TÌM HIỂU THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN TIẾP VẬN QUỐC TẾ

BỘ TÀI CHÍNH ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA THƯƠNG MẠI    SINH VIÊN THỰC HIỆN: LÊ TRUNG HIẾU LỚP 11DTM2 – KHĨA ĐỀ ÁN MƠN HỌC LẦN ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN TIẾP VẬN QUỐC TẾ GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: Ths HÀ ĐỨC SƠN CHUYÊN NGHÀNH: THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ TP HỒ CHÍ MINH – 12/2013 BỘ TÀI CHÍNH ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA THƯƠNG MẠI    SINH VIÊN THỰC HIỆN: LÊ TRUNG HIẾU LỚP 11DTM2 – KHÓA ĐỀ ÁN MƠN HỌC LẦN ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN TIẾP VẬN QUỐC TẾ GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: Ths HÀ ĐỨC SƠN CHUYÊN NGHÀNH: THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ TP HỒ CHÍ MINH – 12/2013 Công ty Cổ phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc tế INTERLOGISTICS Địa chỉ: Tầng Tòa nhà Cảng Sài Gòn, số 03 Nguyễn Tất Thành,Phường 12, Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP  …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………….… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………… •Điện thoại: (84.8) 39435899 Fax: (84.8) 39435898 •Website: www.interlogistics.com.vn •Email: info@interlogistics.com.vn NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN  …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………….… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………… LỜI CẢM ƠN Để báo cáo đạt kết ngày hôm nay, em xin chân thành cảm ơn giáo viên hướng dẫn thạc sĩ Hà Đức Sơn hướng dẫn tận tình, truyền đạt kiến thức cho em, giúp em hiểu nghiệp vụ giao nhận lý thuyết thực tiễn Công ty Cổ phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế Nhờ mà em khơng gặp nhiều khó khăn, trở ngại tiếp xúc với thực tế Và thời gian thực tập phòng trường cơng ty, em có điều kiện cọ sát với thực tế công việc, so sánh, đối chiếu với kiến thức tiếp thu, giúp em có kinh nghiệm, kiến thức thực tế tạo nên sở, hành trang cho cơng việc sau Để có thành vậy, em xin chân thành cảm ơn:    Ông Nguyễn Duy Minh – Giám đốc Công ty Cổ phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế Ông Hồ Phước Lộc – Trưởng phòng, anh, chị nhân viên phịng Hiện trường Các cơ, chú, anh, chị phịng kinh doanh, phịng kế tốn, đội xe phòng, ban khác Đã trực tiếp hướng dẫn em, tạo điều kiện cho em tiếp xúc với công việc, chứng từ liên quan để giúp em bổ sung thêm kiến thức học trường hoàn thành tốt báo cáo  Các anh, chị sinh viên thực tập phòng trường phòng, ban khác giúp đỡ, dẫn em tận tình Tuy nhiên, giới hạn thời gian kiến thức kinh nghiệm nên việc sâu tìm hiểu vấn đề trọng tâm cịn nhiều thiếu sót Em mong nhận góp ý thầy cô, chú, anh, chị Công ty để báo cáo hồn chỉnh Với kính trọng biết ơn sâu sắc, em kính chúc thầy cô anh chị công ty sức khỏe dồi dào, lao động tốt, hăng say đạt nhiều thành tích vượt bậc Và xin kính chúc Cơng ty Cổ phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế ngày thành cơng phát triển Hồ Chí Minh, tháng 12/2013 Lê Trung Hiếu Đề án môn học GVHD: Ths Hà Đức Sơn DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Interlog SI B/L Cont TKHQ XK XNK TMQT L/C C/O Trang | Nguyên văn Interlogistics Shipping Instruction Bill of Lading Container Tờ khai hải quan Xuất Xuất nhập Thương mại quốc tế Letter of Credit Certificate of