XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO
THIẾT ĐẶT MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
1.1 Lựa chọn chế độ và thiết đặt phù hợp
1.1.1 Thay đổi các thiết đặt
Chúng ta có thể tùy chỉnh các thiết lập mặc định trong Word, bao gồm việc thay đổi font chữ, khoảng cách đoạn, khoảng cách dòng, canh lề giấy và định hướng giấy.
Bước 1: Trên thanh Ribbon, chọn nút lệnh trong nhóm chức năng bạn muốn thay đổi chế độ mặc định
Bước 2: Chọn các thuộc tính thiết lập mới, sau đó chọn nút Set as Default Lúc này, hệ thống sẽ hỏi để bạn đưa ra sự lựa chọn:
- This document only: Thiết lập là mặc định cho tài liệu này
- All documents based on the normal template: Thiết lập này cho tất cả các tài liệu trên cơ sở mẫu
Bước 3: Click nút OK để lưu thiết lập mới hoặc Click nút lệnh Cancel để hủy thiết lập
1.1.2 Chế độ kiểm tra chính tả
Trong quá trình soạn thảo văn bản, việc mắc lỗi chính tả là điều khó tránh khỏi Do đó, việc sử dụng các công cụ kiểm tra lỗi chính tả tự động là cần thiết để giảm thiểu sai sót và nâng cao chất lượng văn bản.
* Bật/tắt chế độ kiểm tra chính tả:
- Trên thanh Ribbon/thẻ File/Options
In the Proofing section of the Word Options dialog box, you can enable or disable the automatic spell check feature by checking or unchecking the "Check spelling as you type" option.
Lưu ý: Ngôn ngữ soạn thảo thường được mặc định trong MS Word là tiếng
Để đảm bảo tính năng kiểm tra lỗi chính tả tự động trong MS Word hoạt động chính xác, bạn cần thiết lập ngôn ngữ phù hợp với ngôn ngữ bạn đang soạn thảo.
* Thiết lập ngôn ngữ soạn thảo
- Trên thanh Ribbon/thẻ Review/nhóm
Language/ lệnh Language, bạn chọn tính năng
Set Proofing Language để mở hộp thoại
- Tại hộp thoại Language, ta thực hiện các thao tác sau:
+ Mark selected text as: Chọn ngôn ngữ cần soạn thảo
+ Do not check spelling or grammar: Bật/tắt chế độ kiểm tra chính tả
Nút "Set As Default" cho phép bạn chuyển ngôn ngữ đã chọn thành ngôn ngữ soạn thảo mặc định Khi chọn lệnh này, hệ thống sẽ xác nhận lại, và bạn có thể chọn "Yes" để thiết lập hoặc "No" để hủy bỏ Để hoàn tất thiết lập, bạn nhấn nút "OK", hoặc chọn "Cancel" nếu muốn hủy bỏ thiết lập.
1.1.3 Mục văn bản tự động (Autotext)
Công việc soạn thảo văn bản thường gặp phải sự lặp lại các đoạn văn bản giống nhau, dẫn đến việc tốn thời gian khi phải sao chép từng phần vào văn bản mới Để tối ưu hóa quy trình này, bạn có thể sử dụng tính năng Autotext, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn tạo AutoText
Bước 2: Trên thanh Ribbon/thẻ Insert/nhóm Text/lệnh Quick Parts/AutoText/Save Selection to AutoText Gallery
Bước 3: Tại hộp thoại Create New Building Block:
- Name: Bạn đặt tên riêng cho Autotext vừa thiết lập, lưu ý tên phải mang tính chất gợi nhớ, đơn giản và ngắn gọn
Mục "Save in" cho phép bạn lưu tài liệu vào Normal.dotm, áp dụng cho tất cả các trang Word mới trong tương lai, hoặc chỉ lưu vào file hiện tại mà bạn đang soạn thảo.
- Nhấn OK để hoàn thành thao tác tạo Autotext hoặc Cancel để hủy khởi tạo
Bước 1: Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn
Bước 2: Gõ đúng tên AutoText cần chèn rồi nhấn tổ hợp phím Fn+ F3 hoặc vào thẻ
Insert/nhóm Text/lệnh Quick Parts/AutoText, click chuột trái chọn AutoText cần chèn
Bước 1: Trên thanh Ribbon/thẻ
Insert/nhóm Text/lệnh Quick Parts/AutoText
Bước 2: Click phải chuột tại AutoText bất kỳ rồi chọn Organize and Delete
Bước 3: Tại hộp thoại Building Blocks Organize, sẽ hiển thị danh sách các
AutoText, lúc này bạn hãy chọn Autotext muốn thao tác rồi thực hiện các thao tác chèn, xóa, hiệu chỉnh bằng các nút lệnh sau:
- Delete: Xóa AutoText đã chọn
- Insert: Chèn AutoText vào vị trí con trỏ hiện hành trong văn bản
- Edit Properties: Hiệu chỉnh lại các thiết lập cho AutoText
Bước 4: Nhấn nút Close để đóng cửa sổ thao tác Đặt tên cho Autotext
Mẫu (Template) là một tệp tin cho phép người dùng tạo tệp văn bản mới dựa trên thiết kế đã có sẵn Tệp mẫu thường bao gồm các yếu tố như tiêu đề, logo và các định dạng khác Định dạng tệp mẫu thường có phần đuôi mở rộng là dotx.
1.2.2 Tìm và áp dụng mẫu có sẵn
* Sử dụng mẫu từ bộ Office
Trong MS Word có sẵn các tập tin mẫu, chúng ta có thể sử dụng tập tin sẵn có của hệ thống bằng cách như sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon/thẻ File/New/Sample Templates Lúc này sẽ xuất hiện cửa sổ Template, chứa các mẫu của hệ thống
Bước 2: Trong cửa sổ Template, chúng ta lần lượt thực hiện các thao tác sau:
- Chọn tìm một mẫu phù hợp với nội dung của tài liệu
- Click nút lệnh Create để sử dụng mẫu
* Sử dụng mẫu cá nhân của người sử dụng
Ribbon/thẻ File/New/My
Templates, để xuất hiện cửa sổ chứa các mẫu của người dùng
Person Template, tìm chọn một mẫu phù hợp với nội dung của văn bản rồi click nút lệnh OK để sử dụng mẫu
1.2.3 Tạo và lưu mẫu mới
Bạn có thể tạo hoặc chỉnh sửa mẫu trong Microsoft Word và lưu lại để sử dụng sau này Mẫu trong Word có định dạng dotx Các bước thực hiện rất đơn giản.
Để soạn thảo một văn bản mới theo yêu cầu của bạn, bạn có thể tạo mẫu từ các mẫu có sẵn bằng cách thực hiện các bước sau:
- Chọn thẻ File/New/ Sample Templates hoặc My Templates, sau đó bạn chọn mẫu mà bạn muốn sử dụng và mở nó với chức năng Template Option
- Để lưu mẫu vừa tạo, bạn chọn lệnh Save As trên thanh
Ribbon/thẻ File hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S
- Trong hộp thoại Save As, ta thực hiện các thao tác sau:
+ Chọn vị trí lưu file mẫu
+ Mục File name: Đặt tên cho mẫu mới
+ Mục Save as type: Click chọn kiểu tập tin Word Template
+ Nhấn nút Save để hoàn thành lưu mẫu hoặc Cancel để hủy thao tác lưu.
ĐỊNH DẠNG NÂNG CAO
2.1.1 Cuộn văn bản (Text wrapping)
Khi chèn một khung hình, bạn nhận thấy rằng rất khó để di chuyển vị trí của khung hình trong văn bản theo ý muốn, bởi vì MS
Word có một số thuộc tính mặc định cho khung hình, điều này có thể hạn chế khả năng di chuyển khung hình trong văn bản Để di chuyển khung hình một cách tự do, bạn cần sử dụng tính năng cuộn văn bản Các bước thực hiện tính năng này rất đơn giản và hiệu quả.
Bước 1: Chọn khung hình muốn thực hiện tính năng cuộn văn bản, lúc này trên thanh Ribbon sẽ xuất hiện thêm thẻ Format
Bước 2: Chọn thẻ Format/nhóm Arrange/ lệnh Wrap Text Một trình đơn sẽ xuất hiện các tùy chọn như sau:
- In the Line with Text: hình ảnh giống như một dòng văn bản
- Square: Văn bản sẽ bao xung quanh hình ảnh
- Tight: Văn bản ôm sát vào hình ảnh
- Behind text: Hình ảnh sẽ ẩn sau văn bản
- In Front of Text: Hình ảnh ở phía trước văn bản và che văn bản lại
2.1.2 Tìm, thay thế định dạng, bút vẽ định dạng
* Tìm và thay thế định dạng
Nếu bạn muốn thay thế các chữ nghiêng thành chữ đậm trong Word 2010, bạn có thể sử dụng tính năng tìm kiếm và thay thế định dạng để tiết kiệm thời gian Các bước thực hiện rất đơn giản và hiệu quả.
Bước 1: Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Home/nhóm Editing/lệnh
Replace hoặc nhấn tổ hợp Ctrl+H trên bàn phím để hiển thị hộp thoại
Bước 2: Tìm kiếm định dạng
- Click chuột vào ô Find What để bắt đầu quá trình tìm kiếm định dạng
- Nhấn nút lệnh More>> để hiển thị các tính năng tìm kiếm nâng cao
- Nhấn nút lệnh Format, để hiển thị các tùy chọn về định dạng bạn muốn tìm kiếm như:
+ Tabs: Định dạng dấu đoạn
+ Language: Định dạng ngôn ngữ
+ Frame: Định dạng ngắt trang
+ Highlight: Định dạng đánh dấu
- Click chuột vào ô Replace with để bắt đầu quá trình thay thế định dạng
- Nhấn nút lệnh Format, để chọn định dạng muốn thay thế
Bước 4: Sau khi đã hoàn thành bước 3 Bạn có các tùy chọn như sau:
- Nút Find Next: Sử dụng để tìm từng trường hợp
- Nút Replace: Sử dụng để thay thế từng trường hợp
- Nút Replace All: Dùng để thay thế toàn bộ trường hợp tìm thấy
- Nút Cancel: Hủy thao tác tìm kiếm và thay thế
* Bút vẽ định dạng (Format Painter)
Bút định dạng được sử dụng để sao chép nhanh định dạng từ một phần trong tài liệu Để sử dụng tính năng này, ta thao tác như sau:
Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn sao chép định dạng
Bước 2: Chọn thẻ Home/nhóm Clipboard/lệnh Format Painter
Bước 3: Click chuột trái vào đối tượng muốn thay đổi giống với định dạng sao chép
2.1.3 Dán đặc biệt (Paste Special)
Khi sao chép hoặc cắt dán nội dung từ nhiều nguồn khác nhau, định dạng gốc có thể làm rối mắt trang văn bản Để khắc phục điều này, Microsoft Word 2010 cung cấp tính năng dán đặc biệt (Paste Special), cho phép loại bỏ các định dạng gốc và chỉ giữ lại văn bản theo định dạng hiện tại, hoặc giữ nguyên tất cả định dạng gốc Thao tác thực hiện tính năng này rất đơn giản và hiệu quả.
