Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast

Lời nói đầu

Ngày nay, chúng ta đang sống trong thế giới của công nghệ thông tin Tinhọc đã đi vào tất cả các “ngõ ngách” của đời sống xã hội, từ những công việc đơngiản nh giải một bài toán thuần tuý đến những vấn đề phức tạp nh việc áp dụngtin học trong công nghệ viễn thông hay trong nghiên cứu vũ trụ…

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đã và đang đem lại nhiềulợi ích thiết thực cho doanh nghiệp từ việc lu trữ dữ liệu đến việc tìm kiếm thôngtin, lên các báo cáo…giúp cho công tác quản lý đựơc thực hiện một cách dể dànghơn

Trong suốt thời gian thực tập tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệpFAST, em đã nhận thấy sự cần thiết phải xây dựng mới một hệ thống thông tinquản lý nhân sự cho công ty nhằm mục đích tối u hơn trong công tác quản lý

nhân viên của công ty Chính vì thế em đã quyết định chọn đề tài “Phân tích,

thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST”

Đề tài gồm có các nội dung chủ yếu sau:

Chơng I: Giới thiệu về cơ sở thực tập và đề tài nghiên cứu Các nội dung chủ yếu

của chơng này bao gồm, trình bày về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, chứcnăng, nhiệm vụ của cơ sở thực tập Trình bày đại cơng về đề tài nghiên cứu

Chơng II: Trình bày các vấn đề lý thuyết về hệ thông thông tin, hệ thống thông

tin quản lý nhân sự, các vấn đề lý thuyết về cơ sở dữ liệu, hệ quản trị cơ sử dữliệu

Chơng III: Trình bày về cách thức giải quyết bài toán, các sơ đồ luồng dữ liệu, sơ

đồ luồng thông tin , sơ đồ cấu trúc dữ liệu, sơ đồ quan hệ …, các kết quả cụ thể

đạt đợc Một số giao diện và thuật toán chính của chơng tình cũng đợc đa vào

ch-ơng này

Chơng I : Tổng quan Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp

fast và đề tài nghiên cứu

1.1 Giới thiệu chung về công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp fast.

+ Ông Nguyễn Khắc Thành, hiện là giám đốc trung tâm đào tạo Aptech

FPT-+ Ông Phan Đức Trung, hiện là trởng phòng ngoại hối ngân hàng

Techcombank

- Thành viên hội đồng quản trị:

+ Ông Nguyễn Thành Nam: chủ tịch hội đồng quản trị

+ Ông Phan Quốc Khánh: phó chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốcCông ty

+ Ông Phan Đức Trung: phó chủ tịch hội đồng quản trị

- Giới thiệu về các thành viên hội đồng quản trị :

+ Ông Nguyễn Thành Nam, sinh năm1961; học chuyên toán khối phổthông chuyên trờng (A0) đại học tổng hợp Hà Nội; tốt nghiệp khoa toán đại họctổng hợp Lomonoxov (MGU Liên Xô); học vị: tiến sỹ (chuyên ngành toán lý);lĩnh vực hoạt động chính hiện nay : phần mềm tin học ; công tác hiện nay: giám

đốc Công ty phần mềm xuất khẩu FPT- FSORT

+ Ông Phan Quốc Khánh , sinh năm 1951; học chuyên toán trờng chuyênHàm Rồng Thanh Hoá, tốt nghiệp khoa kĩ thuật tính toán và tự động hoá đại họcnăng lợng Moxcva MEI, Liên Xô); học vị: Tiến sỹ (chuyên ngành điều khiển học

và lý thuyết thông tin); lĩnh vực hoạt động chính hiện nay: phần mềm tin học;công tác hiện nay: Giám đốc Công ty FAST

+ Ông Phan Đức Trung, sinh năm 1971, học chuyên lý trờng chuyên HàNội- Amsterdam; tốt nghiệp khoa kinh tế năng lợng đại học Bách Khoa Hà Nội;học vị: cử nhân ; lĩnh vực hoạt động chính hiện nay: trởng phòng ngoại hối ngânhàng TECHCOMBANK

- Thời gian chuẩn bị thành lập Công ty: từ tháng sáu đến tháng tám năm1996

- Ngày bắt đầu có trụ sở làm việc: 01/09/1996 tại 67c Thái Hà, Quận

Đống Đa, Thành Phố Hà Nội

- Các nhân viên đầu tiên:

+ Phan Quốc Khánh : Giám đốc

+ Phan Đức Trung: Phó Giám đốc(hiện không làm ở FAST)

+ Phạm Văn Lộc: Nhân viên kỹ thuật (hiện không làm ở FAST)

+ Phạm Văn Nam: Nhân viên bảo vệ(hiện không làm ở FAST)

- Tên Công ty:

+ Tên tiếng việt: Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST

+ Tên tiếng Anh: The FAST Sotfware Company

+ Tên viết tắt FAST

+ Logo :

- Giấy phép thành lập Công ty: Số 3096/GPUB do UBND Thành Phố HàNội cấp ngày 11/01/1997(ngày này đợc lấy là ngày thành lập Công ty)

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Số 15607 do Sở Kế Hoạch và Đầu

T Hà Nội cấp ngày 18/06/1997

- Vốn đăng ký: 1.000.000.000 đ chia thành 10,000 cổ phiếu, mổi cổ phiếutrị gía 100.000 đ

- Vốn tăng vào đầu năm 2003 là 1.250.000.000đ, đợc chia thành

125.000 cổ phiếu, mổi cổ phiếu trị giá 10.000)

- Ngành nghề đăng ký kinh doanh:

+ Sản xuất kinh doanh các phần mềm máy tính

+ Buôn bán hàng t liệu tiêu dùng (thiết bị điện tử tin học, máy tính)

+ Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ

+ Dịch vụ t vấn chuyển giao công nghệ

- Lĩnh vực hoạt động kinh doanh:

Sản xuất, t vấn và triển khai ứng dụng phần mềm tài chính kế

toán và quản trị sản xuất kinh doanh

+ Cung cấp sản phẩm và dịch vụ : t vấn thiết kế hệ thống thông tin, sửa

đổi sản phẩm theo yêu cầu, cài đặt và đào tạo

+ Hổ trợ sữ dụng và bảo hành sản phẩm

+ Thu thập phản hồi của khách hàng để làm đầu vào cho công đoạn 1

- Tổ chức các phòng ban của FAST:

- Lập kế hoạch năm cho toàn Công ty và từng chinhánh.

3 Các trợ lý giámđốc (phòng tổng

hợp)

Trợ lý cho giám đốc Công ty về các vấn đề nhân

sự, Marketing, tổ chức sản xuất kinh doanh, làmviệc với các đối tác, tài chính kế toán toàn Công

ty, xây dựng các dự án phát triển kinh doanh

4 Phòng nghiên cứuvà phát triển sản

phẩm

- Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới

- Hổ trợ các bộ phận kinh doanh sữa đổi các sảnphẩm theo các yêu cầu đặc thù

5 Các chi nhánh bộ

phận kinh doanh - Bán hàng và dịch vụ khách hàng.- Hiện có chi nhánh Hà Nội, Sài Gòn, Đà Nẵng

- Tổ chức của các chi nhánh và bộ phận kinh doanh :

Hội đồng quản trị

Ban giám đốc

Phòng nghiên cứu

và phát triển sản phẩm

Phòng tồng hợp Câc chi nhánh

HN, HCM, ĐN

- Tham gia vào xác định chiến lợc của Công tylập kế hoạch năm cho chi nhánh

+ Đề ra phơng án thiết kế sơ bộ giải quyết cácbài toán cua khách hàng

hổ trợ phòng lập trình và phòng triển khai thực hiện

Giám đốc chi nhánh

hợp đồng về nghiệp vụ, bài toán đã khảo sát trớc đó.

- Khảo sát chi tiết thêm yêu cầu của khách hàng

- T vấn về xây dựng hệ thống thông tin

- Phối hợp với phòng lập trình để sữa đổi, test vàtiếp nhận chơng trình sửa đổi theo yêu cầu đặc thù

- Cài đặt và đào tạo

- Hổ trợ sữ dụng trong thời gian đầu

- Hổ trợ sữ dụng và bảo hành chơng trình khi cầnthiết

+ Phần mềm kế toán Fast accounting 2003.f trên Visual Foxpro

+ Phần mềm kế toán Fast Accounting 2003.f trên SQL Server

+ Phần mềm tổng hợp báo cáo toàn tổng Công ty Fast Corporate Reporter2003.w trên nền Web

+ Phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp ERIC ERP của JupiterSystems Inc

+ Phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh Fast Business 2004.s trênSQL Server (viết trên ngôn ngữ VB.NET, hổ trợ Unicode và đã hoàn thành vàocuối năm 2003)

- Dịch vụ:

+ Khảo sát yêu cầu và t vấn xây dựng hệ thống thông tin tài

chính kế toán và quản trị kinh doanh

+ Sữa đổi và phát triển chơng trình theo yêu cầu đặc thù của

khách hàng

+ Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sữ dụng

+ Hổ trợ sử dụng qua đào tạo, bảo hành và bảo trì hệ thống thông

tin

+ Nâng cấp và mở rộng theo sự phát triển của khách hàng

- Công nghệ:

+ Ngôn ngữ lập trình : VB.Net, Visual Foxpro, Java, ASP.

+ Kiến trúc lập trình: Client/Server, File server, Web-based

+ Cơ sở dữ liệu: SQL Server, Foxpro

1.1.4 Hợp tác quốc tế.

Từ đầu năm 2003 FAST trở thành nhà phân phối phần mềm quản lý toàndiện doanh nghiệp ERIC của Jupiter Systems Inc tại việt nam Jupiter systemsinc là Công ty phần mềm hàng đầu tại khu vực Đông Nam á trong lĩnh vựcphần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp(ERIC) Hiện nay ERIC có hơn 800khách hàng với hơn 10,000 ngời sử dụng ERIC trong công việc hàng ngày củamình

1.1.5 Khách hàng:

Hiện nay FAST có hơn 800 khách hàng trên toàn quốc hoạt động tronglĩnh vực: sản xuất, thơng mại, xây dựng, dịch vụ, hành chính sự nghiệp và vớinhiều hình thức sở hữu khác nhau: nhà nớc, t nhân, có vốn đầu t của nớc ngoài.Dới đây là danh sách một số khách hàng trong hơn 800 khách hàng:

- Công ty thơng mại dầu khí petechim, Công ty Intimex

- Công ty dệt Nam Định, dệt Hà Nội, may Đáp Cầu

- Công ty lắp máy 45-1, Công ty cầu 12

- Công ty Kinh Đô, Công ty Đồng Lực…

Khách hàng là các Công ty có vốn đầu t nớc ngoài:

- Công ty sứ vệ sinh INAX (Nhật)

- Công ty sản xuất ô tô VIDAMCO (Hàn Quốc)

- Công ty sản xuất xe máy GMN (Thái Lan)

- Công ty NEWHOPE (Trung Quốc)

