Áp dụng tin học và chương trình quản lý nhân sự cho công ty phần mềm kế toán ASIA

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Áp dụng tin học và chương trình quản lý nhân sự cho công ty phần mềm kế toán ASIA

Lời nói đầu ứng dụng tin học trong quản lý nhân sự là một trong những kết quả của tin học Nó làm giảm tới mức tối thiểu việc tham gia thực hiện thủ công bằng sức ngời, tiết kiệm thời gian tìm kiếm, làm hẹp không gian lu trữ, hệ thống hoá, cụ thể hoá những thông tin yêu cầu của ngời sử dụng Nhiều cơ quan xí nghiệp đã

đặt kế hoạch tin học hoá toàn bộ các khâu quản lý của đơn vị mình, đặc biệt là

hệ thống quản lý cán bộ với sự trợ giúp của máy tính.

Ngày nay nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên phức tạp,

đòi hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ hết Điều này là một khó khăn trở ngại lớn cho các cơ sở vẫn duy trì những biện pháp lu trữ, thống kê báo cáo theo phơng pháp giấy bút thông thờng Đặc biệt một lĩnh vực quan trọng nh quản lý kế toán - tài chính, quản lý cán bộ luôn luôn đòi hỏi chi tiết, chính xác và cập nhật thờng xuyên Vì thế, đối với các hoạt động này, giải pháp duy nhất thích hợp là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý dữ liệu.

Đáp ứng nhu cầu tin học hoá từng phần trong công tác quản lý nhân sự của công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA là một vấn đề vô cùng quan trọng, nó quyết định sự thành công hay thất bại của công ty, trên cơ sở đó

đề tài "áp dụng tin học vào chơng trình quản lý nhân sự cho công ty phần mềm kế toán ASIA" nhằm trợ giúp công tác quản lý nhân sự trong công ty đạt

hiệu quả cao hơn.

Đề tài gồm các phần:

Chơng I: Giới thiệu đơn vị thực tập và đề tài nghiên cứu.

Chơng II: Phơng pháp luận phân tích, thiết kế hệ thống thông tin phục vụ quản lý

Chơng III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự.

Chơng I

Giới thiệu đơn vị thực tập

và đề tài nghiên cứu

I Quá trình hình thành và phát triển của công ty ASIA

- Tên đơn vị thực tập: Công ty đầu t và phát triển phần mềm

kế toán ASIA

- Trụ sở chính của công ty đặt tại số 6 Vũ Ngọc Phan, Đống Đa -Hà Nội

- Công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA đợc thành lập theo giấyphép số 978 /QĐUB do Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 9-10-2001 Công ty do ba sáng lập viên là Phùng Đăng Vũ, Phạm Văn Lộc và Nguyễn VănHng lập nên với số vốn điều lệ là 550 000 000đ

- Hình thức sở hữu của công ty là cổ phần

- Công ty với một đội ngũ nhân viên trẻ, có trình độ, năng động sáng tạo trong

đó có hơn 30 nhân viên tại Hà Nội, 25 cử nhân khoa học và kinh tế chuyênngành toán tin, 4 cử nhân kinh tế chuyên ngành kế toán, 1 cử nhân ngoại ngữ

- Ngành nghề kinh doanh của công ty khi mới thành lập là:

Sản xuất phần mềm

Triển khai ứng dụng trong lĩnh vực tin học hoá công tác tài chính

kế toán và quản trị kinh doanh

- Sau một thời gian đi vào hoạt động công ty có bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh:

Cài đặt và hớng dẫn sử dụng cho khách hàng

- Dịch vụ: T vấn và triển khai xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh cho các doanh nghiệp

- Mục tiêu: Đạt đợc và giữ vững vị trí số một trên thị trờng Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm tài chính kế toán và quản trị doanh nghiệp

- Phơng châm: Chất lợng cao dịch vụ tốt

- Quan điểm dịch vụ khách hàng: vì sự thành công của khách hàng

- Chiến lợc phát triển sản phẩm: Phát triển liên tục

II Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA

Trong nhiều năm qua nhà nớc ta luôn coi trọng việc tin học hoá tổ chức quản trị doanh nghiệp và luôn coi vấn đề này là một trong những nội dung chủ yếu đốivới quản trị doanh nghiệp Trong phạm vi từng doanh nghiệp việc tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chức năng quản lý của doanh nghiệp

