Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin thu tiền ở một siêu thị

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin thu tiền ở một siêu thị

Lời nói đầu

Nh chúng ta đã biết việc quản lý thu tiền ở các cửa hàng nhỏ đa phần đềuquản lý một cách thủ công Tuy nhiên đối với một siêu thị thì việc quản lýthu tiền bằng thủ công thì rất khó khăn, vì quy mô của siêu thị rất lớn, lợngkhách hàng phải phục vụ rất cao do vậy việc áp dụng tin học vào công tácquản lý vấn đề thu tiền ở siêu thị là rất cần thiết.

Với mục đích tìm hiểu và tiếp cận dần với các vấn đề quản lý thực tế vàđa ra một vài ý kiến của mình sau khi nghiên cứu đề tài tự chọn em đã chọn

đề tài Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin thu tiền ở một siêu thị > ”.Do năng lực và thời gian có hạn nên không khỏi sai sót và khiếm khuyết vậyem mong đợc sự đóng góp ý kiến của các thầy, các cô

Em xin trân thành cảm ơn thầy Trơng Văn Tú cùng các thầy các cô trongkhoa Tin Học Kinh Tế đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành đề tài này

Phần 1

Giới thiệu chung

1 Giới thiệu chung về khung cảnh đề tài

Trong thời đại ngày nay tin học hoá các công tác quản lý là một vấn đềcấp bách nh: công tác quản lý th viện, quản lý nhân lực Vấn đề thutiền trong siêu thị cũng rất cần đợc tin học hoá vì:

 Giảm đợc thời gian cho khách hàng, không để họ chờ quá lâu chocông tác tính tiền thủ công.

 Tăng độ chính xác, giảm thiểu các sai sót có thể sảy ra khi tính tiềncho khách.

 Dễ dàng kiểm soát đợc lợng hàng hoá bán ra, mua vào, lợng hàngtồn kho

 Các sổ sách, báo cáo về tình hình bán hàng, mua hàng, doanh thubán hàng, chi phí mua hàng đợc đa lên cho giám đốc siêu thị mộtcác chính xác và kịp thời.

 Rút ngắn đợc thời gian lên sổ sách, viết báo cáo, kiểm kê hànghoá

Một điều cần lu ý là muỗn sử dụng đợc hệ thống thông tin vào việc quảnlý công tác thu tiền trong siêu thị thì các nhân viên thu tiền phải biết cáckỹ năng cơ bản về tin học.

2 Nội dung thực hiện.

- Một hoá đơn có thể bao gồm nhiều mặt hàng bán, cùng hoăckhác chủng loại hàng.

- Báo cáo hàng bán đợc liên kết với hoá đơn bán hàng.

- Mỗi hoá đơn bán hàng đều phải ghi rõ những thông tin sau: Sốhoá đơn, ngày lập hoá đơn, nhân viên lập hoá đơn, và mã hànghoá, tên hàng hoá, số lợng, đơn giá, và số tiền thanh toán trên1 hoá đơn.

2.2 Nội dung thực hiện đối với phần mềm chức năng quản lý hàng hoá.2.2.1 Nội dung thực tế quản lý kho.

 Nhập kho: hàng hoá đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau với cácchủng loại rất đa dạng Khi hàng hoá nhập kho cần phải lập chứngtừ với các nội dung sau: Số chứng từ, mã hàng, tên hàng, mã loại,đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, nhà cung cấp, ngày nhập, thứ tựhàng mua, cán bộ mua hàng ngoài ra còn có chữ ký của các bộphận có liên quan.

 Xuất kho: Chứng từ xuất kho là hoá đơn bán hàng.

 Tồn kho: Bao gồm các nội dung sau: Thời điểm(ngày, tháng, năm),tên hàng, mã hàng, mã nhóm, số lợng tồn, đơn giá, thành tiền.2.2.2 Yêu cầu đối với phần mềm quản lý kho

- Dễ sử dụng.- Tra cứu nhanh.