- Công ty thức ăn gia súc Guyomac’h (Pháp)

- Công ty Crown workd wide (Hồng Kông)

* Biểu đồ phát triển số lợng khách hàng qua các năm

FHN 48%

FDN 12%

FSG 28%

FHN Số nhân viên ở Hà Nội

FSG Số nhân viên ở Sài Gòn

FDN Số nhân viên ở Đà Nẵng

FCL Số nhân viên ở các chi nhánh nhỏ khác

- Phân bố nhân viên theo các phòng ban chức năng:

Lập trình ứng dụng 14%

T vấn triển khai hợp đồng 31%

Nghiên cứu phát triển sản phẩm 11%

- Biểu đồ phát triển số lợng nhân viên qua các năm :

1.1.8 Mục tiêu của FAST

- “Đạt đợc và giữ vững vị trí số 1 trên thị trờng Việt Nam trong lĩnh vựccung cấp các giải pháp phần mềm tài chính kế toán và quản lý doanh nghiệp”

- “Cùng khách hàng đi đến thành công !” là phơng châm hành động củaFAST nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra Bằng nổ lực và lòng tận tuỵ của từng cá nhân

và của toàn công ty dựa trên cơ sở hiêu biêt sâu sắc nhu cầu của khách hàng vànăng lực không ngừng nâng cao FAST sẽ triển khai các ứng dụng thành công,mang lại hiệu quả cho khách hàng

1.1.9 Uy tín của FAST trên thị trờng:

- Đạt 6 huy chơng vàng liên tục trong các năm 1999 – 2002 tại Việt NamComputerWorld Expo

- Giải thởng “sản phẩm công nghệ thông tin” của hội tin học Việt Nam

- Đến cuối năm 2003 đã có hơn 800 khách hàng trên toàn quốc

1.2 giới thiệu đề tài nghiên cứu:

1.2.1 Lý do lựa chọn đề tài:

Trong quá trình thực tập tại Công ty, em đã tìm hiểu về hoạt động quản lý

và sản xuất kinh doanh của Công ty đặc biệt là hoạt động quản lý nhân sự tạiCông ty

Hiện nay công tác quản lý nhân sự của Công ty gặp phải rất nhiều khókhăn:

- Công ty đang sử dụng phần mềm “Quản lý nhân sự”, phần mềm này đã

sử dụng từ khi Công ty bắt đầu thành lập (1998), đợc viết trên ngôn ngữ Foxprofor Dos, có cơ sở dữ liệu là DBF Đây là ngôn ngữ lập trình có từ rất lâu, khảnăng chạy kém, tính an toàn dữ liệu bảo mật thông tin không cao Nhất là việcchạy trên MS DOS, nên công việc in ấn gặp rất nhiều khó khăn

- Cấu trúc cơ sở dữ liệu cha tối u, lợng thông tin phải nhập rất nhiều gâykhó khăn cho ngời sử dụng và lu trữ tốn kém Các báo cáo còn thiếu hoặc cha tự

động in ra các báo cáo khai thác thông tin đã nhập

- Phần mềm cha hổ trợ các phơng thức tính toán linh hoạt, nhiều phép toánphải tự tính thủ công sau đó mới điền vào máy, mất thời gian

Hiện nay số lợng nhân viên của Công ty ngày càng tăng lại đợc phân bố ởcác chi nhánh khác nhau cho nên công việc quản lý lại càng thêm phức tạp

Chính vì thế việc có một phần mềm “Quản lý nhân sự” phù hợp hơn là rấtcần thiết đối với Công ty hiện nay Xuất phát từ yêu cầu đó, cùng với những quy

định về thời gian cũng nh khối lợng công việc đối với một đề tài thực tập cho

nên em đã chọn đề tài : “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân

sự tại Công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST”.

1.2.2 Mục đích của đề tài nghiên cứu:

+ Đáp ứng đợc đầy đủ các nghiệp vụ của Công ty đề ra để nâng cao hiệuquả công việc quản lý

+ Giúp cho qúa trình bảo trì, bảo hành dể dàng hơn do chơng trình đợcviết dựa trên sự tìm hiểu sâu sắc về Công ty

+ Có khả năng mở rộng, tích hợp với các chơng trình trong khác tơng lai(nếu có đợc mã nguồn)

+ Sử dụng chuẩn unicode theo chuẩn TCVN6960 của Việt Nam quy định

+ Sử dụng các công nghệ tiên tiến nhất của công nghệ thông tin hiện nay.

Để dể dàng xuất dữ liệu để đa lên Web

+ Nâng cao tính bảo mật

+ Dể sử dụng do chơng trình đợc xây dng theo yêu cầu của nhân viên trựctiếp sử dụng chơng trình sau này

1.2.3 Công cụ để thực hiện đề tài :

Lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng một vai trò quan trọng đối với thànhcông của chơng trình Việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình nào là dựa trên nhiều yếu

tố khách quan, chủ quan nh khả năng của ngời sử dụng, thói quen của ngời sửdụng, yều cầu về môi trờng phần cứng, phần mềm…

Nh đã biết, một vấn đề trong chơng trình quản lý nhân sự hiện tại của công

ty là do lập trình bằng ngôn ngữ Fox For Dos cho nên khả năng bảo mật thôngtin kém Do đó với đề tài này em đã quyết định sử dụng ngôn ngữ lập trìnhMicrosoft Visual FoxPro 6.0

Microsoft Visual FoxPro 6.0 là ngôn ngữ lập trình, nó có các u điểm sau

+ Microsoft Visual FoxPro 6.0 có bộ công cụ và kỹ thuật mới giúp truycập dữ liệu dễ dàng hơn

+ Microsoft Visual FoxPro 6.0 mở rộng khả năng báo cáo với trình báocáo cho phép, xem trớc và in các báo cáo trong Visual FoxPro

Tuy nhiên phần mềm này đòi hỏi khá cao về phần cứng Để chạy tốt nóyêu cầu cấu hình tối thiểu là:

Ngoài ra, chơng trình con sử dụng phần mềm Tiếng Việt trong khi tạo cácmã chơng trình, đó là bộ gõ Font VietKey 2000

Chơng II.

cơ sở phơng pháp luận của phân tích thiết kế hệ thống

thông tin quản lý

2.1.Thông tin

2.1.1.Khái niệm thông tin

Thông tin là sữ liệu đã đợc xử lý thành dàng dể hiểu, tiện dùng, có nghĩa

và có giá trị đối với đối tợng nhận tin trong việc ra quyết định Thông tin của quátrình xử lý có thể trở thành dữ liệu của quá trình xử lý khác

Phản ánh

Tri thức hoá

Thông tin kinh tế là một tập hợp các dữ liệu kinh tế có ý nghĩa đối với một

đối tợng nhận tin nhất định, có quan hệ với một đối tợng trong một khuôn khổ,một nhiệm vụ cụ thể

Thông tin kinh tế đóng một vai trò hết sức quan trọng nhằm giúp cho ngờilãnh đạo đa ra đợc những quyết đinh đúng đắn, kịp thời trong quá trình quản lý.Bởi vì chỉ có trên cơ sở các thông tin chính xác, kịp thời các cấp lãnh đạo mới cókhả năng đa ra những quyết đinh phù hợp với các yêu cầu của các lĩnh vực và đốitợng quản lý trong một pham vi không gian và thời gian

 Thông tin phải đợc định hớng rõ ràng

Đối t ợng đ ợc

 Thông tin phải có tính thời điểm Điều này có nghĩa là thông tin chỉ

có ích tại một thời điểm nào đó mà không có tính thời kỳ dài

 Tính cục bộ của thông tin thể hiện là thông tin chỉ có ý nghĩa trongmột hệ thống nhất định có sự điều khiển và sử dụng nó

 Thông tin thể hiện tính tổ chức vì thông tin tạo nên sự liên hệ và trao

đổi giữa các bộ phận này với bộ phận khác, nó đóng vai trò liên kếtcác bộ phận trong cùng một hệ thống

 Thông tin mang tính tơng đối Thông tin đợc tạo ra và truyền đi và do

đó khó tránh khỏi những sai lệch do các nhiễu thông tin gây ra Cácnhiễu ở đây xuất phát từ nhiều mặt vật lý, ngữ nghĩa, lợi ích giữa cácbên… đã làm cho thông tin chỉ phản ánh đợc một cách tơng đối về

đối tơng đối đợc phản ánh

2.1.3.Vai trò của thông tin trong quản lý

Trong môi trờng cạnh tranh khốc liệt hiện nay các nhà quản lý phải hoạt

động với năng suất và hiệu suất cao nhằm đạt đợc các mục tiêu quản lý đã đề ra.Những nguồn tài nguyên , vật lực mà họ có để sử dụng là :con ngời, tiền bạc, tàinguyên, năng lợng và thông tin.Mổi nguồn tài lực này, trừ thông tin, đều có thể

đếm hay đo đợc theo một cách nào đó, bởi vậy dễ quản lý.Thông tin thì khác: nó

là vô hình nên khó có thể đo đợc chính xác Mặc dù vậy, nhiều cơ quan hiên nay

đang ngày càng nhận thấy rằng thông tin là một trong những nguồn tài nguyênquan trọng nhất của họ, cần thiết có biện pháp quản lý chặt chẽ và sử dụng mộtcách có hiệu lực

Hầu nh trong lĩnh vực nào thông tin cũng đựơc đánh giá cao Trong chiếntranh, ai nắm đợc thông tin thì đã chắc thắng một nữa Nhng không chỉ trongchiến tranh thông tin mới quan trọng Ngay trong hoà bình , thông tin về các xuhớng kinh tế, về thị trờng, về công nghệ mới, về kỹ năng và tiềm năng của lực l-ợng lao động và về sở thích của khách hàng cũng đóng một vai trò quyết địnhtrong thành công hay thất bại của công ty Bởi vì thông tin là cơ sở cho nhữngquyết đinh đúng đắn , tránh đợc những sai lầm do bệnh “thiếu thông tin” gây ra,chúng làm tăng khả năng trả lời nhanh các câu hỏi của khách hàng, tăng tốc độphục vụ khách hàng

Giá trị của thông tin thờng đợc bàn đến trong bối cảnh của một quyết định

Về lý thuyết, giá trị của thông tin là giá trị của mối lợi chu đợc nhờ sự thay đổihành vi quyết định gây ra bởi thông tin trừ đi chi phí để nhân đợc thông tin đó.Ngoài bối cảnh của một quyết định, thông tin còn có tác dụng động viên, khích

lệ, tăng kiến thức và kinh nghiệm của ngời nhận tin

Qua những khảo sát trên, càng ngày ngời ta cành nhận rõ giá trị của thôngtin Một nhà tài chính đã nhân xét rằng ngày nay thông tin về tiền bạc quantrọng không kém gì tiền bạc Thông tin là một nguồn tài nguyên quý báu, phải trảgiá bằng tiền cho nên phải đợc giữ gìn, quảnlý và sử dụng một cách có hiệu quả.2.2 Hệ thốNG THÔNG TIN

2.2.1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành thông tin.

