(NB) Giáo trình Tin học văn phòng với mục tiêu giúp các bạn đọc có thể sử dụng thành thạo các tính năng của Microsoft Word; Sử dụng thành thạo các tính năng của Microsoft Excel; Sử dụng thành thạo phần mềm trình diễn (Microsoft PowerPoint hoặc trình diễn trong Open Office Draw) thiết kế các bài báo cáo, chuyên đề một cách chuyên nghiệp.
BỘ NƠNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NƠNG THƠN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ GIỚI NINH BÌNH GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: TIN HỌC VĂN PHỊNG NGHỀ: LẬP TRÌNH MÁY TÍNH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG, TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ… ngày…….tháng….năm của Trường Cao đẳng Cơ giới Ninh Bình Ninh Bình, năm 2017 TUN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể được phép dùng ngun bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Microsoft Office là chương trình mạnh với hàng trăm tính năng. Trong phần tin học văn phịng căn bản chúng tơi đã giới thiệu khá đầy đủ với bạn đọc về các tính năng của nó. Để có một khởi động tốt nhất cho bạn đọc là tìm hiểu Office là gì và cách thức làm việc của nó, một khi bạn đã có một ý niệm chung về các tính năng trong Office thì bạn sẽ hiểu rõ hơn ý nghĩa của từng tính năng trong một tổng thể Microsoft Office là một trong những chương trình cho phép ta có thể soạn thảo, tính tốn, nhanh chóng. Đây khơng phải là một điều ngẫu nhiên vì Office là chương trình kết hợp nhiều tính năng soạn thảo, định dạng, xuất bản với một dao diện dễ sử dụng mà ngay cả một người mới bắt đầu cũng có thể học cách sử dụng nó trong vài phút Trong tập tài liệu này chúng tơi muốn giới thiệu thêm về một số tính năng nổi trội của Word & Excel với bạn đọc để tham khảo thêm Ninh Bình, ngày… tháng… năm…… Tham gia biên soạn 1. Chủ biên – Th.S Nguyễn Xn Khơi 2. Phạm Thị Thoa 3. Đồn Xn Luận MỤC LỤC Bài 1. Làm việc với Microsoft Word 8 4. Tạo một tham chiếu chéo và Hyperlink 41 5. Trộn thư (Mail Merge) và các thao tác. 44 1. Sử dụng các hàm cơ bản trên Excel. 54 Hàm Sum 54 * Trình tự thực hiện. 65 2. Tạo biểu đồ – Chart Wizard. 66 3. Làm việc với cơ sở dữ liệu trong Excel. 68 Bài 3. Bộ trình diễn văn phịng (PowerPoint) 84 1. Tổng quan về Microsoft PowerPoint 85 2. Thiết kế với PowerPoint 85 3. Thiết kế các hiệu ứng 90 4. Lưu và đóng gói File 92 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mơ đun: Tin học văn phịng Mã số mơ đun: MĐ 09 Thời gian mơ đun: 80 giờ. (Lý thuyết:20 giờ; Thực hành: 60 giờ) I. Vị trí, tính chất, vai trị của mơ đun Vị trí: Mơ đun được bố trí sau các mơn học chung và có thể dạy song song các mơn học kỹ thuật cơ sở Tính chất: Là mơ đun chun mơn nghề lập trình máy tính Ý nghĩa vai trị: Đây là môn học cơ sở ngành của các ngành liên quan đến công nghệ thông tin, cung cấp cho sinh viên các kiến thức cơ bản về ứng dụng tin học văn phịng II. Mục tiêu mơ đun Sử dụng thành thạo các tính năng của Microsoft Word; Sử dụng thành thạo các tính năng của Microsoft Excel; Sử dụng thành thạo phần mềm trình diễn (Microsoft PowerPoint hoặc trình diễn trong Open Office Draw) thiết kế các bài báo cáo, chun đề một cách chun nghiệp Bố trí được vị trí làm việc khoa học, đảm bảo an tồn cho người và phương tiện học tập III. NỘI DUNG MƠ ĐUN 1. Nội