Giáo trình tin học văn phòng

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN:TIN HỌC VĂN PHỊNG NGÀNH, NGHỀ: HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CĐCĐ ngày / / 20 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum) Kon Tum, năm 2022 i MỤC LỤC Trang ii TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình Tin học văn phòng tài liệu nhà giáo Trường Cao đẳng Cộng Đồng KonTum biên soạn nhằm đáp ứng nhu cầu người học nhà trường Tài liệu thuộc loại sách giáo trình lưu hành nội nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm ii LỜI GIỚI THIỆU Ngày nay, đa phần người sử dụng văn phòng sử dụng phần mềm tin học văn phịng hãng Micrsoft với nhiều tính ưu việt Trong phạm vi giáo trình giúp người đọc nắm bắt kiến thức tin học văn phòng nâng cao, kiến thức quản lý liệu từ kho liệu Người học có kỹ xây dựng văn bản, bảng tính với độ phức tạp cao, đáp ứng nhiều yêu cầu phức tạp từ thực tế Thơng qua giáo trình này, người học xây dựng cho chương trình quản lý liệu, quản lý cơng việc hàng ngày cách nhanh chóng hiệu Trong giáo trình chúng tơi đưa phần lý thuyết tập thực hành áp dụng cho phần nhằm giúp cho người học tiếp thu, vận dụng cách dễ dàng Mục đích giáo trình trang bị cho người học kiến thức kỹ năng: - Có khả soạn thảo, trình bày văn nâng cao với nhiều tính Micorsoft Word, đồng thời quản lý tài liệu theo nhiều cách thức khác - Xử lý tính tốn với nhiều liệu phức tạp biểu diễn liệu nhiều dạng khác Microsoft Excel - Xây dựng quản lý thuyết trình dựa soạn thảo Microsoft PowerPoint Tôi chân thành cảm ơn thành viên tổ môn Công nghệ thông tin thuộc trung tâm Tin học – Ngoại ngữ Thư viện giúp đỡ Tôi thời gian biên soạn giáo trình Kon Tum, ngày 25 tháng 04 năm 2022 THAM GIA BIÊN SOẠN Chủ biên: Nguyễn Thị Lệ Anh GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN TÊN MƠ ĐUN: TIN HỌC VĂN PHỊNG THƠNG TIN CHUNG VỀ MƠ ĐUN Mã mơ đun: 51273913 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơ đun: - Vị trí: Là mơ đun dùng cho chun ngành Hành văn phịng, học sau người học học mơn Tin học - Tính chất: Mơ đun Tin học văn phịng mơ đun tích hợp lý thuyết thực hành - Ý nghĩa vai trị mơ đun: Thơng qua mơ đun cung cấp cho người học kiến thức, kỹ cần thiết kỹ thuật xử lý văn bản, bảng tính, trình chiếu….về cơng nghệ thơng tin ứng dụng vào chuyên ngành Mục tiêu mô đun: Về kiến thức: - Mô tả tính nâng cao số cơng cụ phần mềm Microsoft Office như: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power Point - Trình bày bước tạo văn bản, trộn thư, tạo mục lục tự động - Phân tích cách sử dụng bảng tính Microsoft Excel Về kỹ năng: - Tạo văn dạng cột báo, thiết lập điểm dừng tab - Tạo Style tạo mục lục tự động - Thực thành thạo thao tác trộn văn để phục vụ cho cơng tác văn phịng; số tính nâng cao Word như: Replace, track changes, comment - Vận dụng thành thạo hàm thời gian thống kê, hàm toán học lượng