Giáo trình tin học văn phòng 3

giáo trình tin học văn phòng A&B Phần II: Phần mềm soạn thảo Winword Đ 1. Giới thiệu và cách sử dụng I- Giới thiệu Microsoft Word (WinWord) là một phần mềm năm trong bộ Office của công ty Microsoft. Nó chủ yếu phục vụ cho việc soạn thảo văn bản, biểu mẫu, nghiệp vụ văn phòng . II- Khởi động và thoát khỏi WinWord 1. Khởi động: Cách 1: Từ màn hình Desktop: Start \ Programs \ Microsoft Word Hình 6 - Khởi động WinWord (Cách 1) Cách 2: Nháy chuột vào biểu tợng W trên thanh Start (Góc trái màn hình). Cách 3: Đúp chuột vào biểu tợng Microsoft Word trên Desktop. 2. Thoát khỏi WinWord Mobi: 0988.012335- 0975.465272 - Email:tuantc3@yahoo.com.vn =Trang: 12 Thanh Thực đơn (Menu) Thanh Formattin g Thanh Standar d Thanh cuốn Thanh Tiêu đề Thanh Công cụ vẽ giáo trình tin học văn phòng A&B Cách 1: Trên thanh Menu chọn File \ Exit. Cách 2: Dùng tổ hợp phím Alt + F4. Cách 3: Nháy chuột vào dấu nhân x ở góc trên bên phải cửa sổ. III- Giới thiệu cửa sổ WinWord Sau khi khởi động WinWord, ta sẽ thấy cửa sổ giao diện cơ bản của WinWord nh sau: Hình 7 - Màn hình WinWord 1. Các thành phần cơ bản a) Thanh Tiêu đề: Cho biết chơng trình ứng dụng, tên tệp đang làm việc, các nút thu nhỏ (Minimize) cửa sổ, nút phục hồi/phóng to (Restore) và nút đóng chơng trình (Close). b) Thanh Thực đơn (Menu) Bao gồm: File Edit View Insert Format Tools Table Window Help c) Các thanh công cụ: Mobi: 0988.012335- 0975.465272 - Email:tuantc3@yahoo.com.vn =Trang: 13 giáo trình tin học văn phòng A&B - Thanh Công cụ chuẩn (Standard); - Thanh Định dạng (Formatting); - Thanh Công cụ vẽ (Drawing); . d) Vùng soạn thảo văn bản e) Con trỏ văn bản (đánh máy) f) Các thanh cuốn: Cuốn dọc và cuốn ngang g) Các thớc dọc, ngang (Ruler). 2. Cách bổ sung hoặc loại bỏ thanh công cụ Nháy chuột phải vào thanh thực đơn, đánh dấu (hoặc bỏ đánh dấu) những thanh công cụ bổ sung (hoặc loại bỏ). IV- Nguyên tắc gõ tiếng Việt khi soạn thảo 1. Các kiểu gõ Có nhiều kiểu gõ tiếng Việt nhng thờng gặp là các kiểu gõ Telex và kiểu VNI. Soạn thảo văn bản bằng tiếng Việt cần phải nhớ các nguyên tắc gõ chữ và dấu Chữ Kiểu gõ Telex Kiểu gõ VNI ă aw a8 â aa a6 đ dd d9 ê ee e6 ô oo o6 ơ ow ( [ ) o7 uw ( ] ) u7 Sắc s 1 Huyền f 2 Hỏi r 3 Ngã x 4 Nặng j 5 Xoá dấu z Ví dụ: Đánh "Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam" Mobi: 0988.012335- 0975.465272 - Email:tuantc3@yahoo.com.vn =Trang: 14 giáo trình tin học văn phòng A&B Kiểu Telex: "Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam" Kiểu VNI: "Co65ng hoa2 xa4 ho65i chu3 nghi4a Vie65t Nam" Chú ý: Để đánh ký tự viết HOA ta giữ phím Shift và gõ ký tự cần đánh. 2. Một số phím thờng sử dụng khi soạn thảo văn bản - Phím Enter : Xuống dòng. - Phím Space bar: Tạo khoảng cách trống giữa các từ. - Phím Back space : Xoá ký tự bên trái con trỏ. - Phím Delete: Xoá ký tự bên phải con trỏ. - Phím Shift: Để đánh chữ HOA và