CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ PHÁP LÝ
3.1. Thực trạng hoạt động giao nhận xuất khẩu của công ty
Bảng 3.1. Doanh thu hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hóa xuất khẩu từ 2009 – 2012. Năm 2009 2010 2011 2012 (Đơn vị tính: triệu VND) 6 tháng đầu năm 178.95 183.23 184.33 192.57 6 tháng cuối năm 458.9 462.00 468.88 487.49 Cả năm 637.85 645.23 653.21 680.06 Nhận xét:
Hoạt động giao nhận năm 2010 của công ty tăng 7.38 triệu đồng so với năm 2009. Năm 2011 tăng 7.98 triệu đồng so với năm 2010. Năm 2012 tăng 26.85 triệu đồng so với năm 2011. Tỷ trọng gia tăng doanh thu năm 2012 tăng cao đôt biến gấp 3.36 lần so với năm 2011, gấp 3.64 lần so với năm 2010.
Danh mục hàng hóa giao nhận xuất khẩu của công ty:
Đây là các loại hàng hóa mà cơng ty có thể đáp ứng được với giá cước tốt, cung cấp dịch vụ đảm bảo chất lượng và kịp thời:
Hàng thông thường: Hạt nhựa, sợi plastic. Vòng đệm cao su. Gốm, sứ. Đồ gỗ. Hàng phức tạp: − Đồ có giá trị. − Hóa chất.
Máy móc, thiết bị. Đồ gia dụng có giá trị.
Tranh, ảnh, đồ gốm, sứ nghệ thuật. Đồ mỹ nghệ, đồ thủ công.
Những thuận lợi trong hoạt động giao nhận của công ty 1. Khách hàng chủ yếu của công ty Interlogistics
Các khách hàng chính của cơng ty là các cơng ty và chủ hàng như: Chấn Thành, Sao Khuê, Manoor, Sao Thủy, Global Vision, Toàn Cầu, Tân Phương Phát, Phúc Lộc Thịnh Phát, Spartan, Tân Chung,… đây đều là những công ty có lượng hàng xuất khẩu khá ổn định tại cơng ty.
Đối tượng và địa bàn hoạt động chính của cơng ty là các nhà máy đặt tại các khu cơng nghiệp Sóng Thần, Nhơn Trạch, khu chế xuất Tân Thuận và các doanh nghiệp ở quận 7, quận Bình Chánh, quận Tân Bình.
2. Đội ngũ nhân viên làm việc hiệu quả
Là bộ phận giữ vai trò quan trọng trong việc tạo lợi nhuận của công ty nên ln được sự quan tâm chú ý từ phía ban giám đốc. Đội ngũ nhân viên làm việc chuyên nghiệp và có kinh nghiệm trong các công việc như thủ tục chứng từ, thủ tục hải quan, chuẩn bị các chứng từ cần thiết một cách nhanh chóng, xử lý tình huống theo quan điểm thống nhất và tổng hợp từ ý kiến lãnh đạo và cá nhân.
Lưu giữ các chứng từ cẩn thận và theo một hệ thống tiêu chuẩn giúp cơng việc tìm kiếm tra cứu các chứng từ trở nên dễ dàng và nhanh chóng. Các nhân viên chứng từ thường xun hóan đổi các cơng việc cho nhau để nâng cao nghiệp vụ và trao dồi kinh nghiệm lẫn nhau.
3. Cơ cấu thị trường giao nhận
Các thị trường có lượng hàng giao nhận của công ty như EU, Trung Quốc,Mỹ, Úc, Thái Lan, Singapore, Hàn Quốc.
Hiện nay, Interlogistics đang được chỉ định làm hàng đi các nước trong khối ASEAN của khách hàng lớn Nhật Bản. Ngồi ra, cơng ty cịn đang nghiên cứu, dự định mở thêm một văn phòng mới ở Nhật Bản.
4. Hoạt động giao nhận hiệu quả
Điều này thể hiện ở việc công ty trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho công tác giao nhận. Trang thiết bị văn phòng và hệ thống quản lý ứng dụng cơng nghệ tin học bao gồm máy tính, photocopy, máy in, điện thọai, máy
fax, ... ln đảm bảo được những tính năng tối thiểu của một văn phịng hiện đại, kết nối mạng công ty và với các hãng tàu, khách hàng đủ khả năng cung cấp dịch vụ với thời gian làm việc liên tục, thuận lợi và linh động.
