Giáo trình tin học văn phòng

MỤC LỤC PHẦN ĐẠI CƯƠNG VỀ TIN HỌC CHƯƠNG 10 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ TIN HỌC 10 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU CỦA TIN HỌC 10 THÔNG TIN VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN 11 2.1 Thông tin 11 2.2 Vai trò thơng tin 11 2.3 Dữ liệu 11 2.4 Xử lý thông tin 11 2.5 Đơn vị thông tin 11 HỆ ĐẾM VÀ BIỂU DIỄN THÔNG TIN TRONG MÁY TÍNH 12 3.1 Hệ đếm La Mã 12 3.2 Hệ đếm thập phân 12 3.3 Biểu diễn thơng tin máy tính 14 NGUYÊN LÝ CỦA HỆ XỬ LÝ THÔNG TIN TỰ ĐỘNG 14 4.1 Nguyên lý làm việc máy tính 14 4.2 Lịch sử phát triển máy tính 15 CẤU TRÚC MÁY TÍNH 16 5.1 Bo mạch chủ 17 5.2 Bộ xử lý trung tâm (CPU) 17 5.3 Bộ nhớ 18 5.4 Bộ nguồn 18 MỘT SỐ ỨNG DỤNG CỦA TIN HỌC 19 6.1 Phầm mềm toán học 19 6.2 Phần mềm văn phòng 19 6.3 Phần mềm kế toán 19 6.4 Phần mềm thiết kế 19 CHƯƠNG 20 HỆ ĐIỀU HÀNH 20 HỆ ĐIỀU HÀNH MS-DOS 20 1.1 Một số khái niệm 20 1.2 Một số qui ước 20 1.3 Một số lệnh làm việc với thư mục 21 1.4 Một số lệnh làm việc với tệp tin 21 HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS 22 2.1 Một số đặc điểm 22 2.2 Các thao tác Windows Explorer 25 Giáo trình tin học văn phòng Khoa Cơng nghệ Thơng tin 2.3 Hướng dẫn sử dụng CONTROL PANEL 31 CHƯƠNG 33 INTERNET 33 NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ INTERNET 34 1.1 Mạng máy tính internet 34 1.2 Lịch sử phát triển internet 34 1.3 Một số dịch vụ thông tin internet 35 ĐỊA CHỈ GIAO THỨC INTERNET, TÊN MIỀN, ĐỊA CHỈ THƯ ĐIỆN TỬ 35 ĐĂNG NHẬP INTERNET 35 3.1 Khởi động thoát Internet Explorer 36 3.2 Sử dụng ô đăng nhập địa Web site 36 3.3 Sử dụng nút chức trình duyệt 36 3.4 Mở liên kết 36 3.5 Duyệt Web trực tuyến – ngoại tuyến 36 3.6 Điền biểu mẫu trực tuyến 37 TÌM KIẾM THƠNG TIN TRÊN INTERNET 37 4.1 Tìm kiếm thông tin Internet 37 4.2 Tìm kiếm thơng tin GOOGLE 37 THƯ ĐIỆN TỬ EMAIL 41 5.1 Các mơ hình thư điện tử 41 5.2 Địa thư điện tử 41 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỘP THƯ YAHOO 42 6.1 Đăng ký hộp thư miễn phí YAHOO 42 6.2 Sửa lỗi đăng ký 48 6.3 Làm quen cửa sổ chương trình thư 49 6.4 Mở hộp thư 50 6.5 Soạn thư 51 6.6 Xoá bớt thư 51 6.7 Ghi địa vào sổ 52 6.8 Sử dụng sổ địa 53 6.9 Sử dụng chức đính kèm tệp 54 6.10.Mở tệp đính kèm theo thư56 6.11.Đóng hộp thư 57 PHẦN MICROSOFT WORD 58 CHƯƠNG 59 CÁC KHÁI NIỆM TỔNG QUAN VỀ WORD 59 LÀM QUEN VỚI MICROSOFT WORD 59 1.1 Microsoft Word gì? 59 Giáo trình tin học văn phòng Khoa Cơng nghệ Thông tin 1.2 Khởi động Word 59 1.3 Đóng chương trình Word 61 VẤN ĐỀ TIẾNG VIỆT 61 2.1 Bộ phông chữ tiếng Việt 61 2.2 Bộ gõ tiếng việt VIETKEY 62 CÁC THAO TÁC CƠ BẢN 65 3.1 Tạo văn - New 65 3.2 Lưu văn vào đĩa cứng - Save 65 3.3 Tạo văn - Save As 66 3.4 Đóng văn mở - Close 66 3.5 Mở văn có - Open 67 NHẬP NỘI DUNG VĂN BẢN 67 4.1 Một số quy tắc nhập văn 67 4.2 Các phím tổ hợp phím thơng dụng 68 4.3 Chế độ ghi chèn - Insert chế độ ghi đè - Overwrite 68 LÀM VIỆC VỚI KHỐI VĂN BẢN 69 5.1 Lựa chọn văn 69 5.2 Copy, cắt, dán, xoá khối văn 69 5.3 Chức Undo/Redo 70 CÁC CHẾ ĐỘ HIỂN THỊ TRANG