Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại công ty cổ phần phát triển công nghệ nam việt

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại công ty cổ phần phát triển công nghệ nam việt

MôC LôC

LỜI NÓI ĐẦU 2

I - GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ NAM VIỆT NAVICO JSC., 3

1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NAVICO 3

1.1 Giới thiệu chung 3

1.2 Lịch sử phát triển của công ty 3

1.3 Sản phẩm 4

1.4 Mục tiêu – định hướng phát triển 4

1.5 Cơ cấu tổ chức của công ty 5

1.5.1 Phòng giám đốc 5

1.5.2 Phòng quản lý tài chính 6

1.5.3 Phòng nhân sự 7

1.5.4 Phòng dự án 7

1.5.5 Phòng kinh doanh phân phối 7

1.5.6 Phòng kinh doanh bán lẻ 8

1.5.7 Phòng kỹ thuật và triển khai 8

1.6 Khách hàng của công ty 8

1.7 Kết quả kinh doanh 10

1.8 Website của công ty 10

II – THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TẠI NAVICO JSC., VÀ HƯỚNG LỰA CHỌN ĐỀ TÀI 11

1 Giới thiệu bài toán quản lý nhân sự tại NAVICO JSC 12

2 Thực trạng tin học hóa tại NAVICO JSC., 13

3 Định hướng 13

III - KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 15

1 Mục đích chức năng 15

2 Thông tin đầu vào/đầu ra 15

2.1 Các thông tin đầu vào 15

2.2 Các thông tin đầu ra : 17

2 Phạm vi và phương pháp nghiên cứu 20

2.1 Phạm vi nghiên cứu 20

2.2 Phương pháp nghiên cứu 20

3 Công cụ sử dụng để thực hiện chương trình 20

3.1 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual FoxPro 9.0 20

3.2 Ưu điểm của ngôn ngữ 20

4 Những người hưởng lợi 21

LỜI NÓI ĐẦU

Hiện nay, ở trên thế giới ngành công nghệ thông tin phát triển một cáchnhanh chóng và đã có rất nhiều ứng dụng trong thực tế Ở Việt Nam ngànhcông nghệ thông tin tốc độ phát triển của nó khá nhanh và có rất nhiều ứngdụng mang lại hiệu quả cao trong các lĩnh vực kinh tế, xã hội Đặc biệt ở Việtnam thì có rất nhiều kiểu công ty vừa và nhỏ, quản lý của các công ty đó chưa

có tính đồng bộ từ trên xuống dưới nên khi áp dụng tin học vào trong quản lýthì sẽ giúp cho công ty có sự gắn kết giữa các bộ phận hơn, giúp cho việcquản lý chặt hơn, sẽ làm tăng hiệu quả quản lý

Việc áp dụng tin học vào trong quản lý sẽ làm cho hiệu quả công việc

tăng lên Áp dụng tin học vào quản lý giúp cho người quản lý tiết kiệm

được rất nhiều thời gian và công sức trong việc quản lý hơn rất nhiều so vớilàm việc thủ công quản lý trên giấy tờ Áp dụng tin học vào trong quản lý nógiúp người quản lý thu hẹp không gian lưu trữ và tính bảo mật thông tincao, giúp cho công việc tìm kiếm và xử lý thông tin nhanh đáp ứng yêu cầucủa công việc Đối với một xã hội thông tin mà ngành công nghệ thông tinluôn biến đổi từng ngày từng giờ, thì việc tin học hóa trong quản lý cũng làmột điều tất yếu

Công ty Cổ phần Phát triển công nghệ Nam Việt (Tên viết tắt NAVICOJSC.,) là một trong những công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại vàdịch vụ

Việc quản lý nguồn nhân lực trong một tổ chức doanh nghiệp là mộttrong những vấn đề rất quan trọng Chính vì vậy nên việc áp dụng tin học vào

trong quản lý nhân sự là rất cần thiết Vì vậy em lựa chọn đề tài "Phân tích,

thiết kế phần mềm Quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần phát triển công nghệ Nam Việt (NAVICO JSC)”.

