TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG BỘ PHẦN MỀM TDOFFICEMODULE QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC( Tài liệu dành cho Chuyên viên )

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG BỘ PHẦN MỀM TDOFFICE MODULE QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC ( Tài liệu dành cho Chuyên viên ) Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc MỤC LỤC PHẦN I - GIỚI THIỆU I GIỚI THIỆU CHUNG II GIAO DIỆN CHUNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH Các phần hình làm việc Các nút tiện ích hay sử dụng Các phím gõ tắt trợ giúp nhập liệu PHẦN II – THÔNG TIN DANH MỤC 12 I CHỨC NĂNG DÀNH CHO LÃNH ĐẠO VÀ CHUYÊN VIÊN .12 Giới thiệu chung 12 Danh mục danh sách mẫu văn 12 PHẦN III – VĂN BẢN ĐẾN .14 I CÁC CHỨC NĂNG DÙNG CHUNG 14 Tra cứu văn 14 Xem luồng thông tin luân chuyển văn 17 II CHỨC NĂNG DÀNH CHO CHUYÊN VIÊN 18 Giới thiệu 18 Văn chờ xử lý 18 Toàn văn đến .22 Văn chuyển 24 Văn liên quan 25 5.1 Văn xem để biết 25 5.2 Văn phối hợp xử lý 26 PHẦN IV – XỬ LÝ CÔNG VIỆC .28 I CHỨC NĂNG DÙNG CHUNG: TRA CỨU HỒ SƠ 28 II CHỨC NĂNG DÀNH CHO CHUYÊN VIÊN 31 Hồ sơ chờ xử lý 31 1.1 Hồ sơ xử lý 32 1.2 Hồ sơ phối hợp xử lý .34 Văn dự thảo 37 2.1 Tạo lập văn dự thảo 37 2.2 Văn dự thảo 39 Phiếu yêu cầu 41 3.1 Tạo phiếu yêu cầu 41 3.2 Xử lý phiếu yêu cầu .44 Tạo hồ sơ .49 1.1 Hồ sơ xử lý văn .49 1.2 Hồ sơ giải công việc .51 1.3 Hồ sơ văn liên quan 52 Tra cứu hồ sơ 54 Tra cứu văn dự thảo .55 Tra cứu phiếu yêu cầu 55 PHẦN V - VĂN BẢN ĐI .57 I CHỨC NĂNG DÀNH CHO CHUYÊN VIÊN 57 Cập nhật văn dự thảo duyệt .57 Trang /69 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Văn liên quan 60 2.1 Văn xem để biết 60 2.2 Là người theo dõi hồi báo 60 Tra cứu văn 64 PHẦN VI - THÔNG TIN TỔNG HỢP 65 Giới thiệu 65 Thông tin tổng hợp văn đến 65 Thông tin tổng hợp văn 65 Tạo lập báo cáo .65 Nhật ký công việc cá nhân 67 Trang /69 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc PHẦN I - GIỚI THIỆU I GIỚI THIỆU CHUNG Module Quản lý văn Hồ sơ công việc xây dựng Lotus Domino 6.x Module Quản lý VB&HSCV xây dựng với mục đích phục vụ quản lý có hiệu quy trình điều hành cơng việc, hoạt động tác nghiệp, xử lý, khai thác, trao đổi thơng tin quan hành Các qui trình hoạt động quản lý thực thơng qua qui trình xử lý trao đổi thơng tin mạng Module QLVB&HSCV có nhiệm vụ hỗ trợ tồn diện cơng tác điều hành lãnh đạo, hoạt động tác nghiệp cán bộ, chuyên viên quan quan đơn vị cấp thông qua việc quản lý theo dõi VB đến; xử lý VB, giải công việc thông qua HSCV lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên quan; trao đổi thông tin nội bộ, trao đổi thông tin với quan, tổ chức, cá nhân quan Tại quan, Module Quản lý VB&HSCV bao gồm chức sau:  Chức quản lý VB đi/đến, thực gửi nhận VB với quan, tổ chức, cá nhân bên ngồi thơng qua đường mạng  Chức tạo lập, quản lý, lưu trữ, luân chuyển xử lý văn hồ sơ công việc quan thông qua mạng LAN  Chức giải theo dõi tiến độ giải công việc, vụ việc mạng thông qua HSCV  Chức theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thực Lãnh đạo  Chức kiểm tra, sốt xét nhiệm vụ cần thực Phịng/ Ban chuyên môn  Chức hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ  Các chức tra cứu, khai thác thông tin  Chức thống kê in ấn báo cáo  Các chức quản trị hệ thống Module gồm bảy phần: Danh mục, Văn đến, Hồ sơ công việc, Văn dự thảo, Phiếu trình, Xử lý cơng việc, Văn Trang /69 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Phạm vi sử dụng Module: Tất phòng, phận tham gia qui trình xử lý văn hồ sơ công việc tuỳ theo chức đối tượng, cụ thể: Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo, Quản trị hệ thống II GIAO DIỆN CHUNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH Tuỳ vào đối tượng truy nhập, chương trình ẩn số chức theo nhóm theo số quyền người quản trị cấp Người Quản trị tạo thêm bớt nhóm người sử dụng quyền sử dụng nhóm hay người dùng Sử dụng font UNICODE làm việc với chương trình Để sử dụng chương trình, dùng trình duyệt Internet Explorer 6.0 trở lên (IE 6.0) truy cập vào địa chỉ: http://[:]/ Trong đó:  Tên máy chủ: Là tên máy chủ cài đặt Hệ phần mềm  Cổng: Là cổng chạy dịch vụ http Domino Tên chương trình: Là tên Hệ phần mềm TDOffice (Tên đặt cài đặt chương trình)  Giao diện đăng nhập chương trình sau: Trang /69 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Tại hộp thoại Đăng nhập hệ thống người sử dụng đăng nhập theo Tên đăng nhập mật cấp Sau đăng nhập, chương trình hiển thị giao diện người dùng thiết lập sau: Giao diện 1: Trang /69 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Giao diện 2: Trong trường hợp thao tác với chương trình, người sử dụng muốn xem lại trang nháy chuột vào góc bên phải hình Trang /69 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Tại người sử dụng nhấp chọn module Quản lý văn để tới giao diện làm việc trang Quản lý văn Hồ sơ công việc: Các phần hình làm việc Khi người sử dụng đăng nhập vào chương trình, hình sau đăng nhập hiển thị phần nhắc việc Người sử dụng trực tiếp nháy chuột vào đường liên kết để xử lý công việc chương trình nhắc: Dưới phần hình làm việc: Trang /69 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ cơng việc Màn hình làm việc gồm ba phần chính:  (1): Danh mục chức  (2): Vùng hiển thị chức năng: Khi người sử dụng chọn lĩnh vực quản lý (quản lý Danh mục, quản lý Văn đến, quản lý Văn đi, Xử lý công việc) chức thuộc lĩnh vực liệt kê  (3): Vùng làm việc Các nút tiện ích hay sử dụng + Nút lệnh hình : Nháy chuột vào nút lệnh để trải rộng danh sách liệt kê + Nút lệnh hình : Nháy chuột vào nút lệnh để thu gọn danh sách liệt kê + Nút lệnh : Hiện thông tin liệt kê trang trước + Nút lệnh : Hiện thông tin liệt kê trang + Nút lệnh : Hiện thông tin trang + Nút lệnh : Hiện thông tin trang cuối Trang /69 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice + Chức Module Quản lý văn hồ sơ công việc : Gõ chuỗi ký tự cần tìm, sau nháy chuột vào nút để tìm tất văn thoả mãn điều kiện (Chức hiển thị phần Văn đến, Văn đi) + Chức : Lọc văn theo thời điểm (Chức hiển thị phần Văn đến, Văn đi) + Nút lệnh: để kết thúc phiên làm việc Các phím gõ tắt trợ giúp nhập liệu Chương trình hỗ trợ nhiều phím tắt (thay dùng chuột di chuyển) để người sử dụng thao tác nhanh thuận tiện – Chức gõ tắt: Có thể chọn nút chức chuột kết hợp hai phím tắt: Alt + phím quy định tương ứng với nút chức (trong chương trình, phần tên nút chức năng, ký tự gạch chân sử dụng phím Alt kết hợp với phím ký tự đó) Ví dụ: Trong nút “Nhập mới”, ký tự N có phần gạch chân muốn dùng phím tắt để thực chức vào sổ, người sử dụng cần nhấn phím Alt phím ký tự N bàn phím – Chức chuyển qua ô nhập liệu: Tuỳ vào thói quen sử dụng người dùng đơn vị mà người Quản trị định nghĩa nút chức phần Quản trị hệ thống: Nếu người Quản trị thiết đặt “Phím chuyển sang nhập liệu khác” “Các phím ngầm định”, người dùng nhập liệu, dùng phím mũi tên xuống phím Tab để chuyển xuống ô nhập liệu tiếp theo, dùng phím mũi tên lên hai phím Shift + Tab để chuyển ngược lại ô nhập liệu Trang 10 /69 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Ghi chú: Đối với loại tra cứu khác, người sử dụng thực tương tự loại tra cứu theo điều kiện tùy chọn Tra cứu văn dự thảo Đối với chức Tra cứu văn dự thảo, cách thức tra cứu hoàn toàn tương tự Tra cứu hồ sơ Người sử dụng tham khảo mục Tra cứu hồ sơ Tra cứu phiếu yêu cầu Chức cho phép người