giác, logic tham chiếu lấy thông tin Excel để phục vụ cơng tác văn phịng Về lực tự chủ trách nhiệm: - Cẩn thận, sáng tạo lúc trình bày trang trí loại văn bản, trình diễn, báo cáo có tính thẩm mỹ, kiểu cách qui định, phù hợp với nội dung có cấu trúc bố cục rõ ràng, dễ hiểu - Chủ động tìm kiếm nguồn tài liệu liên quan đến mơn học - Hình thành thái độ đắn để thực công việc NỘI DUNG CỦA MÔ ĐUN BÀI 1: XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO Mã bài: 51273913-01 GIỚI THIỆU Trong công tác hành văn phịng việc soạn thảo văn việc làm thường xuyên, hướng dẫn cho người học kiến thức, kỹ nâng cao để xử lý văn MỤC TIÊU Sau học xong này, người học có khả năng: - Trình bày văn với nhiều kỹ thuật nâng cao - Xây dựng mục lục tự động cho văn bản, biểu đồ từ nguồn liệu văn - Nâng cao kỹ chia sẻ quản lý văn Trộn thư ứng dụng thao tác trộn thư vào cơng việc soạn thảo - Chủ động tìm kiếm nguồn tài liệu liên quan đến môn học NỘI DUNG Thiết đặt môi trường làm việc tối ưu 1.1 Lựa chọn chế độ thiết đặt phù hợp 1.1.1 Thay đổi thiết đặt (setting) có sẵn Chúng ta thay đổi số thiết đặt mặc định Word thay đổi mặc định font chữ, khoảng cách đoạn, khoảng cách dòng, canh lề giấy, định hướng giấy, … với thao tác thực sau: Bước 1: Trên Ribbon, chọn nút lệnh đổi chế độ mặc định nhóm chức bạn muốn thay Hình Thay đổi thiết đặt Bước 2: Chọn thuộc tính thiết lập mới, sau chọn nút Set as Default Lúc này, hệ thống hỏi để bạn đưa lựa chọn: - This document only: Thiết lập mặc định cho tài liệu - All documents based on the normal template: Thiết lập cho tất tài liệu sở mẫu Bước 3: Click nút OK để lưu thiết lập Click nút lệnh Cancel để hủy thiết lập (1) 1.1.2 Chế độ kiểm tra tả * Bật/tắt chế độ kiểm tra tả: - Trên Ribbon/thẻ File/Options - Tại thẻ Proofing hộp thoại Word Options, ta đánh dấu hủy dấu tích mục Check spelling as you type để chọn hủy chọn kiểm tra lỗi tả tự động * Thiết lập ngôn ngữ soạn thảo - Trên Ribbon/thẻ Review/nhóm Language/ lệnh Language, bạn chọn tính Set Proofing Language để mở hộp thoại Language - Tại hộp thoại Language, ta thực thao tác sau: + Mark selected text as: Chọn ngôn ngữ cần soạn thảo + Do not check spelling or grammar: Bật/tắt chế độ kiểm tra tả + Nút Set As Default: Dùng để chuyển ngôn ngữ chọn thành ngôn ngữ soạn thảo mặc định Nếu bạn lựa chọn lệnh này, hệ thống hỏi lại lần Lúc này, bạn chọn Yes để thiết lập, No để hủy bỏ thiết lập mặc định + Nút lệnh OK để hoàn thành thiết lập, Cancel để hủy thiết lập 1.1.3 Mục văn tự động (Autotext) * Tạo AutoText Bước 1: Chọn đoạn văn muốn tạo AutoText Bước 2:Trên Ribbon/thẻ Insert/nhóm Text/lệnh Quick Parts/AutoText/Save Selection to AutoText Gallery Bước 3: Tại hộp thoại Create New Building Block: - Name: Bạn đặt tên riêng cho Autotext vừa thiết lập, lưu ý tên phải mang tính chất gợi nhớ, đơn giản ngắn gọn - Mục Save in: Sẽ cho phép bạn lưu vào Normal.dotm chung cho tất