Giáo trình tin học văn phòng

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN:TIN HỌC VĂN PHỊNG NGÀNH, NGHỀ: HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CĐCĐ ngày / / 20 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum) Kon Tum, năm 2022 MỤC LỤC BÀI 1: XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO THIẾT ĐẶT MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU 1.1 Lựa chọn chế độ thiết đặt phù hợp 1.2 Áp dụng mẫu (Template) 11 ĐỊNH DẠNG NÂNG CAO 13 2.1 Định dạng văn 13 2.2 Đoạn 21 2.3 Cột 25 THAM CHIẾU VÀ LIÊN KẾT 36 3.1 Tiêu đề, chân trang, chân 36 3.2 Mục lục mục 40 3.3 Đánh dấu (Bookmark) 46 3.4 Kết nối, nhúng liệu 47 TRƯỜNG VÀ BIỂU MẪU 50 4.1 Trường văn (field) 50 4.2 Biểu mẫu văn (Form) 54 4.3 Phối thư (Merge) 57 BIÊN TẬP VĂN BẢN TRONG CHẾ ĐỘ CỘNG TÁC 58 5.1 Lần vết rà soát 59 5.2 Bảo vệ tài liệu 59 BÀI SỬ DỤNG TRÌNH CHIẾU NÂNG CAO 74 LẬP KẾ HOẠCH CHO VIỆC TRÌNH CHIẾU 74 1.1 Tìm hiểu bối cảnh trình chiếu 74 1.2 Thiết kế nội dung hình thức trình bày hiệu 75 TRANG THUYẾT TRÌNH CHỦ VÀ CÁC MẪU 75 2.1 Trang thuyết trình chủ (trang chủ) 75 2.2 Mẫu 77 CÁC ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HỌA 84 3.1 Định dạng đối tượng đồ họa, tranh ảnh 84 3.2 Sử dụng đồ thị, sơ đồ 88 3.4 Đa phương tiện trang chiếu: âm thanh, đoạn phim, hoạt hình 91 LIÊN KẾT, NHÚNG, NHẬP/XUẤT CÁC TRANG CHIẾU, BẢN TRÌNH CHIẾU 92 4.1 Liên kết, nhúng 92 4.2 Nhập, xuất 94 QUẢN LÝ CÁC BẢN TRÌNH CHIẾU 94 5.1 Trình chiếu theo yêu cầu 94 5.2 Thiết lập cách thức trình bày 95 5.3 Kiểm soát việc chiếu trang 97 BÀI XỬ LÝ BẢNG TÍNH NÂNG CAO 99 THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU 99 1.1 Thiết lập bảng tính, thuộc tính bảng tính 99 1.2 Sử dụng mẫu (Templates) 104 1.3 Bảo mật liệu 106 THAO TÁC BẢNG TÍNH 112 2.1 Ơ vùng 112 2.2 Trang tính 118 2.3 Hàm công thức 122 2.4 Biểu đồ PivotCharts 140 2.5 Liên kết, nhúng nạp liệu từ 144 2.6 Phân tích liệu 147 2.7 Sắp xếp lọc liệu 152 BIÊN TẬP VÀ LẦN VẾT 156 3.1 Ghi (Comment) nội dung trang tính 156 3.2 Lần vết thay đổi bảng tính 158 BÀI TẬP THỰC HÀNH 160 TÀI LIỆU THAM KHẢO 124 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Ngày nay, đa phần người sử dụng văn phòng sử dụng phần mềm tin học văn phịng hãng Micrsoft với nhiều tính ưu việt Trong phạm vi giáo trình giúp người đọc nắm bắt kiến thức tin học văn phòng nâng cao, kiến thức quản lý liệu từ kho liệu Người học có kỹ xây dựng văn bản, bảng tính với độ phức tạp cao, đáp ứng nhiều yêu cầu phức tạp từ thực tế Thông qua giáo trình này, người học xây dựng cho chương trình quản lý liệu, quản lý cơng việc hàng ngày cách nhanh chóng hiệu Trong giáo trình chúng tơi đưa phần lý thuyết tập thực hành áp dụng cho phần nhằm giúp cho người học tiếp thu, vận dụng cách dễ dàng Mục đích giáo trình trang bị cho người học kiến thức kỹ năng: - Có khả soạn thảo, trình bày văn nâng cao với nhiều tính Micorsoft Word, đồng thời quản lý tài liệu theo nhiều cách thức khác - Xử lý tính tốn với nhiều liệu phức tạp biểu diễn liệu nhiều dạng khác Microsoft Excel - Xây dựng quản lý thuyết trình dựa soạn thảo Microsoft PowerPoint Tôi chân thành cảm ơn thành