Giáo trình hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước phần 2

Chuơng II CÔNG TÁC VĂN THƯ I- TỔNG QUAN V Ề CÔNG TÁC VÃN TH Ư Khái niệm cơng tác văn thư Trong q trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị, kinh tế xã hội, đơn vị vũ trang (gọi chung quan) cần đến công cụ, văn bản, cơng cụ khơng thể thiếu để giúp cho hoạt động có hiệu V iệc làm công văn, giấy tờ quản lý chúng hai công tác thiếu hoạt động Những hoạt động cần tiến hành tuân thủ chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt theo quy định pháp luật công tác văn thư, tức quy định tồn cơng việc quan quản lý hành nhà nước xây dựng văn quản lý, giải văn hoạt động quản lý Tuy nhiên, có nhiều quan điểm khác cơng tác văn thư Mỗi quan điểm có đặc trưng riêng Song có hai quan điểm đáng ý là: Công tác văn thư công tác tổ chức giải lý công văn, giấy tờ quan, tức công tác gồm hai nội dung chủ yếu sau: tổ chức giải văn quản lý văn trình trước lưu, bảo quản 106 - Công tác văn thư tồn cơng việc xây dựng vãn (soạn thảo ban hành vãn bản) quan việc tổ chức quán lý giải vãn quan Quan điểm sau công tác vãn thư theo nghĩa rộng (tức bao gồm xây dựng quán lý vãn bản) xác hơn, có phạm vi sử dụng rộng Cách hiểu khẳng định Công văn Cục lưu trữ Nhà nước số 55 - CV/TCCB ngày 01-3-1991 việc hướng dẫn thực Quyết định sô' 24-C T cùa Chú tịch Hội đồng Bộ trưởng, theo đó: "Cơng tác văn thư tồn trìnlt quán lý văn bán phục vụ cho yêu cầu quản lý cùa quan Mục đích công tác văn thư báo đám thông tin cho quàn lý Nliữtig tài liệu, văn kiện soạn tliáo, quản lý sử dụng tlieo nguyên tắc công tác văn thư lờ phương tiện thiết yếu bảo đảm cho lioạt động quan có hiệu quả" Vai trị, ý nghĩa cơng tác vản thư Công tác vãn thư hoạt động thiếu quan công việc phần lớn thực hoạt động văn phịng Làm tốt cơng tác vãn thư đảm bảo cho có ý nghĩa sau đày: a) Giúp cho việc giải công việc quan nhanh chóng xác, có nãng suất chất lượng dưng dường lói, sách, uguyốii tắc chế độ, đồng thời đảm bào quản lý cơng việc quan chặt chẽ xác b) Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ 107 hoạt động quan cách đầy đủ, kịp thời xác, đồng thời giữ gìn bí mật Đảng Nhà niớc, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành phục vụ cho cơng việc đổi c) Góp phần tiết kiệm công sức, nguyên vật liệu chế tác trang thiết bị dùng trình xây dựng 'à ban hành văn d) Góp phần giữ lại giấy tờ, chứng Vĩ hoạt động quan (của cá nhân, tập thể) phục ’ụ cho hoạt động kiểm tra, tra, đánh giá hoạt động quan đ) Góp phần giữ gìn tài liệu giá trị nọi lĩnh vực để phục vụ cho việc tra cứu thơng tin q khứ, lì tiền đề công tác lưu trữ Những yêu cầu công tác vân thư Công tác vãn thư thực tốt, phải đảrn bảo yêu cầu sau: 3.1 Nhanh chóng Q trình giải cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng, ban hành vãn bản, vào việc tổ chức giải quản lý văn Nội dung mỏi 'ăn chứa đựng việc định, thông tin định Níu giải văn chậm làm giảm tiến độ giải cơní việc chung, làm giảm ý nghĩa viẹc, ahững hơạiđộng nêu văn Do đó, xây dựng