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời,các thiết bị phần cứng,phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập lu trữ, xữ lý và phân phốithông tin trong một tập các ràng buộc đợc gọi là môi trờng

Nó đợc thể hiện bởi những con ngời, các thủ tục dữ liệu và các thiết bị tinhọc hoặc không tin học Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin đợc lấy từ cácnguồn (sources) và đợc xữ lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đ-

ợc lu trữ từ trớc Kết quả xử lý (Outputs) đợc chuyển đến các đích (Destination)hoặc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu (Storage).

Nh mô hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận:

Bộ phận đa dữ liệu vào

Một hệ thống thông tin chính thức thờng bao gồm một tập hợp các quy tắc

và các phơng pháp làm việc có văn bản rỏ ràng hoặc là ít ra thì cũng đợc thiết lậptheo một truyền thống Đó là trờng hợp hệ thống trả lơng hoặc hệ thống quản lýtài khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xâydựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thờng xuyên đánh giá khía cạnh tài chính củanhững cơ hội mua bán khác nhau và cũng nh hệ thống chuyên gia cho phép đặt racác chẩn đoán tổ chức

Những hệ thống thông tin phi chính thức của một tổ chức bao chứa cáchoạt động xử lý thông tin nh gửi th và nhận th, ghi chép dịch vụ, các cuộc nóichuyện điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và cácbài báo trên báo chí, tạp chí

2.2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức hay đợc dùng.Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấynghiệp vụ mà có phục vụ làm cơ sở để phân loại

2.2.2.1 Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra.

Các hệ thống thông tin khác nhau có các phơng pháp tiếp cận vấn đề khácnhau và có những mục đích khác nhau Theo cách phân loại theo mục đích phục

Nguồn

Kho dữ liệu

Đích

vụ của thông tin đầu ra thì ta có thể phân thành 5 hệ thống thông tin sau: Hệthống thông tin xữ lý giao dịch,Hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp raquyết định, hệ chuyên gia và hệ thống tăng cờng khả năng cạnh tranh.

- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System)

Nh chính tên của chúng đã nói rỏ các hệ thống xử lý giao dịch đã xử lý cácdữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, nhà cung cấp,những ngời cho vay hoặc với nhân viên của nó Các giao dịch sản sinh ra các tàiliệu và các giấy tờ thể hiện những giao dich đó Các hệ thống xử lý giao dịch cónhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức.Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp Có thể kể ra các hệ thống thuộcloại này nh: Hệ thống trả lơng, lập đơn hàng, làm hoá đơn, theo dỏi khách hàng,theo dõi nhà cung cấp, đăng ký môn theo học của sinh viên, cho mợn sách và tàiliệu cho một th viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và thuế phải trả của ngời nộpthuế…

- Hệ thống thông tin quản lý MS (Management Infomatin System)

Là những hệ thống trợ giúp những hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt

động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạchchiến lợc Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo ra bởi các hệ xử lýgiao dịch cũng nh các nguồn liệu ngoài tổ chức Nói chung, chúng tạo ra các báocáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu Báo cáo này tóm l-

ợc tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức Các báo cáo này thờng cótính so sánh, chúng làm tơng phản tình hình hiện tại với một tình hình đã đợc dựkiến trớc, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ kiện hiện thời của các doanhnghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các số liệu lịch

sử Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các

hệ xử lý giao dịch do đó chất lợng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rấtnhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch Hệ thống phân tíchnăng lực bán hàng, theo dỏi chi tiêu, theo dỏi năng suất hoặc sự vắng mặt củanhân viên, nghiên cứu về thị trờng…là các hệ thống thông tin quản lý

- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Dicision Support System)

Là những hệ thống đợc thiết kế với mục đích rỏ ràng là trợ giúp các hoạt

động ra quyết định Quá trình ra quyết định thờng đợc mô tả nh là một quy trình

đợc tạo thành từ 3 giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phơng

án giải quyết và lựa chọn một phơng án Về nguyên tắc một hệ thống trợ giúp raquyết định phải cung cấp thông tin cho phép ngời ra quyết định xác định rỏ tìnhhình mà một quyết định cần phải ra Thêm vào đó nó còn phải có khả năng môhình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp Nói chung đây là các hệthống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụngmột hoặc nhiều mô hình để biểu diển và đánh giá tình hình

- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)

Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệnhân tạo, trong đó có sự biểu diển bằng các công cụ tin học những tri thức củamột chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia đợc hình thành từmột cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyêngia nh là mở rộng của hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyêngia hoặc nh một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ Tuynhiên đặc trng của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo,chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao gồm các sự kiện và các quytắc đợc chuyên gia sử dụng

- Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh TSCA (InformationSystem for Competitive Advantage)

Hệ thống thông tin loại này đợc sử dụng nh một trợ giúp chiến lợc Khinghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lý do dẩn đến sựcài đặt nó hoặc cũng không tín đến môi trờng trong đó nó đợc phát triển, ta nghĩrằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý,

hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia Hệ thống thông tin tăngcờng khả năng cạnh tranh đợc thiết kế cho những ngời sử dụng là những ngờingoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một

tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp… (trong khi ở 4 loại hệ thống trên ng

-ời sủ dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức) Nếu nh những hệ thống đợc xác địnhtrớc đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thốngtăng cờng sức cạnh tranh là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lợc (vì vậy

có thể gọi là hệ thống thông tin chiến lợc) Chúng cho phép tổ chức thành côngtrong việc đối đầu với các lực lợng canh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhàcung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế vàcác tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp

2.2.2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp.

Các thông tin trong một tổ chức đợc chia theo cấp quản lý và trong mổicấp quản lý, chúng lại đợc chia theo nghiệp vụ mà chúng đợc phục vụ Có thểxem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất đểhiểu cách phân chia này :

Tài chính

chiến lợc

Marketingchiến lợc

chiến lợc

Kinh doanh

và sản xuấtchiến lợc

Hệ thống thôngtin văn phòng

Tài chính

chiến thuật

Marketinhchiến thuật

chiến thuật

Kinh doanh

và sản xuấtchiến thuật

Tài chính tác

nghiệp

Marketing tácnghiệp

Nhân lực tácnghiệp

Kinh doanh

và sản xuấttác nghiệp

2.2.3 Mô hình biêu diển hệ thống thông tin

Cùng môt hệ thống thông tin có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theo quan

điểm của ngời mô tả Đây là một trong những cơ sở nền tảng tạo ra của phơngpháp phân tích thiêt kế và cài đặt hệ thống thông tin Có 3 mô hình cùng đợc đềcập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình lôgic, mô hình vật lýngoài và mô hình vật lý trong

Cái gì? Để làm gì?

(Góc nhìn quản lý)

Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn ng ời dùng)

Cái gì ở đâu? Khi nào?

Nh thế nào?

Mô hình lôgic mô tả hệ thống làm gì: Dữ liệu và nó thu thập, xử lý mà nóphải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liêụ để lấy ra cho các xử lý

và những thông tin mà hệ thống sinh ra.Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và

“để làm gì?”.Nó không quan tâm tới phơng tiện sử dụng cũng nh địa điểm hoặcthời điểm mà dữ liệu đợc xử lý Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch

vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lôgic này Mô hình vật

lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống nh là các vậtmang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nh hình thức của đầu vào và của đầu ra,phơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con ngời và vị trícông tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng nh những yếu tố về địa

điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đợc s dụng Mô hìnhnày cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm màcác hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai ? ở

đâu? và khi nào? Một khách hàng nhìn hệ thống thông tin tự động ở quầy giaodịch rút tiền ngân hàng theo mô hình này

Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tựnhiên không phải là cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật.Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị đợc dùng để thựchiện hệ thống, dung lợng kho lu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý củadữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chơng trình và ngôn ngữ thể hiện Môhình giải đáp câu hỏi: Nh thế nào? Giám đốc khai thác tin học mô tả hệ thống tự

động hoá ở quầy giao dịch theo mô hình vật lý trong này

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình lô gíc là kếquả của gốc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của gốc nhìn sử dụng, và môhình vật lý trong là của gốc nhìn kỹ thuật Ba mô hình có độ ổn định khác nhau,mô hình lôgic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất

2.3 Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý

2.3.1 Phơng pháp tổng hợp

Phơng pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận Nhngphải đảm bảo logic toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng cácmảng cơ bản trên cơ sở từng nhiệm vụ đó

u điểm: Phơng pháp này cho phép đa dần hệ thống vào làm việc theon

từng giai đoạn và nhanh chóng thu đợc kết quả

Nhợc điểm: Các thông tin dễ bị trùng lặp , sinh ra các thao tác không

cần thiết

2.3.2 Phơng pháp phân tích

Trong phơng pháp này, nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng đảm bảo logictoán học cho hệ thống Sau đó xây dựng các chơng trình làm việc và thiết lập cácmảng làm việc cho chơng trình đó

Ưu điểm: Phơng pháp này cho phép tránh đợc thiết lập các mảng làm việc

một cách thủ công

Nhợc điểm: Hệ thống chỉ hoạt động đợc khi đa vào đồng thời toàn bộ các

mảng này

2.3.3 Phơng pháp tổng hợp và phân tích

Đây là phơng pháp kết hợp đông thời cả hai phơng pháp trên Tiến hành

đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số thao tác cũng nh nhiệm vụcàn thiết Yêu cầu là phải tổ chức chặt chẽ bảo đảm tính nhất quán của thông tintrong hệ thống

2.4 Phân loại hệ thống thông tin quản trị nhân lực

Quản trị nhân lực(Human Resource Management) liên quan đến hai vấn đềcơ bản là “quản trị” và “nguồn nhân lực” Quản trị là quá trình làm cho nhữnghoạt động đợc hoàn thành với hiệu quả cao, bằng và thông qua ngời khác Vấn

đề quản trị có sự phối hợp giữa tính khoa học và nghệ thuật lãnh đạo Về phơngdiện khoa học, quản trị gia thành công là ngời nắm vững các kiến thức và kỹnăng quản trị Về phơng diện nghệ thuật, quản trị gia thành công là ngời có cácnăng lực bẩm sinh nh thông minh, có tài thuyết phục, lôi cuốn ngời khác làmtheo…Nguồn nhân lực của một tổ chức đợc hình thành trên cơ sở của các cánhân có vai trò khác nhau và đợc liên kết với nhau theo những mục tiêu nhất

Để thực hiện đợc công tác quản trị nhân lực có hiệu quả thì trớc hết ngờilãnh đạo phải biết phân công và tổ chức công việc một cách khoa học, đó là việcphải hoạch định đợc những côngviệc trong ngắn hạn cũng nh dài hạn Chính vìthế hệ thống thông tin quản trị nhân lực đợc phân loại một cách khoa học và cụthể hơn giúp cho ngời lãnh đạo dể dàng hơn trong công tác quản trị nhân lực:

2.4.1 Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp

Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp cung cấp cho quản trị viênnhân lực dữ liệu hỗ trợ cho các quyết định nhân sự có tính thủ tục, lặp lại Có rấtnhiều hệ thống thông tin tác nghiệp thực hiện việc thu thập thông tin về các dữliệu nhân sự Các hệ thống này chứa các thông tin về các công việc và nhân lựccủa tổ chức và thông tin về các quy định của chính phủ

động, các nhóm thu nhập và thâm niên nghề nghiệp của ngời lao động Đó lànhững thông tin rất có ích cho các quản trị viên nhân lực ra quyết định Với hệquản trị cơ sở dữ liệu, ngời ta có thể thực hiện lu trữ dữ liệu với sự giảm thiểu tối

đa sự trùng lặp vì vậy sẽ không có sự trùng lặp số liệu giữa hệ thống quản lý lơng

và hệ thống nhân sự, nhng vẫn đảm bảo sự tơng thích về mặt dữ liệu giữa hai hệthống này, đảm bảo cung cấp các báo cáo tầm sách lợc từ dữ liệu của hai hệthống này

2.4.1.2 Hệ thống thông tin quản lý vị trí việc làm

Trong khi công việc là một đơn vị nhỏ nhất đợc chia ra từ những hoạt độngcủa một doanh nghiệp thì vị trí đó là một phần công việc đợc thực hiện bởi mộtngời lao động riêng Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc làxác định từng vị trí lao động trong tổ chức, phạm trù nghề nghiệp của vị trí đó vànhân sự đang đảm đơng vị trí đó

Định kỳ hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc sẽ cung cấp một danhmục các vị trí lao động theo ngành nghề, theo phòng ban bộ phận, theo nội dungcông việc hoặc theo yêu cầu công việc cung danh mục các vị trí làm việc cònkhuyết theo ngành nghề sẽ rất có ích cho bộ phận quản trị nhân sự trong việc racác quyết định tuyển ngời Hệ thống thông tin quản lý vị trí việc làm cũng cungcấp nhiều thông tin hữu ích giúp cho các quản trị viên hệ thống phát hiện ra cácvấn đề liên quan đến nguồn nhân lực để từ đó ra các quyết định sách lợc phù hợp

2.4.1.3 Hệ thống thông tin quảnlý ngời lao động

Phòng tổ chc – hành chính phải duy trì thông tin về tất cả các nhân sự củadoanh nghiệp để phục vụ nhiều mục tiêu báo cáo khác nhau Một phần của hệthống thông tin quản lý ngời lao động là tệp nhân sự Tệp này chứa dữ liệu vềbản thân các nhân sự và các thông tin liên quan đến tổ chức nh họ tên, giới tính,tình trạng gia đình, trình độ học vấn, kinh nghiệm nghề nghiệp…Một phần kháccủa hệ thống thông tin quản lý ngời lao động là danh mục các kỹ năng, chứa cácthông tin về kinh nghiệm làm việc, sở thích công việc, điểm trắc nghiệm, sở thích

và các khả năng đặc biệt khác của ngời lao động Danh mục này có thể giúp chocác quản trị viên nhân lực xác định đợc năng lực của ngời lao động và sắp xếp

đúng ngời, đúng việc để bảo đảm hiệu quả lao động cao nhất; đồng thời danhmục này cũng đợc sử dụng để quyết định đề bạt, đào tạo hay thuyên chuyển thờigian lao động, nhằm kích thích khả năng ngành nghề và linh hoạt trong sắp xếp

vị trí việc làm

2.4.1.4 Hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc và con ngời

Đánh giá tình hình thực hiện công việc là một quá trình so sánh tình hìnhthực hiện công việc với yêu cầu đề ra Đối với công nhân sản xuất thực hiện theomức lơng lao động có thể căn cứ vào phần trăm thực hiện mức lao động, chất l-ợng sản phẩm … Đối với các nhân viên , việc đánh giá có phần phức tạp và khókhăn hơn

Những đánh giá do hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện côngviệc và con ngời cung cấp đợc gọi là đánh giá biểu hiện Dữ liệu phục vụ cho các

đánh giá biểu hiện đợc thu thập bằng các mẩu đánh giá ngời lao động phát tớicấp trên trực tiếp của ngời lao động, hoặc phát tới ngời cùng làm việc, tới bảnthân ngời lao động và thậm chí là tới các khách hàng

Thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc cũng đợc sử dụng để xác

định các nguồn lao động tin cậy, tránh tuyển dụng nhân công từ các nguồn khôngbảo đảm chất lợng và cũng từ các thông tin này đặt ra cho tổ chức nhu cầu pháttriển một chơng trình đào tạo bổ sung dành cho một số loại nhất định các nhâncông lao động

2.4.1.5 Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp trên.

Dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý lơng, quản lý ngời lao động và hệthống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc có thể đợc sử dụng để lêncác báo cáo theo yêu cầu của luật định và quy định của chính phủ Ví dụ, luậtquản lý sức khoẻ và an toàn nghề nghiệp yêu cầu tổ chức doanh nghiệp duy trìcác thông tin về sức khoẻ và an toàn của mỗi ngời lao động, kể cả những thôngtin về các tai nạn nghiêm trọng hay bệnh nghề nghiệp

Tổ chức doanh nghiệp có thể đợc thực hiện đợc nhiều cải tiến, bằng cách

sử dụng chính các thông tin dùng cho báo cáo chính phủ Ví dụ trên cơ sở thôngtin về tai nạn và bệnh nghề nghiệp báo cáo lên bộ phận quản lý sức khoẻ và antoàn lao động, có thể tính toán đợc chi phí cho tai nạn và bệnh nghề nghiệp.Thông tin này trở thành một công cụ quan trọng trong việc thuyết phục ngời lao

động và các nhà quản lý tôn trọng hơn nữa an toàn lao động và xác định nên cácyếu tố gây ra tai nạn hay bệnh nghề nghiệp

Các nhà quản lý cũng có thể sử dụng thông tin kiểu này để tính tai nạn vàbệnh nghề nghiệp bình quân cho toàn doanh nghiệp, cho mỗi đơn vị bộ phận, chomỗi ca làm việc, mỗi dự án hay cho mỗi ngành nghề, từ đó có thể xác định các

bộ phận, các ca làm việc, các dự án, các địa điểm, các ngành nghề hay các nhàphụ trách liên đới tới một tỉ lệ tai nạn và bệnh tật cao hơn tỉ lệ trung bình; vàcũng xác định những ngời lao động hay gặp tai nạn lao động hoặc bệnh nghềnghiệp, trên cơ sở đó đặt ra yêu cầu đào tạo hay đào tạo lại nội quy bảo hộ lao

động cho những ngời đó cũng nh ngời phụ trách của họ

Nhà quản lý cũng có thể có nhu cầu sắp xếp các thông tin thu nhận đợctheo nhóm tai nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp Thông tin này có thể dẫn đếnnhững khảo sát trong tơng lai nhằm xác định, tìm kiếm nguyên nhân gây ra tỉ lệcao đối với một số loại tai nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp, trên cơ sở đó thựchiện những thay đổi cần thiết trong chế độ an toàn lao động hay môi trờng làmviệc

2.4.1.6 Hệ thống tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc.

Sau khi đã xác định các công việc và yêu cầu đối với những công việc đó,sau quá trình tuyển chọn nhân viên công việc tiếp theo là sàng lọc, đánh giá, lựachọn và sắp xếp những ngời lao động vào các vị trí lao động còn trống Để chắcchắn phù hợp với các luật định của nhà nớc, các thủ tục phải đợc lập hồ sơ và tiếnhành một cách có cấu trúc Số liệu thu đợc qua phỏng vấn, sát hạch và các quyết

định phân công phải đợc thu thập và lu giữ lại theo đúng yêu cầu của các điềuluật, phục vụ mục đích phân tích sau này

2.4.2 Các hệ thống thông tin nhân lực sách lợc.

Các hệ thống thông tin sách lợc cung cấp cho các nhà quản lý thông tin hỗtrợ cho các quyết định liên quan đến phân chia các nguồn lực Trong lĩnh vựcquản trị nhân lực, các quyết định kiểu này bao gồm quyết định tuyển ngời lao

động, quyết định phân tích và thiết kế việc làm, quyết định phát triển và đào tạohay các quyết định kế hoạch hoá trợ cấp cho ngời lao động

2.4.2.1 Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc.

Phân tích và thiết kế công việc bao gồm quá trình mô tả các công việc cầnthiết của một tổ chức doanh nghiệp và những năng lực phẩm chất cần có của ng -

ời công nhân để thực hiện các công việc đó Mỗi mô tả công việc phải đặc tả đợcmục đích, nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi công việc cùng với các điều kiện vàchuẩn mực để thực thi các nghĩa vụ và trách nhiệm này Một đặc tả công việc môtả các kỹ năng, trình độ kinh nghiệm và các phẩm chất khác nhau cần thiết đốivới ngời lao động để có thể đợc sắp vào vị trí làm việc nh mô tả

Đầu vào cho hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc là các dữliệu thu đợc qua các cuộc phỏng vấn những ngời phụ trách, những ngời lao động

và các bản hớng dẩn Thông tin thu đợc từ môi trờng của tổ chức cũng là đầu vàocủa hệ thống thông tin kiểu này, ví dụ từ các nghiệp đoàn lao động, từ các đối thủcạnh tranh hay từ các tổ chức chính phủ

Đầu ra của hệ thống thông tin phân tích và thiết kế việc làm là các mô tả

và đặc điểm công việc Các thông tin này tạo cơ sở cho những nhà quản lý ra cácquyết định sách lợc nh việc xác định giá trị tơng đối của một công việc so vớinhững công vịêc khác trong doanh nghiệp để từ đó cho phép nhà quản lý thựchiện nguyên tắc trả lơng công bằng cho ngời lao động trong nội bộ tổ chức doanhnghiệp, tránh gây nên bất bình trong ngời lao động

Thông tin thu đợc từ hệ thống thông tin và thiết kế công việc có thể đợc sửdụng để tăng tính mềm dẻo của việc triển khai nguồn nhân lực trong doanhnghiệp, ví dụ một quản trị viên nhân lực có thể quyết định để gộp một số chứcdanh công việc thành một chức danh duy nhất, nếu chúng có những đặc điểmchung nh nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu, để từ đó có thể tinh giảm cấu trúccông việc trong doanh nghiệp cũng nh dể dàng thực hiện việc chuyển đổi nhân sựgiữa các vị trí làm việc khác nhau nội trong chức danh công việc và cũng để đơngiản hoá các hoạt động tuyển chọn, sát hạch và sắp xếp việc làm

Thông tin phân tích và thiết kế việc làm có thể đợc kết nối với hệ thốngthông tin quản lý vị trí việc làm, từ đó có thể đa ra dạnh mục các vị trí việc làmcòn khuyết nhân sự theo nội dung công việc, theo kỹ năng nghề nghiệp, theotrình độ và kinh nghiệm làm việc cần cho vị trí đó

Theo cách trên thông tin phân tích và thiết kế đã giúp cho tổ chức xác định

đợc các phẩm chất, kỹ năng và loại nhân lực cần tuyển dụng: Cần tuyển ai và sắpxếp họ vào những công việc nao Đồng thời những thông tin loại này cũng tạo cơ

sở để xác đinh mức chi trả cho ngời lao động, để thực hiện việc đánh giá,đề bạthay buộc thôi việc ngời lao động Trên thực tế, hệ thống phân tích và thiết kếcông việc cung cấp một cơ sở pháp lý cho nhiều chức năng quản trị nhân lực.Vậy nên, hệ thống thông tin này hổ trợ rất nhiều quyết định sách lợc liên quan

đến việc phân bổ nguồn nhân lực trong tổ chức

động

Một hệ thống thông tin tuyển chọn là rất cần thiết cho việc kế hoạch hoátuyển chọn nhân lực Hệ thống thông tin này sẽ thực hiện thu thập và xử lý nhiềukiểu thông tin khác nhau cần để lên kế hoạch Đó có thể là danh sách các vị trí

công việc còn trống, danh sách những ngời lao động dự kiến đến tuổi hu trí,thuyên chuyển hay buộc thôi việc; là những thông tin về kỹ năng và sở trờng củanhững ngời lao động và tóm tắt về tình hình đánh giá thực hiện công việc và conngời lao động.