VĂN BẢN 70 HIỂN THỊ KHUNG NHÌN VĂN BẢN THEO TỶ LỆ PHẦN TRĂM 71 ĐẶT LỀ VÀ KHỔ GIẤY CHO VĂN BẢN 71 THIẾT LẬP ĐƠN VỊ ĐO CHO VĂN BẢN 72 10.CÁC CHẾ ĐỘ KIỂM TRA CHÍNH TẢ 72 CHƯƠNG 73 ĐỊNH DẠNG VÀ TRANG TRÍ VĂN BẢN 73 ĐỊNH DẠNG FONT CHỮ, CỠ CHỮ 73 1.1 Làm việc với hộp hội thoại Font 73 1.2 Làm việc với biểu tượng công cụ phím tắt 76 Bài tập 76 ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN 77 2.1 Làm việc với hộp hội thoại Paragraph 77 2.2 Làm việc với biểu tượng cơng cụ phím tắt 78 Bài tập 79 DANH SÁCH LIỆT KÊ 79 3.1 Danh sách liệt kê gạch đầu dòng - Bulleted 80 3.2 Danh sách liệt kê số thứ tự 82 Bài tập 84 Giáo trình tin học văn phòng Khoa Cơng nghệ Thơng tin TẠO KHUNG VIỀN VÀ MẦU NỀN CHO ĐOẠN VĂN BẢN 86 4.1 Tạo khung viền cho văn - Border 86 4.2 Tạo khung viền cho toàn trang văn - Page Border 88 4.3 Tạo mầu cho đoạn văn – Shading 88 Bài tập 89 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN THÀNH CÁC CỘT BÁO - COLUMNS 90 5.1 Làm việc với hộp hội thoại Columns 90 5.2 Làm việc với biểu tượng Columns 91 5.3 Bỏ chế độ chia cột 91 Bài tập 91 PHƯƠNG PHÁP ĐẶT TAB CĂN CHỈNH ĐOẠN VĂN BẢN 93 6.1 Làm việc với hộp hội thoại Tabs 93 6.2 Làm việc với thước ngang Ruler 94 Bài tập 95 TẠO CHỮ IN HOA ĐẦU DÒNG DROP CAP 95 Bài tập 96 TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ TRONG VĂN BẢN 97 8.1 Tìm kiếm văn - Find 97 8.2 Thay văn - Replace 98 8.3 Di chuyển nhanh văn - Go to 98 Bài tập 99 PHƯƠNG PHÁP GÕ TỐC KÝ 100 9.1 Sử dụng gõ tốc ký phím cách Space 100 9.2 Trường hợp gõ i thành I 101 9.3 Sử dụng gõ tốc ký phím F3 101 Bài tập 102 CHƯƠNG 104 CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN 104 CHÈN KÝ TỰ ĐẶC BIỆT 104 CHÈN HÌNH ẢNH 105 2.1 Chèn hình ảnh có thư viện Clip Art Gallery 105 2.2 Chèn hình ảnh khác có máy tính 105 2.3 Thay đổi kích thước hình ảnh 106 2.4 Tổ chức, xếp đặt hình ảnh 106 2.5 Sao chép, cắt, dán, xố hình ảnh 107 Bài tập 10 107 Bài tập 11 108 CHÈN CHỮ NGHỆ THUẬT 108 Bài tập 12 109 CHÈN KHUNG TEXTBOX 111 Giáo trình tin học văn phòng Khoa Cơng nghệ Thơng tin 4.1 Chèn Textbox 111 4.2 Định dạng hộp Text Box 111 Bài tập 13 112 CHÈN CƠNG THỨC TỐN HỌC 113 Bài tập 14 114 CHÈN CÁC HÌNH KHỐI HÌNH HỌC 115 6.1 Thanh công cụ Drawing 115 6.2 Công cụ AutoShapes 116 6.3 Các thao tác làm việc với khối hình học 116 Bài tập 15 118 Bài tập 16 119 CHƯƠNG 120 BẢNG BIỂU VÀ BIỂU ĐỒ 120 BẢNG BIỂU 120 1.1 Tạo bảng biểu 120 1.2 Nhập nội dung vào bảng 121 1.3 Thay đổi kích thước dòng - cột 121 1.4 Lựa chọn dòng - cột - ô 122 1.5 Chèn xố dòng - cột - ô 122 6.1 Trộn chia ô - Merge and Split 123 1.7 Căn chỉnh lề văn ô 123 1.8 Thay đổi hướng văn ô 124 1.9 Tạo đường viền mầu cho bảng 124 1.10.Tính tốn số liệu bảng 126 1.11.Sắp xếp liệu bảng 128 Bài tập 17 128 Bài tập 18 129 BIỂU ĐỒ 130 2.1 Vẽ biểu đồ 130 2.2 Thay đổi kích thước biểu đồ 131 2.3 Thay đổi Font chữ 131 2.4 Viết tiêu đề cho biểu đồ 131 2.5 Thay đổi dạng biểu đồ 132 2.6 Sửa đổi liệu 132 2.7 Vị trí hiển thị biểu đồ với văn 133 2.8 Xoá biểu đồ 133 Bài tập 19 133 CHƯƠNG 133 Giáo trình tin học văn phòng Khoa