Khi có yêu cầu cần thiết phải tiến hành thay đổi hay hiệu chỉnh một hệ thống thông tin, ngời quản lý chịu trách nhiệm về vấn đề đó phát biểu yêu cầu phát triển hệ thống. Yêu cầu này sẽ đợc gửi tới lãnh đạo bộ phận tin học nếu bộ phận nh thế tồn tại, hoặc đến một hãng chuyên môn trong trờng hợp ngợc lại.Tuỳ theo hoàn cảnh cụ thể mà yêu cầu ít hay nhiều tính chính thức. Trong một số tổ chức ngời sử dụng phải trình bày yêu cầu của họ theo chuẩn mẫu đã đợc xây dựng trớc ; và phải chỉ rỏ vấn đề mà họ thấy, nguyên nhân của chúng giải pháp họ mong muốn và lợi ích ớc tính. Giai đoạn này phải đợc tiến hành trong thời gian tơngđối ngắn để không kéo theo nhiều chi phí và thời gian. Một số chuyên gia ớc tính rằng trong một số trờng hợp quy mô lớn thời gian đánh giá dự án chiếm 4 – 5% tổng thời gian dành cho dự án. Đó là một nhiệm vụ phức tạp vì nó đòi hỏi ngời phân tích phải nhìn nhận nhanh và với sự nhạy bén cao, từ đó xác định các nguyên nhân có thể nhất và đề xuất các giải pháp mới, đánh giá đợc tầm quan trọng của những biến đổi, Dự báo đợc nhữnh ảnh hởng của chúng.
Đánh giá yêu cầu gồm có các công đoạn sau: + Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
Tức là làm quen với hệ thống đáng xét, xác định thông tin phải thu thập cũng nh nguồn và phơng pháp thu thập cần dùng.
+ Làm rỏ yêu cầu.
Làm rỏ yêu cầu có mục đích là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu của ngời yêu cầu. Xác định chính xác đối tợng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trờng hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu.
+ Đánh giá khả năng thực thi.
Theo cách nói chung thì đánh giá khả năng thực thi của một dự án là tìm xem có yếu tố nào ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất hay không? Tuy nhiên trong quá trình phát triển hệ thống luôn luôn phải tiến hành đánh giá lại. Những vấn đề chính về khả năng thực thi là: khả thi về tổ chức, khả thi về tài chính, khả thi về thời gian và khả thi về kỹ thuật.
+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh gía yêu cầu.
Báo cáo cho phép các nhà quyết đinh cho phép dự án tiếp tục hay dừng lại. Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình hình và khuyến nghị những hành động tiếp theo. Báo cáo thờng đợc trình bày để các nhà quyết định có thể yêu cầu làm rõ thêm các vấn đề. Sau đó là quyết định tiếp tục hay loại bỏ dự án
2.5.2. Phân tích chi tiết
Sau khi nghiên cứu báo cáo đánh giá yêu cầu và tham dự buổi thuyết trình về giai đoạn đánh gía yêu cầu do phân tích viên trình bày một quyết định sẽ đợc ban hành là tiếp tục hay huỷ bỏ dự án. Trong trờng hợp thuận lợi thì giai đoạn phân tích chi tiết sẽ đợc tiến hành.
Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đa ra đợc chẩn đoán về hệ thống đàng tồn tại – nghĩa là xác định đợc những vấn đề chính cũng nh các nguyên nhân chính của chúng, xác định đợc mục tiêu cần đạt đuợc của hệ thống mới và đề xuất ra đợc các yếu tố giải pháp cho phép đạt đợc mục tiêu về môi trờng trong đó hệ thống phát triển và hiêu thấu đáo hoạt động của chính hệ thống.
- Các phơng pháp thu thập thông tin : + Phỏng vấn
Phỏng vấn là một trong những công cụ đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin. Phỏng vấn cho phép thu đợc những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu. Gặp đợc những ngời chịu trách nhiệm trong thực tế, số ngời này có thể không đợc ghi trên văn bản tổ chức; thu đợc những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt đợc khi tài liệu quá nhiều.Đặc biệt là mục tiêu của tổ chức.
+ Nghiên cứu tài liệu
Quá trình nghiên cứu tài liệu giúp ta có đợc những thông tin cụ thể về nhiều khía cạnh của tổ chức nh: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dụng và hình dạng của các thông tin vào/ ra.Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tơng lai của tổ chức.