Hệ thống thông tin tuyển chon nhân lực cũng cung cấp thông tin để giúpcác nhà quản lý kiểm soát đợc các hoạt động tuyển chọn

2.4.2.3 Hệ thống thông tin quản lý lơng thởng và bảo hiểm, trợ cấp

Hệ thống thông tin quản lý lơng thởng và bảo hiểm, trợ cấp hổ trợ nhiềuquyết định quản trị nhân lực sách lợc khác nhau, đặc biệt khi thông tin về lơngthởng và trợ cấp liên quan đến các nguồn thông tin bên ngoài và các hệ thốngthông tin nhân lực khác Các kế hoạch lơng thởng và trợ cấp có vai trò rất quantrọng trong việc tăng năng suất lao động của tổ chức Bằng phúc lợi nguồn nhânlực, tinh thần và đời sống vật chất của ngời lao động đợc nâng cao, tạo điều kiệntăng năng suất lao động

2.4.2.4 Hệ thống thông tin đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.

Một hoạt động quan trọng của phòng quản trị nhân lực là kế hoạch hóa vàquản trị các chơng trình đào tạo và phát triển nhằm nâng cao chất lợng ngời lao

động Chơng trình đào tạo do hệ thống phát triển và đào tạo cung cấp cần thoảmãn nhu cầu của các công việc đợc xác định bởi hệ thống thông tin quản lý vị trílàm việc và hệ thống phân tích và thiết kế công việc

2.4.3.Hệ thống thông tin nhân lực chiến lợc

Kế hoạch hoá nguồn nhân lực và đàm phán lao động là hai hoạt động chủ

yếu của quản trị nhân lực mức chiến lợc Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là quá

trình mà thông qua nó các doanh nghiệp đảm bảo đợc đầy đủ về số lợng và chấtlợng ngời lao động phù hợp với yêu cầu công việc, vào đúng lúc để doanh nghiệp

đạt đợc mục tiêu đề ra

Các doanh nghiệp với những kế hoạch chiến lợc lâu dài nh: mở rộng thị ờng, xây dựng các nhà máy hay mở các văn phòng tại những địa điểm mới hoặc

tr-đa vào một sản phẩm mới đều rất cần đến những thông tin về số lợng và chất ợng lực lợng lao động hiện có, để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp Kế hoạchhoá nguồn nhân lực sẽ phục vụ mục đích này của doanh nghiệp Nó sẽ xác địnhcác nguồn nhân lực cần để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp đợc vạch ratrong kế hoạch chiến lợc, điều đó đồng nghĩa với dự báo cung và cầu về nguồnnhân lực đợc yều cầu Các dự báo sẽ tiến hành thực hiện ớc lợng số lợng, đặc

l-điểm và chi phí cho nguồn nhân lực để đạt đợc các kế hoạch chiến lợc của doanhnghiệp

Để tiến hành dự báo các yêu cầu về nguồn nhân lực, phải trả lời hàng loạtcác câu hỏi về kế hoạch hoá sau đây:

- Nguồn nhân lực của doanh nghiệp phải nh thế nào mới phù hợp với kếhoạch chiến lợc ? Nhân sự phải có kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chấtgì ? Đặc điểm và mô tả công việc do kế hoạch chiến lợc đề ra là gì ?

- Để thực hiện kế hoạch chiến lợc đề ra, cần số lợng nhân lực với nhữngphẩm chất đã nêu trên là bao nhiêu ? Hay nói cách khác cần bao nhiêu

vị trí làm việc cho mỗi công việc ?

- Nguồn nhân lực hiện tại của doanh nghiệp nh thế nào ? Đáp ứng đợcbao nhiêu nhu cầu về nhân lực của kế hoạch chiến lợc ?

- Còn những nguồn lực nào khác có sẵn để thực hiện kế hoạch chiến

2.5 Phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin quản lý.

Ngày nay, với sự phát triển của đời sống xã hội ngày càng cao, đồng nghĩavới nó là công tác quản lý cũng cần phải chính xác và cụ thể hơn Chính vì thế đểtạo ra đợc một phần mềm đáp ứng đợc những yêu cầu đặt ra thì một cá nhân haymột nhóm ngời thì khó mà hoàn thành đợc Vì vậy để nâng cao hiệu quả lao độngcủa mổi cá nhân cũng nh của toàn tập thể thì việc phân công lao động chặt chẽ làrất cần thiết Xuất phát từ yêu cầu đó một hệ thống thông tin cũng đợc phân chiathành các giai đoạn khác nhau cụ thể nh sau:

2.5.1 Đánh giá yêu cầu

Khi có yêu cầu cần thiết phải tiến hành thay đổi hay hiệu chỉnh một hệthống thông tin, ngời quản lý chịu trách nhiệm về vấn đề đó phát biểu yêu cầuphát triển hệ thống Yêu cầu này sẽ đợc gửi tới lãnh đạo bộ phận tin học nếu bộphận nh thế tồn tại, hoặc đến một hãng chuyên môn trong trờng hợp ngợc lại.Tuỳtheo hoàn cảnh cụ thể mà yêu cầu ít hay nhiều tính chính thức Trong một số tổchức ngời sử dụng phải trình bày yêu cầu của họ theo chuẩn mẫu đã đợc xâydựng trớc ; và phải chỉ rỏ vấn đề mà họ thấy, nguyên nhân của chúng giải pháp

họ mong muốn và lợi ích ớc tính Giai đoạn này phải đợc tiến hành trong thờigian tơngđối ngắn để không kéo theo nhiều chi phí và thời gian Một số chuyêngia ớc tính rằng trong một số trờng hợp quy mô lớn thời gian đánh giá dự ánchiếm 4 – 5% tổng thời gian dành cho dự án Đó là một nhiệm vụ phức tạp vì nó

đòi hỏi ngời phân tích phải nhìn nhận nhanh và với sự nhạy bén cao, từ đó xác

định các nguyên nhân có thể nhất và đề xuất các giải pháp mới, đánh giá đợc tầmquan trọng của những biến đổi, Dự báo đợc nhữnh ảnh hởng của chúng

Đánh giá yêu cầu gồm có các công đoạn sau:

+ Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

Tức là làm quen với hệ thống đáng xét, xác định thông tin phải thu thập cũng nhnguồn và phơng pháp thu thập cần dùng

+ Làm rỏ yêu cầu

Làm rỏ yêu cầu có mục đích là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầucủa ngời yêu cầu Xác định chính xác đối tợng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơbản của môi trờng hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu

+ Đánh giá khả năng thực thi

Theo cách nói chung thì đánh giá khả năng thực thi của một dự án là tìmxem có yếu tố nào ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành cônggiải pháp đã đề xuất hay không? Tuy nhiên trong quá trình phát triển hệ thốngluôn luôn phải tiến hành đánh giá lại Những vấn đề chính về khả năng thực thilà: khả thi về tổ chức, khả thi về tài chính, khả thi về thời gian và khả thi về kỹthuật

+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh gía yêu cầu

Báo cáo cho phép các nhà quyết đinh cho phép dự án tiếp tục hay dừng lại.Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình hình và khuyến

nghị những hành động tiếp theo Báo cáo thờng đợc trình bày để các nhà quyết

định có thể yêu cầu làm rõ thêm các vấn đề Sau đó là quyết định tiếp tục hayloại bỏ dự án

2.5.2 Phân tích chi tiết

- Mục đích của giai đoạn phân tích chi tiết:

Sau khi nghiên cứu báo cáo đánh giá yêu cầu và tham dự buổi thuyết trình

về giai đoạn đánh gía yêu cầu do phân tích viên trình bày một quyết định sẽ đợcban hành là tiếp tục hay huỷ bỏ dự án Trong trờng hợp thuận lợi thì giai đoạnphân tích chi tiết sẽ đợc tiến hành

Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đa ra đợc chẩn đoán về

hệ thống đàng tồn tại – nghĩa là xác định đợc những vấn đề chính cũng nh cácnguyên nhân chính của chúng, xác định đợc mục tiêu cần đạt đuợc của hệ thốngmới và đề xuất ra đợc các yếu tố giải pháp cho phép đạt đợc mục tiêu về môi tr-ờng trong đó hệ thống phát triển và hiêu thấu đáo hoạt động của chính hệ thống

- Các phơng pháp thu thập thông tin :

+ Phỏng vấn

Phỏng vấn là một trong những công cụ đắc lực nhất dùng cho hầu hết các

dự án phát triển hệ thống thông tin Phỏng vấn cho phép thu đợc những xử lýtheo cách khác với mô tả trong tài liệu Gặp đợc những ngời chịu trách nhiệmtrong thực tế, số ngời này có thể không đợc ghi trên văn bản tổ chức; thu đợcnhững nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt

đợc khi tài liệu quá nhiều.Đặc biệt là mục tiêu của tổ chức

+ Nghiên cứu tài liệu

Quá trình nghiên cứu tài liệu giúp ta có đợc những thông tin cụ thể vềnhiều khía cạnh của tổ chức nh: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tìnhtrạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụcủa các thành viên, nội dụng và hình dạng của các thông tin vào/ ra.Thông tintrên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tơng lai của tổ chức

+ Sử dụng phiếu điều tra

Khi cần lấy thông tin từ một số lợng lớn các đối tợng và trên một phạm vi

địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải rỏràng, cùng hiểu nh nhau Phiếu ghi theo cách thức dể tổng hợp

Thờng thì phiếu điều tra đợc thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể dùngqua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang WEB động…phiếu điều tra cầnphải phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức câu hỏi.Trên phiếu điềutra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng và một số câu hỏi mở

+ Quan sát

Có rất nhiều điều mà không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn nhtài liệu để đâu, đa cho ai, có sắp xếp hoặc không sắp xếp, lu trử có khoá hoặckhông khoá…

Quan sát có thể bị khó khăn vì ngời bị quan sát không thực hiện giống nhthờng ngày

Ngoài việc lựa chọn công cụ, phân tích viên phải xác định các nguồn thôngtin Những nguồn dùng trong giai đoạn đánh giá yêu cầu đơng nhiên vẫn đợcxem xét ở đây.Tuy nhiên cần phải đi sâu hơn Phải phỏng vấn nhân viên chịutrách nhiệm về các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau và gặp những ngời quản lý

họ Khi phỏng vấn các câu hỏi cần phải chính xác hơn vì phân tích viên phải hiểuchi tiết Cần lu ý đến vai trò quan trọng của ngời sử dụng và lợi thế khi có họtham gia vào trong đôi ngũ phân tích

- Mã hoá dữ liệu

+ Mã hoá dữ liệu là một biểu diển theo ngôn ngữ quy ớc, thông thờng làngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể.

