CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ PHÁP LÝ
2.1. Tổng quan về công ty Cổ phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế (Interlogistics)
2.1.4. Hệ thống tổ chức của Công ty Interlogistics
2.1.4.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Lãnh đạo trong Công ty có vai trị hết sức quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của Công ty. Với bộ máy quản lý này, hoạt động của Cơng ty đã hình thành theo một cơ cấu tổ chức hành chánh và quản trị nhân sự nhất định.
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ công ty Interlogistics.
2.1.4.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng, ban
Nguyên tắc quản lý của Công ty là dựa trên cơ sở quản lý điều hành nhân sự, sử dụng đội ngũ có chun mơn cao, phát huy tối đa tác phong chuyên nghiệp trong cung cấp dịch vụ. Phong cách điều hành của các cấp lãnh đạo gắn với mơi trường văn hóa lành mạnh của Cơng ty nên Cơng ty có một cơ cấu quản lý và điều hành nhân sự làm việc theo nguyên tắc đổi mới là hết sức thuận lợi, phát huy được nội lực kinh doanh của mình, tạo vị thế cạnh tranh trên thị trường. Nhiệm vụ của mỗi phịng ban được mơ tả cụ thể như sau:
Đại hội đồng cổ đông
Quyết định các công việc quan trọng liên quan đến vốn, phương hướng kinh doanh, cổ phần, các mục tiêu chiến lược của công ty…
Hội đồng quản trị
Do đại hội đồng cổ đông bầu ra.
Hội đồng sẽ thay mặt cổ đông tổ chức thực hiện các vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của cơng ty.
Ban kiểm sốt
Do đại hội đồng cổ đơng bầu ra.
Có nhiệm vụ kiểm sốt, điều hành các hoạt động kinh doanh. Đồng thời, khi có các vấn đề phát sinh phải kịp thời thơng báo và giải quyết nhanh chóng cũng như chịu trách nhiệm trước đại hội đồng cổ đông và pháp luật. Giám đốc
Điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng pháp luật của Nhà nước, đại diện Công ty ký hợp đồng với khách hàng. Thực hiện các định hướng chính sách và nghị quyết của đại hội đồng cổ đông.
Lập kế hoạch và nghiên cứu mọi lĩnh vực của Công ty, đồng thời theo dõi, quản lý tồn bộ Cơng ty. Thu thập thơng tin và xử lý tình hình hoạt động trong bộ máy.
Xây dựng cơ cấu tổ chức đảm bảo điều kiện làm việc của cán bộ cơng nhân viên.
Giám đốc có khả năng và phong cách lãnh đạo hiện đại, đóng một vai trị vơ cùng quan trọng trong toàn bộ sự phát triển và thành công của Công ty. Với từng mục tiêu và kế hoạch đề ra, có sự tham khảo những kết quả đã đạt được, lắng nghe ý kiến của các phòng ban và đúc rút những đề xuất từ nhân viên. Vì thế, các mục tiêu được lên kế hoạch mang tính thực tế cao, gắn với tình hình kinh doanh của Công ty và mang lại một động lực to lớn để toàn bộ nhân viên phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Với tầm nhìn chiến lược, ban Giám đốc đã có những chính sách về nhân lực và đào tạo hết sức hợp lý để nâng cao tiềm lực về con người và tri thức, sẵn sàng cho sự phát triển lâu dài của Cơng ty.
Phó giám đốc
Bên cạnh Giám đốc cịn có một Phó Giám đốc phụ trách về chun mơn sẽ
Hoàn thành những công việc mà Giám đốc giao, chịu sự phân công của Giám đốc, là người hỗ trợ Giám đốc trong công tác quản lý Công ty, nhân sự, phụ trách trực tiếp chỉ đạo hoạt động của Cơng ty.
Phịng Kinh doanh xuất – Phòng Kinh doanh nhập
Giữ vai trị quan trọng là nơi tìm kiếm khai thác cũng như tạo dựng mối quan hệ tốt với khách hàng. Thiết lập các mối quan hệ với các hãng tàu và các đại lý trong và ngoài nước.
Tiếp cận nghiên cứu thị trường, làm công tác thương mại chào bán các dịch vụ Công ty cho khách hàng. Cung cấp giá cả cạnh tranh phù hợp với nhu cầu và sự biến động của thị trường.
Phòng Vận tải Quốc tế
Chứng từ vận chuyển chia làm hai phần chuyên phụ trách về các loại hàng hóa xuất khẩu và chuyên phụ trách về các loại hàng hóa nhập khẩu.