Bên cạnh đó, hệ thống kho bãi được cơng ty quan tâm và đầu tư đúng mức. Hiện nay, công ty đã trang bị nhiều đầu kéo, rơ móc, xe tải các loại và hệ thống kho bãi ở khu chế xuât Tân Thuận trên tổng diện tích hơn 5.000m2 ở Quận 7, thành phố Hồ Chí Minh.
Thời gian hồn thành giao nhận một lơ hàng nhanh chóng, thường là 2 ngày. Tuy nhiên, yếu tố này một phần cũng phụ thuộc vào cán bộ công chức Hải quan và chủ hàng nếu những lúc hàng đến trễ hoặc chưa có container cho để đóng hàng trãi bãi.
Những khó khăn trong hoạt động giao nhận của công ty 1. Thiếu đội ngũ nhân viên và phương tiện vận chuyển
Mặc dù hệ thống kho bãi hiện đại và trang thiết bị tương đối đầy đủ, nhưng đội xe của cơng ty vẫn cịn thiếu thốn và có nhiều bất lợi, nhất là đội xe đầu kéo vì đã được trang bị từ lâu nên xe không cịn tốt và có thiết kế cũ, chạy bằng dầu nên rất tốn kém. Điều này làm cho chi phí tăng lên ảnh hưởng đến doanh thu của công ty. Đội ngũ nhân viên mặc dù là bộ phận đông nhất công ty nhưng vào một số lúc cao điểm thì lại thiếu người, đặc biệt là nhân viên làm công tác lấy lệnh, chứng từ liên quan, lấy hàng lẻ. Bởi lẽ nhân viên phụ trách mảng này luôn luôn phải làm việc quá tải vì áp lực thời gian. Lực lượng nhân viên luân chuyển thường xuyên nên công việc bị gián đoạn, việc làm lệnh, giấy báo, bộ chứng từ còn phụ thuộc quá nhiều vào đại lý, chưa giành được sự chủ động trong cơng việc, có lúc rất nhiều lơ hàng và gấp nhưng có lúc q ít và chưa cận ngày đáo hạn.
2. Tính thời vụ của hoạt động giao nhận
Hoạt động giao nhận mang tính thời vụ là đặc thù của dịch vụ giao nhận vận tải biển mà còn được coi là một tồn tại cần khắc phục. Tính thời vụ thể hiện vào mùa hàng hải, lượng hàng giao nhận quá lớn, làm không hết việc. Nhiều khi thiếu thiết bị, khơng có container, khơng xin được chỗ tàu công ty phải từ chối nhận hàng. Song đến mùa hàng xuống, khối lượng hàng giảm, cơng việc vì thế mà cũng ít đi. Khoảng thời gian hàng nhiều thường là những tháng giữa năm như tháng 6 đến giữa tháng 8 và những tháng cuối năm (dịp Lễ Giáng Sinh và Tết Dương lịch). Tính thời vụ này khiến cho hoạt động của công ty không ổn định, kết quả kinh doanh theo tháng không đồng đều. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc làm và thu nhập của người lao động. Hơn nữa, trong những khoảng thời gian mùa hàng xuống, công ty
vẫn phải khấu hao máy móc, vẫn phải trả lương cho nhân cơng, khiến lợi nhuận bị giảm sút.
3.2. Thực trạng quy trình giao nhận xuất khẩu của cơng ty Interlogistics
3.2.1. Quy trình giao nhận xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
BƯỚC 1:
Khi nhận được Booking Note và Shipping Instruction từ Phòng kinh doanh Xuất.
Về hàng nguyên container (FCL), xem ngày cut-off trên Shipping Instruction, ghi chú thời gian cut-off, tên tàu, số chuyến, ngày cuối nhận Bill of Lading, ngày giờ tàu chạy.
Viết lên Booking Note những chi tiết sau để kéo container: - Số Shipping Instruction.
- Shipper. - Cảng đến . - Càng chuyển tải. - Cảng hạ bãi.
- Người kéo container. - Số lượng container. - Địa điểm kéo container. - Liên hệ.
- Người đề nghị.
- Chú ý: Hun trùng, lấy container sạch …
Sau đó sao chụp (photocopy) 1 Shipping Instruction, 3 Booking Note chuyển cho nhân viên Điều Độ 2 Booking Note, tiếp đó nhân viên Điều Độ sẽ fax Booking Note cho đội xe ở cảng để kéo container đến địa điểm ghi trên Booking Note. Còn
1 Shipping Instruction, Booking gốc và 1 Shipping Instruction, Booking Note bản photo giữ lại.
Đối với hàng lẻ (LCL), không viết lên Booking Note và không sao chụp cho Điếu Độ.
