Giáo trình mô đun Tin học văn phòng (Nghề Công nghệ thông tin Trình độ trung cấp)

BM/QT10/P.ĐTSV/04/04 Ban hành lần: UBND TỈNH BÀ RỊA – VŨNG TÀU TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: TIN HỌC VĂN PHỊNG NGHỀ: CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số: ……/QĐ-CĐKTCN, ngày … tháng … năm 20…… Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kỹ thuật Công nghệ BR-VT) BÀ RỊA – VŨNG TÀU TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Nhằm đáp ứng nhu cầu học tập nghiên cứu cho giảng viên sinh viên nghề Công nghệ Thông tin trường Cao đẳng Kỹ thuật Công nghệ Bà Rịa – Vũng Tàu, thực biên soạn tài liệu Tin học nâng cao Tài liệu biên soạn thuộc loại giáo trình phục vụ giảng dạy học tập, lưu hành nội Nhà trường nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Giáo trình Tin học văn phịng xây dựng biên soạn sở chương trình khung đào tạo nghề Cơng nghệ thơng tin trình độ Trung cấp nghề Trường Cao đẳng Kỹ thuật Cơng nghệ phê duyệt Giáo trình Tin học văn phịng biên soạn để bổ sung thêm vào môn Tin học kiến thức nâng cao để người học hệ trung cấp đạt Chuẩn kỹ sử dụng công nghệ thông tin theo quy định Bộ Thơng tin Truyền thơng Nội dung giáo trình gồm bài: Bài 1: Sử dụng Control Panel Bài Xử lý văn Bài Sử dụng số hàm toán học chuỗi Bài Sử dụng hàm logic (AND, OR) điều kiện (IF) Bài Sử dụng hàm tìm kiếm (Vlookup, Hlookup) Bài Sử dụng hàm thống kê có điều kiện (COUNTIF, SUMIF) biểu đồ Giáo trình biên soạn dựa số tài liệu tham khảo cập nhật, có giá trị với mục tiêu cung cấp số nội dung chuyên sâu Microsoft Word Excel cho người học Tuy nhiên, nội dung trình bày chưa đầy đủ khơng tránh khỏi thiếu sót Tơi mong nhận ý kiến đóng góp, bổ sung để giáo trình ngày hồn thiện Tơi chân thành cảm ơn đồng nghiệp khoa Công nghệ thông tin có ý kiến đóng góp giá trị cho nội dung giáo trình tác giả biên soạn, chia sẻ tài liệu bổ ích Bà Rịa – Vũng Tàu, ngày tháng Biên soạn Trần Lệ Thủy năm MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU BÀI 1: SỬ DỤNG CONTROL PANEL Region and Language Devices and Printers 12 Programs and Features 17 3.1 Cài đặt chương trình 17 3.2 Gỡ bỏ phần mềm 17 User Accounts 19 CÂU HỎI, BÀI TẬP: 25 BÀI 2: XỬ LÝ VĂN BẢN .26 Tham chiếu (Reference) 26 1.1 Tham chiếu danh mục trích dẫn tài liệu tham khảo 26 1.2 Chú thích chân trang (footnote), cuối (endnote) .31 Thêm, bỏ ngắt trang 34 2.1 Thêm ngắt trang 34 2.2 Bỏ ngắt trang 35 Phân phối văn .36 Lưu văn kiểu tập tin khác (.rtf, pdf, txt) 36 3.2 Đặt mật để kiểm soát truy nhập tập tin văn 36 3.3 Ngăn chặn chỉnh sửa định dạng liệu: .37 3.4 Đính kèm văn theo thư điện tử 39 Soạn xử lý văn hành mẫu .40 4.1 Soạn thông báo 40 4.2 Soạn