Giáo trình tin học ứng dụng ngành kế toán

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP TP HCM

Ni H KHOA KẾ TỐN - KIỂM TỐN N

TIN HOG UNG DUNG NGANH/KE TOAN

TS Trần Duy Vũ Ngọc Lan

Trang 2

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP TP.HCM KHOA KE TOAN - KIEM TỐN

_—- s2 @-—~ Biên soạn

TS Trần Duy Vũ Ngọc Lan (Chủ biên)

ThS Đỗ Thị Thanh Ngân - ThS Phạm Trường Quân

TIN HỌC ỨNG DỤNG

NGÀNH KẾ TỐN

Trang 3

* Tài liệu này thuộc quyền sở hữu của: Khoa Kế Tốn - Kiểm Tốn, Trường Đại Học Cơng Nghiệp Tp Hồ Chí Minh

* Nghiêm cấm sao chép dưới mọi hình thức khi chưa cĩ sự chấp thuận bằng

Trang 4

LỜI MỞ ĐẦU

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của cơng nghệ thơng tin, ngày nay việc tin học hĩa cơng tác kế tốn rất phổ biến, đã giải quyết được các vấn đề như xử ly va cung cap thơng tin nhanh chĩng, thuận lợi cũng như nâng cao hiệu quả làm việc của bộ

máy kế tốn

Với mong muốn cung cáp kiến thức cân thiết và hữu ích giúp sinh viên tổ chức

xử lJ tốt cơng tác kế tốn trên MS Excel để thuận tiện trong các hoạt động thực hành

nghề nghiệp, ứng dụng Excel cho cơng tác kế tốn, chúng tơi đã biên soạn giáo trình

TIN HỌC ỨNG DỤNG NGÀNH KÉ TỐN thật đơn giản và phù hợp thực tế

Giáo trình gồm 3 chương, hệ thơng bài tập hỗ trợ sinh viên thực hành và nâng

cao tư duy từ đĩ cĩ thể hiểu rõ và vận dụng được các kiến thức Excel vào tổ chức cơng tác kế tốn

Dù đã rất cĩ gắng, song khơng thể tránh khỏi những sai sĩt, khiếm khuyết,

chúng tơi rất mong nhận được các ý kiến đĩng gĩp của bạn đọc về địa chỉ:

Bộ mơn Hệ thơng Thơng tin Kế tốn

Khoa Kế tốn — Kiểm tốn (Lầu 3 Nhà D) Đại học Cơng nghiệp TP.HCM

Số 12 Nguyễn Văn Bảo, P.4, Q Gị Vấp, TP,HCM

Trang 5

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: TỎNG QUAN VÈ MICROSOFT EXCEL -c-ee 7

1.1.:Gi106iHiêu Micrusof EXCCÌ.cccaekiiiiAsoiniaLAl111454114161100010101464141619910 7

1.1.1 Giới thiệu

1.1.2 Khởi động Microsoft Excel 1.1.3 Thốt khỏi MS Excel

1.1.4 Các thành phần trong cửa số MS Excel 1.2 Các thao tác với bảng tính 1.2.1 Các thao tác với tập tin 1.2.1.1 Lưu tập tin 1.2.1.2 Tạo mới tập tin 1.2.1.3 Mở tập tin đã cĩ sẵn TT 1.2.2 Thiết lập các thơng số mơi ơi trường làm vì việc 1.2.3 Thao tác nhập liệu 1.2.3.1 Di chuyển trong bảng tính 1.2.3.2 Nhập dữ liệu 1.2.3.3 Các kiểu đữ liệu 1.2.4 Thiết lập số tăng tự động, chức nang Custom List 1.2.4.1 Thiết lập số tăng tự động

1.2.4.2 Chức năng Custom List 1.2.5 Khỗi dữ liệu, phạm vi thao tác 1.2.6 Hiệu chỉnh dữ liệu 1.2.7 Lập cơng thức Excel 1.2.8 Định dạng dữ liệu 1.2.9 Hiệu chỉnh bảng tính 1.3 Chèn các đối tượng và bảng tính 1.3.1 Chèn biểu đồ 1.3.2 Chèn các đối tượng mở rộng 1.4 In Ấn dữ liệu

1.4.1 Dinh dang trang in

1.4.2 Các chế độ hiển thị trang in

1.4.3 In bảng tính

1.5 Các chức năng khác

1.5.1 Thiét lap Freeze Pane

1.5.2 Sao chép diac biét

Trang 6

CHƯƠNG 2: CÁC HÀM MS EXCEL ỨNG DỤNG TRONG KÊ TỐN 51 2.1 Giới thiệu chung về hàm 2.1.1 Cơng thức trong Excel 2.1.2 Các tốn tử 2.1.3 Các hàm ứng dụng 2.2 Các hàm Excel ứng dụng trong kế tốn 2.2.1 Hàm xử lý chuỗi 2.2.2 Hàm xử lý thời gian 2.2.3 Hàm luận lý (logic) 2.2.4 Các hàm tốn học và thơng kê 2.2.5 Các hàm dị tìm và tham chiếu 2.2.6 Cơng thức mảng

2.3 Các lỗi thơng dụng khi sử dụng cơng thức và hàm đã§48Øgsggt 80 2.4 Kiêm tra đánh giá cơng thức . -sessessessssrseerseneeearnersne 80

CHƯƠNG 3: CÁC CHỨC NĂNG XỬ LÝ DỮ LIEU UNG DUNG TRONG KE

"TỐN zzn6gttzsgiagig2g 88 SS ECCS BSCR SN A NRCC RRC NR 81

3.1 Kiểm sốt nhập dữ liệu kế tốn -ces<2ceeeeeerererrerrrrerossrsarsotennroe 81

3.2 Sắp xếp dữ liệu kế tốn 3.3 Trích lọc dữ liệu kế tốn

3.3.1 Trích lọc tự động (Auto Filter) 3

3.3.2 Trích lọc nâng cao (Advanced Filler) ceeceeeeerereiirrreeuẨ

3.4 Tổng hợp dữ liệu kế tốn theo nhĩm 3.5 Hợp nhất dữ liệu kế tốn 3.5.1 Tạo một báo cáo thơng kê từ một nguồn dữ liệu -« . 2