lấy ký tự trên đối với những phím có hai ký tự. - Phím Caps Lock: Tắt, mở chức năng đánh chữ HOA. - Phím Home (End): Đa con trỏ về đầu dòng (cuối dòng) hiện tại. - Phím Page Up (Page Down): Đa con trỏ về đầu trang (cuối trang) hiện tại. - Phím Insert: Chuyển từ chế độ chèn sang chế độ đè và ngợc lại. - Phím Tab : Dịch chuyển con trỏ vào một đoạn theo mặc định. Đ 2. Thao tác với tệp tin và văn bản I- Các thao tác với văn bản 1. Chọn khối (bôi đen) văn bản Để tiến hành một thao tác nào đó trên một đoạn văn bản trớc hết ta cần phải bôi đen (chọn khối) đoạn văn bản đó. Bôi đen đoạn văn bản có thể thực hiện bằng nhiều cách: Cách 1: Dùng kết hợp các phím chức năng: Kết hợp phím Shift và 1 trong 4 phím mũi tên chức năng (hoặc các phím End, Home, Page Up, Page Down) để dịch chuyển con trỏ và bôi đen. Nếu muốn bôi đen toàn bộ văn bản ta có thể dùng kết hợp hai phím Ctrl+A. Cách 2: Rê chuột: Mobi: 0988.012335- 0975.465272 - Email:tuantc3@yahoo.com.vn =Trang: 15 giáo trình tin học văn phòng A&B Đa chuột về đầu đoạn văn bản, giữ chuột trái và rê cho đến cuối đoạn văn bản cần bôi đen. 2. Sao chép văn bản B ớc 1: Muốn sao chép nội dung văn bản đã có sẵn trớc hết phải bôi đen đoạn văn bản đó rồi nháy vào biểu tợng Copy trên thanh công cụ hoặc vào Edit \ Copy (Ctrl+C). B ớc 2: Đa con trỏ vào nơi cần chép rồi nháy chuột vào biểu tợng Paste trên thanh công cụ hoặc vào Edit \ Paste (Ctrl+P). 3. Di chuyển văn bản B ớc 1: Bôi đen đoạn văn bản cần di chuyển rồi nháy chuột vào biểu t- ợng Cut trên thanh công cụ hoặc vào Edit \ Cut (Ctrl+X). B ớc 2: (Tơng tự nh bớc 2 sao chép văn bản) II- Quản lý các tệp văn bản 1. Mở một tệp mới Cách 1: Chọn File \ New \ OK (Ctrl+N) Cách 2: Nháy chuột vào biểu tợng New trên thanh công cụ 2. Mở một tệp văn bản đã có (tệp cũ) Chọn File\Open (Ctrl+O) hoặc nháy chuột vào biểu tợng Open trên thanh công cụ, sau đó xuất hiện hộp thoại nh sau: Hình 8 - Mở tệp văn bản đã có 3. Ghi một tệp vào đĩa Mobi: 0988.012335- 0975.465272 - Email:tuantc3@yahoo.com.vn =Trang: 16 Nháy chọn ổ đĩa, thư mục chứa tệp Đúp chuột tệp cần mở giáo trình tin học văn phòng A&B Nếu muốn lu văn bản vào đĩa thì có thể thực hiện các thao tác sau: Chọn File \ Save (Ctrl+S) hoặc nháy chuột vào biểu tợng Save khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại, thực hiện các bớc theo thứ tự 1,2,3 sau đó nháy chuột vào Save. Hình 9 - Ghi tệp văn bản (theo thứ tự 1\2\3) 4. Đóng tệp Để đóng tệp hiện tại: Chọn File \ Close (Alt+F4). Đ 3. Định dạng và trang trí văn bản I- Định dạng Font chữ và văn bản 1. Thay đổi Font chữ Khái niệm về Font chữ: Font chữ là các kiểu chữ khác nhau, Font có các thuộc tính sau: - Tên Font chữ (Font): Tên các Font để viết đợc tiếng Việt thờng bắt đầu bằng .Vn . Ví dụ .Vn Time, .VnArial , . Font chữ hoa tơng ứng có thêm chữ H ở cuối. Ví dụ .Vn TimeH, .VnArialH, . - Cở chữ (Font size) Mobi: 0988.012335- 0975.465272 - Email:tuantc3@yahoo.com.vn =Trang: 17 1. Chọn thư mục, ổ đĩa cần lưu tệp 2. Gõ tên tệp cần lưu (đặt tên) 3. Nháy Save giáo trình tin học văn phòng A&B - Hình thức (kiểu dáng): Đậm (Bold) B ; Nghiêng (Italic) I ; Gạch chân (Under Line) U . - Màu chữ (Font Color) Để thay đổi Font chữ cho một đoạn văn bản trớc hết phải bôi đen đoạn văn bản, sau đó thực hiện các bớc theo hai cách sau: Cách 1: Chọn Format \ Font (Ctrl+D) sau đó xuất hiện hộp thoại, chọn các yêu cầu và nháy chuột vào OK. Cách 2: Sau khi bôi đen xong nháy chuột vào các biểu tợng trên thanh công cụ Fomatting: Font, Font size để chọn Font và cỡ chữ; B (Ctrl+B) nếu chọn dáng đậm, I (Ctrl+I): nếu chọn dáng nghiêng, U (Ctrl+U) nếu chọn chữ gạch chân. 2. Căn chỉnh văn bản Dùng các nút trên thanh công cụ để căn chỉnh: Căn bên trái: (Ctrl+L) Căn bên phải: (Ctrl+R) Căn giữa: (Ctrl+E) Căn đều hai bên: (Ctrl+J) Nếu muốn căn chỉnh nhiều đoạn văn bản thì trớc hết phải bôi đen các đoạn văn đó. II- Chèn vào văn bản 1. Chèn ký tự đặc biệt Mobi: 0988.012335- 0975.465272 - Email:tuantc3@yahoo.com.vn =Trang: 18 Chọn cở chữ Chọn phông chữ Chọn dáng chữ Chọn màu chữ Hình 10 - Chọn Font chữ Hình 11 - Chèn ký tự đặc biệt giáo trình tin học văn phòng A&B Để chèn các ký tự đặc biệt, trớc hết đa con trỏ về nơi cần chèn sau đó vào Insert \ Symbol, chọn ký tự cần chèn sau đó nháy chuột vào Insert. 2. Chèn ảnh vào văn bản Đa con trỏ về nơi cần chèn chọn Insert \ Picture \ Clip Art (hoặc From file) Chọn tranh ảnh cần chèn sau đó Nháy chuột vào Insert. 3. Chèn ngày giờ vào vào văn bản Nếu muốn chèn ngày giờ hệ thống vào văn bản thì chọn Insert \ Date and Time sau đó chọn kiểu và nháy chuột vào OK để chèn. 4. Chèn số thứ tự của trang Để đánh số trang (theo thứ tự) ta chọn Insert \ Page Numbes, trong hộp thoại, chọn Position để đánh vị trí ở đầu trang (Top of page) hay cuối trang (Bottom of page); chọn Alignment để chọn căn trái (Left), căn giữa (Center), căn phải (Right) . 5. Chèn công thức toán học và tạo chữ nghệ thuật Để chèn công thức toán học ta chọn Insert \ Object \ Microsoft Equation 3.0 sau đó hộp thoại hiện ra và thực hiện chèn công thức toán theo yêu cầu. Hoặc nháy vào biểu tợng Equation Editor trên thanh công cụ. Mobi: 0988.012335- 0975.465272 - Email:tuantc3@yahoo.com.vn =Trang: 19 Hình 12 - Chèn tranh ảnh Hình 13 - Chèn ngày giờ Hình 14 - Chèn số trang giáo trình tin học văn phòng A&B Để tạo chữ nghệ thuật chọn Insert \ Object \ WordArt chọn kiểu phù hợp rồi OK. Hoặc nháy chuột vào biểu tợng Insert WordArt trên thanh công cụ vẽ. III. Xử lý các chi tiết khác 1. Thay đổi khoảng cách giữa các dòng văn bản Bạn bôi đen đoạn văn bản cần giãn dòng sau đó chọn Format \ Faragaph. Trong hộp thoại để Thay đổi khoảng cách giữa các đoạn: Chọn Spacing \ Before hoặc After Thay đổi khoảng cách giữa các dòng chọn ô Line \ Spacing Hoặc sau khi bôi đen bạn chọn tổ hợp phím: Ctrl + 5: (cách 1.5 