Thiết kế hệ thống thông tin của công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Thiết kế hệ thống thông tin của công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST

Lời nói đầu

1 Sự cần thiết của đề tài

- Bối cảnh xã hội

Ngày nay ngành công nghệ thông tin đang phát triển nhanh và mạnh, khoahọc công nghệ thực sự đã và đang đem lại hiệu quả lớn cho nền kinh tế xã hội,cho các doanh nghiệp tổ chức kinh doanh trong giai đoạn mở cửa này, đặc biệt

là nâng cao hiệu quả trong quá trình quản lý

Trong nền kinh tế phát triển nhiều thành phần này thì quản lý bán hàng càngmang tính quyết định chính trong hiệu quả kinh doanh chính vì vậy việc ra đờinhững bài toán quản lý nói chung và quản lý bán hàng nói riêng là một điều tấtyếu khách quan

Có thể nói rằng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lýthủ công không còn phù hợp nữa Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việcquản lý theo phơng pháp thủ công nh: Thông tin về đối tợng quản lý nghèo làn,lạc hậu, không thờng xuyên cập nhật Việc lu trữ bảo quản khó khăn, thông tin

lu trữ trong đơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lập giữa các bộ phận Đặc biệt

là mất rất nhiều thời gian và công sức để thống kê, để phân tích đa ra các thôngtin phục vụ việc ra quyết định Do đó, việc sử dụng các thành tựu của công nghệthông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục

đợc những nhợc điểm của hệ thống quản lý cũ, các bài toán quản lý đợc đa vàomáy tính và ngày càng đợc tối u hoá, giản đợc thời gian cũng nh chi phí cho quátrình xử lý, mang lại hiệu quả lớn trong kinh doanh

- Hoàn cảnh của công ty

Từ cuối năm 2002 công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast đã dần chuyểnsang cung cấp các phần mềm quản lý khác nhau chứ không chỉ cung cấp cácphần mềm kế toán doanh nghiệp Với thế mạnh và kinh nghiệm trong lĩnh vựclàm phầm mềm quản lý tài chính kế toán của mình các sản phẩm của công tyngày nay đã chứng minh tính hiệu quả của mình và đem lại nhiều lợi ích chokhách hàng Công ty đã thực hiện t vấn và sản xuất một số phần mềm theo đơn

đặt hàng của khách hàng bán các phần mềm về quản lý quỹ tiền mặt, quản lýkhách hàng, Quản lý nhuận bút, quản lý nhà hàng, … Vì vậy việc xây dựng các Vì vậy việc xây dựng cácchơng trình DEMO để giới thiệu các phần mềm khác nhau đang đợc đặt ra cấpthiết

1

- Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn tới việc sai sót.

- Quản lý thủ công thờng chịu ảnh hởng lớn bởi các yếu tố chủquan do sự tác động của môi trờng bên ngoài

- Lu trữ thông tin khó, dễ bị lộ

- Thông tin thờng lu trữ trên giấy gây lãng phí lớn

- Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽkhông đáp ứng đợc

Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lí các hoạt độngliên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tác làmviệc của đơn vị Hệ thống mới phải làm sao giải quyết đợc các vấn đề nêu trên,phù hợp với điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống

3 Mục đích nghiên cứu

Trong thời đại ngày nay thông tin kinh tế là vấn đề sống còn với các đơn vịkinh doanh Đơn vị nào làm chủ đợc thông tin sẽ có u thế tuyệt đối trong hoạt

động kinh doanh Hơn nữa chỉ thu nhập thông tin tốt thì vẫn cha đủ, mà phảibiết bảo quản giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một cáchchặt chẽ Do đó hệ thống mới phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm antoàn, bảo mật cơ sở dữ liệu

Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta

sẽ tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức năng cóthể đợc thực hiện trên máy tính Từ đó xây dựng một chơng trình ứng dụng hỗtrợ cho quá trình thực hiện các chức năng nh quản lý, xử lý các hoạt động nhậpmua, xuất bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ… Vì vậy việc xây dựng các

Tóm lại, mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hànghiện đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thựchiện các hoạt động kinh doanh

4 Phơng pháp nghiên cứu

Trong việc phân tích thiét kế hệ thống chúng ta có thể áp dụng phơng phápthiết kế từ đỉnh xuống Đây là phơng pháp thiết kế giải thuật dựa trên t tởngmodule hoá Trớc hết xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bàitoán yêu cầu, bao quát đợc toàn bộ bài toán Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giảiquyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển từ module chính đến cácmodule con từ trên xuống dới

5 Kế cấu của đề tài

+ Chơng 1: Tổng quan về công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp

Fast và các vấn đề nghiên cứu, sự cần thiết của đề tài, mục tiêu và phơng phápnghiên cứu

+ Chơng 2: Một số lý luận cơ bản về phân tích thiết kế hệ thống

thông tin Trình bầy khái quát phơng pháp luận cơ bản làm cơ sở phơng phápluận cho việc nghiên cứu chuyên đề

+ Chơng 3: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng Trình bầy

chi tiết chơng trình phân tích thiết kế hệ thống, thiết kế dữ liệu, thiết kế giảithuật, thiết kế giao diện của chơng trình

Em xin chân thành cảm ơn thầy Trịnh Phú Cờng giảng viên hớng dẫn

và các thầy cô trong khoa tin học kinh tế đã góp ý chỉ bảo cho em nhiều kiến thức và kinh nghiệp quý báu

Đồng thời em cũng xin ơn các cô chú, anh chị tại công ty phần mềm quản

lý doanh nghiệp Fast đặc biệt là anh Phan Thế Chiến đã nhiệt tình giúp đỡ emhoàn thành báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp này

3

Do trình độ có hạn chế và hoàn thành trong thời gian thực tập ngắn, chắc chắn trong chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em không tránh khỏi sai xót, rất mong nhận đợc sự góp ý chỉ bảo của thầy cô và các bạn

Chơng I Tổng quan về công ty phần mềm quản lý doanh

đó công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast đã ra đời

Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast đợc thành lập theo giấyphép thành lập công ty số 3096/GP-UB do UBNN TP Hà Nội cấp ngày11/6/1997 đây chính thức là ngày thành lập công ty Giấy chứng nhận đăng kýkinh doanh số 056067 do Sở kế hoạch và đầu t Hà Nội cấp ngày 18/6/1997.Hìnhthức sở hữu của công ty là hình thức cổ phần Vốn đăng ký ban đầu của công ty

là 1.000.000.000 đồng đợc chia thành 10.000 cổ phiếu Vào đầu năm 2003 vốn

đăng ký của công ty đã tăng thành 1.250.000.000 đồng và đợc chia thành125.000 cổ phiếu

Công ty có tên tiếng việt là : Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST Tên tiếng Anh của công ty là FAST software company

Tên viết tắt là FAST

Logo của công ty :

Chức năng kinh doanh của công ty :

- Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính

- Buôn bán hàng t liệu tiêu dùng (thiết bị máy tính, tin hoc, điện tử )

- Dịch vụ thông tin khoa học công nghệ

- Dịch vụ t vấn chuyển giao công nghệ

Lĩnh vực kinh doanh chính : Sản xuất và kinh doanh các phần mềm quản lýdoanh nghiệp

5

Các sáng lập viên của công ty bao gồm 7 ngời:

Thành viên của hội đồng quản trị gồm có 3 ngời:

HN, HCM, ĐN Phòng nghiên cứu & phát triển sản phẩm

Phòng nghiên cứu &

phát triển sản phẩm Phòng tổng hợp

 Hội đồng quản trị:Nhiệm vụ xác định chiến lợc dài hạn của công ty

 Giám đốc công ty: Điều hành thực hiện các chiến lợc đề ra, phất triểnkinh doanh Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của công

ty về tổ chức nhân sự, tiền lơng và các vấn đề tài chính kế toán Tham ravào xác định những chiến lợc của công ty và lập kế hoạch năm cho toàncông ty cùng với việc thực hiện chính sách tài chính