Origin SVTH: Lê Trung Hiếu Đề án môn học GVHD: Ths Hà Đức Sơn DANH MỤC BẢNG, ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ Bảng 2.1 Danh mục máy móc sử dụng kho 30 Bảng 2.2 Tình hình nhân phịng ban Cơng ty Interlogistics .38 Bảng 2.3 Kết hoạt động kinh doanh Công ty Interlogistics giai đoạn từ năm 2009 – 2012 41 Bảng 3.1 Doanh thu hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hóa xuất từ 2009 – 2012 45 Đồ thị 2.1 Biểu đồ tình hình doanh thu lợi nhuận Công ty Interlogistics giai đoạn từ năm 2009 – 2012 42 Hình 2.1 Địa công ty Google Map 28 Hình 2.2 Kho cơng ty khu chế xuất Tân Thuận Hình 2.3 Nhân viên cơng ty Interlog Hình 2.4 Các tổ chức mà công ty tham gia Sơ đồ 2.1 Sơ đồ công ty Interlogistics 37 39 44 33 Sơ đồ 3.1 Quy trình làm thủ tục hải quan xuất công ty Interlogistics 51 Trang | SVTH: Lê Trung Hiếu Đề án môn học GVHD: Ths Hà Đức Sơn MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG, ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ PHÁP LÝ 1.1 Cơ sở lý luận giao nhận 1.1.1 Khái niệm nghiệp vụ giao nhận 1.1.2 Người giao nhận 1.1.3 Hoạt động giao nhận phần hoạt động Logistics 12 1.1.4 Điều kiện kinh doanh dịch vụ Logistics 13 1.1.5 Các hình thức giao nhận 14 1.1.6 Các chứng từ lên quan đến nghiệp vụ giao nhận hang hóa xuất 15 1.1.7 Ý nghĩa nghiệp vụ giao nhận 15 1.1.8 Vai trò giao nhận 16 1.1.9 Các nhân tố ảnh hưởng đến giao nhận 16 1.1.10 Phạm vi hoạt động 19 1.1.11 Mối quan hệ ngưừi giao nhận với bên liên quan 20 1.1.12 Tác động nghiệp vụ giao nhận với doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập 21 1.2 Cơ sở pháp lý nguyên tắc 22 1.2.1 Cơ sở pháp lý 22 1.2.2 Nguyên tắc 23 1.3 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất đường biển 23 1.3.1 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất đường biển lý thuyết 23 1.3.2 Sự cần thiết phải hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất Việt Nam 26 Trang | SVTH: Lê Trung Hiếu Đề án môn học GVHD: Ths Hà Đức Sơn CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN TIẾP VẬN QUỐC TẾ ( INTERLOGISTICS) 28 2.1 Tổng quan công ty Cổ phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế (Interlogistics) 28 2.1.1 Căn pháp lý 28 2.1.2 Qúa trình hình thành phát triển 29 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ Công ty Interlogistics 30 2.1.4 Hệ thống tổ chức Công ty Interlogistics 32 2.1.5 Tình hình nhân công ty 37 2.1.6 Tổng quan lĩnh vực hoạt động Công ty Interlogistics 39 2.1.7 Kết hoạt động kinh doanh Công ty Interlogistics từ năm 2009 – 2012 41 2.1.8 Những thành tựu đạt 43 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN TIẾP VẬN QUỐC TẾ (INTERLOGISTICS) 45 3.1 Thực trạng hoạt động giao nhận xuất công ty 45 3.2 Thực trạng quy trình giao nhận xuất cơng ty Interlogistics 48 3.2.1 Quy trình giao nhận xuất hàng hóa đường biển 48 3.2.2 Các mặt hạn chế quy trình xuất hàng hóa 59 CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT KHẨU CỦA CƠNG TY INTERLOGISTICS 60 4.1 Cơ sở đề xuất giải pháp 60 4.1.1 Kỹ nghiệp vụ nhân viên kinh doanh đóng vai trị cầu nối, góp phần tạo thuận lợi cho công việc 60 4.1.2 Phương tiện vận chuyển hàng hóa trang bị tốt làm tăng suất lao động, làm giảm giá thành 60 4.1.3 Nghiệp vụ nhân viên phòng kinh doanh phòng trường 60 4.1.4 Cơ sở vật chất, tài liệu nghiệp vụ 61 4.2 Các giải pháp hồn thiện quy trình xuất hàng hóa cơng ty Interlogistics 61 4.2.1 