Bước 1: Bạn thực hiện thao tác cắt hay sao chép văn bản như bình thường bạn đã thực hiện
Bước 2: Đặt dấu trỏ chuột vào vị trí muốn dán dữ liệu
Bước 3: Để mở hộp thoại Paste Special, bạn có thể được thực hiện bằng 2 cách:
To use the Paste Special feature in Microsoft Word, navigate to the Ribbon and select the Home tab Within the Clipboard group, click on the expand option for Paste to reveal a list of choices, then select Paste Special.
- Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + Ctrl + V
Bước 4: Trong hộp thoại Paste Special, bạn có các tùy chọn như sau:
- Paste: Tính năng dán văn bản Trong tính năng này có các tùy chọn như sau:
+ Formatted Text (RTF): Chèn nội dung văn bản giữ lại định dạng gốc
+ Unformatted Text: Chèn nội dung văn bản loại bỏ định dạng gốc
+ Picture: Chèn nội dung văn bản như 1 định dạng hình ảnh
- Paste link: Tính năng dán liên kết
- OK: để hoàn thành thao tác
2.1.4 Hiệu ứng cho văn bản Để thay đổi diện mạo của một văn bản, bạn có thể thay đổi màu tô của ký tự, của hình ảnh, của chữ nghệ thuật, … hoặc có thể thay đổi viền ngoài, thêm các hiệu ứng chẳng hạn như bóng đổ, phản chiếu hoặc vầng sáng
* Hiệu ứng cho ký tự
Bước 1: Chọn văn bản mà bạn muốn thêm hiệu ứng
Trên thẻ Home, trong nhóm Font, chọn lệnh Text Effect để áp dụng hiệu ứng cho văn bản Bạn có thể lựa chọn hiệu ứng mong muốn và tùy chỉnh thêm một số hiệu ứng khác để làm nổi bật nội dung.
+ Outline: Thay đổi đường viền ngoài của hiệu ứng như thay đổi màu đường viền, độ dày của đường viền, kiểu đường viền
+ Shadow: Tạo hiệu ứng bóng đổ cho văn bản
+ Reffection: Tạo hiệu ứng phán chiếu cho văn bản
+ Glow: Tạo hiệu ứng vầng sáng cho văn bản
- Loại bỏ hiệu ứng ký tự
Bước 1: Chọn văn bản mà bạn muốn loại bỏ hiệu ứng từ
Bước 2: Trên thẻ Home/nhóm Font/ lệnh Clear Formatting
Bước 1: Chọn WordArt cần tạo hiệu ứng
Bước 2: Chọn thẻ Format/nhóm WordArt
Styles/lệnh Text Effects, lệnh này gồm có các hiệu ứng như sau:
+ Shadow: Hiệu ứng bóng đổ
+ Reffection: Hiệu ứng bóng nước
+ Glow: Hiệu ứng viền sáng cho văn bản
+ Bevel: Hiệu ứng làm nỗi bề mặt
+ 3-D Rotation: Hiệu ứng xoay trong không gian 3 chiều
Để tùy chỉnh hiệu ứng, bạn cần chọn mục Options tương ứng cho từng hiệu ứng Từ trình đơn Format Text Effects, bạn có thể điều chỉnh chiều rộng, chiều cao và độ sâu của hiệu ứng theo ý muốn.
Việc sử dụng dấu logo và nền mờ Watermark trên tài liệu giúp người đọc dễ dàng nhận diện nguồn gốc tài liệu, đồng thời hạn chế khả năng chỉnh sửa nội dung.
Watermark ta thực hiện như sau:
Bước 1: Click chuột tại vị trí trong văn bản muốn chèn
Watermark Sau đó vào thẻ Page Layout/ nhóm Page Background/ Watermark
Trong bài viết này, bạn sẽ được xem hình ảnh minh họa cho các kiểu chèn watermark trong Word Để tùy chỉnh watermark, hãy chọn "Custom watermark" để mở hộp thoại tùy chỉnh.
Bước 2: Tại hộp thoại Printed
Watermark, bạn có 2 cách để chèn
Watermark vào nội dung tài liệu
- Cách 1: Chèn Watermark bằng hình ảnh
+ Tích chọn vào Picture Watermark
+ Select Picture : Mở ảnh Watermark lưu trữ trên máy tính
+ Scale : Chọn kích thước cho Watermark
Lưu ý: Khi bạn bỏ dấu tích tại ô Washout thì watermark sẽ đậm hơn
- Cách 2: Chèn Watermark bằng Text
+ Language: Lựa chọn ngôn ngữ cho nền mờ
+ Text: Nhập nội dung cho Watermark
+ Font: Lựa chọn font chữ cho Watermark
+ Size: Chọn kích cỡ cho Watermark
+ Color: Chọn màu cho Watermark
Bước 3: Nhấn nút OK để hoàn thành
* Gỡ bỏ Watermark Để gỡ bỏ nền mờ Watermark trên tài liệu soạn thảo của bạn, bạn chỉ cần chọn thẻ Page Layout/ nhóm Page Background/ Watermark/ Remove
2.1.5 Đặt/tắt tính năng định dạng văn bản tự động (Auto Format)
* Thiết lập nút lệnh AutoFormat trên thanh Ribbon
Chèn Watermark bằng hình ảnh
Chèn Watermark bằng chuỗi ký tự
Tính năng AutoFormat không được cài đặt sẵn trên thanh công cụ của MS
Word Chính vì vậy chúng ta muốn thực hiện 1 cách nhanh chóng thì đầu tiên cần phải thêm công cụ này vào thanh công cụ
Bước 1: Bạn chọn thẻ File/Option để mở hộp thoại Word Options
Bước 2: Trong hộp thoại Word Options, bạn thực hiện các thao tác như sau: Chọn thẻ Quick Access Toolbar, tại mục Choose commands from: bạn chọn
Commands Not in the Ribbon, chon tính năng AutoFormat …, nhấn lệnh Add để thêm tính biểu tượng năng lên thanh Ribbon, nhấn nút OK để hoàn thành thiết lập
* Bật định dạng văn bản tự động Để định dạng văn bản một cách tự động, bạn chỉ cần nhấn nút lệnh
AutoFormat trên thanh Quick Ribbon Lúc này hôp thoại AutoFormat hiển thị các tùy chọn cho bạn lựa chọn như sau:
- AutoFormat now: Tự động định dạng tất cả mọi thứ trong tài liệu cùng một lúc
- AutoFormat and review each change: Kiểm tra lại mỗi thay đổi trên tài liệu sau khi xem lại
- Bạn chỉ định các loại văn bản để quá trình định dạng tự động được chính xác hơn MS Word hỗ trợ các loại văn bản như sau:
- Nếu bạn không có thay đổi gì nữa thì bạn nhấn
Để hoàn thành thiết lập, bạn nhấn OK hoặc chọn lệnh Cancel để hủy bỏ Nếu bạn muốn tùy chỉnh các thay đổi khi tự động định dạng tài liệu, hãy nhấn vào lệnh Options để mở hộp thoại AutoCorrect và thực hiện các thao tác cần thiết.
+ Chọn thẻ AutoFormat As You Type (Định dạng tự động khi nhập) hoặc thẻ AutoFormat (Tự định dạng) để định dạng những mục khi bạn gõ văn bản
+ Click chọn mục bạn muốn MS Word định dạng tự động, tại đây sẽ có các thuộc tính như sau:
"Straight quotes" with “smart quotes”
Thay thế ký tự ngoặc kép bằng ký tự ngoặc đơn
Thay thế các phân số mà bạn gõ với các số và gạch chéo đúng với đặc điểm phấn số
*Bold* and _italic_ with real formatting Định dạng văn bản kèm theo dấu * thành chữ in đậm, kèm theo dấu gạch dưới là chữ in nghiêng
Internet and network paths with hyperlinks Định dạng các địa chỉ email và URL thành trường siêu liên kết
Ordinals (1st) with superscript Định dạng các số thứ tự như 1 st thành 1st
Hyphens ( ) with dash (—) Chuyển hai dấu gạch ngang đơn
Automatic bulleted lists Áp dụng định dạng danh sách liệt kê sử dụng ký tự đặc biệt như *,-
…, theo sau đó là một khoảng trống
Automatic numbered lists Áp dụng định dạng cho danh sách liệt kê sử dụng số, theo sau đó là khoảng trống
Border lines Sử dụng để áp dụng viền cho đoạn văn khi bạn gõ 3 hoặc nhiều hơn
3 dấu gạch ngang, gạch dưới, dấu bằng
Tables Tạo ra một bảng khi bạn gõ một loạt các dấu gạch ngang và dấu cộng
Built-in heading styles Áp dụng mẫu tiêu đề cho tiêu đề văn bản
Format beginning of list item like the one before it Thay thế ký tự ngoặc kép bằng ngoặc đơn
Set left- and first-indent with tabs and backspaces
Thiết lập chỗ thụt vào đầu dòng trái trên thước tab dựa vào các tab và phím Backspace khi bạn gõ
Define styles based on your formatting
Tự động tạo ra hoặc sửa đổi style dựa theo các định dạng mà bạn áp dụng cho tài liệu
+ Nhấp nút OK để hoàn thành lựa chọn hoặc nút Cancel để hủy lựa chọn
Để tắt định dạng tự động, bạn cần mở hộp thoại tùy chỉnh AutoCorrect như khi bật định dạng tự động, sau đó bỏ các dấu tích trên các thuộc tính định dạng mà bạn muốn tắt.
2.2.1 Đặt cách dòng trong một đoạn
Bước 1: Chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi khoảng cách giữa các dòng
To adjust line spacing in your document, go to the Ribbon and select the Home tab, then navigate to the Paragraph group and click on Line and Paragraph Spacing, followed by Line Spacing Options Alternatively, you can right-click on the selected text and choose Paragraph from the context menu.