ban hành vãi nhanh chóng, giải văn kịp thời góp phần gíii cơng việc quan 108 3.2 Chính xác - Về nội dung, văn phải đảm bảo tính pháp lý xác tuyệt đối Các trích dẫn, dẫn chứng nêu phải xác, số liệu phải đầy đủ, luận phải rõ ràng - Về hình thức, văn phải có đầy đủ yếu tố thể thức theo quy định pháp luật - Về quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ, tất khâu kỹ thuật nghiệp vụ công tác văn thư phải đảm bảo xác, từ việc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quản lý văn phải đảm bảo theo quy định 3.3 B í mật Trong nội dung văn chứa đựng nhiều bí mật Đảng Nhà nước, q trình thực hiện, công tác văn thư phải đảm bảo giữ gìn bí mật theo quy định Nhà nước chế độ bảo mật Giữ gìn thơng tin bí mật nhận vãn bản, ban hành vãn đòi hỏi bắt buộc người làm công tác văn thư Nội dung công tác vân thư Công tác văn thư bao gồm nhóm cơng việc chủ yếu sau đây: 4.1 Xây dưng ban hành vãn với cóng đoạn sau đáy: - Soạn thảo văn bản; - Duyệt văn bản; 109 - Đánh máy, nhân bản; - Ký, ban hành văn 4.2 T ổ chức quản lý giải ván troig h o t động c quan - Tổ chức giải văn đến; - Tổ chức chuyển giao văn đi; - Tổ chức giải quản lý văn nội bộ; - Tổ chức giải quản lý văn mật; - Tổ chức công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ 4.3 T ổ chức quản lý sử dụng dấu - Đóng dấu văn bản; - Quản lý bảo quản dấu Tổ chức công tác văn thư Để nghiên cứu tổ chức hoạt động văn thư cần xem hai nội dung chủ yếu sau đây: 5.1 Biên c h ế công tác văn thư Bộ phận văn thư (có thể tổ, phịng) hay cán vãn thư thường hoạt động điều hành văn phòng hoặ: phịng hành Cũng có trường hợp đạo trực iếp thủ trưởng quan Khi nghiên cứu xây dựng biên chế công tác văn thư cần dựa vào yếu tố sau: - Cơ cấu tổ chức quan; 110 - Khối lượng công việc công tác văn thư; - Số lượng văn bản, tài liệu quan bao gồm văn đến, văn đi, văn bán nội Trên sở phân tích vếu tố nêu bố trí quan nhân viên kiêm nhiệm hay chun trách, hay phịng vãn thư Ngồi ra, việc bơ trí cán có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao nãng suất chất lượng hoạt động tồn quan Những cán có trình độ cao, có lực bố trí làm cơng việc khó, phức tạp (như dự thảo văn bản, đọc soát văn bản, lập hồ sơ), cán có trình độ thấp đảm nhận cống việc đơn giản, có tính kỹ thuật đơn (như vào số văn bản, viết phong bì ) Cán văn thư, ngồi u cầu trình độ chun mơn, trình độ vãn hố, cần phải có phẩm chất cần thiết như: trung thực, điềm đạm, cẩn thận, cần cù, lịch giao tiếp Một chi phẩm chất khơng đạt u cầu gây khó khăn cho việc thực thi cơng vụ, ảnh hưởng đến nãng suất, chất lượng công tác văn thư nói riêng đến việc thực chức năng, nhiệm vụ toàn quan V iệc tuyển dụng, bố trí, xếp sử dụng cán văn thư cần đảm bảo quy định ban hành Quyết định trưởng, Trưởng ban Tổ chức - Cán Chính phủ sỏ' 414 TCCP/VC ngày 29-5-1993 han hành tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức ngành hành chính, Quyết định số 650 TCCP/VC ngày 20-8-1993 việc ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch cơng chức ngành hành văn thư