Là nơi lưu trữ các dữ liệu, thông tin chứng từ của khách hàng. Phối hợp với phịng kế tốn khi phát sinh các nghiệp vụ cần thiết. Phòng Hiện trường
Thực hiện các thủ tục khai quan, mở container, cược container, thủ tục lưu kho, lưu bãi tại cảng.
Theo dõi và báo cáo tình trạng container hàng.
Sắp xếp, điều phối hỗ trợ các phòng kinh doanh nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ và thời gian giao hàng chính xác.
Phịng Kế tốn
Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn. Quản lý và sử dụng nguồn vốn có hiệu quả.
Cân đối nguồn vốn phù hợp với chế độ và nhu cầu hoạt động kinh doanh của Cơng ty.
Báo cáo chính xác số liệu và lập báo cáo tài chính hàng tháng.
Cung cấp và chi tiền cho việc trả cước phí, chi tiền tạm ứng cho các nhân viên giao nhận đi làm hàng, đồng thời thu tiền, tính lương và tính lợi nhuận hoặc các khoản lỗ từ các nghiệp vụ.
Quản lý nợ trong và ngồi nước, báo cáo thuế và đóng thuế. Phòng Co-loader
Làm việc với các Forwader khác để trao đổi hàng hóa khi đóng hàng container consol.
Book cước theo yêu cầu của bộ phận Sales.
Thực hiện đề nghị cước vận chuyển với các hãng tàu… Phòng Marketing tổng hợp
Bộ phận Marketing :
Tìm hiểu nhu cầu thị trường để đề ra những chiến lược quảng bá kịp thời. Phối hợp với phòng kinh doanh trong việc giao dịch với khách hàng nhằm
mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh.
Bộ phận Nhân sự :
Chịu trách nhiệm các công tác liên quan đến nhân sự : quản lý, tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ, lên kế hoạch và thực hiện các chương trình xây dụng văn hóa cơng ty.
Bộ phận Hành chính :
Chịu trách nhiệm các cơng tác hành chính đảm bảo các điều kiện hạ tầng, trang thiết bị đầy đủ để hoạt động công ty được vận hành hiệu quả.
Kho Tân Thuận
Có diện tích hơn 2000m2. Đóng gói hàng hóa.
Hình 2.2. Kho của cơng ty ở khu chế xuất Tân Thuận.
Phòng phát triển Kinh doanh
Bộ phận Phát triển đại lý :
Tìm và tạo mối quan hệ với mạng lưới đại lý nước ngoài.
Thương lượng, đàm phán với các đại lý các điều kiện về giá cả, thời gian vận chuyển, chất lượng dịch vụ…
Hỗ trợ cho phịng kinh doanh trong việc duy trì và tìm kiếm khách hàng mới. Tổng hợp và báo cáo tình hình đại lý ở nước ngồi cho Giám đốc.
Bộ phận chăm sóc khách hàng :
Hỗ trợ phịng kinh doanh, hiện trường và chứng từ sau khi bán gói dịch vụ. Giải quyết các khiếu nại phát sinh sau khi bán gói dịch vụ.
Thường xuyên liên lạc hỏi thăm khách hàng lâu năm, thường xuyên. Lập bảng thống kê và báo cáo tình hình khách hàng với các phịng ban. Bộ phận Nhơn Trạch
Có chức năng như một chi nhánh của công ty. Chào bán dịch vụ, trực tiếp vận chuyển hàng hóa. Quản lý trực tiếp đội xe.
2.1.5. Tình hình nhân sự của cơng ty
Hiện nay Cơng ty có hơn 80 cán bộ cơng nhân viên bao gồm cả quản lý. Năm nay so với năm trước Cơng ty có sự thay đổi về số lượng và cả nhân sự. Những người trẻ tuổi vừa mới ra trường được Cơng ty nhận vào làm việc. Trong đó, tỉ lệ nhân viên tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng ngày càng tăng. Phần lớn đều biết ít nhất một loại ngoại ngữ (tiếng Anh), đặc biệt cịn có tiếng Hoa. Đội ngũ nhân viên năng động và có chun mơn cao, kiến thức nghiệp vụ sâu rộng tương ứng với từng chức danh cơng tác được giao, thích ứng nhanh với cơng việc, đáp ứng u cầu của khách hàng. Mọi người từ Giám đốc đến các nhân viên đều có tinh thần làm việc tốt, sáng tạo, nhiệt tình trong cơng việc góp phần tạo nên thành cơng của Cơng ty như ngày nay.
Bảng 2.2. Tình hình nhân sự tại các phịng ban của Cơng ty Interlogistics.