 Phòng tổng hợp: Trợ lý cho giám đốc về các vấn đề nhân sự,maketting, tổ chức sản xuất kinh doanh, làm việc với các đối tác, tàichính kế toán toàn công ty, xây dựng dự án phát triển kinh doanh

 Phòng nghiên cứu phát triển sản phẩm: Có nhiệm vụ nghiên cứu cácphần mềm mới, hỗ trợ các bộ phận kinh doanh sửa đổi sản phẩm theocác yêu cầu đặc thù

 Các chi nhánh, bộ phận kinh doanh: Bán hàng, dịch vụ khách hàng(Hiện có ở Hà Nội, Sài Gòn và Đà Nẵng)

Sơ đồ tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các chi nhánh trong công ty nh sau

Phòng lập trình ứng dụng

Phòng hỗ trợbảo hành

Phòng hỗ trợbảo hành

Văn phòng và kế toán

Xây dựng các quy định, chế độ, chính sáchchung của chi nhánh về tổ chức nhân sự, l-

ơng tài chính kế toán Tham ra vào việc xác định chiến lợc củacông ty

Lập kế hoặch năm cho chi nhánh

Cài đặt và đào tạo

Hỗ trợ sử dụng trong thời gian đầu

Hỗ trợ sử dụng và bảo hành chơng trình khicần thiết

6 Phòng lập trình ứng

dụng

Tham ra và xây dựng phơng án thiết kế sơ

bộ giải quyết bài toán của khách hàng tronggiai đoạn khảo sát bán hàng

Hỗ trợ phòng triển khai thực hiện hợp đồng

trong việc lập trình sửa đổi theo yêu cầu đặcthù.

Bảo hành chơng trình sửa đổi

7 Phòng hỗ trợ bảo hành Hỗ trợ khách hàng sử dụng chơng trình

Bảo hành sản phẩm

8 Phòng kế toán Kế toán

9 Văn phòng Văn phòng tổng đài, lễ tân, tạp vụ

Số lợng nhân viên trong công ty tăng nhanh theo từng năm.Ta có bảng tổng kếttốc độ phát triển số lợng nhân viên trong công ty :

Năm 1998 – 2003 số lợng nhân viên tăng từ 17 nhân viên lên tới 80 nhân viên

và trong những năm tới công ty dự định sẽ mở rộng quy mô công ty cũng nh sốlợng nhân viên trong công ty Mục tiêu của công ty là: “Chuyên sâu tạo lên sựkhác biẹt”

II Hoạt động sản xuất sản phẩm phần mềm của công ty

 Sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của công ty

Sản phẩm

- Phần mềm kế toán Fast accounting 2003.f trên Visual Foxpro

- Phần mềm kế toán Fast accounting 2003.s trên SQL Server

- Phần mềm tổng hợp báo cáo toàn tổng công ty Fast Corporate Reporter2003.w trên nền Web

- Phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp ERIC ERP của Jupiter SystemInc

- Phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh Fast Bussiness 2004.s trên SQLServer (Viết trên ngôn ngữ VB.NET, hỗ trợ Unicode)

Dịch vụ cung cấp

- Khảo sát yêu cầu và t vấn về xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán

và quản trị kinh doanh

- Sửa đổi và phát triển chơng trình theo yêu cầu đặc thù của khách hàng

- Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sử dụng

- Hỗ trợ sử dụng sau đào tạo, bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin

- Nâng cấp và mở rộng theo sự phát triển của khách hàng

 Công nghệ sử dụng

9

- Ngôn ngữ lập trình : VB.NET, Visual Foxpro, Java, ASP.

- Kiến trúc lập trình : Client/Server, File server, Web-based

Cơ sở dữ liệu : SQL Server, Foxpro

Chơng II Một số lý luận cơ bản về

Điều này đợc thể hiện qua định nghĩa vè thông tin quản lý nh sau:

Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc

có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý cho mình.

Các cấp quản lý có những quyết định khác nhau về mặt tính chất và thựchiện:

+ Cấp chiến lợc:

Lập ra kế hoặch chiến lợc, xác định mục đích, mục tiêu của tổ chức Từ đó,vạch ra các chính sách chung và đờng lối cho hoạt động tổ chức.

+ Cấp chiến thuật:

Đề ra các biện pháp để cụ thể hóa mục tiêu của cấp trên thành nhiệm vụ,phải pháp thực hiện

Tuỳ thuộc vào mỗi hệ thống mà mô hình hệ thống thông tin của mỗi tổ chức

có đặc thù riêng tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định Hệ thốngthông tin đợc thực hiện bởi những con ngời, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tinhọc hoặc không tin học

Mô hình hệ thống thông tin đợc mô tả nh sau:

a Cơ sở dữ liệu

Một trong những bộ phận quan trọng nhất của hệ thống thông tin đó là cơ sởdữ liệu của hệ thống Dữ liệu có tầm quan trọng sống còn đối với một doanhnghiệp hay tổ chức, do vậy mỗi khi phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin thìyêu cầu đầu tiên đối với các phân tích viên là làm việc với cơ sở dữ liệu

Trớc đây, khi máy tính điện tử ra đời thì tất cả các thông tin của hệ thống

đ-ợc thu thập và xử lý theo phơng thức thủ công Các dữ liệu này đđ-ợc ghi trênbảng, ghi trong sổ sách, ghi trong các phích bằng bìa cứng… Vì vậy việc xây dựng các Ngày nay nhờ sựphát triển mạnh mẽ của công nghệ máy tính mà việc xử lý, lu trữ dữ liệu trở nênthuận tiện và nhanh chóng hơn rất nhiều

b Các khái niệm chủ yếu liên quan đến cơ sở dữ liệu:

- Thực thể (entity): Là một đối tợng nào đó mà nhà quản lý muốn lu trữ

thông tin về nó Chẳng hạn nh nhân viên, máy móc thiết bị, hợp đồng mua bán,khách hàng… Vì vậy việc xây dựng cácKhi nói đến thực thể cần hiểu rõ là nói đến một tập hợp các thựcthể cùng loại

- Mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất mà ta gọi là những

thuộc tính (Attribute): Mỗi thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ

liệu về thực thể mà ta muốn lu trữ Ví dụ thực thể nhân viên đợc đặc trng bởi cácthuộc tính mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, quê quán, chức vụ

- Trờng dữ liệu (field): Để lu trữ thông tin về từng thực thể ngời ta thiết lập

cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính đó Mỗi thuộc tính

đ-ợc gọi là một trờng Nó chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể

- Bản ghi (record): Tập hợp bộ giá trị của các trờng của một thực thể tạo

ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trờng

- Bảng (table): Toàn bộ các bản ghi lu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra

một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trờng

- Cơ sở dữ liệu ( database) đợc hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với

nhau đợc tổ chức và lu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý

của một hệ thống chơng trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều ngời

sử dụng khác nhau, với những mục đích khác nhau

- Cập nhật dữ liệu: Đây là nhiệm vụ không thể thiếu đợc khi sử dụng cơ sở

dữ liệu Hiện nay, hầu hết các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu đều sử dụng giaodiện đồ họa để nhập dữ liệu

- Truy vấn dữ liệu: Là việc sử dụng cách thức nào đó để giao tác với cơ sở

dữ liệu Thông thờng sử dụng ngôn ngữ truy vấn Có 2 kiểu ngôn ngữ truy vấnthờng dùng:

+ Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc( SQL: Structured Query Language)

+ Truy vấn bảng ví dụ (Query by Example)