dung tổng qt và phân phối thời gian: Số TT Tên các bài trong mô đun Bài 1: Làm việc với Microsoft Word Bài 2: Làm việc với Microsoft Excel Bài 3: Làm việc với Microsoft PowerPoint Cộng Tổn g số 25 25 Thời gian Lý Kiể Thực Thuy m hành ết Tra 18 18 30 21 80 20 57 Bài 1. Làm việc với Microsoft Word Mã bài: MĐ09B01 Giới thiệu: Trong bài học này chúng ta sẽ đi tìm hiểu và sử dụng ứng dụng Microsoft Word như thế nào? Định dạng văn bản, thiết lập bảng biểu ra sao? Cách làm việc với các chức năng nâng cao của Microsoft Word? Mục tiêu: Sau khi học xong bài này người học có khả năng Nắm được các thao tác định dạng trong văn bản; Thiết lập được bảng biểu và các đối tượng trong văn bản; Hiểu được các kiến thức về tham chiếu chéo, Hyperlink, trộn thư và các thao tác nâng cao trên Microsoft Word; Trình bày thao tác tham chiếu chéo, Hyperlink, trộn thư trên Microsoft Word; Thao tác được các chức năng tham chiếu chéo, Hyperlink, trộn thư trên Microsoft Word; Rèn luyện tính cẩn thận, chính xác, đảm bảo an tồn cho người và trang thiết bị Nội dung chính: 1. Định dạng văn bản 1.1. Nhập văn bản * Lý thuyết liên quan Sử dụng phần mềm gõ tiếng việt bằng phần mềm Vietkey hoặc Unikey + Khởi động chương trình hỗ trợ tiếng Việt (Vietkey, Unikey, ) + Chọn chế độ gõ tiếng Việt + Chọn bảng mã và Font chữ thích hợp: nên sử dụng bảng mã và bộ font Unicode + Chọn kiểu gõ (Telex, VNI, ) Chế độ gõ chèn và chế độ gõ đè Trong Word có hai chế độ nhập văn bản: + Chế độ viết chèn (Insert): chế độ mặc nhiên, khi bạn nhập vào thì ký tự đó sẽ chèn vào tại vị trí con trỏ và đẩy các ký tự bên phải con trỏ qua phải + Chế độ viết đè (Overtype): khi bạn nhập vào thì ký tự đó sẽ viết đè lên ký tự bên phải con trỏ Để chuyển đổi qua lại giữa hai chế độ trên thì nhấn phím Insert hoặc D_Click vào ký hiệu OVR trên thanh trạng thái (Status bar) Cách nhập văn bản + Khi nhập văn bản con trỏ tự động dịch chuyển sang phải, nếu có từ vượt q lề phải qui định thì Word sẽ tự động cắt từ đó đem xuống dịng tiếp theo (chế độ tự động xuống dòng). Muốn kết thúc một đoạn thì gõ phím Enter (ngắt đoạn) + Khi nhập văn bản đầy trang thì Word sẽ tự động cho qua trang mới (ngắt trang mềm). Nếu muốn chủ động qua trang mới trong khi trang hiện hành vẫn cịn trống thì gõ tổ hợp phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng) + Nhập các ký tự thuộc chức năng thứ hai của một phím: Trên bàn phím có một số phím có đồng thời hai ký tự (như phím 1 và dấu !, phím 2 và dấu @, …) để nhập ký tự thuộc chức năng thứ hai của một phím ta nhấn và giữ thêm phím Shift rồi nhấn phím đó Các phím xóa văn bản: + Phím Delete: xóa ký tự tại vị trí con trỏ hoặc xóa các đối tượng đã chọn + Phím Backspace: xóa ký tự tại phía trước (bên trái) con trỏ Chèn ký tự đặc biệt (Symbol) + Đặt dấu nháy tại vị trí cần chèn Symbol + Vào menu Insert/Symbol, xuất hiện hộp thoại Symbol như Hình 8.2: + Chọn lớp Symbol để chèn các ký hiệu hoặc lớp Special Characters để chèn các ký tự đặc biệt + Chọn Font cho symbol: sử dụng hộp thoại Font, thường sử dụng các font symbol như: Wingdings, Symbol, Webdings, * Trình tự thực hiện B1. Khởi động chương trình gõ tiếng việt và cài đặt kiểu gõ B2. Khởi động chương trình Microsoft Word B3. Nhập văn bản theo u cầu bài tốn 1.2. Làm việc với các tập tin * Lý thuyết