dùng tra cứu phiếu yêu cầu sở liệu chương trình Ví dụ lựa chọn chức tra cứu phiếu yêu cầu theo người xử lý, người dùng thực sau: Bước 1: Chọn chức Tra cứu phiếu yêu cầu/ PYC theo người xử lý bên trái hình Dánh sách phiếu yêu cầu xếp theo người xử lý hiển thị hình sau: Trang 55 /69 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Bước 2: Nhấn chọn phiếu yêu cầu muốn xem để mở chi tiết Lưu ý: Đối với phiếu yêu cầu mà Chuyên viên người u cầu người xử lý Chuyên viên thao tác xử lý tương tự phần 3.2 Xử lý phiếu yêu cầu Trang 56 /69 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc PHẦN V - VĂN BẢN ĐI “Quản lý văn đi” xây dựng nhằm quản lý văn đơn vị, tổ chức Cơ sở liệu văn cho phép lưu trữ xếp văn cách có hệ thống, phục vụ cho việc tìm kiếm cập nhật văn dễ dàng, quản lý thống Văn phần chức cho phép người dùng lưu trữ, tạo lập gửi văn qua mạng đến đơn vị nội quan ngồi Ngồi người dùng theo dõi cơng việc cụ thể dựa văn soạn thảo, ký hay theo dõi hồi báo Dưới giao diện chung CSDL “Quản lý Văn đi”: I CHỨC NĂNG DÀNH CHO CHUYÊN VIÊN Đối với Chuyên viên, phần Văn đi, cho phép Cập nhật VB dự thảo duyệt; Văn liên quan/Là người soạn (Hiển thị toàn văn chuyên viên người soạn thảo); Văn liên quan/ Là người theo dõi hồi báo (Hiển thị toàn văn phát hành chuyên viên người theo dõi hồi báo), Tra cứu văn Cập nhật văn dự thảo duyệt Cập nhật văn dự thảo duyệt chức cho phép người dùng cập nhật văn dự thảo ký duyệt khơng làm việc chương trình Để cập nhật văn thuộc dạng này, người sử dụng thao tác sau: Bước 1: Nhấp chọn chức Cập nhật VB dự thảo duyệt danh mục Chức bên trái giao diện làm việc Trang 57 /69 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Bước 2: Nhấn nút chức Thêm để mở giao diện cập nhật văn dự thảo: Bước 3: Cập nhật thông tin VB dự thảo nơi nhận văn trường Văn nội ( Các đơn vị nội ) Nơi nhận ( Các đơn vị ) Để chọn đơn vị nội bộ, nháy chuột vào liên kết Văn nội bộ: Trang 58 /69 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Ghi chú: Nơi nhận thao tác tương tự Văn nội Tại phần “File chứa nội dung toàn văn văn bản”, nháy chuột vào nút “Browse…” để tìm đến tệp văn dự thảo duyệt để gắn kèm Sau chọn tệp VB gắn kèm, nhấn vào biểu tượng nhật (Hoặc nút chức Ghi lại(F8)) để ghi lại thông tin vừa cập Muốn thay đổi tệp văn khác nhấn vào biểu tượng xố văn gắn kèm văn khác bên cạnh tệp văn để Bước 5: Nếu không gắn thêm tệp Văn bỏ qua bước này, chuyển ln đến bước Muốn gắn kèm thêm tệp văn bản, thao tác tương tự Hoặc muốn gắn liền lúc nhiều tệp văn bản, nháy chuột vào biểu tượng (bên cạnh nút Browse…) để hiển thị thêm trường gắn tệp văn Bước 6: Văn cập nhật xong, chuyên viên chuyển đến phận văn thư để vào sổ văn phát hành văn Trang 59 /69 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc – Nếu văn đơn vị nơi trực tiếp phát hành văn bản, Chuyên viên nháy chuột vào nút chức “Chuyển văn thư đơn vị”, văn tự động chuển đến văn thư đơn vị để cập nhật vào sổ phát hành văn – Nếu văn quan phát hành, Chuyên viên nháy chuột vào chức “Chuyển văn thư Bộ”, văn tự động chuển đến văn thư Bộ để cập nhật vào sổ phát hành văn Văn liên quan Hiển thị toàn văn gửi tới Chuyên viên xem để biết toàn văn chuyên viên người theo dõi hồi báo 2.1 Văn xem để biết Bước 1: Tại chức Văn liên quan, nháy chuột vào “Văn xem để biết” Các văn có người nhận văn bao gồm Chuyên viên hiển thị: Bước 2: Muốn xem chi tiết văn bản, nháy chuột vào văn tương ứng cần xem Bước 3: Đối với văn xem, chuyên viên đánh dấu chọn văn nhấn nút Đã xem phím tắt (Alt + 1) để xác nhận Các văn sau xác nhận xem không tồn danh sách văn cần xem Chuyên viên 2.2 Là người theo dõi hồi báo Bước 1: Nháy chuột vào chức “Là người theo dõi hồi báo”: Trang 60 /69 