1. Trang chủ
  2. » Công Nghệ Thông Tin

Giáo trình Tin học văn phòng (Nghề: Lập trình máy tính) - CĐ Cơ Giới Ninh Bình

93 32 0

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

THÔNG TIN TÀI LIỆU

Thông tin cơ bản

Định dạng
Số trang 93
Dung lượng 1,74 MB

Nội dung

(NB) Giáo trình Tin học văn phòng với mục tiêu giúp các bạn đọc có thể sử dụng thành thạo các tính năng của Microsoft Word; Sử dụng thành thạo các tính năng của Microsoft Excel; Sử dụng thành thạo phần mềm trình diễn (Microsoft PowerPoint hoặc trình diễn trong Open Office Draw) thiết kế các bài báo cáo, chuyên đề một cách chuyên nghiệp.

BỘ NƠNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NƠNG THƠN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ GIỚI NINH BÌNH GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: TIN HỌC VĂN PHỊNG NGHỀ: LẬP TRÌNH MÁY TÍNH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG, TRUNG CẤP  Ban hành kèm theo Quyết định số:        /QĐ­…   ngày…….tháng….năm    của Trường Cao đẳng Cơ giới Ninh Bình Ninh Bình, năm 2017 TUN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể  được phép dùng ngun bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và  tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh  doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Microsoft Office là chương trình mạnh với hàng trăm tính năng. Trong  phần tin học văn phịng căn bản chúng tơi đã giới thiệu khá đầy đủ với bạn  đọc về các tính năng của nó. Để có một khởi động tốt nhất cho bạn đọc là  tìm hiểu Office là gì và cách thức làm việc của nó, một khi bạn đã có một ý  niệm chung về các tính năng trong Office thì bạn sẽ hiểu rõ hơn ý nghĩa của  từng tính năng trong một tổng thể Microsoft Office là một trong những chương trình cho phép ta có thể  soạn thảo, tính tốn,   nhanh chóng. Đây khơng phải là một điều ngẫu nhiên  vì Office là chương trình kết hợp nhiều tính năng soạn thảo, định dạng, xuất   bản với một dao diện dễ sử dụng mà ngay cả  một người mới bắt đầu cũng  có thể học cách sử dụng nó trong vài phút Trong tập tài liệu này chúng tơi muốn giới thiệu thêm về  một số  tính  năng nổi trội của Word & Excel với bạn đọc để tham khảo thêm Ninh Bình, ngày… tháng…  năm…… Tham gia biên soạn 1. Chủ biên – Th.S Nguyễn Xn Khơi 2. Phạm Thị Thoa 3. Đồn Xn Luận MỤC LỤC  Bài 1. Làm việc với  Microsoft Word                                                                           8  4. Tạo một tham chiếu chéo và Hyperlink                                                               41  5. Trộn thư (Mail Merge) và các thao tác.                                                                44  1. Sử dụng các hàm cơ bản trên Excel.                                                                    54  ­ Hàm Sum                                                                                                             54  * Trình tự thực hiện.                                                                                                 65  2. Tạo biểu đồ – Chart Wizard.                                                                                66  3. Làm việc với cơ sở dữ liệu trong Excel.                                                             68  Bài 3. Bộ trình diễn văn phịng (PowerPoint)                                                              84  1. Tổng quan về Microsoft PowerPoint                                                                    85  2. Thiết kế với PowerPoint                                                                                      85  3. Thiết kế các hiệu ứng                                                                                          90  4. Lưu và đóng gói File                                                                                             92  GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mơ đun: Tin học văn phịng Mã số mơ đun: MĐ 09 Thời gian mơ đun: 80 giờ.                    (Lý thuyết:20 giờ; Thực hành: 60 giờ) I. Vị trí, tính chất, vai trị của mơ đun  Vị  trí: Mơ đun  được bố  trí sau các mơn học chung và có thể  dạy song song   các mơn học kỹ thuật cơ sở Tính chất: Là mơ đun chun mơn nghề lập trình máy tính Ý nghĩa vai trị:  Đây là môn học cơ  sở  ngành của các ngành liên quan đến   công nghệ  thông tin, cung cấp cho sinh viên các kiến thức cơ  bản về   ứng   dụng tin học văn phịng II. Mục tiêu mơ đun ­ Sử dụng thành thạo các tính năng của Microsoft Word; ­ Sử dụng thành thạo các tính năng của Microsoft Excel; ­ Sử dụng thành thạo phần mềm trình diễn (Microsoft PowerPoint hoặc  trình diễn trong Open Office Draw) thiết kế  các bài báo cáo, chun đề  một  cách chun nghiệp ­ Bố  trí được vị  trí làm việc khoa học, đảm bảo an tồn cho người và   phương tiện học tập III. NỘI DUNG MƠ ĐUN 1. Nội dung tổng qt và phân phối thời gian: Số  TT Tên các bài trong mô đun Bài 1: Làm việc với Microsoft Word  Bài 2: Làm việc với Microsoft Excel  Bài 3: Làm việc với  Microsoft  PowerPoint Cộng Tổn g số 25 25 Thời gian Lý  Kiể Thực  Thuy m  hành ết Tra 18 18   30 21 80 20 57 Bài 1. Làm việc với  Microsoft Word Mã bài: MĐ09­B01 Giới thiệu: Trong bài học này chúng ta sẽ đi tìm hiểu và sử  dụng ứng dụng  Microsoft Word như thế nào? Định dạng văn bản, thiết lập bảng biểu ra sao?   Cách làm việc với các chức năng nâng cao của Microsoft Word? Mục tiêu: Sau khi học xong bài này người học có khả năng ­ Nắm được các thao tác định dạng trong văn bản; ­ Thiết lập được bảng biểu và các đối tượng trong văn bản; ­ Hiểu được các kiến thức về  tham chiếu chéo, Hyperlink, trộn thư  và các  thao tác nâng cao trên Microsoft Word; ­   Trình   bày       thao   tác   tham   chiếu   chéo,   Hyperlink,   trộn   thư   trên  Microsoft Word; ­ Thao tác  được các chức năng  tham chiếu chéo, Hyperlink, trộn thư  trên   Microsoft Word; ­ Rèn luyện tính cẩn thận, chính xác, đảm bảo an tồn cho người và trang  thiết bị Nội dung chính: 1. Định dạng văn bản 1.1. Nhập văn bản  * Lý thuyết liên quan ­ Sử dụng phần mềm gõ tiếng việt bằng phần mềm Vietkey hoặc Unikey + Khởi động chương trình hỗ trợ tiếng Việt (Vietkey, Unikey, ) + Chọn chế độ gõ tiếng Việt  + Chọn bảng mã và Font chữ thích hợp: nên sử dụng bảng mã và bộ  font Unicode + Chọn kiểu gõ (Telex, VNI,  ) ­ Chế độ gõ chèn và chế độ gõ đè Trong Word có hai chế độ nhập văn bản: + Chế  độ  viết  chèn  (Insert):  chế  độ  mặc  nhiên,  khi  bạn  nhập  vào  thì  ký  tự  đó  sẽ  chèn vào tại vị trí con trỏ và đẩy các ký tự bên phải con trỏ qua  phải + Chế độ viết đè (Overtype): khi bạn nhập vào thì ký tự đó sẽ viết đè  lên ký tự bên  phải con trỏ Để  chuyển  đổi  qua  lại  giữa  hai  chế  độ  trên  thì  nhấn  phím  Insert  hoặc D_Click vào  ký hiệu OVR trên thanh trạng thái (Status bar) ­ Cách nhập văn bản + Khi nhập văn bản con trỏ tự động dịch chuyển sang phải, nếu có từ  vượt  q  lề  phải  qui  định  thì  Word  sẽ  tự  động  cắt  từ  đó  đem  xuống  dịng  tiếp  theo  (chế  độ  tự  động  xuống  dòng).  Muốn  kết  thúc  một  đoạn  thì  gõ  phím Enter (ngắt đoạn) + Khi nhập văn bản đầy  trang thì Word sẽ tự động cho qua trang mới  (ngắt  trang  mềm).  