CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ PHÁP LÝ
3.2. Thực trạng quy trình giao nhận xuất khẩu của công ty Interlogistics
3.2.1. Quy trình giao nhận xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
BƯỚC 1:
Khi nhận được Booking Note và Shipping Instruction từ Phòng kinh doanh Xuất.
Về hàng nguyên container (FCL), xem ngày cut-off trên Shipping Instruction, ghi chú thời gian cut-off, tên tàu, số chuyến, ngày cuối nhận Bill of Lading, ngày giờ tàu chạy.
Viết lên Booking Note những chi tiết sau để kéo container: - Số Shipping Instruction.
- Shipper. - Cảng đến . - Càng chuyển tải. - Cảng hạ bãi.
- Người kéo container. - Số lượng container. - Địa điểm kéo container. - Liên hệ.
- Người đề nghị.
- Chú ý: Hun trùng, lấy container sạch …
Sau đó sao chụp (photocopy) 1 Shipping Instruction, 3 Booking Note chuyển cho nhân viên Điều Độ 2 Booking Note, tiếp đó nhân viên Điều Độ sẽ fax Booking Note cho đội xe ở cảng để kéo container đến địa điểm ghi trên Booking Note. Còn
1 Shipping Instruction, Booking gốc và 1 Shipping Instruction, Booking Note bản photo giữ lại.
Đối với hàng lẻ (LCL), không viết lên Booking Note và không sao chụp cho Điếu Độ.
Khi ghi booking chú ý các đặc điểm cảng đến, cảng chuyển tải, hạ bãi, số lượng container, loại container phải chính xác, nếu container kéo đến bị sai bãi, sai số lượng, loại container thì việc làm hàng sẽ bị chậm trễ, có thể hàng sẽ bị rớt lại.
BƯỚC 2: MỞ OUTBOUND
Mở Outbound cho hàng xuất, điền thông tin lên Outbound với các thơng tin đã có trên Shipping Instruction, Booking Note:
- Số SI
- Loại hàng: FCL hay LCL - Shipper
- Tên tàu, số chuyến
- POL/POD (cảng bốc hàng/cảng dỡ hàng)
- Loại container (container thường, lạnh, 20’, 40’ DC,…) - ETD
Hàng lẻ: bìa Outbound màu hồng. Hàng full: bìa Outbound màu vàng
Xác định xem có bán cước hay khơng bán cước: - Shipper ở dịng 2: cơng ty không bán cước vận tải. - Shipper ở dịng 7: cơng ty bán cước vận tải.
Bước này giúp việc làm thủ tục tiện lợi, chính xác hơn, chứng từ sẽ khơng bị lạc mất và không bị nhầm lẫn với chứng từ của các lơ hàng khác vì chúng được đựng vào 1 file hồ sơ riêng.
Nhận Commercial Invoice, Packing List, Sale Contract từ khách hàng. Lấy list hàng từ khách hàng để mở tờ khai hải quan điện tử. Phải truyền tờ khai trước ngày cut-off.
Trên Commercial Invoice gồm: - No. Invoice
- Date
- Seller, Buyer - Container, Seal No
- Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Trên Packing List gồm:
- No. Packing List - Date
- Seller, Buyer - Container, Seal No
- Tên hàng, số kiện, gross weight, net weight BƯỚC 4: LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN
Sơ đồ 3.1. Quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu của cơng ty Interlogistics.