bao gồm: nhân viên đánh máy chữ, kỹ thuật viên đánh máy chữ, nhân viên 111 văn thư ngạch công chức quản lý văn thư bao gồm: cán văn thư, chuyên viên văn thư, chuyên viên văn thư, chuyên viên cao cấp văn thư 5.2 Hình thức tổ chức vãn thư Hình thức tổ chức văn thư có ảnh hưởng lớn đến tồn q trình xử lý quản lý văn bản, giấy tờ quan, đến kết hoạt động quan nói chung Do đó, cần phải lựa chọn hình thức tổ chức cơng tác văn thư cho phù hợp, sở phân tích cấu tổ chức, số lượng văn đi, đến chức nhiệm vụ quan Trên thực tế, thường áp dụng ba hình thức tổ chức cơng tác văn thư, là: tập trung, phân tán, hỗn hợp - Hìnli thức văn thư tập trung áp dụng hầu hết tác nghiệp chuyên môn công tác văn thư tập trung giải đơn vị Hình thức thơng thường áp dụng quan, đơn vị có cấu tổ chức phức tạp, có quy mỏ nhỏ, sỏ' lượng văn bản, giấy tờ - Hình tliức văn thư phân tán áp dụng hầu hết khâu nghiệp vụ công tác văn thư giải sờ, đơn vị, tổ chức trực thuộc quan Hình thức thơng thường áp dụng quan, đơn vị có cấu tổ chức phức tạp nhiều văn đến, đi, có nhiều sở cách xa - Hình thức ván hỗn hợp áp dụng số khâu nghiệp vụ chủ yc'u công tác văn thư đánh máy, in, đăng ký văn tổ chức thực nơi, khâu nghiệp vụ khác theo dõi giải văn bản, lưu văn trình văn thư thực đơn vị, phận khác quan Hình thức thông thường áp dụng 112 quan, tổ chức hệ thống hành pháp quản lý hành nhà nước Hiện đại hố cơng tác văn thư 6.1 Áp dụng thành tựu kh oa học, sử dụng phương tiện kỹ thuật đại công tác văn thư Thực tế cho thấy việc sử dụng phương pháp kỹ thuật đại hạn chế thiếu quan tâm đến việc trang bị phương tiện kỹ thuật đại công tác văn thư thiếu hiểu biết sử dụng tính trang thiết bị đại dẫn tới việc sử dụng chúng hiệu Tuy nhiên, việc ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật hiện-đại vào công tác văn thư u cầu tất yếu có tính ngun tắc, đồng thời biện pháp có tính khả thi cơng tác văn thư Đó yêu cầu tất yếu, lẽ tiền đề cho hoạt động quản lý đạt hiệu cao; giảm nhẹ sức lao động mà lại nâng cao suất lao động cán văn thư; đảm bảo thông tin cho cán lãnh đạo, quản lý, giúp họ đưa định xác, nhanh chóng, kịp thời; phản ánh xu hướng phát triển thực tiễn khách quan, phù hợp với chiến lược phát triển khoa học, kỹ thuật, đại hoá, với đựờng lối mà Đảng Nhà nước đề Hiện đại hoá công tác văn thư phải tiến hành nguyên tắc định, là: - Phải xem xét mối quan hệ nhu cầu thực tế việc trang bị phương tiện kỹ thuật; tránh lãng phí - Phải tính đến khả năng, nhu cầu trang bị phương tiện đồng để nàng cao hiệu sử dụng 'VP 113 - Hầu hết công việc quy trình cơng tác văn thư áp dụng phương tiện khoa học, kỹ thuật đại theo hướng khí hố, tự động hố Đó là: - Các trang thiết bị dùng việc soạn thảo văn bán, ghi chép, nhân như: máy chữ thường, máy chữ điện tự động, máy ghi âm, máy chụp, máy microphim, máy vi tính máy in điện tử - Các trang thiết bị dùng việc nhận, gửi, đăng ký văn như: máy bóc phong bì, huỷ phong bì, dán phong bì tự động, đánh số văn bản, ghi địa chỉ, đóng dấu tem, Để chuyển vãn nội dùng băng chuyền tự