Bước 3: Trong hộp thoại Paragraph:
- Chọn thẻ Indents and Spacing
- Phần Spacing: Dùng để chỉnh khoảng cách dòng, khoảng cách đoạn:
+ Before:Chọn khoảng cách bên trên đoạn văn bản
+ After: Chọn khoảng cách bên dưới đoạn văn bản
+ Line Spacing: Dùng để chọn khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn bản, MS Word có các tùy chọn sau:
Chọn khoảng cách giữa các dòng
Chọn khoảng cách giữa các đoạn
At least: Chỉ khoảng cách tối thiểu giữa các hàng
Exactly: Chỉ khoảng cách cố định giữa các hàng theo thông số người dùng đặt ở phần At
At: Bạn gõ hay chọn khoảng cách mà bạn muốn đặt
- Với mỗi thay đổi bạn có thể xem trước tại khung
- Cuối cùng bạn nhấp OK để đồng ý
2.2.2 Đánh số nhiều cấp trong đoạn
2.2.2.1 Đánh số thứ tự nhiều cấp
Bước 1: Chọn các đoạn văn bản đã được phân cấp mà bạn muốn đánh số thứ tự
Bước 2: Bạn chọn thẻ Home/nhóm
Paragraph/lệnh Multilivel list , sau đó bạn chọn kiểu đa cấp cho các đoạn văn bản Ngoài ra bạn có thể tùy chỉnh như sau:
* Change List Level: Thay đổi cấp
Định nghĩa danh sách đa cấp mới: Tùy chỉnh ký tự đầu dòng cho các cấp Khi chọn tính năng này, hộp thoại Định nghĩa danh sách đa cấp mới sẽ hiển thị với các tùy chọn sau.
- Mục Click level to modify: bạn chọn cấp cần hiệu chỉnh
- Mục Number format: Định dạng số thứ tự cho cấp đã chọn
+ Mục Enter formatting for number: Bạn định dạng phông chữ cho số thứ tự tự động tại nút lệnh Font
+ Number style for thí level:
Chọn kiểu số thứ tự (1, 2, 3 ; a, b, c ; I,
+ Start at: Đặt số bắt đầu đánh thứ tự, giá trị mặc định là 1
- Mục Position: Định dạng căn lề
+ Number algment: Định dạng căn lề là trái (Left), giữa (Centered), phải
Lựa chọn kiểu đa cấp
+ Aligned: Chọn khoảng cách cách lề
Chọn khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn bản so với lề, cho phép điều chỉnh khoảng cách này vượt qua ký tự tự động ra ngoài lề.
- Link level to styles: Chọn styles liên kết với cấp
- Chọn OK để đồng ý với sự thay đổi hoặc nút Canel để bỏ qua thiết lập
Định nghĩa kiểu danh sách mới: Tính năng này cho phép người dùng tạo ra các kiểu đánh thứ tự đoạn mới Khi chọn tùy chọn này, hộp thoại "Định nghĩa kiểu danh sách mới" sẽ xuất hiện, bao gồm các thuộc tính cần thiết để tùy chỉnh.
- Name: Bạn nhập tên cho kiểu mới
- Start at: Đặt số bắt đầu đánh thứ tự, giá trị mặc định là 1
- Apply formatting to: Chọn cấp để áp dụng kiểu mới
- Bạn định dạng phông cho kiểu mới
- Chọn nút OK để hoàn thành tạo kiểu mới hoặc chọn nút Cancel để hủy các thiết lập
2.2.2.2 Hủy đánh số thứ tự
Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần hủy số thứ tự
Bước 2: Bạn chọn thẻ Home/nhóm
Paragraph/lệnh Multilivel list , sau đó bạn chọn kiểu None
THAM CHIẾU VÀ LIÊN KẾT
3.1 Tiêu đề, chân trang, chân bài
3.1.1 Tiêu đề (Caption) cho hình minh họa, bảng, và hộp văn bản
Dưới mỗi hình ảnh, bảng biểu, hay phương trình toán học thường có các dòng tiêu đề hay chú thích, được đánh số như “Hình 1” Một dòng tiêu đề thường bao gồm hai phần: mô tả nội dung và thông tin bổ sung để người đọc dễ dàng hiểu rõ hơn về hình ảnh hoặc dữ liệu được trình bày.
(1) Văn bản tùy chỉnh, ví dụ như “Hình”; “Bảng”; “Phương trình” hoặc những nội dung khác mà bạn nhập
(2) Theo sau văn bản tùy chỉnh là số hoặc chữ cái theo thứ tự, ví dụ như “1,
2, 3 ” hoặc “a, b, c ” Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm văn bản mô tả, bổ sung theo sau nếu muốn
Bước 1: Chọn đối tượng mà bạn muốn thêm dòng tiêu đề
Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ References/nhóm Captions/lệnh Insert Caption
Bước 3: Tại hộp thoại Caption:
- Mục Options: Cho phép bạn nhập nội dung tiêu đề, bao gồm các thông tin sau:
+ Mục Label: Nhập nhãn cho dòng tiêu đề, ví dụ như “Hình”, “Bảng”,
Nếu danh sách không có nhãn mong muốn, bạn có thể dễ dàng thêm nhãn mới bằng cách nhấn nút "New Label…", sau đó nhập nội dung cho nhãn và bấm OK để hoàn tất quá trình tạo nhãn mới.
Nhập nội dung nhãn mới
+ Mục Position: Cho phép bạn lựa chọn vị trí hiển thị của dòng tiêu đề MS Word cung cấp sẵn một số lựa chọn như sau:
Above selected item: Tiêu đề nằm phía trên đối tượng được chọn
Below selected item: Tiêu đề nằm phía đưới đối tượng được chọn
- Mục Caption: Bạn có thể nhập văn bản mô tả về đối tượng, chẳng hạn như “Hình 1- Bông hoa”
- Nút lệnh Numbering…: Cho phép bạn tùy chỉnh định dạng đánh số thứ tự của tiêu đề
Sau khi thêm ít nhất một tiêu đề cho hình ảnh hoặc bảng biểu trong tài liệu, kiểu "Caption" sẽ xuất hiện trong thư viện kiểu Để thay đổi định dạng của tiêu đề này trên toàn bộ tài liệu, bạn cần thực hiện các bước sau.
Bước 1: Bạn click chuột vào một tiêu đề bất kỳ trong tài liệu
Bước 2: Bạn nhấn chuột phải vào kiểu tiêu đề có tên Cation nằm trong bộ sưu tập, rồi chọn Modify… để hiển thị hộp thoại tùy chỉnh Modify Styles
Trong bước 3, trong hộp thoại Modify Styles, bạn có thể tùy chỉnh kích thước, màu sắc, loại phông chữ và các tùy chọn khác cho chú thích của mình, tương tự như hướng dẫn định dạng trong mục 7.2.2.3 của giáo trình.
Nhập văn bản mô tả đối tượng
Lựa chọn vị trí hiển thị tiêu đề
Lựa chọn định dạng số thứ tự
3.1.1.3 Xóa tiêu đề Để xóa tiêu đề cho 1 số đối tượng, bạn chỉ cần chọn tiêu đề cần xóa rồi nhấn phím Delete trên bàn phím hoặc nhấn chuột phải rồi chọn Delete
3.1.2 Chú thích cuối trang và chú thích cuối tài liệu
3.1.2.1 Chú thích cuối trang (Footnote)
Trong mỗi trang tài liệu, thường xuất hiện những câu và từ cần được chú thích để làm rõ nội dung Người dùng thường muốn đặt những chú thích này ở cuối trang văn bản nhằm giúp người đọc dễ dàng theo dõi Để đáp ứng nhu cầu này, MS Word cung cấp tính năng Chú thích cuối trang (Footnote), như minh họa trong hình bên dưới.
* Chèn chú thích Để sử dụng tính năng này, bạn thao tác theo cá bước như sau:
Bước 1: Chọn câu/từ trong trang văn bản bạn muốn chú thích
Trên thanh Ribbon, chọn thẻ References và nhấn vào lệnh Insert Footnote để thêm chú thích Sau đó, số thứ tự của chú thích sẽ xuất hiện ở cuối chân trang, kèm theo dấu nháy cho phép bạn nhập nội dung chú thích.
Để xóa một chú thích ở chân trang, bạn chỉ cần xóa số nhỏ bên cạnh chữ mà bạn đã chèn chú thích, và chú thích đó sẽ tự động bị xóa.
3.1.2.2 Chú thích cuối tài liệu (Endnote)
* Chèn chú thích Để chèn chú thích vào cuối tài liệu, cuối bài viết, bạn thào tác như sau:
Bước 1: Chọn câu/từ trong trang văn bản bạn muốn chú thích
In Step 2, navigate to the Ribbon and select the References tab, then click on the Footnotes group and choose the Insert Endnote command This action will move the cursor to the end of the document, allowing you to enter your footnote text.
Để xóa một chú thích ở cuối tài liệu, bạn chỉ cần xóa số nhỏ bên cạnh từ mà bạn đã chèn chú thích Khi làm như vậy, chú thích sẽ tự động biến mất.
3.1.2.3 Chuyển chú thích cuối tài liệu thành chú thích cuối trang và ngược lại
* Chuyển chú thích cuối tài liệu thành chú thích cuối trang
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ References, trong nhóm
Footnotes bạn click chọn vào biểu tượng nằm ở góc dưới bên phải của nhóm lệnh và sau đó chọn lệnh Convert để mở hộp thoại Footnote and Endnote
Nhập nội dung chú thích
Bước 2: Tại hộp thoại Footnote and Endnote, bạn thao tác như sau:
- Mục Location: Bạn đánh dấu tích vào tùy chọn Footnotes
- Mục Fomat: Bạn có thể thay đổi định dạng và tùy chỉnh số thứ tự của chú thích
+ Number format: Chọn định dạng số thứ tự của chú thích
+ Start at: Chọn số thứ tự bắt đầu sử dụng để đánh thứ tự cho chú thích
- Sau đó bạn nhấn nút lệnh Convert, rồi đánh dấu tích vào tùy chọn Convert all endnotes to footnotes trong hộp thoại Convert Notes, cuối cùng bạn nhấn lệnh
OK để hoàn thành chuyển đổi
Để chuyển toàn bộ chú thích cuối trang thành chú thích ở cuối tài liệu, bạn thực hiện các bước tương tự như khi chuyển đổi chú thích cuối tài liệu sang chú thích cuối trang Tuy nhiên, điểm khác biệt là trong hộp thoại Footnote and Endnote, bạn cần đánh dấu tích vào tùy chọn Endnotes thay vì Footnotes.
3.2 Mục lục và chỉ mục
3.2.1 Tạo và cập nhật mục lục tự động
* Tạo mục lục tự động
Bước 1: Tạo Style cho các đề mục chính
Chọn toàn bộ đề mục chính và định dạng lại theo yêu cầu sử dụng Sau đó, lưu lại thành một Style mới với tên gợi nhớ đến cấp của đề mục trong mục lục Để lưu Style, sử dụng danh sách Style xổ xuống và chọn.