- Lập các báo cáo (report) từ cơ sở dữ liệu: Lập báo cáo là việc lấy dữ liệu

để xử lý và đa ra cho ngời sử dụng dới một thể thức có thể sử dụng đợc Nhìnchung báo cáo là những dữ liệu đợc tổng hợp ra từ các cơ sở dữ liệu, đợc tổ chức

và đa ra dới dạng in ấn hoặc thể hiện trên màn hình

- Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu: dữ liệu phải đợc tổ chức sao cho thuận

tiện cho việc cập nhật và truy vấn, điều đó đòi hỏi phải có cơ chế gắn kết cácthực thể với nhau Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thờng sử dụng 3 mô hình sau đểkết nối các bảng:

+ Mô hình phân cấp

+ Mô hình mạng lới

+ Mô hình quan hệ

c Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

+ Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Hệ thống thông tin bao gồm 5 loại:

- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction ProcessingSystem)

Xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc vớikhách hàng, với nhà cung cấp, với những ngời cho vay hoặc với nhân viêncủa nó.Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện nhữnggiao dịch đó Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả cácdữ liệu cho phép theo dõi hoạt động của tổ chức Chúng trợ giúp các hoạt

động ở mức tác nghiệp

- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System)

13

Là hệ thông trợ giúp hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động nàynằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạchchiến lợc Chúng chủ yếu dựa vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo ra từ hệ xử lýgiao dịch cũng nh từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Từ đó tạo ra cácbáo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu Vìphần lớn thông tin của hệ MIS dựa vào các dữ liệu sản sinh ra từ hệ xử lýgiao dịch do đó chất lợng thông tin mà MIS sản sinh ra phụ thuộc rấtnhiều vào việc vận hành tốt hay xấu hệ xử lý giao dịch.

- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)

Trợ giúp các hoạt động ra quyết định Quá trình ra quyết định thờng đợcmô tả nh một quy trình đợc tạo thành từ 3 giai đoạn: Xác định vấn đề,xây dựng và đánh giá các phơng án giải quyết và lựa chọn phơng án Nóichung đây là một hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận với một hoặcnhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và

đánh giá tình hình

- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)

Là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo,trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của mộtchuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia đợc hình thànhbởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn

- Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh ISCA (InformationSystem for Competitive Advantage)

Sử dụng nh một trợ giúp chiến lợc Khi nghiên cứu một HTTT mà khôngtính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đếnmôi trờng trong nó đợc phát triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệthống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp raquyết định hoặc một hệ chuyên gia Hệ thống thông tin tăng cờng khảnăng cạnh tranh đợc thiết kế cho những ngời sử dụng là những ngời ngoài

tổ chức có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể làmột tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp

+ Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định

Các thông tin trong một tổ chức đợc phân chia theo cấp quản lý và trong mỗicấp quản lý, chúng lại đợc chia theo nghiệp vụ mà chúng thực hiện

Gồm có các hệ thống: Tài chính, Marketting, Hệ thống kinh doanh với cáccấp quyết định khác nhau nh cấp chiến lợc, cấp chiến thuật và cấp tácnghiệp

III Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin.

Cùng một hệ thống thông tin nhng có thể đợc mô tả khác nhau tùy theoquan điểm của ngời mô tả Ngời mô tả là ngời quản lý, ngời sử dụng hay ng-

có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong

là hay biến đổi nhất

1 Mô hình lôgíc

Mô hình lôgíc mô tả hệ thống làm gì Dữ liệu mà nó thu nhập? Xử lý mà

nó phải thực hiện, các kho để chứa dữ liệu, kết quả để lấy ra cho việc xử lý

và các thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này không quan tâm đến

phơng tiện đợc sử dụng cũng nh thời điểm hoặc địa điểm mà dữ liệu đợc sửdụng Nó chỉ để trả lời câu hỏi: “Cái gì?” và “Để làm gì?”.

2 Mô hình vật lý ngoài

Mô hình vật lý ngoài thờng chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệthống nh vật mang dữ liệu, vật mang kết quả cũng nh hình thức của đầu vào và

đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, những yếu tố về địa điểm thực hiện

xử lý dữ liệu, loại màn hình, loại bàn phím đợc sử dụng… Vì vậy việc xây dựng các Mô hình này chú ýtới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà hoạt động xử lýdữ liệu khác nhau xảy ra Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? Khi nào? Kháchhàng thờng nhìn hệ thống thông tin theo mô hình này Đây là góc nhìn của ngời

sử dụng

3 Mô hình vật lý trong

Mô hình vật lý trong liên quan đến những khía cạnh xử lý lô gíc của hệ thốngtuy nhiên không phải là cách nhìn của ngời sử dụng mà là cái nhìn của nhânviên thiết kế hệ thống thông tin Nó liên quan đến những trang thiết bị đợc dùngcho hệ thống, dung lợng kho dữ liệu và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lýcủa dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc dữ liệu, cấu trúc chơng trình và ngôn ngữdiễn đạt Mô hình vật lý trong giải đáp câu hỏi: Nh thế nào? Chơng trình đợc tổchức nh thế nào và hoạt động ra sao? Nó đợc viết bằng ngôn ngữ gì và thiết kếcơ sở dữ liệu ra sao, nh thế đã phù hợp cha?

IV Một hệ thống thông tin hoạt động tốt

Hoạt động của một hệ thống thông tin đợc đánh giá thông qua chất lợngcung cấp thông tin có độ tin cậy nh thế nào Có 5 tiêu chí để đánh giá chất lợngcủa thông tthông tin nh sau:

1 Độ tin cậy

Độ tin cậy thể hiện qua các mặt sau đây: độ xác thực và độ chính xác

Thông tin ít chính xác sẽ dẫn đến những quyết định sai và dẫn tới hậu quả tồi tệ cho tổ chức

2 Tính đầy đủ

Tính đầy đủ của thông tin thể hiện mức độ bao quát các vấn đề đáp ứng yêucầu nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ sẽ đa ra nhữngquyết định mang tính chiến lợc xa rời thực tế từ đó hệ thống đi chệch hớng.Không đáp ứng nhu cầu phát triển của tổ chức, doanh nghiệp làm thiệt hại chodoanh nghiệp và tổ chức

5 Tính kịp thời đúng đắn

Thông tin có thể tin cậy, dễ hiểu, thích hợp và đợc bảo vệ an toàn nhng vẫnkhông có ích khi nó không đợc ngời dùng sử dụng kịp thời đúng thời điểm cầnthiết Vì thế hệ thống thông tin mới cũng cần đáp ứng tính đúng đắn và kịp thời Làm thế nào để có một hệ thống thông tin hoạt động tốt và có hiệu quả làmột trong những công việc của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào Để đạt

đựơc điều đó, cần phải xem xét cơ sở kĩ thuật cho hệ thống thông tin Yêu cầucác công đoạn và phơng pháp để phân tích, thiết kế, cài đặt hệ thống thông tinphải đợc thực hiện theo quy trình và đội ngũ kỹ s, chuyên gia giầu kinh nghiệm

b phơng pháp phát triển hệ thống thông tin

i nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin

Từ yêu cầu thực tế của công việc quản lý là làm thế nào để có đợc công

cụ quản lý tốt nhất Phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thànhviên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Phát triển một hệ thống thôngtin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới,thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữliệu và chỉnh đốn chúng để đa ra đợc chuẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế

là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạnghiện tại và xây dựng các mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện

hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới

17

và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp

nó vào hoạt động của tổ chức

Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gì bắtbuộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Tuy có thể kể rarất nhiều nguyên nhân nhng có thể tóm lợc lại thành một số nhóm nguyên nhânchính sau

động của cán bộ quản lý chủ yếu là các quyết định tác động vào đối tợngquản lý nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra

Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệthống quản lý Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộquản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý củamình

Thời đại ngày nay là thời đại thông tin, xã hội củ chúng ta là xã hội thôngtin và ngân hàng dữ liệu hay cơ sở dữ liệu dựa trên máy tính điện tử là ph-

ơng tiện chủ yếu để quản lý dữ liệu một cách thành công Chính vì những

lý do đó nên mối quan tâm hàng đầu của các phân tích viên hệ thống làthiết kế các ngân hàng dữ liệu nhằm lu trữ và quản lý tập trung dữ liệutrên máy tính điển tử để phục vụ cho nhiều ngời cũng nh nhiều mục đíchquản lý khác nhau Vấn đề đặt ra đối với việc thiết kế một ngân hàng dữliệu là phải giảm thiểu sự trùng lặp, d thừa dữ liệu, kiểm soát dữ liệu chặtchẽ, dễ dàng tìm kiếm và sử dụng dữ liệu, tăng cờng khả năng chia sẻthông tin và bảo mật Muốn vậy thì phân tích viên hệ thống phải kết hợpcác kỹ thuật thiết kế cơ sở dữ liệu hiện đại với những thành tựu của côngnghệ thông tin để phát triển hệ thống thông tin hiện tại nhằm ngày càng

hỗ trợ một cách hiệu quả cho hoạt động của các doanh nghiêp cũng nhnhà quản lý của các doanh nghiệp đó

2 Những yêu cầu mới của nhà quản lý

Những yêu cầu mới của nhà quản lý cũng có thể dẫn tới sự cần thiết củamột dự án phát triển hệ thống thông tin mới Những luật mới của chínhphủ ban hành, việc ký kết một hợp đồng hiệp tác mới, đa dạng hoá cáchoạt động của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh, buộccác doanh nghiệp phải có những phản ứng thích hợp và kịp thời.

3 Sự thay đổi của công nghệ

Hàng ngày trên thế giới không biết bao nhiêu sản phẩm công nghệ mới ra

đời Bởi vậy sự lạc hậu về công nghệ là rất khó tránh khỏi Khi các hệquản trị cơ sở dữ liệu ra đời, nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thốngthông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sửdụng đợc những thành tựu công nghệ mới đó

4 Sự thay đổi sách lợc chính trị

Những thách thức chính trị cũng là một yếu tố ảnh hởng không nhỏ tới sự

ra đời của một hệ thống thông tin Bởi ngời quản lý hiểu rõ tầm quantrọng của việc phát triển một hệ thống thông tin để mở rộng quyền lựccủa mình

Tuy nhiên việc nhận ra một yêu cầu để phát triển một hệ thống thông tin vẫnchỉ là một điều kiện cần cho một sự khởi đầu Để đa ra một quyết định chắcchắn hơn cần có một nhóm các chuyên gia có nhiều kinh nghiệm làm việc tronglĩnh vực tin học nghiên cứu xem xét vấn đề

Ba nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin:

Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có đợc mộtsản phẩm đáp ứng nhu cầu của ngời sử dụng, mà nó hoà hợp vào trong các hoạt

động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính

và thời gian định trớc Không nhất thiết phải theo đuổi một phơng pháp để pháttriển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phơng pháp ta có nguy cơkhông đạt đợc những mục tiêu định trớc.Một hệ thống thống tin là một đối tợngphức tạp, vận động trong một môi trờng rất phức tạp Để làm chủ sự phức tạp

đó, phân tích viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phơng pháp Một phơng pháp đợc định nghĩa nh một tập hợp các bớc và các công cụ chophép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhng dễ quản lý hơn.Phơng pháp đợc đề nghị ở đây dựa vào 3 nguyên tắc cơ sở chung của nhiều ph-

ơng pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin Ba nguyên tắc đólà:

19

 Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình

Đó là ba mô hình: mô hình lôgíc, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lýtrong

 Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng

Đây là nguyên tắc của sự đơn giản hóa Nguyên tắc này nói rằng chúng

ta cần phải hiểu mặt chung trớc khi xem xét chi tiết

 Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi ta phântích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

II các giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống thông tin

Mục đích của việc phát triển hệ thống thông tin là để có đợc một sản

phẩm đáp ứng nhu cầu của ngời quản lý mà nó hoà hợp đợc với hoạt động quản

lý chung của toàn tổ chức đồng thời đòi hỏi chính xác về mặt kỹ thuật tuân thủcác giới hạn về tài chính và thời gian Do đó, việc phát triển nó phải tiến hànhnghiêm túc và có phơng pháp Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là công việcchủ đạo trong quá trình phát triển hệ thống thông tin bao gồm nhiều giai đoạnkhác nhau gồm có 7 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế lô gíc

Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kĩ thuật hệ thống

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu.

- Một dự án phát triển hệ thống không tự động tiến hành ngay sau khi cóbản yêu cầu Vì loại dự án này đòi hỏi đầu t không chỉ tiền bạc, thời gian mà cảnguồn nhân lực, do đó quyết định về vấn đề này phải đợc thực hiện sau cuộcphân tích cho phép xác định cơ hội và khả năng thực thi Sự phân tich này đợcgọi là đánh giá hay thẩm định yêu cầu, đôi khi nó đợc đặt tên là nghiên cứu khảthi và cơ hội

- Đánh giá đúng yêu cầu là quan trọng cho sự thành công của một dự án một sai lầm phạm phải trong giai đoạn này có thể làm lùi bớc trên toàn bộ dự

án, kéo theo những chi phí lớn cho tổ chức

- Đánh giá yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ớc đoán độ lớn của dự án và những thay đổi có thể, đánh giá các tác động của những thay đổi đó, đánh giá tính khả thi của dự án và đa ra những gợi ý cho những ngời chịu trách nhiệm ra quyết

định

- Giai đoạn này phải đựơc tiến hành trong thời gian tơng đối gắn Đó là nhiệm vụ phức tạp vì đòi hỏi ngời phân tích phải nhìn nhận nhanh với sự nhậy bén cao, từ đó xác định những nguyên nhân có thể nhất và đề xuất các phơng ángiải pháp mới, đánh giá đợc tầm quan trọng của những biến đổi, dự báo đợc những ảnh hởng của chúng Vì thế ngời ta thờng giao công việc nay cho những phân tích viên giầu kinh nghiệm

Giai đoạn này có 4 công đoạn:

 Lập kế hoạch

 Làm rõ yêu cầu

 Đánh giá khả năng thực thi

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

2 Giai đoạn phân tích chi tiết

(Giai đoạn phân tích chi tiết chỉ đợc thực hiện khi báo cáo đánh giá yêu cầu

đ-ợc lãnh đạo, nhà quản lý thông qua, chấp nhận)

Mục đích chính của phân tích chi tiết là đa ra đợc các chuẩn đoán về hệthống đang tồn tại, nghĩa là xác định đợc những vấn đề chính của chúng Đồngthời xác định mục tiêu cần đạt đợc của hệ thống mới và đề xuất các yếu tố giảipháp cho phép đạt đợc mục tiêu đó Để thực hiện đợc các công việc trên thìphân tích viên phải hiểu biết sâu sắc về môi trờng hệ thống thông tin phát triển

và hoạt động của hệ thống thông tin

3.0Tìm và lựa chọn các giải pháp

Mô tả về HT mới

Chiến l ợc đề xuất cho HT mới

Ghi chép phỏng vấn , kết quả khảo sát,quan sát, các mẫu Các yêu cầu

HT

Kế hoạch xây dựng HTTT,

lịch phân tích HT, yêu cầu

dịch vụ của HT…

Các bớc của giai đoạn phân tích hệ thống

Có 4 phơng pháp chính để thu thập thông tin:

+ Phỏng vấn

+ Nghiên cứu tài liệu

+ Sử dụng phiếu điều tra

+ Quan sát

Các thông tin về hệ thống thực tại cần thu thập

 Hoạt động chung của hệ thống:

Gồm cả trách nhiệm, ràng buộc về thời gian, khối lợng, sự sắp đặt vị trí vật lý

và các khía cạnh địa vật lý khác

 Dữ liệu vào:

Nội dung, mẫu tài liệu vào, khuôn dạng màn hình thông tin vào, mô tả cácthiết bị nhập nguồn dữ liệu, khối lợng và tần xuất việc nhập vào, chi phí choviệc nhập vào (tài liệu phơng tiện nhân sự)

 Thông tin ra:

Đích đến của thông tin, nội dung và cách tính toán các giá trị nội dung, tầnxuất sản sinh thông tin ra, khuôn dạng, khối lợng và cách đánh giá khuôn dạng,mẫu báo cáo, chi phí cho thông tin ra (tài liệu, phơng tiện, nhân sự)

 Xử lý:

Các thủ tục thu thập và nhập các dữ liệu vào, phơng thức nhập, hợp lệ hoá vàkiểm soát, các thủ tục biến đổi đầu vào, quan hệ giữa các xử lý, ràng buộc vềthời gian, địa điểm thực hiện xử lý, nhân sự thực hiện, vị trí công tác và thờigian thực hiện xử lý, các thiết bị đợc dùng, tài liệu mô tả phơng pháp xử lý, chiphí (nguyên liệu, nhân sự)

 Cơ sở dữ liệu: Nội dung, vật mang, khối lợng, truy nhập (xử lý,

nhân sự, kiểm soát tại chỗ khi truy nhập), cách thứ tổ chức dữ liệu,chi phí về vật liệu

2.2 Mã hóa dữ liệu

Khi xây dựng hệ thống thì việc mã hoá dữ liệu là rất cần thiết nó giúp choviệc nhận diện đối tợng không bị nhầm lẫn, mô tả nhanh chóng các đối tợng,nhận diện các nhóm đối tợng nhanh hơn Các phơng pháp mã hoá cơ bản baogồm: Phơng pháp mã hoá phân cấp, phơng pháp mã hoá liên tiếp, phơng phápmã hoá theo xeri, phơng pháp mã hoá gợi nhớ, phơng pháp mã hoá ghép nối

+ Mã hoá: đợc xem nh việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang

tính qui ớc và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tậphợp những đối tợng cần biểu diễn

+ Mã hiệu: là biểu diễn theo qui ớc, thông thờng là ngắn gọn về mặt

thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể Mã hiệu có thể là kí hiệu, chữcái hoặc những con số mang tính chất ớc lệ

Việc mã hoá dữ liệu có rất nhiều lợi ích:

- Giúp nhận diện không nhầm lẫn các đối tợng.

Nhờ những thuộc tính định danh mà mỗi cá thể đợc nhận diện duy nhất, không gây nhầm lẫn khi có những thuộc tính khác giống nhau

- Mô tả nhanh các đối tợng.

Nhờ phơng pháp mã hoá, mà một chuỗi kí tự dài khó viết, khó nhớ có thể đợcmã hoá thành một dãy hay một kí hiệu ngắn gọn

- Nhận diện nhóm đối tợng nhanh hơn.

Mỗi cá thể có thể dễ dàng đợc xếp vào các nhóm nhờ các kí hiệu nhóm hoặcthể hiện thuộc tính, khía cạnh nhóm

2.3 Mô hình hoá dữ liệu

Để có thể có đợc một cái nhìn trực quan về hệ thống thông tin đang tồn tạicũng nh hệ thống thông tin trong tơng lai ngời ta tiến hành mô hình hoá hệ

23

thống thông tin Hiện nay tồn tại một số công cụ tơng đối chuẩn cho việc môhình hoá hệ thống thông tin đó là sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu

a Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram)

- Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng mô tả hệ thống thông tin theo cách thức

động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ dữ liệu trongthế giới vật lý bằng các sơ đồ

- Các ký pháp của sở đồ luồng thông tin nh sau:

+ Xử lý

Thủ công Giao tác ngời & máy Tin học hoá hoàn toàn

+ Kho lu trữ dữ liệu

b Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram)

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin dới góc độ trừu tợng.Trên sơ đồ chỉ gồm: Các luồng dữ liệu, các xử lý, các lu trữ dữ liệu, nguồn và

đích nhng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tợng chịu trách nhiệm

xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để

làm gì

- Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu DFD

Có 4 loại ký pháp cơ bản sau: Thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữliệu

Tài liệu

- Các mức của sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

Sơ đồ DFD thừơng đợc phân cấp từ cao xuống thấp:

2.4 Đề xuất giải pháp và chuẩn bị trình bày báo cáo

Sau khi thu thập và mô hình hoá dữ liệu của hệ thống thực tại, phân tíchviên xây dựng mô hình vật lý ngoài và mô hình lô gíc Từ đó dự đoán tồn tại cầnkhắc phục hệ thống hiện tại

Công việc tiếp theo sau khi chuẩn đoán khuyết tật của hệ thống cũ là phải

đa ra các giải pháp để giải quyết các vấn đề Từ đó xác định mục tiêu mới của

hệ thống thông tin mới

3 Giai đoạn thiết kế lô gíc

(Giai đoạn thiết kế lô gíc đợc thực hiện sau khi báo cáo của giai đoạn phân tích chi tiết đợc phê chuẩn)

Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xác nhữngcái mà mà hệ thống mới phải làm để đạt đợc những mục tiêu đã đợc thiết lập từgiai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn luôn tuân thủ đợc những rằng buộc của môitrờng Sản phẩm của quá trình này là các sơ đồ DFD, sơ đồ cấu trúc dữ liệuDSD, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích lôgíc của từ điển hệ thống Môhình này phải đợc những ngời sử dụng xem xét và thông qua đảm bảo rằngchúng đáp ứng tốt các yêu cầu của họ.

Các bớc của giai đoạn thiết kế lô gíc theo trật tự sau: Thiết kế cơ sở dữ liệu,thiết kế xử lý và thiết kế các dòng vào

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Để xác định đợc một cơ sở dữ liệu chuẩn (không thừa và không thiếu dữ liệu,cung cấp đầy đủ và chính xác theo nhu cầu ngời sử dụng là việc rất khó) Việcnày không chỉ đòi hỏi ngời phân tích viên thiết kế có kinh nghiệm và kiến thức

mà còn phụ thuộc vào quy mô và sự giúp đỡ của tổ chức, ngời mà sau này sẽtrực tiiếp sử dụng hệ thống thông tin

Có hai phơng pháp đợc sử dụng chủ yếu để thiết kế cơ sở dữ liệu Đó là thiết

kế từ đầu ra và phơng pháp mô hình hoá

 Phơng pháp thiết kế cơ sở dữ liệu từ đầu ra:

Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệthống là phơng pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu Các bớc

chi tiết khi thiết kế cơ sở dữ liệu đi từ các thông tin đầu ra:

Bớc 1: Xác định các đầu ra.

+ Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

+ Nội dung, khối lợng, tần suất và nơi nhận chuúng

Bớc 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng

đầu ra

Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra:

Trên mỗi thông tin đầu ra có nhiều phần tử thông tin gọi là các thuộc tính.Nhiệm vụ của phân tích viên hệ thống là phải liệt kê toàn bộ các thuộc tínhthành một danh sách sau đó tiến hành phân tích

+ Đánh dấu các thuộc tính lặp: Là những thuộc tính có thể nhận nhiều giátrị dữ liệu Những thuộc tính lặp ký hiệu là R(Repeatable).

+ Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh: Là những thuộc tính đợc tính toán rahoặc suy ra từ những thuộc tính khác Những thuộc tính này đợc kí hiệu bằngchữ S (Secondary) Những thuộc tính thứ sinh thì sẽ loại bỏ khỏi danh sách

+ Những thuộc tính không phải thứ sinh thì là những thuộc tính cơ sở Gạch chân các thuộc tính khoá là những phần tử định danh cho đối tợng thông tin

Thực hiện chuẩn hoá dữ liệu :

+ Khái niệm chuẩn hoá dữ liệu

- Chuẩn hoá dữ liệu là quá trình khoả sát danh sách thuộc tính, phân tíchchúng để đa về một dạng sao cho:

- Không có sự lặp lại các thuộc tính ở các bảng khác nhau trừ thuộc tínhkhoá và thuộc tính kết nối

- Loại bỏ những thuộc tính có nhiều giá trị là kết tính toán của các thuộctính khác

- Không mang nhiều nghĩa với nhiều ngời sử dụng Tức là không có vaitrò giống nhau giữa các tập thực thể

+ Phụ thuộc hàm

(Phụ thuộc hàm là khái niệm quan trọng khi xem xét chuẩn hoá)

- Với mọi giá trị của khoá tại thời điểm đang xét chỉ có tơng ứng một giátrị cho từng thuộc tính khác trong bảng

- Nếu có thuộc tính không phụ hàm vào khoá thì nó phải nằm trong một

bảng thực thể khác Quá trình chuẩn hoá đợc thực hiện trên khái niệmphụ thuộc hàm

+ Thực hiện chuẩn hoá mức 1(1.NF)

27

- Chuẩn hoá múc 1 (1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không

đ-ợc phép chứa những thuộc tính lặp Nếu có thuộc tính lặp thì phải tách các thuộctính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa quản lý

- Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng vàthêm thuộc tính định danh của danh sách gốc

+Thực hiện chuẩn hoá mức 2(2.NF)

- Chuẩn hoá mức 2 (2.NF) quy định rằng, trong danh sách mỗi thuộc tínhphải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần tửkhoá Nếu có sự phụ thuộc nh vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộchàm vào bộ của khoá thành một danh sách mới

- Lấy bộ phận khoá này làm khoá mới cho danh sách mới Đặt cho danhsách đó một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danhsách

+ Thực hiện chuẩn hoá mức 3(3.NF)

- Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong danh sách không đợc phép có sựphụ thuộc bắc cầu giữa các hệ thống thông tin Nếu có thuộc tính Z phụ thuộchàm vào thuộc tính Y và thuộc tính Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúngvào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X

- Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới

 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá

Các khái niệm cơ bản:

+ Thực thể (Entity):Là những đối tợng cụ thể hoặc trừu tợng trong thế

giới thực mà ta muốn lu trữ thông tin về chúng Một thực thể có thể là nhân sự,

tổ chức, có thể là tài sản hữu hìnhững hoặc vô hình Nhng nó là một tập hợp các

đối tợng có cùng đặc trng chứ không phỉa một đối tợng riêng biệt

Trong thực tế khi thiết kế cơ sở dữ liệu ta thờng biểu diễn thực thể bằng mộthình chữ nhật có ghi tên thực thể bên trong

+ Liên kết (Association): Một thực thể trong thực tế không tồn tại riêng

biệt, độc lập với các thực thể khác mà giữa chúng có sự liên kết qua lại vớinhau Cũng có thể là gọi chúng là có quan hệ với nhau Khái niệm liên kết hayquan hệ đợc dùng để trình bày, thể hiện mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể

+ Số mức độ của liên kết: Để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản lý của hệ

thống thông tin, ngoài việc biểu diễn liên kết thực thể nàu với thực thể khác ra

sao còn phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tơng tác với mỗi lần xuấtcủa thực thể B và ngợc lại Sau đây là các loại liên kết thực thể thờng gặp

Các mức độ của liên kết:

1@N Liên kết loại Một – Nhiều

Mỗi lần xuất của thực thể A đợc liên kết với một hoặc nhiều thực thể B và mỗilần xuất của thực thể B chỉ có thể liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thểA

N@N Liên kết loại Nhiều – Nhiều

Mỗi lần xuất của thực thể A đợc liên kết với một hoặc nhiều thực thể B và mỗilần xuất của thực thể B đợc liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A

+ Khả năng chọn liên kết

Là cách thức tham gia liên kết, trong thực tế có thể những lần xuất của thựcthể A không tham gia vào trong liên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể

B Đây là khả năng tuỳ chọn liên kết

+ Chiều của một liên kết

Chỉ ra số lợng các thực thể tham gia vào liên kết (quan hệ).Có 3 loại quan

hệ :Quan hệ 1 chiều, Quan hệ 2 chiều, Quan hệ nhiều chiều

- Quan hệ một chiều: là quan hệ mà mỗi lần xuất của một thực thể đợcquan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó

- Quan hệ hai chiều: là quan hệ mà trong đó có hai thực thể liên kết vớinhau

- Quan hệ nhiêù chiều: là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể thamgia

+ Thuộc tính:

Để mô tả các đặc trng của một thực thể hoặc một quan hệ Có 3 loại thuộc

tính: Thuộc tính định danh, thuộc tính mô tả và thuộc tính quan hệ

- Thuộc tính định danh (Identifier) là thuộc tính dùng để xác định mộtcách duy nhất một lần xuất của thực thể

- Thuộc tính mô tả (Description) dùng để mô tả về thực thể

29

- Thuộc tính quan hệ (Relationship) dùng để chỉ đến một lần xuất nào đótrong thực thể có quan hệ.

+ Qui tắc:

Một quan hệ đợc định danh bằng việc ghép định danh của các thực thể tham

gia vào quan hệ

Chuyển đổi sơ đồ khái niệm dữ liệu sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu

- Sau khi phân tích viên có đợc sơ đồ luồng dữ liệu mô tả hoạt động của doanhnghiệp thì cần chuyển đổi thành sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD)

- Mô hình chuyển đổi các mô hình quan hệ thực thể sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu.

Chuyển đổi các quan hệ một chiều

- Chuyển đổi quan hệ một chiều loại 1@N

Từ một quan hệ loại 1@N ta tạo ra hai tệp, mỗi tệp ứng với một thực thể đó.Khóa của bảng là thuộc tính định danh của thực thể Quan hệ sẽ đợc thể hiệnbằng cách nhắc lại khoá nh là một thuộc tính không khoá Giá trị mà ta sử dụnghai lần có thể rỗng nếu quan hệ là tuỳ chọn

- Chuyển đổi quan hệ một chiều loại N@N

Một quan hệ một chiều loại N@N đợc chuyển thành hai tệp, một tệp mô tảthực thể và một tệp mô tả quan hệ Khoá của tệp mô tả quan hệ đợc tạo thành từhai định danh của hai thực thể

Chuyển đổi quan hệ hai chiều

- Quan hệ hai chiều loại 1@N

Trờng hợp này ta chỉ rạo ra hai tệp Mỗi tệp ứng với một thực thể Khoá củatệp ứng với thực thể có số mức quan hệ 1 đợc dùng nh khóa quan hệ trong tệpứng với thực thể có mức quan hệ N Khoá của quan hệ có thể nhận giá trị rỗngnếu thực thể có số mức N là tuỳ chọn trong quan hệ

- Quan hệ hai chiều loại N@N

Trong trờng hợp này ta phải tạo ra ba tệp: Hai tệp mô tả hai thực thể và mộttệp mô tả quan hệ Khoá của tệp mô tả quan hệ đợc tạo thành bởi việc ghépkhoá của các thực thể tham gia vào quan hệ

3.2 Thiết kế và xử lý lô gíc

- Để làm rõ quan hệ trong cơ sở dữ liệu

- Làm rõ những yếu tố thông tin mang tính chất nh: Ai thực hiện? Thực hiệnkhi nào? ở đâu? và nh thế nào?