Cơng nghệ Thơng tin HỒN THIỆN VÀ IN ẤN VĂN BẢN 134 ĐÁNH SỐ TRANG TỰ ĐỘNG 134 TẠO TIÊU ĐỀ ĐẦU VÀ CUỐI TRANG 134 TẠO MỤC LỤC 135 3.1 Tạo Styles 135 3.2 Sửa, xoá style tạo 139 3.3 Sử dụng style 139 3.4 Tạo mục lục 139 3.5 Sửa mục lục 141 XEM VĂN BẢN TRƯỚC KHI IN 141 IN VĂN BẢN 142 5.1 Hộp hội thoại Print 142 5.2 Thuộc tính Properties 143 5.3 Đảo ngược thứ tự in 144 Bài tập 20 144 Bài tập 21 144 Bài tập 22 145 PHẦN MICROSOFT EXCEL 146 CHƯƠNG 147 CÁC KHÁI NIỆM TỔNG QUAN VỀ EXCEL 147 LÀM QUEN VỚI MICROSOFT EXCEL 147 1.1 Microsoft Excel gì? 147 1.2 Khởi động Excel 147 1.3 Đóng chương trình Excel 148 CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN TỆP TIN BẢNG TÍNH 148 2.1 Tạo bảng tính - New 148 2.2 Lưu bảng tính vào đĩa cứng - Save 148 2.3 Tạo bảng tính- Save As 148 2.4 Đóng bảng tính mở - Close 149 2.5 Mở bảng tính có - Open 149 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG BẢNG TÍNH 149 3.1 Bảng tính - WorkBook 149 3.2 Trang bảng tính - Sheet 149 3.3 Ô - Cell 151 3.4 Dòng - cột 154 3.5 Khôi phục-Undo/ Hủy khơi phục-Redo trạng thái trước 157 HIỂN THỊ BẢNG TÍNH TỶ LỆ PHẦN TRĂM 157 CHƯƠNG 157 ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU 157 Giáo trình tin học văn phòng Khoa Cơng nghệ Thông tin CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG CƠ BẢN 157 1.1 Định dạng Font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ 157 1.2 Định dạng màu 158 1.3 Định dạng đường viền cho ô 158 1.4 Căn vị trí chữ 159 1.5 Hòa nhập – Merge 160 1.6 Tự động cuộn liệu – Wrap Text 161 1.7 Thay đổi hướng chữ ô 161 1.8 Sao chép định dạng ô 162 CÁC KIỂU DỮ LIỆU 162 2.1 Kiểu chuỗi - Text 162 2.2 Kiểu số - Numberic 163 2.3 Kiểu ngày tháng - DateTime 163 CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG KIỂU DỮ LIỆU 164 3.1 Biểu diễn liệu số thực 164 3.2 Biểu diễn liệu ngày tháng 165 3.3 Biểu diễn liệu tiền tệ 166 CHƯƠNG 167 CÔNG THỨC VÀ CÁC HÀM CƠ BẢN 167 CÔNG THỨC 167 1.1 Khái niệm 167 1.2 Nhập công thức 167 1.3 Chỉnh sửa công thức 167 1.4 Các phép toán thứ tự ưu tiên phép toán 168 1.5 Sao chép công thức 168 1.6 Điền liệu số tự động 168 ĐỊA CHỈ 169 2.1 Ô địa chỉ, vùng địa 169 2.2 Các kiểu địa 169 HÀM VÀ CÁC THAO TÁC CƠ BẢN 170 3.1 Định nghĩa 170 3.2 Dạng thức tổng quát hàm 170 3.3 Cách nhập hàm 171 3.4 Các lỗi thực hàm 172 DANH SÁCH CÁC HÀM CƠ BẢN 173 4.1 Các hàm toán học 173 4.2 Các hàm ký tự 178 4.3 Các hàm ngày tháng 180 Giáo trình tin học văn phòng Khoa Cơng nghệ Thơng tin 4.4 Nhóm hàm tính tổng trung bình cộng 182 4.5 Nhóm hàm tìm giá trị nhỏ nhất, lớn 183 4.6 Nhóm hàm đếm liệu 184 4.7 Nhóm hàm Logic 184 4.8 Nhóm hàm tìm kiếm tham chiếu 186 4.9 Hàm xếp hạng RANK 187 Bài tập 188 Bài tập 189 Bài tập 190 CHƯƠNG 191 KHAI THÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU 191 SẮP XẾP DỮ LIỆU- SORT 191 VÙNG TIÊU CHUẨN 192 2.1 Vùng tiêu chuẩn trực tiếp 193 2.2 Vùng tiêu chuẩn gián tiếp 193 2.3 Vùng tiêu chuẩn nhiều điều kiện 194 CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU 194 3.1 Hàm DSUM 194 3.2 Hàm DAVERAGE 195 3.3 Hàm DMAX 195 3.4 Hàm