- Khai thác dữ liệu thuận tiện, chính xác, hiệu quả cao. Đối với liên kết sản phẩm tồn Cơ sở liên kết dữ liệu nhập, xuất, tồn

nên sử dụng mã số theo chữ số liên tiếp (VD: 008823 ) bởi vì sốlợng hàng hoá rất lớn(khoảng 800 loại) trong đó có khoảng 650loại là ổn định( ít thay đổi giữa các tháng) làm nh vậy sẽ khắc phụcđợc hiện tợng trùng mã, nhng để bảo đảm tra cứu nhanh trong quátrình nhập, xuất hàng hoá thì cần tra cứu theo tên hàng hoá sau đó

chọn mã số quản lý(tự đặt) Vd: Khi xuất bán 1 chai dầu gội đầuFeather 200 ml(có mã số 008823) chỉ việc gọi tên, tức là đánh chữ>Feather 200 ml” là ta có đợc mã số 008823 để làm cơ sở cho việctrừ lợng tồn kho khi xuất hàng, và cộng vào khi nhập hàng Có ýkiến cho rằng nên sử dụng ngay mã hàng hoá của nhà sản xuất đểlàm cơ sở liên kết, với thực tế hiên nay đang sử dụng rất nhiều hànghoá không có mã, do vậy rất khó để làm điều này.

 Với phần nhập kho Chơng trình phải đảm bảo đợc:

- Xem phần hàng nhập, ngày nhập, hàng nhập từ đến

- In ra chứng từ nhập hàng hàng ngày của từng nhà cungcấp(để duyệt và lu trữ).

- Tổng hợp chứng từ nhập hàng ngày của từng nhà cungcấp, từng loại sản phẩm.

3 Thời gian thực hiện

Thời gian thực hiện từ 28/8/2002 đến 25/8/2002.

Phần 2

Quá trình phân tích và thiết kế hệ thốngthông tin thu tiền bán hàng tại siêu thị 1E

trờng chinh

I.1 Giai đoạn 1: Thiết kế khả thi sơ bộ

I.1.1 Tên dự án: Xây dựng hệ thống thông tin thu tiền bán hàng tại siêuthị

I.1.2 Cơ quan yêu cầu: Giám đốc siêu thị Vũ Đình Chiến.I.1.3 Mô tả dự án:

Siêu thị 1E Trờng Chinh đợc thành lập ngày 22/11/2000 vơí khuônviên rộng 500 m2 1 căn nhà 4 tầng rộng 300 m2 đợc đa vào khai thác.

 Có hơn 700 hàng hoá khác nhau đợc chia làm 11 nhóm:- (01) Quần áo.

- (02) Dầy dép, cặp , túi sách.- (03) Đồ trang sức.

- (04) Đồ chơi trẻ em.- (05) Dụng cụ gia đình.- (06) Hàng mĩ phẩm.

- (07) Các loại thực phẩm khô.- (08) Các loại thực phẩm tơi sồng.

- (09) Đồ dùng học sinh.- (10) Đồ trang trí.

- (11) Các hàng hoá tạp phẩm khác. Sơ đồ bố trí hàng hoá trong siêu thị.

Tầng 1: Chứa các loại hàng hoá thực phẩm tơi và khô (thuộcnhóm hàng 07 và 08).

Tầng 2: Chứa các nhóm hàng (03,04,05,06,09,11).Tầng 3: Chứa các nhóm hàng(01,02,10).

Tầng 4: Là phòng giải trí với nhiều trò chơi điện tử hiện đại.Hiện tại sau khi mới thành lập và đi vào hoạt động các nhân viên tính tiềndựa vào phần mềm mua lại của một siêu thị khác, do vậy nó không phùhợp với môi trờng làm việc ở đây , thờng xuyên bị mộit số lỗi về phơngpháp tính tiền, tính tiền sai, do vậy tạo phản ứng không tốt từ phía kháchhàng.