+ Sử dụng phiếu điều tra
Khi cần lấy thông tin từ một số lợng lớn các đối tợng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải rỏ ràng, cùng hiểu nh nhau. Phiếu ghi theo cách thức dể tổng hợp.
Thờng thì phiếu điều tra đợc thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể dùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang WEB động phiếu điều tra cần…
phải phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức câu hỏi.Trên phiếu điều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng và một số câu hỏi mở.
+ Quan sát
Có rất nhiều điều mà không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn nh tài liệu để đâu, đa cho ai, có sắp xếp hoặc không sắp xếp, lu trử có khoá hoặc không khoá…
Quan sát có thể bị khó khăn vì ngời bị quan sát không thực hiện giống nh th- ờng ngày.
Ngoài việc lựa chọn công cụ, phân tích viên phải xác định các nguồn thông tin. Những nguồn dùng trong giai đoạn đánh giá yêu cầu đơng nhiên vẫn đợc xem xét ở đây.Tuy nhiên cần phải đi sâu hơn. Phải phỏng vấn nhân viên chịu trách nhiệm về các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau và gặp những ngời quản lý họ. Khi phỏng vấn các câu hỏi cần phải chính xác hơn vì phân tích viên phải hiểu chi
tiết. Cần lu ý đến vai trò quan trọng của ngời sử dụng và lợi thế khi có họ tham gia vào trong đôi ngũ phân tích.
- Mã hoá dữ liệu
+ Mã hoá dữ liệu là một biểu diển theo ngôn ngữ quy ớc, thông thờng là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể.
+ Mục đích chính của việc mã hoá là giúp cho việc nhân diện nhanh chóng, không nhầm lẫn, tiết kiệm không gian lu trữ và thời gian xử lý, thực hiện những phép kiểm tra lôgic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tợng.
+ Các phơng pháp mã hoá cơ bản * Phơng pháp mã hoá phân cấp
Nguyên tắc tạo lập bộ mã này rất đơn giản. Ngời ta phân cấp đối tợng từ trên xuống.Và mã số đợc xây dựng từ trái sang phải các chữ số đợc kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn.
* Phơng pháp mã liên tiếp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mã kiểu này đợc tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định. Chẳng hạn nếu ngời đợc tuyển dụng vào làm việc trớc có mã số là 999 thì ngời tiệp theo mang mã số là 1000.
* Phơng pháp mã tổng hợp
Khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mã hoá liên tiếp thì ta có mã hoá tổng hợp.
* Phơng pháp mã hoá theo Xeri
Phơng pháp này là sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Xeri đợc coi nh một giấy phép theo mã quy định.
* Phợng pháp mã hoá gợi nhớ
Phơng pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tợng để xây dựng. Chẳng hạn dùng việc viết tắt các chữ cái làm mã.
* Phơng pháp mã hoá ghép nối
Phơng pháp này chia mã ra thành nhiều trờng tơng ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tợng đợc gán mã.
- Các công cụ mô hình hoá
Tồn tại một số công cụ tơng đối chuẩn cho việc mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống. Đó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống.
+ Sơ đồ luồng thông tin.
Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin nh sau: - Xử lý
Thủ công Giao lác ngời - máy Tin học hoá hoàn toàn
- Kho lu trữ dữ liệu
Thủ công Tin học hoá
- Dòng thông tin - Điều khiển
Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tợng đợc biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều các thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ nh hình dạng ( format ) của các thông tin vào/ ra, thủ tục xử lý, phơng tiện thực hiện xử lý sẽ đ… ợc ghi trên các phích vật lý này. Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý.
+ Sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin nh sơ đồ luồng thông tin nhng trên góc độ trừu tợng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm Các luồng dữ liệu, các xử lý, các lu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.
Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD )
Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.
Nguồn hoặc đích
Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu
Tiến trình xử lý
Tệp dữ liệu Kho dữ liệu
Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD Các mức của DFD.
Sơ đồ ngữ cảnh ( Context Diagram ) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh còn đợc gọi là sơ đồ mức 0
Phân rã sơ đồ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngời ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, ngời ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1…
Một số quy ớc và quy tắc liên quan tới DFD
1. Luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu
2. Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất
3. Xử lý luôn phải đợc đánh mã số
Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin
Tên tiến trình xử lý
5. Tên cho xử lý phải là một động từ
6. Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý
Đối với việc phân rã DFD
7. Thông thờng một xử lý mà logíc xử lý của nó đợc trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp
8. Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD
9. Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã
10.Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối ( Balancing ) của DFD
11.Xử lý không phân rã tiếp thêm thì đợc gọi là xử lý nguyên thuỷ. Mỗi xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý lôgic trong từ điển hệ thống
Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai cung cụ thờng dùng nhất để phân tích và thiết kế HTTT. Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống.
