Quản lý nhân sự tại Công ty Chứng khoán Thăng Long

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Quản lý nhân sự tại Công ty Chứng khoán Thăng Long

Lời nói đầu

Trong công cuộc đổi mới không ngừng của Khoa học Kỹ thuậtCông nghệ, nhiều lĩnh vực đã và đang phát triển vợt bậc đặc biệt là lĩnh vựccông nghệ thông tin, mà sự thành công lớn nhất là sự ra đời của máy tính

Ngay từ khi ra đời, máy tính đã là một phơng tiện trợ giúp đắc lực nhất chocon ngời trong mọi lĩnh vực Trong đó có công tác quản lý nhân sự và tiền l-ơng, chúng ta có thể ứng dụng nhiều phần mềm để xây dựng một chơng trìnhquản lý nhân sự một cách hiệu quả và thiết thực.

Đề tài về quản lý nhân sự và tiền lơng là một đề tài bao gồm nhiều khíacạnh, công tác quản lý nhân viên , tiền lơng của các nhân viên trong các côngty (doanh nghiệp) lớn và nhỏ gặp rất nhiều vấn đề, không những quản lý vềnhân viên cho doanh nghiệp mà còn phải quản lý về các vấn đề lơng, thởngthay đổi thất thờng theo các tháng v.v Từ đó lu lại các thông tin về hồ sơnhân viên và lơng của nhân viên theo từng tháng sau đó đa ra báo cáo về quátrình công tác của nhân viên, báo cáo lơng của nhân viên theo yêu cầu củaCông ty Dựa trên những báo cáo đó Công ty sẽ có những quyết định chínhxác hơn về hình thức quản lý của mình để đạt kết quả tối u Phần mềm quảnlý nhân sự và tiền lơng này đợc xây dựng trên ứng dụng của cơ sở dữ liệuMicrosoft Access và ngôn ngữ lập trình Visual Basic, tuy cha thể giải quyết đ-ợc tất cả những khó khăn trong công tác quản lý nhân sự, nhng chơng trìnhcũng có thể đợc đem ra áp dụng trong thực tế và có thể trở thành công cụ đắclực cho ngời sử dụng.

Trong thời gian thực tập tại Công ty Chứng khoán Thăng Long (Là mộttrong những Công ty con do Ngân hàng TMCP rót vốn ), một trong nhữngCông ty hoạt động kinh doanh mang lại hiệu quả cao trong hệ thống các Côngty con của Ngân hàng nh sau:

Để phục vụ cho việc kinh doanh và quản lý của Công ty, Công ty này chủyếu sử dụng một số mạng máy tính Hệ điều hành mạng chủ yếu ở đây làUnix cho các máy trạm và máy chủ Hệ quản trị cơ sở dữ lệu của Công ty nàyphần lớn là hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro cùng với bộ phận chơng trìnhquản lý chạy trên môi trờng bao gồm:

- Kế toán khách hàng - Lu ký chứng khoán

- Nhập lệnh giao dịch vào sàn giao dịch- Quản lý nhân sự

- Hạch toán tiền lơng

- Chơng trình thanh toán điện tử

Tuy nhiên, một số nhợc điểm tồn tại của hệ quản trị cơ sở dữ liệu nàykhông đồng thời với các chơng trình trên, đã có nhiều lạc hậu Do đó, hớngphát triển của Công ty là bảo trì, cải tiến, bổ xung các chơng trình này.

Cụ thể để cải tiến hệ thống này ngời ta đã xây dựng đợc một số chơng trìnhsau: Quản lý nhân sự viết bằng ngôn ngữ lập trình Visual Fox 6.0 tại phòng kếtoán phần mềm, hệ thống nhập lệnh vào sàn giao dịch sử dụng ngôn ngữVisual Basic 6.0 kết hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access Vàhiện nay Công ty đang muốn thay đổi một số chơng trình quản lý nh : Hệthống kế toán khách hàng, quản lý vốn cổ phần, lu ký chứng khoán vào sửdụng tại Công ty Trong thời gian thực tập tại Công ty dới sự hớng dẫn của cánbộ tại Công ty, em nhận thấy tính cần thiết của hệ thống thông tin quản lýnhân sự và tiền lơng của Công ty cần phải cải tạo Do hệ thống quản lý nhânsự cũng có ý nghĩa không kém phần quan trọng so với các phần mềm khácmang tính hoạt động của Công ty Bởi “ Các Công ty ngày nay có hơn nhauhay không là do phẩm chất, trình độ, và sự gắn bó của công nhân viên đối vớiCông ty Để tồn tại và phát triển không có con đờng nào bằng con đờng Quảntrị tài nguyên nhân sự một cách có hiệu quả vì nhân sự là tài nguyên quý giánhất”

Quản trị tài nguyên nhân sự là việc hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn,duy trì , phát triển, sử dụng, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tàinguyên nhân sự thông qua tổ chức, nhằm đạt đợc mục tiêu của Công ty Tàinguyên nhân sự bao gồm tất cả mọi cá nhân tham gia vào bất cứ hoạt độngnào của Công ty, bất kể vai trò cuả họ là gì Quản trị nhân sự là một thành tốquan trọng của chức năng quản trị và nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắpnơi trong công ty.

Trên thực tế tại Công ty Chứng khoán Thăng Long tin học hoá đã đợc ứngdụng trong lĩnh vực quản lý nhân sự song vẫn còn ở mức độ thấp cha đáp ứngđợc những đòi hỏi ngày càng cao và chính xác của hoạt động kinh doanh

Xuất phát từ quan điểm nh vậyvà đợc sự đồng ý của thầy giáo hớng dẫn

cùng với sự giúp đỡ của cơ quan thực tập em đã quyết định chọn đề tài Việc“

áp dụng tin học trong lĩnh vực quản lý nhân sự tại Công ty Chứng khoánThăng Long ” cho chuyên đề thực tập của mình nhằm góp phần vào việcnâng cao chất lợng quản lý nhân sự, để đáp ứng đợc những yêu cầu về nhân sựngày một lớn.

Phần mềm quản lý nhân sự cho phép cung cấp các thông tin về nhân sự mộtcách nhanh chóng, chính xác cho các nhà quản lý.

Với mục tiêu phát triển bền vững, Ngân hàng TMCP Quân đội khôngngừng đa dạng hoá hoạt động kinh doanh, thực hiện phơng trâm đáp ứng tốtmọi nhu cầu về các dịch vụ tài chính - tiền tệ của khách hàng, cung cấp nhữngsản phẩm có chất lợng và mang tính cạnh tranh cao

Với mục tiêu phát triển bền vững nh vậy Ngân hàng đã thành lập cáccông ty con đi vào hoạt động nh Công ty mua bán nợ, Công ty Chứng khoán

Do đó, sau hơn hai năm nghiên cứu và tích cực chuẩn bị, công ty TNHHChứng khoán Thăng Long ra đời, công ty TNHH chứng khoán Thăng Long làcông ty trực thuộc Ngân hàng TMCP Quân đội Ngân hàng đã rót vốn chocông ty chứng khoán Thăng Long đi vào hoạt động Với số vấn điều lệ banđầu 9 tỷ đồng, công ty hoạt động trên nhiều lĩnh vực, bao gồm: môi giớichứng khoán, t vấn đầu t chứng khoán, quản lý danh mục đầu t, lu ký-đăng kýchứng khoán và các hoạt động khác liên quan đến lĩnh vực chứng khoán.