Nếu  muốn  chủ  động  qua  trang  mới  trong  khi  trang  hiện  hành vẫn cịn trống thì gõ tổ hợp  phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng) + Nhập các ký tự thuộc chức năng thứ hai của một phím: Trên bàn  phím có  một  số phím có  đồng thời hai ký tự (như phím 1 và  dấu  !,  phím  2  và  dấu  @,  …)  để  nhập  ký  tự  thuộc  chức  năng  thứ  hai  của  một phím ta nhấn  và giữ thêm  phím Shift rồi nhấn phím đó ­ Các phím xóa văn bản: + Phím Delete: xóa ký tự tại vị trí con trỏ hoặc xóa các đối tượng đã  chọn + Phím Backspace: xóa ký tự tại phía trước (bên trái)  con trỏ ­ Chèn ký tự đặc biệt (Symbol) + Đặt dấu nháy tại vị trí cần chèn Symbol + Vào menu Insert/Symbol, xuất hiện hộp thoại Symbol như Hình 8.2: + Chọn lớp Symbol để chèn các ký hiệu hoặc lớp Special Characters  để chèn các ký  tự đặc biệt + Chọn Font cho symbol: sử dụng hộp thoại Font, thường sử dụng  các font symbol như: Wingdings, Symbol, Webdings,  * Trình tự thực hiện B1. Khởi động chương trình gõ tiếng việt và cài đặt kiểu gõ B2. Khởi động chương trình Microsoft Word B3. Nhập văn bản theo u cầu bài tốn 1.2. Làm việc với các tập tin  * Lý thuyết liên quan ­ Mở tệp tin + Mở tập tin mới Chọn File/New hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N hoặc nhấn nút  + Mở tập tin đã có trên đĩa Chọn  File/Open hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O hoặc nhấn nút  hiện hộp  thoại sau: 10 , xuất  ­ Ở  mục [At each change in:] ta chọn giá trị  của cột sẽ  dùng làm chủ  đề  khi  thống kê ­ Ở mục [Use function:] ta chọn loại hàm sẽ thực hiện chức năng thống kê ­ Ở mục [Add subtotal to:] ta đánh dấu vào các cột sẽ thực hiện sự thống kê ­ Trong các hộp kiểm tra ta đánh dấu vào chức năng phù hợp ­ Trong ví dụ này, ta chọn hàm SUM làm hàm thống kê, các cột cần thống kê  là THUE và TONG, chủ đề là TEN; cho phép thay thế subtotal đã tạo trước đó   và giá trị thống kê được đặt bên dưới dữ liệu. Chọn [OK] ta có kết quả sau: Bên dưới các nhóm hàng là các nhãn do Excel tự động tạo ra, ta có thể  sửa đổi tùy ý. Chú ý ở bên trái có xuất hiện các dấu hiệu đặc biệt ­ đó chính   là khả năng tự động lập nhóm (outline) của Excel. Để mở rộng hoặc thu hẹp  các nhóm, ta click vào các dấu [+],  [­] hoặc chọn các mức 1, 2, 3  ở phía trên   79 của chúng. Giả sử  nếu ta chỉ cần số liệu tổng qt về  doanh số  bán của các  mặt hàng và số  liệu tổng tồn bộ, ta sẽ  chọn số  2, khi đó danh sách thu hẹp   lại chỉ cịn 4 hàng (3 hàng Total và 1 hàng Grand Total) Sau khi thống kê, ta có thể điều chỉnh hoặc xóa bỏ bằng cách chọn lại  chức năng này và chọn phương pháp phù hợp (ví dụ: chọn [Remove All] để  xóa subtotal) * c. Thực hành 3.4.4 Sử dụng [Data]Forms Danh sách dữ  liệu được tổ  chức theo hàng và cột, bình thường ta làm  việc với tồn bộ  danh sách. Trong trường hợp cần làm việc với từng hàng  (record) ta sẽ  gặp khó khăn nếu danh sách có nhiều trường. Excel cung cấp   một dạng thức đặc biệt ­ đó là Data Forms, chun dùng để  nhập hoặc xem  thơng tin theo từng hàng, trong đó các trường (nhãn cột) được bố  trí theo  chiều dọc. Trước khi dùng chức năng Data Forms, dữ liệu của bạn cần được   tổ  chức theo kiểu danh sách với hàng đầu tiên chứa các nhãn mà Excel sẽ  sử  dụng làm tên trường (field) trong forms. Tối đa Excel có thể  hiển thị  đồng  thời 32 trường Các chức năng trong khi dùng  Forms gồm: a [New]   thêm     record  vào cuối danh sách (chèn thêm  một hàng) b [Delete] xóa một record c [Restore]   phục   hồi   nội  dung đã bị sửa đổi d [Find] tìm kiếm e [Criteria] lập điều kiện Đối với các trường cơng thức, Excel chỉ hiển thị nhưng khơng cho phép   thay đổi. Khi thêm một record vào cuối danh sách, Excel sẽ tự động sao chép   cơng thức   các trường của record phía trên vào các trường này; các trường  chứa dữ  liệu được nhập bình thường. Dùng