viên tổ môn Công nghệ thông tin thuộc trung tâm Tin học – Ngoại ngữ Thư viện giúp đỡ Tôi thời gian biên soạn giáo trình Kon Tum, ngày 25 tháng 04 năm 2022 THAM GIA BIÊN SOẠN Chủ biên: Nguyễn Thị Lệ Anh GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN TÊN MƠ ĐUN: TIN HỌC VĂN PHỊNG THƠNG TIN CHUNG VỀ MƠ ĐUN Mã mơ đun: 51273913 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơ đun: - Vị trí: Là mơ đun dùng cho chun ngành Hành văn phịng, học sau người học học môn Tin học - Tính chất: Mơ đun Tin học văn phịng mơ đun tích hợp lý thuyết thực hành - Ý nghĩa vai trị mơ đun: Thơng qua mô đun cung cấp cho người học kiến thức, kỹ cần thiết kỹ thuật xử lý văn bản, bảng tính, trình chiếu….về cơng nghệ thông tin ứng dụng vào chuyên ngành Mục tiêu môn học/mô đun: Về kiến thức: - Mơ tả tính nâng cao số công cụ phần mềm Microsoft Office như: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power Point - Trình bày bước tạo văn bản, trộn thư, tạo mục lục tự động - Phân tích cách sử dụng bảng tính Microsoft Excel Về kỹ năng: - Tạo văn dạng cột báo, thiết lập điểm dừng tab - Tạo Style tạo mục lục tự động - Thực thành thạo thao tác trộn văn để phục vụ cho công tác văn phịng; số tính nâng cao Word như: Replace, track changes, comment - Vận dụng thành thạo hàm thời gian thống kê, hàm toán học lượng giác, logic tham chiếu lấy thông tin Excel để phục vụ cơng tác văn phịng Về lực tự chủ trách nhiệm: - Cẩn thận, sáng tạo lúc trình bày trang trí loại văn bản, trình diễn, báo cáo có tính thẩm mỹ, kiểu cách qui định, phù hợp với nội dung có cấu trúc bố cục rõ ràng, dễ hiểu - Chủ động tìm kiếm nguồn tài liệu liên quan đến mơn học - Hình thành thái độ đắn để thực công việc NỘI DUNG CỦA MÔ ĐUN BÀI 1: XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO Nguyễn Thị Lệ Anh MỤC TIÊU Sau học xong này, người học có khả năng: - Học viên có khả soạn thảo, trình bày văn với nhiều kỹ thuật nâng cao - Học viên hiểu xây dựng cấp độ bảo vệ tài liệu mang tính chất cá nhân - Nâng cao kỹ chia sẻ quản lý văn - Học viên có khả xây dựng mục lục tự động cho văn - Học viên hiểu lợi ích việc trộn thư ứng dụng thao tác trộn thư vào công việc soạn thảo - Xây dựng biểu đồ từ nguồn liệu văn NỘI DUNG THIẾT ĐẶT MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU 1.1 Lựa chọn chế độ thiết đặt phù hợp 1.1.1 Thay đổi thiết đặt (setting) có sẵn Chúng ta thay đổi số thiết đặt mặc định Word thay đổi mặc định font chữ, khoảng cách đoạn, khoảng cách dòng, canh lề giấy, định hướng giấy, … với thao tác thực sau: Bước 1: Trên Ribbon, chọn nút lệnh nhóm chức bạn muốn thay đổi chế độ mặc định Bước 2: Chọn thuộc tính thiết lập mới, sau chọn nút Set as Default Lúc này, hệ thống hỏi để bạn đưa lựa chọn: - This document only: Thiết lập mặc định cho tài liệu - All documents based on the normal template: Thiết lập cho tất tài liệu sở mẫu Bước 3: Click nút OK để lưu thiết lập Click nút lệnh Cancel để hủy thiết lập 1.1.2 Chế độ kiểm tra tả Trong q trình soạn thảo văn bản, tránh khỏi lỗi sai sót tả, mà ln cần cơng cụ kiểm tra lỗi tả cách tự động để hạn chế lỗi tả mắc phải * Bật/tắt chế độ kiểm tra tả: - Trên