt môn học này, sinh viên cần tổ chức đê tìm hiểu thêm thực tế cơng tác hành vãn phịng quan, đối chiếu thực tế với lý luận nhằm làm sáng tỏ nội dung bán đại mon học Do môn học liên quan đến nhiều lĩnh vực khác hành học, thực tế cơng tác hành văn phịng tồn nhiều vấn để chưa giải quyết, với hạn chế trình độ tác giả, sách khó tránh khỏi hạn chế định Các tác giả Khoa Văn Cơng nghệ hành mong nhận đóng góp ý kiến bạn đọc Học viện để tiếp tục hoàn thiện sách phục vụ có kết việc đào tạo nguồn nhân lực cho hành nhà nước KHOA VẤN BẢN VÀ CƠNG NGHỆ HÀNH CHÍNH HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH MỞ ĐẦU Văn phịng có chức tham miru, tổng hợp, giúp việc quản lý hậu cần quan, tổ chức Xây đựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp quan, tổ chức đổi phương thức lãnh đạo lề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiộu công tác lãnh đạo Chính việc táng cường xây dựng tổ chức cải cách hoạt động văn phòng quan, tố chức cần quan tâm đặc biệt Tuy nhiên, số quan, tổ chức cịn có nhận thức chưa thật đắn vai trò, chức năng, nhiệm vụ văn phòng, chưa quan tâm mức việc chãm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán văn phòng, chi đạo cơng tác tạo điều kiộn để vãn phịng phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo quan, tổ chức điều hành công việc Thêm nữa, nhiều cán bộ, công chức chưa nắm vững nghiệp vụ hành vãn phịng, cịn lúng túng, thiếu khoa học thực chức năng, nhiệm vụ Việc am hiểu, tinh thơng áp dụng có hiệu tác nghiệp nghiệp vụ hành văn phòng giúp quan, tổ chức đảm báo tính liên tục, ổn định, tập trung vào đại hoạt dọng cong vụ minh Do dó, viẹc dưa mon học vè nghiẹp vụ hành văn phịng vào chương trình đại học hành cần thiết Khái niệm nghiệp vụ hành vãn phịng phong phú, bao gồm tác nghiệp thủ tục hành liên quan đến hoạt động quản trị công sở; công tác văn thư lưu trữ Sự am hiểu tường tận thực thục kỹ thuật, nghiệp vụ hành văn phịng sở quan trọng để tiến hành có hiệu hoạt động công vụ Về tổng thể, vấn đề nghiệp vụ kỹ thuật hành vãn phịng giải có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu công tác điều hành quản lý quan, tổ chức? Để giải vấn đề đó, cần lưu ý yếu tố sau có liên quan đến nghiệp vụ kỹ thuật hành chính: - Tổ chức lao động thực nghiệp vụ hành vân phịng; nghiên cứu áp dụng mơ hình tổ chức tối ưu quan, tổ chức; - Pháp chế nghiệp vụ hành văn phịng; - Phương pháp tổ chức hoạt động, bố trí xếp công việc công sở sử dụng phương tiện làm việc quan; - Phương pháp kiểm tra, điều hành hoạt động cấp dưới; quy trình kỹ thuật tiến hành hội họp; v.v - Công tác hậu cần; - Kỹ thuật thu thập, xử lý thông tin; kỹ thuật chế tác văn bản, tổ chức báo quản sử dụng vãn bản; - Kỹ thuật giao tiếp; - Đào tạo không ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ công chức văn phịng; Các hoạt động nêu mang tính chất tổ chức (tổ chức hội họp, tiếp khách, cơng tác ), mang tính "nghiệp vụ văn thư" ("bàn giấy") tuý Chúng không diễn cách biệt lập, mà có thê đan xen ln ln có mối quan hệ chặt chẽ với Việc nắm vững kiến thức mang tính lý thuyết áp