thư mời 43 CÂU HỎI, BÀI TẬP: 45 BÀI 3: SỬ DỤNG MỘT SỐ HÀM CƠ BẢN TOÁN HỌC VÀ CHUỖI 47 Các hàm toán học (INT, MOD, RANK) 47 1.1 Hàm INT(): 47 1.2 Hàm MOD(): 47 1.3 Hàm RANK(): 48 Các hàm chuỗi (LEFT, RIGHT, MID, LEN, UPPER, PROPER, LOWER, VALUE) 48 2.1 Hàm LEFT(): 48 2.2 Hàm RIGHT(): 48 2.3 Hàm MID(): 49 2.4 Hàm LEN(): 49 2.5 Hàm UPPER(): 49 2.6 Hàm PROPER(): 50 2.7 Hàm LOWER(): 50 2.8 Hàm VALUE() 50 CÂU HỎI – BÀI TẬP: 51 BÀI SỬ DỤNG HÀM LOGIC (AND, OR) VÀ ĐIỀU KIỆN (IF) .51 Hàm AND(): 52 Hàm OR(): 52 Hàm điều kiện IF ( nhiều điều kiện) 53 CÂU HỎI, BÀI TẬP: 54 BÀI SỬ DỤNG HÀM TÌM KIẾM (VLOOKUP, HLOOKUP) 56 Hàm VLOOKUP(): 56 Hàm HLOOKUP(): 58 CÂU HỎI, BÀI TẬP: 60 BÀI SỬ DỤNG HÀM THỐNG KÊ CÓ ĐIỀU KIỆN 62 (COUNTIF, SUMIF) VÀ BIỂU ĐỒ 62 Hàm COUNTIF(): .62 Hàm SUMIF(): 63 Biểu đồ 63 3.1 Tạo biểu đồ 63 3.2 Chỉnh sửa, cắt dán, di chuyển, xóa biểu đồ 65 CÂU HỎI, BÀI TẬP: 66 Tài liệu tham khảo: 67 GIÁO TRÌNH Mơn học/Mơ đun Tên mơ đun: TIN HỌC VĂN PHỊNG Mã mơ đun: MĐ10 Vị trí, tính chất mơ đun, ý nghĩa vai trị mơ đun: - Vị trí: mơ đun học sau mơ đun Tin học trước mô đun chuyên môn khác - Tính chất: Là mơ đun bổ trợ kiến thức chuyên sâu phần mềm Word Excel chương trình đào tạo trung cấp nghề Cơng nghệ thơng tin - Ý nghĩa vai trị mơn học/mơ đun: Môn học giúp bổ sung kiến thức nâng cao để người học hệ trung cấp đạt Chuẩn kỹ sử dụng công nghệ thông tin theo quy định Bộ Thông tin Truyền thông Mục tiêu mô đun: Sau học xong mô đun này, học sinh – sinh viên có lực: - Về kiến thức: + Trình bày cơng dụng việc thiết lập chế độ điều khiển máy tính như: bảo vệ máy tính, cài đặt hay gỡ bỏ phần mềm, điều chỉnh định dạng ngày + Trình bày công dụng việc thiết lập Reference việc thêm bỏ ngắt trang, word + Trình bày công dụng việc thiết lập mật cho văn bản, lưu văn mạng, đính kèm văn theo thư điện tử + Trình bày cơng dụng, cú pháp hàm với nhiều dạng điều kiện khác Excel - Về Kỹ năng: + Thiết lập chế độ bảo vệ máy tính: tạo user password + Thiết lập định dạng ngày giờ, tiền tệ + Cài đặt, gỡ bỏ sử dụng số phần mềm tiện ích thông dụng + Tạo tham chiếu (reference) Thêm, sửa, xóa thích chân trang (footnote), thích cuối (endnote) + Lưu văn kiểu tập tin khác (.rtf, pdf, txt) + Đặt mật để kiểm soát truy nhập tập tin văn + Đính kèm văn theo thư điện tử + Lưu văn mạng (ghi vào ổ mạng, thư mục trực tuyến) + Soạn xử lý văn hành mẫu + Vận dụng hàm xử lý chuỗi, hàm logic (IF,AND,OR), hàm tìm kiếm (VLOOKUP,HLOOKUP), kết hợp nhiều hàm ( hàm lồng hàm ) với nhiều điều kiện tạo biểu đồ Excel vào tập cụ thể khác - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Nhận thức tầm quan trọng thực quy định pháp luật, có trách nhiệm việc sử dụng máy tính cơng