Giáo trình Tin học văn phòng được biên soạn để bổ sung thêm vào môn Tin học các kiến thức nâng cao để người học hệ trung cấp đạt được Chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông. Nội dung giáo trình gồm 6 bài: Bài 1: Sử dụng Control Panel; Bài 2: Xử lý văn bản; Bài 3: Sử dụng một số hàm cơ bản toán học và chuỗi; Bài 4: Sử dụng hàm logic (AND, OR) và điều kiện (IF); Bài 5: Sử dụng hàm tìm kiếm (Vlookup, Hlookup); Bài 6: Sử dụng hàm thống kê có điều kiện (COUNTIF, SUMIF) và biểu đồ.
UBND TỈNH BÀ RỊA – VŨNG TÀU TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT CƠNG NGHỆ GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: TIN HỌC VĂN PHỊNG NGHỀ: CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số: ……/QĐCĐKTCN, ngày … tháng … năm 20…… của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kỹ thuật Cơng nghệ BRVT) BÀ RỊA – VŨNG TÀU, NĂM 2020 TUN BỐ BẢN QUYỀN Nhằm đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứu cho giảng viên và sinh viên nghề Cơng nghệ Thơng tin trong trường Cao đẳng Kỹ thuật Cơng nghệ Bà Rịa – Vũng Tàu, chúng tơi đã thực hiện biên soạn tài liệu Tin học nâng cao Tài liệu được biên soạn thuộc loại giáo trình phục vụ giảng dạy và học tập, lưu hành nội bộ trong Nhà trường nên các nguồn thơng tin có thể được phép dùng ngun bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Giáo trình Tin học văn phịng được xây dựng và biên soạn trên cơ sở chương trình khung đào tạo nghề Cơng nghệ thơng tin trình độ Trung cấp nghề đã được Trường Cao đẳng Kỹ thuật Cơng nghệ phê duyệt Giáo trình Tin học văn phịng được biên soạn để bổ sung thêm vào mơn Tin học các kiến thức nâng cao để người học hệ trung cấp đạt được Chuẩn kỹ năng sử dụng cơng nghệ thơng tin cơ bản theo quy định của Bộ Thơng tin và Truyền thơng Nội dung giáo trình gồm 6 bài: Bài 1: Sử dụng Control Panel Bài 2. Xử lý văn bản Bài 3. Sử dụng một số hàm cơ bản tốn học và chuỗi Bài 4. Sử dụng hàm logic (AND, OR) và điều kiện (IF) Bài 5. Sử dụng hàm tìm kiếm (Vlookup, Hlookup) Bài 6. Sử dụng hàm thống kê có điều kiện (COUNTIF, SUMIF) và biểu đồ Giáo trình được biên soạn dựa trên một số tài liệu tham khảo cập nhật, có giá trị với mục tiêu cung cấp một số nội dung chun sâu về Microsoft Word và Excel cho người học. Tuy nhiên, nội dung trình bày vẫn chưa được đầy đủ và khơng tránh khỏi thiếu sót. Tơi rất mong nhận được các ý kiến đóng góp, bổ sung để giáo trình ngày càng hồn thiện hơn Tơi chân thành cảm ơn các đồng nghiệp trong khoa Cơng nghệ thơng tin đã có những ý kiến đóng góp giá trị cho nội dung giáo trình và các tác giả đã biên soạn, chia sẻ các tài liệu bổ ích Bà Rịa – Vũng Tàu, ngày tháng năm 2020 Biên soạn Trần Lệ Thủy MỤC LỤC GIÁO TRÌNH Mơn học/Mơ đun Tên mơ đun: TIN HỌC VĂN PHỊNG Mã mơ đun: MĐ10 Vị trí, tính chất mơ đun, ý nghĩa và vai trị của mơ đun: Vị trí: mơ đun được học sau mơ đun Tin học và trước các mơ đun chun mơn khác Tính chất: Là mơ đun bổ trợ các kiến thức chun sâu về phần mềm Word và Excel của chương trình đào tạo trung cấp các nghề Cơng nghệ thơng tin Ý nghĩa và vai trị của mơn học/mơ đun: Mơn học giúp bổ sung kiến thức nâng cao để người học hệ trung cấp đạt được Chuẩn kỹ năng sử dụng cơng nghệ thơng tin cơ bản theo quy định của Bộ Thơng tin và Truyền thơng Mục tiêu của mơ đun: Sau khi học xong mơ đun này, học sinh – sinh viên có năng lực: Về kiến thức: + Trình bày được cơng dụng của việc thiết lập chế độ điều khiển máy tính như: bảo vệ máy tính, cài đặt hay gỡ bỏ phần mềm, điều chỉnh định dạng ngày giờ + Trình bày được cơng dụng của việc thiết lập Reference và việc thêm. bỏ ngắt trang, trong word + Trình bày được cơng dụng của việc thiết lập mật khẩu cho văn bản, lưu văn bản trên mạng, đính kèm văn bản theo thư điện tử + Trình bày được cơng dụng, cú pháp của các hàm cơ bản với nhiều dạng điều kiện khác nhau trong Excel Về Kỹ năng: + Thiết lập được chế độ bảo vệ máy tính: tạo user và password + Thiết lập được các định dạng ngày giờ, tiền tệ + Cài đặt, gỡ bỏ và sử dụng được một số phần mềm tiện ích thơng dụng + Tạo được tham chiếu (reference). Thêm, sửa, xóa chú thích tại chân trang (footnote), chú thích tại cuối bài (endnote) + Lưu văn bản dưới các kiểu tập tin khác nhau (.rtf, .pdf, .txt) + Đặt mật khẩu để kiểm sốt truy nhập tập tin văn bản + Đính kèm văn bản theo thư điện tử + Lưu văn bản trên mạng (ghi vào các ổ mạng, các thư mục trực tuyến) + Soạn và xử lý một văn bản hành chính mẫu + Vận dụng được các hàm xử lý chuỗi, hàm logic (IF,AND,OR), hàm tìm kiếm (VLOOKUP,HLOOKUP), kết hợp nhiều hàm ( hàm lồng hàm ) với nhiều điều kiện và tạo biểu đồ trong Excel vào từng bài tập cụ thể khác Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: + Nhận thức được tầm quan trọng và thực hiện đúng quy định của pháp luật, có trách nhiệm trong việc sử dụng máy tính và cơng nghệ thơng tin trong đời sống, học tập và nghề nghiệp; + Có ý chủ động, độc lập trong cơng việc, tự học để cập nhật kiến thức, nâng cao trình độ chun mơn + Có khả năng vận dụng các kiến thức đã học và tự học để đáp ứng u cầu nghề nghiệp trong sự phát triển của cơng nghệ thơng tin và xã hội hiện nay + Có tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, tác phong cơng nghiệp, nhiệt tình, tự tin, chịu khó để làm việc độc lập, tinh thần hợp tác, khả năng phối hợp để tham gia làm việc theo nhóm trong học tập, lao động và các hoạt động khác BÀI 1: SỬ DỤNG CONTROL PANEL Mã bài: 10.1 Giới thiệu: Bài này giới thiệu về cơng dụng và cách thiết lập các chế độ điều khiển máy tính như: bảo vệ máy tính, cài đặt hay gỡ bỏ phần mềm, điều chỉnh định dạng ngày giờ, tạo user và password Mục tiêu: Trình bày được cơng dụng của việc thiết lập chế độ điều