dụng thục kỹ liên quan đến hoạt động, điều kiện tiên đảm bảo cho hoạt động có hiệu quan, tổ chức, đồng thời đế có quan niệm đắn nhiệm vụ văn phòng, nhiệm vụ công chức lãnh đạo chun viên văn phịng, từ có định hương việc tuyển chọn, đào tạo bồi dưỡng cơng chức văn phịng Tuy nhiên, vấn đề liên quan đến công tác nhân sự, hoạt động quản trị hậu cần, đặc biệt kỹ thuật xây dựng ban hành văn quản lý có tính chất chun mơn đặc biệt, khơng xem xét phạm vi môn học này, mà nhiệm vụ môn học khác, riêng biệt "Quản trị cơng sở' "Kỹ thuật xây (lipìg ban liànli văn quản lý hành nlià nước" Như mục tiêu môn học cung cấp cho học viên kiến thức lý luận chức năng, nhiệm vụ, vai trò văn phòng; sở lý luận kỹ thực tế tiến hành số hoạt động nghiệp vụ hành vãn phịng như: đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý, tổ chức hội họp, thực công tác hậu cần, tiến hành giao tiếp hành chính, cơng tác văn thư (trừ xây dựng ban hành văn bản) công tác lưu trữ Là phận hành học, mơn học " Hành clìínli van phơng c quan nhà nưỡc" khòng tốn mọt cách biệt lập, mà có liên quan chặt chẽ với nhiều mơn học khác Chính vậy, nội dung chương trình viết sở nghiên cứu thành tựu lý luận thực tiễn chung hành học từ quan điểm phương pháp luận Mác-xít vào đường lối, chủ trương Đảng Nhà nước Và đó, để hiểu nắm vững kiến thức môn học, sinh viên không chí giới hạn hệ thống khái niệm tuv thuộc lĩnh vực hành vãn phịng, mà cịn phải vận dụng tri thức thuộc môn học khác có liên quan, đặc biệt kiến thức luật hành chính, quản trị sở, quản trị nhân sự, kỹ thuật xây dựng ban hành văn quản lý hành nhà nước, ứng dụng công nghệ thông tin quán lý, v.v Hiện đại hố trị quốc gia nhằm góp phần nâng cao hiệu phục vụ thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội đất nước coi chủ trương Nhà nước ta công cải cách hành quốc gia Để thực tốt chủ trương này, khơng thể khơng ngừng cải tiến hồn thiện hoạt động hành vãn phịng, nghiên cứu thấu đáo tìm kiếm giải pháp tối ưu nội dung kỹ thuật tiến hành nghiệp vụ hành văn phịng Đó hoạt động địi hỏi quan tâm chi quan, tổ chức chức có thẩm quyền, nhà chun mơn, mà cịn nhiệm vụ cán bộ, cơng chức 'đang thực thi cơng vụ có liên quan đến nghiệp vụ hành văn phịng, trách nhiệm cử nhân hành tương lai viên hậu cần phải làm việc có chương trình, theo kê hoạch định, tránh tuỳ tiện, giải việc nhỏ mà bó quên việc lớn, làm việc trước mắt mà quên việc lâu dài - Việc quản lý lao động cơng tác văn phịng nói chung cán bộ, nhân viên phụ trách màng cơng việc nói riêng sở bí thành cơng hoạt động hậu cần vãn phòng quan 2.4 Yêu cầu thích ứng - Việc trang bị, mua sắm trang thiết bị, phương tiện, dụng cụ lao động cho cán bộ, nhân viên làm việc cần xuất phát từ yếu tơ tâm - sinh lý tùng người, tránh tình trạng bắt người phải phụ thuộc, bị ức chế phương tiện, thí dụ: việc trang bị bàn làm việc, ghế ngồi, tủ đựng hồ sơ phải phù hợp với tầm vóc người - Cần nhạy cám với đế đầu tư mua sắm mẫu mã cho thích hợp với thời đại Phải lường trước mua sắm sơ' loại thiết bị chóng bị lạc hậu thời đại tiến khoa học - kỹ thuật công nghệ 2.5 Yêu