Quy trình thủ tục hải quan
Hàng miễn kiểm (luồng xanh)
Mở tờ khai hải quan
Trả tờ khai hải quan
Thanh lý tờ khai
Vào sổ tàu
Hàng có kiểm hóa, kiểm tra hồ sơ
Hàng luồng vàng Hàng luồng đỏ
Mở tờ khai hải quan Mở tờ khai hải quan
Hải quan kiểm tra hồ Hải quan kiểm tra hồ
sơ sơ
1.Chuẩn bi chứng từ khai hải quan Hồ sơ hải quan gồm:
• Tờ khai hải quan : 2 bản chính ( 1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản dành cho hải quan)
• Hợp đồng mua bán hàng hóa : 1 bản chính • Hóa đơn thương mại (invoice) : 1 bản chính • Packing List: 1 bản chính
• Giấy phép đăng ký kinh doanh : bản sao y kèm bản chính đối chiếu ( nếu doanh ngiệp mới xuất khẩu lần đầu)
• Giấy giới thiệu của cơng ty xuất khẩu : 1 bản 2. Thông quan hàng xuất khẩu
2.1. Truyền số liêu qua mạng hải quan điện tử
Dựa trên những chứng từ mà khách hàng cung cấp cũng như những thơng tin về hàng hóa mà cơng ty thu thập được như:
• Hợp đồng thương mại • Invoice
• Packing list ....
Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS-K4 để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Nhờ bước
cải tiến này mà thời gian làm thủ tục nhanh hơn so với thủ cơng trước đây vì nhân viên hải quan khơng phải nhập lại số liệu trên tờ khai vào máy.
Phân luồng hàng hóa có 3 luồng
• Luồng xanh : Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan vào tờ khai xuất khẩu.
• Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế đế kiểm tra chi tiết hồ sơ. Neu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyến hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan vào tờ khai xuất khẩu.
• Luồng đỏ : Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa . Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra. Sau khi kiếm tra nếu hàng hoá đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan vào tờ khai xuất khẩu.
Lưu ỷ : Đăng ký làm thủ tục ở cửa khẩu nào thì truyền số liệu vào cửa khẩu đó. 2.2. Làm thủ tuc Hải Quan tại cảng
Chia thành 2 trường hợp:
• Trường hơp 1: Hảng hỏa xuất khấu miễn kiểm ( luồng xanh, vàng). Bước 1: Đăng kỷ mở tờ khai xuất khấu
Nhân viên giao nhận in tờ khai Hải Quan điện tử (in 2 bản), mang tờ khai đến cho khách hàng kí tên và đóng dấu xác nhận..
Sau đó, mang bộ chứng từ bao gồm: • Giấy giới thiệu.
• Tờ khai Hải Quan (2 bản).
Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và tiến hành kiếm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng hải quan có vi phạm gì khơng.
Kế tiếp xem việc kê khai trên tờ khai có phù hợp với chứng từ hay khơng và xem hàng xuất khẩu có thuộc danh mục hàng cấm hay khơng. Nếu vào luồng vàng thì sẽ kiểm tra Invoice, Packing list, Hợp đồng.
Bước 2: Trả tờ khai
Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí Hải Quan) dán vào tờ khai.
Hải quan sau khi kiếm tra trả lại cho nhận viên giao nhận 1 tờ khai và giữ lại tờ khai dán tem.
Bước 3: Thanh lỷ hải quan bãi
Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số
container/ seal và thanh lý hải quan bãi ô 27của tờ khai để tiến hành thanh lí tờ khai. Nhận viên giao nhận pho to tò' khai Hải quan điện tử. Sau đó, nộp tờ khai ( bản photo và gốc để kiểm tra) tại phịng thanh lí.
Hải quan thanh lí kiểm tra đóng dấu xác nhận và tra lại tờ khai bản gốc. Bước 4: Vào sổ tàu hàng xuất
Căn cứ vào Booking nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi, số container, số seal vào ô 28, 29 tờ khai để tiến hành vào sổ tàu.
Nhân viên giao nhận nộp tờ khai để Hải quan vào sổ tàu. Hải quan trả lại tờ khai và phiếu xác nhận vào sổ tàu.
Kết thúc q trình làm thủ tục thơng quan cho lơ hàng xuất khẩu tại cảng. Hàng hóa sẽ được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu.
Lưu ý: Phải vào số tàu trước khi đến giờ Closing time nếu không hàng sẽ rớt lại không xuất khẩu được mặc dù đã thơng quan.
• Trường hơp 2: Hàng hóa xuất khẩu kiểm hóa (luồng đỏ). Bước 1: Đăng kỷ mở tờ khai xuất khấu
Nhân viên giao nhận in tờ khai Hải Quan điện tử (in 2 bản), mang tở khai đến cho khách hàng kí tên và đóng dấu xác nhận..