khiển máy tính như: bảo vệ máy tính, cài đặt hay gỡ bỏ phần mềm, điều chỉnh định dạng ngày giờ Thiết lập được chế độ bảo vệ máy tính: tạo user và password Thiết lập được các định dạng ngày giờ, tiền tệ Cài đặt, gỡ bỏ và sử dụng được một số phần mềm tiện ích thơng dụng Nghiêm túc, tự giác trong học tập Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo. Bảo đảm an tồn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phịng máy Nội dung: 1. Region and Language Trong bảng điều khiển Control Panel, Regional and Language Option (biểu tượng hình quả địa cầu )cho phép lựa chọn các quy định đối với khu vực ( như định dạng ngày, tháng, tiền tệ, …) và ngơn ngữ hiển thị Đối với một số phần mềm ứng dụng, cũng như một số file excel được định dạng theo chuẩn format ngày giờ cũng như kiểm tiền tệ của Việt Nam thì phải điều chỉnh lại hệ thống cho phù hợp với việc định dạng này. + Đối với Windows 7, 8 và 8.1: Để có thể điều chỉnh lại định dạng số, ngày, giờ và tiền tệ: Bước 1: Start Control Panel Region and Laguage (đối với Windows 8 và 8.1 chọn Region). Trong tab Formats, nhấn vào nút Additional settings… Hình 1.1. Hộp thoại Customize Format Bước 2: Để chuyển đổi định dạng ngày, chọn tab Date trong ơ Short date nhập dd/mm/yyyy ( nếu muốn chuyển thành ngày/tháng/năm), nhập mm/dd/yyyy (nếu muốn chuyển thành dạng tháng/ngày/năm) Hình 1.2. Chuyển đổi định dạng ngày/tháng/năm Để chuyển đổi định dạng giờ, chọn tab Time trong ơ Short time nhập hh:mm:ss ( định dạng giờ:phút:giây) Hình 1.3. Chuyển đổi định dạng giờ:phút:giây Để chuyển đổi đơn vị tiền tệ, chọn tab Currency. Trong Currency Symbol có thể thay thế biểu tượng $ thành VND ( chuyển đơn vị tiền tệ từ đơ la sang đồng Việt Nam) Hình 1.4. Chuyển đổi định dạng tiền tệ Để thay đổi định dạng số, chọn tab Numbers Đối với định dạng số theo mặc định kiểu US thì dấu phẩy (,) được dùng để dánh dấu một nhóm (group) số, cịn dấu chấm (.) được dùng để đánh dấu phần lẻ. Ví dụ số một trăm nghìn thì sẽ được biểu diển là 100,000 và số có phần lẻ sẽ được biểu diễn là 3.5 (đọc là ba phảy năm). Để có thể chuyển đổi thành dịnh dạng theo kiểu Việt Nam thì chuyển đổi như sau: Trong ơ Decimal symbol thay dấu chấm (.) thành dấu phẩy (,) Trong ơ Digit grouping symbol thay dấu phẩy (,) thành dấu chấm (.) Hình 1.5. Chuyển đổi định dạng số + Đối với Win 10: Bước 1: Click vào Start Settings Time & Language Hình 1.6. Tùy chọn Time &Language trong hộp hội thoại Setting Bước 2: Chọn Region Additional date time & regional setting 10 Hãy điền dữ liệu vào các ơ cịn trống với những điều kiện sau: Hình thức th: Nếu ký tự cuối của Mã số là “T” thì điền là “Thực hành”, nếu là “I” thì điền “Internet”, nếu là “M” thì điền “ Check Mail” Giờ = Trả máy Nhận máy. Lưu ý: Chỉ lấy phần giờ. (Vd: Nhận máy lúc 9:00, trả máy lúc 10:30 > Giờ (Thời gian th) sẽ là 1 Phút = Trả máy Nhận máy. Lưu ý: Chỉ lấy phần phút.