Biện pháp nâng cao lực cho nhân viên phòng kinh doanh 61 4.2.2 Biện pháp sở vật chất, kỹ thuật, công nghệ 62 Trang | SVTH: Lê Trung Hiếu Đề án môn học GVHD: Ths Hà Đức Sơn 4.2.3 Biện pháp phương tiện vận tải 62 4.2.4 Biện pháp nâng cao tương tác nhân viên phòng kinh doanh phòng trường 63 4.3 Các kiến nghị công ty 63 KẾT LUẬN 65 TÀI LIỆU THAM KHẢO 66 PHỤ LỤC 67 Trang | SVTH: Lê Trung Hiếu Đề án môn học GVHD: Ths Hà Đức Sơn cải tiến mà thời gian làm thủ tục nhanh so với thủ công trước nhân viên hải quan khơng phải nhập lại số liệu tờ khai vào máy Phân luồng hàng hóa có luồng • Luồng xanh : Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa Cán hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan vào tờ khai xuất • Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua phận tính giá thuế đế kiểm tra chi tiết hồ sơ Neu hồ sơ hợp lệ chuyến hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan vào tờ khai xuất • Luồng đỏ : Hồ sơ chuyển qua phận kiểm tra thực tế hàng hóa Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra Sau kiếm tra hàng hoá với khai báo tờ khai chứng từ liên quan, cán hải quan bấm niêm phong hải quan vào container ghi vào tờ khai xác nhận hàng hóa khai báo chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan vào tờ khai xuất Lưu ỷ : Đăng ký làm thủ tục cửa truyền số liệu vào cửa 2.2 Làm thủ tuc Hải Quan cảng Chia thành trường hợp: • Trường hơp 1: Hảng hỏa xuất khấu miễn kiểm ( luồng xanh, vàng) Bước 1: Đăng kỷ mở tờ khai xuất khấu Nhân viên giao nhận in tờ khai Hải Quan điện tử (in bản), mang tờ khai đến cho khách hàng kí tên đóng dấu xác nhận Sau đó, mang chứng từ bao gồm: • Giấy giới thiệu • Tờ khai Hải Quan (2 bản) Hải quan tiếp nhận hồ sơ nhân viên công ty tiến hành kiếm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan doanh nghiệp hệ thống mạng hải quan có vi phạm khơng Kế tiếp xem việc kê khai tờ khai có phù hợp với chứng từ hay khơng xem hàng xuất có thuộc danh mục hàng cấm hay khơng Nếu vào luồng vàng kiểm tra Invoice, Packing list, Hợp đồng Sau đó, Hải quan đóng dấu vào tờ khai chuyển sang phận trả tờ khai Trang | 53 SVTH: Lê Trung Hiếu Đề án môn học GVHD: Ths Hà Đức Sơn Bước 2: Trả tờ khai Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí Hải Quan) dán vào tờ khai Hải quan sau kiếm tra trả lại cho nhận viên giao nhận tờ khai giữ lại tờ khai dán tem Bước 3: Thanh lỷ hải quan bãi Nhân viên mang tờ khai thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số container/ seal lý hải quan bãi ô 27của tờ khai để tiến hành lí tờ khai Nhận viên giao nhận to tò' khai Hải quan điện tử Sau đó, nộp tờ khai ( photo gốc để kiểm tra) phịng lí Hải quan lí kiểm tra đóng dấu xác nhận tra lại tờ khai gốc Bước 4: Vào sổ tàu hàng xuất Căn vào Booking nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi, số container, số seal vào ô 28, 29 tờ khai để tiến hành vào sổ tàu Nhân viên giao nhận nộp tờ khai để Hải quan vào sổ tàu Hải quan trả lại tờ khai phiếu xác nhận vào sổ tàu Kết thúc q trình làm thủ tục thơng quan cho lơ hàng xuất cảng Hàng hóa xếp lên tàu theo kế hoạch hãng tàu Lưu ý: Phải vào số tàu trước đến Closing time không hàng rớt lại không xuất thơng quan • Trường hơp 2: Hàng hóa xuất kiểm hóa (luồng đỏ) Bước 1: Đăng kỷ mở tờ khai xuất khấu Nhân viên giao nhận in tờ khai Hải Quan điện tử (in bản), mang tở khai đến cho khách hàng kí tên đóng dấu xác nhận Sau đó, mang