Giáo trình Tin học văn phòng (Nghề Lập trình máy tính)

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ GIỚI NINH BÌNH GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: TIN HỌC VĂN PHỊNG NGHỀ: LẬP TRÌNH MÁY TÍNH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG, TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-… ngày…….tháng….năm Trường Cao đẳng Cơ giới Ninh Bình Ninh Bình TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Microsoft Office chương trình mạnh với hàng trăm tính Trong phần tin học văn phòng giới thiệu đầy đủ với bạn đọc tính Để có khởi động tốt cho bạn đọc tìm hiểu Office cách thức làm việc nó, bạn có ý niệm chung tính Office bạn hiểu rõ ý nghĩa tính tổng thể Microsoft Office chương trình cho phép ta soạn thảo, tính tốn, nhanh chóng Đây khơng phải điều ngẫu nhiên Office chương trình kết hợp nhiều tính soạn thảo, định dạng, xuất với dao diện dễ sử dụng mà người bắt đầu học cách sử dụng vài phút Trong tập tài liệu muốn giới thiệu thêm số tính trội Word & Excel với bạn đọc để tham khảo thêm Ninh Bình, ngày… tháng… năm…… Tham gia biên soạn Chủ biên – Th.S Nguyễn Xuân Khôi Phạm Thị Thoa Đoàn Xuân Luận MỤC LỤC Ý nghĩa vai trị: Đây mơn học sở ngành ngành liên quan đến công nghệ thông tin, cung cấp cho sinh viên kiến thức ứng dụng tin học văn phòng Bài Làm việc với Microsoft Word Tạo tham chiếu chéo Hyperlink 34 Trộn thư (Mail Merge) thao tác .37 Sử dụng hàm Excel 46 - Hàm Sum 46 * Trình tự thực 56 Tạo biểu đồ – Chart Wizard 57 Làm việc với sở liệu Excel 59 Bài Bộ trình diễn văn phịng (PowerPoint) 74 Tổng quan Microsoft PowerPoint 75 Thiết kế với PowerPoint 75 Thiết kế hiệu ứng 80 Lưu đóng gói File 81 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mơ đun: Tin học văn phịng Mã số mô đun: MĐ 09 Thời gian mô đun: 80 (Lý thuyết:20 giờ; Thực hành: 60 giờ) I Vị trí, tính chất, vai trị mơ đun Vị trí: Mơ đun bố trí sau mơn học chung dạy song song mơn học kỹ thuật sở Tính chất: Là mơ đun chun mơn nghề lập trình máy tính Ý nghĩa vai trị: Đây môn học sở ngành ngành liên quan đến công nghệ thông tin, cung cấp cho sinh viên kiến thức ứng dụng tin học văn phịng II Mục tiêu mơ đun - Sử dụng thành thạo tính Microsoft Word; - Sử dụng thành thạo tính Microsoft Excel; - Sử dụng thành thạo phần mềm trình diễn (Microsoft PowerPoint trình diễn Open Office Draw) thiết kế báo cáo, chuyên đề cách chuyên nghiệp - Bố trí vị trí làm việc khoa học, đảm bảo an toàn cho người phương tiện học tập III NỘI DUNG MÔ ĐUN Nội dung tổng quát phân phối thời gian: Số TT Tên mô đun Bài 1: Làm việc với Microsoft Word Bài 2: Làm việc với Microsoft Excel Bài 3: Làm việc với Microsoft PowerPoint Cộng Thời gian Lý Tổng Thực Thuyế số hành t 25 18 25 18 30 21 80 20 57 Kiể m Tra 1 Bài Làm việc với Microsoft Word Mã bài: MĐ09-B01 Giới thiệu: Trong học tìm hiểu sử dụng ứng dụng Microsoft Word nào? Định dạng văn bản, thiết lập bảng biểu sao? Cách làm việc với chức nâng cao Microsoft Word? Mục tiêu: Sau học xong người học có khả - Nắm thao tác định dạng văn bản; - Thiết lập bảng biểu đối tượng văn bản; - Hiểu kiến thức tham chiếu chéo, Hyperlink, trộn thư thao tác nâng cao Microsoft Word; - Trình bày thao tác tham chiếu chéo, Hyperlink, trộn thư Microsoft Word; - Thao tác chức tham