Sơ đồ DFD

lập hoá đơn, xử lý thu tiềnHàng đã

Phiếu xuất

I.1.4 Giải pháp.

 Tin học hoá cả 4 khối xử lý.

 Phần cứng: 7 máy PC đợc kết nối thành mạng cục bộ (LAN),không có máy chủ, 1 máy in.

 Phần mềm: Hệ điều hành Windows ME, MS Office2000 và một sốphần mềm ứng dụng nhỏ khác nh( Font chữ ABC, một số trò chơigiải trí nhỏ )

 Tổng sỗ kinh phí

- 7 máy PC (mỗi máy 8 triệu ) 56 triệu.- 1 máy in 4 triệu.

- Phần mềm 10 triệu.- Đào tạo 1 triệu.- Quản lý 1 triệu.

Tổng số chi phí phải chi ra 72 triệu.

Thời gian thch hiện giai đoạn 1 từ 01/9/2002 đến 08/9/2002.

I.2 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

I.2.1 Đội ngũ cán bộ phân tích:

3.0Nhập hàng 4.0

Tổng hợp thu, chi

Nhà cung cấpPhiếu thu

tiềnPhiếu chi

- 2 phân tích viên:(Trần Văn Sung và Phạm Đăng Thành)- 1 cán bộ quản lý siêu thị: Nhân viên Phạm Thanh Phơng. Xác định các phơng pháp thu thập thông tin.

- Phỏng vấn

1- Giám đốc siêu thị: Vũ Đình Chiến.2- Nhân viên kế toán: Phạm Thu Hơng.3- Nhân viên bán hàng: Nguyễn Thu Trang.

4- Nhân viên phụ trách nhập hàng: Phạm Đăng Thịnh.5- Nhân viên quản lý kho: Lê Văn Hạnh

3- Danh mục hàng hoá.

4- Các báo cáo tài chính có liên quan.

5- Các dự án phát triển siêu thị trong tơng lai.Thời gian thực hiện từ 08/9/2002 đến 18/9/2002.

I.2.2 Môi trờng hệ thống. Môi trờng ngoài

1- Hoạt động trong lĩnh vực thơng mại.

2- Trong giai đoạn hiện nay vấn đề văn minh trong mua sắm ngàycàng đợc nâng cao, do vậy việc các siêu thị lần lợt ra đời phảnánh một cách tích cực vấn đề an toàn và văn minh trong việcmua sắm hàng hoá.

 Môi trờng trong hệ thống:

1- Nhiệm vụ của siêu thị là cung cấp hàng hoá phục vụ ngời tiêudùng một cách văn minh nhất, lịch sự nhất đáp ứng tối đa nhucầu của khách hàng trong điều kiện có thể Và tạo ra sự an toànkhi mua sắm.

2- Siêu thị 1E Trờng Chinh mới đợc xây dựng và đi vào hoạt độngtháng 11/2001, do vậy mục tiêu của ban lãnh đạo siêu thị là sẽmở rộng lĩnh vực kinh doanh sang các lĩnh vực khác nữa nh điệtử, điện máy không những vậy họ còn đa ra chính sách nhằmphục vụ tốt hơn nữa đối với nhu cầu của khách hàng.

3- Siêu thị có 20 cán bộ công nhân viên trong đó: 1 Giám đốc, 1 kếtoán, 5 nhân viên thu tiền (làm việc theo ca), 5 nhân viên bảo vệvà 7 nhân viên phụ trách việc khuân vác và xắp xếp hàng hoátrong siêu thị, 1 nhân vên phụ trách vấn đề quản lý hàng tồnkho

 Tiến hành phỏng vấn.

1- Phỏng vấn nhân viên bán hàng.