cấu tiết kiệm hiệu - Tính tiết kiệm: Đầu tư cho công tác hậu cần phải quán triệt yêu cầu tiết kiệm tiền bạc, tài sản công dân thời gian, nguyên tắc hợp lý, chất lượng hiệu - Tính hiệu quả: Yêu cầu hiệu hoạt động hậu Cần văn phịng đánh giá hai mặt: định tính định lượng Thước đo tinh thần nhiệt tình, trách nhiệm công chức thời đại tính hiệu việc làm họ Hiệu xã hội, đặc biệt hiệu kinh 91 tế cụ thể mang ý nghĩa sâu sắc chế quán lý dối với kinh tế thị trường 2.6 Yêu cầu nhiệt tình sáng tạo Làm cơng tác hậu cần văn phịng khơng đủ lĩnh lịng nhiệt tình với n g v iệc dễ bị chán nản, bê trễ VI cơng việc mang tính chất "làm dâu trãm họ", đồng thời có nhiệt tình, tâm đắc với cơng việc nảy sinh sáng kiến Lịng nhiệt tình lĩnh vượt khó, vượt khổ cộng với ý thức tìm tịi sáng tạo cơng việc mang lại kết quà to lớn Những nội dung hậu cần 3.1 Quản lý chi tiêu kinh p h í ơ) Nhữìig nội dung chi tiêu hành nghiệp: - Lương chính; - Phụ cấp lương; - Bảo hiểm xã hội; - Học bổng học sinh, sinh hoạt phí cán bộ; - Tiền thưởng; - Phúc lợi tập thể; - Y tế, vệ sinh; - Cơng tác phí, cơng vụ phí; văn phịng phẩm; - Nghiệp vụ phí; - Giao dịch, khánh tiết; - Mua sắm tài sản cố định; 92 - Sửa clữa lớn, xây dựng cơng trình phụ; - Chi klác Các kh)ản chi Nhà nước cấp phát theo chế độ dự tốn knh phí bầng quỹ chi thường xuyên đơn vị kinh ctoanh Ngồi a, quan hành nghiệp cịn có khoản chi ph lớn cho xây dựng Khoản chi quản lý theo ;hế độ cấp phát vốn đầu tư xây dựng b) Ngirên tắc quán lý chi tiêu - Bảo cảm hoạt động quan diễn bình thường, khơng bị cản trở khơng có kinh phí - Đúng sách, chế độ, khoản mục thú tục hành ;hính Nhà nước quản lý - Căn c í vào nhiệm vụ trị đơn vị - Căn vào tiêu biên chế tuyển dụng, ổn định quỹ lương định mức chi tiêu tối thiểu Nhà nước quy định - Đảm bảo tiết kiệm chi tiêu: chi tiêu mục đích, có trọng tâm, trcng điểm - Chi tiêu có kế hoạch khoản dự toán chi tiêu duyệt - Mọi khoản chi quan phải công khai có lưu giữ hố đơn, ;hứng từ tốn tài chính xác, đầy đủ Muốn đảm bảo thực nguyên tắc trên, thủ trưởng quan kế toán trưởng phải đề cao tinh thần trách nhiệm tuán thủ nghiêm ngặt Pháp lệnh K ế toán thống kê Chủ tài khoan phải chịu trách nhiệm pháp lý chi tiêu tài 93 trước quan trước pháp luật Hoạt động chi tiêu tài chủ yếu nằm bơ phận kế tốn vãn phịng quản lý, chánh, phó văn phịng phải chịu trách nhiệm pháp lý trước thủ trưởng quan lĩnh vực công tác quan trọng 3.2 Quản lý biên c h ế quỹ lương, quản lý tài sản c ố định, quản lý vật tư hàng hoá, vật r ẻ tiền mau hỏng a) Quản /v biên c h ế quỹ lương hành nghiệp - Nắm vững chi tiêu biên chế - K ế hoạch hoá quỹ lương - Cấp phát chi trả lương cho đối tượng - Quyết toán quỹ lương b) Quản lý tài sản cô'định Tài sản cố định quan hệ thống nhà xưởng, thiết bị máy móc, phương tiện kỹ thuật phương tiện vận chuyển Đó tài sản có giá trị lớn định khả nâng hoạt động quan nên cần quản lý, sử dụng cho có hiệu Đ ể quản lý có hiệu tài sản cần tiến hành: - Phân loại tài sản cố định; - Lập hồ sơ tài sản cố định; - Lập sổ sách ghi chép, theo dõi kịp thời việc xuất nhập sử dụng, sửa