phím Tab và Shift­Tab  để  di  chuyển giữa các trường 80 Để tìm kiếm thơng tin theo một tiêu chuẩn nào đó, trước hết ta dùng nút  Criteria để nhập điều kiện vào các trường, sau đó sử  dụng các nút tìm trước   (Find Prev) và kế  tiếp (Find Next) để di chuyển đến vị  trí mong muốn. Điều  kiện tìm kiếm   đây đơn giản hơn điều kiện   chức năng Filter, mỗi biểu   thức trường chỉ chứa một giá trị để so sánh, ta nhập giá trị  với các tốn tử  so   sánh vào các ơ để tạo biểu thức tìm 3.4.5 Phân tích bảng dữ liệu [Data]Pivot Table * Lý thuyết liên quan Pivot Table là một chức năng mạnh của Excel, nó cho phép người sử  dụng phân tích với một số lượng lớn các dữ liệu một cách nhanh chóng. Ta có  thể xoay các hàng và cột để xem các phân tích khác nhau của nguồn dữ liệu,   lọc dữ liệu bằng cách hiển thị các trang hoặc xem chi tiết các vùng cần thiết   Ta có thể  tạo bảng phân tích từ  danh sách dữ  liệu của Excel hoặc từ  một   nguồn dữ liệu bên ngồi Excel Ta sẽ minh họa chức năng này bằng bảng dữ liệu làm ví dụ sau: STT NBAN 05/06/99 07/06/99 09/06/99 05/06/99 07/06/99 05/06/99 07/06/99 09/06/99 05/06/99 10 09/06/99 * Trình tự thực hiện Bước 1: TEN BAP BIA BOT GAO KEO BAP BIA BOT KEO GAO SLUONG 324 454 656 431 455 564 657 432 544 767 TGIA THUE 1134000 11340 6810000 68100 3280000 32800 1293000 25860 4550000 91000 1974000 19740 9855000 98550 2160000 21600 5440000 108800 2301000 46020 TONG 1145340 6878100 3312800 1318860 4641000 1993740 9953550 2181600 5548800 2347020 Khai báo nguồn dữ liệu Sau khi thực hiện lệnh Pivot Table  ta sẽ  khai báo nguồn dữ  liệu sử  dụng để phân tích, có nhiều tùy chọn nhưng thường thì ta chọn mục đầu: ()  Microsoft Excel list or database. Sau đó nhấn Next để sang bước 2 81 Bước 2: Chỉ định bảng dữ liệu Nếu trước đó chưa chọn bảng thì sau khi xuất hiện hộp thoại, dùng  mouse chọn danh sách dữ liệu cần phân tích. Nhấn [Next] để sang bước 3 của   Wizard Bước 3: Chọn vị trí cho các trường cần phân tích Bước này quyết định kiểu phân tích sẽ tiến hành trên bảng dữ liệu. Tùy  theo ý đồ, ta sẽ thiết lập các vị trí thích hợp cho các trường, bao gồm 4 vị trí: [PAGE] dữ liệu đặt ở đây thường là loại có phân nhóm, ở danh sách dữ liệu làm   ví dụ ta sẽ chọn trường TEN để đưa vào đây. Khi phân tích ta có thể chọn All  để xem tồn bộ hoặc chỉ chọn từng nhóm để xem [COLUMN] và [ROW] chọn các trường sẽ  cung cấp thơng tin và tùy ý bố  trí   theo cột (column) hay hàng (row) [DATA] là vùng chính của bảng,  ở đó số  liệu cần quan tâm nhất sẽ hiển thị  và được tính tốn tự  động theo tùy chọn (bao gồm tính tổng sum, min, max,  average ) tương tự chức năng subtotal 82 Sau khi hồn tất chọn Next để chuyển sang bước 4 Bước 4: Chọn vị trí đặt bảng phân tích Ở  bước này có 2 tùy chọn, hoặc ta sẽ  lưu bảng phân tích trong một   worksheet mới, hoặc là sẽ đặt chung với danh sách dữ liệu. Nếu chọn mục 2:   Existing worksheet, ta cần nhập vào vị trí sẽ lưu (tương tự chức năng  Copy to  trong khi lọc nâng cao) Đến đây ta có thể  chọn [Finish] để  hồn tất việc tạo bảng phân tích  hoặc chọn [Options ] để  bổ  sung các tùy chọn trước khi kết thúc. Với danh  sách dữ liệu ở trên, ta có thể tạo bảng phân tích như sau:  Các tùy chọn của bảng phân tích: 83 Thêm các mục tóm tắt dữ  liệu (sử  dụng các hàm trong subtotal: sum,   min, max, average )   cuối các cột hoặc cuối hàng dữ  liệu và tự  động tạo  dạng bảng  Điều chỉnh bảng phân tích ­   Sau     tạo   xong,   ta   có   thể  điều   chỉnh,   định   lại   dạng   của  bảng phân tích bởi các thao tác  như: thiết lập lại các tùy chọn     trên; hoặc bổ  sung, điều  chỉnh   vị   trí     mục,   xóa   các  mục khơng cần thiết ­   