Giai đoạn này đợc tiến hành sau khi một phơng án giải pháp đợc lựa chọn.Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trớc hết đó là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho ngời sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với phần tin học hóa. Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:
+ Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.
Giai đoạn này phân tích viên phải lựa chọn phơng tiện, khuôn dạng của các dòng vào/ ra, xác định cách thức hội thoại với phần tin học hoá vủa hệ thống và cách thức thực hiện các thủ tục thủ công. Phân bố thời gian và danh mục các sản phẩm. Đó chính là việc lập kế hoạch cho giai đoạn này.
+ Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra.
Công đoạn này nhằm thiết kế khuôn dạng trình bày của các đầu ra và thể thức nhập tin cho ngời sử dụng. Công việc này rất quan trọng trên thực tế, vì những nhận xét đánh giá về hệ thống thông tin của ngời sử dụng là dựa vào những yếu tố vào/ra này. Họ có thể từ chối sử dụng vè những yếu kém ở đây cho dù hệ thống thông tin đợc đánh giá tốt ở những khía cạnh khác. Khuôn dạng vào/ ra không những đẹp, hợp lý mà còn phải giúp ngời sử dụng thực hiện tốt hơn, dể dàng hơn công việc của họ.
+ Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá.
Có rất nhiều công việc khác nhau phải làm của một hệ thống thông tin nh: cập nhật, in ấn báo cáo, tra cứu sơ sở dữ liệu, sao chép đảm bảo an toàn dữ liệu... Qua các giao tác ngời – máy mà thao tác viên chỉ cho hệ thống biết phải làm gì và kiểm soát trật tự hiện thông tin ra trên màn hình và sản sinh các thông tin đầu ra.Vì vậy, hội thoại ngời – máy phải đợc thiết kế cẩn thận, tạo điều kiện thuận lợi cho ngời sử dụng.
Có 4 cách để thực hiện việc tơng tác với hệ thống tin học hoá. Thiết kế viên cần phải biết và kết hợp tốt 4 cách này để tạo ra đợc những giao tác chuẩn cho hệ thống thông tin tin học hoá
Giao tác bằng tập hợp lệnh
Giao tác bằng các phím trên bàn phím Giao tác qua thực đơn
Giao tác dựa vào các biểu tợng + Thiết kế các thủ tục thủ công.
+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.