chữa; - Nắm số lượng chất lượng; - Có quy chế quản lý - giao nhận trình sử dụng 94 quy định chê độ trách nhiệm vật chất việc sử dụng tài sản cố định Thực việc kiểm kê cuối nãm để đánh giá chất lượng nắm vững số lượng tài sản, quản lý vật tư, hàng hoá, vật rẻ tiền mau hỏng - Các loại vật tư hàng hoá quan bao gồm: văn phịng phẩm, xăng dầu, cơng cụ, vật tư khác, lương thực, thực phẩm, trang thiết bị cho vãn phòng quan Các vật rẻ tiền mau hỏng gồm bàn, ghế, tủ, loại tài sản hết thời gian sử dụng hỏng hóc chưa sửa chữa, chưa lý Để quản lý tốt loại vật tư cần thực yêu cầu sau: - X ây dựng định mức sử dụng vật tư, định mức công bô' công khai cho toàn thể quan; - Cấp phát đối tượng, tiêu chuẩn cho loại cán bộ; - Đảm bảo đầy đủ thủ tục xuất nhập kiểm kê đánh giá hàng năm - Có nội quy, quy chế bảo quản sử dụng rõ ràng; Với số vật tư sử dụng thường xuyên tiến hành khốn chi phí vật tư để vừa tiết kiệm lại vừa gắn kết trách nhiệm cá nhân tổ chức với việc quản lý tài sản 3.3 Đảm bảo điều kiện làm việc cho quart a) B ố trí nơi làm việc cho cán bộ, nliân viên Phịng làm việc cho cán bộ, nhân viên bơ trí theo 95 nhiều kiểu Có thể bố trí riêng đến hai người, bố trí phịng làm việc cho nhiều người Bố trí phịng làm việc cho nhiều người hướng cải cách hành hoạt động văn phịng nước ta Diện tích phịng làm việc phụ thuộc vào đặc điểm, tính chất cơng việc khác cán bộ, cơng chức Khi bơ' trí nơi làm việc cần tính đến khả phát sinh phận mới, tăng thiết bị mới, khả mở rộng quy mô tãng cường chất lượng hoạt động quan b) Ngun tấc bơ' trí nơi làm việc - B ố trí theo dây chuyền đường thẳng cơng đoạn nghiệp vụ, khơng ngược chiều chồng chéo nhau, gây tình trạng "m ắc cửi" - C ác phòng ban, phận có quan hộ thường xuyên liên quan đến bố trí gần kề - Trong phịng làm việc, người ngồi quay hướng - C ác phịng tiếp khách, văn thư hành nên bơ' trí nơi thuận tiện cho giao dịch gần lối vào cơng sở - Các phịng máy điện tốn, phịng nghiên cứu lưu trữ tài liệu nên bố trí nơi cách xa có phương tiện bảo vệ tốt - Có hệ thống bảng dẫn hành tồn quan, phịng làm việc, chức danh cơng vụ để dễ tìm liên hệ cơng tác c) Trang thiết bị nơi làm việc, bao gồm: - Trang thiết bị 96 - Trang thiết bị phụ - Dụng cụ văn phòng phẩm Dụng cụ văn phòng phẩm nhu cầu thường xuyên cán bộ, nhân viên vãn phịng Cơng tác hậu cần văn phòng cần trang bị đầy đủ để giúp cho cán bộ, nhân viên tăng suất lao động 3.4 Các loại cóng vụ khác củ a g tác hậu cần - Phục vụ xe cộ, phương tiện lại công tác cán lãnh đạo - Phục vụ việc tiếp khách quan - Phục vụ điều kiện vật chất, hậu cần hội họp - Phục vụ buổi lễ tân, khánh tiết quan - Phục vụ sửa chữa vừa nhỏ - Chăm lo điện nước, loa đài - Bảo vệ trật tự, an toàn quan Nghệ thuật làm cơng tác hậu cần văn phịng Nội dung cơng tác hậu cần văn phịng quan đa dạng, phức tạp tế nhị Trước yêu cầu ngày cao phục vụ cho nhiều hoạt động đơn vị, phận, văn phòng cần đáp ứng đầy đủ kịp thời, khó tránh khỏi "xung đột" quan hệ phôi hợp cơng tác Thực tê địi hỏi phái có nghệ thuật làm cơng tác hậu cần văn phịng Có thể nêu số điểm cần ý công