( Vd: Nhận máy lúc 9:00, trả máy lúc 10:30 > Phút (Thời gian th) sẽ là 30) Tiền th: Nếu Hình thức th là Check Mail và có Thời gian th =Điểm chuẩn thì Kết quả là Đậu, ngược lại là Rớt 62 Bài giải: 1. =VLOOKUP(LEFT(A4,1),$A$15:$D$18,2,0) 2. =VALUE(MID(A4,2,1)) 3. =VLOOKUP(LEFT(A4,1),$A$15:$D$18,IF(E4=1,3,4)) 4. =IF(SUM(F4:H4)>=I4,"Đậu","Rớt") 2. Hàm HLOOKUP(): Cơng dụng: Hàm dị tìm theo hàng Cú pháp: =HLOOKUP(lookup_value , table_array, row_index_num, range_lookup) Hay HLOOKUP ( Trị dị, bảng dị, dịng chứa kết quả, cách dị) Trong đó: Lookup_value(trị dị): là số, text, hay địa chỉ ơ chứa giá trị kiểu số, text hay biểu thức cho kết quả là một gái trị kiểu số, text Table_array ( bảng dị): dùng địa chỉ hay tên vùng là khối ơ gồm 2 phần: + Dịng đầu( là dịng đầu tiên tính từ trên xuống – gọi là dịng 1): chứa các trị dùng để so sánh với trị dị Nếu range_lookup ( cách dị) =1, bảng dị phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần của dịng 1 ( từ trái sang phải và dị tìm là gần đúng, nếu khơng tìm thấy chính xác trị dị, hàm sẽ dừng lại ở ơ chứa trị gần bằng trị dị và nhỏ hơn trị dị và cho kết quả là giá trị của ơ cùng cột với ơ mà hàm dừng lại, thuộc dịng chứa kết quả Nếu range_lookup ( cách dị) =0, bảng dị khơng cần sắp xếp theo thứ tự tăng dần của dịng 1 ( từ trái sang phải và dị tìm là chính xác, nếu khơng tìm thấy hàm sẽ trả về thơng báo #N/A (value not available) + Các dịng cịn lại : chứa kết quả cần lấy ra Row_index_num ( dịng chứa kết quả): là số thứ tự của dịng chứa kết cần lấy ra, được tính theo thứ tự từ trên xuống dưới với dịng đầu của bảng dị được tính là 1 63 VD: Thuế = Thành tiền * Tỉ lệ. Biết rằng: Tỉ lệ: Dựa vào 2 ký tự thứ 2, 3 của Mã hàng để lấy Tỉ lệ tương ứng trong BẢNG 2 =D5*HLOOKUP(VALUE(MID(A5,2,2)),$F$13:$H$14,2,1) VD2: Điền dữ liệu vào cột Điểm xét học bổng như sau: Dựa vào ký tự đầu của Mã số và tra trong Bảng 2 =HLOOKUP(LEFT(A12,1),$G$5:$J$6,2,0) CÂU HỎI, BÀI TẬP: Cho bảng dữ liệu như sau: 64 Hãy điền dữ liệu vào các ơ cịn trống với những điều kiện sau: Số ngày ở = (Ngày đi Ngày đến) +1 Tiền ăn = số ngày ở* đơn giá khẩu phần ăn ( dựa vào Bảng Biểu giá khẩu phần ăn) Số tuần=Số ngày ở/7 ( chỉ lấy phần ngun) Đơn giá tuần: Dựa vào 2 ký tự đầu của Mã số và Bảng Đơn giá phịng theo tuần Số ngày lẻ: là số ngày lẻ cịn lại sau khi xác định được Số tuần. ( VD: Số ngày ở là 30 ngày thì số tuần là 4, số ngày lẻ là 2) Đơn giá ngày=Đơn giá tuần/7 +Đơn giá tuần/7*10% Tiền phịng=Số tuần*Đơn giá tuần+Số ngày lẻ*Đơn giá ngày Tiền dịch vụ: Nếu ở phịng L3 và sử dụng dịch vụ là “Business Center” thì tiền dịch vụ là 15% Tiền phịng, nếu ở phịng L3 và sử dụng dịch vụ là “Food & Beverage” thì tiền dịch vụ là 12% Tiền phịng, nếu ở phịng L2 hoặc sử dụng dịch vụ “Car Rental” thì tiền dịch vụ là 10% Tiền phịng, cịn