3.5.2 Tạo báo cáo gộp từ nhiều nguồn số liệu

3.6 Thiết lập bảng thống kê đữ liệu kế tốn

3.7 Báo cáo thống kê bằng biểu đồ

BÀI TẬP

Trang 7

CHƯƠNG 1: TONG QUAN VE MICROSOFT EXCEL

Mục tiêu chương 1

Sau khi nghiên cứu chương này, sinh viên cĩ thể: - _ Biết sử dụng các chức năng cơ bản trong MS Excel

- Chon lua và áp dụng được các chức năng đã học vào từng tình huồng trong thực tế

-_ Phân tích và đánh giá được tầm quan trọng của MS Excel trong việc ứng dụng thực tế cũng như trong cơng việc kế tốn

1.1 Giới thiệu Microsoft Excel

1.1.1 Giới thiệu

Microsoft Excel là một chương trình ứng dụng thuộc bộ Microsoft Office, một cơng cụ mạnh để thực hiện các bảng tính chuyên nghiệp Bảng tính của Excel bao gồm nhiều ơ được tạo bởi các dịng và cột, cĩ nhiều tính năng ưu việt và giao diện thân thiện với người sử dụng

Hiện tại Microsoft Excel được sử dụng rộng rãi trong mơi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ các cơng việc tính tốn từ thơng dụng cho đến phức tạp, từ những bảng tính cơ bản đến các chương trình ứng dụng tự động phục vụ cho các lĩnh vực, trong đĩ cĩ lĩnh vực kinh tế

1.1.2 Khởi động Microsoft Excel

e_ Cách 1: Kích đúp chuột vào biểu tượng Excel trên màn hình desktop (Nếu cĩ) e_ Cách 2: Vào Start— All Programs - Microsoft Office — Microsoft Excel

Office 14 — Kich dup vao tap tin Excel.exe

1.1.3 Thốt khĩi MS Excel

e_ Cách 1: Vào menu File - Exit

«_ Cách 2: Kích chuột vào nút Close (dấu X màu đỏ) trên thanh tiêu đề của cửa số

Trang 8

e _ Cách 3: Nhắn tổ hợp phím tắt Alt + F4

Khi đĩng Excel, nếu bảng tính chưa được lưu thì excel sẽ xuất hiện thơng báo: “Bạn cĩ muốn lưu lại những thay đổi trên tập tin 'Book1" khơng ?”

1.1.4 Các thành phân trong cửa số MS Excel

Genet = (I Cenemenat formating > Suincen >

8+ MF igs roemat as tanie - Bowie» aa AG cen tee 2 Mombes 7 cam, Formula Bar Title Bar: Thanh tiêu đề chứa tên của workbook đang mở Một tập tin Excel được gọi là một workbook

Quick Access Toolbar: Cho phép cài đặt các nút lệnh thường sử dụng Các nhĩm Ribbon: Chứa các nhĩm lệnh trong Excel

Name Box: Hộp địa chỉ hoặc tên khối

Formula Bar: Thanh cơng thức chứa dữ liệu nhập hoặc cơng thức của ơ hiện hành Sheet Tab: Chứa tên các worksheet cĩ trong workbook

Status Bar: Thanh trạng thái cho biết tình trạng hiện hành như: chế độ làm việc, tình trạng các phím NumLock, CapsLock,

Gĩc phải thanh trạng thái cho biết trạng thái làm việc hiện tại như: — Ready: dang sẵn sàng chờ nhập dữ liệu hay cơng thức

Enter: đang nhập dữ liệu hay cơng thức vào ơ hiện hành

Point: dang ghi m6t cơng thức tham chiếu đến một ơ

Trang 9

Tùy chỉnh Quick Access Toolbar

Thanh cơng cụ cho phép truy cập nhanh các chức năng thường sử dụng, bạn cĩ thể tùy chọn sắp xếp các chức năng này Review View Developer Customize Quick Access Toolbar as Data [ New = =, & cut vi i = ele) — Bweptet General * a Copy ~ ae

Paste v #ƒfomatPi (v) sa 7 = x HB ETE Bmergeacenter~ $+ % 9 | 18 58

Clipboard E-mail [Aaste quick access Toolbar Alignment % Number mÌ f AL Quick Print ak Print Preview and Print Pere oe at Spelling [Lv] undo {v} Redo Sort Ascending Sort Descending Open Recent File More Commands ‘Show Below the Ribbon Ribbon và việc Hiệu chỉnh các Ribbon theo ý ngư: dụn

Ribbon cĩ các thẻ chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins

Hệ thống các lệnh được bố trí như sau: các thé (tabs) các nhĩm (grøups) * các lénh (commands) Formulas Data Review View _ Developer

eee Fo 2 = +Í 8 + /% 9 | HAE Conditional Conditional Fe Bw mem Eo am Format Cơ Cell one | | Sort & Find & it

we j$g 34 Z3 efmating” asTable~ siges~ | WBAFomat~ | Q- finer> Selec |

Giproars | Font wl Alignment sf Number, fl styies |_ các | £dtlng I

Excel cho phép người sử dụng tùy chỉnh Ribbon theo ý muốn, bằng cách sắp

Trang 10

" Customize the Ribbon Formulas Customize the Ripbon:( Frosting fia Je save isis Til Chart pes [Man Tabz ¬ Borders Ei [Y)Home nevanced Calculate Now & Clipboard Í Center El Font Ì_ Cendftional Fomating © Alignment Connections Number Quick Access Toolbar Coon E Sự q ym Sort #cels