động, hệ thống vận chuyển khí nén Đặc biệt, máy vi tính sử dụng rộng rãi, nhiều tính máy áp dụng cho cơng tác văn thư, thí dụ tồn cơng việc soạn thảo, chuyển văn đến người nhận, đăng ký văn đi, đến, lập hồ sơ, tra cứu, cung cấp tiến hành khép kín phịng máy vi tính 6.2 Phương hướng đổi cơng tác văn thư - Trên sở Luật ban hành văn quy phạm pháp luật, quan có thẩm quyền ban hành văn luật văn khác nhằm xây dựng hệ thống văn đạo hướng dẫn công tác văn thư - Rà sốt văn quy định cơng tác văn thư, bãi bỏ quy định trái với luật văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư - Quy định trách nhiệm: từ thủ trưởng quan đến nhân viên văn thư phải thực đầy đủ quy định công tác văn thư Có chế tài cụ thể xử lý hành vi, vi phạm quy định hoạt động văn thư 114 - Bố trí nhân viên làm cơng tác vãn thư quan phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ phẩm chất - Đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học công tác văn thư xuất phát từ nhu cầu thực tế, thẩm định áp dụng cơng trình khoa học nghiên cứu - Áp dụng phương tiện khoa học, kỹ thuật đại theo hướng đại hố cơng tác văn thư II - CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ CHỦ YEU công tá c VĂN THƯ i Tổ chức giải quản lý văn đến 1.1 Nhận xét chung a) Khái niệm Tất vãn bản, tài liệu, thư từ quan nhận từ bên gửi đến gọi chung vãn đến b) Các nguyên tắc giải quản lý văn đến - Tất văn đến phải qua văn thư quan để đăng ký vào sổ quản lý thống - Văn phải chuyển qua thủ trưởng quan, chánh văn phòng trưởng phịng hành trước phân phối cho đơn vị, cá nhân giải - Khi tiếp nhẠn, chuyển giao văn hản phải đirợc hàn giao, ký nhận rõ ràng - Khi giải văn đến phải đảm bảo u cầu: Nhanh chóng, xác giữ gìn bí mật theo quy định Nhà nước 115 6.2 Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ - Tạo điều kiện tối ưu để kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ; - Bảo đảm giữ gìn tồn vẹn trạng thái lý hố tài liệu; - Sắp xếp tài liệu kho cách khoa học, thực nghiêm túc quy chế xuất - nhập tài liệu; - Kiểm tra tình trạng tài liệu thường xuyên để phát hư hỏng Nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu bao gồm: + Chất lượng nguyên liệu trình chế tác; + Điều kiện thiên nhiên khắc nghiệt loại côn trùng huỷ hoại tài liệu + Điều kiện bảo quản sử dụng 6.3 Những yêu cầu c sở vật chất phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ - Yêu cầu nhà kho: địa điểm, thiết kế, kiến trúc thơng thống - u cầu trang thiết bị: bìa, cặp, hộp, hịm, tủ giá để tài liệu - Yêu cầu trang thiết bị chuyên dụng: dụng cụ chống cháy, thiết bị chống ẩm, chống nấm mốc, trùng, hệ thống thơng gió, hệ thống bảo vệ v.v Ngoài yêu cầu nêu trên, cần nắm phương pháp bảo quản quản lý tài liệu lưu trữ Tỏ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 7.1 K hái niệm tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu phòng, kho lun trữ tồn cơng tác nhằm đảm bảo cung cấp cho quan nhà 180 nước xã hội thơng tin cần thiết phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền giáo