nghệ thơng tin đời sống, học tập nghề nghiệp; + Có ý chủ động, độc lập công việc, tự học để cập nhật kiến thức, nâng cao trình độ chun mơn + Có khả vận dụng kiến thức học tự học để đáp ứng yêu cầu nghề nghiệp phát triển công nghệ thông tin xã hội + Có tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, tác phong công nghiệp, nhiệt tình, tự tin, chịu khó để làm việc độc lập, tinh thần hợp tác, khả phối hợp để tham gia làm việc theo nhóm học tập, lao động hoạt động khác BÀI 1: SỬ DỤNG CONTROL PANEL Mã bài: 10.1 Giới thiệu: Bài giới thiệu công dụng cách thiết lập chế độ điều khiển máy tính như: bảo vệ máy tính, cài đặt hay gỡ bỏ phần mềm, điều chỉnh định dạng ngày giờ, tạo user password Mục tiêu: - Trình bày cơng dụng việc thiết lập chế độ điều khiển máy tính như: bảo vệ máy tính, cài đặt hay gỡ bỏ phần mềm, điều chỉnh định dạng ngày - Thiết lập chế độ bảo vệ máy tính: tạo user password - Thiết lập định dạng ngày giờ, tiền tệ - Cài đặt, gỡ bỏ sử dụng số phần mềm tiện ích thơng dụng - Nghiêm túc, tự giác học tập - Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo - Bảo đảm an tồn vệ sinh cho người thiết bị phòng máy Nội dung: Region and Language Trong bảng điều khiển Control Panel, Regional and Language Option (biểu tượng hình địa cầu )cho phép lựa chọn quy định khu vực ( định dạng ngày, tháng, tiền tệ, …) ngôn ngữ hiển thị Đối với số phần mềm ứng dụng, số file excel định dạng theo chuẩn format ngày kiểm tiền tệ Việt Nam phải điều chỉnh lại hệ thống cho phù hợp với việc định dạng + Đối với Windows 7, 8.1: Để điều chỉnh lại định dạng số, ngày, tiền tệ: Bước 1: Start  Control Panel  Region and Laguage (đối với Windows 8.1 chọn Region) Trong tab Formats, nhấn vào nút Additional settings… Hình 1.1 Hộp thoại Customize Format Bước 2: - Để chuyển đổi định dạng ngày, chọn tab Date  ô Short date nhập dd/mm/yyyy ( muốn chuyển thành ngày/tháng/năm), nhập mm/dd/yyyy (nếu muốn chuyển thành dạng tháng/ngày/năm) Hình 1.2 Chuyển đổi định dạng ngày/tháng/năm - Để chuyển đổi định dạng giờ, chọn tab Time  ô Short time nhập hh:mm:ss ( định dạng giờ:phút:giây) Hình 1.3 Chuyển đổi định dạng giờ:phút:giây - Để chuyển đổi đơn vị tiền tệ, chọn tab Currency Trong ô Currency Symbol thay biểu tượng $ thành VND ( chuyển đơn vị tiền tệ từ đô la sang đồng Việt Nam) Hình 1.4 Chuyển đổi định dạng tiền tệ - Để thay đổi định dạng số, chọn tab Numbers Đối với định dạng số theo mặc định kiểu US dấu phẩy (,) dùng để dánh dấu nhóm (group) số, cịn dấu chấm (.) dùng để đánh dấu phần lẻ Ví dụ số trăm nghìn biểu diển 100,000 số có phần lẻ biểu diễn 3.5 (đọc ba phảy năm) Để chuyển đổi thành dịnh dạng theo kiểu Việt Nam chuyển đổi sau: Trong ô Decimal symbol thay dấu chấm (.) thành dấu phẩy (,) Trong ô Digit grouping symbol thay dấu phẩy (,) thành dấu chấm (.) 