Nhấn   D­click   vào   tên   một  trường     làm   xuất     hộp  thay đổi các thuộc tính của nó,  như thay đổi vị trí của trường c. Thực hành Bài 3. Bộ trình diễn văn phịng (PowerPoint) Mã bài: MĐ09­B03 Giới thiệu: Trong bài này chúng ta sẽ đi nghiên cứu tổng quan về  PowerPoint, cách sử dụng phần mềm quản lý Microsoft PowerPoint như thế  nào? Tạo các slide, thiết lập các hiệu ứng ra sao? Mục tiêu: ­ Hiểu được Powerpoint là phần mềm dùng để trình diễn; 84 ­ Mơ tả được các thao tác trên trình đơn ­ Thực hiện các thao tác an tồn với máy tính Nội dung chính: 1. Tổng quan về Microsoft PowerPoint MS Powerpoint: Là chương trình  ứng dụng trong bộ  phần mềm MS   Office của hãng Microsoft. Dùng để  thiết kế  và trình chiếu thơng tin. Đây là     phần   mềm   phổ   biến     phát   triển   cho   hệ   điều   hành   Microsoft  Windows và Mac. Được sử dụng rộng rãi trong giới doanh nhân, các nhà giáo  dục đào tạo… và được coi là một dạng phổ  biến nhất của cơng nghệ  trình  diễn. Theo nhà sản xuất, có khoảng 30 triệu trình diễn được tạo ra mỗi ngày Presentation (trình diễn): là sản phẩm được tạo ra từ  MS Powerpoint   Trong mỗi Presentation cũng bao gồm các Slide như  máy chiếu slide, chúng  được sắp xếp theo một trình tự nhất định Slile chứa đựng các thơng tin trình diễn. Bản thân trong mỗi slide có thể  chứa nhiều thơng tin khác nhau như  chữ  (text), hình  ảnh (image), tranh vẽ  (picture), âm thanh (sound), hoạt hình (animation), phim (movie),… Trong q trình trình diễn các thơng tin, các slide có thể được xuất hiện  một cách tự động hay tn theo sự điều khiển của người dùng Với khả năng chứa đựng nhiều dạng thơng tin trong một slide, với các  hiệu  ứng Animation kết hợp với sự sinh động khi chuyển đổi giữa các slide   ( slide Transition), phần mềm này thực sự mạnh và rất hữu ích trong việc thay   đổi phong cách giảng dạy của giáo viên nhằm nâng cao chất lượng dạy và  học. Có thể nói, đối với q trình dạy học, về mặt khả năng trình diễn thơng  tin, MS Powerpoint là tất cả những gì chúng ta cần. Đây là một sự thay thế tốt   cho những gì chúng ta đã có trước đây Tuy nhiên khơng phải có MS Powerpoint là có tất cả. Như mọi phương  tiện khác MS Powerpoint cũng chỉ là cơng cụ. Mọi nguồn thơng tin ( hình ảnh,  âm thanh, chữ  viết, ) lấy   đâu? Cách sắp xếp chúng theo trình tự  thế  nào?  kịch bản ra sao? Lời thuyết minh cho thơng tin  ấy thế  nào thì hồn tồn phụ  thuộc vào con người. Ở đây nảy sinh vấn đề làm thế  nào để  có được một   Presentation với chất lượng cao?  2. Thiết kế với PowerPoint 2.1. Giao diện của PowerPoint 85 Có nhiều phiên bản office khác nhau, phần mềm PP chúng tơi giới thiệu sau  đây thuộc bộ  office XP. Giống như  nhiều  ứng dụng khác chạy trên hệ  điều  hành windows, cửa sổ làm việc của PP có các thành phần cơ bản như hình sau Trong đó, các thành phần cơ bản là: ­ Thanh thực đơn ( Menu Bar )      Với thanh thực đơn này, người dùng có thể thực hiện hầu hết các thao tác,  chức năng của chương trình PP. Dưới đay là ý nghĩa cụ  thể của một số thực  đơn: Tên Menu File Edit View Insert Format Chức năng Thực hiện các thao tác, chức năng liên quan tới tài liệu (file)  do PP tạo ra như tạo mới (New), mở ( Open), lưu (Save, Save   as), xem trước khi in (Print Preview), in (Print) tài liệu Thực hiện các thao tác, chức năng cho việc soạn thảo nội   dung tài liệu như  di chuyển (Cut & Paste), sao chép (Copy &   Paste), tìm kiếm (Find), thay thế (Replace) đối tượng Thực hiện các chức năng thay đổi giao diện của chương   trình như hình thức hiển thị (Normal, Slide Sorter, Slide Show,   Note   page),   ẩn         công   cụ   (Toolbar),   thước  (Ruler), lưới (Grid),… Thêm Slide mới vào trình diễn hoặc chèn các đối tượng vào  Slide như  hộp văn bản ( Text box), hình  ảnh ( Picture), âm    (   Sound),   phim   (Movie),   biểu   đồ   (Chart),   bảng   biểu  ( Table), các đối tượng nhúng ( Object)… Thực hiện các thao tác định dang Slide và các đối tượng như  kiểu chữ  (Font), căn lề  (Alignment), mầu nền ( Background),   mẫu thiết kế ( Slide Design), định dạng khung ( Slide Layout) 86 Thực hiện các tính năng nâng cao như  kiểm tra ngữ  pháp  Tools (   Spelling),   tiện   ích   Macro,   đặt   cấu   hình   cho   chương   trình  ( Options), tuỳ chỉnh ( Customize)… Thực hiện các tính năng liên quan tới ttrình diễn như  thiết  lập các thơng số  trình diễn (Set up Show), hoạt hình các đối  Slide  tượng   kkhi   trình   diễn   (Animation   Schemes,   Customize   Show Animation),   đặt   chế   độ   chuyển   đổi       slide   (   Slide   transition)… Quản lí, sắp xếp các tài liệu đang được mở Windows Thực hiện các tính năng trợ giúp Help ­ Thanh cơng cụ ( Toolbar): PP cung cấp nhiều thanh cơng cụ  ( có nhiều nút lệnh trên mỗi thanh), khi  nhấp chuột vào đó sẽ thực hiện một chức năng tương ứng (hầu hết các chức   năng thực hiện qua nút lệnh đều có thể thực hiện thơng qua hệ thống Menu).  Ví dụ, nhấp chuột vào nút lệnh có biểu tượng chiếc đĩa mềm trên thanh cơng  cụ  chuẩn Standard) sẽ  lưu tài liệu hiện thời ( thao tác tương đương qua hệ  thống Menu là: Fide => Save). Dưới đây là một vài thanh công cụ  thường   dùng: ­ Thanh công cụ chuẩn (Standard bar):  Dùng để  thực hiện một số  chưc năng chuẩn như  tạo tài liệu mới, mở  tài  liệu     có,   lưu   tài   liệu,   cắt   dán     đối   tượng,   tạo   bảng…     ­ Thanh công cụ định dạng ( Fomating bar): dùng để thực hiện các thao tác  định dạng cho đối tượng trong tài liệu như  chọn phông chữ, cỡ  chữ, kiểu   chữ, canh lề chữ… 87 ­  Thanh cơng dụ  vẽ (Drawing bar): dùng để  vẽ  và xử  lí trực tiếp các đối  tượng lên slide như vẽ đường thẳng, mũi tên, các hình cơ bản ( hình trịn, hình  chữ nhật), các hình dựng sẵn (Auto Shapes), tạo chữ nghệ thuật… ­ Thanh trạng thái (Status bar): là nơi cung cấp cho người dùng các thơng  tin trạng thái của tài liệu như số Slide, slide hiện thời, ngơn ngữ,… ­ Thay đổi thực đơn và thanh cơng cụ: Có thể thêm, bớt, ẩn, hiện các chức  năng ở thanh thực đơn và cơng cụ theo các cách sau:               Chọn Tools => Cusomize               Chọn View => Toolbars               Nhắp chuột phải vào thực đơn hoặc một trong các thanh cơng cụ 2.2. Một số thao tác cơ bản với Presentation 2.2.1. Khởi động PP  Sử dụng một trong các cách sau để khởi động chương trình PP:               Start=> Programs=> microssoft PowerPoint               Sử dụng Windows Explore mở file Powerpnt. Exe               Mở trực tiếp từ các file trình diễn(*.ppt) 2.2.2. Tạo mới, mở một Presentation    Khi PP mới khởi động hoặc chọn File=> New, cửa sổ Task pane hiện ra  bên phải của cửa sổ  chính. Có thể  bắt đầu cơng việc với các lựa chọn dưới  đây:  Thực hiện lưu Presentation bằng một trong các cách sau:              Chọn File=> Save              Chọn nút lệnh save ( có hình đĩa mềm) trên thanh cơng cụ              Với một file đã lưu, muốn sao sang một file có cùng nội dung với   một tên khác thì chọn File=> Save As 2.2.3. Thốt khỏi PP Chọn File=> Exit 2.2.4. Thêm mới Slide Chọn Insert=> New slide: slide mới được thêm vào đồng thời cửa sơr Slide  Layout hiện ra cho phép thay đổi layout của slide đó Chọn Insert=> Duplicate slide: tạo ra một slide mới có nội dung, định dạng  giống hệt với slide hiện tại ( sử dụng chức năng này kkhi slide mới cần thêm  vào có nội dung hay