Giáo trình Tin học văn phòng (Nghề Kỹ thuật lắp ráp và sửa chữa máy tính)

GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN TIN HỌC VĂN PHỊNG NGHỀ KỸ THUẬT LẮP RÁP VÀ SỬA CHỮA MÁY TÍNH TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG VÀ TRUNG CẤP TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Công nghệ thông tin ngày phát triển nhập vào nhiều lĩnh vực sống Trong mảng tin học văn phòng giữ vai trò quan trọng đa số người lần tiên tiếp xúc với máy tính lĩnh vực khoảng 70% ứng dụng sử dụng phần mềm Tin học văn phịng Microsoft Vì tác giả biên soạn giáo trình Tin học văn phịng dùng cho học sinh hệ Cao đẳng Trung cấp nghề, cịn sách tham khảo nhiều độc giả muốn tìm hiểu Tin học văn phịng Mục đích giáo trình trang bị cho học viên kiến thức kỹ năng: Giới thiệu hệ điều hành windows, phần cứng, phần mềm ứng dụng windows Soạn thảo, lập biểu mẫu, chèn hình ảnh, in ấn thao tác khác phần mềm Microsoft Word.Tạo lập bảng tính điện tử thực phép tính từ đơn giản đến phức tạp, trang trí, vẽ đồ thị in ấn dựa vào số liệu bảng tính phần mềm Microsoft Excel.Thực thao tác tạo trình diễn thuyết trình phần mềm Microsoft Powerpoint.Thực truy vấn liệu, biểu mẫu, báo cáo phần mềm Microsoft access Trong qua trình biên soạn giáo trình, tác giả cố gắng cập nhật thông tin mới, đồng thời tham khảo nhiều giáo trình khác ý kiến tham gia đồng nghiệp, chắn không tránh khỏi hạn chế định Rất mong nhận ý kiến đóng góp nhà chun mơn, anh chị đồng nghiệp bạn đọc để giáo trình hồn thiện Tơi xin cảm ơn thầy khoa CNTT–Trường Cao đẳng nghề cho ý kiến đóng góp q báu để tơi hồn thiện giáo trình Biên soạn Nguyễn Thị Mai MỤC LỤC TRANG BÀI GIỚI THIỆU PHẦN CỨNG, PHẦN MỀM CỦA MÁY TÍNH 1 Phần cứng máy tính 1.1 Phân loại máy tính 1.2 Các thành phần máy tính .5 1.3 Làm việc với nhớ 1.4 Các thiết bị nhập /xuất: 1.5 Mua máy tính .8 Phần mềm máy tính 2.1 Chương trình phần mềm .8 2.2 Bản quyền phần mềm 2.3 Kiểm tra yêu cầu hệ thống .9 2.4 Quản lý phần mềm .10 2.5 Cài đặt gỡ bỏ chương trình 10 2.6 Cập nhật phần mềm 13 BÀI GIỚI THIỆU HỆ ĐIỀU HÀNH, CONTROL PANEL 15 Hệ điều hành 15 1.1 Khái niệm hệ điều hành cách làm việc 15 1.2 Khởi động thoát khỏi Windows .16 1.3 Windows Desktop 16 1.4 Cách sử dụng nút Start .17 1.5 Sử dụng Taskbar 17 Control Panel 17 2.1 Khởi động thoát khỏi Control Panel 17 2.2 Thiết lập chế độ xem, hiển thị ngày Control panel 19 2.3 Tìm hiểu Power Options .19 2.4 Tìm hiểu User Accounts quyền Control panel .20 BÀI LÀM VIỆC TRÊN THƯ MỤC VÀ TẬP TIN 22 Các khái niệm tập tin thư mục .22 1.1 Tập tin (File): 22 1.2 Thư mục .23 Các thao tác thư mục 25 Tìm hiểu phần mở rộng tập tin 28 BÀI GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT WORD .30 Khởi động thoát khỏi 30 Soạn thảo văn 32 2.1 Nhập văn bản: .35 2.2 Chọn văn .35 Lưu văn 36 Mở trang văn 37 Mở văn có 37 Đóng văn 38 In ấn .38 7.1 Định dạng trang in 38 7.3 Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang 42 7.4 In ấn 42 BÀI ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN .46 Sao chép, di chuyển, xố, khơi phục đoạn văn chọn 46 1.1 Sao chép văn 46 1.2 Di chuyển văn 46 1.3 Xóa văn 47 1.4 Khôi phục văn 47 Định dạng văn 47 2.1 Định dạng ký tự 47 2.2 Định dạng đoạn văn .50 BÀI CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN .63 Tạo văn dạng cột báo 63 1.1 Tạo cột chữ 63 1.2 Ngắt cột chữ: .64 1.3 Tạo chữ thụt cấp ( Drop cap): .64 1.4 Chèn ký tự đặc biệt vào tài liệu: 65 Wordart 66 2.1 Tạo mới: .66 2.2 Hiệu chỉnh: 67 Picture: 68 3.1 Tạo mới: .68 3.2 Hiệu chỉnh 69 Autoshape: .71 4.1 Tạo mới: .71 4.2 Hiệu chỉnh: 71 Equation( công thức toán học): .72 5.1 Tạo 72 5.2.Hiệu chỉnh 72 BÀI XỬ LÝ BẢNG BIỂU VÀ CÁC TIỆN ÍCH 74 Chèn bảng biểu vào văn 74 Các thao tác bảng biểu 76 2.1 Soạn thảo bảng 76 2.2 Các thao tác bảng: 76 Thay đổi cấu trúc bảng biểu 81 3.1 Nhập nhiều ô thành ô: 81 3.3 Chuyển đổi dạng văn dạng bảng: 82 In trộn văn .83 4.1.Tạo Data source: 83 4.2 Tạo Main Document 84 4.3 Trộn thư 84 BÀI GIỚI THIỆU VỀ EXCEL .88 Giới thiệu .88 1.1 Cách khởi động Excel : .88 1.2 Cách thoát khỏi Excel: 89 Làm việc với bảng tính 90 2.1 Nhập liệu Excel: 90 2.2 Xử lý liệu excel 91 2.3 Địa ô: 96 2.4 Chức Auto fill: 97 In ấn .97 3.1 Định dạng trang in 97 3.2 In ấn: 102 BÀI SỬ DỤNG HÀM XỬ LÝ DỮ LIỆU DẠNG SỐ VÀ CHUỖI 104 Các khái niệm 104 1.1 Các công thức: 104 1.2.Cú pháp chung hàm Excel: 105 Hàm xử lý liệu dạng số 106 2.1 Hàm ABS 106 2.2 Hàm SQRT(): 106 2.3 Hàm POWER(): .106 2.4 Hàm INT(): .106 2.5 Hàm MOD(): 107 2.6 Hàm ROUND(): .107 2.7 Hàm SUM(): .107 2.8 Hàm SUMIF(): 108 2.9 Hàm PRODUCT(): 108 Các hàm xử lý liệu dạng chuỗi: 109 3.1 Hàm LEN(): 109 3.2 Hàm LEFT(): 109 3.3 Hàm RIGHT(): 109 3.4 Hàm MID(): 110 3.5 Hàm LOWER(): .110 3.6 Hàm UPPER(): 110 3.7 Hàm PROPER(): 110 3.8 Hàm TRIM(): 111 3.9 Hàm VALUE(): 111 BÀI 10 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU THỜI GIAN, NGÀY THÁNG 112 Các hàm thời gian 112 1.1.Hàm Second 112 1.2.Hàm Minute .113 1.3.Hàm Hour 113 1.4 Hàm Time 113 Hàm xử lý liệu dạng Ngày tháng 114 Hàm NOW(): 114 2.2 Hàm TODAY(): 114 2.3 Hàm DAY(): .114 2.4 Hàm MONTH(): .114 2.5 Hàm YEAR(): 114 2.6 Hàm DATE() 115 2.7 Hàm WEEKDAY(): 115 BÀI 11 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU THỐNG KÊ VÀ THỐNG KÊ CÓ ĐIỀU KIỆN .117 Hàm AVERAGE(): 117 Hàm MAX(): .118 Hàm MIN(): 118 Hàm COUNT(): 118 Hàm COUNTA(): 119 Hàm COUNTIF(): .119 Hàm RANK(): .119 BÀI 12 SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU LOGIC 122 Hàm AND(): 122 Hàm OR(): 123 Hàm IF(): .123 BÀI 13 SỬ DỤNG HÀM TÌM KIẾM 126 Hàm VLOOKUP(): .126 Hàm HLOOKUP(): .128 BÀI 14 SỬ DỤNG HÀM SẮP XẾP , TRÍCH LỌC VÀ VẼ ĐỒ THỊ 131 Các khái niệm 131 Vùng tiêu chuẩn 132 Sắp xếp thứ tự 133 Lọc mẫu tin 135 4.1 Lọc tự động ( Autofilter): 135 4.2 Lọc cao cấp 137 Đồ thị 138 5.1 Giới thiệu 138 5.2 Tạo đồ thị 138 5.3 Hiệu chỉnh đồ thị 139 BÀI 15 