Do việc hạn chế về kiến thức và thời gian nên báo cáo tổng hợp thực tậpcòn nhiều thiếu sót dù đã cố gắng và được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáohướng dẫn

I - GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ NAM VIỆT

NAVICO JSC.,

1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NAVICO

1.1 Giới thiệu chung

Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần phát triển công nghệ Nam Việt

Tên viết tắt: Navico JSC.,

Trụ sở chính: Số 11/171 Phố Cự Lộc, Thanh Xuân, Hà Nội

Văn Phòng GD: Số 73 Lê Thanh Nghị, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Tel: 04.3.868.37.38 Fax: 04.3.868.37.39

E-mail: navicojsc@vnn.vn

1.2 Lịch sử phát triển của công ty

Công ty cổ phần NAVICO được thành lập từ năm 2004 Với tinh thầnquyết tiến và luôn cố gắng hết mình “thời gian không là thước đo năng lực”NAVICO đã liên tục phát triển, cạnh tranh mạnh mẽ và dành được các hợpđồng lớn từ phía khách hàng trong lĩnh vực công nghệ thông tin, địên tử viễnthông và tư vấn tại Việt Nam Tuy mới thành lập nhưng với một đội ngũ các

kỹ sư và các lập trình viên có trình độ và chuyên môn cao Công ty chuyênviết phần mềm nhằm đáp ứng nhu cầu tin học hóa của các công ty.

Về kinh doanh trong hai năm hoạt động, công ty đã dành được một sốthành tựu nhất định để duy trì và phát triển năng lực của mình trong tương laitrên thị trường đầy cạnh tranh, đồng thời cũng tạo dựng được các mối quan hệbền vững và hiệu quả đối với các đối tác cũng như khách hàng lớn trong nước

và quốc tế

1.3 Sản phẩm

Là công ty hoạt động trong lĩnh vựa thương mại và dịch vụ phần cứngmáy tính do đó sản phẩm chủ đạo của công ty đó là linh phụ kiện máy tính.Với thế mạnh là nhà phân phối cho nhiều hãng sản xuất lớn như Samsung,

LG, AOC, Sony, Toshiba, HP,… Ngoài ra mảng thiết bị văn phòng mới đượccông ty triển khai trong thời gian gần đây nhưng cũng đã mang lại sự hài lòngcủa khách hàng cũng như vị thế của công ty trong lĩnh vực Công ty luônmang tới người tiêu dùng những sản phẩm chính hãng với giá cả tốt nhất Vớiđội ngũ kỹ thuật triển khai lành gnhề, tinh nhuệ, công ty cung cấp những sảnphẩm dịch vụ tốt nhất với thái độ phục vụ nhiệt tình, chu đáo nhất

1.4 Mục tiêu – định hướng phát triển

Mục tiêu chính của công ty là trở thành một công ty hàng đầu trong lĩnh vựacphân phối sản phẩm tới tay người tiêu dùng, là một địa chỉ tin cậy của người dùngmỗi khi cần tới sản phẩm trong lĩnh vực công nghệ thông tin – phần cứng máytính cũng như thiết bị văn phòng, trở thành một kênh phân phối đáng tin cậy củacác nhà sản xuất lớn

Khẩu hiệu của công ty là: “ Thành công của khách hàng là mục tiêu

của chúng tôi” Đây chính cũng là phương thức hoạt động của công ty, hoạt

động vì khách hàng

1.5 Cơ cấu tổ chức của công ty

Sơ đồ tổ chức của công ty

1.5.1 Phòng giám đốc

- Giám đốc công ty:

Chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty.Giám đốc là đại diện của công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước toànthể cán bộ công nhân viên và kết quả kinh doanh của Công ty Chịu tráchnhiệm về tổ chức hoạt động đúng pháp luật và thực hiện đầy đủ các chínhsách đã quy định của Nhà nước Giám đốc có quyền quyết định các phương

án kinh doanh của Công ty cũng như tham gia vào sắp xếp tuyển chọn nhânlực theo yêu cầu kinh doanh của Công ty