Khi ghi booking chú ý các đặc điểm cảng đến, cảng chuyển tải, hạ bãi, số lượng container, loại container phải chính xác, nếu container kéo đến bị sai bãi, sai số lượng, loại container thì việc làm hàng sẽ bị chậm trễ, có thể hàng sẽ bị rớt lại.
BƯỚC 2: MỞ OUTBOUND
Mở Outbound cho hàng xuất, điền thơng tin lên Outbound với các thơng tin đã có trên Shipping Instruction, Booking Note:
- Số SI
- Loại hàng: FCL hay LCL - Shipper
- Tên tàu, số chuyến
- POL/POD (cảng bốc hàng/cảng dỡ hàng)
- Loại container (container thường, lạnh, 20’, 40’ DC,…) - ETD
Hàng lẻ: bìa Outbound màu hồng. Hàng full: bìa Outbound màu vàng
Xác định xem có bán cước hay khơng bán cước: - Shipper ở dịng 2: cơng ty không bán cước vận tải. - Shipper ở dịng 7: cơng ty bán cước vận tải.
Bước này giúp việc làm thủ tục tiện lợi, chính xác hơn, chứng từ sẽ khơng bị lạc mất và không bị nhầm lẫn với chứng từ của các lô hàng khác vì chúng được đựng vào 1 file hồ sơ riêng.
Nhận Commercial Invoice, Packing List, Sale Contract từ khách hàng. Lấy list hàng từ khách hàng để mở tờ khai hải quan điện tử. Phải truyền tờ khai trước ngày cut-off.
Trên Commercial Invoice gồm: - No. Invoice
- Date
- Seller, Buyer - Container, Seal No
- Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Trên Packing List gồm:
- No. Packing List - Date
- Seller, Buyer - Container, Seal No
- Tên hàng, số kiện, gross weight, net weight BƯỚC 4: LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN
Sơ đồ 3.1. Quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu của cơng ty Interlogistics.
Quy trình thủ tục hải quan
Hàng miễn kiểm (luồng xanh)
Mở tờ khai hải quan
Trả tờ khai hải quan
Thanh lý tờ khai
Vào sổ tàu
Hàng có kiểm hóa, kiểm tra hồ sơ
Hàng luồng vàng Hàng luồng đỏ
Mở tờ khai hải quan Mở tờ khai hải quan
Hải quan kiểm tra hồ Hải quan kiểm tra hồ
sơ sơ
1.Chuẩn bi chứng từ khai hải quan Hồ sơ hải quan gồm:
• Tờ khai hải quan : 2 bản chính ( 1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản dành cho hải quan)
• Hợp đồng mua bán hàng hóa : 1 bản chính • Hóa đơn thương mại (invoice) : 1 bản chính • Packing List: 1 bản chính
• Giấy phép đăng ký kinh doanh : bản sao y kèm bản chính đối chiếu ( nếu doanh ngiệp mới xuất khẩu lần đầu)
• Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu : 1 bản 2. Thông quan hàng xuất khẩu
2.1. Truyền số liêu qua mạng hải quan điện tử
Dựa trên những chứng từ mà khách hàng cung cấp cũng như những thông tin về hàng hóa mà cơng ty thu thập được như:
• Hợp đồng thương mại • Invoice
• Packing list ....
Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS-K4 để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Nhờ bước
cải tiến này mà thời gian làm thủ tục nhanh hơn so với thủ cơng trước đây vì nhân viên hải quan khơng phải nhập lại số liệu trên tờ khai vào máy.
Phân luồng hàng hóa có 3 luồng
• Luồng xanh : Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan vào tờ khai xuất khẩu.
• Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế đế kiểm tra chi tiết hồ sơ. Neu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyến hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan vào tờ khai xuất khẩu.
• Luồng đỏ : Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa . Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra. Sau khi kiếm tra nếu hàng hoá đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thơng quan vào tờ khai xuất khẩu.
Lưu ỷ : Đăng ký làm thủ tục ở cửa khẩu nào thì truyền số liệu vào cửa khẩu đó. 2.2. Làm thủ tuc Hải Quan tại cảng
Chia thành 2 trường hợp:
• Trường hơp 1: Hảng hỏa xuất khấu miễn kiểm ( luồng xanh, vàng). Bước 1: Đăng kỷ mở tờ khai xuất khấu
Nhân viên giao nhận in tờ khai Hải Quan điện tử (in 2 bản), mang tờ khai đến cho khách hàng kí tên và đóng dấu xác nhận..