+ Mục đích chính của việc mã hoá là giúp cho việc nhân diện nhanhchóng, không nhầm lẫn, tiết kiệm không gian lu trữ và thời gian xử lý, thực hiệnnhững phép kiểm tra lôgic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tợng

+ Các phơng pháp mã hoá cơ bản

* Phơng pháp mã hoá phân cấp

Nguyên tắc tạo lập bộ mã này rất đơn giản Ngời ta phân cấp đối tợng từtrên xuống.Và mã số đợc xây dựng từ trái sang phải các chữ số đợc kéo dài vềphía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn

* Phơng pháp mã liên tiếp

Mã kiểu này đợc tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định Chẳng hạn nếungời đợc tuyển dụng vào làm việc trớc có mã số là 999 thì ngời tiệp theo mangmã số là 1000

* Phơng pháp mã tổng hợp

Khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mã hoá liên tiếp thì ta có mã hoátổng hợp

* Phơng pháp mã hoá theo Xeri

Phơng pháp này là sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri Xeri đợc coi

nh một giấy phép theo mã quy định

Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức

động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong thế giớivật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin nh sau:

- Xử lý

Thủ công Giao lác ngời - máy Tin học hoá hoàn

toàn

- Kho lu trữ dữ liệu

Thủ công Tin học hoá

Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tợng đợcbiểu diễn trên sơ đồ Rất nhiều các thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ nhhình dạng ( format ) của các thông tin vào/ ra, thủ tục xử lý, phơng tiện thực hiện

xử lý… sẽ đợc ghi trên các phích vật lý này Có 3 loại phích: phích luồng thôngtin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý

+ Sơ đồ luồng dữ liệu

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin nh sơ đồluồng thông tin nhng trên góc độ trừu tợng Trên sơ đồ chỉ bao gồm Các luồng dữliệu, các xử lý, các lu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhng không hề quan tâm tới nơi,thời điểm và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơnthuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD )

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thựcthể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu

Tệp dữ liệu Kho dữ liệu

Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD

Các mức của DFD

Sơ đồ ngữ cảnh ( Context Diagram ) thể hiện rất khái quát nội dungchính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao chochỉ cần một lần nhìn là ra nội dung chính của hệ thống Để cho sơ đồ ngữ cảnhsáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật Sơ đồkhung cảnh còn đợc gọi là sơ đồ mức 0

Phân rã sơ đồ

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngời ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ Bắt

đầu từ sơ đồ khung cảnh, ngời ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 làmức 1…

Một số quy ớc và quy tắc liên quan tới DFD

1 Luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu

2 Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhng luôn luôn đi cùng nhau thì

có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất

Đối với việc phân rã DFD

7 Thông thờng một xử lý mà logíc xử lý của nó đợc trình bày bằng ngôn ngữ

có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp

8 Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD

9 Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã

10.Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mứcthấp nào đó Luồng ra tới đích của một DFD phải là luồng ra tới đích củamột DFD mức lớn hơn nào đó Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối( Balancing ) của DFD

11.Xử lý không phân rã tiếp thêm thì đợc gọi là xử lý nguyên thuỷ Mỗi xử lýnguyên thuỷ phải có một phích xử lý lôgic trong từ điển hệ thống

Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai cung cụ thờng dùngnhất để phân tích và thiết kế HTTT Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai gócnhìn động và tĩnh về hệ thống

Những công cụ này đợc phần lớn các phân tích viên sử dụng với mức độkhác nhau, bất luận quy mô dự án lớn hay nhỏ cũng nh kích cỡ của tổ chức tohay nhỏ Ngày nay một số công cụ đợc tin học hoá, vì vậy có nhiều phần mềmcho phép xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu của một hệ thống Một số phần mềm tinh

tế hơn cho khả năng tạo ra đồng thời cả sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống.Tuy nhiên, các công cụ chỉ giúp các nhà phân tích tạo nhanh hơn các sơ đồ hoặcmối liên quan giữa sơ đồ và các yếu tố trong từ điển, chứ nó không thực hiện thay

công việc của nhà phân tích và việc phát hiện lỗi trên sơ đồ vẫn thuộc tráchnhiệm nhà phân tích.

Từ điển hệ thốngCác phích vật lý

( Data Flow Diagram)Sơ đồ luồng dữ liệu

SD( System Dictinary )

Từ điển hệ thốngCác phích lôgic

- Các công đoạn của giai đoạn phân tích chi tiết

+ Lập kế hoạch phân tích chi tiết

Công đoạn đầu tiên trớc khi giai đoạn phân tích thực sự bắt đầu thì ngờichịu trách nhiệm của giai đoạn này phải lập kế hoạch về các nhiệm vụ phải thựchiện Công đoạn này gồm: thành lập nhóm phân tích, phân chia nhiệm vụ, chọnphơng pháp, công cụ và kỹ thuật sẽ dùng và xây dựng thời hạn cho các công việc

+ Nguyên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại

Cũng nh nhiều sự vật hiện tợng khác, một hệ thống thông tin bị ảnh hởngbởi rất nhiều nhân tố bên ngoài và ngợc lại nó có ảnh hởng tới các nhân tố đó.Tập hợp các nhân tố đó đợc gọi là các ràng buộc của hệ thống Nh chúng ta đãbiết giá trị của một hệ thống thông tin phụ thuộc vào năng lực tôn trọng các ràngbuộc này Khi đa ra chẩn đoán về hệ thống hiện thời, phân tích viên phải cố gắng

để có đợc sự hiểu biết sâu sắc về môi trờng hệ thống nghiên cứu để đánh giámức độ phù hợp giữa các đặc trng hệ thống với các ràng buộc của môi trờng Sựhiểu biết này cũng rất quý cho giai đoạn thiết kế hệ thống mới sau này Tronggiai đoạn đánh giá yêu cầu, một số thông tin về môi trờng đã đợc thu thập Nhngnói chung thì những thông tin đó vẩn cha đủ và việc tìm kiếm thông tin thêm vẫnphải tiếp tục

Thông tin về môi trờng đợc chia làm ba lĩnh vực: tổ chức, kỹ thuật và tàichính

+ Nguyên cứu hệ thống thực tại

Sau quá trình nghiên cứu hệ thống đang tồn tại, đội ngũ phân tích phải có

sự hiểu biết đầy đủ về hệ thông tin nghiên cứu Có nghĩa là hiểu lý do tồn tại củanó; các mối quan hệ của nó với các hệ thống khác trong tổ chức;những ngời sửdụng; các bộ phận cấu thành; các phơng thức xử lý; thông tin mà nó sản sinh ra;những dữ liệu mà nó thu nhận; khối lợng dữ liệu mà nó xử lý; gía cả gắn liền vớithu nhập, xử lý các phân phát thông tin, hiệu quả xử lý dữ liệu và hàng loạtnhững cái nh vậy.Thêm vào đó cần phải xác định những vấn đề có liên quan với

hệ thống và nguyên nhân của chúng Khối lợng thông tin thu thập và phân tíchlớn hơn nhiều so với các hoạt động trớc đây Trong công đoạn này bao gồm banhiệm vụ chính; thu thập thông tin, xây dựng mô hình vật lý ngoài và xây dựngmô hình lôgic

+ Đa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

Đây là công đoạn bao gồm chủ yếu ba nhiệm vụ có liên quan chạt chẽ cái

nọ với cái kia Đó là việc đa ra chẩn đoán, xác định các mục tiêu mà hệ thống

đ-ợc sửa chữa hoặc hệ thống mới cần phải đạt đđ-ợc và xác định các yếu tố của giải

pháp Các nhiệm vụ đó đợc trình bày cái nọ nối tiếp cái kia, còn trong thực tếchúng cùng xảy ra đồng thời.

+ Đánh giá lại tính khả thi

Trớc đây ta đã thực hiện sơ bộ việc đánh giá mức khả thi của dự án Giờ

đây ta có một khối lợng lớn thông tin thêm về hệ thống và môi trờng của nó, vềcác nguyên nhân và giải pháp do đó việc đánh giá khả thi ở đây sẽ chính xác hơnnhiều so với lần trớc Nội dung cơ bản vẫn nhằm khẳng định tính khả thi trong tổchức, tài chính, kỹ thuật và thời gian

+ Thay đổi đề xuất của dự án

Đến giai đoạn này ta đã phác hoạ ra đợc một đề án và đã đợc những ngời

sử dụng chấp thuận Dới ánh sáng của những thông tin vừa mới thu đợc và việc

đánh giá tính khả thi lại vừa rồi, chúng ta cần xem xét và sửa đổi lại đề xuất của

dự án Phải cố gắng cung cấp cho nhữngngời ra quyết định một bức tránh rõ nhất

có thể đợc về dự án , về các nhiệm vụ phải thực hiện, về chi phí và về các ràngbuộc về thời gian thực hiện hệ thống thông tin mới

+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Đây là một tài liệu rất quan trọng bởi vì nó sẽ phục vụ cho việc ra quyết

đinh tiếp tục hay huỷ bỏ dự án Nó không đợc quá rờm rà với hàng loạt những

đống dữ liệu chi tiết mà họ không thể thấy đợc ý nghĩa Tuy nhiên vẫn phải chứa

đựng đợc những điều căn bản mà nhóm phân tích tìm thấy đợc

2.5.3 Thiết kế lôgic

Giai đoạn này nhằm xác đinh tất cả các thành phần lôgic của một hệ thốngthông tin, cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc nhữngmục tiêu đã đợc thiết lập ở giai đoạn trớc Mô hình lôgic của hệ thống mới sẽ sảnsinh ra (nội dung của Outputs), nội dung các tệp dữ liệu (các tệp, các quan hệgiữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữliệu sẽ đợc nhập vào (các Inputs) Mô hình lôgic sẽ phải đợc những ngời sử dụngxem xét và chuẩn y Thiết kế lôgic gồm những công đoạn sau:

+ Thiết kế cơ sở dữ liêu

* Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra

Bớc 1 Xác định các đầu ra

Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

Nội dung, khối lợng, tần suất và nơi nhận của chúng

Bớc 2 Xác định các tệp cần thiết cung cấp đẻ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra

Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra

Thực hiện việc chuẩn hoá các mức

* Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá

+ Thiết kế xử lý

Từ trên ta đã có các sơ đồ lô gic của xử lý Tuy nhiên nó chỉ mới làm rõnhững quan hệ có tính chất ngữ nghĩa của các dữ liệu và không quan tâm tớinhững yếu tố mang tính tổ chức nh: Ai thực hiện xử lý? ở đâu? Khi nào? Nh thếnào?