Với nguyên tắc phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng, an toàn,trung thực, hiệu quả và đạt trình độ chuyên môn cao, Công ty TNHH ( tráchnhiệm hữu hạn ) Chứng Khoán Thăng Long mong muốn nhận đợc sự giúp đỡcủa các cơ quan hữu trách, sự hợp tác, sự hỗ trợ của quý khách hàng, các nhàđầu t trong và ngoài nớc trên cơ sở hai bên cùng có lợi.

3 Các lĩnh vực hoạt động

Với số vốn điều lệ tại thời điểm thành lập nh vậy Công ty Chứng khoánThăng Long thực hiện các nghiệp vụ chính đợc cấp phép theo những hình thứcsau:

- Môi giới chứng khoán- T vấn đầu t chứng khoán- Quản lý danh mục đầu t- Lu ký chứng khoána)Môi giới chứng khoán

Công ty làm trung gian, đại diện mua bán chứng khoán cho khách hàng.- Tổ chức giao dịch chứng khoán theo hình thức đặt lệnh mua bánchứng khoán trực tiếp.

- Cung cấp phơng thức giao dịch từ xa qua điện thoại, fax.

- Cung cấp các thông tin chứng khoán, thông tin tài khoản cho kháchhàng ngay tại sàn giao dịch và qua th điện tử.

b) T vấn đầu t chứng khoán

Chứng khoán là các tài sản tài chính, vì vậy đầu t chứng khoán là một loạihình đầu t tài chính

+ Cung cấp thông tin, hớng dẫn, trao đổi kinh nghiệm để khách hàng ranhững quyết định đầu t sáng suốt.

+ Cung cấp báo cáo phân tích các loại chứng khoán cùng với các ýkiến t vấn mua bán chứng khoán

+ Đến với Công ty Chứng khoán Thăng Long khách hàng sẽ đợc tvấn để có chiến lợc đầu t phù hợp để tránh rủi ro.

c)Quản lý danh mục đầu t chứng khoán.

+ Nhận sự uỷ thác và thay mặt khách hàng thực hiện đầu t chứngkhoán.

+ Khách hàng không mất thời gian nghiên cứu, phân tích thị trờng vàthực hiện giao dịch.

d) Đăng ký và lu ký chứng khoán.

- Lu giữ chứng khoán cho khách hàng, giúp khách hàng thực hiện quyềnđối với chứng khoán.

+ Dịch vụ với chi thấp và thủ tục đơn giản thuận tiện.

+ Khách hàng đợc đảm bảo về tài sản, tránh đợc rủi ro có thể xảy rakhi tự lu giữ chứng khoán.

+ Dịch vụ cho vay bảo chứng.

Ngoài ra Công ty còn thực hiện lu ký cổ phiếu cha niêm yết, đồng thời phốihợp với Ngân hàng mẹ là Ngân hàng Quân đội thực hiện những dịch vụ bổ trợnhằm hỗ trợ nhà đầu t và các doanh nghiệp cổ phần hoá, các công ty cổ phần.

Những tiện ích này bao gồm:

- Cho vay mua cổ phần

+ Lãi suất u đãi đối với ngời lao động khi vay vốn mua cổ phần+ Thời hạn tối thiểu 3 năm

+ Thủ tục đơn giản thuận tiện

+ Có chính sách cho vay đặc biệt dành cho cán bộ chủ chốt- Cho vay ứng trớc tiền bán chứng khoán

+ áp dụng đối với các loại chứng khoán đang niêm yết khi đã có xácnhận giao dịch của Công ty Chứng khoán Thăng Long.

+ Lãi suất tính theo từng ngày vay thực tế - Cho vay cầm cố chứng khoán

+ áp dụng cho chứng khoán niêm yết

+ Khi công ty cổ phần cha niêm yết có nhu cầu, có thể làm việc trựctiếp với Ngân hàng và công ty Chứng khoán Thăng Long để thực hiện cầm cốcổ phiếu để vay vốn.

- T vấn xây dựng điều lệ, phơng án cổ phần hoá

+ Xây dựng điều lệ theo điều lệ mẫu, phù hợp với luật doanh nghiệpvà thông lệ tốt nhất về quản trị công ty

+ Điều lệ mẫu phù hợp với các quy định của UBCK (Uỷ ban chứngkhoán )nhà nớc về chứng khoán và thị trờng chứng khoán

+ T vấn hoàn thiện phơng án kinh doanh- Chơng trình quản lý cổ đông

+ Sử dụng giấy chứng nhận cổ đông thay thế chứng chỉ cổ phiếu vàthực hiện hoạt động quản lý trên máy tính.

+ Chơng trình máy tính quản lý cổ đông

 Sử dụng đơn giản và thuận tiện, dễ dàng trong việc theo dõi hồsơ cổ đông và việc chuyển nhợng cổ phiếu.

 Một biểu báo cáo chuẩn

 Soạn thảo th, giấy mời theo ý muốn

 Cung cấp miễn phí cho các công ty cổ phần- Quá trình cổ phần hoá

+ Các bớc thực hiện cổ phần hoá: cung cấp cho doanh nghiệp nhữngbớc chính trong việc cổ phần hoá

+ Lợi ích của việc cổ phần hoá đối với doanh nghiệp và ngời lao động- Cung cấp các dịch vụ tài chính

+ Cho vay vốn lu động phục vụ sản xuất kinh doanh.

+ Cho vay theo dự án trung và dài hạn để đầu t mới, tăng năng lựcsản xuất của doanh nghiệp.

* Góp vốn đầu t vào các dự án, các công ty cổ phần 4 Các khách hàng lớn của Công ty Chứng khoán Thăng Long

Thị trờng giao dịch chứng khoán đã hoạt động đợc hơn hai năm thuhút sự quan tâm của đông đảo công chúng đầu t trong nớc Công ty Chứngkhoán Thăng Long cũng là một thành viên của thị trờng giao dịch Các bạnhàng của Công ty :

a Uỷ ban chứng khoán Nhà nớc - cơ quan quản lý cao nhấtb Công ty phát hành

- Ưu tiên thực hiện lệnh của khách hàng trớc khi thực hiện lệnh củacông ty.

- Có nghĩa vụ bảo mật cho khách hàng, không đợc tiết lộ các thông tinvề tài khoản khách hàng khi cha đợc khách hàng đồng ý bằng văn bản có yêucầu của các cơ quan quản lý nhà nớc.

- Có tinh thần tập thể cao.

- Khi thực hiện công việc t vấn phải cung cấp thông tin đầy đủ chokhách hàng và giải thích rõ ràng về các rủi ro mà khách hàng có thể phải gánhchịu, đồng thời họ không đợc khẳng định về lợi nhuận các khoản đầu t mà họt vấn.

- Công ty không đợc phép nhận bất kỳ một khoản thù lao nào ngoàicác khoản thù lao thông thờng cho dịch vụ t vấn của mình

- Nghiêm cấm thực hiện các giao dịch nội gián, công ty không đợcphép sử dụng các thông tin nội bộ để mua bán chứng khoán cho chính mình,gây thiệt hại đến lợi ích cho khách hàng.

- Công ty không đợc tiến hành các hoạt động có thể làm cho kháchhàng và công chúng hiểu lầm về giá cả, giá trị và bản chất của chứng khoánhoặc các hoạt động khác gây thiệt hại cho khách hàng

- Đảm bảo các yêu cầu về vốn, cơ cấu vốn và nguyên tắc hạch toán,báo cáo theo quy định của UBCK Nhà nớc Đảm bảo nguồn tài chính trongcam kết kinh doanh chứng khoán với khách hàng.