10 Câu 1: =IF(AND(AVERAGE(D4:G4)>=5,MIN(D4:G4)>0)," Lên lớp","Ở lại lớp") Câu 2: =IF(AND(AVERAGE(D4:G4)>=8,MIN(D4:G4)>=5),300000,"") + VD2: =IF(LEFT(A4,1)="A","Máy tính",IF(LEFT(A4,1)="B","Điện tử",IF(LEFT(A4,1)="C","Cơ khí"," Hóa"))) =VALUE(MID(A4,2,1)) =IF(AND(LEFT(A4,1)="A",E4=1),17,IF(AND(LEFT(A4,1)="A",E4=2), 18,IF(AND(LEFT(A4,1)="B",E4=1),20,IF(AND(LEFT(A4,1)="B",E4=2 ),21,22)))) =IF(SUM(F4:H4)>=I4,"Đậu","Rớt") =IF(AND(LEFT(A4,1)="A",E4=1),I4+3,IF(AND(LEFT(A4,1)="A",E4= 2),I4+4,27)) =IF(SUM(F4:H4)>=K4,300000,"") 56 CÂU HỎI, BÀI TẬP: Cho bảng liệu sau: Hãy điền liệu vào cịn trống với điều kiện sau: Hình thức thuê: Nếu ký tự cuối Mã số “T” điền “Thực hành”, “I” điền “Internet”, “M” điền “ Check Mail” Giờ = Trả máy - Nhận máy Lưu ý: Chỉ lấy phần (Vd: Nhận máy lúc 9:00, trả máy lúc 10:30 > Giờ (Thời gian thuê) Phút = Trả máy - Nhận máy Lưu ý: Chỉ lấy phần phút.( Vd: Nhận máy lúc 9:00, trả máy lúc 10:30 > Phút (Thời gian thuê) 30) Tiền thuê: Nếu Hình thức thuê Check Mail có Thời gian th =Điểm chuẩn Kết Đậu, ngược lại Rớt Bài giải: =VLOOKUP(LEFT(A4,1),$A$15:$D$18,2,0) =VALUE(MID(A4,2,1)) =VLOOKUP(LEFT(A4,1),$A$15:$D$18,IF(E4=1,3,4)) =IF(SUM(F4:H4)>=I4,"Đậu","Rớt") Hàm HLOOKUP():  Cơng dụng: Hàm dị tìm theo hàng  Cú pháp: =HLOOKUP(lookup_value , table_array, row_index_num, range_lookup) Hay HLOOKUP ( Trị dò, bảng dò, dòng chứa kết quả, cách dị) 60 Trong đó: - Lookup_value(trị dị): số, text, hay địa ô chứa giá trị kiểu số, text hay biểu thức cho kết gái trị kiểu số, text - Table_array ( bảng dò): dùng địa hay tên vùng khối ô gồm phần: + Dịng đầu( dịng tính từ xuống – gọi dòng 1): chứa trị dùng để so sánh với trị dò Nếu range_lookup ( cách dò) =1, bảng dò phải xếp theo thứ tự tăng dần dòng ( từ trái sang phải dị tìm gần đúng, khơng tìm thấy xác trị dị, hàm dừng lại chứa trị gần trị dị nhỏ trị dò cho kết giá trị ô cột với ô mà hàm dừng lại, thuộc dòng chứa kết Nếu range_lookup ( cách dò) =0, bảng dị khơng cần xếp theo thứ tự tăng dần dòng ( từ trái sang phải dị tìm xác, khơng tìm thấy hàm trả thông báo #N/A (value not available) + Các dòng lại : chứa kết cần lấy - Row_index_num ( dòng chứa kết quả): số thứ tự dòng chứa kết cần lấy ra, tính theo thứ tự từ xuống với dịng đầu bảng dị tính VD: Thuế = Thành tiền * Tỉ lệ Biết rằng: Tỉ lệ: Dựa vào ký tự thứ 2, Mã hàng để lấy Tỉ lệ tương ứng BẢNG 61 =D5*HLOOKUP(VALUE(MID(A5,2,2)),$F$13:$H$14,2,1) VD2: Điền liệu vào cột Điểm xét học bổng sau: Dựa vào ký tự đầu Mã số tra Bảng =HLOOKUP(LEFT(A12,1),$G$5:$J$6,2,0) CÂU HỎI, BÀI TẬP: Cho bảng liệu sau: Hãy điền