Save Selection as a New Quick Style
- Bạn có thể tùy chỉnh Style đề mục chính bằng các cách thức mà giáo trình đã hướng dẫn trong mục 7.2.2.3
Bước 2: Đánh số thứ tự cho các đề mục chính sử dụng Multilevel List
- Trong thẻ Home, bạn chọn nhóm lệnh Paragraph/ lệnh Multilevel List, sau đó chọn lệnh Define new Multilevel List
- Trong hộp thoại Define new Multilevel List, bạn nhấn nút More >>, và thay đổi các giá trị như sau:
+ Link level to style: Chọn Style bạn đã tạo ở bước 1
+ Enter formatting for number: Nhập chuỗi kí tự muốn hiển thị
+ Number style for this level : Chọn kiểu cho số thứ tự
Ví dụ: Như hình bên dưới sẽ nhập là “Chương”; chọn kiểu cho số thứ tự là
Sau khi thực hiện xong, bạn thu được kết quả như sau:
Bước 3: Tạo Style cho các đề mục con
Bước này, chúng ta sẽ thao tác tương tự như bước 1
Bước 4: Đánh số thứ tự cho các đề mục con sử dụng Multilevel List
Tại bước này, bạn thực hiện các thao tác giống như ở bước 2, nhưng các đề mục con thường được kế thừa từ đề mục chính Trong hộp thoại Define Multilevel List, bạn cần thực hiện các thao tác cụ thể để thiết lập cấu trúc danh sách đa cấp.
- Link level to style: Chọn Style cho đề mục con bạn đã tạo ở bước 3
- Enter formatting for number: Nhập chuỗi kí tự muốn hiển thị
- Number style for this level : Chọn kiểu cho số thứ tự
- Include level number from: Bạn chọn Style chính của nó
- Tích chọn mục Legal style numbering để tự động đổi số thứ tự I.1 thành 1.1
Bước 5: Sau khi đã định dạng lại các Style, chúng ta cần làm mới lại mục lục bằng cách thức như sau:
- Xóa mục lục cũ vừa tạo
- Thêm mục lục mới vào văn bản bằng cách vào thẻ References, sau đó chọn lệnh Table of Contents/ Insert Table of Contents
- Trong hộp thoại Table of Contents, bạn chọn nút lệnh Options…
- Trong hộp thoại Table of Contents Options, bạn xóa giá trị trong các ô
Heading 1, Heading 2, Heading 3, và thiết lập giá trị cho các style Level 1, Level
2, … tương ứng với cấp của Style đó sẽ hiển thị trong mục lục Sau đó, nhấn chọn nút lệnh OK để tạo mục lục
* Thay đổi kiểu dáng Style cho mục lục
Mỗi Style trong mục lục có thể được định dạng lại bằng cách thay đổi các Style có tên bắt đầu bằng TOC.
- Trong thẻ References, bạn chọn lệnh Table of Contents/ Insert Table of Contents
- Trong hộp thoại Table of Contents, bạn chọn nút lệnh Modify để hiển thị hộp thoại Style
Trong hộp thoại Style, mỗi cấp trong mục lục được định dạng tương ứng với từng Style đã được thiết lập Cụ thể, cấp 1 của mục lục sẽ áp dụng Style tương ứng, đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng trong việc quản lý nội dung.
TRƯỜNG VÀ BIỂU MẪU
4.1.1 Chèn trường trong văn bản
Trường trong văn bản rất hữu ích, đặc biệt khi bạn cần không gian cho dữ liệu thay đổi và tạo biểu mẫu cho chữ cái hoặc nhãn trong tài liệu phối thư Trường hoạt động tương tự như công thức trong Microsoft Office Excel, với mã trường giống như công thức và kết quả trường tương tự giá trị của công thức.
Bước 1: Chọn vị trí bạn muốn chèn trường
Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Insert/nhóm Text/lệnh Quick
Bước 3: Trong hộp thoại Field, có các mục như sau:
Mục tên trường hiển thị danh sách các trường có sẵn, cho phép bạn dễ dàng chọn và chèn trường mong muốn vào văn bản chỉ bằng một cú click chuột.
- Nút Formula: Cho phép bạn nhập công thức gồm có các phép tính cộng, trừ, …
Bước 1: Bấm chuột phải vào trường, sau đó chọn Edit
Bước 2: Hộp thoại Field sẽ xuất hiện, cho phép bạn thay đổi các thuộc tính và tùy chọn của trường, tương tự như khi bạn chèn trường vào văn bản.
* Xóa trường Để xóa một trường, bạn chỉ cần chọn trường cần xóa, rồi nhấn phím Delete trên bàn phím
4.1.3 Đặt tên và thay đổi định dạng trường
* Thay đổi định dạng trường
Chọn trường trong danh sách
Nhập công thức tính toán
Bước 1: Chọn trường mà bạn muốn định dạng
Bước 2: Bạn áp dụng các thao tác định dạng cho văn bản để áp dụng định dạng cho trường bằng cách sử dụng thẻ Home
Khi cập nhật một trường, các định dạng áp dụng cho kết quả của trường có thể bị mất Để bảo toàn định dạng này, bạn nên thêm khóa chuyển định dạng mã trường.
* Thêm một khóa chuyển định dạng vào mã trường
Bước 1: Bấm chuột phải vào trường muốn thêm khóa chuyển định dạng, rồi chọn Edit Field
Bước 2: Tại hộp thoại Field, bạn thao tác sau:
- Đối với những trường hiển thị sẵn mục Filed Properties và Option Field trong hộp thoại, bạn chỉ cần thực hiện tùy chọn định dạng mà bạn muốn
- Đối với những trường không hiển thị những mục này, thì có thể tùy chọn định dạng không sẵn dùng
Bạn có thể sử dụng khóa chuyển định dạng để nhận ba loại kết quả khác nhau: khóa chuyển định dạng chung (\ *), khóa chuyển định dạng số (\ #), và khóa chuyển định dạng ngày-thời gian (\ @).
Gồm các định dạng như: Sử dụng ký tự, định dạng đánh số
Ví dụ: ký tự số 9 được hiển thị dưới dạng IX (chữ số La Mã) hoặc thứ
+ \ * Caps: Khóa chuyển này viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi từ Khóa này tương ứng với định dạng Title case trong mục Format
+ \ * FirstCap: Khóa chuyển này viết hoa chữ cái đầu tiên của từ đầu tiên
Khóa này tương ứng với định dạng First capital trong mục Format
+ \ * Upper: Khóa chuyển này tất cả thành chữ viết hoa Khóa này tương ứng với định dạng Uppercase trong mục Format
+ \*Alphabetic: Khóa chuyển này hiển thị kết quả là ký tự trong bảng chữ cái alphabe Khóa này tương ứng với định dạng A,B,C,… trong mục Format
Ví dụ: {} SEQ phụ lục \ * bảng chữ cái } Hiển thị B (thay vì 2)
+ \*Arabic: Khóa chuyển này hiển thị kết quả dưới dạng số Khóa này tương ứng với định dạng 1,2,3,… trong mục Format
Khóa chuyển này hiển thị kết quả dưới dạng văn bản đa dạng Kết quả được định dạng bằng chữ cái, trừ khi bạn sử dụng khóa chuyển định dạng để chỉ định cách viết hoa khác Khóa này tương ứng với các định dạng một, hai và ba trong mục Format.
+ \*DollarText: Khóa chuyển này hiển thị kết quả dưới dạng văn bản khác nhau Kết quả được định dạng bằng chữ cái
Ví dụ: {} = 9,20 + 5,35 \ * DollarText \ * Upper } Kết quả hiển thị là 14 và
Khóa này tương ứng với định dạng Using Default Numbering trong mục
+ \*Hex: Khóa chuyển này hiển thị kết quả dưới dạng số thập lục phân Khóa này tương ứng với định dạng Hex trong mục Format
Ví dụ: {} báo giá "458" \ * Hex } Kết qủa hiển thị là 1CA
Khóa chuyển Roman hiển thị kết quả dưới dạng số La Mã, với kết quả có cùng trường hợp là từ "La Mã" trong mã trường Khóa này tương ứng với định dạng I, II, III, … trong mục Format.
* Khóa chuyển định dạng số (\ #)
Mục định dạng 0 (zero) trong Word xác định số lượng chữ số cần hiển thị trong kết quả Nếu kết quả không có chữ số ở vị trí đó, Word sẽ tự động hiển thị số 0.
- # : Mục định dạng này xác định số cần thiết đặt để hiển thị trong kết quả
Nếu kết quả không bao gồm một chữ số ở vị trí đó, Word sẽ hiển thị một khoảng trắng
Mục định dạng "x" trong MS Word sẽ loại bỏ các chữ số bên trái của chỗ dành sẵn, và nếu chỗ dành sẵn nằm bên phải dấu thập phân, phần mềm sẽ tự động làm tròn kết quả đến vị trí đó.
- (dấu thập phân): Mục định dạng này xác định vị trí thập phân
Ví dụ: {} = SUM(ABOVE) \ # $###.00 }Hiển thị $495.47
- (ký hiệu nhóm chữ số): Mục định dạng này phân tách một chuỗi ba chữ số
Ví dụ: {} = NetProfit \ # $#, ###, ### } Hiển thị $2,456,800
- -(trừ dấu): Mục định dạng này sẽ thêm một dấu trừ để kết quả âm hoặc thêm khoảng trắng nếu kết quả là giá trị dương hoặc 0
- + (dấu cộng): Mục định dạng này thêm một dấu cộng để kết quả dương, dấu trừ để kết quả âm hoặc một khoảng trắng nếu kết quả là 0
4.2 Biểu mẫu văn bản (Form)
4.2.1 Chức năng và cách dùng biểu mẫu
Bạn có thể tạo biểu mẫu trong Word bằng cách bắt đầu với tài liệu trống hoặc sử dụng mẫu có sẵn Sau đó, thêm các điều khiển nội dung như hộp kiểm, hộp văn bản và bộ chọn ngày Người dùng khác có thể dễ dàng điền thông tin vào biểu mẫu trên máy tính của họ.
Giã sử bạn muốn tạo một biểu mẫu như sau:
Bước 1: Bạn hãy mở một mẫu để bạn có thể tạo biểu mẫu dựa vào mẫu đã có hoặc bạn tạo một tài liệu mới
Bước 2: Chèn một trường biểu mẫu:
- Đặt vị trí của con trỏ tại vị trí cần chèn trường biểu mẫu
- Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Developer/nhóm Control/Legacy Tools Tại đây, bạn chọn công cụ phù hợp để sử dụng
- Sau khi bạn chèn công cụ phù hợp xong, bạn nhấp phải chuột lên trường biểu mẫu vừa chèn rồi chọn Properties từ menu ngữ cảnh
- Trong hộp thoại tùy chỉnh công cụ Tại đây, bạn có thẻ tùy chọn các thuộc tính như sau:
+ Type: Chọn kiểu dữ liệu cho trường biểu mẫu
+ Default number: Nhập giá trị mặc định cho trường biểu mẫu
Chọn vị trí chèn truòng
+ Maximum length: Chiều dài tối đa của dữ liệu
+ Number Format hoặc Text Format, …: Bạn chọn định dạng cho trường biểu mẫu
+ Bookmark: Nhập tên cho bookmark mà trường biểu mẫu muốn liên kết
Ví dụ: Chèn trường biểu mẫu Số, cho biểu mẫu ở ví dụ trên:
Kết quả thu được như sau:
Bước 3: Đối với các trường còn lại, bạn thao tác tương tự như bước 2
Bước 4: Sử dụng biểu mẫu
Khi biểu mẫu đã được bảo vệ thì chúng ta có thể sử dụng Chỉ cần nhập giá trị vào cho các trường biểu mẫu cần lấy giá trị
Sau khi bạn nhập giá trị vào các trường biểu mẫu, các trường có công thức tính toán sẽ tự động được cập nhật Để thực hiện điều này, chỉ cần nhấp chuột vào trường biểu mẫu mà bạn muốn nhập dữ liệu.