- Một hệ thống thông tin bao gồm các xử lý liên quan đến 3 loại hoạt động Đólà: thực hiện tra cứu thông tin, Cập nhập dữ liệu, Hợp lệ hoá dữ liệu Vì vậy giai

đoạn này cần quan tâm xem hệ thống làm gì và để làm gì?

4 Đề xuất các ràng buộc tin học và tổ chức

Xác định các ràng buộc tin học và tổ chức

- Ràng buộc về tổ chức

- Các ràng buộc về tin học

Xây dựng các phơng án giải pháp

- Xác định biên giới cho phần tin học hoá

- Phân chia phần thủ công và phần tin học hoá của hệ thống thông tin

- Phân tích đa tiêu chuẩn

Xác định các tiêu chuẩn cần xem xét.

- Cho mỗi tiêu chuẩn một trọng số thể hiện tầm quan trọng Cho điểm

đối với từng phơng án thang điểm từ 0 đến10

- Tính điểm cho từng tiêu chuẩn bằng cách nhân trọng số với mức cần

đánh giá

- Cộng điểm cho mỗi phơng án

- Tổng điểm của từng phơng án là chỉ tiêu tổng hợp để so sánh, đánh giácác phơng án với nhau

5 Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài

Thiết kế các đầu vào: Lựa chọn phơng tiện nhập dữ liệu phù hợp Nhập từ

tài liêu nguồn qua thiết bị cuối, nhập liệu qua âm thanh, tiếng nói hay mã số, mãvạch Từ đó thiết kế màn hình nhập liệu cho phù hợp

31

Thiết kế vật lý các đầu ra: Các đầu ra trên màn hình, các đầu ra trên giấy và

các đầu ra khác Mỗi loại đầu ra có những đặc điểm riêng do đó cần thiết kế chophù hợp

Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá: Đây chính là công việc

thiết kế giao tác giữa ngời và máy, nếu việc thiết kế này kém có thể dẫn đếnnhiều hạn chế trong việc sử dụng hệ thống

+ Giao tác bằng tập hợp lệnh

+ Giao tác bằng các phím trên bàn phím

+ Giao tác qua thực đơn

+ Giao tác thông qua các biểu tợng

6 Triển khai hệ thống thông tin

Gồm các bớc:

Thiết kế vật lý trong

Mục tiêu của thiết kế vật lý trong là nhằm đảm bảo độ chính xác của thông tin,tính mền dẻo và ít chi phí Bao gồm các thiết kế sau:

+ Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong: Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong

nhằm mục đích tìm cách tiếp cận với dữ liệu nhanh và có hiệu quả Có 2 ph ơngthức quan trọng để đạt đợc mục đích trên là chỉ số hoá cá tệp và thêm dữ liệu hỗtrợ các tệp

+ Thiết kế vật lý trong các xử lý: Để thực hiện tốt các thiết kế xử lý cho

phép viết tốt các chơng trình sau này IBM đã đa ra phơng phức IPT – HIPO(kỹ thuật phát triển chơng trình phân cấp theo Vào – Xử lý – Ra.)

Một số khái niệm cơ sở:

Sự kiện: là một việc thực khi đến nó làm khởi sinh việc thực hiện một hoặc

nhiều xử lý nào đó

Công việc: Là xử lý có chung sự kiện khởi sinh.

Tiến trình: là dãy các công việc mà các xử lý bên trong của nó nằm bên trong

cùng một lĩnh vực nghiệp vụ

Pha xử lý: Là tập hợp các nhiện vụ có tính đến các yếu tố tổ chức và thực hiên

chúng

Module xử lý: Là một xử lý cập nhật hoặc tra cứu bê trong của một pha và thao

tác với số lợng tơng đối ít dữ liệu Đây là cách chia nhỏ các pha xử lý

Yêu cầu xử lý với ít dữ liệu là một khái niệm tơng đối , tuỳ thuộc vào một sốnhững tiêu chuẩn khác và nhiều khi mang tính chủ quan của nhà thiết kế

32Công việc

Sơ đồ pha xử lý

- Lập trình: Sau khi đã thiết kế vật lý trong xong thì công việc tiếp theo là

lập trình để xây dựng chơng trình máy tính Thực chất của công việc này làchuyển đổi các thiết kế vật lý của hệ thống thành chơng trình máy tính

- Thử nghiệm chơng trình: Sau khi chơng trình đã đợc hoàn thành nó cần phải

đợc thử nghiệm nhằm kiểm tra xem nó có đạt đợc các yêu cầu mà hệ thống đa

ra hay không, phát hiện các lỗi trong quá trình vận hành để tìm cách khắc phục.ngoài ra trong quá trình phát triển hệ thống thông tin, ngời ta còn tiến hành cáccông đoạn khác nh : cài đặt và vận hành, đào tạo sử dụng, bảo trì

7 Giai đoạn cài đặt bảo trì và khai thác hệ thống thông tin

Cài đặt

Đây là quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới sao cho khônggây sáo trộn tổ chức quá nhiều Nên kết hợp các phơng pháp cài đặt và triểnkhai hợp lý.Cài đặt từng phần, cài đặt đồng bộ sau khi cài đặt xong tiến hànhChuyển đổi các tệp cơ sở dữ liệu Đây là công đoạn quan trọng nhất là đối với

những hệ thống thông tin cải tiến từ hệ thống cũ Sau cùng là khai thác và bảo trì: Đây là công việc của tổ chức tiến hành sử dụng và khai thác hệ thống thông

tin Đa kết quả của các bớc trên vào sử dụng

Đánh giá của ngời sử dụng và tổ chức

Đây là những đánh giá rất quan trọng và có ý nghĩa thực hiện cao Nó là một cơ

sở để các nhà phân tích thiết kế hệ thống tiếp tục cải tiến và phát triển hệ thốngthông tin

Nh vậy phát triển hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đangtồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tíchmột hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh hoá chúng để đa ra đợcchuẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ

33

thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hìnhlôgíc, mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện hệ thống thông tinliên quan tới xây dựng vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sangmô hình tin học Cài đặt một hệ thống thông tin là tích hợp nó vào tổ chức.

Bao gồm nội dung chính sau:

 Khảo sát hệ thống : Khảo sát thực tế các hoạt động liên quan tới hêthống quản lý bán hàng, nêu những vấn đề cần khắc phục và đa raphơng án giải quyết

 Phân tích chi tiết: Phân tích chức năng của hệ thống quản lí bánhàng, phân tích luồng dữ liệu, đa ra các sơ đồ BFD, DFD

 Thiết kế lôgíc: Thiết kế cơ sở dữ liệu dùng trong thực tế, xây dựngmô hình quan hệ thực thể, thiết kế giao diện, thiết kế các đầu ra.