liên quan Mở tệp tin + Mở tập tin mới Chọn File/New hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N hoặc nhấn nút + Mở tập tin đã có trên đĩa Chọn File/Open hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O hoặc nhấn nút hiện hộp thoại sau: 10 , xuất Ở mục [At each change in:] ta chọn giá trị của cột sẽ dùng làm chủ đề khi thống kê Ở mục [Use function:] ta chọn loại hàm sẽ thực hiện chức năng thống kê Ở mục [Add subtotal to:] ta đánh dấu vào các cột sẽ thực hiện sự thống kê Trong các hộp kiểm tra ta đánh dấu vào chức năng phù hợp Trong ví dụ này, ta chọn hàm SUM làm hàm thống kê, các cột cần thống kê là THUE và TONG, chủ đề là TEN; cho phép thay thế subtotal đã tạo trước đó và giá trị thống kê được đặt bên dưới dữ liệu. Chọn [OK] ta có kết quả sau: Bên dưới các nhóm hàng là các nhãn do Excel tự động tạo ra, ta có thể sửa đổi tùy ý. Chú ý ở bên trái có xuất hiện các dấu hiệu đặc biệt đó chính là khả năng tự động lập nhóm (outline) của Excel. Để mở rộng hoặc thu hẹp các nhóm, ta click vào các dấu [+], [] hoặc chọn các mức 1, 2, 3 ở phía trên 79 của chúng. Giả sử nếu ta chỉ cần số liệu tổng qt về doanh số bán của các mặt hàng và số liệu tổng tồn bộ, ta sẽ chọn số 2, khi đó danh sách thu hẹp lại chỉ cịn 4 hàng (3 hàng Total và 1 hàng Grand Total) Sau khi thống kê, ta có thể điều chỉnh hoặc xóa bỏ bằng cách chọn lại chức năng này và chọn phương pháp phù hợp (ví dụ: chọn [Remove All] để xóa subtotal) * c. Thực hành 3.4.4 Sử dụng [Data]Forms Danh sách dữ liệu được tổ chức theo hàng và cột, bình thường ta làm việc với tồn bộ danh sách. Trong trường hợp cần làm việc với từng hàng (record) ta sẽ gặp khó khăn nếu danh sách có nhiều trường. Excel cung cấp một dạng thức đặc biệt đó là Data Forms, chun dùng để nhập hoặc xem thơng tin theo từng hàng, trong đó các trường (nhãn cột) được bố trí theo chiều dọc. Trước khi dùng chức năng Data Forms, dữ liệu của bạn cần được tổ chức theo kiểu danh sách với hàng đầu tiên chứa các nhãn mà Excel sẽ sử dụng làm tên trường (field) trong forms. Tối đa Excel có thể hiển thị đồng thời 32 trường Các chức năng trong khi dùng Forms gồm: a [New] thêm record vào cuối danh sách (chèn thêm một hàng) b [Delete] xóa một record c [Restore] phục hồi nội dung đã bị sửa đổi d [Find] tìm kiếm e [Criteria] lập điều kiện Đối với các trường cơng thức, Excel chỉ hiển thị nhưng khơng cho phép thay đổi. Khi thêm một record vào cuối danh sách, Excel sẽ tự động sao chép cơng thức các trường của record phía trên vào các trường này; các trường chứa dữ liệu được nhập bình thường. Dùng phím Tab và ShiftTab để di chuyển giữa các trường 80 Để tìm kiếm thơng tin theo một tiêu chuẩn nào đó, trước hết ta dùng nút Criteria để nhập điều kiện vào các trường, sau đó sử dụng các nút tìm trước (Find Prev) và kế tiếp (Find Next) để di chuyển đến vị trí mong muốn. Điều kiện tìm kiếm đây đơn giản hơn điều kiện chức năng Filter, mỗi biểu thức trường chỉ chứa một giá trị để so sánh, ta nhập giá trị với các tốn tử so sánh vào các ơ để tạo biểu thức tìm 3.4.5 Phân tích bảng dữ liệu [Data]Pivot Table * Lý thuyết liên quan Pivot Table là một chức năng mạnh của Excel, nó cho phép người sử dụng phân tích với một số lượng lớn các dữ liệu một cách nhanh chóng. Ta có thể xoay các hàng và cột để xem các phân