Họ và tên: Nguyễn Thu Trang Đích

Nguồn thông tin vàoChức vụ: Nhân viên thu tiền bán hàng thông tin ra

2- Phỏng vấn nhân viên quản lý kho Khách hàng

Lập hoá đơn, xử lý thu tiềnHàng hoá

đã chọnHoá đơn bán hàng

Phiếu xuất

Phiếu thu tiền

Bc bán hàng

Nv quản lý kho

Nv Kế toánHồ sơ

hàng bán

Lập báo cáo bán hàng

Giàm Đốc

Hä vµ tªn: Lª V¨n H¹nh §Ých

Nguån th«ng tin vµoChøc vô: Nh©n viªn qu¶n lý kho th«ng tin ra

3- Pháng vÊn nh©n viªn kÕ to¸n

LËp b¸o c¸o thu chi

Giµm §ècPhiÕu

PhiÕu chiPhiÕu thu tiÒn

Sơ đồ DFD chi tiết

1 việc tính tiềncho khách còncó sự nhầm lẫn,

1 do công táctính toán cònmang nhiều tính

1 98% số hoáđơn đợc tính tiềnmột cách chính

1 tiến hành tựđộng hoá một sốcông đoạn nh: chỉBc hàng

mua

lập hoá đơn, xử lý thu tiền

2.0Ghi chép vào thẻ

3.0Nhập hàng 4.1

Tổng hợp doanh thu bán hàng

Hàng đã chọn

Nhà cung cấpPhiếu thu

hàng

khiến kháchhàng không hàilòng và phànnàn rất nhiều.2 vấn đề quảnlý hàng tồn khorất khó khăn, cókhi hàng trongkho hết mà thủkho lại báo làcòn

thủ công, giá bánhàng hoá khôngđợc lu trữ, do vậykiểm tra rất khó.2 hàng tồn khovẫn đợc kiểmsoát bằng phơngpháp thủ công, dovậy vấn đề kiểmtra lợng hàng tồncòn hay hết rấtkhó khăn và haysảy ra lầm lẫn

xác và nhanhchóng để phục vụkhách hàng.2 kiểm soát hàngtồn kho bằngmáy tính do vậyrễ dàng kiểm tralợng hàng tồnkho.

nhập mã hàngcòn tên hàng, giábán đợc tự đọngin ra, và giá bánnhân với số lợngđể tính ra đợc sốtiền mà kháchphải trả cho lợnghàng hoá màkhách mua.

2 tạo ra lợnghàng hoá tồn khomin, max để dễdàng kiểm soát đ-ợc hàng hoá tôngkho, không lonhỡ hàng

 Khả thi hệ thống mới

- 7 máy PC (mỗi máy 8 triệu ) 56 triệu.- 1 máy in 4 triệu.

- Phần mềm 10 triệu.- Đào tạo 1 triệu.- Quản lý 1 triệu.

Tổng số chi phí phải chi ra 72 triệu.

Thời gian thch hiện giai đoạn 12 từ 08/9/2002 đến 188/9/2002.

I.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu Logic tử các thông tin ra

I.3.1 Danh sách các thông tin đầu ra.

Thông tin đầu ra đợc lấy từ 2 nguồn chính là: Hoá đơn bán hàng khixuất hàng và hoá đơn mua hàng khi nhập hàng

 Từ đầu ra >Hoá đơn bán hàng ” ta lập danh sách các thuộc tính:- mã hoá đơn

- mã khách hàng- địa chỉ khách hàng- số tài khoản

- phơng thức thanh toán- ngời bán

- ngày bán.