liệu vào cịn trống với điều kiện sau: Số ngày = (Ngày - Ngày đến) +1 62 Tiền ăn = số ngày ở* đơn giá phần ăn ( dựa vào Bảng Biểu giá phần ăn) Số tuần=Số ngày ở/7 ( lấy phần nguyên) Đơn giá tuần: Dựa vào ký tự đầu Mã số Bảng Đơn giá phòng theo tuần Số ngày lẻ: số ngày lẻ lại sau xác định Số tuần ( VD: Số ngày 30 ngày số tuần 4, số ngày lẻ 2) Đơn giá ngày=Đơn giá tuần/7 +Đơn giá tuần/7*10% Tiền phòng=Số tuần*Đơn giá tuần+Số ngày lẻ*Đơn giá ngày Tiền dịch vụ: Nếu phòng L3 sử dụng dịch vụ “Business Center” tiền dịch vụ 15% Tiền phòng, phòng L3 sử dụng dịch vụ “Food & Beverage” tiền dịch vụ 12% Tiền phòng, phòng L2 sử dụng dịch vụ “Car Rental” tiền dịch vụ 10% Tiền phòng, lại 8%Tiền phòng Giảm giá: Nếu phòng L1 sử dụng dịch vụ “Laundry” giảm giá 15% Tiền phịng, Nếu phịng L1 phịng loại “B” giảm giá 12% Tiền phịng, ngược lại khơng giảm 10.Tổng cộng=Tiền ăn+Tiền phòng+Tiền dịch vụ - Giảm giá 63 BÀI SỬ DỤNG HÀM THỐNG KÊ CÓ ĐIỀU KIỆN (COUNTIF, SUMIF) VÀ BIỂU ĐỒ Mã bài: 10.6 Giới thiệu: Sau sử dụng hàm để tính tốn liệu cần thiết bảng tính cần phải thống kê liệu hướng dẫn sử dụng hàm để thống kê theo yêu cầu người sử dụng vẽ biểu đồ thể so sánh số liệu sau tính tốn, tổng hợp tập cụ thể Mục tiêu: - Trình bày công dụng, cú pháp hàm Countif, Sumif Excel - Trình bày cơng dụng, cách tạo hiệu chỉnh biểu đồ - Vận dụng hàm vào tập cụ thể khác - Tạo hiệu chỉnh biểu đồ yêu cầu xác liệu - Nghiêm túc, tự giác, chịu khó tìm hiểu dạng tập khác thực tế - Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo - Bảo đảm an tồn vệ sinh cho người thiết bị phòng máy Nội dung: Hàm COUNTIF(): 64 + Công dụng: Đếm giá trị phạm vi ô thỏa điều kiện + Cú pháp: =COUNTIF(range, criteria) Trong đó: - range: phạm vi ô mà hàm xét xem có thỏa điều kiện criteria hay khơng - criteria: điều kiện xét, ghi dạng địa dấu nháy kép “” + Ví dụ: Đếm giá trị thỏa điều kiện >3 phạm vi C4:E4 Hàm SUMIF(): + Công dụng: Tính tổng có điều kiện + Cú pháp: =SUMIF(Range, Criteria, Sum - range) Trong đó: - Range: phạm vi mà hàm xét xem có thỏa điều kiện Criteria hay khơng để tính tổng - Criteria: điều kiện xét, ghi dạng địa ghi dấu nháy kép “” - Sum – range: phạm vi tương ứng với ô phạm vi range thỏa điều kiện criteria Hàm Sumif dò phạm vi range, gặp thỏa điều kiện criteria hàm tính tổng giá trị tương ứng phạm vi sum-range + Ví dụ: 65 Tính doanh số bán hàng Hương: =Sumif(A2:A6,”A3”,B2:B6) cho kết 2.550.000 Biểu đồ 3.1 Tạo biểu đồ  Các thành phần biểu đồ: Một đồ thị thơng thường gồm có: - Các đường biểu diễn: dùng để minh họa số liệu ( data series ) bảng tính.Nhiều đường biểu diễn đứng chung tạo thành data point - Các trục (Axis): + Trục hòanh (X): dùng để ghi nhãn + Trục