dòng) Ctrl + 2: (Cách 2 dòng) Ctrl + 1: (Cách bình thờng) 2. Tạo khung cho văn bản Vào Format \ Bordert and Shading hộp thoại hiện ra nh sau: Mobi: 0988.012335- 0975.465272 - Email:tuantc3@yahoo.com.vn =Trang: 20 K/c đoạn K/c dòng Hình 15 - Khoảng cách dòng Chọn kiểu khung và đường viền Hình 16 - Tạo khung giáo trình tin học văn phòng A&B Chọn Page Border rồi chọn kiểu đờng viền sau đó nháy vào OK. 3. Tạo cột báo cho văn bản Bôi đen đoạn văn bản cần chia rồi làm theo các bớc: Format \ Columns trong hộp thoại Columns chọn theo hớng dẫn ở hình. 4. Tạo chữ to đầu dòng Để tạo chữ to đầu dòng trớc hết bôi đen chữ cần tạo rồi vào: Format \ DropCap . Trong hộp thoại Drop Cap chọn: - Nháy chuột chọn kiểu chữ theo yêu cầu. - Font: Chọn Font chữ - Line to drop: Chọn số dòng chữ rơi xuống. - Distance from text: Khoảng cách từ chữ to đến chữ tiếp theo. 5. Đặt tiêu đề cho văn bản Tiêu đề trên (Header) và tiêu đề dới (Footer) là những dòng văn bản ở đầu (cuối) mỗi trang. Nó đợc tự động cho tất cả các trang, cách thực hiện nh sau: View \ Header and Footer rồi gõ tiêu đề trên vào khung Header và tiêu đề dới ở khung Footer. Nháy Close để kết thúc. 6. Gõ tắt, tìm kiếm và thay thế Trong văn bản có nhiều từ giống nhau ta có thể đặt chế độ gõ tắt để giảm bớt thời gian gõ bằng cách vào Tools \ AutoCorrect .; Đánh dấu Replace text as you type , trong hộp Replace ghi ký hiệu gõ tắt, With ghi từ cần gõ tắt sau đó nháy OK. Mobi: 0988.012335- 0975.465272 - Email:tuantc3@yahoo.com.vn =Trang: 21 Hình 18 - Tạo chữ to đầu dòng Chọn kiểu chia hoặc số cột chia Hình 17 - Chia cột báo [...]... phím F4 3 Sắp xếp dữ liệu Chọn cột sx chính Để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự A, B, C trong Tăng dần bảng trớc hết cho con trỏ vào trong bảng, vào Table \ Sort, hộp thoại Giảm dần Sort hiện ra: Kiểu dữ liệu SX Trong Sort by chọn cột chính cần sắp xếp, Ưu tiên Ưu tiên 2 3 Mobi: 0988.01 233 5- 0975.465272 - Email:tuantc3@yahoo.com.vn =Trang: 24 Hình 22 - Sắp xếp dữ liệu trong cột giáo trình tin học văn phòng. .. trớc hết phải bôi đen cột (hàng) cần xóa sau đó vào Edit \ Cut (Ctrl+X) hoặc nhấn vào biểu tợng Cut trên thanh công cụ 5 Nhập chia các ô trong bảng Mobi: 0988.01 233 5- 0975.465272 - Email:tuantc3@yahoo.com.vn =Trang: 23 giáo trình tin học văn phòng A&B Để nhập các ô trong bảng thành một ô trớc hết bôi đen các ô cần nhập sau đó vào Table \ Merge Cells hoặc nhấn vào biểu tợng Merge Cells trên thanh công... Thiết lập trang in Mobi: 0988.01 233 5- 0975.465272 - Email:tuantc3@yahoo.com.vn =Trang: 25 giáo trình tin học văn phòng A&B II- In ấn 1 Xem tài liệu trớc khi in Trớc khi in ấn nên xem tổng quát các trang in, căn chỉnh để có đợc bản in nh ý Thực hiện bằng cách vào File \ Print Preview hoặc nháy vào biểu tợng Print Preview sau khi xem nháy chuột Close để trở lại 2 Lệnh in văn bản Để in toàn bộ các trang... Insert \ Table khi đó xuất hiện