chiếu chéo, Hyperlink, trộn thư Microsoft Word; - Rèn luyện tính cẩn thận, xác, đảm bảo an toàn cho người trang thiết bị Nội dung chính: Định dạng văn 1.1 Nhập văn * Lý thuyết liên quan - Sử dụng phần mềm gõ tiếng việt phần mềm Vietkey Unikey + Khởi động chương trình hỗ trợ tiếng Việt (Vietkey, Unikey, ) + Chọn chế độ gõ tiếng Việt + Chọn bảng mã Font chữ thích hợp: nên sử dụng bảng mã font Unicode + Chọn kiểu gõ (Telex, VNI, ) - Chế độ gõ chèn chế độ gõ đè Trong Word có hai chế độ nhập văn bản: + Chế độ viết chèn (Insert): chế độ mặc nhiên, bạn nhập vào ký tự chèn vào vị trí trỏ đẩy ký tự bên phải trỏ qua phải + Chế độ viết đè (Overtype): bạn nhập vào ký tự viết đè lên ký tự bên phải trỏ Để chuyển đổi qua lại hai chế độ nhấn phím Insert D_Click vào ký hiệu OVR trạng thái (Status bar) - Cách nhập văn + Khi nhập văn trỏ tự động dịch chuyển sang phải, có từ vượt lề phải qui định Word tự động cắt từ đem xuống dòng (chế độ tự động xuống dòng) Muốn kết thúc đoạn gõ phím Enter (ngắt đoạn) + Khi nhập văn đầy trang Word tự động cho qua trang (ngắt trang mềm) Nếu muốn chủ động qua trang trang hành cịn trống gõ tổ hợp phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng) + Nhập ký tự thuộc chức thứ hai phím: Trên bàn phím có số phím có đồng thời hai ký tự (như phím dấu !, phím dấu @, …) để nhập ký tự thuộc chức thứ hai phím ta nhấn giữ thêm phím Shift nhấn phím - Các phím xóa văn bản: + Phím Delete: xóa ký tự vị trí trỏ xóa đối tượng chọn + Phím Backspace: xóa ký tự phía trước (bên trái) trỏ - Chèn ký tự đặc biệt (Symbol) + Đặt dấu nháy vị trí cần chèn Symbol + Vào menu Insert/Symbol, xuất hộp thoại Symbol Hình 8.2: + Chọn lớp Symbol để chèn ký hiệu lớp Special Characters để chèn ký tự đặc biệt + Chọn Font cho symbol: sử dụng hộp thoại Font, thường sử dụng font symbol như: Wingdings, Symbol, Webdings, * Trình tự thực B1 Khởi động chương trình gõ tiếng việt cài đặt kiểu gõ B2 Khởi động chương trình Microsoft Word B3 Nhập văn theo yêu cầu toán 1.2 Làm việc với tập tin * Lý thuyết liên quan - Mở tệp tin + Mở tập tin Chọn File/New nhấn tổ hợp phím Ctrl + N nhấn nút + Mở tập tin có đĩa Chọn File/Open nhấn tổ hợp phím Ctrl + O nhấn nút hộp thoại sau: , xuất Look in: cho phép chọn vị trí tập tin cần mở File name: cho phép nhập tên tập tin cần mở theo đường dẫn Files of type: kiểu tập tin cần mở - Lưu tệp tin + Lưu tập tin lần Chọn File/Save nhấn tổ hợp phím Ctrl + S nhấn nút hộp thoại: xuất Save in: cho phép chọn vị trí chứa tập tin cần lưu File name: cho phép nhập tên tập tin cần lưu (theo quy tắc) Files of type: kiểu tập tin cần lưu + Lưu tập tin từ lần thứ hai trở * Lưu vào tập tin: tương tự lần lưu Word tự động lưu trữ thay đổi mà không yêu cầu đặt tên (không xuất hộp thoại Save As) * Lưu thành tập tin mới: vào menu File/Save As xuất hộp thoại Save As cho phép đặt tên tập tin + Lưu tất tập tin Nhấn giữ Shift, chọn File/ Save all Dùng để lưu tất tập tin mở Những tập tin có tên Word lưu với tên cũ, tập tin chưa có tên Word xuất hộp hội thoại Save As để đặt tên chọn vị trí lưu - Đóng tệp tin + Lệnh File/ Close Dùng để đóng tập tin hành, bạn phải lưu tập tin trước đóng, tập tin có cập nhật mà chưa lưu lại Word thơng báo nhắc nhở:  Yes: lưu liệu đóng tập tin hành  No: đóng tập