trang Word tạo sau, hay lưu vào file bạn soạn mà thơi - Nhấn OK để hoàn thành Cancel để hủy khởi tạo (1) Hình 1.4 Tạo AutoText * Chèn AutoText Bước 1: Đặt trỏ vị trí muốn chèn Autotext Bước 2: Gõ tên AutoText cần chèn nhấn tổ hợp phím Fn+ F3 vào thẻ Insert/nhóm Text/lệnh Quick Parts/AutoText, click chuột trái chọn AutoText cần chèn * Hiệu chỉnh, xóa AutoText Bước 1: Trên Ribbon/thẻ Insert/nhóm Text/lệnh Quick Parts/AutoText Bước 2: Click phải chuột AutoText chọn Organize and Delete Bước 3: Tại hộp thoại Building Blocks Organize, hiển thị danh sách AutoText, lúc bạn chọn Autotext muốn thao tác thực thao tác chèn, xóa, hiệu chỉnh nút lệnh sau: - Delete: Xóa AutoText chọn - Insert: Chèn AutoText vào vị trí trỏ hành văn - Edit Properties: Hiệu chỉnh lại thiết lập cho AutoText Bước 4: Nhấn nút Close để đóng cửa sổ thao tác Hình 1.5 Chèn AutoText 1.2 Áp dụng mẫu (Template) 1.2.1 Khái niệm Mẫu (Template) tập tin mẫu, cho phép người dùng tạo tập tin văn với mẫu tạo sẵn Tập tin mẫu bao gồm tiêu đề, logo định dạng khác Tập tin mẫu có phần mở rộng dotx 1.2.2 Tìm áp dụng mẫu có sẵn * Sử dụng mẫu từ Office 10 Bước 1: Trên Ribbon/thẻ File/New/Sample Templates Lúc xuất cửa sổ Template, chứa mẫu hệ thống Bước 2: Trong cửa sổ Template, thực thao tác sau: - Chọn tìm mẫu phù hợp với nội dung tài liệu - Click chọn Document - Click nút lệnh Create để sử dụng mẫu Hình 1.6 Sử dụng mẫu * Sử dụng mẫu cá nhân từ Office người sử dụng Bước 1: Trên chứa mẫu người dùng Ribbon/thẻ File/New/My Templates, để xuất cửa sổ Bước 2: Trong cửa sổ dung văn click nút Person Template, tìm chọn mẫu phù hợp với nội lệnh OK để sử dụng mẫu 1.2.3 Tạo lưu mẫu Bạn tạo thể sửa mẫu có sẵn mẫu theo yêu cầu bạn bạn có lưu giữ cho lần sau sử dụng Bước 1: Tạo mẫu Soạn thảo văn tạo mẫu dựa mẫu có theo yêu cầu bạn mẫu Tuy nhiên, bạn muốn sẵn bạn thao tác sau: - Chọn thẻ File/New/ Sample Templates My Templates, sau bạn chọn mẫu mà bạn muốn sử dụng mở với chức Template Option - Sau bạn chỉnh sữa mẫu mở theo yêu cầu bạn Hình 1.7 Tạo mẫu Bước 2: Lưu mẫu - Để lưu mẫu vừa tạo, bạn chọn lệnh Save As Ribbon/thẻ File nhấn tổ hợp phím Ctrl + S 118 - Tại nút Format: Bạn chọn Choose Format from Cell… Sau đó, chọn ô chèn liên kết để lấy làm mốc ban đầu Lúc này, mục No Format hiển thị Preview* - Bạn nhấn nút Find All để bắt đầu tìm liên kết bảng tính Kết có chèn liên kết hiển thị phía cửa sổ - Tiếp bạn click chuột phải vào danh sách ô chèn liên kết để chọn liên kết muốn xóa chọn Remove Hyperlink 2.5 Phân tích liệu 2.6.1 Sử dụng cơng cụ phân tích liệu tự động 2.6.1.1 Thống kê chức Consolidate Consolidate cho phép hợp liệu từ nhiều vùng liệu nguồn hiển thị kết vùng liệu đích Giả sử cơng ty ABC có cửa hàng, cửa hàng có bảng báo cáo doanh thu năm 2013 Cơng ty có nhu cầu tổng hợp báo cáo cửa hàng thành báo cáo doanh thu năm 2013 tổng công ty 119 Để thực tổng hợp này, sử dụng chức