Biểu mẫu sau khi chèn xong các trường sẽ có dạng như sau:
Trước khi tiến hành trộn thư, cần xây dựng các mẫu thư đã được định dạng hoàn chỉnh, để trống các thông tin khác nhau như họ và tên, ngày sinh, điểm, kết quả Bạn có thể sử dụng phương pháp tạo biểu mẫu Form để thiết lập các khung thư mẫu này.
Bước 2: Xây dựng tập dữ liệu của các lá thư, tập dữ liệu này có thể là 1 file Word hoặc Excel mà chúng không cần phải định dạng
Ví dụ: Tập dữ liệu là 1 bảng chứa danh sách học sinh, khách hàng, hóa đơn hàng, Mỗi dòng là nội dung của mỗi lá thư, mỗi cột chứa
1 loại thông tin, như: Họ, Tên, Ngày sinh,
Lưu ý: Dòng đầu tiên của văn bản hoặc bảng tính cũng là dòng đầu tiên của bảng danh sách, nghĩa là phía trên không có dòng tiêu đề nào
Bước 3: Mở lá thư mẫu đã tạo ở bước 1
Bước 4: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Mailings / nhóm Start Mail Merge, sau đó chọn lệnh Start Mail Merge Tại đây, chúng ta chọn loại cho tập tin mẫu:
- Envelopes : Dạng phong bì, bì thư
- Labels: Tạo các nhãn, lúc này cần phải thiết kế nhãn
- Directory: Giống như thư nhưng để tiết kiệm giấy
- Normal Word Document: Tương tự như thư thường dùng
Bước 5: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Mailings/ nhóm Start Mail Merge/Select Recipient Use
- Mở tập tin dữ liệu Riêng đối với file Excel ta chỉ cần chỉ rõ Sheet chứa dữ liệu cần trộn
- Để lọc dữ liệu trước khi trộn, ta chọn Edit Recipient list
+ Mục Sord Records: Để sắp xếp dữ liệu
+ Mục Filter Records: Để lọc dữ liệu
Bước 6: Chèn dữ liệu vào lá thư mẫu đã tạo
- Đặt dấu nháy tại vị trí cần chèn dữ liệu
- Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Mailings/nhóm Write &
Insert Fields/ Insert Merge Field, sau đó chọn tên cột cần chèn dữ liệu trộn
Sau khi trộn thư, chúng ta thường xem thử thư trước khi hoàn tất Để thực hiện điều này chúng ta thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ
Mailings/nhóm Preview Results, bạn click chọn lệnh
Bước 2: Click chọn các nút lệnh để di chuyển tới lui các mẫu tin cần xem thử
- First: Về đầu mẫu tin
- Last: Về cuối mẫu tin
- Privious: Về trước mẫu tin hiện hành
- Next: Về sau mẫu tin hiện hành
4.3.3 Hoàn tất thao tác trộn
Sau khi hoàn tất các bước trộn thư, chúng ta cần thực hiện thao tác cuối cùng để hoàn thiện các bức thư Thao tác này sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các thư được gửi đi một cách chính xác và chuyên nghiệp.
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Tab Mailings/nhóm Finish và chọn công cụ Finish Merge, tại đây chúng ta có các tùy chọn sau:
- Edit Individual Document : Trộn thành 1 tập tin mới
- Print Document : Trộn và in
- Send E-mail Messages…: Trộn và gởi email
Bước 2: Lựa chọn các tùy chọn đã nêu ở bước 1
Bước 3: Hộp thoại thông báo hiển thị, tại đây có các chọn lựa để người sử dụng lựa chọn như sau:
- All: Tất cả các mẫu tin
- Current Record: Mẫu tin hiện hành
- From to : từ mẫu tin đến mẫu tin
BIÊN TẬP VĂN BẢN TRONG CHẾ ĐỘ CỘNG TÁC
5.1.1 Theo dõi sự thay đổi của tài liệu
Chúng tôi thiết lập chế độ theo dõi để đánh dấu những nội dung thay đổi trong tài liệu bằng màu chữ hoặc kiểu chữ khác, giúp người dùng dễ dàng phân biệt với nội dung không thay đổi Để thiết lập chế độ này, vui lòng thực hiện theo các bước hướng dẫn sau.
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Review/nhóm Tracking/lệnh Track Changes/ Change Tracking Options
Bước 2: Tại hộp thoại Track Changes Options, bạn thiết lập các điều chỉnh khi tài liệu thay đổi như thiết lập màu chữ, kiểu chữ, …
5.1.2 Bỏ chế độ theo dõi tài liệu Để bỏ chế độ theo dõi tài liệu, bạn thực hiện như sau:
Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Review/nhóm Changes/lệnh Reject
5.2.1 Thiết lập thuộc tính chỉ đọc cho tài liệu
Chủ sở hữu tài liệu có thể thiết lập thuộc tính chỉ cho phép người dùng khác xem tài liệu mà không có quyền chỉnh sửa, định dạng hay thay đổi nội dung Để thực hiện điều này, người dùng cần làm theo các bước hướng dẫn cụ thể.
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ File/Info/ Protect Document / Mark as Final
Bước 2: Hộp thoại thông báo của MS Word xuất hiện với các lựa chọn như sau:
- Cancel: Để hủy thiết lập
- Help: Sử dụng trợ giúp của hệ thống
Lưu ý: Để có thể thay đổi nội dung, định dạng của tài liệu, người dùng chỉ cần Click nút lệnh Edit Anyway
5.2.2 Thiết lập mật khẩu cho tài liệu Để thiết lập quyền riêng tư cho tài liệu, người dùng sẽ thiết lập mật khẩu cho tài liệu Cách thiết lập như sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ File/ Info/ Protect Document / Encrypt with Password
Bước 2: MS Word sẽ xuất hiện cửa sổ yêu cầu ta nhập mật khẩu bảo vệ tài liệu
Bước 3: MS Word xuất hiện cửa sổ yêu cầu nhập lại mật khẩu để xác nhận
5.2.3 Ngăn chặn chỉnh sửa và định dạng dữ liệu
Cấp độ bảo mật này vượt xa việc chỉ thiết lập thuộc tính chỉ đọc cho tài liệu; người dùng cần nhập mật khẩu để thay đổi hoặc định dạng lại dữ liệu Để thiết lập thuộc tính bảo mật này, bạn thực hiện theo các bước cụ thể.
To enhance document security in Word, navigate to the Ribbon and select File > Info > Protect Document > Restrict Editing This will open the Restrict Formatting and Editing window, allowing you to configure the document's protection settings.
Bước 2: Thiết lập chế độ bảo mật tài liệu bằng các lựa chọn sau:
- Allow only this type of editing in the document: Không cho phép người dùng thay đổi định dạng của tài liệu
- No changes (Read only): Chỉ cho phép người dùng đọc tài liệu
- Comments: Khóa văn bản không cho hiệu chỉnh, sửa đổi, chỉ cho phép làm chú thích
- Track changes: Cho phép lưu lại một bản “nháp” những gì vửa sửa đổi trên tài liệu
- Filling in Forms: Là cách bảo vệ văn bản ở mức cao nhất, thường chỉ dùng cho Form
Sau khi tùy chọn xong, bạn chọn nút lệnh Yes, Start Enforcing Protection
Để bảo vệ tài liệu trong MS Word, người dùng cần nhập mật khẩu khi cửa sổ yêu cầu xuất hiện và sau đó nhấn nút OK để hoàn tất quá trình thiết lập.
Lưu ý: Để có thể chỉnh sửa được nội dung tài liệu, người dùng bắt buộc phải click nút Stop Protection và nhập đúng mật khẩu bảo vệ
Khi chúng ta thiết lập chế độ so sánh tài liệu, thì mọi điểm khác biệt trong
Để tìm kiếm hai văn bản giống hệt nhau một cách dễ dàng và nhanh chóng, bạn có thể thiết lập chế độ tìm kiếm đặc biệt.
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Review/nhóm Compare/lệnh Compare, sau đó bạn chọn lệnh Compare …
Bước 2: Tại hộp thoại Compare Documents ta thực hiện các công việc sau:
- Original document: Chọn tài liệu gốc
- Revised document: Chọn tài liệu cần so sánh
- Click OK để thiết lập so sánh giữa 2 tài liệu
Bước 3: Kết quả so sánh là một tài liệu mới với những khác biệt được đánh dấu Sau đó, trên nhóm Changes xuất hiện các nút lệnh:
- Previous, Next: Di chuyển tới, lui vị trí tài liệu đã bị thay đổi
- Accept: Chấp nhận sự thay đổi
- Reject: Không chấp nhận sự thay đổi
Bài tập 1: Hãy soạn thảo theo mẫu như sau:
Bài tập 2: Soạn thảo văn bản theo mẫu sau, sử dụng Column, WordArt, AutoText, Picture, DropCap, tạo chú thích Với các yêu cầu sau:
1 Tạo AutoText để thay thế từ “thời gian “ bằng “tg”
2 Nhập văn bản và thực hiện định dạng theo yêu cầu
3 Tạo chú thích để ghi chú lại những vị trí đã được định dạng
Bài tập 3: Soạn thảo văn bản theo mẫu sau:
Bài tập 4: Soạn thảo văn bản theo mẫu sau:
Bài tập 5: Soạn thảo văn bản theo mẫu sau:
Bài tập 6: Soạn thảo văn bản theo mẫu sau:
Bài tập 8: Tạo biểu mẫu như sau:
Bài tập 9: Tạo mục lục theo mẫu sau:
SỬ DỤNG TRÌNH CHIẾU NÂNG CAO
LẬP KẾ HOẠCH CHO VIỆC TRÌNH CHIẾU
1.1 Tìm hiểu về bối cảnh trình chiếu
Để thiết kế buổi trình chiếu hiệu quả, cần xác định số lượng người tham gia và độ tuổi trung bình của họ Nếu có đông người học, màn hình và cỡ chữ phải được điều chỉnh để mọi người đều có thể nhìn rõ Đối với người học trẻ tuổi, nội dung nên sử dụng từ ngữ trong sáng, dễ hiểu và thú vị Ngược lại, với người học lớn tuổi, báo cáo cần phải thực tế, cung cấp thông tin cập nhật, có căn cứ và trích dẫn rõ ràng.