tích khác nhau của nguồn dữ liệu, lọc dữ liệu bằng cách hiển thị các trang hoặc xem chi tiết các vùng cần thiết Ta có thể tạo bảng phân tích từ danh sách dữ liệu của Excel hoặc từ một nguồn dữ liệu bên ngồi Excel Ta sẽ minh họa chức năng này bằng bảng dữ liệu làm ví dụ sau: STT NBAN 05/06/99 07/06/99 09/06/99 05/06/99 07/06/99 05/06/99 07/06/99 09/06/99 05/06/99 10 09/06/99 * Trình tự thực hiện Bước 1: TEN BAP BIA BOT GAO KEO BAP BIA BOT KEO GAO SLUONG 324 454 656 431 455 564 657 432 544 767 TGIA THUE 1134000 11340 6810000 68100 3280000 32800 1293000 25860 4550000 91000 1974000 19740 9855000 98550 2160000 21600 5440000 108800 2301000 46020 TONG 1145340 6878100 3312800 1318860 4641000 1993740 9953550 2181600 5548800 2347020 Khai báo nguồn dữ liệu Sau khi thực hiện lệnh Pivot Table ta sẽ khai báo nguồn dữ liệu sử dụng để phân tích, có nhiều tùy chọn nhưng thường thì ta chọn mục đầu: () Microsoft Excel list or database. Sau đó nhấn Next để sang bước 2 81 Bước 2: Chỉ định bảng dữ liệu Nếu trước đó chưa chọn bảng thì sau khi xuất hiện hộp thoại, dùng mouse chọn danh sách dữ liệu cần phân tích. Nhấn [Next] để sang bước 3 của Wizard Bước 3: Chọn vị trí cho các trường cần phân tích Bước này quyết định kiểu phân tích sẽ tiến hành trên bảng dữ liệu. Tùy theo ý đồ, ta sẽ thiết lập các vị trí thích hợp cho các trường, bao gồm 4 vị trí: [PAGE] dữ liệu đặt ở đây thường là loại có phân nhóm, ở danh sách dữ liệu làm ví dụ ta sẽ chọn trường TEN để đưa vào đây. Khi phân tích ta có thể chọn All để xem tồn bộ hoặc chỉ chọn từng nhóm để xem [COLUMN] và [ROW] chọn các trường sẽ cung cấp thơng tin và tùy ý bố trí theo cột (column) hay hàng (row) [DATA] là vùng chính của bảng, ở đó số liệu cần quan tâm nhất sẽ hiển thị và được tính tốn tự động theo tùy chọn (bao gồm tính tổng sum, min, max, average ) tương tự chức năng subtotal 82 Sau khi hồn tất chọn Next để chuyển sang bước 4 Bước 4: Chọn vị trí đặt bảng phân tích Ở bước này có 2 tùy chọn, hoặc ta sẽ lưu bảng phân tích trong một worksheet mới, hoặc là sẽ đặt chung với danh sách dữ liệu. Nếu chọn mục 2: Existing worksheet, ta cần nhập vào vị trí sẽ lưu (tương tự chức năng Copy to trong khi lọc nâng cao) Đến đây ta có thể chọn [Finish] để hồn tất việc tạo bảng phân tích hoặc chọn [Options ] để bổ sung các tùy chọn trước khi kết thúc. Với danh sách dữ liệu ở trên, ta có thể tạo bảng phân tích như sau: Các tùy chọn của bảng phân tích: 83 Thêm các mục tóm tắt dữ liệu (sử dụng các hàm trong subtotal: sum, min, max, average ) cuối các cột hoặc cuối hàng dữ liệu và tự động tạo dạng bảng Điều chỉnh bảng phân tích Sau tạo xong, ta có thể điều chỉnh, định lại dạng của bảng phân tích bởi các thao tác như: thiết lập lại các tùy chọn trên; hoặc bổ sung, điều chỉnh vị trí mục, xóa các mục khơng cần thiết Nhấn Dclick vào tên một trường làm xuất hộp thay đổi các thuộc tính của nó, như thay đổi vị trí của trường c. Thực hành Bài 3. Bộ trình diễn văn phịng (PowerPoint) Mã bài: MĐ09B03 Giới thiệu: Trong bài này chúng ta sẽ đi nghiên cứu tổng quan về PowerPoint, cách sử dụng phần mềm quản lý Microsoft PowerPoint như thế nào? Tạo các slide, thiết lập các hiệu ứng ra sao? Mục tiêu: Hiểu được Powerpoint là phần mềm dùng để trình diễn; 84 Mơ tả được các thao tác trên trình đơn Thực hiện các