lại là 8%Tiền phịng 65 Giảm giá: Nếu phịng L1 và sử dụng dịch vụ là “Laundry” thì giảm giá 15% Tiền phịng, Nếu ở phịng L1 hoặc phịng loại “B” thì giảm giá 12% Tiền phịng, ngược lại khơng giảm 10 Tổng cộng=Tiền ăn+Tiền phịng+Tiền dịch vụ Giảm giá 66 BÀI 6. SỬ DỤNG HÀM THỐNG KÊ CĨ ĐIỀU KIỆN (COUNTIF, SUMIF) VÀ BIỂU ĐỒ Mã bài: 10.6 Giới thiệu: Sau khi sử dụng các hàm để tính tốn các dữ liệu cần thiết trong bảng tính thì cần phải thống kê dữ liệu vì vậy bài này sẽ hướng dẫn sử dụng hàm để thống kê theo u cầu của người sử dụng và vẽ biểu đồ thể hiện hoặc so sánh số liệu sau khi tính tốn, tổng hợp trong các bài tập cụ thể Mục tiêu: Trình bày được cơng dụng, cú pháp của các hàm Countif, Sumif trong Excel Trình bày được cơng dụng, cách tạo và hiệu chỉnh biểu đồ Vận dụng được các hàm trên vào bài tập cụ thể khác nhau Tạo và hiệu chỉnh được biểu đồ đúng u cầu và chính xác về dữ liệu Nghiêm túc, tự giác, chịu khó tìm hiểu các dạng bài tập khác nhau trong thực tế Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo. Bảo đảm an tồn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phịng máy Nội dung: 1. Hàm COUNTIF(): + Cơng dụng: Đếm các giá trị trong phạm vi các ơ thỏa điều kiện + Cú pháp: =COUNTIF(range, criteria) Trong đó: range: là phạm vi các ơ mà hàm sẽ xét xem có ơ nào thỏa điều kiện criteria hay khơng criteria: là điều kiện xét, có thể được ghi dưới dạng địa chỉ ơ hay trong dấu nháy kép “” + Ví dụ: Đếm các giá trị thỏa điều kiện >3 trong phạm vi C4:E4 67 2. Hàm SUMIF(): + Cơng dụng: Tính tổng có điều kiện + Cú pháp: =SUMIF(Range, Criteria, Sum range) Trong đó: Range: là phạm vi các ơ mà hàm sẽ xét xem có ơ nào thỏa điều kiện Criteria hay khơng để tính tổng Criteria: là điều kiện xét, có thể được ghi dưới dạng địa chỉ ơ hay được ghi trong dấu nháy kép “” Sum – range: là phạm vi tương ứng với các ơ trong phạm vi range thỏa điều kiện criteria Hàm Sumif sẽ dị trên phạm vi range, nếu gặp ơ nào thỏa điều kiện criteria thì hàm sẽ tính tổng giá trị của các ơ tương ứng trên phạm vi sumrange + Ví dụ: Tính doanh số bán hàng của Hương: =Sumif(A2:A6,”A3”,B2:B6) cho kết quả là 2.550.000 3. Biểu đồ 3.1. Tạo biểu đồ Các thành phần cơ bản của biểu đồ: 68 Một đồ thị thơng thường gồm có: Các đường biểu diễn: dùng để minh họa các số liệu ( data series ) trên bảng tính.Nhiều đường biểu diễn đứng chung nhau tạo thành data point Các trục (Axis): + Trục hịanh (X): dùng để ghi các nhãn + Trục tung (Y): là trục thẳng đứng và vng góv trục X, được Excel tạo ra căn cứ vào các số liệu cao và thấp nhất trong phạm vi khai báo + Trục xiên (V): chỉ có ở đồ thị 3D Tiêu đề của đồ thị (Chart title): là chuỗi ký tự giới thiệu nội dung chính của đồ thị Các tiêu đề của trục (Axis label): giới thiệu nội dung của trục X, đơn vị của trục Y Hộp chú thích ( Legent): ghi các chú thích về các đường