Consolidate sau: Bước 1: Chọn vùng liệu đích cách trỏ chuột vào vùng Bước 2: Chọn Thẻ Data / nhóm Data Tools / Consolidate để xuất hộp thoại Consolidate Bước 3: Tại hộp thoại Consolidate: - Hộp Function: Chọn hàm sử dụng để tổng hợp liệu (Sum, Min, Max) - Hộp Reference: để tham chiếu vùng liệu nguồn - Hộp All References: Chứa tất vùng liệu nguồn cần thiết cho việc hợp Để xóa vùng liệu hộp All references, bạn chọn vùng đó, nhấp nút Delete - Top row: chọn muốn dùng tên cột vùng nguồn - Left column: chọn muốn dùng giá trị cột vùng nguồn - Create links to source data: chọn muốn liệu hợp cập nhật có thay đổi vùng liệu nguồn - Sau thiết lập xong, ta click nút OK để tổng hợp liệu 2.6.1.2 Tính Sparkline Bước 1: Chọn bạn muốn hiển thị Sparkline Bước 2: Trên Ribbon, bạn chọn thẻ Insert/nhóm Sparklines, sau click chọn loại Sparkline mong muốn Bước 3: Chúng ta nhận bảng tạo Sparkline sau: - Data Range: Vùng liệu muốn hiển thị Sparkline - Location Range: Chọn vùng hiển thị Sparkline Bước 4: Click nút OK để hoàn thành 2.6.2 Thao tác với bảng trụ xoay (Pivot Table) PivotTable phương thức tương tác để nhanh chóng tóm tắt lượng liệu lớn Bạn sử dụng PivotTable để phân tích chi tiết liệu số trả lời câu hỏi dự kiến liệu bạn PivotTable đặc biệt thiết kế để: - Truy vấn lượng liệu lớn theo nhiều cách thức thân thiện với người dùng - Tính tổng phụ tổng hợp liệu số, tóm tắt liệu theo thể loại thể loại con, tạo tính tốn cơng thức tùy chỉnh - Bung rộng thu gọn mức liệu để tập trung kết bạn phân tích thành chi tiết từ liệu tóm tắt cho vùng bạn quan tâm - Chuyển hàng thành cột cột thành hàng hay "xoay vịng" để xem tóm tắt khác liệu nguồn - Lọc, xếp, nhóm định dạng có điều kiện cho tập liệu hữu ích thú vị phép bạn tập trung vào thơng tin muốn Trình bày báo cáo trực tuyến in ngắn gọn, hấp dẫn có kèm thích 120 Ví dụ: Ở bên trái danh sách đơn giản chi phí hộ gia đình, cịn bên phải PivotTable dựa danh sách đó: Dữ liệu chi phí hộ gia đình PivotTable tương ứng PivotTable tiện ích tự động MS Excel, giúp người sử dụng thực nhanh cách thao tác trích lọc liệu, tạo báo cáo, thống kê… Có thể nói cách khác PivotTable công cụ giúp cho người sử dụng phân tích liệu theo yêu cầu cụ thể Bước 1: Đặt trỏ bảng liệu Bước 2: Trên Ribbon, bạn chọn thẻ Insert/nhóm Tables/PivotTable, sau chọn lệnh PivotTable để xuất hộp thoại yêu cầu chọn vùng liệu làm thống kê nơi xuất bảng thống kê - Select a Table or range: Cho phép chọn vùng liệu Sheet hành - Use an external data source: Cho phép chọn vùng liệu từ tệp Excel có sẵn - New Worksheet: Phát sinh bảng thống kê Sheet - Existing Worksheet: Phát sinh bảng thống kê từ địa nhập vào - Click nút OK để xuất hộp thoại cho phép kéo thả trường điều kiện thống kê 121 Bước 3: - Vùng Row Labels Column Labels: Chứa trường làm điều kiện thống kê - Vùng Values: Chứa trường số liệu muốn thống kê - Drag chuột kéo trường vào vùng tương ứng