thao tác an tồn với máy tính Nội dung chính: 1. Tổng quan về Microsoft PowerPoint MS Powerpoint: Là chương trình ứng dụng trong bộ phần mềm MS Office của hãng Microsoft. Dùng để thiết kế và trình chiếu thơng tin. Đây là phần mềm phổ biến phát triển cho hệ điều hành Microsoft Windows và Mac. Được sử dụng rộng rãi trong giới doanh nhân, các nhà giáo dục đào tạo… và được coi là một dạng phổ biến nhất của cơng nghệ trình diễn. Theo nhà sản xuất, có khoảng 30 triệu trình diễn được tạo ra mỗi ngày Presentation (trình diễn): là sản phẩm được tạo ra từ MS Powerpoint Trong mỗi Presentation cũng bao gồm các Slide như máy chiếu slide, chúng được sắp xếp theo một trình tự nhất định Slile chứa đựng các thơng tin trình diễn. Bản thân trong mỗi slide có thể chứa nhiều thơng tin khác nhau như chữ (text), hình ảnh (image), tranh vẽ (picture), âm thanh (sound), hoạt hình (animation), phim (movie),… Trong q trình trình diễn các thơng tin, các slide có thể được xuất hiện một cách tự động hay tn theo sự điều khiển của người dùng Với khả năng chứa đựng nhiều dạng thơng tin trong một slide, với các hiệu ứng Animation kết hợp với sự sinh động khi chuyển đổi giữa các slide ( slide Transition), phần mềm này thực sự mạnh và rất hữu ích trong việc thay đổi phong cách giảng dạy của giáo viên nhằm nâng cao chất lượng dạy và học. Có thể nói, đối với q trình dạy học, về mặt khả năng trình diễn thơng tin, MS Powerpoint là tất cả những gì chúng ta cần. Đây là một sự thay thế tốt cho những gì chúng ta đã có trước đây Tuy nhiên khơng phải có MS Powerpoint là có tất cả. Như mọi phương tiện khác MS Powerpoint cũng chỉ là cơng cụ. Mọi nguồn thơng tin ( hình ảnh, âm thanh, chữ viết, ) lấy đâu? Cách sắp xếp chúng theo trình tự thế nào? kịch bản ra sao? Lời thuyết minh cho thơng tin ấy thế nào thì hồn tồn phụ thuộc vào con người. Ở đây nảy sinh vấn đề làm thế nào để có được một Presentation với chất lượng cao? 2. Thiết kế với PowerPoint 2.1. Giao diện của PowerPoint 85 Có nhiều phiên bản office khác nhau, phần mềm PP chúng tơi giới thiệu sau đây thuộc bộ office XP. Giống như nhiều ứng dụng khác chạy trên hệ điều hành windows, cửa sổ làm việc của PP có các thành phần cơ bản như hình sau Trong đó, các thành phần cơ bản là: Thanh thực đơn ( Menu Bar ) Với thanh thực đơn này, người dùng có thể thực hiện hầu hết các thao tác, chức năng của chương trình PP. Dưới đay là ý nghĩa cụ thể của một số thực đơn: Tên Menu File Edit View Insert Format Chức năng Thực hiện các thao tác, chức năng liên quan tới tài liệu (file) do PP tạo ra như tạo mới (New), mở ( Open), lưu (Save, Save as), xem trước khi in (Print Preview), in (Print) tài liệu Thực hiện các thao tác, chức năng cho việc soạn thảo nội dung tài liệu như di chuyển (Cut & Paste), sao chép (Copy & Paste), tìm kiếm (Find), thay thế (Replace) đối tượng Thực hiện các chức năng thay đổi giao diện của chương trình như hình thức hiển thị (Normal, Slide Sorter, Slide Show, Note page), ẩn công cụ (Toolbar), thước (Ruler), lưới (Grid),… Thêm Slide mới vào trình diễn hoặc chèn các đối tượng vào Slide như hộp văn bản ( Text box), hình ảnh ( Picture), âm ( Sound), phim (Movie), biểu đồ (Chart), bảng biểu ( Table), các đối tượng nhúng ( Object)… Thực hiện các thao tác định dang Slide và các đối tượng như