- Có thể sử dụng chương trình để xem danh sách nhân viên theo từngphòng ban

- Xem báo cáo thống kê lương theo từng phòng ban và của toàn công ty

Phòng quản lý nhân lực

Phòng Kinh doanh phân phối

Phòng kinh doanh bán lẻ

Phòng dự

thuật và triển khai

- Xem báo cáo về quản lý nhân sự, những thay đổi về nhân sự Các báocáo về thuế thu nhập, bảo hiểm y tế,bảo hiểm xã hội

- Cập nhật hồ sơ nhân viên

Chịu sự quản lý và điều hành trực tiếp của Giám đốc là 2 phó Giám đốc:

- Phó giám đốc phụ trách Quản lý:

Phụ trách vấn đề tài chính, nhân sự dựa trên yêu cầu, kế hoạch của công

ty cũng như các phòng trong tháng, trong quý để có kế hoạch về tài chínhcũng như nhân sự

- Phó giám đốc phụ trách Kinh doanh:

Là người có vai trò quan trọng trong sự hoạt động và phát triển của công

ty, phó giám đốc phụ trách kinh doanh là người lên kế hoạch kinh doanhtrong từng giai đoạn của công ty, là người đưa ra chiến lược phát triển củacông ty trong từng quỹ thời gian Là người chịu trách nhiệm trước giám đốc

về vấn đề kinh doanh của công tỵ

1.5.2 Phòng quản lý tài chính

- Kế toán: Làm công tác tổng hợp câc số liệu, các chi phí, các khoảnnộp ngân sách, các quỹ, các báo báo cáo hàng năm, tháng, quý của công ty.+ Theo dõi các khoản thu chi tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiềnvay, công nợ.Thường xuyên thanh toán, quyết toán, đối chiếu, kiểm tra vàthanh toán kịp thời cho cán bộ công nhân viên trong công ty

+Theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán công nợ đồng thời phát hiệnnhững lãng phí nhằm đề xuất các phươn án giúp cho công ty hoạt động cóhiệu quả hơn

- Thủ quỹ:Làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi đã kýduyệt, nhân tiền khách trả, nhận tiền ở ngân hàng, làm báo cáo thông kê hàngtháng đối với cấp trên.

1.5.3 Phòng nhân sự

- Có nhiệm vụ quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi và tuyển dụng nhânviên khi công ty có nhu cầu, thuyên chuyển công tác của các các nhân viên

- Có thể sử dụng chương trình để tiến hành cập nhật hồ sơ nhân viên mới

- Xem danh sách các nhân viên theo từng phòng ban, thông tin chi tiếtcủa từng nhân viên

- Thêm cập nhật khi có tuyển dụng thêm nhân viên mới

- Xoá các nhân viên đã thôi việc trong công ty

- Lưu hồ sơ lý lịch của từng nhân viên

- Tìm kiếm nhân viên theo các tiêu chuẩn

- Báo cáo hồ sơ theo từng phòng ban

1.5.4 Phòng dự án

Là bộ phận tìm kiếm, nghiên cứu thông tin đấu thầu, soạn thảo hồ sơtham gia dự thầu với sự hỗ trợ của phòng kinh doanh phân phối Chuyểnthông tin cho Phòng kỹ thuật và triển khai khi trúng thầu dự án

1.5.5 Phòng kinh doanh phân phối

Là bộ phận có vai trò quyết định trong hoạt động kinh doanh của công ty

Có nhiệm vụ nhập hàng cho công ty phụ vụ cho hoạt động kinh doanh cũngnhư dự án công ty tham gia Phân phối những sản phẩm là thế mạnh của công

ty cho những đối tác là những công ty hoạt động trong cùng lĩnh vực, lên kếhoạch cho phòng kinh doanh bán lẻ để đưa sản phẩm đến tận tay người dùngmột cách hiệu quả nhất, đáp ứng tối đa nhu cầu của người dùng

1.5.6 Phòng kinh doanh bán lẻ

Nhiệm vụ chủ yếu của phòng này là đưa những sản phẩm của công ty tớitay người tiêu dùng thông qua những chương trình bán hàng Phương thức đểđưa sản phẩm tới tay người tiêu dùng có thể qua những chương trình dophòng kinh doanh phân phối đưa ra trong tháng, trong quý