định dạng gần giống với slide hiện thời) 2.5. Thay đổi vị trí của slide trong presentation Chọn   tab   Outline   hay   Slide     cửa   sổ   bên   trái   (trong   chế   độ   View=>  Normal) hoặc chuyển về chế độ sắp xếp (View=> Slide Sorter), nhắp và giữ  chuột trái vào slide cần thay đổi vị trí, xuất hiện đường kẻ mờ (thể hiện vị trí  của slide), di chuột chuyển đường kẻ tới vị trí mới và nhả chuột 2.2.6. Xố Slide            Xố slide hiện tại: Chọn Edit=> Delete Slide              Xố slide bất kì:    Chọn slide cần xố trong tab Outline hay Slides  hoặc trong chế độ sắp xếp và nhấn phím Delete trên bàn phím 88 2.2.7. Chèn các đối tượng vào slide:     Một trong những thế  mạnh của PP là nó có thể  chứa đựng nhièu dạng  thơng   tin   khác       chữ   viết   (Text),   hình   ảnh   (Picture),   hoạt   hình  (Animation),   âm     (Sound),   phim   (Movie),   siêu   liên   kết   (hyper   link)… Dưới đây là cách chèn một số đối tượng vào trong slide của presentation: ­  Chèn hộp văn bản:  Chữ  viết trong slide chỉ  tồn tại dưới dạng hộp văn  bản, trong một slide có thể  chèn một hay nhiều hộp văn bản   những vị  trí  khác nhau. Để chèn hộp văn bản vào slide chọn lệnh                 Insert=> Text box ­ Chèn ảnh: Thơng thường, hình ảnh trong máy tính tồn tại dưới dạng tệp,   thường phần mở rộng là *.bmp, *.gif, *.jpg, *.png…Vậy muốn chèn ảnh vào  slide, trước hết phải tạo ra  ảnh đó (bằng cách chụp hình, vẽ  rồi scan, chụp   hình bằng máy kỹ thuật số, sử dụng các phần mềm đồ hoạ vẽ trực tiếp trong  máy tính…). Chọn lệnh:               Insert=> picture=> From file… ­ Chèn âm thanh, phim: Các thao tác chèn âm thanh và chèn phim được thực  hiện tương tự  nhưchèn  ảnh. Chọn Insert=> Movies  and Sounds=> Movies   from file…(nếu muốn chèn phim) hoặc Sounds from file…(nếu muốn chèn âm  thanh) ­  Chèn đồ  thị: Chọn Insert=>Chart, một vùng đồ  thị  được chèn vào slide   kèm theo một bảng dữ  liệu (Datasheet) tương  ứng với đồ  thị  đó. Sửa chữa   tiêu đề, nội dung trong bảng dữ liệu cho đồ thị cần chèn vào ­ Chèn siêu liên kết: Siêu liên kết (Hyperlink) là một đối tượng trong slide    nhắp   chuột   vào       chuyển   tới     địa       (slide   khác     presentation đó, slide trong một presentation khác…). Hyperlink thường dùng  để  chỉ  ra nơi chứa các thơng tin bổ  xung, nội dung chi tiết cho các vấn đề  đang trình chiếu. Ví dụ từ các tiêu đề học, chuyển tới các nội dung tương ứng  trên các slide khác 89 2.3. Định dạng các đối tượng   Với tất cả các đối tượng được chèn vào slide đều có thể định dạng lại cho  đẹp và phù hợp với trình diễn như chọn font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ (đối với  text box), chọn màu nền, chọn đường bao, chọn kích cỡ, chọn chức năng liên  kết…Để định dạng một đối tượng, thực hiện như sau:               Chọn đối tượng cần định dạng                  Chọn Format=> [tên đối tượng] ( tên đối tượng đựoc hiển thị   tương ứng với đối tượng chọn) hoặc kích chuột phải, chọn Format [Tên đối  tượng] trong popup menu                 Thực hiện thay đổi định dạng trong hộp hội thoại 3. Thiết kế các hiệu ứng Các đối tượng trong slide có thể xuất hiện cùng một lúc, lần lượt, theo các   hình thức biểu diễn sinh động. Để  làm được điều này, ta sử  dụng tính năng  Animation (hoạt hình) các đối tượng. Các bước để  hoạt hình một đối tượng  như sau:              Chọn đối tượng cần hoạt hình               Chọn Slide Show=> Animation Schemes (để  chọn các hoạt hình   thơng dụng) hoặc Slide Show=> Custom Animation (để  thực hiện các hoạt  hình phong phú hơn) 90 Chọn Schemes Animation hay thao tác với cửa sổ Custom Animation Mục đích