tin hành mà không lưu liệu  Cancel: hủy bỏ lệnh, trở tập tin hành + Lệnh File/ Close All Nhấn giữ Shift, chọn File/ Close All Dùng để đóng tất tập tin mở Những tập tin lưu Word đóng lại, tập tin chưa lưu Word xuất thơng báo chờ xác nhận có lưu lại hay khơng - Cài đặt tùy chọn cho tệp tin Tools/ Options Cho phép chọn thay đổi tùy chọn làm việc với Word theo ý người sử dụng, theo nội dung công việc cần thực hiện, … Lớp View: Cho phép thay đổi tùy chọn trình bày hình, cho hiện/ ẩn số thành phần hình làm việc  Lớp Edit :Cho phép thay đổi tùy chọn liên quan nhập, chỉnh sửa văn  Lớp Save: Cho phép thay đổi tùy chọn liên quan lưu tập tin  Lớp Spelling & Grammar: Cho phép chọn để kiểm tra tả văn phạm nội dung văn   Lớp File Location: Cho phép chọn thay đổi vị trí làm việc tập tin Word Lớp View Lớp Edit Lớp Save Lớp Spelling & Grammar - Thiết lập hình in ấn văn + Trình bày hình (View) Word cung cấp nhiều chế độ khác để trình bày văn hình: Chế độ Normal Vào menu View/Normal Chế độ hiển thị bình thường, hiển thị văn định dạng bản, cho việc định dạng hiệu chỉnh có hiệu Không hiển thị lề, tiêu đề đầu trang (Header) hay hạ mục cuối trang (Footer) Chế độ Web Layout Vào menu View/Web Layout Chế độ hiển thị dạng Web, hiển thị văn dễ đọc hình Đây chế độ hiển thị lý tưởng cho trang Web hay cho việc đọc trực tuyến văn Word thông thường Văn hiển thị khơng có ngắt trang mà có lề nhỏ Các dòng văn chạy ngang qua toàn cửa sổ Word, mẫu hay hình ảnh gán cho văn nhìn thấy Chế độ Print Layout Vào menu View/Print Layout Chế độ hiển thị chi tiết, hiển thị văn đồ họa cách xác chúng xuất trang in, tất lề, tiêu đề đầu cuối trang Tất lệnh hiệu chỉnh định dạng có hiệu lực, Word chạy chậm so với chế độ hiển thị Normal, việc cuộn hình khơng thật trơi chảy Chế độ Outline Vào menu View/Outline Chế độ hiển thị tổng quan, cấu trúc văn Cho phép bạn xem nhiều mức chi tiết xếp lại văn cách nhanh chóng Chế độ Print Preview Vào menu File/Print Preview chọn nút lệnh công cụ chuẩn Hiển thị hình ảnh (hoặc nhiều hơn) toàn trang in cho phép bạn điều chỉnh cấu tạo trang Phóng to/thu nhỏ hình (Zoom Control) 10 * Hộp [Criteria range] yêu cầu nhập vào vùng điều kiện để điều khiển trình lọc Vùng điều kiện tương tự vùng điều kiện đối số hàm database * Nếu mục Copy to another location đánh dấu, hộp [Copy to] có hiệu lực để ta nhập vào tham chiếu đến vùng bảng tính chứa liệu sau lọc * Đánh dấu vào hộp kiểm tra [ ] Unique records only để điều khiển việc lọc tác động lên record hay mẫu tin đơn nhất, không trùng Trong trường hợp hộp để trống kết lọc phép chứa record có liệu trùng 3.4.3 Thống kê theo nhóm ([DATA]\SUBTOTALS) * Lý thuyết liên quan Trong danh sách, ta thống kê số liệu cột dựa giá trị loại (cùng chủ đề) cột liệu làm khóa thống kê Ví dụ, danh sách giáo viên cần thống kê tổng lương, tổng thưởng theo nhóm giáo viên; danh sách bán hàng cần thống kê lượng hàng bán mặt hàng Để thực yêu cầu này, Excel cung cấp cơng cụ mạnh, chức SubTotal menu DATA Do phải thống kê theo chủ đề, nên trước sử dụng chức danh sách cần phải thứ tự theo chủ đề Ví dụ với danh sách BẢNG THANH TỐN TIỀN CƠNG: (đã thứ tự theo CVIEC) STT MSO YB YA YA XB XA XA XA ZA CVIEC Bảo trì Bảo trì Bảo trì Sửa chữa Sửa chữa Sửa chữa Sửa chữa Thay D-MUC TIENTH-HIEN