Ribbon/thẻ File/Options - Tại thẻ Proofing hộp thoại Word Options, ta đánh dấu hủy dấu tích mục Check spelling as you type để chọn hủy chọn kiểm tra lỗi tả tự động Lưu ý: Ngôn ngữ soạn thảo thường mặc định MS Word tiếng Anh Vì vậy, bật chế độ kiểm tra lỗi tả tự động, bạn phải thiết lập ngôn ngữ cho hệ thống MS Word phù hợp với ngôn ngữ bạn soạn thảo để tính kiểm tra lỗi tả tự động xác * Thiết lập ngơn ngữ soạn thảo - Trên Ribbon/thẻ Review/nhóm Language/ lệnh Language, bạn chọn tính Set Proofing Language để mở hộp thoại Language - Tại hộp thoại Language, ta thực thao tác sau: + Mark selected text as: Chọn ngôn ngữ cần soạn thảo + Do not check spelling or grammar: Bật/tắt chế độ kiểm tra tả + Nút Set As Default: Dùng để chuyển ngôn ngữ chọn thành ngôn ngữ soạn thảo mặc định Nếu bạn lựa chọn lệnh này, hệ thống hỏi lại lần Lúc này, bạn chọn Yes để thiết lập, No để hủy bỏ thiết lập mặc định + Nút lệnh OK để hoàn thành thiết lập, Cancel để hủy thiết lập 1.1.3 Mục văn tự động (Autotext) Cơng việc soạn thảo văn bạn phải lặp lại đoạn văn giống Để giải vấn đề nay, bạn thường soạn sẵn văn mẫu, thực chép phần vào văn mới, cách thức đơn giản nhiều thời gian phải lặp lại nhiều lần Để thuận tiện nhanh chóng trường hợp này, bạn sử dụng tính Autotext * Tạo AutoText Bước 1: Chọn đoạn văn muốn tạo AutoText Bước 2:Trên Ribbon/thẻ Insert/nhóm Parts/AutoText/Save Selection to AutoText Gallery Text/lệnh Quick Bước 3: Tại hộp thoại Create New Building Block: - Name: Bạn đặt tên riêng cho Autotext vừa thiết lập, lưu ý tên phải mang tính chất gợi nhớ, đơn giản ngắn gọn - Mục Save in: Sẽ cho phép bạn lưu vào Normal.dotm chung cho tất trang Word tạo sau, hay lưu vào file bạn soạn mà - Nhấn OK để hoàn thành thao tác tạo Autotext Cancel để hủy khởi tạo Chọn cột muốn xếp Chọn tiêu chí muốn xếp Chọn chiều muốn xếp (2) Sắp xếp cột thứ 2: Để xếp thêm cột liệu mới, bạn vào mục Column, dòng Then by bạn lặp lại thao tác chọn tiêu đề cột muốn xếp phần (1) Lưu ý: Trong trường hợp bạn muốn xóa cột liệu xếp, bạn chọn tiêu đề cột cần xóa, nhấn nút Delete Level 2.7.2 Lọc danh sách * Lọc tự động (AutoFilter) MS Excel cung cấp công cụ lọc liệu dựa điều kiện đơn giản công cụ AutoFilter, cách thức sử dụng công cụ sau: Bước 1: Chọn vùng liệu vùng sở liệu muốn trích lọc liệu Lưu ý rằng, vùng liệu chọn phải có phần tiêu đề cột Bước 2: Trên Ribbon, bạ chọn thẻ Data/nhóm Sort & Filter/chọn lệnh Filter chọn thẻ Home/nhóm Editing/chọn lệnh Sort & Filter Lúc xuất nút xổ xuống cột tiêu đề vùng liệu 154 Bước 3: Thiết lập điều kiện lọc cách click chuột vào nút xổ xuống cột trường muốn lọc liệu chọn thông số muốn lọc Nếu muốn thiết lập thêm điều kiện lọc click chọn Custom AutoFilter Tại hộp thoại AutoFilter ta thiết lập điều kiện theo yêu cầu Nếu có nhiều điều kiện, kết nối điều kiện toán tử Logic AND, OR * Lọc liệu nâng cao Bước 1: Tạo bảng chứa điều kiện lọc liệu Lưu ý: Nếu có nhiều điều kiện lọc liệu: - Các điều kiện AND với xếp theo hàng ngang Do đó, cần lọc điều kiện AND theo tiêu chí phải dùng tiêu đề cho ô - Các điều kiện OR với hiển thị theo chiều đứng Ví dụ: Lọc nhân viên có ngày cơng >= 26 ngày