kiểu chữ (Font), căn lề (Alignment), mầu nền ( Background), mẫu thiết kế ( Slide Design), định dạng khung ( Slide Layout) 86 Thực hiện các tính năng nâng cao như kiểm tra ngữ pháp Tools ( Spelling), tiện ích Macro, đặt cấu hình cho chương trình ( Options), tuỳ chỉnh ( Customize)… Thực hiện các tính năng liên quan tới ttrình diễn như thiết lập các thơng số trình diễn (Set up Show), hoạt hình các đối Slide tượng kkhi trình diễn (Animation Schemes, Customize Show Animation), đặt chế độ chuyển đổi slide ( Slide transition)… Quản lí, sắp xếp các tài liệu đang được mở Windows Thực hiện các tính năng trợ giúp Help Thanh cơng cụ ( Toolbar): PP cung cấp nhiều thanh cơng cụ ( có nhiều nút lệnh trên mỗi thanh), khi nhấp chuột vào đó sẽ thực hiện một chức năng tương ứng (hầu hết các chức năng thực hiện qua nút lệnh đều có thể thực hiện thơng qua hệ thống Menu). Ví dụ, nhấp chuột vào nút lệnh có biểu tượng chiếc đĩa mềm trên thanh cơng cụ chuẩn Standard) sẽ lưu tài liệu hiện thời ( thao tác tương đương qua hệ thống Menu là: Fide => Save). Dưới đây là một vài thanh công cụ thường dùng: Thanh công cụ chuẩn (Standard bar): Dùng để thực hiện một số chưc năng chuẩn như tạo tài liệu mới, mở tài liệu có, lưu tài liệu, cắt dán đối tượng, tạo bảng… Thanh công cụ định dạng ( Fomating bar): dùng để thực hiện các thao tác định dạng cho đối tượng trong tài liệu như chọn phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, canh lề chữ… 87 Thanh cơng dụ vẽ (Drawing bar): dùng để vẽ và xử lí trực tiếp các đối tượng lên slide như vẽ đường thẳng, mũi tên, các hình cơ bản ( hình trịn, hình chữ nhật), các hình dựng sẵn (Auto Shapes), tạo chữ nghệ thuật… Thanh trạng thái (Status bar): là nơi cung cấp cho người dùng các thơng tin trạng thái của tài liệu như số Slide, slide hiện thời, ngơn ngữ,… Thay đổi thực đơn và thanh cơng cụ: Có thể thêm, bớt, ẩn, hiện các chức năng ở thanh thực đơn và cơng cụ theo các cách sau: Chọn Tools => Cusomize Chọn View => Toolbars Nhắp chuột phải vào thực đơn hoặc một trong các thanh cơng cụ 2.2. Một số thao tác cơ bản với Presentation 2.2.1. Khởi động PP Sử dụng một trong các cách sau để khởi động chương trình PP: Start=> Programs=> microssoft PowerPoint Sử dụng Windows Explore mở file Powerpnt. Exe Mở trực tiếp từ các file trình diễn(*.ppt) 2.2.2. Tạo mới, mở một Presentation Khi PP mới khởi động hoặc chọn File=> New, cửa sổ Task pane hiện ra bên phải của cửa sổ chính. Có thể bắt đầu cơng việc với các lựa chọn dưới đây: Thực hiện lưu Presentation bằng một trong các cách sau: Chọn File=> Save Chọn nút lệnh save ( có hình đĩa mềm) trên thanh cơng cụ Với một file đã lưu, muốn sao sang một file có cùng nội dung với một tên khác thì chọn File=> Save As 2.2.3. Thốt khỏi PP Chọn File=> Exit 2.2.4. Thêm mới Slide Chọn Insert=> New slide: slide mới được thêm vào đồng thời cửa sơr Slide Layout hiện ra cho phép thay đổi layout của slide đó Chọn Insert=> Duplicate slide: tạo ra một slide mới có nội dung, định dạng giống hệt với slide hiện tại ( sử dụng chức năng này kkhi slide mới cần thêm vào có nội dung hay định dạng gần giống với slide hiện thời) 2.5. Thay đổi vị trí của slide trong presentation Chọn tab Outline hay Slide cửa sổ bên trái (trong chế độ View=> Normal) hoặc chuyển về chế độ sắp xếp (View=> Slide Sorter), nhắp và giữ chuột trái vào slide cần thay đổi vị trí, xuất hiện đường kẻ mờ (thể hiện vị trí của slide), di chuột chuyển đường kẻ tới vị trí mới và nhả chuột 2.2.6. Xố Slide Xố slide hiện tại: Chọn Edit=> Delete Slide Xố slide bất kì: Chọn slide cần xố trong tab Outline hay Slides hoặc trong chế độ sắp xếp và nhấn phím Delete trên bàn phím 88 2.2.7. Chèn các đối tượng vào slide: Một trong những thế mạnh của PP là nó có thể chứa đựng nhièu dạng thơng tin khác chữ viết (Text), hình ảnh (Picture), hoạt hình (Animation), âm (Sound), phim (Movie), siêu liên kết (hyper link)… Dưới đây là cách chèn một số đối tượng vào trong slide của presentation: Chèn hộp văn bản: Chữ viết trong slide chỉ tồn tại dưới dạng hộp văn bản, trong một slide có thể chèn một hay nhiều hộp văn bản những vị trí khác nhau. Để chèn hộp văn bản vào slide chọn lệnh Insert=> Text box Chèn ảnh: Thơng thường, hình ảnh trong máy tính tồn tại dưới dạng tệp, thường phần mở rộng là *.bmp, *.gif, *.jpg, *.png…Vậy muốn chèn ảnh vào slide, trước hết phải tạo ra ảnh đó (bằng cách chụp hình, vẽ rồi scan, chụp hình bằng máy kỹ thuật số, sử dụng các phần mềm đồ hoạ vẽ trực tiếp trong máy tính…). Chọn lệnh: Insert=> picture=> From file… Chèn âm thanh, phim: Các thao tác chèn âm thanh và chèn phim được thực hiện tương tự nhưchèn ảnh. Chọn Insert=> Movies and Sounds=> Movies from file…(nếu muốn chèn phim) hoặc Sounds from file…(nếu muốn chèn âm thanh) Chèn đồ thị: Chọn Insert=>Chart, một vùng đồ thị được chèn vào slide kèm theo một bảng dữ liệu (Datasheet) tương ứng với đồ thị đó. Sửa chữa tiêu đề, nội dung trong bảng dữ liệu cho đồ thị cần chèn vào Chèn siêu liên kết: Siêu liên kết (Hyperlink) là một đối tượng trong slide nhắp chuột vào chuyển tới địa (slide khác presentation đó, slide trong một presentation khác…). Hyperlink thường dùng để chỉ ra nơi chứa các thơng tin bổ xung, nội dung chi tiết cho các vấn đề đang trình chiếu. Ví dụ từ các tiêu đề học, chuyển tới các nội dung tương ứng trên các slide khác 89 2.3. Định dạng các đối tượng Với tất cả các đối tượng được chèn vào slide đều có thể định dạng lại cho đẹp và phù hợp với trình diễn như chọn font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ (đối với text box), chọn màu nền, chọn đường bao, chọn kích cỡ, chọn chức năng liên kết…Để định dạng một đối tượng, thực hiện như sau: Chọn đối tượng cần định dạng Chọn Format=> [tên đối tượng] ( tên đối tượng đựoc hiển thị tương ứng với đối tượng chọn) hoặc kích chuột phải, chọn Format [Tên đối tượng] trong popup menu Thực hiện thay đổi định dạng trong hộp hội thoại 3. Thiết kế các hiệu ứng Các đối tượng trong slide có thể xuất hiện cùng một lúc, lần lượt, theo các hình thức biểu diễn sinh động. Để làm được điều này, ta sử dụng tính năng Animation (hoạt hình) các đối tượng. Các bước để hoạt hình một đối tượng như sau: Chọn đối tượng cần hoạt hình Chọn Slide Show=> Animation Schemes (để chọn các hoạt hình thơng dụng) hoặc Slide Show=> Custom Animation (để thực hiện các hoạt hình phong phú hơn) 90 Chọn Schemes Animation hay thao tác với cửa sổ Custom Animation Mục đích Chuyển tới slide kế tiếp Quay lại slide trước Đến một slide bất kì Cách thức thực hiện + Nhấn chuột trái + Nhấn phím: Space bar, N, mũi tên phải, mũi tên