kết tự động cập nhật tạo thành bảng thống kê Ví dụ: Tạo PivotTable cho bảng liệu sau:  2.6.3 Thay đổi nguồn liệu bảng trụ xoay Bước 1: Bấm chuột vào vị trí bất kỳ PivotTable để thẻ PivotTable Ribbon Bước 2: Trên Ribbon, bạn chọn thẻ PivotTable/thẻ Options/nhóm Data/ cơng cụ Change Data Source Bước 3: Tại hộp thoại Change PivotTable Data Source, bạn thao tác sau: - Mục Table/Range: bạn chọn vùng mà bạn muốn sử dụng Lưu ý: Nếu nguồn liệu cho bảng trụ xoay nằm vị trí bên ngoài tệp bảng tính bạn, bạn đánh dấu tích vào tùy chọn Use an external data source, sau nhấn vào nút Choose Connection để chọn liệu nguồn kết nối 2.6 Sắp xếp lọc liệu 2.7.1 Sắp xếp liệu Bước 1: Chọn vùng liệu cần xếp Để dễ theo dõi, bạn nên chọn vùng liệu có chứa hàng đầu đề có tác dụng xác định cột 122 Bước 2: Để xếp liệu, bạn sử dụng hai: Cách 1: Bạn nhấn phải chuột vào vùng chọn, chọn lệnh Sort Cách 2: Bạn sử dụng Ribbon, chọn thẻ Home/nhóm Editting/lệnh Sort Tại hộp Sort, có tùy chọn xếp sau: - Sort Smallest to Largest: Sắp xếp theo chiều tăng dần liệu - Sort Largest to Smallest: Sắp xếp theo chiều giảm dần liệu - Custom Sort: Sắp xếp nhiều cột liệu lúc Nếu bạn chọn tùy chọn này, hộp thoại Custom Sort hiển thị, bạn thao tác sau: (1) Sắp xếp cột đầu tiên: + Nhấn nút lệnh Add Level để thêm cột liệu muốn xếp + Mục Sort by: Bạn chọn tiêu đề cột liệu muốn xếp + Mục Sort On: Bạn chọn tiêu chí xếp, gồm tiêu chí sau: Values: Sắp xếp theo giá trị Cell Color: Sắp xếp theo màu ô Font Color: Sắp xếp theo màu font + Mục Order: Bạn chọn chiều xếp: Sort Smallest to Largest: Sắp xếp theo chiều tăng dần tiêu chí chọn Sort Largest to Smallest: Sắp xếp theo chiều giảm dần tiêu chí chọn (2) Sắp xếp cột thứ 2: Để xếp thêm cột liệu mới, bạn vào mục Column, dòng Then by bạn lặp lại thao tác chọn tiêu đề cột muốn xếp phần (1) Lưu ý: Trong trường hợp bạn muốn xóa cột liệu xếp, bạn chọn tiêu đề cột cần xóa, nhấn nút Delete Level (4) 2.7.2 Lọc danh sách 2.7.2.1 Lọc tự động (AutoFilter) Bước 1: Chọn vùng liệu vùng sở liệu muốn trích lọc liệu Lưu ý rằng, vùng liệu chọn phải có phần tiêu đề cột 123 Bước 2: Trên Ribbon, bạ chọn thẻ Data/nhóm Sort & Filter/chọn lệnh Filter chọn thẻ Home/nhóm Editing/chọn lệnh Sort & Filter nút xổ xuống cột tiêu đề vùng liệu Lúc xuất Bước 3: Thiết lập điều kiện lọc cách click chuột vào nút xổ xuống cột trường muốn lọc liệu chọn thông số muốn lọc Nếu muốn thiết lập thêm điều kiện lọc click chọn Custom AutoFilter Tại hộp thoại AutoFilter ta thiết lập điều kiện theo yêu cầu Nếu có nhiều điều kiện, kết nối điều kiện toán tử Logic AND, OR 2.7.2.2 Lọc liệu nâng cao Bước 1: Tạo bảng chứa điều kiện lọc liệu Lưu ý: Nếu có nhiều điều kiện lọc liệu: - Các điều kiện AND với xếp theo hàng ngang Do đó, cần lọc điều kiện AND theo tiêu chí phải dùng tiêu đề cho ô - Các điều kiện OR với hiển thị theo chiều đứng Ví dụ: Lọc nhân viên có ngày cơng >= 26 ngày