Sau đó, mang bộ chứng từ bao gồm: • Giấy giới thiệu.
• Tờ khai Hải Quan (2 bản).
• Hợp đồng thương mại ( 1 bản sao y). • Invoice ( 1 bản chính).
Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng hải quan có vi phạm gì khơng. Kế tiếp xem việc kê khai trên tờ khai có phù hợp với chứng từ hay khơng và xem hàng xuất khấu có thuộc danh mục hàng cấm hay khơng.
Sau đó, Hải quan đóng dấu và chuyển bộ phận kiếm hóa. Bước 2: Kiểm hóa hàng xuất
Nhân viên giao nhận đăng ký chuyển bãi kiểm hóa tại bộ phận chuyến bãi và rút ruột container.
Nhân viên giao nhận xem kết quả phân kiểm để liên lạc với Hải quan kiểm hóa.
Xuống bãi tìm container tiến hành cắt seal và liên lạc với Hải quan kiểm hóa hoặc nhân viên cảng xem cắt seal và kiểm tra hàng hóa (5%, 10% tùy vào mức độ mà Hải quan yêu cầu kiểm hóa).
Sau đó, nhân viên giao nhận bấm lại seal mới ( gồm seal Hải quan và hãng tàu).
Bước 3: Trả tờ khai
Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí Hải Quan) dán vào tờ khai.
Hải quan sau khi kiểm tra trả lại cho nhận viên giao nhận bộ chứng từ bao gồm:
• 1 tờ khai và giữ lại tờ khai dán tem. • Hợp đồng thương mại ( 1 sao y). • Invoice ( 1 bản chính).
• Packing list (1 bản chính) Bước 4: Thanh lỷ hải quan bãi
Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi so container/ seal và thanh lý hải quan bãi ô 27 của tờ khai để tiến hành thanh lí tờ khai.
Nhận viên giao nhận pho to tờ khai Hải quan điện tử. Sau đó, nộp tờ khai ( pho to và gốc để kiểm tra) tại phịng thanh lí.
Bước 5: Vào sổ tàu hàng xuất
Căn cứ vào Booking nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi vào ô 28 tờ khai để tiến hành vào sổ tàu.
Nhân viên giao nhận nộp tờ khai đế Hải quan vào sổ tàu. Hải quan trả lại tờ khai và xác nhận vào sổ tàu.
Kết thúc q trình làm thủ tục thơng quan cho lơ hàng xuất khẩu tại cảng. Hàng hóa sẽ được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu.
Lưu ý: Phải vào số tàu trước khi đến giờ Closing time nếu không hàng sẽ rớt lại không xuất khẩu được mặc dù đã thông quan.
BƯỚC 5: LÀM CHI TIẾT BILL OF LADING GỬI HÃNG TÀU Làm chi tiết bill of lading ( bill) gởi hãng tàu:
- Hàng bán cước: chuyển Booking , SI photo cho bộ phận vận tải quốc tế để làm bill.
- Hàng không bán cước: làm chi tiếc bill gởi hãng tàu để làm bill.
Các thông tin được lấy dựa vào tờ khai hải quan, list hàng khách hàng cung cấp. Sau đó gởi cho hãng tàu làm bill.
Khi bill hoàn tất hãng tàu gởi bill trở lại để kiểm tra nếu có sai xót thì sửa chữa.
Hãng tàu in bill và qua hãng tàu lấy bill.
Bộ phận vận tải quốc tế làm bill cũng tương tự như hãng tàu.
BƯỚC 6: HUN TRÙNG
Trên Shipping Instruction có thơng báo hun trùng thì phải báo cho cơ quan hun trùng ( công ty Interlogistics thường yêu cầu VFC, Vietnam Control) ở cảng để họ hun trùng khi đóng container.
Sau đó, khi tàu đã chạy, gởi mail có kèm bill cho cơ quan hun trùng, yêu cầu họ làm giấy chứng nhận hun trùng. Nếu khách hàng yêu cầu làm chứng thư thơng thống thì cũng gửi mail u cầu bên hun trùng.