tung (Y): trục thẳng đứng vng góv trục X, Excel tạo vào số liệu cao thấp phạm vi khai báo + Trục xiên (V): có đồ thị 3D - Tiêu đề đồ thị (Chart title): chuỗi ký tự giới thiệu nội dung đồ thị - Các tiêu đề trục (Axis label): giới thiệu nội dung trục X, đơn vị trục Y - Hộp thích ( Legent): ghi thích đường biểu diễn đồ thị - Các đường kẻ lưới ( Gridline): đường ngang, dọc kẻ vùng đồ thị giúp ta xác định dễ dàng giá trị đường biểu diễn  Tạo biểu đồ: + Bước 1: Xác định ( chọn ) khối liệu muốn dựng đồ thị ( gồm tiêu đề liệu) + Bước 2: Vào menu Insert, chọn lệnh Chart, - Chọn kiểu có khung Chart Type 66 Hình 6.1 Các loại biểu đồ 3.2 Chỉnh sửa, cắt dán, di chuyển, xóa biểu đồ Hiệu chỉnh đồ thị:  Thay đổi kiểu dáng đồ thị ( Chart type): + Bước 1: Nhắp nút phải chuột lên đồ thị, xuất menu, chọn lệnh ChangeChart type Hình 6.2 Hộp hội thoại Change Chart Type + Bước 2: Chọn lại kiểu đồ thị 67  Thay đổi nguồn liệu + Bước 1: Nhắp nút phải chuột lên đồ thị, xuất menu, chọn lệnh Select data + Bước 2: Khai báo lại địa vùng liệu nguồn khung Chart Data range  Thay đổi vị trí đồ thị: + Bước 1: Nhắp nút phải chuột lên đồ thị, xuất menu, chọn lệnh Move Chart + Bước 2: Chọn Sheet khung Object in  Thay đổi thành phần đồ thị: * Thêm / bớt hộp thích (Legent) Nhắp vào menu Layout/Legent chọn vị trí cho Legent xuất đồ thị danh sách đổ xuống sau * Thêm/bớt tiêu đề đồ thị, tiêu đề trục, định dạng thành phần đồ thị : - Muốn thêm/bớt tiêu đề vào đồ thị định dạng đồ thị chọn Layout chọn cơng cụ thực cơng cụ Hình 6.3 Thanh cơng cụ dùng để hiệu chỉnh đồ thị Xóa biểu đồ: Chọn biểu đồ cần xóa bấm Delete CÂU HỎI, BÀI TẬP: Cho bảng liệu sau: 68 Dựa vào số liệu tính tốn phần tập Bài 5, hãy: Lập bảng thống kê theo mẫu Cho biết có khách hàng có Tổng số tiền phải trả ( Tổng cộng) >=5.000.000đ Vẽ đồ thị hình Column thể Tổng cộng khách hàng Hiển thị liệu (Data label) lên vùng, cột 69 Tài liệu tham khảo: [1] http://ciffl.huaf.edu.vn/uploads/page/giao_trinh_cntt.pdf [2] https://sites.google.com/site/cnttcb/resources/educator-standards [3] https://blogchiasekienthuc.com/ 70 ... 67 GIÁO TRÌNH Mơn học/ Mơ đun Tên mơ đun: TIN HỌC VĂN PHỊNG Mã mơ đun: MĐ10 Vị trí, tính chất mơ đun, ý nghĩa vai trị mơ đun: - Vị trí: mơ đun học sau mô đun Tin học trước mô đun chun mơn... THIỆU Giáo trình Tin học văn phòng xây dựng biên soạn sở chương trình khung đào tạo nghề Cơng nghệ thơng tin trình độ Trung cấp nghề Trường Cao đẳng Kỹ thuật Cơng nghệ phê duyệt Giáo trình Tin học. .. người học hệ trung cấp đạt Chuẩn kỹ sử dụng công nghệ thông tin theo quy định Bộ Thông tin Truyền thông Mục tiêu mô đun: Sau học xong mô đun này, học sinh – sinh viên có lực: - Về kiến thức: + Trình