Sau đó, mang bộ chứng từ bao gồm: • Giấy giới thiệu.
• Tờ khai Hải Quan (2 bản).
Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và tiến hành kiếm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng hải quan có vi phạm gì khơng.
Kế tiếp xem việc kê khai trên tờ khai có phù hợp với chứng từ hay khơng và xem hàng xuất khẩu có thuộc danh mục hàng cấm hay khơng. Nếu vào luồng vàng thì sẽ kiểm tra Invoice, Packing list, Hợp đồng.
Bước 2: Trả tờ khai
Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí Hải Quan) dán vào tờ khai.
Hải quan sau khi kiếm tra trả lại cho nhận viên giao nhận 1 tờ khai và giữ lại tờ khai dán tem.
Bước 3: Thanh lỷ hải quan bãi
Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số
container/ seal và thanh lý hải quan bãi ô 27của tờ khai để tiến hành thanh lí tờ khai. Nhận viên giao nhận pho to tị' khai Hải quan điện tử. Sau đó, nộp tờ khai ( bản photo và gốc để kiểm tra) tại phịng thanh lí.
Hải quan thanh lí kiểm tra đóng dấu xác nhận và tra lại tờ khai bản gốc. Bước 4: Vào sổ tàu hàng xuất
Căn cứ vào Booking nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi, số container, số seal vào ô 28, 29 tờ khai để tiến hành vào sổ tàu.
Nhân viên giao nhận nộp tờ khai để Hải quan vào sổ tàu. Hải quan trả lại tờ khai và phiếu xác nhận vào sổ tàu.
Kết thúc q trình làm thủ tục thơng quan cho lơ hàng xuất khẩu tại cảng. Hàng hóa sẽ được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu.
Lưu ý: Phải vào số tàu trước khi đến giờ Closing time nếu không hàng sẽ rớt lại không xuất khẩu được mặc dù đã thơng quan.
• Trường hơp 2: Hàng hóa xuất khẩu kiểm hóa (luồng đỏ). Bước 1: Đăng kỷ mở tờ khai xuất khấu
Nhân viên giao nhận in tờ khai Hải Quan điện tử (in 2 bản), mang tở khai đến cho khách hàng kí tên và đóng dấu xác nhận..
Sau đó, mang bộ chứng từ bao gồm: • Giấy giới thiệu.
• Tờ khai Hải Quan (2 bản).
• Hợp đồng thương mại ( 1 bản sao y). • Invoice ( 1 bản chính).
Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng hải quan có vi phạm gì khơng. Kế tiếp xem việc kê khai trên tờ khai có phù hợp với chứng từ hay khơng và xem hàng xuất khấu có thuộc danh mục hàng cấm hay khơng.
Sau đó, Hải quan đóng dấu và chuyển bộ phận kiếm hóa. Bước 2: Kiểm hóa hàng xuất
Nhân viên giao nhận đăng ký chuyển bãi kiểm hóa tại bộ phận chuyến bãi và rút ruột container.
Nhân viên giao nhận xem kết quả phân kiểm để liên lạc với Hải quan kiểm hóa.
Xuống bãi tìm container tiến hành cắt seal và liên lạc với Hải quan kiểm hóa hoặc nhân viên cảng xem cắt seal và kiểm tra hàng hóa (5%, 10% tùy vào mức độ mà Hải quan yêu cầu kiểm hóa).
Sau đó, nhân viên giao nhận bấm lại seal mới ( gồm seal Hải quan và hãng tàu).
Bước 3: Trả tờ khai
Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí Hải Quan) dán vào tờ khai.
Hải quan sau khi kiểm tra trả lại cho nhận viên giao nhận bộ chứng từ bao gồm:
• 1 tờ khai và giữ lại tờ khai dán tem. • Hợp đồng thương mại ( 1 sao y). • Invoice ( 1 bản chính).
• Packing list (1 bản chính) Bước 4: Thanh lỷ hải quan bãi
Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi so container/ seal và thanh lý hải quan bãi ô 27 của tờ khai để tiến hành thanh lí tờ khai.
Nhận viên giao nhận pho to tờ khai Hải quan điện tử. Sau đó, nộp tờ khai