DMIN 196 3.5 Hàm DCOUNT 196 Bài tập 196 Bài tập 197 LỌC DỮ LIỆU - FILTER 198 4.1 Lọc tự động - Auto Filter 198 4.2 Lọc nâng cao - Advanced Filter 200 Bài tập 202 Bài tập 202 Bài tập 203 Bài tập 204 THỐNG KÊ DỮ LIỆU THEO NHÓM 205 BIỂU ĐỒ 207 6.1 Cách vẽ biểu đồ 207 6.2 Hiệu chỉnh biểu đồ 209 Bài tập 10 209 Bài tập 11 210 Bài tập 12 211 Bài tập 13 212 Bài tập 14 213 CHƯƠNG 215 Giáo trình tin học văn phòng Khoa Cơng nghệ Thơng tin HỒN THIỆN VÀ IN ẤN BẢNG TÍNH 215 ĐẶT LỀ VÀ KHỔ GIẤY CHO BẢNG TÍNH 215 ĐỊNH DẠNG TRANG IN 215 BẬT TẮT CHẾ ĐỘ IN TIÊU ĐỀ DÒNG – CỘT 216 XEM TÀI LIỆU TRƯỚC KHI IN 217 IN ẤN 218 PHẦN Giáo trình tin học văn phòng ĐẠI CƯƠNG VỀ TIN HỌC Khoa Công nghệ Thông tin CHƯƠNG CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ TIN HỌC ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU CỦA TIN HỌC Tin học ngành khoa học nghiên cứu cấu trúc, tính chất q trình xử lý thơng tin cách tự động dựa phương tiện kỹ thuật Tin học ngành khoa học trẻ, hình thành phát triển thập kỷ qua Đặc biệt từ đầu năm 80 kỷ trước, với phát triển máy vi tính, mạng máy tính gần mạng Internet, tin học phát triển mạnh trở nên thiếu lĩnh vực đời sống xã hội Tin học sinh miền giáp danh nhiều lĩnh vực khoa học Hai ngành khoa học trực tiếp làm móng cho tin học toán học vật lý Đặc trưng quan trọng tin học truyền xử lý thông tin cách tự động Việc xử lý thông tin trước chưa đặt vấn đề tự động hóa người gắn liền với thao tác q trình xử lý thơng tin Để đạt phương thức tự động hóa phải có phương tiện kỹ thuật, mà quan trọng máy tính điện tử (MTĐT) Phương tiện kỹ thuật vừa công cụ vừa đối tượng nghiên cứu tin học Ngay từ đời, tin học phát triển theo hai phận hợp thành chủ yếu là: bảo đảm tốn học, thuật tốn, chương trình (gọi phần mềm) thiết bị tính tốn, lưu trữ, truyền dẫn thông tin (gọi phần cứng) Trong thân phần mềm phần cứng lại có lĩnh vực nghiên cứu chuyên sâu lý thuyết ứng dụng Mặc dù khó phân định xác lĩnh vực nghiên cứu, ứng dụng tin học, nói đến tin học, người ta thường đề cập đến:  Kỹ thuật chế tạo máy tính  Mạng máy tính Giáo trình tin học văn phòng 10 Khoa Cơng nghệ Thơng tin Tính PCĐH dựa vào ký tự Mã CN bảng Phụ cấp độc hại Chú ý: dùng hàm Value(Text) để đổi xâu Text thành số Ví dụ: Value("1") đổi ký tự "1" thành số Tính Thâm niên CT sau:  Mỗi năm công tác 10 USD, với số năm công tác ký tự bên phải Mã CN  Ngồi cơng nhân có mã bắt đầu chữ T thêm 20 USD Lương = (Lương ngày*Ngày công+PCCV+PCĐH+Thâm niên CT) * Tỉ giá Thuế TN tính theo bảng Tỉ lệ thuế tính theo phương pháp luỹ tiến phần: Lương khoảng tính theo tỉ lệ thuế phần Tính Thực lĩnh = Lương - Thuế TN Tạm ứng tính theo cơng thức:  Cơng nhân có số ngày cơng > 25 tạm ứng 2/3 lương thực lĩnh  Ngược lại tạm ứng 1/2 lương thực lĩnh 10 Tính Còn lại = Thực lĩnh – Tạm ứng 11 Tính tổng lương nhân viên có ngày cơng thấp 12 Lọc cơng nhân có Mã CN bắt đầu chữ T có PCCV>=30 THỐNG KÊ DỮ LIỆU THEO NHÓM Cho phép thống kê, tính tốn nhóm liệu theo trường định CSDL Để thống kê theo nhóm liệu ta thực theo bước sau: Bước 1: Sắp xếp CSDL theo trường