Phòng, ban Số lượng
Phòng Kinh Doanh Xuất 6
Phòng Kinh Doanh Nhập 6 Phòng Hiện Trường 11 Phịng Vận tải Quốc tế 8 Phịng Kế Tốn 10 Phòng Co-loader 7 Phòng Marketing 5
Phòng Phát triển Kinh doanh 7
Đội xe 11
Bộ Phận Nhơn Trạch 3
Kho 8
Trong số hơn 80 nhân viên đang làm việc cho Interlogistics, 60% trong số họ đều là tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng. Và một số nhân viên có trên 15 năm kinh nghiệm. Ngồi ra cịn có cơng nhân bốc xếp và đóng gói với tay nghề cao được trang bị những kỹ năng đóng gói mới nhất để giữ gìn hàng hóa của khách hàng ln an tồn.
Interlogistics đã nhận thấy rằng nhân viên là tài sản quan trọng góp phần tạo lập sự thành công cho khách hàng, cho Công ty và cho các đối tác của Công ty. Tất cả các nhân viên trong Cơng ty ln có ý thức hỗ trợ nhau, quan tâm nhau mọi mặt, luôn ln đứng ra bảo vệ lợi ích của Cơng ty, ln đặt lợi ích, uy tín, hình ảnh của Cơng ty lên hàng đầu.
Hệ thống vận hành của Công ty khá tốt, từ nhân viên đến cấp quản lý. Các quản lý với trình độ nghiệp vụ cao luôn kịp thời hỗ trợ, đào tạo các nhân viên cấp dưới, đặc biệt là những nhân viên mới.
Hiện tại Công ty đã tuyển chọn thêm nhiều sinh viên thực tập với mục đích là tìm kiếm và sàng lọc những sinh viên ưu tú để giữ lại cho Công ty nhằm phát triển thêm nguồn nhân sự cho Công ty.
Công ty rất chú trọng đến việc đào tạo cho nhân viên và cấp quản lý cả về nghiệp vụ lẫn kỹ năng mềm (soft skill). Nhân viên được đưa đến các cơ sở, lớp đào tạo hoặc đào tạo tại Cơng ty. Điều này có tác dụng tích cực, nâng cao tầm hiểu biết của nhân viên trong Công ty, đồng thời giúp các nhân viên có thể hiểu được nhau khi cùng nhau bàn luận giải quyết về các vấn đề.
Các nhân viên trong Công ty được hưởng chế độ lao động theo quy định : bảo hiểm, khen thưởng, nghỉ phép, hưởng lương phù hợp với cơng việc của mỗi người.
Hình 2.3. Nhân viên cơng ty Interlog.
2.1.6. Tổng quan về lĩnh vực hoạt động của Công ty Interlogistics
Giao nhận và vận chuyển quốc tế (đường biển, hàng không).
Chuyển phát nhanh bưu kiện, chứng từ Hồ Chí Minh – Đà Nẵng – Hà Nội. Dịch vụ giao nhận nội địa trọn gói : Pick up, lưu kho, đóng kiện, khai thuê
hải quan, chứng từ xuất nhập khẩu, bảo hiểm ... Dịch vụ kho chờ gom hàng xuất khẩu ...
2.1.6.1. Hậu cần và Tiếp vận
Dịch vụ bao gồm :
Nhận/giao hàng tại/đến cơ sở, nhà máy. Lưu kho.
Bao bì đóng gói kiện gỗ thưa, kiện kín, Pallet, dán nhãn, ký hiệu mã vạch. Dịch vụ đóng hàng/rút ruột chuyên nghiệp hàng hóa vào/ra container. Dịch vụ khai thuê hải quan.
Dịch vụ chứng từ.
Dịch vụ bảo hiểm hàng hóa thương mại. Dịch vụ giao hàng tận nhà tại cảng đích. Dịch vụ đặc biệt :
Dịch vụ tư vấn về vận chuyển quốc tế.
Dịch vụ gom hàng tại kho cho các thương nhân giao hàng tại Việt Nam. Dịch vụ thiết lập hoàn hảo bộ chứng từ cho người mua tại nước ngoài như
cung cấp chứng từ đặc biệt, chứng nhận xuất xứ, giấy phép xuất khẩu hàng may mặc ...
Dịch vụ quản lý hàng tồn kho và phân phối theo lệnh của khách hàng.
2.1.6.2. Vận chuyển quốc tế
Dịch vụ vận chuyển quốc tế đường biển và đường hàng không : Vận chuyển hàng nguyên container (FCL).
Vận chuyển hàng lẻ (LCL) : Gom hàng theo lịch tuần đi Los Angeles, chuyển tải qua Singapore từ Hồ Chí Minh, Hải Phịng và có tuyến trực tiếp Los Angeles từ Đà Nẵng.