- số thứ tự hàng bán.(R)- mã hàng.(R)

- đơn vị tính.(R)- đơn giá xuất.(R)- Số lợng.(R)- Thành tiền.(S)- Thuế VAT(S)- Triết khấu.(S)- Tổng số tiền.(S)

- Tổng số tiền bằng chữ(S)

Ký hiệu (R) là đánh dấu thuộc tính lặp, (S) là thuộc tính thứ sinh

Tiến hành chuẩn hoá mức 1:

Loại bỏ các thuộc tính lặp trong danh sách, và đa các thuộc tính lặp(R) thành danh sách con Do vậy sau khi chuẩn hoá mức 1 các thuộctính của hoá đơn bán hàng trên đợc tách ra thành 2 danh sách nh sau:

Hoá đơn bán hàng.

- mã hoá đơn- mã khách hàng- địa chỉ khách hàng- số tài khoản

- phơng thức thanh toán- ngời bán.

- ngày bán.

Hàng bán.

- mã hoá đơn- Thứ tự hàng- Mã hàng- Tên hàng- đơn vị tính- đơn giá- số lợng

Tiến hành chuẩn hoá mức 2 :

Chuẩn hoá mức 2 quy định: Trong 1 danh sách mỗi thuộc tính phảiphụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc hàm vàomột phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc nh vậy phải tách những thuộctính phụ thuộc vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới.

Sau khi chuẩn hoá mức 2 danh sách các thuộc tính

Hoá đơn bán hàng.

- Số hoá đơn- Mã khách hàng- địa chỉ khách hàng- số tài khoản

- phơng thức thanh toán- ngày bán

- ngời bán

Hàng bán.

- số hoá đơn- mã hàng- số lợng

Hàng hoá.

- mã hàng- tên hàng- đơn vị tính- đơn giá xuấtTiến hành chuẩn hoá mức 3:

Chuẩn hoá mức 3 quy định, trong một danh sách không đợc phép cósự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Do vậy sau khi chuẩn hoámức 3 ta có các danh sách thuộc tính của >Hoá đơn bán hàng ” nh sau

Hoá đơn bán hàng.

- Mã hoá đơn - Mã khách hàng.

- Phơng thức thanh toán- Ngời bán

- Ngày bán.

Hàng bán.

- Mã hoá đơn.- Thứ tự hàng- Mã hàng- Số lợng

Hàng hoá

- Mã hàng- Tên hàng.- đơn vị tính.- Đơn giá xuất.

Khách hàng.

- Mã khách hàng- địa chỉ khách hàng.- Số tài khoản.

 Từ đầu ra >Hoá đơn mua hàng” ta lập đợc danh sách các thuộc tính

- Mã hoá đơn- Mã nhà cung cấp.- Ngày nhập

- Nân viên nhập hàng.- Thứ tự hàng nhập (R)- Mã hàng (R)

- Tên hàng.(R)- đơn vị tính.(R)- Số lợng.(R)- đơn giá nhập.(R)- Thành tiền.(S)- Thuế VAT (S)- Triết khấu.(S)- Tổng số tiền.(S)

- Tổng số tiền bằng chữ (S)

Ký hiệu (R) là đánh dầu thuộc tính lặp, (S) là thuộc tính thứ sinh

Sau khi chuẩn hoá qua 3 bớc ta đợc danh sách các thuộc tính của >Hoá đơn mua hàng” nh sau.

Hoá đơn mua hàng.

- Mã hoá đơn - Mã nhà cung cấp- Ngày lập hoá đơn

- Nhân viên nhập

Hàng nhập.

- Mã hoá đơn- Thứ tự hàng nhập- Mã hàng

- Số lợng

Hàng hoá

- Mã hàng- Tên hàng.- đơn vị tính.- Đơn giá nhập.

Nhà cung cấp.