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN POWER POINT 142 Giới thiệu .142 Làm việc với presentation-Slide 144 2.1 Tạo Slide trình diễn 144 2.2 Nhập văn powerpoint .145 2.3 Định dạng văn slide 146 2.4 Chọn đối tượng vào slide: 148 2.5 Chèn bảng vào Slide 152 2.6 Lưu tài liệu .152 2.7 Mở trình diễn có sẵn 153 BÀI 16 TẠO HIỆU ỨNG VÀ TRÌNH DIỄN 155 Tạo hiệu ứng cho đối tượng 155 Trình diễn slide 156 2.1 Trình diễn – Presentation 156 2.2 Định tự động cho slide: 156 2.3 Liên kết Slide 157 BÀI 17 KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS 158 Các khái niệm 158 1.1 Cơ sở liệu ? 158 1.2 Microsoft Access ? 159 1.3 Các đặc điểm Microsoft Access 159 1.4 Khóa chính, khóa ngoại 160 Cách khởi động thoát khỏi Acces 160 2.1 Khởi động Access .160 2.2 Thoát khỏi Access 160 2.3 Tạo tập tin CSDL access 160 Màn hình làm việc Access 161 Tạo bảng 162 Thao tác bảng liệu 167 BÀI 18 TẠO TRUY VẤN DỮ LIỆU 171 Khái niệm Query 171 Cách tạo truy vấn Select Query 172 2.1 Dùng Wizard : 172 2.2 Tạo select query Design View 173 BÀI 19 THIẾT KẾ FORM 176 Khái niệm biểu mẫu loại biểu mẫu 176 1.1 Khái niệm thành phần form 176 1.2 Các loại biểu mẫu .177 Các bước tạo form wizard 177 Hiệu chỉnh form 179 3.1 Cách di chuyển đối tượng form 179 3.2 Thay đổi kích thước đối tượng: 179 3.3 Định màu cho đối tượng Form: 179 3.4 Quy định Font chữ cho đối tượng: 179 3.5 Tạo form dạng main / sub form wizard : 180 BÀI 20 TẠO LẬP BÁO CÁO DỮ LIỆU 183 Khái niệm report dạng report 183 BÀI 19 THIẾT KẾ FORM Giới thiệu: Truy vấn query giúp truy xuất xử lý tính tốn liệu hiển thị kết dạng bảng đơn điệu Với công cụ form, liệu hiển thị dạng biểu mẫu xem, nhập, hiệu chỉnh liệu, dùng form để tạo hộp thoại nhằm thiết lập tùy chọn cho cơng việc quản lý Qua học người học biết cách tổng quát form Mục tiêu: - Trình bày khái niệm biểu mẫu loại biểu mẫu - Trình bày thực bước tạo biểu mẫu - Trình bày tạo thành phần thuộc tính đối tượng tạo thành biểu mẫu - Vận dụng kiến thức form tạo form tập quản lý - Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo - Bảo đảm an toàn vệ sinh cho người thiết bị phòng máy Nội dung Khái niệm biểu mẫu loại biểu mẫu Form phương tiện giúp ta thiết kế mẫu nhập liệu gần với mẫu nhập thường ngày người Để cho người sử dụng dễ dàng nhập liệu, xử lý công viêc access nhanh chóng Ngồi Form cịn có nút lệnh để người sử dụng chọn lệnh nhanh chóng dễ dàng 1.1 Khái niệm thành phần form - Tiêu đề (caption): chuỗi văn xuất tiêu đề (title bar) cửa sổ biểu mẫu - Các tiêu đề (control) :Là đối tượng tạo nằm thành phần biểu mẫu Thông qua điều khiển này, người sử dụng nhập liệu vào bảng cho thực thi hành động 178 - Các nút di chuyển (Navigation Buttons):cho phép người sử dụng di chuyển qua lại dòng liệu bảng 1.2 Các loại biểu mẫu - Biểu mẫu liệu: Dùng để thể liệu bên hay nhiều bảng in hình, thơng qua hình người sử dụng cập nhật liệu vào cac bảng - Biểu mẫu hộp thoại: Là biểu mẫu hệ thống dùng để hỏi người sử dụng trả lới số câu hỏi lựa chọn số hành động mà người sử dụng chọn để trả lời - Sự khác biệt hai biểu mẫu mẫu tin nguồn (Record source ) biểu mẫu liệu bắt buộc phải bảng truy vấn chọn, ngược lại biểu mẫu hộp thoại không cần mẫu tin nguồn Các bước tạo form wizard - Bước 1: Nhắp chuột vào Create/ form wizard/ Xuất hộp thoại Form Wizard Hình 19.1: Hộp hội thoại Form Wizard - Bước 2: Chọn Table query làm nguồn liệu cho Form, chọn field từ Available Fields qua Selected Fields - Bước 3: Chọn Next xuất hộp thoại 179 Hình 19.2: Hộp hội thoại Form Wizard chọn dạng thể form Chọn kiểu trình bày cho Form +Columnar(cột): liệu thể cột thời điểm hình thị thơng tin dịng liệu + Tabular(danh sách ): Thể liệu nhiều cột, nhiều dòng +Justified(hàng ):thể liệu nhiều cột, thời điềm biểu mẫu hiển thị thơng tin dịng liệu tương ứng bảng + Datasheet (bảng ): thể nhiều hàng, nhiều cột giống hình nhập liệu table(Data sheetview) - Bước 4: Chọn Next, xuất hộp thoại đánh tên Form Finish để kết thúc Hình 19.3: Hộp hội thoại Form Wizard để đặt tên form 180 Hiệu chỉnh form - Chọn Form cần hiệu chỉnh - Nhắp chuột vào nút Design cơng cụ xuất khung hộp thoại cần chỉnh sửa 3.1 Cách di chuyển đối tượng form - Bấm chuột vào đối tượng cần di chuyển : Đưa trỏ chuột tới đối tượng chọn lên hình bàn tay : + Nếu ký hiệu bàn tay ngón di chuyển đối tượng liên quan + Nếu bàn tay ký hiệu ngón di chuyển đối tượng - Có thể nhắp chuột kéo thành vùng bao đối tượng để tạo mối liên kết đối tượng di chuyển 3.2 Thay đổi kích thước đối tượng: - Bấm vào đối tượng cần thay đổi kích thước - Di chuyển trỏ tới nút Handle tương ứng cho thành trỏ đầu kéo thay đổi kích thước 3.3 Định màu cho đối tượng Form: - Bấm chuột vào đối tượng cần định màu - Click chuột phải mouse xuất thực đơn + Chọn Fill / Back color: Quy định màu nền(màu tô) cho đối tượng + Chọn Font / Fore color: Quy định màu ký tự bên đối tượng + Special Effect: Tạo hiệu ứng bề mặt đối tượng gồm có giá trị theo thứ tự tương ứng - Các thao tác chọn qua nhắp chuột phải /Properties 3.4 Quy định Font chữ cho đối tượng: - Bấm vào đối tượng cần qui định Font chữ - Bấm chuột phải chọn Properties thực đơn Trong ngăn Format, qui định Font chữ mục Font name …, kích thước mục Font size, dạng hiển thị Font mục Font Italic … , Font Wight… , Font Underline… 181 3.5 Tạo form dạng main / sub form wizard :  Main Form / Sub Form ? - Một Form mà có chứa Form khác gọi Form chính( Main Form ) Form Form gọi Sub Form - Việc tạo Main Form / Sub Form điều cần thiết cho việc hiển thị nhập liệu cho hai hay nhiều bảng có mối quan hệ với Thơng qua Main Form / Sub Form ta đồng thời quản lý liệu bảng quan hệ - Main Form / Sub Form thông thường liên kết với theo thứ bậc chung/ chi tiết, cha /con Khi hiển thị liệu từ hai bảng có quan hệ – n Main Form liên kết với bảng quan hệ 1, Sub Form liên kết với bảng quan hệ n  Cách