CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ PHÁP LÝ
4.2. Các giải pháp hồn thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa của cơng ty
cơng ty Interlogistics
4.2.1. Biện pháp nâng cao năng lực cho nhân viên phòng kinh doanh
Nguyên nhân
Do đặc thù nhân viên kinh doanh của công ty được tuyển dụng thường xun nên hầu hết chưa có kinh nghiệm hoặc chưa thích nghi đươc với mơi trường làm việc của công ty. Vì thế, khi khách hàng hỏi giá cước hoặc các thơng tin về thủ tục thì vẫn cịn ấp úng và cần tới cấp trên để thực hiện công việc.
Biện pháp
• Đối với nhân viên kinh doanh mới tại Cơng Ty:
- Cần phải học hỏi và tiếp nhận những kinh nghiệm từ những nhân viên cũ. - Cần lập cho mình bảng kế hoạch về việc tiếp nhận hồ sơ khách hàng như thế nào để tránh trường hợp sai sót.
- Thường xuyên cập nhật và rà sốt thơng tin của khách hàng có sẵn của cơng ty để học hỏi kinh nghiệm.
• Đối với nhân viên kinh doanh lâu năm tại Công Ty:
- Cần hỗ trợ và giúp đỡ những nhân viên mới về việc tiếp nhận và báo giá phù hợp cho khách hàng.
- Ngày càng tìm kiếm những khách hàng mới có tiềm năng ngồi ra cần tiếp cận và nâng cao hơn nữa những phương pháp tiếp cận khách hàng mới để có thể đem lại hiệu quả tốt.
- Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên trong bộ phận để tìm kiếm và tiếp nhận thơng tin khách hàng hiệu quả.
4.2.2. Biện pháp về cơ sở vật chất, kỹ thuật, công nghệ
Nguyên nhân
Nhu cầu sử dụng máy photocopy, máy scan, máy in quá tải.
Chưa cập nhật những chương trình nghiệp vụ ( ví dụ như phần mềm khai đại lý hải quan nhưng khi truyền tờ khai thì hải quan khơng tiếp nhận được thơng tin do đó gây khó khăn trong việc mở tờ khai cho lơ hàng).
Trong phịng hiện trường đang sử dụng 1 máy photocopy, 2 máy in, 2 máy scan, 9 máy tính để bàn nhưng nhu cầu sử dụng vẫn cao, lâu lâu có tình trạng q tải. Hệ thống mạng cục bộ của phịng cũng khơng ổn định, hay bị ngắt quãng. Phòng hiện trường làm chứng từ rất nhiều nhưng máy tính để bàn khơng hiệu quả, phần mềm khai hải quan chưa được cập nhật, máy tính bị hư hỏng do bị virus rất nhiều.
Biện pháp
Công ty nên thay thế các máy tính bị hỏng khi có dấu hiệu ngay để không cản trở cho công việc, cập nhật các phần mềm nghiệp vụ, nâng cấp hệ thống mạng, sử dụng máy in, photocopy, scan vào những giờ thấp điểm, sử dụng ít lần nhưng nhiều chứng từ.
4.2.3. Biện pháp về phương tiện vận tải
Nguyên nhân
Tại công ty, phương tiện vận chuyển được trang bị chưa thật sự khai thác tốt, một số phương tiện chưa được trang bị tốt làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ công ty.
Hiện nay, xe đầu kéo của công ty là của thương hiệu Volvo Hoa Kỳ với đầu kéo to, trọng lượng kéo lớn, khơng thích hợp cho địa hình Việt Nam, các chi phí về nhiên liệu, phụ tùng, bảo trì, sửa chữa chuyên dụng tốn kém và không phù hợp với nhu cầu sử dụng của cơng ty. Ngồi ra, tuy được trang bị từ năm 2004 nhưng các xe đều là xe đã qua sử dụng từ trước khi nhập về công ty nên xe không cịn tốt.
Ngồi ra, một số khách hàng không đủ lượng hàng dự kiến xuất để đóng hàng container làm cho cơng việc thêm phức tạp.
Biện pháp
Công ty nên thay thế bằng các xe đầu kéo với thương hiệu khác như Hyundai, Freightliner, Daewoo, Isuzu, DongFeng,… với đầu kéo nhỏ hơn, phù hợp với nhu
cầu cơng ty và địa hình đường xá của Việt Nam, chi phí chạy dầu ít tốn kém hơn, và với các dịng xe này thì phí bảo trì tương đối và dễ thay thế phụ tùng xe.
4.2.4. Biện pháp nâng cao sự tương tác giữa nhân viên phòng kinh doanhvà phòng hiện trường và phòng hiện trường
Nguyên nhân
Hiện nay, một số khách hàng chưa hiểu quy trình làm hàng của cơng ty. Nhân viên kinh doanh chưa nắm vững qui trình làm hàng của phòng hiện trường để yêu cầu khách hàng đưa các chứng từ cần thiết.
Biện pháp
Nhân viên phòng kinh doanh nên nắm vững các nghiệp vụ, qui trình cần thiết bên phịng hiện trường.
Nên có đợt kiến tập tại phịng hiện trường cho các nhân viên và tiến hành thực hành công việc cho các nhân viên mới.
Trao đổi với các nhân viên chứng từ những thơng tin cịn thiếu. Tham khảo ý kiến của trưởng phòng hiện trường về những đề xuất với khách hàng.