Giáo trình Tin học văn phòng (Nghề Truyền thông và mạng máy tính Trung cấp)

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: TIN HỌC VĂN PHÕNG NGÀNH, NGHỀ: TRUYỀN THƠNG VÀ MẠNG MÁY TÍNH TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CĐCĐ ngày tháng năm 20… Hiệu trƣởng trƣờng Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp) Đồng Tháp, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin đƣợc phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Trong thời đại công nghệ số nay, việc thành thạo kỹ tin học đƣợc nƣớc ta ngày trọng nhằm nâng cao hội học hỏi hội nhập với giới Mức độ cần thiết việc ứng dụng tin học lĩnh vực đời sống xã hội ngày cao Giáo trình “TIN HỌC VĂN PHÕNG” biên soạn dùng cho sinh viên Ngành, Nghề QUẢN TRỊ MẠNG MAY TÍNH đồng thời tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên khối ngành kỹ thuật trƣờng Giáo trình “TIN HỌC ỨNG DỤNG” bám sát nội dung chi tiết Chƣơng trình mơn học nhà trƣờng ban hành gồm chƣơng: Chƣơng 1: Xử lý văn nâng cao Chƣơng 2: Sử dụng bảng tính nâng cao Chƣơng 3: Sử dụng trình chiếu nâng cao Nhằm cung cấp cho sinh viên đầy đủ kiến thức kỹ sử dụng tin học văn phòng nâng cao Với phƣơng pháp trình bày ngắn gọn, trực quan, hy vọng giáo trình mang đến cho sinh viên kiến thức bổ ích cho ngành học áp dụng tốt cho công việc sau Tuy tham khảo nhiều tài liệu qua kinh nghiệm thực tế nhƣng chắn giáo trình có hạn chế định mong nhận đƣợc góp ý q thầy cơ, q đồng nghiệp gần xa em sinh viên để giáo trình thực trở thành cơng cụ hữu ích cho sinh viên Ngành, Nghề QUẢN TRỊ MẠNG MÁY TÍNH nói riêng độc giả nói chung Đồng Tháp, ngày tháng năm 2019 CHỦ BIÊN: VÕ THỊ TỐ HOÀNG i MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU i CHƢƠNG 1.1 XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO Thiết đặt môi trƣờng làm việc tối ƣu 1.1.1 Lựa chọn chế độ thiết đặt phù hợp 1.1.1.1 Định dạng nhanh liệu 1.1.1.2 Chức kiểm tra tả 1.1.1.3 Tự động lƣu liệu 1.1.1.4 Thay đổi đơn vị đo 1.1.1.5 Hiển thị khung lề 1.1.1.6 Cách gõ chữ tự động (AutoText) 1.1.2 1.2 Áp dụng mẫu Định dạng nâng cao 10 1.2.1 Văn 10 1.2.2 Đoạn 14 1.2.3 Cột 16 1.2.4 Bảng 18 1.3 Tham chiếu liên kết 26 1.3.1 Tiêu đề, chân trang, chân 26 1.3.1.1 Tạo thích, Tiêu Đề Cho Hình Ảnh 26 1.3.1.2 Chèn Footnote, Endnote 28 1.3.2 Mục lục mục 29 1.3.3 Đánh dấu, tham chiếu 39 1.3.4 Kết nối, nhúng liệu 42 1.3.4.1 Liên kết – Hyperlink 42 1.3.4.2 Cách chèn file tài liệu vào Word 45 1.4 Trƣờng biểu mẫu 46 1.4.1 Trƣờng văn 46 ii 1.4.2 Biểu mẫu văn 47 1.4.3 Phối thƣ (Merge) 56 1.5 Biên tập văn chế độ cộng tác 61 1.5.1 Lần vết rà soát 61 1.5.1.1 Thêm Các Ghi Chú Vào Tài Liệu 61 1.5.1.2 Theo Dõi Sự Thay Đổi Của Tài Liệu 61 1.5.2 Tài liệu chủ 65 1.5.3 Bảo vệ tài liệu 75 1.6 Chuẩn bị in 79 BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƢƠNG 82 CHƢƠNG 2.1 SỬ DỤNG BẢNG TÍNH NÂNG CAO 100 Thiết lập môi trƣờng làm việc tối ƣu 100 2.1.1 Thiết lập bảng tính, thuộc tính bảng tính 100 2.1.2 Sử dụng mẫu 108 2.1.3 Bảo mật liệu 109 2.2 Thao tác bảng tính 115 2.2.1 Ơ vùng 115 2.2.1.1 Định dạng Style cho ô: 115 2.2.1.2 Định Dạng Có Điều Kiện ( Conditionnal Formatting ) 116 2.2.1.3 Đặt Tên Vùng Dữ Liệu 119 2.2.2 Trang tính 120 2.2.2.1 Cố định dịng (cột ) bảng tính 120 2.2.2.2 Chia nhiều vùng xem khác 121 2.2.2.3 Hiển Thị Nhiều Cửa Sổ trang tính 122 2.2.2.4 Chức Năng Paste Special 123 2.2.3 Hàm công thức 125 2.2.3.1 Các hàm toán học: 126 2.2.3.2 Các hàm thống kê 128 2.2.3.3 Các hàm thời gian 131 iii 2.2.3.4 Các hàm tài 134 2.2.3.5 CÁC HÀM VĂN BẢN 140 2.2.3.6 CÁC HÀM THÔNG TIN 143 2.2.3.7 CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU 144 2.2.3.8 CÁC HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU 146 2.2.4 Biểu đồ 149 2.2.5 Liên kết, nhúng nạp liệu từ 155 2.2.5.1 Liên Kết Từ Access 155 2.2.5.2 Sử Dụng Liên Kết Từ Web 157 2.2.5.3 Sử Dụng Liên Kết Từ File Text 160 2.2.5.4 Sử dụng liên kết từ nguồn khác 160 2.2.6 Phân tích liệu 161 2.2.6.1 Tạo bảng Pivot Table 161 2.2.6.2 Tùy biến bảng Pivot Table 162 2.2.6.3 Giá trị Pivot Table (Value) 164 2.2.6.4 Xóa Pivot Table 165 2.2.7 Sắp xếp lọc liệu 165 2.2.7.1 Sắp xếp liệu 165 2.2.7.2 Lọc liệu 167 2.2.8 2.3 Kiểm tra hợp thức liệu 176 Biên tập lần vết 181 2.3.1 Ghi chú, nhận xét, thay đổi nội dung trang tính 181 2.3.1.1 Thêm ghi Vào Công Thức Excel: 181 2.3.1.2 Thêm ghi cho bảng tính 182 2.3.2 Lần vết thay đổi bảng tính 183 2.3.2.1 Chia Sẻ Tài Liệu 183 2.3.2.2 Theo Dõi Sự Thay Đổi Của Tập Tin 184 2.3.2.3 Xem Chi Tiết Những Thay Đổi Của Tập Tin 185 BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƢƠNG 187 iv CHƢƠNG 3.1 SỬ DỤNG TRÌNH CHIẾU NÂNG CAO 211 Lập kế hoạch cho việc trình chiếu 211 3.1.1 Tìm hiểu bối cảnh trình chiếu 211 3.1.2 Thiết kế nội dung hình thức trình bày hiệu 213 3.2 Trang thuyết trình chủ mẫu 216 3.2.1 Trang chủ 216 3.2.2 Mẫu 219 3.3 Các đối tƣợng đồ họa 223 3.3.1 Định dạng đối tƣợng đồ họa, tranh ảnh 223 3.3.1.1 Áp dụng hiệu ứng cao cấp: 223 3.3.1.2 Sao chép định dạng Shape 224 3.3.1.3 Hiệu chỉnh hình ảnh 225 3.3.2 Xử lý đối tƣợng đồ họa 227 3.3.2.1 Hiện/ẩn thƣớc ngang dọc 227 3.3.2.2 Các Đƣờng Lƣới 228 3.3.2.3 Đƣờng Trợ Giúp Khi Vẽ 228 3.3.2.4 Sắp Xếp Các Đối Tƣợng Đồ Họa 229 3.3.2.5 Xóa Nền hình ảnh: 231 3.3.2.6 Kết hợp hình 232 3.3.2.7 Chuyển Đổi Định Dạng 233 3.3.3 Sử dụng đồ thị, sơ đồ 234 3.3.3.1 Định dạng đồ thị 234 3.3.3.2 Tạo Sơ Đồ Bằng Cơng Cụ Có Sẵn 238 3.3.4 Đa phƣơng tiện trang chiếu 242 3.3.4.1 Nhúng Âm Thanh Vào Slide 242 3.3.4.2 Chèn Video Vào Slide 243 3.3.4.3 Chèn Video Online Vào Slide 244 3.3.4.4 Tạo hiệu ứng cho đối tƣợng slide 245 3.3.4.5 Di chuyển đối tƣợng 249 v 3.3.4.6 Hiệu ứng Trigger 250 3.3.4.7 Sắp xếp thứ tự hiệu