CONG 910000 300000 200000 THUONG 91000 20000 TONG GCHU 1001000 X 300000 220000 X 800000 80000 880000 720000 720000 5 600000 60000 660000 360000 105000 36000 396000 105000 68 X X ZB Thay 800000 0 800000 * Trình tự thực Bước 1: Sắp thứ tự danh sách theo cột CVIEC (kết thể hình trên) Bước 2: Chọn chức [DATA]\SUBTOTALS - Ở mục [At each change in:] ta chọn giá trị cột dùng làm chủ đề thống kê - Ở mục [Use function:] ta chọn loại hàm thực chức thống kê - Ở mục [Add subtotal to:] ta đánh dấu vào cột thực thống kê - Trong hộp kiểm tra ta đánh dấu vào chức phù hợp - Trong ví dụ này, ta chọn hàm SUM làm hàm thống kê, cột cần thống kê THUE TONG, chủ đề TEN; cho phép thay subtotal tạo trước giá trị thống kê đặt bên liệu Chọn [OK] ta có kết sau: 69 Bên nhóm hàng nhãn Excel tự động tạo ra, ta sửa đổi tùy ý Chú ý bên trái có xuất dấu hiệu đặc biệt - khả tự động lập nhóm (outline) Excel Để mở rộng thu hẹp nhóm, ta click vào dấu [+], [-] chọn mức 1, 2, phía chúng Giả sử ta cần số liệu tổng quát doanh số bán mặt hàng số liệu tổng toàn bộ, ta chọn số 2, danh sách thu hẹp lại hàng (3 hàng Total hàng Grand Total) Sau thống kê, ta điều chỉnh xóa bỏ cách chọn lại chức chọn phương pháp phù hợp (ví dụ: chọn [Remove All] để xóa subtotal) * c Thực hành 3.4.4 Sử dụng [Data]Forms Danh sách liệu tổ chức theo hàng cột, bình thường ta làm việc với toàn danh sách Trong trường hợp cần làm việc với hàng (record) ta gặp khó khăn danh sách có nhiều trường Excel cung cấp dạng thức đặc biệt - Data Forms, chuyên dùng để nhập xem thông tin theo hàng, trường (nhãn cột) bố trí theo chiều dọc Trước dùng chức Data Forms, liệu bạn cần tổ chức theo kiểu danh sách với hàng chứa nhãn mà Excel sử dụng làm tên trường (field) forms Tối đa Excel hiển thị đồng thời 32 trường 70 Các chức dùng Forms gồm: a [New] thêm record vào cuối danh sách (chèn thêm hàng) b [Delete] xóa record c [Restore] phục hồi nội dung bị sửa đổi d [Find] tìm kiếm e [Criteria] lập điều kiện Đối với trường công thức, Excel hiển thị không cho phép thay đổi Khi thêm record vào cuối danh sách, Excel tự động chép công thức trường record phía vào trường này; trường chứa liệu nhập bình thường Dùng phím Tab Shift-Tab để di chuyển trường Để tìm kiếm thơng tin theo tiêu chuẩn đó, trước hết ta dùng nút Criteria để nhập điều kiện vào trường, sau sử dụng nút tìm trước (Find Prev) (Find Next) để di chuyển đến vị trí mong muốn Điều kiện tìm kiếm đơn giản điều kiện chức Filter, biểu thức trường chứa giá trị để so sánh, ta nhập giá trị với tốn tử so sánh vào để tạo biểu thức tìm 3.4.5 Phân tích bảng liệu [Data]Pivot Table * Lý thuyết liên quan Pivot Table chức mạnh Excel, cho phép người sử dụng phân tích với số lượng lớn liệu cách nhanh chóng Ta xoay hàng cột để xem phân tích khác nguồn liệu, lọc liệu cách hiển thị trang xem chi tiết vùng cần thiết Ta tạo bảng phân tích từ danh sách liệu Excel từ nguồn liệu bên Excel Ta minh họa chức bảng liệu làm ví dụ sau: STT NBAN 05/06/99 07/06/99 09/06/99 05/06/99 TEN BAP BIA BOT GAO SLUONG 324 454 656 431 71 TGIA THUE 1134000 11340 6810000 68100 3280000 32800 1293000 25860 TONG 1145340 6878100 3312800 1318860 07/06/99 KEO 455 4550000 91000 4641000 05/06/99 BAP 564 1974000 19740 1993740 07/06/99 BIA 657 9855000 98550 