biểu diễn trên đồ thị Các đường kẻ lưới ( Gridline): là các đường ngang, dọc kẻ trên vùng đồ thị giúp ta xác định dễ dàng các giá trị trên đường biểu diễn Tạo biểu đồ: + Bước 1: Xác định ( chọn ) khối dữ liệu muốn dựng đồ thị ( gồm tiêu đề và dữ liệu) + Bước 2: Vào menu Insert, chọn lệnh Chart, Chọn 1 kiểu có trong khung Chart Type 69 Hình 6.1. Các loại biểu đồ 3.2. Chỉnh sửa, cắt dán, di chuyển, xóa biểu đồ Hiệu chỉnh đồ thị: Thay đổi kiểu dáng của đồ thị ( Chart type): + Bước 1: Nhắp nút phải chuột lên đồ thị, xuất menu, chọn lệnh ChangeChart type Hình 6.2. Hộp hội thoại Change Chart Type 70 + Bước 2: Chọn lại kiểu đồ thị mới Thay đổi nguồn dữ liệu + Bước 1: Nhắp nút phải chuột lên đồ thị, xuất hiện menu, chọn lệnh Select data + Bước 2: Khai báo lại địa chỉ của vùng dữ liệu nguồn ở khung Chart Data range Thay đổi vị trí của đồ thị: + Bước 1: Nhắp nút phải chuột lên đồ thị, xuất hiện menu, chọn lệnh Move Chart + Bước 2: Chọn Sheet mới trong khung Object in Thay đổi thành phần của đồ thị: * Thêm / bớt hộp chú thích (Legent) Nhắp vào menu Layout/Legent và chọn vị trí cho Legent xuất hiện ở trong đồ thị trong danh sách đổ xuống sau * Thêm/bớt tiêu đề đồ thị, tiêu đề trục, định dạng các thành phần của đồ thị : Muốn thêm/bớt tiêu đề vào đồ thị và định dạng đồ thị thì chọn Layout và chọn cơng cụ thực hiện trên thanh cơng cụ này Hình 6.3. Thanh cơng cụ dùng để hiệu chỉnh đồ thị Xóa biểu đồ: Chọn biểu đồ cần xóa bấm Delete CÂU HỎI, BÀI TẬP: Cho bảng dữ liệu sau: 71 Dựa vào số liệu đã được tính tốn trong phần bài tập của Bài 5, hãy: Lập bảng thống kê theo mẫu Cho biết có bao nhiêu khách hàng có Tổng số tiền phải trả ( Tổng cộng) >=5.000.000đ Vẽ đồ thị hình Column thể hiện Tổng cộng của từng khách hàng. Hiển thị dữ liệu (Data label) lên từng vùng, từng cột 72 4. Tài liệu tham khảo: [1]. http://ciffl.huaf.edu.vn/uploads/page/giao_trinh_cntt.pdf [2]. https://sites.google.com/site/cnttcb/resources/educatorstandards [3]. https://blogchiasekienthuc.com/ 73 ... Trần Lệ Thủy MỤC LỤC GIÁO TRÌNH Mơn? ?học/ Mơ? ?đun Tên mơ? ?đun: ? ?TIN? ?HỌC VĂN PHỊNG Mã mơ? ?đun: MĐ10 Vị trí, tính chất mơ? ?đun, ý nghĩa và vai trị của mơ? ?đun: Vị trí: mơ? ?đun? ?được? ?học? ?sau mơ? ?đun? ?Tin? ?học? ?và trước các mơ? ?đun? ?chun ... LỜI GIỚI THIỆU Giáo? ?trình? ?Tin? ?học? ?văn? ?phịng được xây dựng và biên soạn trên cơ sở chương? ?trình? ?khung đào tạo nghề Cơng? ?nghệ thơng? ?tin? ?trình? ?độ ? ?Trung? ?cấp nghề đã được Trường Cao đẳng? ?Kỹ? ?thuật? ?Cơng? ?nghệ? ?phê duyệt... nghề đã được Trường Cao đẳng? ?Kỹ? ?thuật? ?Cơng? ?nghệ? ?phê duyệt Giáo? ?trình? ?Tin? ?học? ?văn? ?phịng được biên soạn để bổ sung thêm vào mơn Tin? ?học? ?các kiến thức nâng cao để người? ?học? ?hệ ? ?trung? ?cấp đạt được Chuẩn kỹ? ?năng sử dụng cơng? ?nghệ? ?thơng? ?tin? ?cơ bản theo quy định của Bộ Thơng tin