Những công cụ này đợc phần lớn các phân tích viên sử dụng với mức độ khác nhau, bất luận quy mô dự án lớn hay nhỏ cũng nh kích cỡ của tổ chức to hay nhỏ. Ngày nay một số công cụ đợc tin học hoá, vì vậy có nhiều phần mềm cho phép xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu của một hệ thống. Một số phần mềm tinh tế hơn cho khả năng tạo ra đồng thời cả sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống. Tuy nhiên, các công cụ chỉ giúp các nhà phân tích tạo nhanh hơn các sơ đồ hoặc mối liên quan giữa sơ đồ và các yếu tố trong từ điển, chứ nó không thực hiện thay công việc của nhà phân tích và việc phát hiện lỗi trên sơ đồ vẫn thuộc trách nhiệm nhà phân tích.
Động Tĩnh
Vật lý IFD
( Information Flow Diagrarn ) Sơ đồ luồng thông tin
SD
( System Dictionary ) Từ điển hệ thống
Các phích vật lý
Lô gíc DFD
( Data Flow Diagram) Sơ đồ luồng dữ liệu
SD
( System Dictinary ) Từ điển hệ thống
Các phích lôgic
- Các công đoạn của giai đoạn phân tích chi tiết. + Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
Công đoạn đầu tiên trớc khi giai đoạn phân tích thực sự bắt đầu thì ngời chịu trách nhiệm của giai đoạn này phải lập kế hoạch về các nhiệm vụ phải thực hiện. Công đoạn này gồm: thành lập nhóm phân tích, phân chia nhiệm vụ, chọn phơng pháp, công cụ và kỹ thuật sẽ dùng và xây dựng thời hạn cho các công việc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Nguyên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại.
Cũng nh nhiều sự vật hiện tợng khác, một hệ thống thông tin bị ảnh hởng bởi rất nhiều nhân tố bên ngoài và ngợc lại nó có ảnh hởng tới các nhân tố đó. Tập hợp các nhân tố đó đợc gọi là các ràng buộc của hệ thống. Nh chúng ta đã biết giá trị của một hệ thống thông tin phụ thuộc vào năng lực tôn trọng các ràng buộc này. Khi đa ra chẩn đoán về hệ thống hiện thời, phân tích viên phải cố gắng để có đợc sự hiểu biết sâu sắc về môi trờng hệ thống nghiên cứu để đánh giá mức độ phù hợp giữa các đặc trng hệ thống với các ràng buộc của môi trờng. Sự hiểu biết này cũng rất quý cho giai đoạn thiết kế hệ thống mới sau này. Trong giai đoạn đánh giá yêu cầu, một số thông tin về môi trờng đã đợc thu thập. Nhng nói chung thì những thông tin đó vẩn cha đủ và việc tìm kiếm thông tin thêm vẫn phải tiếp tục.
Thông tin về môi trờng đợc chia làm ba lĩnh vực: tổ chức, kỹ thuật và tài chính.
+ Nguyên cứu hệ thống thực tại.
Sau quá trình nghiên cứu hệ thống đang tồn tại, đội ngũ phân tích phải có sự hiểu biết đầy đủ về hệ thông tin nghiên cứu. Có nghĩa là hiểu lý do tồn tại của nó; các mối quan hệ của nó với các hệ thống khác trong tổ chức;những ngời sử dụng; các bộ phận cấu thành; các phơng thức xử lý; thông tin mà nó sản sinh ra; những dữ liệu mà nó thu nhận; khối lợng dữ liệu mà nó xử lý; gía cả gắn liền với thu nhập, xử lý các phân phát thông tin, hiệu quả xử lý dữ liệu và hàng loạt những cái nh vậy.Thêm vào đó cần phải xác định những vấn đề có liên quan với hệ thống và nguyên nhân của chúng. Khối lợng thông tin thu thập và phân tích lớn hơn nhiều so với các hoạt động trớc đây. Trong công đoạn này bao gồm ba nhiệm vụ chính; thu thập thông tin, xây dựng mô hình vật lý ngoài và xây dựng mô hình lôgic.
+ Đa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp.
Đây là công đoạn bao gồm chủ yếu ba nhiệm vụ có liên quan chạt chẽ cái