9953550 09/06/99 BOT 432 2160000 21600 2181600 05/06/99 KEO 544 5440000 108800 5548800 10 09/06/99 GAO 767 2301000 46020 2347020 * Trình tự thực Bước 1: Khai báo nguồn liệu Sau thực lệnh Pivot Table ta khai báo nguồn liệu sử dụng để phân tích, có nhiều tùy chọn thường ta chọn mục đầu: () Microsoft Excel list or database Sau nhấn Next để sang bước Bước 2: Chỉ định bảng liệu Nếu trước chưa chọn bảng sau xuất hộp thoại, dùng mouse chọn danh sách liệu cần phân tích Nhấn [Next] để sang bước Wizard Bước 3: Chọn vị trí cho trường cần phân tích Bước định kiểu phân tích tiến hành bảng liệu Tùy theo ý đồ, ta thiết lập vị trí thích hợp cho trường, bao gồm vị trí: [PAGE] liệu đặt thường loại có phân nhóm, danh sách liệu làm ví dụ ta chọn trường TEN để đưa vào Khi phân tích ta chọn All để xem tồn chọn nhóm để xem [COLUMN] [ROW] chọn trường cung cấp thông tin tùy ý bố trí theo cột (column) hay hàng (row) 72 [DATA] vùng bảng, số liệu cần quan tâm hiển thị tính tốn tự động theo tùy chọn (bao gồm tính tổng sum, min, max, average ) tương tự chức subtotal Sau hoàn tất chọn Next để chuyển sang bước Bước 4: Chọn vị trí đặt bảng phân tích Ở bước có tùy chọn, ta lưu bảng phân tích worksheet mới, đặt chung với danh sách liệu Nếu chọn mục 2: Existing worksheet, ta cần nhập vào vị trí lưu (tương tự chức Copy to lọc nâng cao) Đến ta chọn [Finish] để hồn tất việc tạo bảng phân tích chọn [Options ] để bổ sung tùy chọn trước kết thúc Với danh sách liệu trên, ta tạo bảng phân tích sau: 73  Các tùy chọn bảng phân tích: Thêm mục tóm tắt liệu (sử dụng hàm subtotal: sum, min, max, average ) cuối cột cuối hàng liệu tự động tạo dạng bảng  Điều chỉnh bảng phân tích - Sau tạo xong, ta điều chỉnh, định lại dạng bảng phân tích thao tác như: thiết lập lại tùy chọn trên; bổ sung, điều chỉnh vị trí mục, xóa mục khơng cần thiết - Nhấn D-click vào tên trường làm xuất hộp thay đổi thuộc tính nó, thay đổi vị trí trường c Thực hành Bài Bộ trình diễn văn phịng (PowerPoint) Mã bài: MĐ09-B03 Giới thiệu: Trong nghiên cứu tổng quan PowerPoint, cách sử dụng phần mềm quản lý Microsoft PowerPoint nào? Tạo slide, thiết lập hiệu ứng sao? Mục tiêu: - Hiểu Powerpoint phần mềm dùng để trình diễn; - Mơ tả thao tác trình đơn - Thực thao tác an tồn với máy tính 74 Nội dung chính: Tổng quan Microsoft PowerPoint MS Powerpoint: Là chương trình ứng dụng phần mềm MS Office hãng Microsoft Dùng để thiết kế trình chiếu thơng tin Đây phần mềm phổ biến phát triển cho hệ điều hành Microsoft Windows Mac Được sử dụng rộng rãi giới doanh nhân, nhà giáo dục đào tạo… coi dạng phổ biến cơng nghệ trình diễn Theo nhà sản xuất, có khoảng 30 triệu trình diễn tạo ngày Presentation (trình diễn): sản phẩm tạo từ MS Powerpoint Trong Presentation bao gồm Slide máy chiếu slide, chúng xếp theo trình tự định Slile chứa đựng thơng tin trình diễn Bản thân slide chứa nhiều thơng tin khác chữ (text), hình ảnh (image), tranh vẽ (picture), âm (sound), hoạt hình (animation), phim (movie),… Trong q trình trình diễn thơng tin, slide xuất cách tự động hay tuân theo điều khiển người dùng Với khả chứa đựng nhiều dạng thông tin slide, với hiệu ứng Animation kết hợp với sinh động chuyển đổi slide ( slide Transition), phần mềm thực mạnh hữu ích việc thay đổi phong cách giảng