- Mã khách hàng- địa chỉ khách hàng.- Sốtài khoản

Sau khi xem xét và phân tích các thông tin đầu ra trên ta thiết lập đợc sơđồ cấu trúc dữ liệu sau:

Mã khách hàngđịa chỉSố tài khoản

Mã hoá đơnMã hàngSố lợng

Mã hoá đơnMã khách hàngPhơng thức thanh toánNgày xuấtMã NV xuất Hoá đơn bán hàng

Khách hàngHàng bán

Hàng hoá

Tên hàngMã hàngđơn vị tínhGiá xuấtGiá nhập

Mã hoá đơnMã hàngSố lợng

Mã nhà CCĐịa chỉSố tài khoản

Mã hoá đơnMã nhà CCPhơng thức thanh toánNgày nhậpMã NV nhập

Tên nhân viên Địa chỉChức cụMã nhân viên

II.1Công cụ thiết kế cơ sở dữ liệu.

Công cụ thiết kế chơng trình >Quản lý việc thu tiền tại siêu thị” Dùngcông cụ hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 kết hợp vớiMicrosoft Visual Basic for Application thiết kế chơng trình.

II.1.1 Giới thiệu sơ lợc về công cụ thiết kế Microsoft Access

Ms Access 2000 là một trong những bộ chơng trình quan trọng nhấtthuộc tổ hợp chơng trình Microsoft Office Professional 2000 do hãngphần mềm Microsoft Cooperation sản xuất, nó hoạt động trong môitrờng Windows 98 hay 2000.

Các đối tợng của Access ngoài bảng dữ liệu, còn có các đối tợngkhác nh: các lệnh truy vấn, các Form, các báo cáo (Report), macro,module.

II.1.2 Giới thiệu sơ lợc về Visual Basic for Application.

Visual Basic là ngôn ngữ lập trình có thể dùng cho MS Access Tadùng Visual Basic tơng tự nh dùng các macro để liên kết các đối tợngtrong một ứng dụng vơí nhau thành một thể thống nhất.

 Cách kiểm tra điều kiệ và tổ chức chu trình trong Visual Basic- Lệnh IF

Dạng lệnh

If điềukiện thenNhóm lệnh 1[ElseIf điều kiện then

[Nhóm lệnh 2]] [Else

[Nhóm lệnh n]]End If

- Lệnh Select CaseDạng lệnh:

Select Case <biểu thức >

[Case Danh sách biểu thức 1][Nhóm lệnh 1]

[Case Danh sách biểu thức 2]

[Nhãm lÖnh 2] [Case Else]

[Nhãm lÖnh n]End Select

- LÖnh Do Loop

LÖnh Do loop cã 4 d¹ng lÖnh

Do while <®k> Nhãm lÖnhLoop

Do

Nhãm lÖnhLoop While <dk>

Do until <®k> Nhãm lÖnhLoop

Do

Nhãm lÖnhLoop Until <®k>- LÖnh For Next

D¹ng lÖnh:

For b = btsh1 To btsh2 [Step btsh3] Nhãm lÖnh.

Pt là 1 biến còn Th là 1 tập hợp các đối tợng

II.2Thiết kế Hệ thống thông tin

Cơ sở dữ liệu gồm có 8 bảng chính là >Hoá đơn bán hàng”., >Hàng bán”.,>Khách hàng”., >Hàng hoá ”., >Nhóm hàng”., >Hoá đơn mua hàng”., >Hàngmua”., >Nhà cung cấp” và >Nhân viên ” các tệp đợc thiết kế và có mốiliên hệ sau:

2.2.1 Form màn hình chính

Có thực đơn gồm 5 trình đơn >Hệ thống”., >Bán hàng”., >Mua hàng”., >Báo

 Trong trình đơn >Hệ thống” có các mục sau >Danh mục nhómhàng hoá”., >Danh mục hàng hoá”., >Danh mục khách hàng”.,>Danh mục nhà cung cấp” và >Thoát” khi chọn các mục đó sẽmở các Form tơng ứng trong các form đó bạn có thể xem, sửa,xoá hay cập nhật các dữ liệu mà bạn muốn.

 Trong trình đơn >Bán hàng ” có các mục sau >Danh mục hoáđơn bán hàng”., >Hoá đơn bán hàng” bạn có thể mở các Fỏm t-