cần phân nhóm thống kê Bước 2: Đặt trỏ ô vùng CSDL, vào Data/SubTotals kết xuất hộp hội thoại SubTotal với tham số sau:  At each change in: chọn trường cần thống kê phân nhóm  Use Function: chọn hàm cần thống kê, tính tốn  Add Subtotal to: chọn trường muốn thực hàm thống kê tính tốn  Replace current subtotals: thay giá trị Subtotal có  Page break between group: tạo dấu ngắt trang nhóm  Summary below data: chèn dòng tổng kết vào cuối nhóm  Remove all: Xố tất Subtotal có Giáo trình tin học văn phòng 205 Khoa Cơng nghệ Thơng tin Ví dụ: Thống kê trung bình cộng tổng điểm chức vụ Bước 1: Sắp xếp CSDL bảng A theo thứ tự tăng dần cột Chức vụ Bước 2: Đặt trỏ ô vùng CSDL, vào Data/SubTotals… Trong hộp hội thoại SubTotal chọn tham số hình sau:  At each change in: chọn trường cần thống kê phân nhóm Chức vụ  Use Function: chọn hàm cần thống kê, tính tốn AVERAGE  Add Subtotal to: chọn trường Tổng điểm để tính trung bình cộng Bước 3: Kích chọn OK để tiến hành thống kê phân nhóm Kết ta có: Giáo trình tin học văn phòng 206 Khoa Cơng nghệ Thơng tin BIỂU ĐỒ 6.1 Cách vẽ biểu đồ Bước 1: Tạo vùng liệu cần biểu diễn biểu đồ Ví dụ: Mở bảng tính mới, nhập liệu doanh thu công ty năm từ 1991 đến 1994, sau: Bước 2: Bôi đen bảng liệu từ ô A2 tới ô E5, vào Insert/Chart… Kết xuất hộp thoại Chart Type cho phép chọn kiểu biểu đồ:  Column: Biểu đồ hình cột đứng  Bar: Biểu đồ cột ngang  Line: Biểu đồ gấp khúc với điểm đánh dấu giá trị liệu  Pie: Biểu đồ dạng quạt tròn, biểu diễn số liệu dạng %  XY: Biểu đồ phân tán XY, so sánh giá trị liệu đôi  Rada: Biểu đồ mạng nhện có điểm đánh dấu giá trị liệu  Surface: Biểu đồ chiều Bước 3: Chọn kiểu biểu đồ cần hiển thị nhấn nút Next, kết xuất hộp thoại sau: Giáo trình tin học văn phòng 207 Khoa Cơng nghệ Thơng tin  Data range: hiển thị nguồn liệu biểu đồ chọn bước Nếu muốn thay đổi ta chỉnh sửa lại địa nguồn liệu  Series in có lựa chọn: Row liệu phân bố theo dòng, Column liệu phân bố theo cột Bước 4: Nhấn nút Next, kết xuất hộp thoại Chart Options cho phép tạo tiêu đề cho biểu đồ:  Gõ tiêu đề cho biểu đồ Chart title, ví dụ: Báo cáo doanh thu  Gõ tiêu đề cho trục X Category (X) axis muốn  Gõ tiêu đề cho trục Y Value (Y) axis muốn Giáo trình tin học văn phòng 208 Khoa Cơng nghệ Thơng tin Bước 5: Nhấn nút Next, kết xuất hộp thoại Chart Location cho phép chọn trang bảng tính hiển thị biểu đồ:  Chọn As new sheet muốn đồ thị hiển thị trang bảng tính  Chọn As object in muốn hiển thị biểu đồ trang bảng tính Bước 6: Cuối chọn Finish để kết thúc việc tạo biểu đồ Kết biểu đồ hiển thị trang bảng tính Ta thay đổi vị trí kích thước biểu đồ 6.2 Hiệu chỉnh biểu đồ Để hiệu chỉnh biểu đồ ta kích chuột vào biểu đồ để chuyển sang chế độ Edit, kết xuất công cụ Chart bên cạnh biểu đồ Ta thay đổi màu sắc, font chữ, dạng biểu đồ, nguồn liệu, tiêu đề… cho biểu đồ cách kích chọn biểu tượng tương ứng Chart Hoặc dùng lệnh tương ứng menu Chart Bài tập 10 BẢNG THỐNG KÊ NHẬP NHIÊN LIỆU THÁNG CUỐI NĂM STT Mã hàng Tên hàng Giáo trình tin học văn phòng Hãng SX 209 Đơn giá Số lượng Thuế Khoa