dục, văn hoá, quàn sự, ngoại giao quyền lợi khác đáng cơng dân 7.2 Mục đích tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ a) Mục đích trị Các tài liệu lưu trữ đưa phục vụ, nghiên cứu, thực nhiệm vụ trị, đường lối, sách Đảng Nhà nước, phục vụ đấu tranh trị, ngoại giao, bảo vệ chủ quyền đất nước b) Mục đích kinh t ế Dùng tài liệu lưu trữ việc nghiên cứu, giải vấn đề dự báo, kế hoạch hoá phát triển kinh tế đất nước, cải tiến tổ chức quản lý kinh tế c) Mục đích khoa học Tài liệu lưu trữ sử dụng vào việc nghiên cứu, giải vấn đề khoa học cấp thiết, phục vụ cho mục tiêu kinh tế, xã hội đất nước 7.3 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tuỳ theo yêu cầu, tính chất đặc điểm sử dụng tài liệu lưu trữ, quan trung ương địa phương áp dụng hình thức sau: a) T ổ chức sử dụng tài liệu phòng đọc Đây hình thức tổ chức sử dụng tài liệu phổ biến rộng rãi, có tính truyền thống Để hình thức đạt hiệu cao cần ý vấn đề sau: 181 - Xây dựng công cụ tra cứu khoa học phòng, kho lưu trữ; - Hướng dẫn sử dụng cơng cụ tra tìm tài liệu; - Những tài liệu quý cần chụp microphim, cần cấp tài liệu cho người có nhu cầu; - Phối hợp hoạt động cán nghiên cứu khoa học cán phụ trách phịng đọc việc phân tích, thống kê tài liệu nghiên cứu b) Triển lãm tài liệu lưu trữ Là hình thức sử dụng tài liệu lun trữ phục vụ công tác giáo dục, tuyên truyền Đề tài triển lãm đa dạng phong phú, bao gồm tài liệu vấn đề cấp thiết đời sống trị, xã hội nước; kỷ niệm ngày sinh nhà hoạt động trị, xã hội, khoa học ; tài liệu phản ánh kiện lịch sử Các hình thức triển lãm sử dụng thường xuyên không thường xuyên, cố định lưu động Khi tiến hành triển lãm phải nghiên cứu lập kế hoạch chuẩn bị mặt để triển lãm đem lại hiệu quả, đạt mục đích định c) Cấp phát clìiũig nhận lưu trữ, lục trích lục tài liệu lưu trữ - Giấy chứng nhận lưu trữ loại văn có giá trị pháp lý, cho biết nội dung có tài liệu kho lưu trữ ghi rõ dân liệu tra tìm chúng - Bản lục lưu trữ tồn văn tài liệu lưu trữ, có chứng thực quan lun trữ - Bản trích lục phần tài liệu lưu trữ liên 182 quan đến vấn đề, việc cá nhân, có chứng thực quan lưu trữ d) Viết đáng báo, phái thanh, truyền hình Đây hình thức sinh động, hấp dẫn có tính thuyết phục công tác tuyên truyền, vận động Nội dung công bố phương tiện thông tin đại chúng đa dạng, phong phú, đề cập đến nhiều vấn đề đời sống trị, xã hội đất nước e) Công bô tài liệu hai trữ Nội dung công bố tài liệu lưu trữ bao gồm: chọn để tài, xác định thê loại hình thức cơng bố, sưu tầm, phát lựa chọn tài liệu Yêu cầu tài liệu cơng bơ phải đảm bảo tính khoa học, mới, cụ thể thiết thực Cần xác định thể loại cơng bố phù hợp Có thể áp dụng thể loại khoa học, theo lĩnh vực hoạt động khác ứ ng dụng cịng nghệ thơng tin vào công tá c lưu trữ Nhằm thực mục số Chỉ thị số 726/TTg ngày 04 tháng năm 1997 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường chi đạo công tác lưu trữ thời gian tới, Cục Lun trữ Nhà nước Công vãn số 608/LTNN - TTCN ngày 19 - 111999 ban hành "Bản hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin vãn thư lưu trữ, theo ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) lưu trữ việc áp dụng công cụ tin học để thực hiẹn việc lập (JSD L quán lý, tra tìm tài liệu lưu trữ Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ cần đảm bảo yêu cầu chung ứng dụng CNTT văn thư (Xem Chương II Công tác vân thư) CSDL 183 tra tìm tài liệu lưu trữ sử dụng phần mềm Lotus Notes phần mềm có chuẩn liệu O D BC (Open Database Connectivity) Các khâu nghiệp vụ bản: a) Pliân tích thiết kê' hệ thống chuẩn bị lập CSDL bao gồm: - X ác định thể loại kho lưu trữ: Kho lưu trữ hành, lưu trữ cố định, - X ác định tình trạng tài liệu cơng cụ tra cứu kho lưu trữ; - X ác định nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ; - X ác định đối tượng, thứ tự ưu tiên cần lập CSD L tổng số tài liệu lưu trữ; - X ác định thể loại CSDL: + CSDL quản lý phông lưu trữ; + CSDL quản lý tra tìm tài liệu lưu trữ; + CSLD quản lý công cụ tra cứu, thống kê tài liệu lưu trữ - Xây dựng bảng phân loại thông tin tài liệu lưu trữ - X ác định danh mục nhu cầu khai thác đầu CSDL b) Chuẩn thông tin đầu vào tài liệu lưu trữ lập theo phông lưu trữ, theo hồ sơ theo vân bán hồ sơ - Chuẩn thông tin đầu vào mô tả sau: Tên kho lưu trữ, mã kho lưu trữ Tên phông, mã phông lưu trữ Số lưu trữ 184 Mục lục số Hồ sơ số Ký hiệu thông tin Tiêu đề hồ sơ Chú giải Thời gian bắt đầu kết thúc hồ sơ Bút tích Ngôn ngữ 10 Số lượng tờ 11 Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn Có thời hạn 12 Những tài liệu kèm theo: Ảnh; Phim; Bản đồ; Đồ thị 13 C hế độ sử dụng 14 Tinh trạng tài liệu: a- Rách, thủng c- Chữ mờ sau: b- Nấm mốc d- Rịn mủn Chuẩn thơng tin đầu vào văn mô tả Sô lưu trữ: Hồ sơ số: Ký hiệu thông tin Số ký hiệu văn Ngày, tháng văn Tác giả vãn hản Người ký Chức vụ Trích yếu nội dung Từ khố 185 Tờ số 10 Bản Bản 11 Ngơn ngữ c) Chuẩn thông tin đầu Chuẩn thông tin đầu tài liệu lưu trữ theo đơn vị tin đầu vào theo số nội dung thông tin nhiều đơn vị tin đầu vào, thí dụ: Mục lục hồ sơ chuyên đề, kiện phông lưu trữ; mục lục hồ sơ địa danh, tên người phông lưu trữ thực sau: MỤC LỤC HỔ S THEO CHUYÊN ĐỂ, s ự KIỆN, ĐỊA DANH, TÊN NGƯỜI TRONG CÁC PHÔNG LƯU TRỮ Tên: STT Tiêu đề hồ sơ Địa hồ sơ Tên phòng Thời gian hồ sơ Sô' lượng tờ Ngôn ngữ Ghi - Mục lục hồ sơ năm lưu trữ; Mục lục hồ sơ đơn vị tổ chức phông lưu trữ thực sau: 186 MỤC LỤC HỔ S MỘT NĂM CỦA MỘT PHÔNG Lưu TRỮ: MỤC LỤC HỔ S CỦA MỘT ĐƠN VỊ T ổ CHỨC TRONG MỘT PHÔNG LƯU TRỮ Tên: srr Tiêu đề hổ sơ Địa Thời gian hồ sơ lượng tờ Ngôn ngữ Ghi hồ sơ Số - Mục lục hồ sơ phông lưu trữ thực sau: MỤC LỤC HỔ S PHÔNG LƯU TRỮ Hồ sơ HỒ sơ số Tiêu đề hồ sơ Ngày tháng bắt đầu kết thúc Số lượng tờ Thời gian bảo quản Ghi - Mục lục vãn hồ sơ thực sau: MỤC LỤC VÃN BẢN TRONG H s s ố : STT Số Ngày Trích Tác giả k ý h iệ u th n g yếu nội v ăn bùn văn văn dung Tờ sô' Ghi 187 MỤC LỤC Trang Lời nói đ ầu Mở đ ầ u Chương / VĂN PHỊNG VÀ CƠNG TÁC VĂN PH Ò N G I Tổng quan văn phòng Khái niệm văn phòng Chức văn phòng 12 Nhiệm vụ văn phòng 13 II