Trong chủ đề báo cáo, vai trò của người học rất quan trọng Khi báo cáo về một sản phẩm hoặc hệ thống mới, các nhà quản lý chú trọng đến thông tin tổng thể, trong khi công nhân lại tìm kiếm các chi tiết cụ thể Tóm lại, nhà quản lý chỉ cần những thông tin cần thiết để đưa ra quyết định mà không cần đi sâu vào các chi tiết phức tạp.
Khi báo cáo về một chủ đề, người báo cáo cần xác định đối tượng người nghe Đối với những người chưa có kiến thức về chủ đề, cần cung cấp thông tin cơ bản và giải thích các thuật ngữ mới Ngược lại, nếu người nghe là các chuyên gia trong lĩnh vực, người báo cáo nên chuẩn bị nhiều báo cáo chi tiết và dự thảo thêm vài slide để sẵn sàng trả lời các câu hỏi phát sinh.
Người học sẽ quan tâm đến chủ đề báo cáo nếu nó cung cấp thông tin quan trọng và hữu ích cho họ, điều này sẽ giúp họ cảm thấy hứng thú và chú ý hơn trong quá trình lắng nghe.
Người học có thành kiến tiêu cực hay tích cực với chủ đề này không?
Hãy nhớ rằng những ý nghĩ của người học hình thành trước từ những kinh nghiệm thực tế về thành công cũng như thất bại của họ
1.2 Thiết kế nội dung và hình thức bài trình bày hiệu quả
Bố cục Slide PowerPoint là sự kết hợp và sắp xếp các đối tượng trong một slide Bạn có thể chọn từ các bố cục có sẵn trong PowerPoint và thêm nội dung của mình để tạo ra một slide ấn tượng.
Báo cáo nên bao gồm văn bản, đồ thị, hình ảnh hoặc các chương trình như Excel, cung cấp thông tin cần thiết cho người học mà không thừa thãi Dưới đây là một số gợi ý để tối ưu hóa nội dung báo cáo.
Cần kiểm tra kỹ các thông tin trước khi gửi bài cho người học nhằm đảm bảo không có nội dung dư thừa
Không nên ghi chi tiết nội dung cho các Slide; thay vào đó, chỉ cần trình bày các điểm chính và diễn thuyết sẽ giải thích thêm Sử dụng SmartArt thay cho gạch đầu dòng sẽ giúp thông tin trên Slide dễ nhớ và dễ đọc hơn.
Tóm tắt nội dung bài trình diễn ở các Slide cuối
Việc thêm các hiệu ứng slide đa dạng vào bài thuyết trình không chỉ tăng cường tính hiệu quả mà còn tạo sự hứng thú cho người học Bạn có thể sử dụng các yếu tố như đoạn phim, âm thanh, nhạc nền, và các hiệu ứng cho đồ thị, văn bản, cũng như hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide Tuy nhiên, cần tránh việc áp dụng một kiểu hiệu ứng cho tất cả các slide, vì điều này có thể gây nhàm chán Thay vào đó, hãy linh hoạt kết hợp nhiều loại hiệu ứng khác nhau để làm cho bài trình diễn trở nên sinh động và hấp dẫn hơn.
Sử dụng hiệu ứng động giúp các slide trở nên hấp dẫn và thú vị hơn cho người xem Tuy nhiên, nếu lạm dụng quá mức, nó có thể gây rối mắt và khiến người thuyết trình khó kiểm soát sự kết hợp giữa diễn thuyết và trình diễn.
TRANG THUYẾT TRÌNH CHỦ VÀ CÁC MẪU
2.1 Trang thuyết trình chủ (trang chủ)
Trang thuyết trình chủ (Slide Master) là slide đầu tiên trong bài thuyết trình, chứa thông tin quan trọng về bố cục Nó bao gồm nền slide, màu sắc, hiệu ứng, kích thước và vị trí của các hộp văn bản, giúp tạo sự đồng nhất cho toàn bộ bài thuyết trình.
Mỗi bài thuyết trình đều có ít nhất một slide master, và khi slide master được thay đổi, toàn bộ kiểu dáng và thiết kế của bài thuyết trình sẽ được cập nhật.
2.1.1 Mở cửa sổ Slide Master Để chuyển sang cửa sổ Slide Master, bạn vào thẻ View, nhóm Master Views, sau đó chọn lệnh Slide Master
2.1.2 Sắp xếp các hộp văn bản trên Slide Master
Bước 1: Chọn Slide Master hoặc Slide layout cần sắp xếp các hộp văn bản
Để di chuyển hộp văn bản, bạn chỉ cần sử dụng chuột để chọn và kéo đến vị trí mong muốn Để thay đổi kích thước, hãy di chuyển chuột đến một trong tám điểm tròn xung quanh hộp văn bản, giữ chuột trái và điều chỉnh kích thước theo ý muốn.
2.1.3 Định dạng các hộp văn bản trên Slide Master
Bước 1: Dùng chuột chọn hộp văn bản cần định dạng hoặc chọn đoạn văn bản cần định dạng
Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Home:
- Nhóm Font: Dùng để định dạng ký tự
- Nhóm Paragraph: Giúp canh lề, đặt ký hiệu đầu dòng, đánh số thứ tự,
Bước 1: Chọn Slide Master hoặc Slide layout cần thêm các hộp văn bản
Bước 2: Trên thẻ Slide Master, bạn chọn nhóm Master Layout, lệnh Insert Placeholder > Picture
Bước 3: Bạn nhấn giữ chuột vẽ một hộp văn bản với kích thước phù hợp
Bước 1: Chọn hộp văn bản trong Slide Master hoặc Slide layout cần xóa các hộp văn bản
Bước 2: Nhấn phím Delete trên bàn phím
2.1.6 Chèn và xóa Slide Master
- Trên thanh Ribbon, bạn vào thẻ View, nhóm Master Views, lệnh Slide Master để mở cửa sổ Slide Master
- Tại cửa sổ Slide Master, bạn chọn nhóm Edit Master, lệnh Insert Slide Master Một Slide Master mặc định sẽ được chèn vào ngay sau Slide Master hiện có
2.2.1 Sử dụng mẫu đang có và tạo mẫu mới a Để sử dụng các mẫu template có sẵn, thực hiện các bước sau:
Để tùy chỉnh bài thuyết trình trong PowerPoint, bạn vào thẻ Home và nhấp vào mũi tên dưới biểu tượng New Slide để chọn mẫu slide phù hợp từ các Office Theme có sẵn Để thay đổi bộ màu, truy cập vào thẻ Design, nhóm Themes, chọn Theme Colors và chọn màu sắc mong muốn, chẳng hạn như bộ màu Clarity Để đổi font chữ, vào thẻ Design, nhóm Themes, nhấp chọn Theme Fonts và chọn font phù hợp, ví dụ như Office Classic với Arial cho tiêu đề và Times New Roman cho nội dung Để thay đổi hiệu ứng, vào Design, nhóm Themes, chọn Theme Effects và lựa chọn kiểu hiệu ứng khác từ danh sách có sẵn, vì không thể tạo thêm hiệu ứng mới.
* Thêm màu cho mẫu (Theme Colors)
Theme Colors consist of three color groups: four colors for text and background, six colors for elements such as Shape, WordArt, SmartArt, Table, and Chart on slides, and two colors designated for hyperlinks.
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Vào ngăn Design, nhóm Themes, chọn lệnh Theme Colors > Create New Theme Colors, để hiển thị hộp thoại Create New Theme Colors
Bước 2: Tại hộp thoại Create New Thêm Colors:
- Mục Theme colors: Bạn thiết lập màu Nếu muốn trả về bộ màu mặc định của Theme Colors thì bạn nhấn nút Reset
- Mục Name: Đặt tên cho Theme Colors vừa tạo, sau đó nhấn nút Save hoàn tất
Để xóa Theme Colors đã tạo, bạn vào thẻ Design, chọn nhóm Themes và nhấp vào Theme Colors Tiếp theo, nhấp chuột phải vào tên Theme Colors cần xóa và chọn Delete Cuối cùng, xác nhận lệnh xóa bằng cách nhấn nút Yes trong hộp thoại thông báo.
Theme Fonts bao gồm font chọn tựa đề font cho nội dung của slide
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1 Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Design, nhóm Themes, lệnh
Theme Fonts > Create New Theme Fonts,
Bước 2: Tại hộp thoại Create New Theme Fonts, bạn thao tác như sau:
- Heading font và Body font: Lựa chọn các font chữ cho Theme Fonts
- Name: Đặt tên cho Theme Fonts
- Nhấn nút Save hoàn tất
Để xóa Theme Fonts đã tạo, bạn hãy vào thẻ Design trên thanh Ribbon, tìm nhóm Themes và chọn lệnh Theme Fonts Tiếp theo, nhấp chuột phải vào Theme Fonts bạn muốn xóa và chọn Delete Cuối cùng, xác nhận lệnh xóa bằng cách nhấn nút Yes trong hộp thoại thông báo.
Bạn có thể lưu các thay đổi về bộ màu, bộ font hay các hiệu ứng thành một
Theme mới để có thể áp dụng cho các bài thuyết trình khác Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Design, nhóm Themes, lệnh More
Bước 2: Tại hộp thoại Save Current Theme, bạn thao tác như sau:
- File name: Đặt tên Thêm
- Type File: Chọn phần mở rộng là *.thmx
- Nhấn nút lệnh Save để lưu Theme
2.2.2 Sửa đổi thiết kế nền Theme cho mẫu đang dùng
Sau khi chọn mẫu cho bài thuyết trình, tiếp theo là thiết kế hình nền cho mẫu đang dùng bằng cách:
* Dùng hình làm nền cho slide
Bước 1 Chọn một hoặc nhiều Slide muốn chèn hình nền
Bước 2 Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Design, nhóm Background, lệnh
Bước 3: Tại hộp thoại Format Background, bạn chọn thẻ Fill từ danh sách bên trái hộp thoại, sau đó chọn tiếp Picture or texture fill
Bước 4: Tại bước này, bạn có thể chọn một trong các cách sau:
- Cách 1: Nhấn nút File để chèn hình từ tập tin hình của cá nhân
- Cách 2: Nhấn nút Clipboard để dán hình đang chứa trong bộ nhớ vào làm hình nền cho slide
- Cách 3: Nhấn nút Clip Art để tìm và chèn hình từ trong thư viện
Để áp dụng hình nền cho slide hiện tại, hãy nhấn nút Close Nếu bạn muốn áp dụng hình nền cho tất cả các slide, hãy chọn nút Apply to All.