1.5.7 Phòng kỹ thuật và triển khai

Có nhiệm vụ triển khai dự án sau khi có thông tin trúng thầu từ phòngkinh doanh Ngoài ra phòng còn có có vai trò tìm kiếm khách hàng có nhu cầucung ứng về dịch vụ trong lĩnh vực phần cứng máy tính cũng như triển khainhững hợp đồng bảo hành, bảo trì phòng máy tính do phòng kinh doanh phânphối ký hợp đồng

1.6 Khách hàng của công ty

Là công ty phân phối trong lĩnh vực công nghệ thông tin - phần cứngmáy tính, thiết bị văn phòng chính vì vậy công ty luôn xem những khách hànghoạt động trong cùng lĩnh vực kinh doanh như bạn hàng Trong thời gian từkhi thành lập tới nay, công ty thường xuyên giao dịch với các đối tác lớn hoạtđộng trong cùng lĩnh vực như:

- Công ty TNHH Đầu tư phát triển Trung Anh

Công ty còn là đối tác thường xuyên cung cấp thiết bị cũng như tham giađấu thầu cho các đơn vị khác nhau như:

nghiệp, tổng cục đầu tư )

 Công ty NCI

 Ngoài ra, Công ty còn tham gia vào các chương trình Quốc Gia về CNTT

1.7 Kết quả kinh doanh

Công ty được thành lập trong thời gian ngắn, với những khó khăn trướcmắt là phải xây dựng cho mình một uy tiến, thương hiệu khi đó mới nghĩ tớilợi nhuận với ý chí quyết tâm “ thời gian không là thước đo năng lực”vừa xâydựng vừa phát triển vì thế doanh thu năm thứ nhất chỉ thu được 1,5 tỷ, lợinhuận chỉ là 200 triệu nhưng tới năm thứ 2 thu được 3 tỷ , lợi nhuận đạt 350triệu nhưng tới năm thứ 3 con số đã tăng lên 5 tỷ và lợi nhuận đạt con số 430triệu Với doanh thu nhu thế này đánh giá được sự lớn mạnh vượt bậc so với

dự định mà công ty đề ra.Với sự phát triên như thế này thì lĩnh vực CNTTđang là một thị trường tiềm năng

1.8 Website của công ty

Là www.NAVICO.VN đây là địa chỉ cung cấp tất cả các thông tin củacông ty giúp khách hàng thuận tiện trong việc tiềm hiểu về công ty rõ hơnđồng thời cũng là địa chỉ mà chúng tôi giới thiệu về những sản sẩm mà công

ty chúng tôi cung cấp, giúp cho hình ảnh công ty đến được với nhiều kháchhàng, giúp cho hách hàng hiểu hơn về công ty và tin tưởng hơn về công ty.

II – THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TẠI NAVICO JSC.,

VÀ HƯỚNG LỰA CHỌN ĐỀ TÀI

Công ty cổ phần Phát triển công nghệ Nam Việt (NAVICO) mới đượcthành lập năm 2004, do vậy việc quản lý nhân sự, tìm hiểu hồ sơ, trình độ vănhoá, trình độ chuyên môn, chuyên ngành đào tạo, kinh nghiệm là một điềuhết sức quan trọng và cần thiết cho công ty Do vậy khâu quản lý nhân sự hếtsức phức tạp và phải qua nhiều bước như sau:

- Khi một nhân viên mới vào công ty thì ta phải cập nhật hồ sơ của nhânviên đó Sau đó, từ kho dữ liệu ta có thể lấy ra để xem xét các thông tin vềnhân viên đó, nếu có sai sót hay có thay đổi thì đưa ra sửa chữa

- Trong quá trình công tác nếu có sự biến động thông tin của nhân viênnhư: chuyển phòng ban, thêm dữ liệu… thì phải cập nhật kịp thời, chính xác -Thông tin nhân viên nghỉ hưu, chuyển đổi công tác khác hay bị sa thảiphải được theo dõi trong kho lưu hồ sơ