Tổ chức lao động văn phòng 16 Khái niệm tổ chức lao động vãn phòng 16 Ý nghĩa việc tổ chức lao động văn phòng 18 III Thông tin 21 Khái niệm thông tin quản lý hành c h ín h 21 Phân loại thông tin 25 Chế độ thông tin báo c o 29 Những nguyên tắc quy trình tổ chức thông tin 34 Củng cố kiện tồn cơng tác thơng tin 40 IV Lập chương trình, kế hoạch cơng t c 42 188 Khái niệm chương trình, kế hoạch cơng tá c 42 Căn để lập chương trình, kế hoạch cơng tác 43 Phân loại chương trình, kế hoạch cơng t c 44 Những yêu cầu chương trình, kế h o ch 45 Quy trình lập chương trình, kế hoạch cơng tá c 47 V Tổ chức hội h ọ p 48 Khái niệm hội họp 48 Ý nghĩa cùa hội h ọp 49 Phân loại hội họp 49 Quy trình tổ chức hội họp 51 Quản lý nhà nước công tác hội h ọ p 55 VI Tiếp k h ch 59 Khái niệm "tiếp khách" 59 Tổ chức tiếp cơng dân có đề nghị, u cầu, khiếu nại, tỏ cáo 61 Tổ chức tiếp khách viếng thăm, giao d ịc h 68 VII Công tác hậu c ầ n 89 Nhiệm vụ công tác hậu c ầ n .89 Những yêu cầu hậu cần 90 Những nội dung hậu cầ n 92 Nghệ thuật làm công tác hậu cần văn phòng 97 VIII Thòng k e 98 IX - Hiện đại hố cơng tác văn phòng 102 Mục tiêu đại hố cơng tác văn phịng 102 Những nội dung đại hoá cơng tác 189 văn p hịng 103 Tài liệu tham khảo chương 104 Chương II CÔNG TÁC VÃN THƯ 106 I Tổng quan công tác văn thư 106 Khái niệm công tác văn th 106 Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư 107 Những yêu cầu công tác văn thư 108 Nội dung công tác văn th 109 Tổ chức công tác văn thư 110 Hiện đại hố cơng tác văn th 113 II Các khâu nghiệp vụ chủ yếu công tác văn thư 115 Tổ chức giải quản lý văn đến .115 Tổ chức giải quản lý văn đ i 120 Tổ chức giải quản lý văn nội b ộ 125 Tổ chức giải quản lý văn m ậ t 126 Tổ chức quản lý sử dụng dấu 135 Công tác lập hồ sơ 139 ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn th 152 Tài liệu tham khảo chương II 160 Chương II I CÔNG TÁC LUU TRỮ 161 I Tổng quan công tác lưu trữ 161 Một số khái niệm b ả n 161 Chức năng, nội dung, tính chất nguyên tắc quản 190 lý công tác lưu trữ .163 Một số vấn đề phương hướng hồn thiện cơng tác lưu trữ 166 II Các khâu nghiệp vụ lưu trữ 167 Phân loại tài liệu lưu trữ 167 Đánh giá tài liệu lưu trữ 169 Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ 174 Thống kê tài liệu lưu trữ 176 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 178 Bảo quản tài liệu lưu trữ 179 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 180 ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 183 191 GIÁO TRÌNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRONG C QUAN NHÀ NƯỚC Chịu trách nhiệm xuất bản: TS PHẠM VĂN DIÊN liên tập sửa bóng: Nguyễn Kim Dung, Trịnh Thị Liên Xẽbìa: Nguyễn Huy Hà NHÀ X U Ấ T BẢ N K H O A HỌC VÀ K Ỹ TH U Ậ T 70 Trần Hưng Đạo, Hà Nội Ir 2000 cuốn, khổ 14,5 X 20,5 cm, Nhà in Khoa học Công nghộ Si ký kế hoạch xuất 209-2009/CXB/729.1- 10/KHKT, Cục xiuất bin;ấp ngày 18 tháng năm 2009 Qijết định xuất số 378/QĐXB/NXBKHKT, cấp ngày 10 tháng 12 nám 200» Ir x>ng nộp lưu chiểu tháng 12 năm 2009