chứng từ bao gồm: • Giấy giới thiệu • Tờ khai Hải Quan (2 bản) • Hợp đồng thương mại ( y) • Invoice ( chính) • Packing list ( chính) Trang | 54 SVTH: Lê Trung Hiếu Đề án môn học GVHD: Ths Hà Đức Sơn Hải quan tiếp nhận hồ sơ nhân viên công ty tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan doanh nghiệp hệ thống mạng hải quan có vi phạm khơng Kế tiếp xem việc kê khai tờ khai có phù hợp với chứng từ hay khơng xem hàng xuất khấu có thuộc danh mục hàng cấm hay khơng Sau đó, Hải quan đóng dấu chuyển phận kiếm hóa Bước 2: Kiểm hóa hàng xuất Nhân viên giao nhận đăng ký chuyển bãi kiểm hóa phận chuyến bãi rút ruột container Nhân viên giao nhận xem kết phân kiểm để liên lạc với Hải quan kiểm hóa Xuống bãi tìm container tiến hành cắt seal liên lạc với Hải quan kiểm hóa nhân viên cảng xem cắt seal kiểm tra hàng hóa (5%, 10% tùy vào mức độ mà Hải quan yêu cầu kiểm hóa) Sau đó, nhân viên giao nhận bấm lại seal ( gồm seal Hải quan hãng tàu) Bước 3: Trả tờ khai Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí Hải Quan) dán vào tờ khai Hải quan sau kiểm tra trả lại cho nhận viên giao nhận chứng từ bao gồm: • tờ khai giữ lại tờ khai dán tem • Hợp đồng thương mại ( y) • Invoice ( chính) • Packing list (1 chính) Bước 4: Thanh lỷ hải quan bãi Nhân viên mang tờ khai thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi so container/ seal lý hải quan bãi ô 27 tờ khai để tiến hành lí tờ khai Nhận viên giao nhận to tờ khai Hải quan điện tử Sau đó, nộp tờ khai ( to gốc để kiểm tra) phịng lí Hải quan lí kiểm tra đóng dấu xác nhận tra lại tờ khai gốc Trang | 55 SVTH: Lê Trung Hiếu Đề án môn học GVHD: Ths Hà Đức Sơn Bước 5: Vào sổ tàu hàng xuất Căn vào Booking nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến vào ô 28 tờ khai để tiến hành vào sổ tàu Nhân viên giao nhận nộp tờ khai đế Hải quan vào sổ tàu Hải quan trả lại tờ khai xác nhận vào sổ tàu Kết thúc q trình làm thủ tục thơng quan cho lơ hàng xuất cảng Hàng hóa xếp lên tàu theo kế hoạch hãng tàu Lưu ý: Phải vào số tàu trước đến Closing time không hàng rớt lại không xuất thông quan BƯỚC 5: LÀM CHI TIẾT BILL OF LADING GỬI HÃNG TÀU Làm chi tiết bill of lading ( bill) gởi hãng tàu: - Hàng bán cước: chuyển Booking , SI photo cho phận vận tải quốc tế để làm bill - Hàng không bán cước: làm chi tiếc bill gởi hãng tàu để làm bill Các thông tin lấy dựa vào tờ khai hải quan, list hàng khách hàng cung cấp Sau gởi cho hãng tàu làm bill Khi bill hoàn tất hãng tàu gởi bill trở lại để kiểm tra có sai xót sửa chữa Hãng tàu in bill qua hãng tàu lấy bill Bộ phận vận tải quốc tế làm bill tương tự hãng tàu BƯỚC 6: HUN TRÙNG Trên Shipping Instruction có thơng báo hun trùng phải báo cho quan hun trùng ( công ty Interlogistics thường yêu cầu VFC, Vietnam Control) cảng để họ hun trùng đóng container Sau đó, tàu chạy, gởi mail có kèm bill cho quan hun trùng, yêu cầu họ làm giấy chứng nhận hun trùng Nếu khách hàng u cầu làm chứng thư thơng thống gửi mail yêu cầu bên hun trùng Trang | 56 SVTH: Lê Trung Hiếu Đề án môn học GVHD: Ths Hà Đức Sơn BƯỚC 7: KIỂM DỊCH THỰC VẬT Khi khách hàng yêu cầu kiểm dịch hàng hóa phải làm giấy đăng ký kiểm dịch nộp cho quan kiểm dịch trước ngày tàu chạy Hồ sơ đăng ký kiểm dịch thực vật gồm có: • Giấy đăng ký kiểm dịch thực vật theo mẫu trung tâm đăng ký kiểm dịch động/thực vật (2 bản) • Hợp đồng ngoại thương ( y) • Invoice ( chính) • Packing list ( chính) • Mẫu hàng để kiểm dịch (nếu yêu cầu) • Vận đơn (vận đơn nộp sau tàu chạy đế lấy chứng thư) Khi chuẩn bị hoàn chỉnh hồ sơ, nhân viên giao nhận mang hồ sơ đến quan kiểm dịch thực vật đế đăng ký kiếm dịch Nhân viên tiếp nhận kiểm tra hồ sơ, thấy đầy đủ ký đóng dấu vào giấy đăng ký Hàng cấp chứng thư sau kiểm tra đạt tiêu chuẩn Công ty Interlogistics thường đăng ký kiểm dịch Chi cục Kiểm dịch thực vật Vùng II Sauk hi tàu chạy, có bill xác từ hãng tàu, lấy bill điền thông tin giấy chúng nhận kiểm dịch gửi yêu cầu làm giấy chứng nhận tới chi cục kiểm dịch thực vật BƯỚC 8: MUA BẢO HIỂM Công ty thường mua bảo hiểm Bảo Minh cho lô hàng mà chủ hàng yêu cầu nhờ công ty mua Trước ngày tàu chạy: gửi yêu cầu mua bảo hiểm, kèm theo Invoice, Packing List để bên bảo hiểm tính giá trị bảo hiểm Sau tàu chạy: Gửi bill để làm chứng từ bảo hiểm BƯỚC 9: LÀM C/O (CERTIFICATE OF ORIGIN) Làm C/O theo yêu cầu khách hàng Trang | 57 SVTH: Lê Trung Hiếu Đề án môn học GVHD: Ths Hà Đức Sơn Làm ngày có bill xác sau tàu chạy, tùy theo nước nhập mà làm from A, B, D, AK… Một CO gồm có chính, copy Dựa vào thông tin tờ khai hải quan, Bill of Lading, Invoice, Packing List để làm chi tiết C/O: - Reference No - Good consigned form - Good consigned to - Mean of transport and route - Issued in - Name kind of packages; description of good - Mark and numbers of packages - … In chi tiết CO vào form CO có sẵn, đóng dấu Original, Copy Đem C/O cho khách hàng ký tên, đóng dấu xác nhận Sau đó, lên phịng Thương Mại VCCI xin xác nhận, hồ sơ gồm có: - Tờ khai hải quan - Bill of Lading - Invoice, Packing List - From C/O có chữ ký, đóng dấu khách hàng - Giấy giới thiệu Doanh nghiệp BƯỚC 10: GIẢI CHI Đối với lô hàng làm thủ tục hải làm hàng xong bên phận chứng từ chuyển hồ sơ cho kế toán để kế tốn xuất hóa đơn cho khách hàng u cầu kế toán giải chi tiền làm thủ tục cho nhân viên trường Phòng trường lưu lại: - Shipping Instruction (bản gốc) Trang | 58 SVTH: Lê Trung Hiếu Đề án môn học GVHD: Ths Hà Đức Sơn - Booking Note - Tờ khai hải quan lý (bản photo) - Tờ khai hải quan có phí để làm giải chi (bản photo) - Hợp đồng, invoice, packing list, … (bản photo) - Hóa đơn chi hộ, phiếu chi (bản photo) 3.2.2 Các mặt hạn chế quy trình xuất hàng hóa Cơ sở vật chất chưa đầy đủ để khắc phục tình trạng chậm trễ kéo container Nhân viên đội xe chưa nắm vững nghiệp vụ, quy trình vận tải Mối quan hệ với supplier chưa cải thiện nhiều Đã phân chia công việc cho nhan viên nhiều lý phải thay đổi kế hoạch khiến cho công việc nhân viên bị chồng chéo Nhân viên phịng kinh doanh chưa có kinh nghiệm tuyển dụng lực lượng cịn mỏng Nhân viên kinh doanh làm việc chưa hiệu quả, chưa ý thức đựơc việc trau dồi kiến thức, kinh nghiệm Hoạt động công ty thường dồn vào tháng cuối năm, tháng đầu năm hoạt động giao nhận Công ty thường vắng khách Nguyên nhân phụ thuộc lớn vào thị trường xuất nhập mà thị trường xuất nhập nước ta lại sôi động tháng cuối năm Vấn đề ảnh hưởng lớn tới kết hoạt động kinh doanh công ty Phương tiên vận tải lỗi thời, không phù hợp Các xe đầu kéo công ty Interlogistics hầu hết xe đầu kéo Volvo đời 2004 Hoa Kỳ có đầu kéo to, trọng tải kéo, cơng suất động lớn, khơng thích hợp cho địa hình nước ta Ngồi ra, chi phí chạy dầu, phí bảo trì, chi phí sửa chữa chun dụng, phụ tùng thay đề đắt đỏ Về vấn đề cơng nợ, cơng ty gặp khó khăn giải vấn đề Trang | 59 SVTH: Lê Trung Hiếu Đề án