Add-ins cate orks

"Decrease Font Size B Minsert

| us Center Delete Celts © [Page tayout

Delete Sheet Coiumns © 7) Formutas

Delete Sheet Rows } B U)pata

đà Email (aay) a g Review

Fill Color SY la giview

ive Filter [<< Bemove | | fF] Developer Font [JjAddins A Font Color (Background Removat Font Size [Format Ces Format Painter GE Freeze Panes > [A Increase Font Size

| [fe Insert Function = Insert Cells "Insert Sheet Coiumns

Macros Merge & Center Customizations: [_Reset ]O _

Neve Hanae * [Imaer/bpert v )c |

ị Ge

k—— ase ———— — 4]

Tai day, người dùng cĩ thể thêm, xĩa, đổi tên các thẻ, nhĩm, lệnh tùy ý nhằm tạo sự thuận

tiện trong thao tác với các lệnh của Excel tùy theo cơng việc hằng ngày của mình 1.2 Các thao tác với bảng tính

1.2.1 Các thao tác với tập tin 1.2.1.1 Luu tap tin

Trang 11

Standard Toobar Xuất hiện hộp thoại:

e_ Mục File name: gõ vào tên tập tin

e Mục Savein: Chọn 6 dia và Folder muốn lưu tập tin xuống

1.2.1.2 Tao moi tap tin

Chon Iénh File — New (chon Blank Document) - Create (hoac nhân tổ hợp phim Ctrl + N)

1.2.1.3 Mở tập tin đã cĩ sẵn

Chọn lệnh File - Open/ hoặc nhắn tổ hợp phím Ctrl + O

Chọn thư mục chứa tập tin muốn mở Nội dung của thư mục được chọn sẽ xuất hiện trong danh sách bên dưới Kích đúp chuột vào tập tin muốn mở =[orl [oe Bs Organize» New folder = Hữ FiIreroraer | (Wi) Microsoft Word | CauHoiTN_THUD_FIX TY Favorites | File folder | jp Downloads ‘Sl Recent Places | Ỳ DL_THUCHANH_HT1 File folder Il Desktop - Ho ip

|| a Lberes | File folder

Trang 12

1.2.2 Thiết lập các thơng số mơi trường làm việc

Để khai báo định dạng cho các kiểu dữ liệu, trước khi làm việc với Excel ta nên

xem lại phần khai báo thơng số mơi trường làm việc để thuận tiện trong việc nhập dữ liệu vào cho đúng định dạng qui ước của máy tính Thao tác như sau:

Vao Start - Control Panel - Region and Language Xuất hiện hộp thoại sau: đ Set nd es eee Formats | Location | Keyboards and Languages | Administrative Format: English (United States) «0» Date and time formats

||| Short date: (ater cnc ac naar

i Long date: dddd, MMMM dg, yyyy sae § M Í

Short time: himm tt Re ee ee ee !

Long time: h:mm:ss tt sae dee itachi acs Soto sii = Ị

First day of week: Sunday sess sph a 7

Trang 13

” Customize Format Numbers | Currency.| Time [Date Example Positive: 12345678900 — Negative: -12345678900 ị Eee Decimal symbol: I + No of digits after decimal: Digit grouping symbol: \ Digit grouping: Negative sign symbol: Negative number format: Display leading zeros: List separator: Measurement system: Standard digits: Use native digits:

Click Reset to restore the system default settings for

numbers, currency, time, and date = kể (Apel Thẻ Numbers: Khai báo kiểu số như sau: © Decimal Symbol: Chọn dấu phân cách số thập phân (phân lẻ)

¢ No, of digits in group: sé chit sé trong mot nhom © Negative sign symbol: d4u âm

e Display leading zeroes: dang con số trong khoảng (0,1): 0<số <1

¢ Measurement system: Hé théng đo lường ¢ List separator: dấu phân cách liệt kê

Thẻ Currency: Hiệu chỉnh định dạng dữ liệu tiền tệ Khai báo tương tự như thẻ Number, ngồi ra cịn cĩ thêm các mục:

¢ Currency symbol: Ky hiéu tién té

Trang 14

Thẻ Time: Hiệu chỉnh định dạng dữ liệu giờ ¢ Time sample: Dang giờ hiển thị © Time style: Kiéu dinh dang

¢ AM symbol: Ky hiéu gid budi sáng

e PM symbol: Ky hiéu gid budi chiều

Thẻ Date: Hiệu chỉnh ngày tháng năm

@ Customize Format

| [Numbers [ Currency | Time _| Date

What the notations mean:

d, dd = day; ddd, dddd = day of week; M= month; y = year Calendar

When a two-digit year is entered, interpret it as a year between:

(1930 | and «2029 I

First day of week:

Click Reset to restore the system default settings for

numbers, currency, time, and date Example Short date: 18/07/2010 Long date: “18 Thang Bay 2010 ~ Date formats || Short date: „ I se Long date: dd MMMM yyyy 4 aad

e Short date style: ngay thang dang gon ¢ Long date: Dang đầy đủ

Trang 15

Thay đổi một thơng số thiết lập (Options) của chương trình Excel

Tại màn hình Excel, chọn File — Options, xuất hiện hộp thoại sau: Excel Options [Gen Sepa al 4 fe tà General options for working with Excel Formulas

Prooting User intertace options

save © show Mini Toolbar on selection

(D Enable Live Preview“:

Language |] Advanced

Customize Ribbon

Quick Access Toolbar Use this font:

Adé.ins Font size:

p7.” Default view for new she

Include this many sheets:

Personalize your copy of Micr Username: {thanhngan —— cx canee_}

General: thiết lập các thơng số tổng quát

Formulas: thiết lập các thơng số liên quan đến cơng thức tính tốn

Proofing: thiết lập các thơng số liên quan đến hiển thị chính tả

Save: thiết lập các thơng số liên quan đến việc lưu dữ liệu

Customize Ribbon: Hiệu chỉnh Ribbon lệnh 1.2.3 Thao tác nhập liệu

1.2.3.1 Di chuyển trong bảng tính

« Dùng chuột kích vào ơ cần di chuyên đến e Dùng4 phim api? tén hoặc phím Enter ty

e Dùng phím Tab hỏặc Shift + Tab: dich 'chuyển sang phải/ trái một cột e Page Up/ Page Down: Lên /xuống một trang màn hình

e_ Phím Home: về ơ đầu dịng

Trang 16

1.2.3.2 Nhập dữ liệu

Muốn nhập dữ liệu tại ơ nào thì phải đi chuyển con trỏ ơ đến ơ đĩ

Nhập liệu bình thường và kết thúc nhập bằng phím Enter Nếu ơ đã cĩ nội dung thì sẽ bị thay bằng nội dung mới

Ngắt dịng trong 1 ơ: dùng phím Alt + Enter

1.2.3.3 Các kiểu dữ liệu

Dữ liệu khi nhập vào Excel được phân ra làm các loại sau:

$% Kiểu chuỗi, ký tự (Text)

Gồm các ký tự chữ (A -> Z), số, các dấu chính tả

Cĩ thể nhập dữ liệu chuỗi bắt đầu bằng 1 trong các kí tự canh biên: © _'(dấu nháy): Canh chuỗi về biên trái ơ

e _" (dấu nháy kép): Canh chuỗi về biên phải ơ

se _^ (dấu mũ): Canh chuỗi giữa ơ

Khi nhập dữ liệu, thơng tin được mặc nhiên canh trái trong ơ

Nếu độ rộng ơ nhỏ hơn chiều dài của chuỗi thì cĩ hai trường hợp:

° Nếu các ơ lân cận cùng hàng cịn trống thì dữ liệu sẽ lấn chiếm

sang để thể hiện đầy đủ

° Nếu các ơ lân cận cùng hàng đã cĩ dữ liệu thì phần đữ liệu thiếu

chỗ sẽ bị khuất

Nếu cần hiền thị thơng tin đầy đủ, cĩ hai cách: ° Tăng độ rộng ơ chứa thơng tin

° Hiệu chỉnh chế độ 'Wrap Text cho ơ chứa thơng tin * Kiểu số (Number)

Là kiểu dữ liệu chỉ chứa các con số 0 -> 9, cĩ thể cĩ dấu + - %, ( ), ký hiệu tiền tệ và một số ký hiệu đặc biệt khác

Mặc định dữ liệu kiểu số được canh phải trong ơ Dữ liệu kiểu số bao gồm rất nhiều kiểu chỉ tiết:

e Số chưa định dang (General)

Số đã được định dạng theo kiêu số (Number) ©_ Số ở dạng tiền tệ (Currency)

Trang 17

Nếu độ rộng ơ nhỏ hơn chiều dài con số Dữ liệu sẽ thể hiện dạng số mũ (VÍ DU: 1E + 04) hoặc tồn những dau ##### trong 6

$* Kiểu cơng thức (Formula)

Là một biểu thức tốn học, bắt đầu bằng dấu "=" hoặc dấu "+" chứa dữ liệu số,

chuỗi (phải đặt trong cặp dấu nháy kép), tốn tử, hàm

Kết quả của cơng thức sẽ hiển thị trong ơ cịn cơng thức sẽ được hiển thị trên

thanh cơng thức

Chiều dài cơng thức khơng vượt quá 8,192 ký tự

Nếu dữ liệu kiểu số hoặc cơng thức mà cĩ ký tự canh biên đi trước thì Excel

xem tất cả đều là dữ liệu kiểu chuỗi

Nếu ta nhập dữ liệu kiểu số, ngày, khơng đúng dạng đã khai báo thì Excel

khơng nhận diện được dữ liệu và tự động chuyển sang kiểu chuỗi VÍ DỤ: máy tính

đang cĩ định dạng là mm/dd/yyyy, người dùng nhập dữ liệu là 30/11/2018 -> khơng cĩ

tháng 30 nên dữ liệu này khơng được nhận diện là n-t-n nên được hiểu là kiểu chuỗi

1.2.4 Thiết lập số tăng tw động, chức năng Custom List 1.2.4.1 Thiết lập số tăng tự động

Ứng dụng trong trường hợp thiết lập thơng tin cho cột dữ liệu số thứ tự, số tự

động tăng dần đều khi dữ liệu phát sinh

Cách 1:

Bước 1: Gõ số vào 2 ơ liên tiếp theo thứ tự tăng dần

Bước 2: Chọn 2 ơ đĩ

Bước 3: Kéo nút Handle của phạm vi này và kéo theo hướng cần điền đến vị trí cần thiết rồi nhả chuột

Trang 18

Cách 2:

Gõ số thứ tự đầu tiên của dãy số cần điền

Kéo nút Handle tại ơ đĩ đồng thời giữ phím CTRL trong khi kéo, ta sẽ được một dãy số thứ tự tăng dần 1 đơn vị theo hướng kéo nut Handle

1.2.4.2 Chite nang Custom List

Néu cn tao 1 danh sách tùy chỉnh trong Excel, chúng ta cĩ thé dé dang dién vào phạm vi với danh sách của riêng mình Điều này cĩ thể tiết kiệm thời gian và giảm

thiểu sai sĩt

Vi dụ: Tạo một danh sách các phịng ban trong cơng íy

Vào File ->Options -> Chọn Advanced -> Edit Custom List General

When calculating this workbook: |

Formulas Update links to other documents

Proofing Eset precision as displayed

1 Use 1904 date system

Save external link values

Save Language

General

[©] Provide feedback with sound Provide feedback with animation

Quick Access Toolbar {© Ignore other applications that use Dynamic Data Exchange (DDE)

[7] Askto update automatic links how add-in user interface errors cale content for AS or 8.5 x11" paper sizes

Show customer submitted Office.com content

At startup, open all files in: — Web Option:

nable multi-threaded processing

Disable undo for large PivotTable refresh operations to reduce refresh time

Disable undo for PivotTables with at least this number of data source rows (in thousands): [30 Customize Ribbon Add-ins Trust Center Create lists for use in sorts and fill sequences: Lotus compatibility