Công nghệ Thông tin Thành tiền D00BP D01ES X92SH N4TCA N89BP X83TN X93ES N02CA 2000 3000 2500 1500 3500 2500 1500 2000 Tên hàng Xăng Dầu Nhớt Đơn giá 4500 1400 2500 Bảng Hệ số thuế 3% 2.5% 2% Tên hàng Xăng Dầu Nhớt Số lượng ? ? ? Bảng Doanh thu ? ? ? Yêu cầu: Trình bày bảng tính điền số thứ tự vào cột STT Điền liệu vào cột Tên hàng vào ký tự đầu Mã hàng: X-Xăng, D-Dầu, N-Nhớt Điền liệu vào cột Hãng SX vào ký tự cuối Mã hàng: BP-British Petro, MO-Mobil, ESEsso, SH-Shell, CA-Castrol, TN-Trong nước Dựa vào cột Tên hàng Bảng điền liệu cho cột Đơn giá Tính giá trị cho cột thuế theo công thức sau:  Nếu hãng sản xuất nước ngồi Thuế = Đơn giá*Số lượng*Hệ số thuế  Nếu sản xuất nước khơng đánh thuế Tính Thành tiền = Đơn giá * Số lượng + Thuế Tính doanh thu (tổng thành tiền) mặt hàng có ký tự thứ mã hàng=8 có số lượng < 2000 Tính TBC doanh thu mặt hàng có ký tự cuối mã hàng A P Lọc mặt hàng Nhớt có số lượng >2000 10 Điền liệu vào bảng vẽ biểu đồ so sánh doanh thu mặt hàng Xăng, Dầu, Nhớt Bài tập 11 BẢNG TÍNH TIỀN ĐIỆN STT Loại sử dụng Chỉ số đầu Chỉ số cuối KD 34 87 NN 58 400 TT 90 150 CN 150 700 KD 400 1500 Giáo trình tin học văn phòng 210 Hệ số Thành tiền Phụ trội Khoa Công nghệ Thông tin Tổng tiền NN 50 90 TT 100 250 Yêu cầu: Trình bày bảng tính điền số thứ tự vào cột STT Cột Hệ số tính theo cơng thức sau:  Nếu loại sử dụng KD hệ số  Nếu loại sử dụng NN hệ số  Nếu loại sử dụng TT hệ số 2.5  Còn lại hệ số Tính cột Thành tiền = Điện tiêu thụ * Hệ số Cột Phụ trội tính theo cơng thức sau:  Nếu Thành tiền từ 50 trở xuống Phụ trội  Nếu Thành tiền từ 51 đến 100 Phụ trội 35% Thành tiền  Các trường hợp lại Phụ trội 100% Thành tiền Tính Tổng tiền = Thành tiền + Phụ trội Tìm giá trị phụ trội lớn hộ dùng điện mục đích Kinh doanh Nhà nước Lọc danh sách hộ dùng điện mục đích Kinh doanh có số điện tiêu thụ > 100 Vẽ biểu đồ so sánh tổng tiền loại hình sử dụng: Kinh doanh, Nhà nước, Tập thể, Cá nhân Bài tập 12 BẢNG KÊ TIỀN PHÒNG THU TRONG THÁNG 12 STT Tên khách Loại phòng Ngày đến Ngày Lê Văn Anh TRA 10/11/2005 03/12/2005 Trần Trung Kiên L1B 23/09/2005 13/10/2005 Phạm Thanh An L1C 12/10/2005 17/12/2005 Nguyễn Thị Thu L1B 26/01/2005 18/02/2005 Đào Thu Thuỷ TRA 19/11/2005 23/12/2005 Vũ Kim Dung L1A 24/05/2005 28/07/2005 Đỗ Hải Phượng TRC 09/11/2005 08/12/2005 Phạm Phương Chi TRB 20/10/2005 05/12/2005 Trần Quỳnh Anh TRC 13/10/2005 29/11/2005 Đỗ Phương Anh L1B 06/11/2005 18/12/2005 Giáo trình tin học văn phòng 211 Khoa Cơng nghệ Thơng tin Loại phòng Đơn giá tuần Đơn giá ngày TRA 50000 10000 TRB 45000 8000 TRC 40000 7000 L1A 60000 10000 L1B 50000 9000 L1C 45000 8000 Yêu cầu: Trình bày bảng tính điền số thứ tự vào cột STT Chèn thêm cột: Số tuần, Số ngày, Tiền trả tuần, Tiền trả ngày, Tổng cộng vào sau cột Ngày Tính số tuần th phòng vào cột Số tuần số ngày lẻ thuê phòng vào cột Số ngày Tính số tiền phải trả số tuần Khách sạn = Số Tuần * Đơn giá tuần Tính số tiền phải trả số ngày lẻ Khách sạn=Số Ngày*Đơn giá ngày (nhưng tính theo đơn giá ngày > đơn giá tuần tính đơn giá tuần) Tính Tổng cộng = Tiền