môn học GVHD: Ths Hà Đức Sơn CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY INTERLOGISTICS 4.1 Cơ sở đề xuất giải pháp Qua trình tìm hiểu lý thuyết quy trình giao nhận hàng hóa xuất qua quy trình giao nhận hàng hóa xuất thực tế Công ty Cổ phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế (Interlogistics), hiểu tầm quan trọng việc hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất doanh nghiệp nói riêng hoạt động thương mại quốc tế nói chung , nên sau em xin đề xuất số giải pháp cho phía cơng ty để giúp quy trình giao nhận hàng hóa xuất cơng ty hồn chỉnh hơn, giúp cho việc toán quốc tế hoạt động thương mại diễn tốt đẹp, thuận lợi 4.1.1 Kỹ nghiệp vụ nhân viên kinh doanh đóng vai trị cầu nối, góp phần tạo thuận lợi cho công việc Trong hoạt động doanh nghiệp khách hàng đóng vai trị chủ chốt cho hoạt động doanh nghiệp Do đó, nhân viên kinh doanh người đóng vai trị cầu nối doanh nghiệp khách hàng Đồng thời, mặt doanh nghiệp Vì thế, cơng ty Interlogistics nên sức cải tiến hồn thiện công tác thu hút khách hàng Cần cho khách hàng thấy chất lượng dịch vụ, tư vấn tính chun nghiệp cơng tác phục vụ chăm sóc khách hàng 4.1.2 Phương tiện vận chuyển hàng hóa trang bị tốt làm tăng suất lao động, làm giảm giá thành Trong qui trình giao nhận hàng hóa xuất cơng ty, phương tiện vận chuyển hàng hóa xem yếu tố tác động đến thời gian làm việc nhân viên trường Do đó, đầu tư hợp lý, phương tiện vận tải giúp cho qui trình giao nhận diễn tốt đẹp, thuận lợi 4.1.3 Nghiệp vụ nhân viên phòng kinh doanh phịng trường Sự tương tác cơng việc nhân viên phòng kinh doanh nhân viên phòng trường đóng vai trị quan trọng nhiều khâu qui trình giao nhận hàng hóa củac cơng ty Nhờ có nhân viên trường nhân viên kinh doanh dễ dàng thông báo giá cước, yêu cầu chứng từ cần thiết lô hàng, thông báo lưu ý cần thiết, nhờ có nhân kinh doanh nhân viên trường dễ dàng thực nghiệp vụ giao nhận hơn, không cần liên hệ trực tiếp với khách hàng Trang | 60 SVTH: Lê Trung Hiếu Đề án môn học GVHD: Ths Hà Đức Sơn 4.1.4 Cơ sở vật chất, tài liệu nghiệp vụ Trong q trình thực nghiệp vụ, cơng ty cần nhiều tài liệu chuyên dụng để tiến hành công việc Trong phòng trường, cần nhiều loại tài liệu quan trọng như: phần mềm văn phòng, máy ảnh, máy scan, fax,… đặc biệt phần mềm khai báo hải quan điện tử phần mềm diệt virus máy tính Vì thiếu tài liệu qui trình giao nhận diễn khó khan 4.2 Các giải pháp hồn thiện quy trình xuất hàng hóa cơng ty Interlogistics 4.2.1 Biện pháp nâng cao lực cho nhân viên phòng kinh doanh  Nguyên nhân Do đặc thù nhân viên kinh doanh công ty tuyển dụng thường xuyên nên hầu hết chưa có kinh nghiệm chưa thích nghi đươc với mơi trường làm việc cơng ty Vì thế, khách hàng hỏi giá cước thơng tin thủ tục ấp úng cần tới cấp để thực cơng việc  Biện pháp • Đối với nhân viên kinh doanh Công Ty: - Cần phải học hỏi tiếp nhận kinh nghiệm từ nhân viên cũ - Cần lập cho bảng kế hoạch việc tiếp nhận hồ sơ khách hàng để tránh trường hợp sai sót - Thường xun cập nhật rà sốt thơng tin khách hàng có sẵn cơng ty để học hỏi kinh nghiệm • Đối với nhân viên kinh doanh lâu năm Công Ty: - Cần hỗ trợ giúp đỡ nhân viên việc tiếp nhận báo giá phù hợp cho khách hàng - Ngày tìm kiếm khách hàng có tiềm ngồi cần tiếp cận nâng cao phương pháp tiếp cận khách hàng để đem lại hiệu tốt - Cần có phối hợp chặt chẽ thành viên phận để tìm kiếm tiếp nhận thơng tin khách hàng hiệu