Tạo Main Form / Sub Form wizard - Bước 1: Tạo query làm nguồn liệu cho main Form query làm nguồn liệu chon sub Form( Field main/ sub Form có sẵn table khơng cần tạo query) - Bước 2: Nhắp chuột vào Create / form wizard/ Xuất hộp thoại Form Wizard Hình 19.4: Hộp hội thoại Form Wizard - Bước 3:Chọn Table/ Query làm nguồn liệu cho Main Form, chọn Table/ Query làm nguồn cho Sub Form chuyển Field sang vùng Select Field nút > ,>> 182 Chọn Next : Xuất hộp thoại Hình 19.5: Hộp hội thoại tạo Main Form / Sub Form - Bước 4: Click chuột chọn Next Xuất hộp thoại, chọn kiểu trình bày cho Sub Form + Chọn Tabular ( dạng bảng Form ) kiểu Datsheet( dạng bảng Table ) Chọn xong chọn Next Hình 19.5: Hộp hội thoại chọn kiểu Sub Form - Chọn kiểu dáng Form kiểu trình bày liệu gồm kiểu , kiểu chữ đựơc ACCESS thiết kế sẵn chọn Next - Nhập tiêu đề cho Form chọn Next - Chọn Finish để kết thúc 183 Câu hỏi, tập 19.1 Trình bày khái niệm form, nêu thành phần form 19.2 Hãy nêu khái niệm Main Form Sub Form Trình bày bước tạo main/sub form wizard 19.3 Giữa Mainform Subform có mối liên kết với thơng qua thuộc tính nào? 19.4 Sử dụng sở liệu SIEUTHI.Mdb tập 17.1 tạo form hiểm thị danh mục hàng hóa dạng data sheet 18.5 Sử dụng sở liệu SIEUTHI.Mdb tập 17.1 hiển thị danh sách chủ kinh doanh siêu thị Yêu cầu đánh giá - Trình bày khái niệm form, nêu thành phần thuộc tính form - Trình bày khái niệm main form sub form - Trình bày liên hệ main form sub form - Tạo form, main form sub form - Vận dụng kiến thức form tạo form tập quản lý 184 BÀI 20 TẠO LẬP BÁO CÁO DỮ LIỆU Giới thiệu: Báo cáo phương thức hữu hiệu giúp người sử dụng trình bày liệu dạng đầy đủ dễ hiểu, nhanh chóng, đẹp mắt để in ấn Người sử dụng tích hợp báo cáo dạng trình bày liệu khác như: hình ảnh, biểu đồ, văn Mục tiêu: - Trình bày khái niệm báo cáo loại báo cáo - Tạo báo cáo - Trình bày thành phần báo cáo - Định dạng trang trí báo cáo - Vận dụng kiến thức report tạo báo cáo tập quản lý - Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo - Bảo đảm an toàn vệ sinh cho người thiết bị phòng máy Nội dung : Khái niệm report dạng report 1.1 Khái niệm Report cơng cụ chủ yếu dùng để trình bày liệu table/ query hình thức hơn, ta tổng hợp, kết nhóm, tính tốn… phục vụ cho cơng việc in ấn liệu 1.2 Các loại report + Report Wizard: tạo Report nhờ Form Wizard + Report Design View: tạo Report thủ công + Auto Report column: Tạo Report tự động dươi dạng cột + Auto Report tabular: tạo Report tự động dạng bảng + Report Chart Wizard: tạo Report dạng biểu đồ + Label Report: Tạo Report dạng nhãn 185 Tao report wizard - Bước 1: Tạo query làm nguồn dư liệu cho report( Nếu cần) Từ cửa sổ database nhắp chuột vào Create/ Report wizard xuất hộp thoại Hình 20.1: Hộp hội thoại Report Wizard/ lấy nguồn liệu - Bước 2: Chọn Table query chứa Fields cần sử dụng vào Report từ khung Available Fields Sử dụng nút >, >> để chọn Field hiển thị Report