ứng 250 3.4 Liên kết, nhúng, nhập/xuất trang chiếu, bảng trình chiếu 251 3.4.1 Liên kết, nhúng 251 3.4.1.1 Liên kết 251 3.4.1.2 Tạo nút điều hƣớng (Action) 252 3.4.1.3 Nhúng Dữ Liệu 254 3.4.2 Nhập, xuất 255 3.4.2.1 Nhập Slide Từ Tập Tin Khác 255 3.4.2.2 Lƣu trình chiếu thành dạng khác 257 3.4.2.3 Chuyển trình chiếu sang video 258 3.4.2.4 Chuyển Handout sang Word 258 3.5 Quản lý trình chiếu 260 3.5.1 Trình chiếu theo yêu cầu 260 3.5.2 Thiết lập cách thức trình bày 261 3.5.2.1 Trình chiếu chuyển slide theo thời gian 261 3.5.2.2 Thiết lập tùy chọn slide show 262 3.5.2.3 Ấn định thời gian trình diễn cho slide 264 3.5.2.4 Ghi lại trình diễn 266 3.5.3 Kiểm sốt việc trình chiếu trang 267 3.5.3.1 Ghi chế độ Normal View 267 3.5.3.2 Ghi chế độ Notes Page 268 3.5.3.3 Cách in slide PowerPoint kèm ghi 269 3.5.3.4 Thao Tác Khi Trình Chiếu 271 BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƢƠNG 273 TÀI LIỆU THAM KHẢO 286 vi Hình 3.79 – Lệnh chọn cơng cụ Pen  Một số phím tắt trình chiếu Phím tắt Cơng dụng F5 Bắt đầu trình chiếu từ Slide Shift + F5 Bắt đầu trình chiếu từ Slide chọn ESC (hoặc phím -) Thốt trình chiếu giao diện soạn thảo N (mũi tên sang phải xuống Di chuyển tới Slide trình chiếu dƣới) P (mũi tên sang Di chuyển Slide trƣớc trình chiếu trái lên trên) Số slide + Enter Di chuyển đến slide cần nhảy tới 272 BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƢƠNG Bài tập thực hành số Slide 1: Tạo Slide nhƣ hình bên dƣới, với nội dung nhƣ sau:  “Chúc bạn sức khỏe may mắn” sử dụng WordArt, font chữ VNPresent, cỡ chữ 32, màu tùy ý Hiệu ứng: Tùy ý  “Xin chào hẹn gặp lại” có font chữ Time New Roman, cỡ chữ 30, màu tùy ý Hiệu ứng: Tùy ý Slide Tạo Slide nhƣ hình bên dƣới sau thiết lập hiệu ứng cho đối tƣợng Slide theo thứ tự sau:  Text “Sử dụng WordArt” 273  Hình vẽ  Autoshape “Chọn kiểu WordArt”  Autoshape “Nhấn OK để kết thúc” Chú ý: Kiểu hiệu ứng chọn tùy ý Slide 3: Tạo Slide với nội dung nhƣ hình dƣới, sau thiết lập hiệu ứng cho slide Slide 4: Tạo Slide nhƣ sau: Trong đó:  “Chào mừng”: Dùng WordArt để tạo đƣợc style nhƣ hình vẽ, màu chữ xanh trời 274  Các bullet: vào bullet numbering, chọn kiểu bullet character, chọn Windings để chọn kiểu ký tự nhƣ hình  Chọn hình để làm hình cho Slide  Tạo hiệu ứng cho dòng chữ 275 Bài tập thực hành số Yêu cầu chung:  Mỗi silde có hiệu ứng (nếu có) đƣợc thực theo số thứ tự nhƣ bên dƣới  Sử dụng chức Slide Master để chèn ảnh vào góc bên trái cho slide  Có ngày tháng, tiêu đề cuối trang số trang cho tất slide Slide 1: Chọn Slide Layout Title Slide để tạo slide sau Slide 2: Tạo slide nhƣ hình bên u cầu:  Chữ “lợi ích” đƣợc liên kết đến slide thứ 3, chữ “hạn chế” liên kết đến slide thứ  Tạo siêu liên kết (Hyperlink) cho mục 276 Slide 3: Tạo slide nhƣ hình bên Yêu cầu: Tạo Liên kết: “trƣờng Đại học” đƣợc liên kết đến