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Bước 2: Danh sách văn chuyên viên theo dõi hồi báo hiển thị, nháy chuột vào văn cần theo dõi, giao diện văn hiển thị: Trang 61 /69 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Bước 3: Để cập nhật thông tin hồi báo, nháy chuột vào chức “Cập nhật trình HB”, giao diện cập nhật hồi báo hiển thị: Trang 62 /69 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Bước 4: Chọn quan hồi báo, tình trạng hồi báo nội dung hồi báo, sau nhấn nút chức “Ghi lại ” để lưu thông tin vừa cập nhật: Tại giao diện người dùng nhấn nút chức Hiệu chỉnh để chỉnh sửa lại thông tin hồi báo Bước 5: Muốn xem trình theo dõi hồi báo, giao diện thông tin hồi báo, nháy chuột vào chức “Danh sách hồi báo” (hoặc giao diện chi tiết văn theo dõi HB nhấn chuột vào chức “Xem trình HB”), danh sách quan cập nhật hồi báo hiển thị đây: Trang 63 /69 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Bước 6: Để kết thúc theo dõi hồi báo, giao diện chi tiết văn theo dõi hồi báo, nháy chuột vào nút chức “ Kết thúc trình HB”tại mục Theo dõi hồi báo Tra cứu văn Cho phép người sử dụng tra cứu văn lưu trữ chương trình xếp theo tiêu thức: Sổ văn bản, người ký đơn vị soạn thảo Ngoài chức “Tra cứu theo tiêu thức” giúp người sử dụng tìm kiếm cách dễ dàng văn lưu trữ sở liệu – Để tìm kiếm văn bản, chọn mục “Tra cứu theo tiêu thức” bên trái, sau lựa chọn số tiêu thức để tìm kiếm Trang 64 /69 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Cuối chọn nút “Chấp nhận” để xem kết tìm kiếm – Người sử dụng tìm kiếm nhanh, tìm kiếm từ cụm từ có văn (hoặc tìm kiếm từ tệp đính kèm Các tìm kiếm tương tự phần văn đến PHẦN VI - THÔNG TIN TỔNG HỢP Giới thiệu Dữ liệu phần thông tin tổng hợp liệu thống kê tổng hợp trích rút sở liệu văn đến, Văn Hồ sơ công việc liên quan đến Chuyên viên Các thơng tin phần thể tình trạng xử lý, ban hành, … tất văn đến, văn đi, hồ sơ công việc quan phục vụ cho việc theo dõi điều hành cơng việc Phần cịn bao gồm chức tạo lập, kết xuất in ấn báo cáo theo tình trạng văn khác Thơng tin tổng hợp văn đến Thống kê danh sách văn đến theo tình trạng xử lý: xử lý, xử lý (quá hạn), xử lý (đúng hạn), xử lý (quá hạn) Việc phân loại văn xử lý hạn hay hạn vào hạn trả lời vào sổ văn Thông tin tổng hợp văn Thống kê danh sách văn theo tình trạng hồi báo: theo dõi hồi báo, kết thúc hồi báo Tạo lập báo cáo Chức cho phép lập báo cáo thống kê tình trạng xử lý văn Chuyên viên Bước 1: Đăng nhập, chọn Tab Thông tin tổng hợp menu ngang Sau chọn chức Tạo lập báo cáo/ Báo cáo hoạt động cá nhân bên trái giao diện Trang 65 /69 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Bước 2: Đánh dấu chọn hai chức  Chỉ in có liệu: Thống kê văn mà người dùng xử lý  In toàn bộ: Thống kê toàn văn liên quan đến người dùng Bước 3: Chọn khoảng thời gian hoạt động Chuyên viên Bước 4: Lựa chọn kiểu hiển thị  Hiển thị trực tiếp: Hiển thị kết HTML  Microsoft Word: kết xuất liệu Word Bước 5: Nhấn nút Chấp nhận để xác nhận lập báo cáo với tiêu chí lựa chọn Kết hiển thị sau: Trang 66 /69 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Nhật ký công việc cá nhân Chức cho phép người dùng thống kê toàn hoạt động ngày cá nhân quan Ví dụ người dùng muốn thống kê cơng việc làm theo ngày, thực bước sau: Bước 1: Đăng nhập, chọn tab Thông tin tổng hợp/ Nhật ký công việc cá nhân/ Theo ngày thao tác Giao diện hiển thị sau: Trang 67 /69 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Bước 2: Nhấn vào link tên đầy đủ, hành động… để xem chi tiết thao tác người dùng tới văn bản: Bước 3: Nhấn vào link Xem văn thay đổi để mở thông tin chi tiết văn Trang 68 /69 Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Trang 69 /69