Chuyển tới slide kế tiếp Quay lại slide trước Đến một slide bất kì Cách thức thực hiện + Nhấn chuột trái +   Nhấn         phím:  Space bar, N, mũi tên phải, mũi tên  xuống, Page Down, Enter Nhấn         phím:  Backspace, P, mũi tên trái, mũi tên  lên, Page Up Gõ   số   thứ   tự     slide     rồi  nhấn Enter Bật/Tắt chế độ bơi đen màn hình Nhấn phím B hoặc phím  “ . ” Bật/Tắt chế độ xố trắng màn hình Nhấn phím W hoặc phím  “ ,” Hiện/Ẩn mũi tên ở góc trái màn hình Nhấn phím A hoặc phím  “ = ” Dừng/Tiếp tục trình diễn Nhấn phím S hoặc phím  “ + ” Xố các nét vẽ trên màn hình Nhấn phím E Kích hoạt bút đánh dấu Nhấn phím Ctrl + P Ẩn con trỏ chuột và mũi tên Nhấn phím Ctrl + H Ẩn, hiện con trỏ chuột Nhấn phím Ctrl+U Kết thúc trình diễn Nhấn         phím   Esc,  Ctrl+Break, ­ 91 4. Lưu và đóng gói File Lần đầu tiên lưu file, khi chọn lệnh Save, hộp thoạt Save as được hiển thị.  Trong hộp thoại Save as bạn có thể đặt tên cho bài trình bày và chọn thư mục  để  lưu giữ  nó. Sau khi đặt tên cho bài bạn có thể  nháy nút Save trên thanh  cơng cụ  chuẩn hay chọn Save trên bảng File. Phiên bản mới sẽ  được ghi đè  lên phiên bản gốc. Nếu muốn lưu giữ  cả tệp tin gốc và phiên bản mới bạn   chọn Save as trên bảng file để lưu trữ bản mới với tên khác Các bước thực hiện B1. Nháy nút Save trên thanh cơng cụ  chuẩn. PowerPoint hiển thị  hộp thoại   Save as, như hình minh họa sau. Sau đó gõ tên bài trình bày trong ơ File name B2. Trong hộp thoại File name, gõ tên bài B3. Nháy nút Save In, và chọn ổ đĩa và chọn thư mục cần lưu B4 Nháy nút Save hay nhấn phím Enter để lưu bài HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN MƠ ĐUN 1. Phạm vi áp dụng chương trình mơ đun:  Chương trình mơ đun được sử  dụng để  giảng dạy cho trình độ  cao  đẳng nghề Lập trình máy tính.   2. Hướng dẫn một số điểm chính về phương pháp giảng dạy mơ đun đào tạo: 92 ­ Giải thích các câu lệnh ­ Trình bày đầy đủ các lệnh trong nội dung bài học ­ Cho sinh viên thực hiện các câu lệnh trên máy tính và đặt các câu hỏi   để  sinh viên trả lời ­ Phân nhóm cho các sinh viên thực hiện tính tốn trên máy tính ­ Sinh viên trao đổi với nhau, thực hiện các bài thực hành và trình bày   theo nhóm ­ Thực hiện các bài tập thực hành được giao  3. Những trọng tâm chương trình cần chú ý: ­ Giáo viên trước khi giảng dạy cần phải căn cứ vào nội dung của từng   bài học  ­ Chuẩn bị  đầy đủ  các điều kiện thực hiện bài học để  đảm bảo chất  lượng giảng dạy.  TÀI LIỆU THAM KHẢO [1]. Nhóm biên dịch tri thức thời đại. Tin học văn phịng, 2010 [2]. TS Thạc Đình Cường, Tin học văn phịng ,NXB Giáo dục, 2013 [3]. Nguyễn Đình Tuệ, Hồng Đức Hải. Giáo trình lý thuyết và thực  hành Tin học văn phòng, Nhà xuất bản lao động xã hội , 2013 93 ...  trí: Mơ đun  được bố  trí sau các mơn? ?học? ?chung và có thể  dạy song song   các mơn? ?học? ?kỹ thuật? ?cơ? ?sở Tính chất: Là mơ đun chun mơn nghề? ?lập? ?trình? ?máy? ?tính Ý nghĩa vai trị:  Đây là mơn? ?học? ?cơ  sở  ngành của các ngành liên quan đến... doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Microsoft Office là chương? ?trình? ?mạnh với hàng trăm tính năng. Trong  phần? ?tin? ?học? ?văn? ?phịng căn bản chúng tơi đã? ?giới? ?thiệu khá đầy đủ với bạn  đọc về các tính năng của nó. Để có một khởi động tốt nhất cho bạn đọc là ...  Đây là mơn? ?học? ?cơ  sở  ngành của các ngành liên quan đến   cơng nghệ  thơng? ?tin,  cung cấp cho sinh viên các kiến thức? ?cơ  bản về   ứng   dụng? ?tin? ?học? ?văn? ?phịng II. Mục tiêu mơ đun ­ Sử dụng thành thạo các tính năng của Microsoft Word;

Ngày đăng: 28/05/2021, 11:17

TỪ KHÓA LIÊN QUAN

TÀI LIỆU CÙNG NGƯỜI DÙNG

TÀI LIỆU LIÊN QUAN