Sơ đồ các bộ phận của công ty

Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban

1 Ban giám đốc:

Công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA là công ty cổ phần

đứng đầu lãnh đạo công ty là Giám đốc và hai Phó giám đốc giúp việc (một Phógiám đốc giúp việc quản lý điều hành kinh doanh và một phó giám đốc phụ trách

kĩ thuật) có kế toán trởng phụ trách công tác kế toán thống kê - tài chính, có bộmáy giúp việc chuyên môn nghiệp vụ và có lực lợng lao động trực tiếp

Giám đốc là ngời đại diện pháp nhân ngời điều hành cao nhất, điều hànhmọi hoạt động cuả công ty theo chức năng nhiệm vụ, theo dõi và chỉ đạo cụ thểcác hoạt động của công ty

Hai Phó giám đốc công ty điều hành một số lĩnh vực giám đốc phân công,chịu trách nhiệm về các công việc đó, thay giám đốc điều hành và quản lý đơn vịkhi giám đốc đi vắng

P tổ chức

Hệ thống kinh

P.kĩ thuật

P.Tri

ển khai

dự án

Phòn

g bảo hành

2 Phòng tổ chức:

Nhiệm vụ của phòng này là phụ trách công tác nhân sự và nội vụ công ty(tuyển dụng, đào tạo nhân viên, theo dõi, tham mu giúp Giám đốc sắp xếp tổchức, nâng lơng, khen thởng, )

3 Phòng kĩ thuật:

Chức năng lập và quản lý các chơng trình phần mềm theo nhiệm vụ đợcgiao tuân thủ theo qui trình qui định nghiệp vụ của công ty phần mềm kế toán.các chơng trình do cấp trên giao, tham mu cho giám đốc công ty về kĩ thuậtnghiệp vụ, bảo dỡng sửa chữa các chơng trình phần mềm kế toán

4 Phòng kế toán

Có chức năng làm tham mu cho giám đốc trong lĩnh vực tài chính kế toánthống kê và thực hiện đúng nguyên tắc thể lệ thủ tục quản lý tài chính kế toáncủa đơn vị

Đúng vậy nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên phức tạp,

đòi hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ hết Điều này là một trởngại lớn cho các cơ sở vẫn duy trì những biện pháp lu trữ, thống kê báo cáo theophơng pháp giấy bút thông thờng đặc biệt là lĩnh vực quản lý nhân sự

Công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA đã ứng dụng tin họcvào trong công tác quản lý kinh doanh Nhng hiện tại phòng nhân sự của công tyvẫn duy trì biện pháp quản lý nhân sự thủ công thông thờng Vì vậy đề tài đa tinhọc vào quản lý nhân sự của công ty là một trong những vấn đề đợc công tyquan tâm

Công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA là một công ty mớithành lập vẫn còn non trẻ do vậy để có thể đứng vững trên thị trờng thì vấn đềcòn ngời là khâu đầu tiên công ty quan tâm Phòng nhân sự của công ty phầnmềm kế toán ASIA đang thực hiện quản lý nhân sự bằng phơng pháp thủ côngthông qua các bảng biểu, hồ sơ nhân viên để theo dõi ngày công , trình độchuyên môn, trình độ văn hoá với thủ tục thủ công này, ngời quản lý phải làmrất lâu, mất nhiều thời gian mà hiệu quả không cao, nhiều khi vẫn xảy ra sai sóttrong công tác quản lý Mỗi lần nhân viên yêu cầu lĩnh lơng thì ngời quản lý lạiphải giở sổ ra để tra xem nhân viên đó làm việc đợc bao lâu, hệ số lơng là baonhiêu tra cứu rất lâu

Hơn nữa với thủ tục thủ công nh hiện nay, phòng nhân sự không thể tậptrung đợc nhân viên Khi ngời quản lý muốn xem tình hình ngày công, phòngban nh thế nào đều không thể cập nhật nhanh.

Trên cơ sở thực tế đó của công ty và đáp ứng yêu cầu thực tế của công tácquản lý nhân sự, công ty đã quyết định đa tin học vào quản lý nhân sự Đây làmột quyết định đúng đắn phù hợp yêu cầu thực tế đặt ra của công tác quản lýnhân sự, đa tin học vào quản lý nhân sự thì hệ thống sẽ đáp ứng đợc việc cungcấp các thông tin về nhân sự một cách chính xác, kịp thời, giảm bớt thời gian tracứu, đáp ứng đợc yêu cầu của lãnh đạo trở nên đơn giản hơn

Hệ thống đợc viết trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Basic 6.0 nhằm giảiquyết 3 vấn đề:

 Quản lý thông tin cơ bản nhân sự

 Quản lý thông tin nhân sự

 Quản lý thông tin hệ thống

Chơng IIPhơng pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng,phần mềm dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phốithông tin trong một tập các ràng buộc đợc gọi là môi trờng

Nó đợc thể hiện bởi những con ngời, các thủ tục dữ liệu và thiết bị tin học.