* Phân tích tra cứu

Dựa vào phần thiết kế cơ sở dữ liệu mà ta có thể tìm hiểu xem, bằng cáchnào để có thể lấy đợc những thông tin đầu ra từ các tệp đã đợc thiết kế Phân tíchtra cứu một mặt giúp cho việc xem xét lại khâu thiết kế cơ sở dữ liệu đã hoànthành cha, nghĩa là đủ để sản sinh các đầu ra hay không, mặt khác nó phát triểnmột phần lôgic xử lý để tạo các thông tin ra Đối với mỗi đầu ra ngời ta tìm cáchxác định các tệp cần thiết, thứ tự mà chúng đợc đọc và các xử lý đợc thực hiện

trên các dữ liệu đã đọc Kết quả của việc phân tích này sẽ đợc thực hiện thành sơ

đồ phân tích tra cứu và đa vào các phích xử lý trong từ điển hệ thống

* Phân tích cập nhật

Các đối tợng mà hệ thống thông tin quản lý thờng xuyên thay đổi, vì vậythông tin trong cơ sở dữ liệu cũng phải đợc cập nhật thờng xuyên Nh vậy để trảlời câu hỏi là khi nào thì tiến hành cập nhật thì ta cần phải xác định đợc cácnguyên nhân dẩn đến các cập nhật

+ Thiết kế các luồng dữ liệu vào

+ Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgic

+ Hợp thức hoá mô hình lôgic

2.5.4 Đề xuất các phơng án của giải pháp.

Mô hình lô gic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này phải làm Khimô hình này đợc xác định và chuẩn y bởi ngời sử dụng, thì phân tích viên hoặccác nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phơng tiện để thực hiện hệ thốngnày Đó là việc xây dựng các phơng án khác nhau để cụ thể hoá mô hình lôgic.Mổi một phơng án là phác hoạ của một mô hình vật lý ngoài của một hệ thốngnhng cha phải là một mô hình chi tiết Tất nhiên là ngời sử dụng sẽ thấy dể dànghơn khi lựa chọn trên những mô hình vật lý ngoài đợc xây dựng chi tiết nhng chiphí cho việc tạo ra chúng là rất lớn

Để giúp những ngời sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn cácmục tiêu đã định ra trớc đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí vàlợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phơng án và có những khuyến nghị cụ thể.Một báo cáo sẽ đợc trình lên những ngời sử dụng và một buổi trình bày sẽ đợcthực hiện Những ngời sử dụng sẽ chọn lấy một phơng án tỏ ra đáp ứng tốt nhấtcác yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các rành buộc của tổ chức Sau đây là cáccông đoạn của giai đoạn đề xuất các phơng án giải pháp:

+ Xác định các ràng buộc tin học và các ràng buộc tổ chức

Mỗi một tổ chức, một cơ quan thì có những đặc điểm khác nhau Chính vìvậy các hệ thống thông tin chỉ thành công khi đã đợc tính đến các ràng buộc vềmôi trờng Trên thực tế có những điều đúng cho mô hình lôgic những lại không

đúng với mô hình vật lý Một mô hình lô gic có thể đợc chấp nhận cho nhiều môitrờng, nhng mỗi môi trờng cụ thể đòi hỏi một cách thức cụ thể hoá khác nhau

Đó là vì những ràng buộc về tổ chức nh việc phân chia trách nhiệm giữa các bộphận, giữa nhân viên và cán bộ, tình hình tài chính, quy mô, doanh thu, số lợnggiao dịch thực hiện, mức độ phan tán địa lý của tổ chức, trang thiết bị máy móchiện có

+ Xây dựngcác phơng án của giải pháp

ở một môi trờng cụ thể thì chúng ta có thể tìm đựơc một giải pháp tin học phù lợpnhất cho việc giải quyết các vấn đề đặt ra của hệ thống thông tin, tuy nhiên có thểtồn tại những tình huống thay đổi nh: sự phân công trách nhiệm, thay đổi phơngthức làm việc do đó cần phải xây dựng một số phợng án cho giải pháp

Việc xây dựngphơng án cho giải pháp bắt đầu từ hai khâu chính: xác địnhbiên giới phần tin học hoá và xác định cách thức cho các xử lý

+ Đánh gía các phơng án của giải pháp

Có hai cách thờng đợc sử dụng để đánh gía phơng án của giải pháp

* Phân tích chi phí/lợi ích

Ngời ta có thể phân tích chi phí lợi ích theo những cách sau:

Trực tiếp hay gián tiếp

Biến động hay cố định

Hữu hình hay vô hình

* Phân tích đa tiêu chuẩn

Đây là phơng pháp khá phổ biến khi đi mua sắm các sản phẩm

+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng án giảipháp

2.5.5 Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này đợc tiến hành sau khi một phơng án giải pháp đợc lựachọn.Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trớc hết đó là một tàiliệu bao chứa tất cả các đặc trng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹthuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho ngời sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công

và cả những giao diện với phần tin học hóa Những công đoạn chính của thiết kếvật lý ngoài là:

+ Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này phân tích viên phải lựa chọn phơng tiện, khuôn dạng của cácdòng vào/ ra, xác định cách thức hội thoại với phần tin học hoá vủa hệ thống vàcách thức thực hiện các thủ tục thủ công Phân bố thời gian và danh mục các sảnphẩm Đó chính là việc lập kế hoạch cho giai đoạn này

+ Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra

Công đoạn này nhằm thiết kế khuôn dạng trình bày của các đầu ra và thểthức nhập tin cho ngời sử dụng Công việc này rất quan trọng trên thực tế, vìnhững nhận xét đánh giá về hệ thống thông tin của ngời sử dụng là dựa vàonhững yếu tố vào/ra này Họ có thể từ chối sử dụng vè những yếu kém ở đây cho

dù hệ thống thông tin đợc đánh giá tốt ở những khía cạnh khác Khuôn dạng vào/

ra không những đẹp, hợp lý mà còn phải giúp ngời sử dụng thực hiện tốt hơn, dểdàng hơn công việc của họ

+ Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá

Có rất nhiều công việc khác nhau phải làm của một hệ thống thông tin nh:cập nhật, in ấn báo cáo, tra cứu sơ sở dữ liệu, sao chép đảm bảo an toàn dữ liệu Qua các giao tác ngời – máy mà thao tác viên chỉ cho hệ thống biết phải làm gì

và kiểm soát trật tự hiện thông tin ra trên màn hình và sản sinh các thông tin đầura.Vì vậy, hội thoại ngời – máy phải đợc thiết kế cẩn thận, tạo điều kiện thuậnlợi cho ngời sử dụng

Có 4 cách để thực hiện việc tơng tác với hệ thống tin học hoá Thiết kếviên cần phải biết và kết hợp tốt 4 cách này để tạo ra đợc những giao tác chuẩncho hệ thống thông tin tin học hoá

+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

2.5.6 Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin họchoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những ngời chịu trách nhiệm

về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu nh các bản hớng dẫn sử dụng và thaotác cũng nh các tài liệu mô tả về hệ thống Các hoạt động chính của việc triểnkhai thực hiện kỹ thuật hệ thống là nh sau:

+ Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

+ Thiết kế vật lý trong

+ Lập trình

+ Lập kế hoạch cài đặt.

+ Chuyển đổi

+ Khai thác và bảo trì

+ Đánh giá

2.6 Các phơng pháp tin học hoá trong công tác quản lý

Để ứng dụng tin học trong công tác quản lý ngời ta sử dụng 2 phơngpháp cơ bản sau:

Phơng pháp tin học hoá toàn bộ: áp dụng phơng pháp này sẽ tin học

hoá toàn bộ các chức năng quản lý cũng nh thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự

động hoá thay thế cho cấu truc cũ

Ưu điểm: Các chức năng đợc tin học hoá một cách triệt để nhất, bảo

đảm tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống, tránh đợc sự d thừa của thông tin

Nhợc điểm: Phải thực hiện lâu và rất khó khăn, đầu t ban đầu về trang

thiết bị lớn, hệ thống không có tính mềm dẻo Mặt khác khi thay đổi hoàn toàn

hệ thống cũ sẽ vấp phải thói quen của những ngời làm việc trong hệ thống Đây

là một yếu tố tơng đối khó vợt qua

Phơng pháp tin học hoá từng phần: Phơng pháp này chỉ tin học hoá

những chức năng quản lý theo yêu cầu của từng bộ phận trong một tổ chức Chonên việc tiến hành thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống đợc thực hiện mộtcách độc lập với những giải pháp so với các phân hệ khác Các phân hệ này thờng

đợc cài đặt ứng dụng trong hoạt động phân tán

Ưu điểm: Tính đơn giản khi thực hiện bởi vì công việc đợc phát triển

t-ơng đối độc lập với nhau Đầu t ban đầu không lớn Một trong những u điểm đợc

đánh gía cao trong phơng pháp này là không kéo theo những thay đổi cơ bản vàsâu sắc về cấu trúc của hệ thống nên dể đợc chấp nhận Mặt khác sự thay đổi vàphát triển về sau của phân hệ này sẽ không ảnh hởng đến hoạt động của phân hệkhác nên tăng đợc tinh mềm dẻo

Nhợc điểm: Tính nhất quán không cao trong toàn bộ hệ thống do đó

không tránh khỏi sự trùng lặp và d thừa thông tin

Trong thực tế ngời ta sử dụng kết hợp cả hai phơng pháp trên nhằm giảmtối thiểu những nhợc điểm của từng phơng pháp Nhng trong quản lý kinh tế dù

áp dụng theo phơng pháp nào thì cũng đều phải tính đến sự phù hợp của phơngpháp đó vơi trình độ tổ chức, trình độ quản lý, quy mô hoạt động và tiềm năng tàichính của hệ thống đó

* Danh mục nghề nghiệp

Trong đó “hệ chơng trình Quản lý nhân sự ” là một tập hợp của sự tơng táchài hoà, có mục đích giữa phần cứng, phần mềm, dữ liệu, con ngời, các thủ tụcliên quan đến tổ chức và quản trị thông tin

Hồ sơ nhân sự đó là các dữ liệu đầu vào mà chơng trình cần quản lý Tuỳtheo quy mô hay đòi hỏi khác nhau của những chơng trình khác nhau mà chúng

Hệ ch ơng trình Quản lý nhân sự trong cơ quan

ta cần có những cách xây dựng các danh mục thích hợp Tuy nhiên có các thôngtin cơ bản nh phòng ban, nghề nghiệp, chức vụ… thì cần phải có.