- Công ty không dợc dùng tiền của khách hàng làm nguồn tài chínhđể kinh doanh, ngoại trừ trờng hợp số tiền đó dùng phục vụ cho giao dịch củakhách hàng.

- Công ty phải tách bạch tiền và chứng khoán của khách hàng với tàisản của mình Công ty không đợc dùng chứng khoán của khách hàng làm vậtthế chấp để vay vốn trừ trờng hợp đợc khách hàng đồng ý bằng văn bản.

- Có trách nhiệm nhiệt tình với công việc.- ý thức chấp hành nội quy tốt

- Tôn trọng khách hàng6 Mục tiêu hoạt động

- Trở thành một trong những công ty chứng khoán hàng đầu tại ViệtNam và khu vực.

- Tạo lập mạng lới khách hàng rộng lớn trong và ngoài nớc.

- ứng dụng công nghệ tin học hiện đại trong quản trị và kinh doanh.-

thành một địa chỉ đáng tin cậy đối với các chủ đầu t.

7 Hệ thống chi nhánh của Công ty Chứng khoán Thăng Long trên toànquốc

8 Tổ chức bộ máy hoạt động của công ty

Hà nội

Công ty Chứng khoán Thăng Long14C Lý Nam Đế

Tel: 9434943,Fax: 9438635

TP Hồ Chí Minh

Văn Phòng đại diệnQuận 1

Tel: 9303279,Fax: 9304513

đại diện giao dịch tại tp Hồ chí minhHội đồng quản trị

Ban giám đốc

Phòng hành chính tổng

Phòng kế toán & l u

Phòng công nghệ thông

Phòng nghiên cứu

phát triển

Phòng kiểm soát

nội bộ

Phòng nghiệp vụ kinh doanh

II Bài toán quản lý nhân sự tại Công ty Chứng khoán Thăng Longnêu lêm nhiệm vụ và chức năng của bài toán nh sau:

1. Nội dung chính của hệ thống thông tin cần quản lý

a) Quản lý nhân sự :

 Quản lý về lý lịch nhân viên : Dùng để cập nhật nhân viên mớivào trong tập tin hồ sơ nhân viên của Công ty, trong đó có lơng cơ bản và phụcấp chức vụ nếu có.

 Xem lý lịch của nhân viên : dùng điều chỉnh thông tin về hồ sơ lýlịch của nhân viên trong Công ty

 Xóa nhân viên: Khi một nhân vên của Công ty thôi việc ta sửdụng chơng trình này để xoá nhân viên đó ra khỏi tập tin hồ sơ nhân viên củaCông ty.

- Nhập số liệu chấm công: Hệ thống dùng để nhập số liệu làm việc trongmột tháng của từng nhân viên bao gồm:

 Tổng số ngày làm việc trong một tháng

 Số ngày làm thêm, số ngày nghỉ có phép và không phép Số tiền thởng, số tiền phạt

- Thay đổi số liệu chấm công: Dùng để thay đổi số liệu ngày công, ngàylàm thêm của nhân viên

- Tính lơng nhân viên : Đây là chức năng rất quan trọng, dùng để tínhlơng cho nhân viên theo cơ chế điều hành của Công ty Sau đây là phần tính l-ơng cho nhân viên:

 LNGAY = LCBAN/ 26

 LTHEM =SNGAYLT*1.5 *LNGAY.

 TONGLUONG= 290.000+ PCCV+ PCK+ LTHEM + THUONG PHAT- (SNCPVT * LNGAY) - ( SNKP * LNGAY)

2. Đánh gia quy mô đề tài:

Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lơng là một hệ thống con trong hệthông quản lý của Công ty

Mục đích của đề tài : Là xây dựng một hệ thống quản lý cho phép thựchiện quản lý một chu trình khép kín từ đầu đến kết thúc một quan hệ quản lýgiữa Công ty với cán bộ nhân viên

Hệ chơng trình này có thể cho phép ngời sử dụng dễ dàng sử dụng cácchức năng cho phép nhờ giao diện tiện dùng có thể in báo cáo ngay, hệ thốngmenu ngang dễ sử dụng.

III Ngôn ngữ lập trình

Cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ tin học phần cứng,công nghệ tin học phần mềm cũng tiến đợc bớc dài trên con đờng phát triển vềmột số lĩnh vực nh: Hệ điều hành máy tính, ngôn ngữ phát triển các chơngtrình ứng dụng trên máy tính.

Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ đợc sử dụng làm công cụ thiết kế, xâydựng các chơng trình phục vụ cho công tác quản lý Việc lựa chọn ngôn ngữviết chơng trình nhằm giải quyết bài toán “Quản lý nhân sự và tiền lơng ”thực tế là rất cần thiết và không kém phần quan trọng Mỗi ngôn ngữ đều có

những điểm mạnh yếu, do đó việc lựa chọn một ngôn ngữ phải dựa trên yêucầu của bài toán đặt ra, các công cụ mà ngôn ngữ đó cung cấp cho ngời sửdụng trong quá trình giải quyết bài toán, khả năng về hệ quản trị cơ sở dữ liệuvì trong quản lý dữ liệu thờng rất lớn và hay chồng chéo.

Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lơng là một bài toán dữ liệu xử lý tơngđối ít song yêu cầu cuả bài toán đặt ra đối với chơng trình là phải đảm bảothông tin chính xác, dễ sử dụng trong công tác quản lý, giao diện chơng trìnhđẹp, thân thiện với ngời dùng Trên cơ sở yêu cầu đặt ra đối với chơng trình vàxem xét khả năng đánh giá ngôn ngữ em quyết định chọn ngôn ngữ VisualBasic và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 để xây dựng chơngtrình.

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 cha phải là hệ quản trị cơsở dữ liệu mang tính chất tối u cho hệ điều hành mạng nh một số hệ quản trịcơ sở dữ liệu ORACLE, SQL Server Tuy nhiên nó vẫn là một hệ quản trị cơ sởdữ liệu cá nhân đứng đầu, mặt khác cấu hình của các máy Server cũng nh cácmáy PC để sử dụng cho hệ quản trị cơ sở dữ liệu này cũng cần ở mức vừaphải Hơn nữa, do tình hình phát triển của công nghệ thông tin ở Việt Namhiện nay thì hệ quản trị cơ sở sữ liệu này vẫn đang thích hợp với cơ quan nóiriêng và đối với Việt Nam nói chung.

Nhìn nhận một cách khách quan thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu MicrosoftAccess 2000 có tính năng quản trị cơ sở dữ liệu rất u việt nh : Tính bảo mậtcao, hoạt động tốt với hệ điều hành Win 9.X, quản trị cơ sở dữ liệu một cáchthống nhất, tập trung trong một tệp, giao diện đồ hoạ đơn giản, tiết kiệm bộnhớ, truyền thông tốt với cơ chế OLE trên hệ máy SQL Server cũng nh Client.