slide thứ Slide 4: Tạo slide nhƣ hình bên Slide 5: Tạo slide nhƣ hình bên 277 Yêu cầu: Danh sách trƣờng Đại học có hiệu ứng tự động Bài tập thực hành số Slide 1: Chọn Slide Layout Title Slide để tạo slide sau: Slide 2: Tạo slide nhƣ hình bên 278 Yêu cầu:  Sử dụng Text Box để tạo hộp văn  Tạo siêu liên kết (Hyperlink) cho mục Slide 3: Tạo slide nhƣ hình bên 279 Yêu cầu:  Tạo hiệu ứng cho đối tƣợng (hình ảnh, đƣờng kẻ, …) theo thứ tự hợp lý  Tạo siêu liên kết cho mục có gạch chân Slide 4: Tạo slide nhƣ hình bên Yêu cầu:  Tạo hộp Text Box chứa liên kết đến slide tiếp theo, slide trƣớc đó, slide đầu tiên, slide cuối cùng, … Sau thực yêu cầu sau:  Sử dụng chức Slide Master để chèn vào ảnh chung cho tất slide, tiêu đề slide có định dạng (font chữ, kích cỡ, màu sắc, …)  Chèn tiêu đề đầu trang, cuối trang, ngày tháng số trang cho slide  Thay đổi cách thức thể hiệu ứng đối tƣợng: tự động, hẹn giờ, …  Sử dụng chức Slide Trasition để tạo hiệu ứng chuyển đổi slide 280 Bài tập thực hành số Thiết kế cờ chuyển động nhƣ sau: - Vẽ hình elip, tơ màu tạo hiệu ứng effect nhƣ hình mẫu, sử dụng cơng cụ Eyedroper để lấy màu hình mẫu - Sử dụng Basic Shape hiệu ứng Preset để tạo trụ cắm cờ - Sử dụng đƣờng line hiệu ứng shadow để vẽ cờ - Vẽ cờ theo mẫu - Tạo hiệu ứng xuất cho đối tƣợng - Tạo hiệu ứng motion path cho cờ bay từ chân cột cờ lên đỉnh cột cờ - Tạo hiệu ứng cho cờ chuyển động 281 Bài tập thực hành số Yêu cầu − Tạo slide master cho trình diễn − Chọn Themes phù hợp với nội dung trình diễn − Chọn hình ảnh phù hợp thiết kế cho slide tiêu đề trình diễn (slide 1) − Thiết kế thêm slide khác với nội dung bên dƣới − Chèn thêm hình ảnh audio video cho nội dung slide (tham khảo từ internet) − Tạo hiệu ứng chuyển slide cho trình diễn − Tạo hiệu ứng cho đối tƣợng slide cho phù hợp với nội dung − Tạo liên kết từ slide 2,3 đến slide khác với nội dung cần liên kết − Tạo nút điều hƣớng trƣớc, sau trở slide nội dung − Tạo slide cuối cảm ơn kính chào Slide 1: ĐỀ ÁN TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU VỀ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THỰC TẾ ÁP DỤNG VẬN TẢI ĐA PHƢƠNG THỨC TẠI CƠNG TY T&M TRANS CHI NHÁNH TP.HỒ CHÍ MINH Slide 2,3 NỘI DUNG CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT I Cơ sở lý luận II Cơ sở pháp lý III Các loại hình vận chuyển CHƢƠNG II: Q TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT, NHẬP KHẨU I Giới thiệu Công ty II Hoạt động giao nhận hàng xuất, nhập Công ty T & M Trans III Đánh giá ƣu nhƣợc điểm 282 CHƢƠNG III : KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP PHỤ LỤC Slide 4,5: TÓM TẮT Với kiến thức lý thuyết ghế nhà trƣờng ba tháng thực tập, chọn đề tài “Nghiệp vụ giao nhận ngoại thương thực tế áp dụng vận tải đa phương thức công ty T & M TRANS chi nhánh TP HCM” Đề tài nêu rõ quy trình xuất