Microsoft Excel menu key: [/_

Lotus compatibility Settings for: [8]YCNOPTL

1 Transition formula evaluation

Trang 19

Sau đĩ nhập vào danh sách Custom Lists ‘| | custom Lists L ee m | Custom lis List entries: (rey Phỏng kế tốn ˆ _ VC

Sun, Mon, Tue, Wed, Thu, Fri Phịng kinh doanh | | |Sunday, Monday, Tuesday, Wer Phịng Marketing

| |Jan, Feb, Mar, Apr, May, Jun, J | January, February, March, April | :Ban giám đốc | || | 1 | | Phịng tài chính | | | | "- Ơ_ poo i |

| | Press Enter to separate list entries |

Trang 20

Chúng ta sẽ được danh sách như đã tạo: Si Phịng kế tốn D E 4 1 | Ban giám đốc

5 |Phong tai chinh

1.2.5 Khối dữ liệu, phạm vỉ thao tác

1.2.5.1 Khái niệm khối

Khối gồm 1 ơ hoặc nhiều ơ liên tục

Địa chỉ khối được xác định bằng: < địa chỉ ơ đầu tiên>:<địa chỉ ơ cuối cùng> Vi DU : Khối dữ liệu B2:E7 gồm tắt cả những ơ từ ơ B2 đến ơ E7

Cách chọn khối:

e _ Chọn khối gồm 1 ơ: muốn làm việc với ơ nào thì kích chuột tại ơ đĩ e Chọn một khối gồm nhiều ơ: quét chuột từ ơ đầu tiên của khối đến ơ cuối cùng của khối

° Chon 1 cột: Kích chuột vào tiêu đề cột đĩ

Ngồi ra cĩ thể dùng phím Shift + các phím mũi tên để chọn khối

1.2.5.2 Khái niệm phạm vi

Phạm vi gồm một khối hoặc nhiều khối

Cách chọn phạm vi gồm nhiều khối: Dùng chuột quét chọn khối đầu tiên, ấn phím Ctrl, rồi quét chọn tiếp các khối khác

1.2.6 Hiệu chỉnh dữ liệu 1.2.6.1 Sửa đữ liệu

Cách 1: Nhắp đơi chuột vào ơ cần sửa để sửa, sửa xong an Enter Cách 2: Đặt con trỏ tại ơ cần sửa rồi ấn phím F2 để sửa

Trang 21

1.2.6.2 Xĩa đữ liệu

Cách 1: Chọn phạm vi cần xố - nhắn phím Delete (chỉ xố nội dung) Cách 2: Chọn phạm vi cần xố: chọn tab Ưfome-> nhĩm Edifing— Clear

Clear AII: Xĩa tất cả nội dung lẫn định dạng, chú thích Clear Formats: Chỉ xĩa định dạng

Clear Contents: Chỉ xĩa nội dung Clear Comments: Chỉ xĩa chú thích 1.2.6.3 Sao chép đữ liệu

Cách 1: Dùng chuột kéo dữ liệu từ vị trí này đến vị trí khác đồng thời nhấn

phím Ctrl trong khi kéo (kéo tại vị trí đường viền của phạm vi)

Cách 2: Chọn phạm vi dit ligu, chon tab Home> nhom Clipboard> Copy (Ctrlì + C), sau đĩ đưa con trỏ đến vị trí dich, chon chon tab Home> nhom Clipboard Paste (Ctrl + V)

Ngồi ra trong Excel cịn cĩ thể sử dụng nit Handle (nút cĩ dang hinh chit thập màu đen ở gĩc dưới bên trái của phạm vi dữ liệu) để sao chép cho những ơ lân

cận theo hướng kéo nút Handle Cĩ thể sao chép lên trên, xuống dưới, sang trái,

sang phải

1.2.6.4 Di chuyển dữ liệu

Cách 1: Dùng chuột kéo dữ liệu từ vị trí này đến vị trí khác (kéo tại vị trí đường viền của phạm vi)

Cách 2: Chọn phạm vi dit ligu, chon tab Home> nhém Clipboard Cut (Ctrl + X), sau đĩ đưa con trỏ đến vi tri dich, chon tab Home> nhém Clipboard > Paste (Ctrl + V) 1.2.7 Lập cơng thức Excel

1.2.7.1 Khái niệm cơng thức

Chúng ta dùng cơng thức đẻ tính tốn từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính, khi

dữ liệu thay đổi các cơng thức này sẽ tự động cập nhật các thay đổi và tính ra kết quả mới giúp chúng ta đỡ tốn cơng sức tính lại nhiều lần

Cơng thức bắt đầu bằng dấu “=” và sau đĩ là sự kết hợp của các tốn tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm

Trang 22

Vi du: Dấu bằng Trị sơ Hàm Tham chiêu [” tử = 1000 + IF(A4 > 200, B3, D2) e Các tốn tử trong cơng thức [- Tốn tử - Các tốn tứ số học + Cộng =3+5 - Trừ =5 2 * Nhân =5 15 / Chia = 15/3 5 A Lũy thừa =3^2 9

Tốn tử nối chuỗi

& Nối chuỗi = “Trần” & “Phú” | “TrầnPhú” Các tốn tử so sánh F Bing are nh ngh Vi du: Al=5, B2=3 id nee es Két qua: TRUE Ví dụ: A1=5, B2=3