* Dùng màu làm nền cho Slide
Bước 1 Chọn một hoặc nhiều slide muốn tô màu nền
Bước 2 Vào thẻ Design, nhóm Background, chọn lệnh Background Styles
Bước 3 Tại hộp thoại Format Background, bạn chọn mục Fill từ danh sách bên trái hộp thoại và chọn tiếp SolidFill
Để tô màu nền cho slide, đầu tiên chọn màu tại nút Color và nhấn More Colors để mở bảng màu cơ bản Bạn có thể điều chỉnh độ trong suốt của màu qua thanh trượt Transparency hoặc nhập giá trị trực tiếp Sau khi chọn màu, nhấn Close để áp dụng cho slide hiện tại, hoặc chọn Apply to All để áp dụng cho tất cả các slide.
* Tô nền slide kiểu Gradient
Ngoài kiểu tô nền một màu, PowerPoint còn cho phép tô nền với nhiều màu phối hợp với nhau tạo nên các hiệu ứng đẹp mắt
Bước 1 Chọn một hoặc nhiều slide muốn tô màu nền
Bước 2 Vào thẻ Design, nhóm Background, lệnh Background Styles > Format Background
Bước 3: Tại hộp thoại Format Background, bạn chọn thẻ Fill từ danh sách bên trái hộp thoại và chọn tiếp Gradient Fill
- Tại hộp Preset colors, chọn một kiểu màu nào đó
Tại phần Gradient stops, hãy chọn màu sắc phù hợp với bộ màu đã chọn trước đó và điều chỉnh các thông số như Position, Brightness và Transparency, đồng thời quan sát sự thay đổi trên các slide đang chọn để đạt được hiệu ứng mong muốn.
Sau khi hoàn tất thiết lập, bạn có thể nhấn nút Close để áp dụng hiệu ứng Gradient cho slide hiện tại, hoặc chọn nút Apply to All để áp dụng hiệu ứng này cho toàn bộ bài thuyết trình.
Để xóa hình nền và màu nền đã áp dụng cho slide, bạn cần thực hiện các bước sau: loại bỏ màu nền, hiệu ứng màu nền Gradient và hình nền trên các slide.
Bước 1 Chọn các Slide muốn xóa màu nền, hình nền, hiệu ứng Gradient
Bước 2 Vào thẻ Design, nhóm
Background, chọn Background Styles > Reset
CÁC ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HỌA
3.1 Định dạng các đối tượng đồ họa, tranh ảnh
3.1.1 Tạo hiệu ứng cao cấp cho đối tượng đồ họa
* Tạo nền trong suốt cho các đối tượng
Bước 1: Chọn đối tượng là ảnh, shapes, chữ WordArt
Bước 2: Vào thẻ Format chọn lệnh Remove Background Lúc này, trên thanh Ribbon sẽ xuất hiện một hộp công cụ ở góc trên bên trái
- Mark Areas tom Keep: Để chọn vùng muốn giữ lại
- Mark Areas to Remove: Để chọn vùng muốn bỏ
- Delete Mark: Xóa vùng đã chọn xóa
- Discard All Changes: Bỏ qua tất cả những thao tác đã thay đổi
- Keep Changes: Giữ lại những thay đổi
* Áp dụng hiệu ứng 3D cho các đối tượng
Bước 1: Chọn đối tượng là ảnh, shapes, chữ WordArt
Bước 2: Click chuột phải lên đối tượng chọn Format Picture
Bước 3: Chọn 3-D Format để định dạng lại đối tượng 3D:
Bước 4: Chọn 3-D Rotation để xoay đối tượng theo ý muốn
3.1.2 Chỉnh sửa độ chói và độ tương phản; thay đổi màu, khôi phục màu gốc; sử dụng định dạng khác nhau Để chỉnh sửa độ chói và độ tương phản; thay đổi màu, khôi phục màu gốc; sử dụng định dạng khác nhau, thực hiện các bước sau:
Bước 1: Click chuột phải lên hình ảnh muốn tác động chọn Format Picture Xuất hiện hộp thoại Format Picture sau:
* Để thay đổi độ tương phản, bạn chọn thẻ Reflection, trong đó:
- Transparency: Thay đổi độ minh bạch (đơn vị %)
- Size: Thay đổi kích thước
- Distance: Thay đổi khoảng cách
* Để thay đổi màu sắc, bạn chọn thẻ Picture Corection Trong đó:
- Brightness: Điều chỉnh độ sáng;
- Contrast: Điều chỉnh độ tương phản
3.2 Xử lý các đối tượng đồ họa
3.2.1 Định vị đối tượng đồ họa vào trang chiếu
* Hiển thị/ẩn các thước, lưới và thông tin chỉ dẫn
Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ View, nhóm Show Tại đây có các lệnh như sau:
- Ruler: Để ẩn/hiện thước
- Gridlines: Để ẩn/hiện lưới
Rotate để đặt hướng của đối tượng
Có 4 lựa chọn sẵn đó là:
Rotate Right 90 0 Xoay phải 90 độ
Rotate Left 90 0 Xoay trái 90 độ
Flip Vertical: Xoay ngược hình ảnh
Flip Horizontal: Để hình ảnh theo chiều dọc bình thường
3.2.2 Một số thao tác với các đối tượng đồ họa
* Phóng to/thu nhỏ đối tượng đồ họa
Bước 1: Click chuột trái lên đối tượng cần thao tác xuất hiện đường viền hình mũi tên xung quanh hình ảnh
Bước 2: Nhấn chuột trái lên mũi tên và kéo để thay đổi kích thước đối tượng
* Lưu đối tượng đồ họa theo kiểu định dạng tệp mới Để lưu đối tượng đồ họa theo kiểu định dạng mới như bmp, gif, jpeg, png
Ta thực hiện các bước như sau:
Bước 1: Click chuột phải lên đối tượng chọn Save as Picture
Bước 2: Tại hộp thoại Save As Picture, bạn thao tác như sau:
- Mục File name: Nhập tên cho đối tượng
- Mục Save as Type: Chọn kiểu định dạng cho đối tượng
- Chọn thư mục cần lưu trữ đối tượng
- Nhấn nút Save để lưu đối tượng với định dạng mới
3.2.3 Chuyển đổi ảnh thành đối tượng vẽ và biên tập ảnh
- Bước 1: Chọn hình ảnh, lúc này thanh Ribbon sẽ tự động chuyển sang thẻ Format
- Bước 2: Click vào chức năng Crop, những cạnh đen sẽ xuất hiện ở góc Lúc này, bạn kích và kéo các cạnh đen để cắt hình
To crop an image into a specific shape, expand the Crop command under the Format tab and select Crop to Shape Then, choose your desired shape from the displayed list, and the image will automatically adjust to fit the selected frame.
* Thêm đường viền cho hình
Sau khi chọn ảnh cần chỉnh, bạn click vào chức năng Picture Boder ở thẻ Format Tại danh sách hiển thị, bạn có thể chọn Color (màu), weight
(độ dày) và Dashes (độ liền mạch) của đường viền
Hình ảnh sẽ thay đổi theo đường viền đã chọn
* Áp dụng hiệu ứng nghệ thuật cho ảnh
To apply artistic effects to your image, select the "Artistic Effects" option under the Format tab Hover over each effect to preview the changes on your photo, and then choose your favorite effect.
* Áp dụng Style cho ảnh
- Bước 1: Chọn hình muốn áp dụng Style
Step 2: In the Ribbon, select the Format tab within the Picture Styles group Then, click on the More arrow to display all available image styles, allowing you to choose a suitable image style for your needs.
3.3 Sử dụng đồ thị, sơ đồ
3.3.1 Tạo, chèn biểu đồ, đồ thị
Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Insert, nhóm Illustrations, lệnh Chart
Bước 2: Trong hộp thoại Insert Chart, bạn sẽ thấy nhiều loại biểu đồ khác nhau để thể hiện nội dung Hãy chọn loại biểu đồ mà bạn muốn sử dụng và nhấn OK.
Một bảng thống kê trên Excel sẽ xuất hiện kèm theo Bảng thống kê này cho phép người dùng nhập dữ liệu cho PowerPoint
Bước 3: Nhập nội dung các mục vào bảng thống kê trên Excel để tự động cập nhật vào PowerPoint.
3.3.2 Định dạng tiêu đề, ghi chú, nhãn
Bước 1: Chọn biểu đồ hoặc đồ thị cần định dạng
Để chỉnh sửa dữ liệu cho biểu đồ, bạn hãy vào thẻ Design trên thanh Ribbon, sau đó chọn nhóm Data và nhấn lệnh Edit Data để hiển thị bảng dữ liệu Excel Tại đây, bạn có thể thay đổi tiêu đề, cột và dữ liệu của biểu đồ một cách dễ dàng.
3.3.3 Thay đổi kiểu đồ thị của một tập dữ liệu cho trước
Để thay đổi kiểu biểu đồ đã có dữ liệu, bạn hãy chọn biểu đồ đó, vào thẻ Design, sau đó chọn lệnh Change Chart Type và lựa chọn kiểu biểu đồ mong muốn từ cửa sổ hiển thị.
3.3.4 Thay đổi cách bố trí, sắp xếp các cột, thanh trong một đồ thị biểu đồ đã có dữ liệu Vào thẻ Design, nhóm Data, lệnh Select Data Lúc này sẽ xuất hiện một cửa sổ Excel Tại đây, bạn chọn Switch Row/Column để chuyển đổi qua lại giữa hàng và cột
3.3.5 Hiển thị số liệu trên đồ thị
To display data on an existing chart, select the chart and navigate to the Layout tab In the Labels group, click on Data Labels and choose Show to activate the data labels on the chart.
3.4 Đa phương tiện trong trang chiếu: âm thanh, đoạn phim, hoạt hình
* Nhúng âm thanh vào slide
Microsoft PowerPoint hỗ trợ chèn nhiều định dạng nhạc vào slide, trong đó định dạng mp3 và wma thường được ưa chuộng vì chất lượng âm thanh tốt và kích thước tệp nhỏ.
Bước 1: Bạn vào thẻ Insert, nhóm Media, chọn lệnh Audio > Audio from File
Để chèn âm thanh vào slide, bạn mở hộp thoại Insert Audio, chọn tập tin âm thanh từ máy tính và nhấn nút Insert Sau khi chèn, một biểu tượng hình loa sẽ xuất hiện trên slide, đại diện cho tập tin âm thanh đã được thêm vào.
* Nhúng đoạn phim vào slide:
PowerPoint 2010 hỗ trợ nhiều định dạng video phổ biến, trong đó hai định dạng flv và wma được khuyến nghị do chất lượng hình ảnh tốt, ít lỗi khi chèn và kích thước tệp nhỏ.
Bước 1: Bạn vào thẻ Home, nhóm Slides, lệnh New Slide, chọn kiểu layout là Two Content và nhập tựa đề cho slide l “chèn video cho slide”
Bước 2: Nhấp chuột vào nút Insert Media Clip trong placeholder bên trái Hộp thoại Insert Video xuất hiện, cho phép bạn chọn file video cần chèn.