hộp thoại, nhập số cột (Number of columns), số dòng (Number of rows) sau đó nháy vào OK Số cột Số dòng Mobi: 0988.01 233 5- 0975.465272 Hình 19 - Kẻ bảng biểu (Cách - Email:tuantc3@yahoo.com.vn 1) =Trang: 22 giáo trình tin học văn phòng A&B Cách 2: Nháy chuột chuột vào biểu tợng Inser Table, rê chuột để có số dòng, số cột theo ý muốn sau đó thả chuột 2 Thay đổi độ rộng cột.. .giáo trình tin học văn phòng A&B Nếu cần tìm kiếm để thay thế đoạn văn bản ta chọn Edit \ Replace (Ctrl + H) trong hộp thoại Find and Replace tại ô Find what gõ từ cần tìm kiếm, trong ô Replace with gõ từ thay thế và nháy vào Replace... page: in trang hiện tại chứa con trỏ; Pages: in trang cần thiết (gõ các trang cần in vào hộp, ví dụ: cần in trang 3 và 4 thì gõ 3, 4; nếu in các trang từ 5 đến 11 thì gõ 5-11) Sau khi chọn nháy chuột vào OK để in Word Chúc tự tin và thành công Mobi: 0988.01 233 5- 0975.465272 - Email:tuantc3@yahoo.com.vn =Trang: 26 ... trên thanh công cụ - Vẽ các hình khối trong văn bản: Sử dụng các nút công cụ trong thanh Drawing (phía dới màn hình) có thể vẽ đợc các hình trong Word Nháy chuột vào biểu tợng tơng ứng sau đó đa trỏ chuột vào nơi cần vẽ giữ và rê để vẽ hình theo ý muốn - Viết chữ trong Text Box: Để di chuyển một đoạn văn bản đến một vị trí bất kỳ hoặc tạo khung cho đoạn văn bản đó trong Text Box ta vào Insert \ Text... thiết lập trang và in ấn I- Thiết lập trang Để có đợc văn bản theo yêu cầu qui định, trớc lúc soạn thảo nên chọn cỡ giấy, hớng giấy, thiết lập các lề, bằng cách vào File \ Page Setup 1 Chọn cỡ giấy, hớng giấy Trong hộp thoại Page Setup nháy chuột Paper Size để chọn cỡ giấy; chọn hớng giấy dọc, ngang và nháy chuột vào OK Dọc Cỡ giấy Ngan g Hình 23 - Chọn cỡ giấy, hướng giấy 2 Thiết lập căn lề trang... Box: Để di chuyển một đoạn văn bản đến một vị trí bất kỳ hoặc tạo khung cho đoạn văn bản đó trong Text Box ta vào Insert \ Text Box sau đó đa trỏ chuột vào vùng cần vẽ, rê để vẽ sau đó gõ vào đó nội dung văn bản Đ 4 Kẻ bảng và trang trí bảng biểu I- Tạo bảng và định dạng 1 Kẻ một bảng mới Muốn kẻ bảng trớc hết phải xác định số cột, số dòng của bảng cần kẻ Di chuyển chuột đến vị trí đầu cần kẻ bảng và có... thành nhiều ô trớc hết ta bôi đen ô cần chia sau đó vào Table \ Split Cells hoặc nhấn vào biểu tợng Split Cells trên thanh công cụ 6 Nhập và định dạng dữ liệu Nhập dữ liệu trong bảng tơng tự nh đối với văn bản bình thờng, để chuyển con trỏ từ ô này sang ô khác sử dụng phím Tab hoặc các phím chức năng (phím 4 mũi tên: sang trái, sang phải, lê trên, xuống dới) Để định dạng dữ liệu trong bảng dùng các biểu . c) Các thanh công cụ: Mobi: 0988.01 233 5- 0975.465272 - Email:tuantc3@yahoo.com.vn =Trang: 13 giáo trình tin học văn phòng A&B - Thanh Công cụ chuẩn. trong bảng Mobi: 0988.01 233 5- 0975.465272 - Email:tuantc3@yahoo.com.vn =Trang: 23 Hình 21 - Chèn dòng, cột giáo trình tin học văn phòng A&B Để nhập các