7 een = Al<B2 Két qua: FALSE

Trang 23

Các tốn tử tham chiếu

Dấu cách các tham e = AI,B2 Ví dụ: AI=8, B2=5 ä

: chiêu MING ) Két qua: 5

Ví dụ: Al=5, B1=4,

Tham chiéu mang =MINAI:B2) | A2=7, B2=9

Két qua: 4

Trả về các ơ giao siữ Trả về giá trị của ơ D5

Trang 24

1.2.7.2 Các loại địa chỉ ơ (khối)

Giả sử cơng thức tai 6 C1 như sau: = AI * B1, kết quả là 50

Khi sao chép cơng thức của ơ C1 đến ơ C2 thì cơng thức tại ơ này như sau: =A2*B2, kết quả là 60 Khi sao chép cơng thức của ơ C1 đến 6 DI thì cơng thức tại ơ này như sau: =B1*C1, kết quả là 5*50 và bằng 250 Khi sao chép cơng thức của ơ C1 đến ơ D2 thì cơng thức tại ơ này như sau: =B2*C2, kết quả là 3*60 và bằng 180

Như vậy khi sao chép cơng thức của ơ C1 đến các ơ khác thì ơ AI và B1 thay đổi theo

hàng và cột tương ứng Vậy rong cơng thức địa chỉ A1, B1 là loại địa chỉ tương đắi

Địa chỉ tuyệt đối: Ví dụ: $AS2, $D$7, Be Mức lương CB Lương CB 800,000 Như trên Như trên

Giả sử cơng thức tại ơ C2 như sau: = A2*$B$2

Trang 25

¢ Dia chi hon hgp: Vi du: $A1, B$3, Cp le Do Phan bé theo TKDƯ Số phát sinh TK Đối ứng 511 111 331 | 20000 S11 20000 0 0 4 ~ | 55000 111 0 55000 0 5 | 69000 331 0 0 69000 Yéu cau phân bổ số phát sinh theo TK đối ứng Tại ơ C3 ta lập cơng thức như sau: = IF($B3=C$2, $A3, 0)

Khi sao chép cơng thức của ơ C3 đến ơ C4 thì cơng thức tại ơ này như sau:

= IF($B4=C$2, $A4, 0) > kết quả là 0

Khi sao chép cơng thức của ơ C3 đến ơ C5 thì cơng thức tại ơ này như sau:

= IF($B5=C$2, $A5, 0) > két quả là 0

Khi sao chép cơng thức của 6 C3 đến ơ D3 thì cơng thức tại ơ này như sau: = IF($B3=D$2, $A3, 0) > két qua 1a 0

Khi sao chép cơng thức của 6 C3 đến ơ D4 thì cơng thức tại ơ này như sau:

= IF($B4=D$2, $A4, 0) > két quả là 55000

Vậy trong cơng thức tại 6 C3 dia chi $B3, C$2, $A3 là các địa chỉ tương đái © _ Thao tác đặt tên khối

Trong khi tính tốn với Excel, nếu như một vùng địa chỉ nào đĩ được sử dụng

lặp lại ở nhiều cơng thức khác nhau (cĩ thể cơng thức ở nhiều sheet khác nhau), thay

vì mỗi lần như vậy chúng ta phải chọn lại hoặc gõ lại vùng địa chỉ vào cơng thức thì ta cĩ thể sử dụng tên khối đẻ thay thế Sử dụng tên khối vừa làm cho cơng thức rõ ràng,

vừa hạn chế được sai sĩt

Tên khối là duy nhất trong tồn workbook, khơng chứa dấu, khoảng trắng và ký

tự đặc biệt

Trang 26

Cĩ thể đặt tên khối theo 2 cách:

Cách 1: Quét khối vùng địa chỉ muốn đặt tên -> gõ tên khối vào hộp NameBox (trên

thanh cơng thức)

Cách 2: Để quản lý các tên khối đã đặt: Vào tab Formulas> nhom Defined

NamesName Manager xuất hiện hộp thoại sau: Name Manager Name Value Refers To Scope Comment ) DMHH =Sheet2I$E$5 Workbook 'l KhọTong =Sheet2!$$5 Workbook ee eT

New: tạo mới tên khối

Edit: chỉnh sửa tên khối, địa chỉ khối Delete: xĩa tên khối đang chọn

Refers to: quét chọn hoặc gõ vào địa chỉ của khối muốn đặt tên

Filter: lọc tên khối theo nhiều tùy chọn 1.2.7.3 Cách lập cơng thức

Bắt đầu là dấu = và sau đĩ là sự kết hợp của các tốn tử, các trị số, các địa chỉ

tham chiếu và các hàm, thanh Formula chứa thơng tin cơng thức đầy đủ

Lưu ý: tránh nhập trực tiếp các con sĩ, giá trị vào cơng thức, chúng ta nên dùng đến tham chiếu Nếu trong cơng thức cĩ sử dụng tên khối, cĩ thể nhấn phím F3 để

chèn tên khối

Trang 27

1.2.8 Định dạng dữ liệu

Sử dụng các lệnh trong tab Home để định dạng Bao gồm các nhĩm lệnh chính: Font, Alignment, Number, Styles Các nút lệnh định dạng thơng dụng:

Phĩng Thunhỏ Canh Xoay Các loại định

tochữ chữ giữa dọc chữ đạng số

3) Canh lê | Canh lẻ | Wrap Text Dạng số

= nm > trên | dưới Nội õ phân năm 4 2 Times Hew Rom ~ 1 General eS W% 9/78 88] E Ailbsmdat

& Sử lý x Tang thut Dạng số Giảm số

' ¿kh 'anh t Ang thu ng số iám số

Chữ đậm ` Ke tung | Canh trai | đầu các dịng ke tốn) | thập phân Chữ nghiên Tơ nên Canh giữa | Giảm thut vẽ vã \ Dạng số Tăng số 1

Gach chin Màu chữ Canh phải đâu các dịng (tiên tệ) thập phân Định dạng văn bản và số

Trang 28

Category: Gồm các dạng thức thẻ hiện như: số, tiền tệ, kế tốn, ngày, giờ, phần trăm,

phân sĩ,

Lưu ý: đối với các dữ liệu kiểu số, ngày giờ thì trước khi nhập ta phải kiểm tra các

thiết lập thơng số mơi trường

Dữ liệu sau khi nhập vào ta cĩ thể định dạng để nĩ hiển thị theo các dạng mẫu trong