Báo cáo nhân sự là những đầu ra của chơng trình đây là một trong nhữngcông việc quan trọng nhất trong khi viết chơng trình bởi vì đây mới chính là cái

mà ngời quản lý cần ở chơng trình Cũng chính vì thế cho nên tuỳ vào mục đíchquản lý, tuy vào đặc điểm của từng Công ty mà sẽ có những loại báo cáo khácnhau nh báo cáo động hay tỉnh, báo cáo theo phòng ban, theo ngạch lơng, theotuổi tác……

3.2 Phân tích thiết kế chi tiết hệ thống thông tin quảnlýnhân sự tại công ty Phần mềm quảnlý doanh nghiệp FAST

3.2.1 Phân tích thực tế quảnlý nhân sự tại công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST.

Nh đã trình bày ở trên, tại công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FASTcông tác quản lý nhân sự có các nghiệp vụ chính nh sau:

- Thống kế cán bộ trong công ty theo các tiêu chí khác nhau, thống kêtheo từng phòng ban, từng giới, từng độ tuổi

- Lập các kế hoạch về nhân sự, thiết kế công việc

- Đa ra các báo cáo liên quan đến vấn đề nhân lực của cơ quan cho banlãnh đạo

- Lập các kế hoạch đào tạo cán bộ, phối hợp với các phong ban khác trongcông ty đào tạo nguồn cán bộ cho công ty

Các hồ sơ của côngty đợc lu trữ tại văn phòng công ty, các thông tin liênquan đến mỗi cán bộ sẽ đợc bổ sung thơng xuyên, các báo cáo định kỳ thờngxuyên đợc lập theo tháng, theo quý và theo năm, các báo cáo thờng xuyên này cótính chất thống kê nh tổng số cán bộ trong cả công ty, trong từng phòng, các báocáo khác nh báo cáo về trình độ của một nhóm các cán bộ, các báo cáo có liênquan đến thành tích của cán bộ, thờng xuyên đợc lập theo yêu cầu của lãnh đạo

Ngoài ra phòng còn lên báo cáo về lơng bổng, về các khoản đợc hởng kháccủa cán bộ trong công ty nh bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, các khoản thởngkhác

3.2.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của HTTTQL Nhân sự

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin đợc sử dụng:

- Xử lý

Thủ công Giao lác ngời - máy Tin học hoá hoàn

toàn

- Kho lu trữ dữ liệu

Nh đã trình bày ở trên, sơ đồ luồng thông tin IFD (Information FlowDiagram) dùng để mô tả hệ thống thông tin dới dạng động, tức là ta sẽ mô tả sự

di chuyển các dữ liệu về nhân sự, các xử lý liên quan đến công tác quản lý nhân

sự trong thế giới bên ngoài dới dạng sơ đồ ở đâyta thấy hệ thống thông tin quản

lý nhận sự liên quan đến ba đối tợng chủ yếu là cán bộ công nhân viên, cán bộtrực tiếp làm công tác quản lý nhân sự và lãnh đạo của cơ quan doanh nghiệp,những ngời cần và sẽ trực tiếp các thông tin do hệ thống đem lại để ra các quyết

định Các thông tin về cán bộ công nhân viên sẽ đợc lu vào cơ sở dữ liệu của

ch-ơng trình, sau đó sẽ lên các báo cáo Cán bộ công nhân viên sẽ cung cấp thôngtin cho hệ thống, sau đó các thông tin này sẽ đợc lu vào các tệp hồ sơ nhân viên

Bộ phận quản lý Phòng ban

chức năngThông tinnhân sự

Lảnh đạo

Tiếp nhận, xử

lí các thông tin nhân sự

Nhập thông tin đá xử lí

In báo cáo

Các báo cáo

Các

Tài liệu

Thông tin nhân sự đã xữ lý

CSDLNhân sự

3.2.3 Sơ đồ chức năng (BFD) của HTTTQL Nhân Sự

Công việc quản lý nhân sự trong công ty là rất phức tạp với rất nhiều vấn

đề khác nhau của con ngời trong một tổ chức Tuy nhiên thông qua sơ đồ chứcnăng ta có thể thể hiện có thứ bậc các chức năng đó một cách khoa học nh sau:

HTTT

Đánh giá

công việc

HTTT Báo cáo

HTTT Sắp xếp nhân viên

HTTTQL Nhân sự

Sơ đồ chức năng (BFD) của HTTTQL Nhân sự đợc nghiên cứu trong chơng trình này là:

Sau đây là các chức năng cơ bản mà chơng trình quản lý nhân sự cần phảithực hiện đợc

3.2 4 Sơ đồ luồng dữ liệu (dfd) của HTTTQL Nhân Sự

Sau khi có đợc sơ đồ chức năng BFD, tiếp theo ta cần xem xét chi tiết hơn

về thông tin cần cho việc thực hện các chức năng đã nêu trong sơ đồ trên Công

cụ đợc sử dụng cho mục đích này là sơ đồ luồng dữ liệu DFD ở sơ đồ này nêu ramột mô hình về hệ thống có quan điểm cân xứng cho cả dữ liệu và chức năng Nóchỉ ra cách mà thông tin chuyển vận từ chức năng này của hệ thống sang mộtchức năng khác của hệ thống Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra phải có sẵnnhững thông tin nào cần phải có, trớc khi cho thực hiện một hàm hay một quátrình

Các ký pháp đợc sử dụng trong sơ đồ luồng dữ liệu gồm có:

- Các tiến trình hoặc chức năng: Đợc biểu diển bằng hình tròn, có tác dụngthay đổi thông tin đầu vào để tạo ra thông tin đầu ra Chỉ đợc coi là tiến trìnhtrong DFD nếu chúng nhận thông tin đầu vào vầ có thông tin đầu ra

Tên tiến trình

- Dòng dữ liệu: thể hiện đờng đi của thông tin vào ra một tiến trình Mỗidòng dữ liệu đều có tên, hớng mũi tên chỉ ra hớng của luồng thông tin

Tên dữ liệu

- Nguồn hoặc đích tới của dữ liệu: Đợc biểu diển bằng hình chữ nhật và

đ-ợc đặt tên là những phần tử ngoài hệ thống và có sự quan hệ với hệ thống Thểhiện môi quan hệ giữa hệ thống với thế giới bên ngoài Nhân tố bên ngoài lànguồn cung cấp dữ liệu cho hệ thống và nhận thông tin của hệ thống Do vậychúng còn đợc gọi là các tác nhân ngoài

Tên các tác nhân ngoài luôn là một Danh từ

- Kho dữ liệu: Thờng đợc lu trữ các dữ liệu phục vụ cho các tác nhân ngoàitruy cập vào Mỗi kho dữ liệu có một tên khác nhau

hệ thống quản lý nhân sự

Tên nguồn hay đích tới của dữ

liệu

3.2.4.2 sơ đồ mức 0 của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

yêu cầu

Thông tin trả lòi

Tìm kiếm

Thông Tin trả lời

Thông tin yêu cầu

3.2.5 Phân tích – Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.2.5.1 Phân tích bài toán

Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một kho dữ liệutrong đó cho phép lu trữ, xắp xếp, tìm kiếm các thông tin liên quan đền vấn đềnhân sự Trong cơ sở dữ liệu này ta cần lu trữ các thông tin liên quan đến đối t-ợng cần quản lý là các thông tin nhân sự, các thông tin là các thuộc tính liên quan

đến nguồn nhân lực trong cơ quan, các thông tin bắt buộc có nh họ tên, ngàysinh, trình độ, khả năng, năng lực của cán bộ … các thông tin này kết hợp với cácthông tin khác liên quan khác nh thông tin về phòng ban, thông tin về quá trìnhkhen thởng, quá trình kỷ luật sẽ cho ta các thông tin tổng hợp, có giá trị liên quan

đến cán bộ cần quản lý Ngoài ra ta còn phải xây dựng các tệp dữ liệu để lu trữcác danh mục liên quan đến cán bộ nh danh mục dân tộc, danh mục tôn giáo,danh mục ngoại ngữ… Nh vậy ta có thể phác hoạ các tệp dữ liệu của sơ sở dữliệu nh sau:

- Các tệp chứa các thông tin liên quan đến cán bộ nh: hồ sơ cán bộ, sứckhoẻ, gia đình, kỉ luật , khen thởng, tiểu sử, hợp đồng lao động

- Các tệp danh mục: danh mục dân tộc, danh mục tôn giáo, danh mục ngoạingữ, danh mục phòng ban, danh mục các tỉnh thành phố , danh mục cáchuyện thị

3.2.5.2 Các thực thể cơ sở dữ liệu

* Phân tích mỗi quan hệ giữa các thực thể trong cơ sở dữ liệu

* Phòng ban và cán bộ: một cán bộ có thể giữ nhiều cơng vị khác nhautrong các phòng ban khác nhau, ngợc lại một phòng ban có thể có nhiều cán bộlàm việc Nh vậy quan hệ giữa phòng ban và cán bộ là quan hệ nhiều chiều Đểbiểu diễn quan hệ này ta dùng thêm một bản trung gian là bảng chức vụ, bảngnày dùng để theo dõi các chức vụ khác nhau của cán bộ

* Ngoại ngữ và cán bộ: một cán bộ có thể không biết hay biết nhiều ngoạingữ khác nhau, đồng thời một ngoại ngữ thì có thể có hay không có ai biết cả

Nh vậy trong quan hệ giữa cán bộ với ngoại ngữ là quan hệ nhiều chiều, tơng tụ

ta có cũng dùng một bảng trung gian để biểu diễn quan hệ, nhiều chiều giữangoại ngữ và cán bộ Bảng này lầ bảng trìh độ ngoại ngữ, nó chữa đựng các thôngtin về khả năng ngoại ngữ của các cán bộ nh khả năng độc, khẳ năng nghe, nói

* Cán bộ và hợp đồng: một cán có thể có thể kí nhiều hợp đồng lao độngvới cơ quan vào các thời điểm khác nhau, tuy nhiên mỗi hợp đồng chỉ thuộc vềmột cán bộ Nh vậy quan hệ này là quan hệ một chiều

 Tỉnh, huyện và cán bộ : một tỉnh có thể có nhiều cán bộ đang làm việc

ở cơ quan hoặc không có ai cả, tơng tự thế một tỉnh có nhiều huyện nhngmỗichỉ thuộc vào một tỉnh nhất định Nh vậy quan hệ giữa tỉnh, huyện vàcán bộ ở đây là các quan hệ một chiều

 Dân tộc và cán bộ: Một dân tộc có thể không có haycó từ hơn mộtcác bộ trở lên đang làm việc ở cơ quan, tuy nhiên mỗi cán bộ chỉ có mộtdân tộc cụ thể, ở đây ta có quan hệ một nhiều giữa dân tộc và cán bộ

 Tôn giáo và cán bộ, mỗi tôn giáo có thể không có hoặc có cán bộnào trong cơ quan theo cả hoặc có nhiều cán bộ theo tôn giáo đó, nhngmỗi ngời chỉ theo một tôn giáo nào cả, quan hệ ở đây là quan hệ mộtchiều