Trang | 61 SVTH: Lê Trung Hiếu Đề án môn học GVHD: Ths Hà Đức Sơn 4.2.2 Biện pháp sở vật chất, kỹ thuật, công nghệ  Nguyên nhân Nhu cầu sử dụng máy photocopy, máy scan, máy in tải Chưa cập nhật chương trình nghiệp vụ ( ví dụ phần mềm khai đại lý hải quan truyền tờ khai hải quan khơng tiếp nhận thơng tin gây khó khăn việc mở tờ khai cho lơ hàng) Trong phịng trường sử dụng máy photocopy, máy in, máy scan, máy tính để bàn nhu cầu sử dụng cao, có tình trạng q tải Hệ thống mạng cục phịng khơng ổn định, hay bị ngắt quãng Phòng trường làm chứng từ nhiều máy tính để bàn khơng hiệu quả, phần mềm khai hải quan chưa cập nhật, máy tính bị hư hỏng bị virus nhiều  Biện pháp Cơng ty nên thay máy tính bị hỏng có dấu hiệu để khơng cản trở cho công việc, cập nhật phần mềm nghiệp vụ, nâng cấp hệ thống mạng, sử dụng máy in, photocopy, scan vào thấp điểm, sử dụng lần nhiều chứng từ 4.2.3 Biện pháp phương tiện vận tải  Nguyên nhân Tại công ty, phương tiện vận chuyển trang bị chưa thật khai thác tốt, số phương tiện chưa trang bị tốt làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ công ty Hiện nay, xe đầu kéo công ty thương hiệu Volvo Hoa Kỳ với đầu kéo to, trọng lượng kéo lớn, khơng thích hợp cho địa hình Việt Nam, chi phí nhiên liệu, phụ tùng, bảo trì, sửa chữa chuyên dụng tốn không phù hợp với nhu cầu sử dụng cơng ty Ngồi ra, trang bị từ năm 2004 xe xe qua sử dụng từ trước nhập cơng ty nên xe khơng cịn tốt Ngồi ra, số khách hàng không đủ lượng hàng dự kiến xuất để đóng hàng container làm cho cơng việc thêm phức tạp  Biện pháp Công ty nên thay xe đầu kéo với thương hiệu khác Hyundai, Freightliner, Daewoo, Isuzu, DongFeng,… với đầu kéo nhỏ hơn, phù hợp với nhu Trang | 62 SVTH: Lê Trung Hiếu Đề án môn học GVHD: Ths Hà Đức Sơn cầu cơng ty địa hình đường xá Việt Nam, chi phí chạy dầu tốn hơn, với dịng xe phí bảo trì tương đối dễ thay phụ tùng xe 4.2.4 Biện pháp nâng cao tương tác nhân viên phòng kinh doanh phòng trường  Nguyên nhân Hiện nay, số khách hàng chưa hiểu quy trình làm hàng cơng ty Nhân viên kinh doanh chưa nắm vững qui trình làm hàng phịng trường để yêu cầu khách hàng đưa chứng từ cần thiết  Biện pháp Nhân viên phòng kinh doanh nên nắm vững nghiệp vụ, qui trình cần thiết bên phịng trường Nên có đợt kiến tập phòng trường cho nhân viên tiến hành thực hành công việc cho nhân viên Trao đổi với nhân viên chứng từ thông tin thiếu Tham khảo ý kiến trưởng phòng trường đề xuất với khách hàng 4.3 Các kiến nghị công ty Cập nhật thường xuyên luật, văn bản, quy định Nhà nước liên quan đến hoạt động công ty Công ty cần lên kế hoạch đầu tư vốn vào sở vật chất công ty hệ thống kho bãi, phương tiện vận tải,… để hoàn thiện dịch vụ logistics công ty khỏang thời gian sớm Lĩnh vực hoạt động chủ yếu công ty bán cước vận chuyển hàng xuất nhập làm dịch vụ thơng quan giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, thời gian tới cơng ty cần nghiên cứu để mở rộng lĩnh vực hoạt động Trong lĩnh vực dịch vụ mà công ty cung cấp, doanh số cước xuất chiếm vị trí thấp nên cơng ty cần củng cố đẩy mạnh thị trường cước xuất Ban lãnh đạo cơng ty nên tổ chức chương trình đào tạo để nâng cao trình độ nghiệp vụ, kỹ chuyên môn cho nhân viên Đồng thời, công ty nên thường xuyên tổ chức buổi thảo luận, hội thảo nhằm giúp nhân viên trao đổi kiến thức, học hỏi kinh nghiệm Trang | 63 SVTH: Lê Trung Hiếu Đề án môn học GVHD: Ths Hà Đức Sơn Cơng ty nên