tác hậu cần vãn phòng sau: :vp 97 - Cần biết quý trọng thời gian người khác, không nên để đối tác phải chờ đợi nhiều, thời gian vơ ích - Cần kết hợp cơng lịch lãm ứng xử, không gây căng thẳng có thái độ thơ bạo - Biết lắng nghe ý kiến người n ọ i hoàn cảnh - Chọn hình thức ứng xử thích hợp, khơng làm tổn thương danh dự người có lỗi - Khơng nên hứa chưa tin vào khả nâng thực h iệ n - Tránh thiên vị, phân biệt đối xử, gia đình chủ nghĩa - Tránh ơm đồm, bao biện - Tránh luộm thuộm, làm việc không khoa học, khai thác thông tin chậm chạp, không hiệu - Tránh thái độ quan liêu, cửa quyền, không lường tính hết mối quan hệ quản lý, thổi phồng mức xung đột nảy sinh công việc - Mọi cán bộ, nhân viên công tác tổ chức văn phịng cần tăng cường đồn kết, đồng tâm hiệp lực phấn đấu cải tiến bước công tác hậu cần để phục vụ tốt cho hoạt động quan V I I I - THỐNG KỀ Trong hệ thống máy quản lý Nhà nước, quan thống kê có vị trí vơ quan trọng việc đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý nhà nước Trong nãm qua, công tác thống kê bước hoàn 98 thiện phát triển phùhợp với q trình đổi đất nước Sơ liệu thông kê ngàvcàng phát huy tác dụng quan trọng để đánh giá, phà lích thực trạng, xu hướng phát triển tình hình kinh tế -xã hội phạm vi nước cấp, ngành Nội dung hệ thống chi tiêu, phương pháp thu thập xử lý số liệu lừng bước tiếp cận với tiêu chuẩn quốc tế Tuy nhiên, trước II ứng yêu cầu ngày cao ngành thống kê kiện tăng cường hợp tác hội nhập với nước khu vực giới, thông tin thống kê bộc lộ nhiều hạn chế hất cập Hệ thống chi tiêu thống kê thiếu bộ, chưa cung cấp kịp thời, số tiêu chưa bảo đảm độ tin t áv cẩn thiết, số liệu cân đối lớn cùa kinh tế sỏ liệu thông kê chưa lưú giữ truyền đưa phương liên đại, thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng Nguyền nhân thiếu sót hạn chê nêu có phần lực trình độ chun mơn cán bộ, công chức thống kê cấp, ngành Nhưng mặt khác, điều kiện sản xuất manh mún ý thức chấp hành luật pháp lĩnh vực kế tốn, thống kê khơng nghiêm, chế cơng khai hố số liệu vé sản xuất kinh doanh khịng đồng chưa đủ hiệu lực Để khắc phục hạn chế thiếu sót nói nhằm phát huy tác dụng thông tin thống kê quản lý, điều hành cấp, ngành, theo yêu cầu Thủ tướng Chính phủ Chỉ thị số 28/1998/C T - TTg ngày 19 tháng năm 1998 tăng cường đại hố cơng tác thống kê, Tổng cục kê phải khẩn trương triển khai việc sau đây: 99 a) Tổng kết đánh giá rút kinh nghiệm qua 10 lăm thực Pháp lệnh K ế toán Thống kê báo cáo Thủ trưởig Chính phủ quý IV năm 1998, sở xây dựng dụ án Luật Thống kê trình Chính phủ vào cuối năm 1999 b) Căn vào nhu cầu thông tin thống kê cần :hiết cho việc quản lý, điều hành cấp, ngành, tiến hàrh rà soát đánh giá hộ thống tiêu kinh tế - xã hội hành, phân loại bổ sung tiêu mới, bảo đảm tính đồng bỊ số liệu thống kê kinh tế - xã hội Trên sở đó, xây dựng cế hoạch thu thập cung cấp số liệu định kỳ loại tiêu: hàng tháng, hàng quý, nửa năm, năm, 2-3 năm, năn 10 năm c) Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn quốc tế hệ thống tiêu kinh tế - xã hội, nội dung, phương pháp thu