nhập khẩu, vƣớng mắc khó khăn phát sinh q trình làm thủ tục chứng từ hàng nhập, hàng xuất Bên cạnh đó, vấn đề áp dụng vận tải đa phƣơng thức đƣợc đề cập đến Slide 6,7: CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT I Cơ sở lý luận Khái niệm giao nhận: Vai trò tác dụng giao nhận Vận tải đa phƣơng thức II Cơ sở pháp lý III Các loại hình vận chuyển Đƣờng biển Đƣờng hàng không Đƣờng sắt Đƣờng ôtô Đƣờng sông Slide 8,9: CHƢƠNG II: QUÁ TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT, NHẬP KHẨU I Giới thiệu Cơng ty Q trình hình thành phát triển Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Cơ cấu tổ chức Tình hình hoạt động kinh doanh năm 2003 283 II Hoạt động giao nhận hàng xuất, nhập Công ty T & M Trans Khâu hàng nhập Khâu hàng xuất Thực tế vận dụng nghiệp vụ vận tải đa phƣơng thức III Đánh giá ƣu nhƣợc điểm Slide 10: CHƢƠNG III : KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP I Kết luận II Kiến nghị III Giải pháp Kiện tồn hoạt động cơng ty Đối với ngƣời giao nhận Thực gom hàng từ đại lý giao nhận Biện pháp đẩy mạnh hoạt động Marketing PHỤ LỤC: Tài liệu tham khảo 284 Bài tập thực hành số Yêu cầu: Sinh viên tự thiết kế báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài KỸ THUẬT SỮA CHỮA, LẮP RÁP MÁY TÍNH Nội dung: 15 slide, nội dung hình ảnh phù hợp với chuyền đề (tìm kiếm nội dung Internet) Gồm slide sau: - Slide tiêu đề: Tên đơn vị Tên đề tài, thông tin sinh viên thực đề tài - Slide nội dung: Hiển thị nội dung thực đề tài - Các slide chi tiết: Chi tiết báo cáo - Slide kết luận: Tóm tắt kết luận đề tài - Slide kết thúc: Cảm ơn Thiết kế hiệu ứng chuyển slide Thiết kế hiệu ứng cho đối tự slide phù hợp với nội dung trình chiếu Tạo ghi cho slide Sử dụng chức Custom Slide Show để tạo báo cáo tự chọn 10 slide slide có Sử dụng chức Rehearse Timings tạo báo cáo theo thời gian ấn định sẵn Sử dụng chức Set Up Slide Show cài đặt báo cáo lặp lại liên tục sau kết thúc slide 285 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] “Bài giảng Tin học văn phòng”, Trƣờng Cao đẳng thực hành FPT Polytechnic [2] Tiến Quốc, “Chuẩn CNTT – Kỹ sử dụng CNTT nâng cao” [3] Tài liệu Tin học văn phòng, nguồn Internet 286 ... thành thạo kỹ tin học đƣợc nƣớc ta ngày trọng nhằm nâng cao hội học hỏi hội nhập với giới Mức độ cần thiết việc ứng dụng tin học lĩnh vực đời sống xã hội ngày cao Giáo trình ? ?TIN HỌC VĂN PHÕNG”... Khi Trình Chiếu 271 BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƢƠNG 273 TÀI LIỆU THAM KHẢO 286 vi GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên môn học: TIN HỌC VĂN PHÕNG Mã môn học: MH 09 Thời gian thực môn học: ... giờ; Kiểm tra giờ) I Vị trí, tính chất mơn học: - Vị trí: Mơn học Tin học văn phịng thuộc nhóm mơn sở ngành đƣợc bố trí giảng dạy sau mơn Tin học - Tính chất: mơn học sở bắt buộc nhằm trang bị