có chế độ lương bổng khen thưởng hợp lý cho nhân viên dựa ngun tắc làm tốt, có cơng thưởng; làm sai, phạm lỗi bị phạt; có khuyến khích nhân viên hồn thành tốt nhiệm vụ giữ nhân viên gắn bó lâu dài với công ty Trang | 64 SVTH: Lê Trung Hiếu Đề án môn học GVHD: Ths Hà Đức Sơn KẾT LUẬN Hoạt động xuất hàng hóa đóng vai trị quan trọng kinh tế quốc dân, đặc biệt nước ta nước phát triển đẩy mạnh xuất điều kiện để thúc đẩy tăng trưởng phát triển kinh tế, hồn thành cơng cơng nghiệp hóa - đại hóa đất nước Mục tiêu hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuấ góp phần nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp ngày vững vàng cạnh tranh gay gắt kinh tế thị trường, đặc biệt giới hình thành cộng đồng chung ASEAN vào năm 2015, tiến tới phát triển thành doanh nghiệp lớn mạnh, có vị trường quốc tế Công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế có bề dày kinh nghiệm hoạt động lĩnh vực dịch vụ xuất nhập đánh giá công ty hiệu lĩnh vực logistics, thành viên thức FIATA, VIFFAS, VCCI Công ty nỗ lực phấn đấu để trở thành nhà cung cấp dịch vụ hậu cần – tiếp vận (Logistics Provider) Việt Nam Đông Dương chuyên dịch vụ “một cửa” trọn gói cho khách hàng Với đề tài:”Tìm hiểu thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất Cơng ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế” Em đac có hội tiếp cận với thực tế nghiệp vụ công ty có thêm nhiều thơng tin, kiến thức có ích Em hy vọng nghiên cứu, suy nghĩ, ý kiến em đề tài có ý nghĩa thiết thực, hữu ích với Cơng ty Trang | 65 SVTH: Lê Trung Hiếu Đề án môn học GVHD: Ths Hà Đức Sơn TÀI LIỆU THAM KHẢO Phạm Gia Lộc, Gíao trình Nghiệp vụ kỹ thuật ngoại thương PGS.TS Trần Hoàng Ngân TS Nguyễn Minh Kiều (2012), Thanh toán quốc tế PGS.TS Đồn Thị Hồng Vân, Giáo trình Kỹ thuật ngoại thương, Nhà xuất thống kê - 2006 Phạm Mạnh Hiền (2007), Nghiệp vụ giao nhận vận tải bảo hiểm ngoại thương, Nhà xuất thống kê GS.TS Võ Thanh Thu Kĩ thuật kinh doanh xuất nhập Nhà xuất Lao động – Hà Nội Luật thương mại Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam 2005 Báo cáo tài công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế năm 2009, 2010, 2011, 2012 Mạc Sỹ Thành (2009), Tìm hiểu quy trình giao nhận hàng hố xuất nhập đường biển giải pháp nâng cao hiệu Fruit And Green, Luận văn tốt nghiệp Võ Thị Thúy Yên, Giao nhận hàng hóa nhập đường biển Công ty TNHH Quốc Tế DELTA, Chuyên đề tốt nghiệp 10 Website công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế Interlogistics, truy cập từ www.interlogistics.com.vn 11 Giao nhận hàng hóa đường biển, truy cập từ http://www.lfb.vn/thuongmai-quoc-te/304-giao-nhan-hang-hoa-bang-duong-bien.html 12 Danalogistics, Quy trình giao nhận xuất nhập hàng hóa, truy cập từ http://www.danalogistics.vn/consulting/5/65/-quy-trinh-giao-nhanxuat-nhap-khau-hang-hoa/ Trang | 66 SVTH: Lê Trung Hiếu Đề án môn học GVHD: Ths Hà Đức Sơn PHỤ LỤC 1.Shipping Instruction 2.Bill of Lading Tờ khai hải quan điện tử 4.Phụ lục tờ khai hải quan điện tử 5.Phiếu ghi kết kiểm tra chứng từ giấy Chứng nhận xuất xứ ( Certificate of Origin) Chứng nhận hun trùng ( Certificate of Cumigation) 8.Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật ( Phytosanitary Certificate) 9.Hóa đơn thương mại/ phiếu đóng gói (Invoice/ Packing List) 10.Hợp đồng ngoại thương (Commercial Contract) 11.Hợp đồng ngoại thương ( Tiếng Việt) Trang | 67 SVTH: Lê Trung Hiếu