Thực tế chỉ với giao diện của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access2000 thì cha đủ để xây dựng một ứng dụng hoàn chỉnh Mặc dù nó có thể thựchiện đợc khá nhiều công việc chỉ cần xét một khía cạnh đơn giản, một ứngdụng thực sự phải cung cấp cho ngời dùng một giao diện trực quan, đơn giảnnhng phải có khả năng giải quyết đợc toàn bộ công việc Do đó với VisualBasic 6.0 sẽ giải quyết đợc mọi vấn đề về giao diện Một ngôn ngữ lập trìnhhớng đối tợng đợc sử dụng rộng rãi hiện nay Tiết kiệm thời gian và công sứcso với một số ngôn ngữ lập trình có cấu trúc khác Vì chúng ta có thể thiết lậpcác hoạt động trên từng đối tợng đợc Visual Basic cung cấp Khi thiết kế ch-ơng trình, cho phép chỉnh sửa dễ dàng, đơn giản.

Chơng II

Phơng pháp luận về phân tíchthiết kế hệ thống thông tin quản lý

I.Hệ thống thông tin quản lý

1.Khái niệm về thông tin

Đối với nhu cầu của con ngời, thông tin đợc xem nh một đối tợng truyềnduy nhất Thông tin chỉ ra những trao đổi cần thiết giữa con ngời và môi trờngđể làm dễ dàng cho sự thích nghi của con ngời ở mỗi góc độ khác nhau cómột khái niệm thông tin khác nhau.

- Thông tin là sự phản ánh thành tri thức về đối tợng phảnánh của chủ thể nhận tin

- Thông tin là khái niệm chỉ sự hiểu biết mô tả sự vật, sựviệc có thể thu nhận, trình bày, hình thức hoá đợc.

Tuy vậy, mỗi khái niệm trên chỉ đúng khi gắn nó vào một góc độ nhất định.Khái niệm thông tin luôn gắn liền với nguồn và đích của thông tin, thông tin,thông tin phải luôn gắn với điều khiển hệ thống nào đó và nói đến thông tin lànói đến vật mang tin Thông tin là yếu tố cơ bản của quá trình thành lập lựachọn và ra quyết định để điều khiển một hệ thống nào đó Quá trình thu thậpthông tin - truyền tin- nhận tin - xử lý thông tin - lựa chọn quyết định rồi lạitruyền tin là một quá trình diễn ra liên tục.

2.Vai trò của thông tin trong doanh nghiệp

Trong mỗi tổ chức doanh nghiệp đều có những lĩnh vực hoạt động khácnhau với những chức năng khác nhau Chúng có mối liên quan ràng buộc chặtchẽ với nhau, cung cấp thông tin về các hoạt động của chúng cho nhau, nhằmđảm bảo cho toàn bộ tổ chức doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả Nhiều tổchức doanh nghiệp đã xây dựng các phân hệ thông tin quản lý cho từng lĩnhvực chức năng của doanh nghiệp vụ, nhằm cung cấp thông tin trợ giúp cho quátrình ra quyết định trong những lĩnh vực chức năng đó nh:

- Hệ thống thông tin tài chính- Hệ thống thông tin nhân lực- Hệ thống thông tin thị trờng- Hệ thống thông tin sản xuất

Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này không độc lập với nhau vềmặt vật lý mà thờng chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu của hệ thống và

tất cả chúng đều có mối quan hệ với hệ thống thông tin kế toán Các hệ thốngthông tin chuyên chức năng này đều cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thốngthông tin kế toán và từ những dữ liệu này, hệ thống thống tin kế toán cónhiệm vụ biến đổi chúng thành thông tin ở dạng báo cáo quản trị và báo cáotài chính Ngợc lại thì hệ thống thông tin kế toán cũng cung cấp rất nhiềuthông tin đầu vào cho các hệ thống thông tin chuyên chức năng nói trên.

Còn hệ thống thông tin nhân lực cùng với các hệ thống thông tin còn lạikhác cần cho hệ thống thông tin chuyên chức năng trên sẽ đợc thu thập thêmthông tin từ môi trờng bên ngoài của doanh nghiệp.

Nh vậy hệ thống thông tin nhân lực cùng với các hệ thống thông tin chuyênchức năng khác tạo nên hệ thống thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ quản trịdoanh nghiệp.Chúng giữ vai trò liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tácnghiệp, đảm bảo sự vận hành của chúng làm cho tổ chức doanh nghiệp đạt đợcmục tiêu đề ra Thực tế các doanh nghiệp đều hoạt động hớng tới mục tiêu màhọ đề ra Mục tiêu đó thờng đợc đặt ra một cách rõ ràng nhng họ lại không dễgì dạt đợc, vì vậy các doanh nghiệp không ngừng tìm kiếm thông tin hỗ trợcho việc phấn đấu để đạt mục tiêu Thông tin mà họ kiếm tìm thờng rơi vào baphạm trù: thông tin về khoảng cách mục tiêu, thông tin để đạt mục tiêu vàthông tin về sự chuyển biến.

Sự xuất hiện của một xã hội thông tin rất có ý nghĩa bởi vì thông tin nó cótác động hai mặt tới sự thay đổi: thông tin đợc dùng để lập kế hoạch nhằm tạora sự chuyển biến đồng thời là một phơng tiện để biến chuyển

2.1 Thông tin để đạt mục tiêu

Các doanh nghiệp luôn đặt ra mục tiêu hay mức thành tựu mong muốn đểphấn đấu Các nhà quản lý cần thông tin để đặt ra những mục tiêu vừa tháchthức lại vừa thực tế Thờng thì các doanh nghiệp dùng thành quả trớc đây làmcơ sở để đặt các tiêu chuẩn thành đạt mới Điều này chỉ dẫn đến sự cải thiệntừng tí một chứ không đem lại sự thay đổi căn bản vì thông tin nội bộ đợcdùng để đặt ra các tiêu chuẩn về hiệu quả hoạt động Trong thời đại thông tinhiện nay các doanh nghiệp đã chuyển sang dùng các nguồn tin bên ngoài vàcác mốc chuẩn chung để đặt mục tiêu.

Lập kế hoạch là một nhiệm vụ quan trọng của các nhà quản lý Để địnhhớng cho doanh nghiệp, họ cần thông tin về các nhu cầu tiềm năng của kháchhàng cùng các điều kiện xã hội, kinh tế, kỹ thuật và chính trị Họ dùng cácthông tin này để xác định các thời cơ và những rủi ro đối với doanh nghiệp.Nhờ vậy doanh nghiệp có thể tranh thủ điều kiện thời cơ và hạn chế đợcnhững rủi ro Hầu hết thông tin để lập kế hoạch dài hạn đến từ bên ngoài lạiquyết định kế hoạch hoá cốt yếu sẽ phải dựa trên sự phân tích dữ liệu nội bộvà dữ liệu từ bên ngoài.

Các doanh nghiệp cần thông tin để xác định các mục tiêu khả thi có sứcđộng viên và có vẻ thách thức Khi các mục tiêu đã đợc đặt ra thì các doanhnghiệp lại cần thông tin về mức độ đã đạt đợc mục tiêu tại từng thời điểm nàođó.

2.2 Thông tin về khoảng cách

Các doanh nghiệp thờng đặt mục tiêu có hàm ý thách thức nên thờng cókhoảng cách giữa thành quả thực tế và thành quả mong muốn Các doanhnghiệp sử dụng phơng pháp để thăm dò, phát hiện khoảng cách và ớc lợngmức độ của khoảng cách đó Phát hiện vấn đề và theo dõi thành tích là hai ph-ơng pháp chính để tìm ra thông tin về khách hàng.