thập số liệu tính tốn cấc tiêu phản ánh càn đối lớn hiệu kinh tế, kết thực mục tiêu công nghiệp hoá đại hoá đất nước, nâng cao đời sống nhân dân bảo đảm công xã hội Phấn đấu đến năm 2000, hệ thống tiêu kinh tế - xã hội nước ta thực theo tiêu chuẩn thông lệ quốc tế d) Chủ trì phối hợp với bộ, ngành phân công trách nhiệm cụ thể việc thu thập cung cấp số liệu Tổng cục Thống kê bộ, ngành, bảo đảm tính đồng thống sô' liệu thống kê Nhà nước gồm hai nguồn: Thống kê theo cấp hành Tổng cục Thống kê quản lý thống kê bộ, ngành quản lý Việc phân công trách nhiệm thu thập cung cấp số liệu thống kê lĩnh vực kinh tế - xã hội phải bảo đảm nguyên tắc yêu cầu sau đây: 100 - Sô' liệu thống kê khai thác tính tốn từ hồ sơ hành lĩnh vực bộ, ngành quản lý bộ, ngành chịu trách nhiệm tổng hợp, cung cấp cho Tổng cục Thống kê ngành, cấp có liên quan - Tổng cục Thống kê chịu trách nhiệm thu thập số liệu liên ngành số liệu mà bộ, ngành khơng có điều kiện thực thực khơng bảo đảm tính khách quan tiết kiệm chi phí đ) Phát triển cơng nghệ thơng tin, xây dựng sở liệu mạng thông tin thống kê phạm vi nước bảo đảm việc truyền dẫn khai thác số liệu thống kê thuận lợi e) Xây dựng Để án "Chương trình phát triển cơng tá thống kê giai đoạn 2001 - 2020" trình Chính phủ vào năm 2000, nhằm phát huy tác dụng thống kê phương tiện quản lý hữu hiệu, đáp ứng yêu cầu đánh giá, phân tích thực trạng dự báo tình hình kinh tế - xã hội phạm vi nước cấp, ngành Ngoài ra, bộ, ngành khác cần tiến hành đánh giá thực trạng, ưu điểm thiếu sót, yếu tổ chức thống kê đê có biện pháp khắc phục Cãn vào hệ thống số liệu mà bộ, ngành chịu trách nhiệm tổng hợp cung cấp, tiến hành củng cố tổ chức, bảo đảm đủ biên chế điều kiện cần thiết để bước nâng cao chất lượng đại hố cơng tác thống kê Đỏi với hộ, ngành tự hảo đảm hầu hết số liệu thống kê cần thiết sở tổng hợp thông tin từ hồ sơ hành hệ thống thống kê cần xây dựng từ quan trung ương đến địa phương để thực cung cấp số liệu theo phạm vi toàn ngành cấp quản lý 101 Ở bộ, ngành quản lý lĩnh vực sản xuất, kinh doanh mà phần lớn thông tin thống kê Tổng cục Thống kê chịu trách nhiệm thu thập cung cấp tổ chức thống kê chủ yếu tập trung vào việc điểu tra thu thập số liệu, đáp ứng yêu cầu đạo tác nghiệp chuyên môn, kỹ thuật Mọi vi phạm hành lĩnh vực thống kê phải xử lý nghiêm theo quy định Nghị định Chính phủ số 93/1999/N Đ -C P ngày 07 tháng năm 1999 xử phạt vi phạm hành lĩnh vực thống kê IX - HIỆN ĐẠI HỐ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Mục tiêu đại hố cơng tác văn phịng Để đáp ứng yêu cầu ngày cao hoạt động chức hoàn thành tốt nhiộm vụ mình, văn phịng phải ln ln đại hố Một văn phịng đại hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian, cơng sức, giảm chi phí quản lý điều hành mà đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày Đồng thời giúp cho nhà quản lý khỏi cơng việc hành mang tính vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo cán bộ, cơng chức vãn phịng, giúp họ có thời gian tập trung vào hồn thành tốt nhiệm vụ mình, tìm kiếm giải pháp tối ưr để điều hành