Category Nếu muốn hiển thị theo dạng mẫu khác thì chọn Custom và nhập vào mẫu định dạng tại hộp thoại Type theo cú pháp:

Số dương; số âm; số 0; chuỗi

e The Alignment: Trinh bày dữ liệu trong ơ Horizontal (theo chiều ngang) cĩ các chọn lựa sau:

— General: mac dinh — Left: canh trai — Right: canh phai

— Fill: ty lap lai ndi dung dé điền đầy chiều rộng 6

- Justify: canh déu 2 bên khi đữ liệu nhiều hơn 1 dịng

—_ Center Across Selection: canh giữa nội dung trong khối lựa chọn Vertical (theo chiều cao) cĩ các chọn lựa sau:

— Top: sát phía trên

Center: canh giữa theo chiều cao — Bottom: sat phia dudi

Justify: trinh bay nội dung đầy ơ theo chiều cao

Orientation: hướng trình bày dữ liệu trong 6 Text control: c6 cac tuy chon sau

Trang 29

Format Cells Number | “Alignment Font | Border | Fil | Protecion Text alignment Horizontal: Text control (0 Wrap text shrink to fit © Merge cells Right-toeft — Orientation xO Thẻ Font: Định dạng ký tự r 5 Format Cells Zz 8s

Eont: Font style: Size:

Trang 31

Locking cells or hiding formulas has no effect until you protect the worksheet (Review tab, Changes group, Protect Sheet button) ee eee 1.2.9 Hiệu chỉnh bảng tính e Chèn ơ, cột, dịng, sheet: chon tab Home> nhĩm Ceiis \énh Insert

Insert - Shift Cell Right: Chèn một ơ, đẩy các ơ cùng hàng sang phải | eat - Shift Cell Down: Chén mét 6, day cdc 6 cing cột xuống

| Shift

- Entire row: Chén mét hang vao vi tri hién tai Entre ro - Entire Column: Chén m6t c6t vao vi tri hiện tại

Entre cohen Ngồi ra cĩ thể kích phải chuột vào vị trí cần chèn rồi chọn lénh Insert

- Shift Cell Left: Xố ơ, kéo các ơ cùng hàng sang trái

- Shift Cell Up: Xố một ơ, kéo các ơ cùng cột ở phía dưới lên

Entire row

Entire column - Entire row: Xố một hàng tại vị trí hiện nành - Entire Column: Xố một cột tại vị trí hiện hành

Ngồi ra cĩ thể kích phải chuột vào vị trí cần chén réi chon lénh Delete

Trang 32

Cach 1: chon tab Home> nhom Cells> 1énh Format > Hide & Unhide Cách 2: Kích phải chuột trên tiêu 4é c6t/ hang > chọn lénh Hide/Unhide

° Béi tén sheet, mau tab sheet, sao chép di chuyển sheet: chọn tab Home> nhém

Cells lệnh Format Rename sheet, Move or copy sheet, Tab Color 1.3 Chèn các đối tượng và bảng tính

1.3.1 Chèn biểu đồ

Biểu đồ là sự biểu diễn các con số, dữ liệu bằng hình ảnh để người đọc nắm bắt thơng tin một cách trực quan hơn Dé thi cĩ thể được sử dụng để minh họa sự biến động của chuỗi số liệu trong bảng tính, cho phép nhìn khái quát các đối tượng và tiên

đốn hướng phát triển trong tương lai Các bước thực hiện: BI: Quét vùng dữ liệu (bao gồm cả địng/ cột tiêu đề) - _rey 2 ry 1 Bang théng ké 4, + in 2 “Tên hàng Lợi nhuận Ví dụ: Quét khơi A2:B5 3 Đường 1,178,208 4 Kẹo 1,463,164 5 Sữa 1,200,000

B2: Chon tab Insert > nhém Charts > chọn loại biểu đồ tương ứng Ngay lập tức Excel tạo ra một biểu đồ và trên Ribbon xuất hiện Chart Tools với 3 tab mới:

Trang 33

Để tùy chỉnh biểu dé ta nhấp chọn biểu đồ, sau đĩ chọn từng thành phan trên

Trang 34

Các lệnh phê biến đẻ tùy chỉnh biểu đồ bao gồm: e Design:

o Nhom Type

"Change Chart Type: thay déi kiéu biểu đồ o Nhom Data

= Select Data: \ua chon, thay đổi dữ liệu của biểu đồ "_ Swiích Row/Columm: chuyên đổi giữa cột và dịng

o Nhom Chart Layouts: lua chon cac dang bố cụ mẫu cho biểu đồ o_ Nhĩm Chart Styles: lựa chọn các dạng định dạng mẫu cho biểu đồ

o Nh6m Location: di chuyén biểu đồ sang Chart Sheet mới

e Layout:

o Nhom Current Selection: lua chon cdc thanh phan trén biéu dé > dinh dang riéng timg phan

o Nhom Insert

"Picture: chén hinh vao biéu dé

"Shapes: chén céc khéi don gian vo biéu dé "Text Box: chèn Textbox vào biểu đồ

o Nhom Lables

" Chat Tiile: thêm, xĩa, di chuyển tiêu đề của biểu đồ

= Axis Title: thêm, xĩa, di chuyển tiêu đề của trục hồnh (hoặc trục tung)