dạy giáo viên nhằm nâng cao chất lượng dạy học Có thể nói, q trình dạy học, mặt khả trình diễn thơng tin, MS Powerpoint tất cần Đây thay tốt cho có trước Tuy nhiên khơng phải có MS Powerpoint có tất Như phương tiện khác MS Powerpoint công cụ Mọi nguồn thơng tin ( hình ảnh, âm thanh, chữ viết, ) lấy đâu? Cách xếp chúng theo trình tự nào? kịch sao? Lời thuyết minh cho thơng tin hồn tồn phụ thuộc vào người Ở nảy sinh vấn đề làm để có Presentation với chất lượng cao? Thiết kế với PowerPoint 2.1 Giao diện PowerPoint 75 Có nhiều phiên office khác nhau, phần mềm PP giới thiệu sau thuộc office XP Giống nhiều ứng dụng khác chạy hệ điều hành windows, cửa sổ làm việc PP có thành phần hình sau Trong đó, thành phần là: - Thanh thực đơn ( Menu Bar ) Với thực đơn này, người dùng thực hầu hết thao tác, chức chương trình PP Dưới đay ý nghĩa cụ thể số thực đơn: Tên Menu File Edit View Insert Format Tools Chức Thực thao tác, chức liên quan tới tài liệu (file) PP tạo tạo (New), mở ( Open), lưu (Save, Save as), xem trước in (Print Preview), in (Print) tài liệu Thực thao tác, chức cho việc soạn thảo nội dung tài liệu di chuyển (Cut & Paste), chép (Copy & Paste), tìm kiếm (Find), thay (Replace) đối tượng Thực chức thay đổi giao diện chương trình hình thức hiển thị (Normal, Slide Sorter, Slide Show, Note page), ẩn công cụ (Toolbar), thước (Ruler), lưới (Grid),… Thêm Slide vào trình diễn chèn đối tượng vào Slide hộp văn ( Text box), hình ảnh ( Picture), âm ( Sound), phim (Movie), biểu đồ (Chart), bảng biểu ( Table), đối tượng nhúng ( Object)… Thực thao tác định dang Slide đối tượng kiểu chữ (Font), lề (Alignment), mầu ( Background), mẫu thiết kế ( Slide Design), định dạng khung ( Slide Layout) Thực tính nâng cao kiểm tra ngữ pháp ( Spelling), tiện ích Macro, đặt cấu hình cho chương trình 76 ( Options), tuỳ chỉnh ( Customize)… Thực tính liên quan tới ttrình diễn thiết lập Slide thơng số trình diễn (Set up Show), hoạt hình đối tượng Show kkhi trình diễn (Animation Schemes, Customize Animation), đặt chế độ chuyển đổi slide ( Slide transition)… Windows Quản lí, xếp tài liệu mở Help Thực tính trợ giúp - Thanh công cụ ( Toolbar): PP cung cấp nhiều cơng cụ ( có nhiều nút lệnh thanh), nhấp chuột vào thực chức tương ứng (hầu hết chức thực qua nút lệnh thực thơng qua hệ thống Menu) Ví dụ, nhấp chuột vào nút lệnh có biểu tượng đĩa mềm cơng cụ chuẩn Standard) lưu tài liệu thời ( thao tác tương đương qua hệ thống Menu là: Fide => Save) Dưới vài công cụ thường dùng: - Thanh công cụ chuẩn (Standard bar): Dùng để thực số chưc chuẩn tạo tài liệu mới, mở tài liệu có, lưu tài liệu, cắt dán đối tượng, tạo bảng… - Thanh công cụ định dạng ( Fomating bar): dùng để thực thao tác định dạng cho đối tượng tài liệu chọn phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, canh lề chữ… - Thanh công dụ vẽ (Drawing bar): dùng để vẽ xử lí trực tiếp đối tượng lên slide vẽ đường thẳng, mũi tên, hình ( hình trịn, hình chữ nhật), hình dựng sẵn (Auto Shapes), tạo chữ nghệ thuật… - Thanh trạng thái (Status bar): nơi cung cấp cho người dùng thông tin trạng thái tài liệu số Slide, slide thời, ngôn ngữ,… - Thay đổi thực đơn cơng cụ: Có thể thêm, bớt, ẩn, chức thực đơn công cụ theo cách sau: 77 Chọn Tools => Cusomize Chọn View => Toolbars Nhắp chuột phải vào thực đơn công cụ 2.2 Một số thao tác với Presentation 2.2.1 Khởi động PP Sử dụng cách sau để khởi động chương trình PP: Start=> Programs=> microssoft PowerPoint Sử dụng Windows Explore mở file Powerpnt Exe Mở trực tiếp từ file trình diễn(*.ppt) 2.2.2 Tạo mới, mở Presentation Khi PP khởi động chọn File=> New, cửa sổ Task pane bên phải cửa sổ Có thể bắt đầu cơng việc với lựa chọn đây: Thực lưu Presentation cách sau: Chọn File=> Save Chọn nút lệnh save ( có hình đĩa mềm) cơng cụ Với file lưu, muốn sang file có nội dung với tên khác chọn File=> Save As 2.2.3 Thoát khỏi PP Chọn File=> Exit 2.2.4 Thêm Slide Chọn Insert=> New slide: slide thêm vào đồng thời cửa sôr Slide Layout cho phép thay đổi layout slide Chọn Insert=> Duplicate slide: tạo slide có nội dung, định dạng giống hệt với slide ( sử dụng chức kkhi slide cần thêm vào có nội dung hay định dạng gần giống với slide thời) 2.5 Thay đổi vị trí slide presentation Chọn tab Outline hay Slide cửa sổ bên trái (trong chế độ View=> Normal) chuyển chế độ xếp (View=> Slide Sorter), nhắp giữ chuột trái vào slide cần thay đổi vị trí, xuất đường kẻ mờ (thể vị trí slide), di chuột chuyển đường kẻ tới vị trí nhả chuột 2.2.6 Xoá Slide Xoá slide tại: Chọn Edit=> Delete Slide Xố slide bất kì: Chọn slide cần xoá tab Outline hay Slides chế độ xếp nhấn phím Delete bàn phím 2.2.7 Chèn đối tượng vào slide: Một mạnh PP chứa đựng nhièu dạng thơng tin khác chữ viết (Text), hình ảnh (Picture), hoạt hình (Animation), âm (Sound), phim (Movie), siêu liên kết (hyper link)…Dưới cách chèn số đối tượng vào slide presentation: - Chèn hộp văn bản: Chữ viết slide tồn dạng hộp văn bản, slide chèn hay nhiều hộp văn vị trí khác Để chèn hộp văn vào slide chọn lệnh Insert=> Text box - Chèn ảnh: Thông thường, hình ảnh máy tính tồn dạng tệp, thường phần mở rộng *.bmp, *.gif, *.jpg, *.png…Vậy muốn chèn ảnh vào 78 slide, trước hết phải tạo ảnh (bằng cách chụp hình, vẽ scan, chụp hình máy kỹ thuật số, sử dụng phần mềm đồ hoạ vẽ trực tiếp máy tính…) Chọn lệnh: Insert=> picture=> From file… - Chèn âm thanh, phim: Các thao tác chèn âm chèn phim thực tương tự nhưchèn ảnh Chọn Insert=> Movies and Sounds=> Movies from file…(nếu muốn chèn phim) Sounds from file…(nếu muốn chèn âm thanh) - Chèn đồ thị: Chọn Insert=>Chart, vùng đồ thị chèn vào slide kèm theo bảng liệu (Datasheet) tương ứng với đồ thị Sửa chữa tiêu đề, nội dung bảng liệu cho đồ thị cần chèn vào - Chèn siêu liên kết: Siêu liên kết (Hyperlink) đối tượng slide nhắp chuột vào chuyển tới địa (slide khác presentation đó, slide presentation khác…) Hyperlink thường dùng để nơi chứa thông tin bổ xung, nội dung chi tiết cho vấn đề trình chiếu Ví dụ từ tiêu đề học, chuyển tới nội dung tương ứng slide khác 2.3 Định dạng đối tượng Với tất đối tượng chèn vào slide định dạng lại cho đẹp phù hợp với trình diễn chọn font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ (đối với text box), chọn màu nền, chọn đường bao, chọn kích cỡ, chọn chức liên kết…Để định dạng đối tượng, thực sau: Chọn đối tượng cần định dạng Chọn Format=> [tên đối tượng] (tên đối tượng đựoc hiển thị tương ứng với đối tượng chọn) kích chuột phải, chọn Format [Tên đối tượng] popup menu Thực thay đổi định dạng hộp