BƯỚC 7: KIỂM DỊCH THỰC VẬT
Khi khách hàng u cầu kiểm dịch hàng hóa thì phải làm giấy đăng ký kiểm dịch nộp cho cơ quan kiểm dịch trước ngày tàu chạy.
Hồ sơ đăng ký kiểm dịch thực vật gồm có:
• Giấy đăng ký kiểm dịch thực vật theo mẫu của trung tâm đăng ký kiểm dịch động/thực vật (2 bản).
• Hợp đồng ngoại thương ( 1 bản sao y). • Invoice ( 1 bản chính).
• Packing list ( 1 bản chính).
• Mẫu hàng để kiểm dịch (nếu được u cầu)
• Vận đơn (vận đơn này sẽ được nộp sau khi tàu chạy đế lấy chứng thư) Khi đã chuẩn bị hoàn chỉnh hồ sơ, nhân viên giao nhận mang bộ hồ sơ đến cơ quan kiểm dịch thực vật đế đăng ký kiếm dịch. Nhân viên tiếp nhận sẽ kiểm tra bộ hồ sơ, nếu thấy đầy đủ sẽ ký và đóng dấu vào giấy đăng ký. Hàng sẽ được cấp chứng thư sau khi đã kiểm tra đạt tiêu chuẩn.
Công ty Interlogistics thường đăng ký kiểm dịch tại Chi cục Kiểm dịch thực vật Vùng II.
Sauk hi tàu chạy, đã có bill chính xác từ hãng tàu, lấy bill và điền thơng tin trên giấy chúng nhận kiểm dịch rồi gửi yêu cầu làm giấy chứng nhận tới chi cục kiểm dịch thực vật.
BƯỚC 8: MUA BẢO HIỂM
Công ty thường mua bảo hiểm của Bảo Minh cho các lô hàng mà chủ hàng yêu cầu hoặc nhờ công ty mua.
Trước ngày tàu chạy: gửi yêu cầu mua bảo hiểm, kèm theo Invoice, Packing List để bên bảo hiểm tính giá trị bảo hiểm.
Sau khi tàu chạy: Gửi bill để làm chứng từ bảo hiểm.
BƯỚC 9: LÀM C/O (CERTIFICATE OF ORIGIN) Làm C/O theo yêu cầu của khách hàng.
Làm trong ngày có bill chính xác hoặc sau khi tàu chạy, tùy theo nước nhập khẩu mà làm from A, B, D, AK…
Một bộ CO gồm có 1 bản chính, 4 bản copy.
Dựa vào các thơng tin ở tờ khai hải quan, Bill of Lading, Invoice, Packing List để làm chi tiết trên C/O:
- Reference No
- Good consigned form - Good consigned to
- Mean of transport and route - Issued in
- Name kind of packages; description of good - Mark and numbers of packages
- …
In chi tiết CO vào form CO có sẵn, đóng dấu Original, Copy Đem C/O cho khách hàng ký tên, đóng dấu xác nhận.
Sau đó, lên phịng Thương Mại VCCI xin xác nhận, bộ hồ sơ gồm có: - Tờ khai hải quan
- Bill of Lading
- Invoice, Packing List
- From C/O có chữ ký, đóng dấu của khách hàng. - Giấy giới thiệu của Doanh nghiệp
BƯỚC 10: GIẢI CHI
Đối với những lô hàng làm thủ tục hải khi làm hàng xong bên bộ phận chứng từ sẽ chuyển bộ hồ sơ cho kế tốn để kế tốn xuất hóa đơn cho khách hàng.
u cầu kế toán giải chi tiền làm thủ tục cho nhân viên hiện trường. Phòng hiện trường lưu lại:
- Booking Note.
- Tờ khai hải quan đã thanh lý (bản photo).
- Tờ khai hải quan có các phí để làm giải chi (bản photo). - Hợp đồng, invoice, packing list, … (bản photo).
- Hóa đơn chi hộ, phiếu chi (bản photo).