= Legend: thém, x6a, di chuyén cht thich cho biểu đồ

* Data Lables: thém, xéa, di chuyển nhãn dữ liệu

"Data Table: thém, xéa bang dit ligu ca biéu dé o Nhom Axes

= Axes: thay đổi định dạng và bố cục của trục tung, trục hồnh

“_ Gridlines: ân/ hiện đường lưới cho biểu đồ

e Format:

o Shape Styles

"Shape Fill: chon màu nền

= Shape Outline: chon mau duéng viền = Shape Effects: chon hiéu img

o WordArt Styles

= Text Fill: chon màu chữ

Trang 35

Một số thao tác đối với biểu đề:

o_ Thay đổi dữ liệu, chú thích, giá trị trục hồnh

Nhấp chuột phải vào biểu đồ chọn Select Data-> xuất hiện hộp thoai Select Data Source : i 2 hoảng Tinsuit TStíchMy ĐỒ THỊ TÂN SUÁT VÀ TÂN SUÁT TÍCH LŨY 3| ow 0 0% s0 = G—7 100% _4 | 4050 5” 10% a ‹ — a 5 | 50-60 10° 30% : nm 70% 6 | 60-70 20° T0% s * ⁄ ta 7] 7080 107 90% = 2 if an 8| 3090 # 100% 3 At | 30% rẻ 0 20% _9 | 90-100 0 100% Kế i 10%

10) Teng s 0 TRE Ta | hexo | z6 | 7o [6n] [ 0%

11 ame Ti sat 9 Ẹ 1ộ 2 1Ơ 3 o 12) [—- TđnzvitVehldy| 0% | 10% | 3% | T0 | 80% | tom | 100% 1 14 ¬ | | cmemmee T Khoéng ee ‘The dota: 8 to complex te be dantayed If anew range lš sẻected, Ít wl replace all of —ị | ren ieseemee : sa 1 ƒ” Eeeeese ) bi he ag

BL 18 | | regerd erates (Senes) ỹ ‘Moszontal (Category) Ais Labels l; sẻ lê đỗ hi va ch Nhắp phải chuột

19) {Laas J Ze£ JXe=ex] + [$][ 2m (| lên đĨ HU và chọn

20 | |ÌPnsa 0 a Select Data

21 | | [Tan subt sch lo» a

3? CÁ HA soo

5 | Chuoi so ligu lo

nh và chú thích 70-90 Chú thích

z||Is==se [CEOLEEC)| ` tục hồnh Hiệu chỉnh chú thích cho đồ thị từ hộp thoại Data Source

o_ Xĩa bớt một chuỗi số liệu khỏi biểu đồ

Chọn chuỗi số liệu trên đỗ thị > nhấn Delete để xĩa

o_ Thêm chuỗi dữ liệu mới vào biểu đồ

BI: Chọn đồ thị cần thêm chuỗi mới vào

B2: Chart Tools Design >Data >Select Data H6p thoại Select Data Source xuất hiện

B3: Nhấp nút Add, hộp thoại Edit Series xuất hiện

B4: Đặt tên cho chuỗi mới tại Series Name (bằng tham chiếu hoặc nhập trực tiếp tên

vào từ bàn phím) và chọn vùng chứa dữ liệu tại Series Values

B5: Ngồi ra ta cĩ thể thêm nhanh chuỗi mới vào đồ thị bằng cách chép (Ctrl+C) dit liệu của nĩ vào bộ nhớ, sau đĩ chọn đồ thị và dán (Ctrl+V) vào đồ thị

Trang 36

|mDataSeries!$0$2:40$4 Coe) { } =r lew] Fo Game) Horisontad (Catecory) Avin Label ele la ø ale ns 1 10 - 1 2 AM : j 3 "|| (oe ‘Cate

Minh họa thêm chuỗi dữ liệu của tháng 3/2008 vào đỏ thị o_ Thêm đường xu hướng vào biểu đồ

Khi vẽ các đồ thị với dữ liệu theo thời gian chúng ta thường vẽ thêm đường xu

hướng để biết được xu hướng trong tương lai của tập dữ liệu Một tập số liệu cĩ thể cĩ

nhiều đường xu hướng tùy theo cách phân tích của chúng ta Để thêm đường xu hướng bạn vào:

Chart Tools >Layout >Analysis >Trendline: chon kiéu dudng xu hướng từ danh sách hay vao More Trendline Options

Trang 37

r Format Trendline - | || Trendline Options © Line Color Line Style Shadow Glow and Soft Edges Trendline Options Trend/Regression Type ©) Exponential © Linear © Logarithmic © Polynomial © Power © Moving Average Period: |2 Trendiine Name @ Automatic: Linear (Series 1) Oo: [—— —] Forecast coward ped Backward: periods

Bl strat Display Equation on chart

Trang 38

1.4 In ấn đữ liệu

1.4.1 Dinh dang trang in

Để điều chỉnh các thơng số thiết lập cho trang in ta vào tab File>Print> Page Setup (xem hình bên dưới) on Home Insert Page Layout Formulas Data Review Vie Save —¬ Print Save As = Copies: 1 - Open c3 m 2 | Print Cah Close N | toto Printer @® Zan Image Printer (Color) ~ Recent Ready Printer Properties New Settings

Print Active Sheets *

Save & Send Only print the active sheets Pages: | to S Help ee Collated = £2 Options LH TH = Exit Portrait Orientation v { A4 = 8.27" x 11.69" | bag | Custom Margins x | 4

| DID) Neo Scaling

Print sheets at their actual size

Trang 39

Màn hình sau sẽ xuất hiện: ; Page Setup (ies Margins I Header /Footer J Sheet | Orientation Scaling © EFit to: peommommcata ena e eR Paper size: Print quality: Al @ Portrait 1 EN) © Landscape

@ Adjust to: | 100 be % normal size

th page(s) wide by tall A4 200 dpi First page number: © _ Thẻ Page: chọn hướng in và khổ in Orientation: Thay đổi kiểu in — Portrait: Định dạng kiểu in đứng — Landscape: Dinh dang kiéu in ngang Paper size: Chon khổ giấy in

Trang 40

— Top: Lềtrên - Lef: L trái, — Bottom: Lễ dưới - Right: Lề phải

— Header: Tiêu đề trên - Footer: Tiêu đề đưới

— Center on page: Định nội dung in nằm giữa trang theo chiều ngang

(Horizontally) hay theo chiều đọc (Vertically)

Định dạng
Số trang	119
Dung lượng	24,61 MB