- Phát hiện vấn đề:

Khi nhiều vấn đề vớng mắc còn tồn tại thì doanh nghiệp cha thể đạt đợcmục tiêu Để phát hiện đợc vấn đề, một hệ thống quản lý dữ liệu phải có khảnăng so sánh hiện trạng so với các chuẩn mực dự kiến Điều kiện kinh doanhluôn luôn thay đổi do ảnh hởng của những hành động của các đối thủ cạnhtranh, những khuynh hớng tiêu dùng và sự điều tiết của Chính phủ Thờng thìảnh hởng của những thay đổi này đợc thể hiện qua khoảng cách giữa thànhquả mong muốn và thành quả hiện tại.

- Theo dõi thành tích :

Quá trình theo dõi thành tích sẽ cung cấp thông tin về khoảng cách Cácnhà quản lý hình thành hệ thống đo lờng để theo dõi các biến chỉ ra thành tựucủa doanh nghiệp có đang trên đà phát triển hay không Việc các nhà quản lýtheo dõi thành tích là cần thiết Điều này cũng khiến cho cán bộ công nhânviên nhận ra điều gì là quan trọng Thông tin theo dõi thành tích khá ổn địnhvà có thể truyền đa qua các phơng tiện thông thờng

3 Thông tin là phơng tiện để chuyển biến

Trong xã hội thông tin các doanh nghiệp tạo ra nhiều sản phẩm và dịchvụ dựa trên thông tin, bổ xung vào sản phẩm dùng thông tin để tăng hiệu quảhoặc để dành đợc những lợi thế cạnh tranh Để thấy rõ hơn thông tin lànguyên nhân gây ra biến chuyển ta xem xét công tác tiếp thị, dịch vụ kháchhàng và việc uỷ quyền cho cấp dới.

 Tiếp thị:

Là một chiến lợc chủ chốt để thay đổi hiệu suất của doanh nghiệp thôngqua việc tăng doanh số bán Thông tin là một yếu tố quan trọng trong tiếp thị.Đôi khi các chiến lợc tiếp thị phụ thuộc rất nhiều vào công nghệ cơ sở dữ liệuvì phải lu trữ một khối lợng dữ liệu quá lớn Nếu không có công nghệ cơ sở dữliệu thì sẽ không bao giờ có một chiến lợc tiếp thị thực hiện đợc Cơ sở dữ liệu

ngày nay không còn đơn thuần chỉ là một tệp địa chỉ để gửi th đến khách hàngmà còn là nơi ghi nhớ mối quan hệ với khách hàng.

- Dịch vụ khách hàng:

Là một lĩnh vực cạnh tranh gay gắt đối với các doanh nghiệp Nhiều nềnkinh tế phát triển là nền kinh tế dịch vụ Trong các dịch vụ việc giữ uy tín làđiều quan trọng hơn cả Thời điểm dành lấy chữ tín đợc miêu tả là lúc giaotiếp với khách hàng vì khách hàng luôn kiểm tra xem xét lời hứa của doanhnghiệp có trở thành sự thật hay không.

- Uỷ quyền:

Đó là sự chia sẻ với nhiều nhân viên cấp dới một số loại thông tin có tácđộng tích cực tới bản thân họ nói riêng và đến doanh nghiệp nói chung Nhiềudoanh nghiệp tin tởng rằng việc uỷ quyền là một biện pháp góp phần pháttriển hiệu quả hoạt động thể hiện qua việc phát triển chất lợng sản phẩm vàdịch vụ Nhiệm vụ quan trọng đối với các cán bộ quản lý dữ liệu là phát triểnvà cài đặt hệ thống cho phép cán bộ công nhân viên dễ dàng sử sự để tìm kiếmthông tin.

II Hệ thống thông tin

1.Khái niệm hệ thống thông tin

Đứng dới mỗi góc độ khác nhau thì khái niệm về hệ thống thông tin đợchiểu theo những khía cạnh khác nhau Nhng nhìn chung hệ thống thồng tinthờng đợc hiểu là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng phầnmềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, l thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thôngtin trong một tập các ràng buộc đợc gọi là môi trờng Nó đợc biểu hiện bởinhững con ngời, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học.

Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin đợc lấy từ các nguồn (sourses) và

đ-ợc xử lý bởi hệ thống với các dữ liệu đã đđ-ợc lu trữ từ trớc Kết quả xử lý

(Outputs) đợc chuyển đến các đích (Destination) hoặc đợc cập nhật vào kholu trữ (Storage).

3.Mô hình hệ thống thông tin phục vụ quản lý

Để tổ chức các thông tin phục vụ quản lý cần xây dựng các module dữliệu bao gồm:

3.1 Các mocule cập nhật, xử lý thông tin hỗn hợp và thông tin luânchuyển

Vì lợng thông tin này lớn nên đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh chóng và chínhxác Do đó, khi xây dựng cần quan tâm tới các yêu cầu sau:

- Tổ chức giao diện hợp lý và giảm thao tác của ngời sử dụng.- Nắm vững các thông tin quan trọng từ thông tin cập nhật

- Kiểm tra phát hiện nhanh các sai sót khi nhập liệu và có thông báocho ngời sử dụng biết.

3.2 Các module cập nhật thông tin tra cứu

Các thông tin tra cứu đợc dùng chung cho hệ thống trong một thời giandài nó đợc cập nhật thờng xuyên, do đó việc cập nhật các module này đảmbảo dễ tra cứu.

3.3 Các module lập bảng biểu báo cáo

Các module này đợc thiết kế dựa trên sự tìm hiểu các mẫu bảng biểu báocáo theo quy định của hệ thống

3.4. Yêu cầu của hệ thống thông tin

- Các thông tin của hệ thống thông tin quản lý thờng đợc dùng để giảiquyết nhiều khâu cho quá trình quản lý Điều đó đòi hỏi các thông tin trong hệthống thông tin không đợc trùng lặp, thông tin cần đợc tra cứu tổ chức thànhcác mảng cơ bản.

- Giảm thiểu khối lợng thông tin làm tăng năng suất và hiệu quả sửdụng máy Điều này cần thiết là phải thay thế các công việc luân chuyển và xửlý thông tin trong toàn hệ thống thông tin Công việc này sẽ đảm bảo truy suấtnhanh, chính xác các thông tin.

- Để đảm bảo tính logic cho toàn hệ thống cần có các mảng thông tincơ bản làm khung tái hiện toàn bộ thông tin của hệ thống.

-Một quyết định không phải dựa vào nhóm các thông tin, bộ phận.Do đó, phải hết sức tiết kiệm các thao tác xử lý, biến đổi, hợp nhất thông tinbằng cách phân loại và sử dụng các mảng thông tin cơ bản này

3.5 Các phơng pháp xây dựng hệ thống

3.5.1 Phơng pháp tổng hợp

Phơng pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận, nhngphải đảm bảo toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng đợc cácmảng cơ bản trên cơ sở từng nhiệm vụ đó.

Với phơng pháp này nó đã mang lại u điểm là cho phép đa hệ thống thông tinvào làm việc theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu đợc kết quả Nhng nóvẫn tồn tại nhợc điểm là nhợc điểm là các thông tin dễ bị trùng lặp, sinh ra cácthao tác không cần thiết.

3.5.2 Phơng pháp phân tích

Trong phơng pháp này nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng đảm bảo toánhọc cho hệ thống Sau đó xây dựng các chơng trình làm việc và thiết lập cácmảng làm việc cho chơng trình đó

Đối với phơng pháp phân tích này thì lại cho phép tránh đợc các mảng làmviệc một cách thủ công Song nó lại làm cho hệ thống thông tin chỉ hoạt độngđợc khi đa vào đồng thời các mảng này.