trả tuần + Tiền trả ngày Tính tổng doanh thu khách sạn tháng 12 Lọc khách hàng có họ Lê Phạm Lọc phòng có ký tự loại phòng L 10 Vẽ biểu đồ so sánh tổng doanh thu loại phòng A, B, C Bài tập 13 BẢNG TÍNH CHI PHÍ DU LỊCH 2005 STT Tên khách Mã HĐ Lê Văn Anh HN-T Trần Trung Kiên NT-P Phạm Thanh An DN-P Nguyễn Thị Thu HN-P Đào Thu Thuỷ DL-P Vũ Kim Dung HN-T Đỗ Hải Phượng DL-T Phạm Phương Chi HL-P Trần Quỳnh Anh NT-P Đỗ Phương Anh HL-T Bùi Thanh Phong DL-T Loại giá Chí phí Phụ phí Phí BH Bảng giá tuyến Du lịch Giáo trình tin học văn phòng 212 Khoa Cơng nghệ Thơng tin Tổng tiền Nơi đến Giá trọn gói HN NT DN HL DL 1000 550 850 900 400 800 300 650 700 200 Giá phần Yêu cầu: Chèn cột STT vào vị trí bảng điền số thứ tự vào cột STT Điền giá trị cho cột Loại giá ký tự cuối Mã HĐ Điền giá trị cho cột Chi phí dựa vào Mã HĐ bảng Giá tuyến du lịch (Lấy giá trọn gói Loại giá T, lấy giá phần Loại giá P) Tính Phụ phí = 30 khách Hà Nội (HN) Hạ Long (HL) theo giá phần, trường hợp lại Phụ phí =0 Tính Phí BH =1.5% Chi phí khách theo giá phần Tính Tổng tiền = Chi phí + Phụ phí + Phí BH Tính tổng doanh thu tua du lịch Hà Nội Nha trang Lọc khách hàng HN HL Lọc khách hàng theo giá trọn gói 10 Vẽ biểu đồ so sánh số lượng khách tua du lịch: Hà Nội, Nha Trang, Đà Nẵng, Hạ Long, Đà Lạt Bài tập 14 BẢNG LƯƠNG THÁNG Tổng quỹ lương: 9000000 Mã NV Họ tên Chức vụ Mã KT 01A001 Lê Văn Anh TP A 01A002 Trần Trung Kiên NV B 01A003 Phạm Thanh An PP C 02A001 Nguyễn Thị Thu NV A 02A002 Đào Thu Thuỷ NV C 03A009 Vũ Kim Dung TP A 03A010 Đỗ Hải Phượng PP A 03A011 Phạm Phương Chi NV B 03A012 Trần Quỳnh Anh NV C 03B001 Đỗ Phương Anh PP B Bảng Hệ số trách nhiệm Chức vụ HSTĐ HSTN Bảng Hệ số thi đua HSTN Mã KT HSTĐ Điểm TĐ Phụ cấp Tiền Lương Bảng Phụ cấp Mã Phụ cấp TP A 10 100000 PP B 80000 Giáo trình tin học văn phòng 213 Khoa Cơng nghệ Thơng tin NV C 60000 Yêu cầu: Chèn cột STT vào vị trí bảng điền số thứ tự vào cột STT Tính HSTN dựa vào cột Chức vụ bảng Hệ số trách nhiệm Tính HSTĐ dựa vào Mã KT bảng Hệ số thi đua Tính Điểm TĐ = HSTN * HSTĐ Tính Phụ cấp dựa vào ký tự thứ Mã NV bảng Phụ cấp Tính Lương = Tổng quỹ lương * Điểm thi đua cá nhân / Tổng điểm thi đua + Phụ cấp Lọc nhân viên có lương cao Lọc nhân viên có tên "Anh" có Mã KT ="A" Tính tổng lương nhân viên có họ "Trần" Mã KT "B" 10 Vẽ biểu đồ so sánh tổng tiền phụ cấp mã KT A, B C Giáo trình tin học văn phòng 214 Khoa Cơng nghệ Thơng tin CHƯƠNG HỒN THIỆN VÀ IN ẤN BẢNG TÍNH ĐẶT LỀ VÀ KHỔ GIẤY CHO BẢNG TÍNH Chọn File/Page Setup, xuất hộp hội thoại Page Setup, chọn thẻ Margins:  Mục Top/Bottom/Left/Right: Thiết lập khoảng cách cho lề trên/dưới/trái/phải trang in Ta nhập giá trị trực tiếp vào ô sử dụng mũi tên lên xuống để tăng giảm khoảng cách  Mục Header: Thiết lập khoảng cách lề vùng đầu trang  Mục Footer: Thiết lập khoảng cách lề vùng chân trang  Mục Center on Page: Cho phép chỉnh liệu vào theo chiều ngang - Horizontally, chiều dọc - Veritically  Print preview để xem bảng tính trước in  Print để in bảng tính  Options để thay đổi thơng số máy in Chú ý: Đơn vị đo