xuống, Page Down, Enter Nhấn phím: Backspace, P, mũi tên trái, mũi tên lên, Page Up Gõ số thứ tự slide rồi nhấn Enter Bật/Tắt chế độ bơi đen màn hình Nhấn phím B hoặc phím “ . ” Bật/Tắt chế độ xố trắng màn hình Nhấn phím W hoặc phím “ ,” Hiện/Ẩn mũi tên ở góc trái màn hình Nhấn phím A hoặc phím “ = ” Dừng/Tiếp tục trình diễn Nhấn phím S hoặc phím “ + ” Xố các nét vẽ trên màn hình Nhấn phím E Kích hoạt bút đánh dấu Nhấn phím Ctrl + P Ẩn con trỏ chuột và mũi tên Nhấn phím Ctrl + H Ẩn, hiện con trỏ chuột Nhấn phím Ctrl+U Kết thúc trình diễn Nhấn phím Esc, Ctrl+Break, 91 4. Lưu và đóng gói File Lần đầu tiên lưu file, khi chọn lệnh Save, hộp thoạt Save as được hiển thị. Trong hộp thoại Save as bạn có thể đặt tên cho bài trình bày và chọn thư mục để lưu giữ nó. Sau khi đặt tên cho bài bạn có thể nháy nút Save trên thanh cơng cụ chuẩn hay chọn Save trên bảng File. Phiên bản mới sẽ được ghi đè lên phiên bản gốc. Nếu muốn lưu giữ cả tệp tin gốc và phiên bản mới bạn chọn Save as trên bảng file để lưu trữ bản mới với tên khác Các bước thực hiện B1. Nháy nút Save trên thanh cơng cụ chuẩn. PowerPoint hiển thị hộp thoại Save as, như hình minh họa sau. Sau đó gõ tên bài trình bày trong ơ File name B2. Trong hộp thoại File name, gõ tên bài B3. Nháy nút Save In, và chọn ổ đĩa và chọn thư mục cần lưu B4 Nháy nút Save hay nhấn phím Enter để lưu bài HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN MƠ ĐUN 1. Phạm vi áp dụng chương trình mơ đun: Chương trình mơ đun được sử dụng để giảng dạy cho trình độ cao đẳng nghề Lập trình máy tính. 2. Hướng dẫn một số điểm chính về phương pháp giảng dạy mơ đun đào tạo: 92 Giải thích các câu lệnh Trình bày đầy đủ các lệnh trong nội dung bài học Cho sinh viên thực hiện các câu lệnh trên máy tính và đặt các câu hỏi để sinh viên trả lời Phân nhóm cho các sinh viên thực hiện tính tốn trên máy tính Sinh viên trao đổi với nhau, thực hiện các bài thực hành và trình bày theo nhóm Thực hiện các bài tập thực hành được giao 3. Những trọng tâm chương trình cần chú ý: Giáo viên trước khi giảng dạy cần phải căn cứ vào nội dung của từng bài học Chuẩn bị đầy đủ các điều kiện thực hiện bài học để đảm bảo chất lượng giảng dạy. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1]. Nhóm biên dịch tri thức thời đại. Tin học văn phịng, 2010 [2]. TS Thạc Đình Cường, Tin học văn phịng ,NXB Giáo dục, 2013 [3]. Nguyễn Đình Tuệ, Hồng Đức Hải. Giáo trình lý thuyết và thực hành Tin học văn phòng, Nhà xuất bản lao động xã hội , 2013 93 ... trí: Mơ đun được bố trí sau các mơn? ?học? ?chung và có thể dạy song song các mơn? ?học? ?kỹ thuật? ?cơ? ?sở Tính chất: Là mơ đun chun mơn nghề? ?lập? ?trình? ?máy? ?tính Ý nghĩa vai trị: Đây là mơn? ?học? ?cơ sở ngành của các ngành liên quan đến... doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Microsoft Office là chương? ?trình? ?mạnh với hàng trăm tính năng. Trong phần? ?tin? ?học? ?văn? ?phịng căn bản chúng tơi đã? ?giới? ?thiệu khá đầy đủ với bạn đọc về các tính năng của nó. Để có một khởi động tốt nhất cho bạn đọc là ... Đây là mơn? ?học? ?cơ sở ngành của các ngành liên quan đến cơng nghệ thơng? ?tin, cung cấp cho sinh viên các kiến thức? ?cơ bản về ứng dụng? ?tin? ?học? ?văn? ?phịng II. Mục tiêu mơ đun Sử dụng thành thạo các tính năng của Microsoft Word;