3.5.3 Phơng pháp phân tích và tổng hợp

Đây là phơng pháp kết hợp đồng thời cả hai phơng pháp trên, tiến hànhđồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số thao tác cũng nh nhiệmvụ cần thiết Yêu cầu là phải tổ chức chặt chẽ và phải đảm bảo tính nhất quán.

III Các ph ơng pháp thu thập, thông tin

1.Phơng pháp phỏng vấn

Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lựcnhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin: phỏng vấn chophép thu đợc những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp đợcnhững ngời chịu trách nhiệm trên thực tê, số ngời này không đợc ghi trên vănbản tổ chức; Thu đợc những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nộidung đó có thể nắm bắt đợc khi tài liệu quá nhiều Đặc biệt là mục tiêu của tổchức.

Phỏng vấn có thể đợc thực hiện theo các bớc sau:

+ Xác định cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc)

+ Gửi trớc các vấn đề yêu cầu (thông tin vào/ ra, lu trữ, mẫu biểu, xử lý… thực hiện hoạt động thu thập, l)+ Đặt lịch làm việc (tốt nhất là buổi sáng, thời gian từ 90 phút đến 2 giờ).+ Phơng tiện ghi chép là các ký pháp trên giấy khổ lớn theo mẫu.

- Tiến hành phỏng vấn:

+ Nhóm phỏng vấn gồm 2 ngời Cán bộ phỏng vấn chính dẫn dắt phỏngvấn, đợc ghi chép trên giấy mẫu Cán bộ phỏng vấn phụ thu thập mẫu mangtin, bổ xung hoặc làm rõ ý.

+ Thái độ lịch sự đúng giờ Tinh thần khách quan Không đợc tạo ra cảmgiác “thanh tra”.

+ Nhẫn nại, chăm chú nghe Mềm dẻo và cởi mở Có thể dùng máy ghi âmnhng phải đợc phép của ngời đợc phỏng vấn.

- Tổng hợp kết quả phỏng vấn : là khâu rất quan trọng của phỏngvấn Nó thờng đợc thực hiện ngay sau buổi phỏng vấn, trong 48 giờ.

+ Lập bảng tổng hợp nhiệm vụ xử lý gồm 5 cột: số liệu nghiệm vụ xử lý,mô tả về nhiệm vụ xử lý, vị trí công tác thực hiện sử lý, tần suất và khối lợngxử lý, tài liệu sử dụng cho xử lý, tài liệu ra của xử lý.

+ Tổng hợp các thông tin thu đợc Kết hợp với thông tin từ các cuộc phỏngvấn khác để điều bất hợp lý, cần làm rõ… thực hiện hoạt động thu thập, l

Nghiên cứu tài liệu

Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức nh: lịch sửhình thành và phát triển của tổ chức : lịch sử hình thành và phát triển của tổchức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai tròvà nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tơng lai của tổ chức.

Cần nghiên cứu kỹ các văn bản sau:

- Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc mộtnhóm công tác.

- Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức.

- Các loại báo cáo, bảng biểu do hệ thống thông tin hiện có sinh ra.2 Sử dụng phiếu điều tra

Khi cần phải lấy thông tin từ một số lợng lớn các đối tợng và trên mộtphạm vi địa lý rộng thì dùng phiếu điều tra Yêu cầu các câu hỏi trên phiếuphải rõ ràng, cùng hiểu nh nhau Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp.

Có gửi trọn đối tợng gửi phiếu điều tra theo một số cách thức cơ bảnsau:

- Chọn nhóm những đối tợng thiện chí, tích cực trả lời- Chọn nhóm ngẫu nhiên trên danh sách

- Chọn mẫu có mục đích Chẳng hạn chỉ có những đối tợng thoả mãnmột điều kiện nào đó Ví dụ đối tợng phải có từ hai năm công tác trở lên.

- Phân thành các nhóm (lãnh đạo, quản lý, ngời sử dụng, phục vụ )… thực hiện hoạt động thu thập, lrồi chọn ngẫu nhiên từ các nhóm đó.

- Thờng thì phiếu điều tra đợc thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng cóthể dùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang Web động… thực hiện hoạt động thu thập, l Phiếuđiều tra cần phải đợc phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức câuhỏi Trên phiếu điều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng và một số câu hỏimở Để đảm bảo tỷ lệ phiếu thu về cao và có chất lợng ngời gửi phiếu phải làcấp trên của các đối tợng nhận phiếu.

3 Quan sát

Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệuhoặc qua phỏng vấn nh tài liệu để đâu, đa cho ai, có sắp xếp hoặc không sắpxếp, lu trữ có khoá hoặc không khoá

Quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì ngời bị quan sát không thực hiệngiống nh ngày thờng.

Ngoài việc lựa chọn công cụ, phân tích viên phải xác định các nguồnthông tin Những nguồn dùng trong giai đoạn đánh giá yêu cầu đơng nhiênvẫn đợc xem xét ở đây Tuy nhiên cần phải đi sâu hơn Phải phỏng vấn nhânviên chịu trách nhiệm về các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau và gặp nhữngngời quản lý họ Khi phỏng vấn các câu hỏi cần phải chính xác hơn vì phântích viên phải hiểu chi tiết Cần lu ý đến vai trò của ngời sử dụngvà lợi thế khicó họ tham gia vào đội ngũ phân tích.

IV Thiết kế cơ sở dữ liệu

1 Chuẩn hoá dữ liệu

Sau khi xác định đợc các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ratừng đầu ra (có nghĩa là đã liệt kê xong các phần tử thông tin đầu ra) thì tiếnhành chuẩn hoá dữ liệu Việc chuẩn hoá cơ sở dữ liệu đợc tiến hành theo mứctrong đó:

- Thực hiện việc chuẩn hoá bớc 1(1.NF) quy định rằng, trong mỗidanh sách không đợc phép chứa những thuộc tính lặp Nếu có các thuộctínhlặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ýnghĩa dới góc độ quản lý Và phải gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó mộtthuộc tính định danh riêng và gắn thêm thuộc tính định danh của danh sáchgốc

- Thực hiện việc chuẩn hoá mức

+ Đó là trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toànbộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụthuộc nh vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận củakhoá thành một danh sách con mới.

+ Lấy bộ phận khoá đó làm cho danh sách mới Đặ cho danh sách mớinày một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danhsách.

- Chuẩn hoá mức 3 (3.NF)

Với chuẩn hoá mức 3 thì trong một danh sách không đợc phépcó sự phụthuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộctính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách chứaquan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X Sau đó xác định khoá vàtên cho mỗi danh sách mới.

2 Công cụ mô hình hóa

- Sơ đồ luồng thông tin: Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng để mô tả hệthống thông tin theo cách thức động Tức là mô tả việc di chuyển của dữ liệu,việc xử lý, việc lu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.

Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ luồng thông tin :

- Sơ đồ luồng dữ liệu:

Sơ đồ luồng dữ liệu cũng mô tả cũng chính hệ thống thông tin nh ơ đồluồng thông tin nhng trên góc độ trìu tợng Trên sơ đồ chỉ bao gồm: Các luồngdữ liệu, các xử lý, các lu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhng không hề quan tâmtới nơi, thời điểm và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉmô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và đề làm gì.