mặc định inches ĐỊNH DẠNG TRANG IN Chọn Page hộp thoại Page setup Thiết lập thơng số sau: Giáo trình tin học văn phòng 215 Khoa Cơng nghệ Thơng tin Mục Orientation: Cho phép thay đổi hướng trang in  Portrait: In theo chiều dài trang giấy  Landscape: In theo chiều ngang trang giấy Mục Scaling: Cho phép thay đổi tỷ lệ, kích thước nội dung trang in  Adjust to: Có thể phóng to thu nhỏ nội dung theo tỉ lệ phần trăm so với kích thước chuẩn 100% ban đầu  Fix to: gõ số xố bỏ giá trị bên phải Khi đó, tất liệu trang bảng tính, dù nhiều hay ít, xếp để in vào trang giấy Chú ý: muốn thu nhỏ trang in vào số trang định ta chọn mục Fix to Mục Paper size: Cho phép chọn khổ giấy (A3, A4, Letter, …) Mục print quality: Cho phép chọn độ phân dải mầu in BẬT TẮT CHẾ ĐỘ IN TIÊU ĐỀ DÒNG – CỘT Chọn Sheet hộp thoại Page setup Giáo trình tin học văn phòng 216 Khoa Cơng nghệ Thơng tin Mục Print area: Cho phép chọn vùng liệu cần in trang bảng tính thời Mục Print titles: Cho phép nhập địa dòng cột với mục đích:  Rows to repeat at top: Chỉ định dòng liệu dùng làm dòng cho trang in  Columns: Chỉ định cột liệu dùng làm cột cho trang in Mục Print:  Gridlines: Bật/tắt đường kẻ phân tách ô trang in  Row and column heading: Bật/tắt chế độ in tiêu đề cột (A, B, C, ) số thứ tự dòng (1, 2, 3,…)  Black and white: Bật/tắt chế độ in đen trắng (không in mầu nền)  Comments: Bật/tắt việc in thích  Cells errors as: Bật/tắt việc in ô chứa thông báo lỗi Mục Page order: cho phép in bảng tính theo trình tự:  Down, then over: Từ xuống qua phải  Over, then down: Từ trái qua phải xuống Nhấn nút OK để kết thúc XEM TÀI LIỆU TRƯỚC KHI IN Khi làm việc với trang in ta phóng to, thu nhỏ tỷ lệ hiển thị trang in, điều chỉnh kích thước lề trang in thay đổi độ rộng cột Giáo trình tin học văn phòng 217 Khoa Công nghệ Thông tin Các bước thực hiện: Vào File\Print Preview  Next: Hiển thị trang  Previous: Hiển thị trang trước  Zoom: Phóng to, thu nhỏ tỷ lệ hình trang in  Print: Thực lệnh in, chuyển vào hộp thoại Print  Setup: Chuyển vào hộp thoại Page Setup  Margin: Điều chỉnh lề độ rộng cột  Page Break Preview: Đóng cửa sổ trang in trở hình bảng tính Lúc bảng tính xuất đười kẻ đứt, dấu hiệu hết trang  Close: Đóng cửa sổ trang in trở hình bảng tính  Help: Xem trợ giúp IN ẤN Chọn File/Print ấn CTRL+P kích vào biểu tượng thoại:  công cụ Standard làm xuất hộp Mục Name: Cho phép chọn máy in in bảng tính Nhấn nút Properties đê thiết đặt thông số cho máy in khay lấy giấy, số lượng điểm in inch Giáo trình tin học văn phòng 218 Khoa Cơng nghệ Thơng tin  Mục Print what: chọn Entire workbook muốn in toàn bảng tính, chọn Selection muốn in vùng định trước  Mục Print range: chọn All để in tồn trang bảng tính hành, chọn Page để in phần bảng tính hành từ trang From tới trang To  Muốn in chọn Number of copies  Nhấn Preview để xem trước in, nhấn OK để in, Cancel để huỷ bỏ Chú ý: Nếu muốn in riêng biểu đồ chọn biểu đồ cần in trước mở hộp thoại Print MS-Excel chọn mục Selected Chart mục Print What Giáo trình tin học văn phòng 219 Khoa Cơng nghệ Thơng tin