Dịch vụ chuyển cảng vào các thành phố nội địa từ các cảng chính Sài Gịn, Đà Nẵng, Hải Phịng.
Vận chuyển hàng khơng quốc tế.
Chuyển phát nhanh quốc tế bưu kiện và chứng từ. Dịch vụ vận chuyển kết hợp SEA – AIR.
2.1.6.3. Giao nhận hàng nghệ thuật
Interlogistics là một số ít các cơng ty vận chuyển ở Việt Nam có thể cung cấp dịch vụ đóng gói chất lượng cao với chi phí hợp lý nhất. Ngồi ra khách hàng hồn tồn có thể tận dụng những ưu điểm của công ty trong những lĩnh vực vận chuyển quốc tế, khai thuê hải quan và hệ thống đại lý toàn cầu.
Ở một vị thế cao hơn, Interlogistics hồn tồn tự tin đảm nhận cơng việc phức tạp hơn được gọi là – GIAO NHẬN HÀNG NGHỆ THUẬT – ln ln liên quan đến hàng hóa có giá trị cao, dễ vỡ và thậm chí vơ giá.
2.1.7. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Interlogistics từ năm2009 – 2012 2009 – 2012
Bảng 2.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Interlogistics giai đoạn từ năm 2009 – 2012. Năm 2009 2010 2011 2012 (Đơn vị tính: triệu VND) Doanh thu 2617.73 2754.45 2904.72 3079.79 Chi phí 2019.12 1965.43 2083.02 2049.06 Lợi nhuận 598.61 789.02 821.7 1030.73
Đồ thị 2.1. Biểu đồ tình hình doanh thu và lợi nhuận của Cơng ty Interlogistics giai đoạn từ năm 2009 – 2012. 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 2009 2010 2011 2012 Doanh thu Chi phí Lợi nhuận
Nhận xét:
Nhìn vào biểu đồ ta có thể thấy doanh thu của Cơng ty hàng năm vẫn tăng khá đều đặn với tổng mức tăng là 462.06 triệu đồng từ năm 2009 đến năm 2012.
Năm 2010 so với năm 2009, doanh thu tăng khá tương đối (136.72 triệu đồng), chi phí cũng được giảm đi khá rõ, lợi nhuận tăng lên gấp 2 so với năm 2009.
Nguyên nhân là do Công ty đã đi vào ổn định trong việc phân bổ các hoạt động từ các dịch vụ đại lý, thủ tục hải quan cũng như giao nhận và vận chuyển hàng hóa, chứng từ. Đồng thời, lượng khách hàng tín nhiệm Cơng ty ngày càng tăng. Vì vậy chi phí cho giai đoạn này cũng giảm đáng kể so với năm 2009 khi mà mới bắt đầu để đưa vào ổn định.
Năm 2011, doanh thu tăng nhưng khơng nhiều hơn so với năm trước, chi phí cao đột biến. Do đến đây thị trường tồn cầu bắt đầu chịu những ảnh hưởng tiêu cực. Công ty Interlogistics cũng không ngoại lệ. Nhu cầu của khách hàng giảm sút, các đối thủ vẫn tiếp tục cạnh tranh quyết liệt. Công ty phải đối mặt với nhiều thực trạng dẫn đến đầu tư thêm các thiết bị hỗ trợ trong ngành nghề như đầu tư thêm các trang thiết bị dùng trong văn phòng, tuyển dụng nhân sự, đầu tư vào tài sản cố định trong xây dựng kho bãi và mua thiết bị xe kéo, xe nâng hạ. Vì thế, chi phí cho giai đoạn này là không nhỏ. Kết quả là lợi nhuận cho năm 2011 cũng khá thấp.
Năm 2012, sau khoảng thời gian ngắn cũng cố chính sách, sự lãnh đạo đúng đắn của Công ty, công tác Marketing hiệu quả. Đến năm nay đã bắt đầu thu được kết quả khả quan. Công ty đã chứng minh sự đúng đắn trong việc đầu tư vào các tài
sản hỗ trợ ngành nghề dẫn đến doanh thu tăng cao trong thời kỳ nên kinh tế mở cửa và cắt giảm được các loại chi phí tuy vẫn chưa nhiều.
Qua bảng số liệu ta có thể thấy, mức tăng doanh thu của cơng ty giai đoạn 2009–2011 đều đặn qua các năm. Chứng tỏ Cơng ty có một tầm nhìn chiến lược rất hiện đại, đúng đắn. Bên cạnh đó về sau này nhu cầu của các khách hàng trên tồn thế giới có xu hướng tăng, các cơ sở sản xuất tại Việt Nam được sự hỗ trợ của chính