- Định kỳ (tháng, quý, năm) phải báo cáo phục vụ cho công tác của bandiều hành của ban lãnh đạo

- In ấn báo cáo dữ liệu tại bất kỳ thời điểm nào, về bất kỳ nhân viên nàotheo yêu cầu của lãnh đạo

Và ngày nay nhu cầu đáp ứng thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên

phức tạp, đòi hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ Điều này làmột khó khăn, trở ngại lớn cho các cơ sở vẫn duy trì những biện pháp lưu trữ,thống kê báo cáo theo phương pháp thủ công giấy bút thông thường Đặc biệt

là một lĩnh vực quan trọng như quản lý kế toỏn - tài chớnh, quản lý cỏn bộ,nhõn viờn, quản lý nhõn sự luụn luụn đũi hỏi chi tiết, chớnh xỏc và cập nhậtthường xuyờn, nhanh chúng Chớnh vỡ thế đối với cỏc hoạt động này, giảiphỏp duy nhất thớch hợp là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng cụng nghệthụng tin vào quản lý dữ liệu, đặc biệt vấn đề quản lý nhõn sự là vụ cựng quantrọng Nú quyết định phần lớn sự thành cụng hay thất bại của cụng ty Nhậnthức được điều đú nờn em đó chọn đề tài trên làm chuyên đề tốt nghiệp đồngthời với mong muốn lấy nú nhằm trợ giỳp cho cụng tỏc quản lý nhõn sự trongcụng ty đạt hiệu quả cao hơn.

1.Giới thiệu bài toỏn quản lý nhõn sự tại NAVICO JSC.

Cụng ty cổ phần phỏt triển cụng nghệ Nam Việt (NAVICO)được thànhlập lập năm 2003 với cơ cấu tổ chức đơn giản gồm 3 phũng ban:

Bài toỏn được đặt ra làm sao quản lý được toàn bộ cụng nhõn viờn của 9phũng ban trong cụng ty một cỏch nhanh nhất, khi muốn biết một thụng tin vềmột nhõn viờn, khi đú phần mềm quản lý phải đưa ra được mọi thụng tin vềnhõn viờn đú để giỳp người lónh đạo :

- Quản lý được thụng tin đầu vào

- Quản lý được thụng tin đầu ra

+ Giúp cho người lãnh đạo thường xuyên cập nhật được những thông tin

thêm Nhằm quản lý một cách tốt hơn

+ Quản lý nhân viên một cách có hiệu quả hơn

+ Nâng cao tư duy trong quản lý phù hợp với giai đoan phát triển củacông ty

+ Phân bổ nguồn nhân lực một cách phù hợp với yêu cầu của từng nhân viên.+ Nguồn nhân lực chất lượng cao giúp khả năng phát triển cuả công ty nhanh.+ Giải quyết nhanh được những thông tin phản hồi từ người lao động.+ Tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức trong quản lý

+ Giúp người quản lý thu hẹp không gian lưu trữ và tính bảo mật thôngtin cao

+ Giúp cho công ty có sự găn kết giữa các bộ phận dễ quản lý hơn.

2 Thực trạng tin học hóa tại NAVICO JSC.,

Hiện nay việc quản lý nhân sự của Phòng quản lý nhân sự công ty Cổphần Phát triển công nghệ Nam Việt (NAVICO JSC) vẫn đang được thựchiện bằng phương pháp thủ công, thực hiện bằng phương pháp ghi chép giấy

tờ, sổ sách Đây là phương pháp đã được áp dụng từ khi thành lập công ty,phương pháp này chỉ áp dụng hiệu quả trong môi trường công ty nhỏ, số nhânviên ít bởi đây là phương pháp quản lý gọn nhẹ, tiết kiệm

3 Định hướng

Với điều như hiện nay tại công ty đòi hỏi cần phải có phương pháp quản

lý nhân sự một cách khoa học hơn, đỡ tốn kém thời gian và đem lại hiệu quảhơn Từ đó cần phải xây dựng, thiết kế phân mềm Quản lý nhân sự để ápdụng vào việc quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần phát triển công nghệ NamViệt (NAVICO JSC)