công việc đạt hiệu cao Hiện đại hố cơng tác văn phịng việc làm cần thiết, phù hợp với xu hướng thời đại, đáp ứng đòi hỏi cơng đổi phải cấp, ngành đặc biệt quan tâm hỗ trợ 102 Nhưng nội dung cư đại hơá cơng tá văn phịng 2.1 T ổ chức máy vãn phòng k h oa học, gọn nhẹ Tuỳ theo mơ hình tổ chức quan mà định hình tổ chức máy văn phịng Nhưng dù vãn phòng lớn hay nhỏ, muốn tổ chức theo hướng đại hoá phải đảm bảo tinh gọn, chức hiệu lực 2.2 Từng bước cóng nghệ hố cịng tác văn phịng Cơng nghệ thơng tin với thành tựu cơng nghệ tin học, máy tính cơng nghệ truyền thông làm cho hoạt động công tác văn phòng thay đổi cãn chất lượng Vãn phòng đại văn phòng gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật tiên tiến cơng nghệ thơng tin Giờ đây, nhờ có máy tính qua việc nối mạng, việc thu thập xử lý thơng tin đạt tốc độ chóng mặt Mọi tác nghiệp cơng tác ván phịng thực phịng máy vi tính Đó sở để tiến tới "văn phịng tự động hố", "ván phịng điện tử" 2.3 Vé trang thiết bị ván phịng Các trang thiết bị góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiôu nghiệp vụ văn phòng, giảm bớt áp lực tâm - sinh lý cún bộ, nhũn vicn vũn phòng Cúc máy móc đui giảm thiểu chi phí sức lực, đem lại suất cao hoạt động Đó máy vi tính, máy in nhân siêu tốc, máy photocopy, máy fax, máy điện toán, điện thoại, máy ghi âm, máy xử lý phong bì, v.v văn phòng phẩm giản 103 đơn ngày đại hoá để phục vụ tốt hơn, thuận lợi cho cơng tác văn phịng 2.4 V é kỹ thuật nghiệp vụ hành Kỹ thuật nghiệp vụ hành kỹ làm việc, biện pháp có tính cơng nghệ áp dụng điều hành máy hành nhằm giải cơng việc có liên quan đến hành Như yếu tố mang tính cơng nghệ, kỹ thuật nghiệp vụ hành cần phải ln ln đại hố Vấn đề khơng phải "gán" cho phương tiện đại, giao cho người có tri thức đại, mà thân phải có nội dung chế vận hành ngày đại, tức phải có cấu trúc khoa học, tối ưu hố cho áp dụng thành tựu công nghệ đại vào đạt tới hiệu ngày cao TÀ I L IỆ U TH A M KHẢO CHƯƠNG I Quyết định Thủ tướng Chính phủ số 136/2001/QĐ-TTg ngày 17 tháng nãm 2001 "phê duyệt Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2001 - 2010" Quyết định Thủ tướng Chính phủ sơ' 169/2003/QĐ-TTg ngày 12 tháng năm 2003 phê duyệt đổ án đổi phương thức tiến hành đại hố cơng sở hệ thống hành nhà nước giai đoạn I (2003 - 2005) Dussault L L ễ tân cơng cụ giao tiếp - H : Chính trị quốc gia, 1999 104 Đoàn Trọng Truyến (Chủ biên) Hành học đại cương, Chính trị quốc gia, 1997 Lưu Kiếm Thanh Nghi thức nhà nước H- : Thống kê, 2001 Nguyễn Đình Xuân, Vũ Đức Đán G iáo trình tâm lý học quản lý -Trường ĐHTH Hà Nội/Khoa Luật, 1994 PGS, TSKH Nguyễn Văn Thâm, TS Lưu Kiếm Thanh, TS Lê Xuân Lam ThS Bùi Xuân Lự Hướng dản kỹ thuật nghiệp vụ hànlì X B lần thứ hai, có sửa chữa, bổ sung - H : Thống kê, 2001, Tr 17 - 58 PGS TSKH, Nguyễn Văn Thâm TỔ chức điều hành hoạt động sở - H : Chính trị quốc gia, 1999 Tập giảng s ố vấn đ ề hành học H : Chính trị quốc gia, 2000 10 V õ Anh Tuấn L ể tân ngoại giao thực hành - H : Chính trị quốc gia, 2000 11 V õ Thành Vị Quản lý lìànli văn phịng - H : Thống kê 1998, Tr - 105