Kho l u trữ dữ liệuXử lý thủ

Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ luồng dữ liệu

- Sơ đồ quan hệ: Để tiến hành thiết kế CSDL thì không thể không sửdụng sơ đồ mối quan hệ Mà sơ đồ mối quan hệ đợc dùng để mô tả mối liênkết giữa các thực thể thuộc các tệp cơ sở dữ liệu có quan hệ với nhau.

+ Thực thể: Trong mô hình logic dữ liệu đợc dùng để biểu diễn những đốitợng cụ thể hoặc trìu tợng trong thế giới thực mà ta muốn lu trữ thông tin vềchúng Một thực thể có thể là nhân sự (nhân viên, khách hàng, sinh viên); tổchức (nhà cung cấp, doanh nghiệp cạnh tranh); nguồn lực hữu hình (tiền bạc,xe cộ, thiết bị máy móc) Vấn đề quan trọng là cần phải hiểu rằng, khái niệmthực thể cho một sự liên tởng tới một tập hợp các đối tợng có cùng đặc trng,chứ không phải một đối tợng riêng biệt.

Thực thể đợc biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bêntrong.

+ Liên kết: Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thựcthể khác Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau Khái niệm liên kếthay quan hệ đợc dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa cácthực thể.

Ví dụ :

+ Số mức độ liên kết: Để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản lý hệ thống thông tin, ngoài việc biết thực thể này liên kết với các thực thể khác ra sao, cònphải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tơng tác với mỗi lần xuất của thực thể B va ngợc lại.

Khách hàng

Tên ng ời bộ phận phát/ nhận tin

Tên ng ời bộ phận phát/ nhận tin

Tên dòng dữ liệu

Tên tiến trình xử lý

Tiến trình xử lýDòng dữ liệuNguồn hoặc đích

Tr ởng phòng 1 Lãnh đạo Thu Phòng công tácthập

+ Liên kết Nhiều - Nhiều : Mỗi lần xuất của thực thể A đợc liên kếtvới một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B đ ợcliên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A Liên kết sau thể hiện liênkết nhiều nhiều.

Trong thực tế nhiều khi có những lần xuất của thực thể A không tham giavào liên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B Trong trờng hợp nh vậyta gọi là liên kết tuỳ chọn Lúc đó ngời ta dùng ô van nhỏ để chỉ quan hệ tuỳchọn.

 Hai chiều: Là trong đó hai thực thể liên kết với nhau Nó đợc thểhiện theo sơ đồ sau: ( quan hệ “ làm việc ở ” )

 Nhiều chiều: Là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia

Là anh

Vì những mối quan hệ nhiều chiều thờng phức tạp và mập mờ, nên chỉ hạnchế trong quan hệ hai chiều Sự hạn chế này cũng không làm cho vấn đề đangxét mất đi tính tổng quát nhiều lắm, vì luôn luôn tồn tại khả năng chuyển đổimột quan hệ nhiều chiều thành dãy các quan hệ hai chiều Chẳng hạn, có thểthay quan hệ nhiều chiều trên thành một thực thể và quan hệ tất cả các thựcthể đã có với thực thể mới này.

+ Thuộc tính: Dùng để mô tả các đặc trng của một thực thể hoặcmột quan hệ Có 3 loại thuộc tính ( thuộc tính mô tả, thuộc tính định danh vàthuộc tính quan hệ ) Ngời ta có thể đặt thuộc tính ở bên cạnh thực thể và quanhệ, gạch chân các thuộc tính định danh trong bảng các biều diễn về thực thểvà quan hệ.

Tóm lại tuỳ vào từng thực thể cụ thể mà ta có kiều quan hệ thực thể chophù hợp Ngoài ra có thể chuyển sơ đồ khái niệm dữ liệu sang sơ đồ cấu trúcdữ liệu (tức là có thể chuyển đổi quan hệ một chiều, hai chiều, ).

Khách hàng Số hiệu khách hàng

Họ và tênĐịa chỉSố tài khoản

V Phân tích hệ thống thông tin quản lý

1 Các bớc xây dựng một hệ hệ thống thông tin

Phân tích hệ thống có cấu trúc là tiếp cận hiện đại các giai đoạn phân tíchvà thiết kế của chu trình phát triển hệ thống đợc chấp nhận đẻ khắc phục phântích và thiết kế của chu trình phát triển hệ thống đợc chấp nhận để khắc phụctừng yếu điểm của nhiều cách tiếp cận hệ thống.

Để xây dựng một hệ thống có cấu trúc phải trải qua bốn giai đoạn:- Đặt vấn đề và xác định tính khả thi : chiếm 10%

- Thiết kế xây dựng hệ thống : chiếm 50%

- Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại.

- Trên cơ sở các công cụ xây dựng lợc đồ khái niệm tiến hành xây dựnglợc đồ khái niệm cho hệ thống mới.

1.3.Thiết kế xây dựng hệ thống

- Thiết kế tổng thể.

- Xác định vai trò của máy tính trong hệ thống mới

- Xác định rõ các khâu xử lý bằng máy tính và các khâu xử lý thủcông.

- Thiết kế chi tiết

- Thết kế các khâu xử lý thủ công trớc khi đa vào xử lý bằng máy.- Xác định và phân phối các thông tin đầu ra.

- Thiết kế các phơng pháp thu thập, xử lý thông tin cho máy.- Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu, các giao diện cho ngời sử dụn.

1.4. Cài đặt hệ thống

- Xác định các yêu cầu đối với hệ thống: về phần cứng, phần mềm,con ngời.

- Vận hành chạy thử và bảo trì hệ thống.

- Hớng dẫn đào tạo ngời sử dụng trong hệ thống mới

2 ứng dụng tin học vào xây dựng hệ thống thông tin trong tổ chức

Thờng có hai phơng pháp cơ bản để tiến hành tin học hóa các hệ thốngthông tin trong tổ chức.

2.1 Phơng pháp tin học hóa từng phần

Đó là quá trình tin học hóa từng chức năng quản lý theo một trình tựnhất định theo yêu cầu của từng bộ phận trong một tổ chức Việc thiết kế cácphân hệ quản lý của hệ thống đợc tiến hành một cách độc lập với những giảipháp riêng so với phân hệ khác Các phân hệ này đợc ứng dụng trong hoạtđộng của phân hệ phân tán

Với phơng pháp tin học hoá từng phần sẽ làm cho việc thiết kế các phân hệquản lý có đợc tính đơn giản khi thục hiện bởi vì các công việc đợc phát triểntơng đối độc lập Song nó vẫn có nhợc điểm là do tính nhất quán không caotrong toàn bộ hệ thống dẫn đến sự trùng lặp hoặc d thừa thông tin ở một số bộphận nh một số bộ phận khác lại thiếu thông tin.

2.2 Phơng pháp tin học hóa toàn bộ

Là phơng pháp dùng hệ thống máy tính cùng với các phần mềm thích hợpđể quản lý hoạt động một cách toàn diện.

Còn đối với phơng pháp này điểm mạnh của nó là các chức năng quản lý ợc tin học hóa một cách trtiệt để, đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ hệthống tránh đợc sự d thừa thông tin Song nó vẫn tồn tại một số khuyết tật đólà thực hiện lâu và khó khăn, đầu t ban đầu về trang thiết bị lớn, hệ thốngkhông có tính mềm dẻo Mặt khác khi thay đổi hệ thống cũ sẽ vấp phải thóiquen của những ngời làm trong hệ thống.