I Khái quát chung về HTTT quản lí bán hàng

1 Khái quát:

Nh phần giới thiệu đề tài đã nhắc tới, mục tiêu của đề tài này là xây dựngmột hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản lí bán hàng cho các đơn vị hoạt

động kinh doanh hàng hoá Vì vậy ở phần này sẽ đi sâu vào khảo sát cơ cấu

tổ chức cũng nh các hoạt động chính của các đơn vị kinh doanh hàng hoá.Thực tế cho thấy công việc chính của hệ thống thông tin quản lí bán hàngcủa các đơn vi kinh doanh là quản lí thông tin liên quan tới hoạt động bánhàng, ví dụ nh: Thông tin về hàng hoá, nhà sản xuất, khách hàng, đối thủcạnh tranh

Thông tin đầu vào của hệ thống gồm các thông tin về hàng hoá, thông tin

về khách hàng, nhà cung cấp, các hoạt động mua bán hàng, các hoạt độngthu chi Trên cơ sở đó đa ra các số liệu về tình hình hoạt động kinh doanhcủa các đơn vị báo cáo lên các cấp lãnh đạo và các phòng ban để thuận tiệncho việc quản lí và hoạch định chiến lợc kinh doanh phù hợp Ngoài ra hệthống còn cung cấp thông tin cho các đối tác làm ăn, các nhà đầu t, các cấpquản lí nhà nớc

Với tình hình kinh doanh năng động hiện nay các cấp lãnh đạo của các

đơn vi rất cần những thông tin chính xác đầy đủ kịp thời, không chỉ là cácbáo cáo định kỳ mà là các thông tin thờng xuyên khi cần là phải có Điều

35

này không thể thực hiện đợc nếu chỉ dựa vào hệ thống thủ công Điều này

đòi hỏi cấp lãnh đạo của đơn vị đầu t phát triển hệ thống thông tin phù hợp

2 Cơ cấu tổ chức.

Với các đơn vị hoạt động kinh doanh hàng hoá khác nhau thờng có cơ cấu

tổ chức khác nhau nhng thông thờng đợc tổ chức theo sơ đồ sau:

Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức của các đơn vị hoạt động kinh doanh hàng hoá

3 Các hoạt động chính:

a Hoạt động quản lí thông tin.

Thông tin cần quản lí của hệ thống bao gồm các thông tin:

- Thông tin về khách hàng: Đây là những thông tin liên quan tới bán hàng của đơn vị nh nhà cung cấp, khách hàng mua hàng Thông tin về mỗi

đối tợng gồm có: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại , mã thuế

- Thông tin về mặt hàng gồm: Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính,thuế giá trịgia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt… Vì vậy việc xây dựng các

- Thông tin về các nghiệp vụ xuất nhập hàng hoá nh hoá đơn bán hàng,hoá đơn nhập hàng Đối tợng này ta phải quan tâm tới các thông tin sau:Mã số chứng từ, thời điểm xảy ra nghiệp vụ, tên khách hàng mua và bán,loại tiền tệ đợc sử dụng trong nghiệp vụ, các loại hàng hoá đợc mua hoặcbán

Ban giám đốc

Phòng kế

hoạch

Phòng kinh doanh

Phòng kế toán

Phòng kỹ thuất

- Thông tin về hoạt động quản lí tiền mặt nh hoạt động thu tiền, chi tiền,các hoạt động tài chính liên quan Đối tợng này có các loại thông tin sau:Mã số phiếu (phiếu thu, phiếu chi ) số tiền, ngày xẩy ra nghiệp vụ.

Đây là những thông tin cần thiết mà dựa trên cơ sở đó hệ thống có thể thiếtlập các báo cáo cung cấp cho ban giám đốc, phòng kế toán, phòng nhân lực,phòng kế hoạch Những thông tin này đợc quản lí chặt chẽ cung cấp thông tincho đúng đối tợng tránh tình trạng lộ bí mật hoạt động kinh doanh của đơn vị.Hoạt động này thực chất là cung cấp quyền truy cập hệ thống cho các đối tợng

sử dụng dới hình thức cung cấp tài khoản sử dụng

b Hoạt động quản lí kinh doanh.

Phòng kế hoạch đảm nhiệm chức năng tổng hợp số liệu từ các bộ phậnchức năng trong đơn vị, phân tích tình hình nội bộ, kết hợp với các thu nhập, xử

lí các thông tin về tình hình thị trờng, khách hàng, đối thủ cạnh tranh Trên cơ

sở đó, phòng sẽ lên kế hoạch, hoạch định chiến lợc từng kì cho toàn đơn vị.Phòng kinh doanh đảm nhiệm chức năng thu thập các số liệu về tình hìnhthị trờng kinh doanh: Tình hình khách hàng thờng xuyên, tình hình khách hàngtiềm năng, các nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh để báo cáo cho phòng kế hoạchbiết, đồng thời phòng kinh doanh có nhiệm vụ thực hiện các chính sách vềkhách hàng

c Hoạt động quản lí xuất nhập hàng.

Tại mỗi kho hàng phải có thủ kho chuyên trách quản lí hàng hoá xuất nhậpkho Khi có yêu cầu nhập hàng thủ kho thực hiện nhiệm vụ kiểm tra xem hàngthực tế có đúng nh trên giấy tờ không Khi hàng đợc xác nhận là hợp lý thủ khothực hiện viết và ký rồi nhập hàng vào kho

Khi có giấy yêu cầu xuất hàng, thủ kho thực hiện kiểm tra xem hàng tồntrong kho có đáp ứng nhu cầu xuất hàng không, kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờyêu cầu xuất kho Khi yêu cầu đợc chấp nhận thủ kho viết phiếu xuất rồi xuấthàng Trong trờng hợp hàng trong kho không đủ bán, thủ kho có trách nhiệmthông báo cho phòng kinh doanh biết để tiến hành đặt mua hàng hoá từ nhàcung cấp

37

Nhân viên kế toán nhiệm vụ định khoản cho các phiếu xuất, phiếu nhập

định kỳ hàng tháng, phòng kế toán lập báo cáo về hoạt động của kho hàng nh:Báo cáo chi tiết hàng xuất kho, báo cáo chi tiết hàng nhập kho, báo cáo hàng tạikho Đồng thời, phòng kế toán còn có nhiệm vụ tính toán lợng tồn cuối kỳ dựatrên cơ sở số d đầu kỳ, số nhập, xuất bán trong kỳ của từng mặt hàng, sau đólập báo cáo cân đối hàng hoá để nộp lên lãnh đạo

Hàng quý, kế toán thực hiện việc kiểm kê tình hình hàng hoá tại kho, xem

có khớp về mặt số lợng với giấy tờ hay không, đồng thời kết hợp với thủ khokiểm tra chất lợng hàng hoá để thực hiện chuẩn hoá chuyển khoản hàng tổnthất Trên cơ sở đó phòng kế toán phải lập biên bản kiểm kê kho để nộp cho cáccấp lãnh đạo

d Hoạt động quản lý tiền mặt.

Dựa trên cơ sở các phiếu thu, piếu chi, hoá đơn bán hàng, phòng kế toánlập bảng thu chi tiền mặt từng ngày, báo cáo thu chi trong ngày và váo sổ cáitheo từng tài khoản mỗi ngày, định kỳ hàng tháng, quý, năm phòng kế toán lậpbáo cáo chi phí, doanh thu

Trên cơ sở theo dõi từng mặt hàng nhập xuất, phòng kế toán cuối tháng cónhiệm vụ tổng kết để tính toán lợi nhuận, lập báo cáo tình hình lãi cho lãnh đạo

và phòng kế hoạch để có chính sách mặt hàng phù hợp tình hình hoạt động kinhdoanh của đơn vị và của thị trờng liên quan

Phòng kế toán cũng đảm nhiệm công việc kiểm soát tình hình công nợ của

đơn vị bao gồm các khoản phải thu và các khoản phải trả Việc kiểm soát về mặtcông nợ cho phép phòng kế toán xúc tiến thực hiện việc xuất tiền thanh toáncho khách hàng cũng nh thu tiền nợ của khách hàng đến hạn phải trả

II Bài toán và phơng án giải quyết

1 Bài toán.

Hiện nay công việc quản lí bán hàng thờng đợc thực hiện bằng phơng pháp thủcông, Các hoạt động trình bầy trên thờng đợc thực hiện bằng phơng pháp thủcông dẫn tới những bất cập sau:

- Tốc độ cấp nhật, xử lí không cao, không đáp ứng đợc nhu cầu cần báo cáo

đột xuất của ban lãnh đạo