hội thoại 79 Thiết kế hiệu ứng Các đối tượng slide xuất lúc, lần lượt, theo hình thức biểu diễn sinh động Để làm điều này, ta sử dụng tính Animation (hoạt hình) đối tượng Các bước để hoạt hình đối tượng sau: Chọn đối tượng cần hoạt hình Chọn Slide Show=> Animation Schemes (để chọn hoạt hình thơng dụng) Slide Show=> Custom Animation (để thực hoạt hình phong phú hơn) Chọn Schemes Animation hay thao tác với cửa sổ Custom Animation Mục đích Chuyển tới slide Quay lại slide trước Đến slide Cách thức thực + Nhấn chuột trái + Nhấn phím: Space bar, N, mũi tên phải, mũi tên xuống, Page Down, Enter Nhấn phím: Backspace, P, mũi tên trái, mũi tên lên, Page Up Gõ số thứ tự slide nhấn Enter Bật/Tắt chế độ bơi đen hình Nhấn phím B phím “ ” Bật/Tắt chế độ xố trắng hình Nhấn phím W phím “ ,” Hiện/Ẩn mũi tên góc trái hình Nhấn phím A phím “ = ” Dừng/Tiếp tục trình diễn Nhấn phím S phím “ + ” Xố nét vẽ hình Nhấn phím E 80 Kích hoạt bút đánh dấu Nhấn phím Ctrl + P Ẩn trỏ chuột mũi tên Nhấn phím Ctrl + H Ẩn, trỏ chuột Nhấn phím Ctrl+U Kết thúc trình diễn Nhấn phím Esc, Ctrl+Break, - Lưu đóng gói File Lần lưu file, chọn lệnh Save, hộp Save as hiển thị Trong hộp thoại Save as bạn đặt tên cho trình bày chọn thư mục để lưu giữ Sau đặt tên cho bạn nháy nút Save công cụ chuẩn hay chọn Save bảng File Phiên ghi đè lên phiên gốc Nếu muốn lưu giữ tệp tin gốc phiên bạn chọn Save as bảng file để lưu trữ với tên khác Các bước thực B1 Nháy nút Save công cụ chuẩn PowerPoint hiển thị hộp thoại Save as, hình minh họa sau Sau gõ tên trình bày ô File name B2 Trong hộp thoại File name, gõ tên B3 Nháy nút Save In, chọn ổ đĩa chọn thư mục cần lưu B4 Nháy nút Save hay nhấn phím Enter để lưu 81 HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN MÔ ĐUN Phạm vi áp dụng chương trình mơ đun: Chương trình mơ đun sử dụng để giảng dạy cho trình độ cao đẳng nghề Lập trình máy tính Hướng dẫn số điểm phương pháp giảng dạy mơ đun đào tạo: - Giải thích câu lệnh - Trình bày đầy đủ lệnh nội dung học - Cho sinh viên thực câu lệnh máy tính đặt câu hỏi để sinh viên trả lời - Phân nhóm cho sinh viên thực tính tốn máy tính - Sinh viên trao đổi với nhau, thực thực hành trình bày theo nhóm - Thực tập thực hành giao Những trọng tâm chương trình cần ý: - Giáo viên trước giảng dạy cần phải vào nội dung học - Chuẩn bị đầy đủ điều kiện thực học để đảm bảo chất lượng giảng dạy TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nhóm biên dịch tri thức thời đại Tin học văn phịng, 2010 [2] TS Thạc Đình Cường, Tin học văn phòng ,NXB Giáo dục, 2013 [3] Nguyễn Đình Tuệ, Hồng Đức Hải Giáo trình lý thuyết thực hành Tin học văn phòng, Nhà xuất lao động xã hội , 2013 82 ... trí sau mơn học chung dạy song song mơn học kỹ thuật sở Tính chất: Là mơ đun chun mơn nghề lập trình máy tính Ý nghĩa vai trị: Đây mơn học sở ngành ngành liên quan đến công nghệ thông tin, cung... Xn Luận MỤC LỤC Ý nghĩa vai trò: Đây môn học sở ngành ngành liên quan đến công nghệ thông tin, cung cấp cho sinh viên kiến thức ứng dụng tin học văn phòng Bài Làm việc với Microsoft... dụng tin học văn phòng II Mục tiêu mơ đun - Sử dụng thành thạo tính Microsoft Word; - Sử dụng thành thạo tính Microsoft Excel; - Sử dụng thành thạo phần mềm trình diễn (Microsoft PowerPoint trình