LIÊN KẾT, NHÚNG, NHẬP/XUẤT CÁC TRANG CHIẾU, BẢN TRÌNH CHIẾU
* Liên kết đến một slide khác trong cùng bài thuyết trình
- Bước 1: Chọn văn bản hoặc đối tượng cần gán thêm liên kết hyperlink
- Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Insert, nhóm Links, lệnh Hyperlink hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+K
- Bước 3: Chọn Place in this Document tại khung Link to
Select a place in this document: Chọn một slide mà bạn muốn nhảy đến khi trình chiếu bài thuyết trình
Show and return: Khi trình chiếu xong Slide sẽ trở lại slide chứa hyperlink này
Text to Display: chính là nội dung đoạn văn bản mà bạn chọn, nếu thay đổi trong khung này thì đoạn văn bản trên slide cũng thay đổi theo
Mặc định, ScreenTip cho hyperlink là địa chỉ URL hoặc đường dẫn đến tệp tin Để thay đổi ScreenTip, bạn chỉ cần nhấn vào nút ScreenTip… và nhập thông tin trợ giúp mà bạn muốn.
* Liên kết đến một slide khác bài thuyết trình
- Bước 1: Chọn văn bản hoặc đối tượng cần gán thêm liên kết hyperlink
- Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Insert, nhóm Links, lệnh Hyperlink hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+K
Để liên kết đến một slide trong bài thuyết trình, bạn cần chọn lệnh "Existing File or Web Page" trong khung "Link to" và tìm bài thuyết trình cần liên kết đến trong khung "Look in".
Chọn nút lệnh Bookmark… để hiển thị hộp thoại Select Place in
Document, sau đó bạn chọn tên slide muốn liên kết
Để lưu các trang chiếu thành các tệp định dạng gif, jpeg, bmp, bạn cần thực hiện tương tự như khi lưu một bài trình chiếu thông thường Trong hộp thoại "Lưu dưới dạng" (Save As), hãy chọn kiểu tệp phù hợp trong mục "Loại tệp" (Save As Type).
Click Every Slide để lưu tất cả các slide sang định dạng mới
Click chọn Current Slide Only để lưu slide hiện tại sang định dạng mới.
QUẢN LÝ CÁC BẢN TRÌNH CHIẾU
5.1 Trình chiếu theo yêu cầu
* Lặp quay vòng liên tiếp các trang chiếu
Ta vào thẻ Show Options, click vào mục Loop continuously until ‘Esc’ để đặt lặp quay vòng Slide, hoặc bỏ chọn để loại bỏ lặp quay vòng Slide
* Chuyển trang bằng tay hoặc theo thời gian định sẵn
- Trên thanh Ribbon, bạn vào thẻ Slide Show, lệnh Set Up Slide Show
- Tại mục Advance slides, có các tùy chọn sau:
+ Manually: để trình chiếu bằng tay;
+ Using timings, if present: để chọn thời gian định sẵn cho mỗi trang chiếu Các trang chiếu sẽ được tự động chuyển qua theo thời gian định sẵn
5.2 Thiết lập cách thức trình bày
* Ấn định thời gian trình diễn cho mỗi slide PowerPoint:
Thủ thuật này giúp người báo cáo quản lý thời gian hiệu quả hơn khi thuyết trình với PowerPoint Bằng cách đo thời gian cho từng slide, người báo cáo có thể lập kế hoạch tốt nhất cho buổi trình chiếu của mình.
- Trên giao diện biên soạn của PowerPoint, bấm chọn slide đầu tiên
Để bắt đầu thử thuyết trình và đo thời gian, bạn vào thẻ Slide Show > Rehearse Timings Khi đó, slide sẽ chuyển sang chế độ trình diễn và thanh công cụ đồng hồ thời gian sẽ xuất hiện ở góc trái Sau khi hoàn thành Slide 1, bạn nhấn nút mũi tên từ trái sang phải để tiếp tục sang Slide 2, và tiếp tục thuyết trình như vậy cho đến slide cuối cùng.
Khi đến slide cuối và nhấn nút mũi tên, PowerPoint sẽ hiển thị thông báo hỏi bạn có muốn ấn định thời gian cho các slideshow hay không, cùng với tổng thời gian bạn đã thuyết trình trước đó Hãy chọn Yes để quay lại chế độ soạn thảo, lúc này bạn sẽ nhận được thông báo chi tiết hơn về thời gian thuyết trình cho từng slide vừa thực hiện.
To remove the preset timings for each slide in your presentation, navigate to the Slide Show tab, select Record Slide Show, and then choose Clear followed by Clear Timings on All Slides This action will delete all the assigned timings for every slide.
5.3 Kiểm soát việc chiếu các trang
5.3.1 Làm nổi bật nội dung trên slide trình chiếu
Trong chế độ trình chiếu, bạn có thể sử dụng công cụ Bút hoặc Đánh dấu để làm nổi bật nội dung Các bước thực hiện rất đơn giản và dễ dàng.
- Chuyển bài thuyết trình sang chế độ
Khi muốn làm nổi bật nội dung trên một slide, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào màn hình và chọn "Pointer Options" Tại đây, bạn sẽ thấy các tùy chọn để tùy chỉnh cách trình bày nội dung.
+ Pen: Sử dụng bút màu để làm nổi
+ Highlighter: tô nền để làm nổi
+ Bạn có thể thay đổi màu tại Ink Color
- Dùng chuột tô hoặc vẽ lên các slide
5.3.2 Chuyển màn hình trình chiếu về chế độ đen hoặc trắng
Trong quá trình trình chiếu, có thể xảy ra một số sự cố mà chúng ta không muốn khán giả nhìn thấy Để khắc phục điều này, chúng ta có thể chuyển màn hình trình chiếu về chế độ đen hoặc trắng Các thao tác thực hiện để thực hiện điều này rất đơn giản và hiệu quả.
* Cách 1: Thao tác bằng chuột
Bước 1: Click chuột phải lên màn hình đang trình chiếu, chọn Screen Bước 2: Chọn chế độ màn hình mong muốn
Back Screen: Chế độ màn hình màu đen
White Screen: Chế độ màn hình màu trắng
* Cách 2: Cách khác là dùng tổ hợp phím tắt:
Để tắt màn hình trình diễn tạm thời, bạn chỉ cần nhấn phím B để màn hình chuyển sang màu đen và nhấn lại phím B để khôi phục lại trạng thái bình thường Tương tự, nhấn phím W để chuyển màn hình thành màu trắng và nhấn lại phím W để đưa màn hình về trạng thái ban đầu Đôi khi, bạn cần dừng trình chiếu vì lý do nào đó.
5.3.3 Thao tác để dừng/kết thúc bài trình chiếu
Để dừng việc trình chiếu, bạn có thể sử dụng phím Esc, Ctrl+Break hoặc phím - trên bàn phím Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấp chuột phải lên màn hình trong chế độ trình chiếu và chọn "End Show".
XỬ LÝ BẢNG TÍNH NÂNG CAO
THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU
1.1 Thiết lập bảng tính, các thuộc tính của bảng tính
1.1.1 Thiết lập lại thanh công cụ
Thanh công cụ của MS Excel có nhiều thẻ và nhóm với nhiều công cụ khác nhau, nhưng không phải lúc nào chúng ta cũng sử dụng tất cả Việc tìm kiếm công cụ cần thiết có thể tốn nhiều thời gian.
Do đó, MS Excel cho phép chúng ta tùy chỉnh lại thanh công cụ theo đúng mục đích sử dụng với cách thức thực hiện như sau:
Bước 1: Mở hộp thoại tùy chỉnh Excel Options theo các cách sau:
- Cách 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ File/Options
Hộp thoại Excel Option hiển thị, bạn chọn thẻ Customize Ribbon
- Cách 2: Đưa chuột vào vùng Ribbon, sau đó nhấn phải chuột rồi chọn Customize the Ribbon
Trong bước 2, cửa sổ Customize Ribbon trong hộp thoại Excel Option hiển thị hai phần: phần bên trái và phần bên phải Giữa hai phần này có hai nút lệnh Add>> và
+ Nếu bạn muốn loại bỏ công cụ ra khỏi nhóm, bạn chọn công cụ muốn loại bỏ nằm ở phần bảng bên phải rồi nhấn nút lệnh 0, thì làm tròn ở phần thập phân
- Nếu phạm vi cần làm tròn < 0, thì làm tròn ở phần nguyên
Cú pháp: = EVEN (trị số)
Chức năng: Là hàm làm tròn nhưng làm tròn lên thành số nguyên chẵn gần nhất
Cú pháp: = ODD (trị số)
Chức năng: Là hàm làm tròn nhưng làm tròn lên thành số nguyên lẻ gần nhất
Ví dụ: =ODD(4.45) = 5(5 là số lẻ gần nhất của 4)
Cú pháp: =MAX(trị số 1, trị số 2,…)
Chức năng: Hàm sẽ tìm giá trị lớn nhất của 1 dãy số
Cú pháp: =MIN(trị số 1, trị số 2,…)
Chức năng: Hàm sẽ tìm giá trị bé nhất của 1 dãy số
Cú pháp: =COUNT (giá trị 1, giá trị 2,… )
Chức năng: Là hàm đếm dữ liệu thuộc kiểu số
Cú pháp: =COUNTA (giá trị 1, giá trị 2,… )
Chức năng: Là hàm đếm tất cả các ô có dữ liệu
Cú pháp: =SUM(trị số 1, trị số 2,… )
Chức năng: Là hàm tính tổng của các trị số trong dãy
2.3.1.2 Hàm thống kê a Hàm SUMIF và SUMIFS
Cú pháp: =SUMIF( vùng chứa điều kiện, điều kiện, vùng tính tổng)
Chức năng: Cho phép người dùng tính tổng theo một điều kiện nào đó trong vùng dữ liệu
Ví dụ: Tính tổng tiền theo từng loại phòng
= SUMIFS(vùng tính tổng, vùng điều kiện 1, điều kiện1, vùng điều kiện
Chức năng: Tính tổng theo nhiều điều kiện yêu cầu trong một vùng dữ liệu
Ví dụ: Tính tổng tiền của mặt hàng Petrolimex có số lượng >0
Cú pháp: = COUNTIF(Vùng điều kiện, điều kiện)
Chức năng: Đếm số lượng các ô trong vùng điều kiện thỏa mãn 1 điều kiện nào đó
= COUNTIFS(Vùng điều kiện 1, điều kiện 1, Vùng điều kiện 2, điều kiện 2, ….)
Chức năng: Đếm số lượng các ô trong nhiều vùng điều kiện thỏa nhiều điều kiện
Ví dụ: Có bao nhiêu thí sinh đạt điểm tổng > 21 và