Thiết kế hệ thống thông tin

1.Các bớc tiến hành cho việc phân tích và thiết kế hệ thống

Trong một doanh nghiệp, một tổ chức tồn tại ba hệ thống có quan hệ mậtthiết với nhau:

- Hệ thống ra quyết định là một bộ phận đầu não của tổ chức các doanhnghiệp nơi ban hành các quyết định quản lý cũng nh là nơi thực hiện các côngviệc quản lý khác.

- Hệ thống doanh nghiệp

Có nhiệm vụ biến yếu đầu vào thành yếu tố đầu ra của quá trình sản xuấtkinh doanh.

Hệ thống này tách, nghiên cứu dữ liệu và phần xử riêng biệt.

Hệ thống này chia việc nghiên cứu, tiếp cận theo từng mức Có ba mức: Mức quan niệm

 Mức tổ chức Mức kỹ thuật

Việc phân chia theo ba mức sẽ cho ta giải pháp giải quyết mâu thuẫn giữakhối lợng xử lý và tốc độ xử lý.

- Hệ thống thông tin

Đảm bảo mối liên hệ giữa hai hệ thống nói trên Nó cung cấp thông tin saukhi đã phân tích các dữ liệu đợc thu thập từ hệ thống tác nghiệp cho hệ thốngra quyết định Nó chuyển các chỉ thị từ hệ thống ra quyết định tới hệ thống tácnghiệp sau khi đã diễn dịch các chỉ thị đó.

 Việc thiết kế và phân tích đợc tiến hành qua các bớc sau:+ Nghiên cứu thực tế.

+ Xây dựng các mô hình quan niệm dữ liệu, mô hình xử lý quan niệmdữ liệu, mô hình tổ chức xử lý.

+ Hợp thức hóa.

+ Xây dựng mô hình dữ liệu lô gíc+ Xây dựng mô hình vật lý dữ liệu

1.1 Nghiên cứu thực tế

Việc nghiên cứu thực tế nhằm giúp ta hiểu đợc chi tiết, xem hệ thống cầncải tiến những gì trong hoạt động Đặt ra những mục tiêu cần thiết Và thuthập thông tin nhằm phân tích, tìm hiểu về các thông tin hệ thống:

+ Mục đích của hệ thống

+ Các vị trí công tác trong hệ thống và tầm quan trọng của các vị trítrong hệ thống.

+ Các con số lợng hóa chung.

+ Cần tìm hiểu thêm tình hình nhân sự, tài chính của tổ chức, phơng tiệnkhoa học kỹ thuật hiện có cho hoạt động của hệ thống.

 Liệt kê và mô tả chi tiết các nhiệm vụ cần thực hiện

- Có bao nhiêu nhiệm vụ cần thực hiện?- Điều kiện khởi sinh nhiệm vụ cụ thể là gì?- Thời gian khởi sinh nhiệm vụ?

Những loại dữ liệu, khối lợng của chúng và nguyên tắc quản lýLàm quen với các ngôn ngữ dùng trong hệ thống

2.Xây dựng các mô hình

2.1 Xây dựng các mô hình khái niệm

Là xây dựng các dữ liệu để trả lời cho các câu hỏi: vì sao hệ thống đó tồntại? Nhằm mục đích :

- Công việc: là tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung các sự kiện khởisinh

- Kết quả: là báo cáo đợc thực hiện nh báo cáo danh sách cán bộ công nhânviên đến tuổi về hu, báo cáo tiền bảo hiểm xã hội… thực hiện hoạt động thu thập, l

2.3 Mức tổ chức

Nhằm mục đích là nói về : ai? Làm chỗ nào? làm cái gì?

Thể hiện những cái mới nh sự kiện, nhiệm vị, quy tắc tổ chức của hệthống.

- Quy tắc tổ chức là sự thể hiện tổ chức theo nghĩa: bản chất của xử lývà thời điểm tiến hành.

- Nhiệm vụ là những công việc xác định theo quy tắc tổ chức.

2.4 Mô hình ngoài

Mục đích của mô hình ngoài là để xác định các mô hình về dữ liệu và môhình xử lý đối với những ngời không thuộc hệ thống.

3 Hợp thức hóa

Với việc hợp thức hoá sẽ đảm bảo cho mô hình ngoài thực sự đợc xây

- Hợp thức hóa đối tợng.- Hợp thức hóa quan hệ.

- Hợp thức hóa các lực lợng quan hệ.

4 Mức logic

Với mức logic nó sẽ giúp ta xác định cách tổ chức logic của dữ liệu đểthể hiện mô hình khái niệm đã đợc hợp thức hóa Tối u hóa tổ chức này vớicác yêu cầu xử lý Có thể dùng công cụ mô hình quan hệ để chuyển sang mứclogic.

 Quy tắc chuyển mô hình cá thể mức logic

- Một thuộc tính của mô hình cá thể chuyển thành một trờng ở mứclogic.

- Một trờng của mô hình cá thể chuyển thành một bản ghi.- Một quan hệ trong mô hình cá thể chuyển thành một đối tợng.

5 Xây dựng mức vật lý của dữ liệu

Việc xây dựng mức vật lý của dữ liệu nhằm để chia thành các modulexử lý logic Và có thể lập thành các module chơng trình khi xem xét đến điềukiện vật lý cụ thể.

 Các công cụ và kỹ thuật dùng trong phân tích thiết kế - Sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD

 Khái niệm: Là sự phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của

hệ thống trong miền khảo cứu.

 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD có tác dụng:

+ Là một trong những bớc đầu tiên của quá trình phân tích nhằm xác địnhphạm vi của hệ thống cần phân tích đồng thời tăng cờng cách tiếp cận logic

+ Phân rã chức năng tổng quan của vấn đề một cách có cấu sao cho tránh ợc việc trùng lặp và d thừa công việc trong hệ thống.

đ- Sơ đồ luồng dữ liệu DFD: Là việc dùng một kỹ thuật mô hình

hóa để miêu tả hệ thống dới góc độ cân bằng cả chức năng và dữ liệu Đó làmột phần chủ chốt của đặc tả yêu cầu hệ thống.

 Các ký pháp của sơ đồ DFD:

Tiến trình : mỗi tiến trình có chức năng biến đổi thông tin vào theo mộtcách nào đó nh tổ chức lại thông tin, bổ xung thông tin hoặc tạo thông tin mới.

Trong sơ đồ DFD hình tròn dùng để biểu diễn tiến trìnhTên

tiến trình

Dòng dữ liệu: Là việc chuyển thông tin vòa hoặc ra khỏi một tiến

trình Nó đợc chỉ ra sơ đồ bằng một đờng kẻ có mũi tên ở ít nhất một đầu Mũitên chỉ hớng của dòng thông tin.

Kho dữ liệu: Các kho dữ liệu trong DFD biểu diễn cho thông tin cần

phải giữ trong một khoảng thời gian để một hoặc nhiều tác nhân truy nhậpvào và nó đợc biểu diễn nh sau:

Tác nhân bên ngoài: Là mộtờ ngời hoặc một nhóm ngời hoặc một tổ chức ở

bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhng có một số hình thức tiếp xúcvới hệ thống.

Tác nhân bên trong: Là một chức năng hay một tiến trình bên trong hệ

thống đợc miêu tả ở trạng thái khác của mô hình.Tên dòng dữ liệu

Tệp dữ liệu