đầu vào (input) của hệ thống thông tin đợc lấy từ các nguồn (Sources) và đợc xử

lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc Kết quả xử

lý (Output) đợc chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lu trữdữ liệu (Storage)

1 Sơ đồ hệ thống thông tin

Mô hình hệ thống thông tin

Nh hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận

đ-a dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, và bộ phận đđ-a dữ liệu rđ-a

Từ mô hình hệ thống thông tin tổng quát ta có mô hình hệ thống thông tinphục vụ quản lý chung

2 Hệ thống thông tin phục vụ quản lý

Kho dữ

liệu

Đích

Phân phát

Hệ thống thông tin phục vụ quản lý

Cấp d ới

Ban lãnh đạo

Đầu ra

Đầu vào

Thông

tin ngoài

vào

Thông tin ra

Thông tin

đã đ ợc

xử lý

Thông tin thu thập



 Ban lãnh đạo ban hành các quyết định quản lý

 Cấp dới thực hiện các quyết định quản lý, biến các yếu tố đầu vào của hệthống thành các yếu tố đầu ra

 Hệ thống thông tin phục vụ quản lý là trung gian của hai hệ thống trên cóchức năng thu thập, lu trữ và truyền thông tin trong hệ thống, đa thông tin vàoquá trình xử lý và truyền đạt thông tin ra một cách kịp thời

Hoạt động của tổ chức đợc đánh giá là tốt hay xấu tuỳ thuộc vào chất lợngcủa việc xử lý, sự phù hợp của thông tin

Với sơ đồ quản lý hệ thống trên, ta có thể ứng dụng vào công ty và có sơ đồ

hệ thống quản lý nhân sự của công ty

3 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Cùng một hệ thống thông tin có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theo quan

điểm của ngời mô tả Có ba mô hình đã đợc đề cập tới để mô tả cùng một hệthống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong

Thông tin đã

xử lý

Quyết định quản lý nhân sự

Báo cáo tổng hợp nhân sự

Hồ sơ đ ợc chấp nhận Dữ liệu

quản lý

Thông báo của phòng nhân sự

tin nhân viên

Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì Mô hình này trả lời câu hỏi Cái“Cái

gì?” và Để làm gì?“Cái ” Nó không quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụng cũng nh

địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ

thống Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là nhữngthời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra Nó trả lời câu hỏi:

Cái gì? Ai? ở đâu? và Khi nào?

Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy

nhiên không phải là cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật Mô

hình giải đáp câu hỏi: Nh thế nào?

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kếtquả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng, mô hình vật

lý trong là của góc nhìn kỹ thuật Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, môhình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất

Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nềntảng của phơng pháp phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin sẽ đợc trìnhbày ở phần sau

nhanh chóng những dữ liệu cần thiết Nếu kho dữ liệu này đợc đặt trên các

ph-ơng tiện nhớ của máy tính điện tử và đợc bảo quản nhờ chph-ơng trình máy tính thì

nó còn đợc gọi là ngân hàng dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu Ngân hàng dữ liệu là

một hệ thống dùng máy tính điện tử để lu trữ, quản lý tập trung dữ liệu nhằmphục vụ cho nhiều ngời và nhiều mục đích quản lý khác nhau

Bản thân kho dữ liệu (hay ngân hàng dữ liệu) cùng với con ngời và các

ph-ơng tiện để duy trì sự hoạt động của nó tạo thành hệ thống quản lý dữ liệu

Việc xử lý nghiệp vụ và việc ra quyết định đều phải dựa vào những hệthống quản lý dữ liệu, vì vậy các tổ chức phải duy trì những hệ thống quản lý dữliệu.

 Mô hình phấn cấp (Hierarchical Model) thể hiện mối quan hệ Cha

-Con Một thực thể cha có thể có nhiều thực thể con, nhng mỗi thực thể con chỉ

có thể có một thực thể cha Quan hệ này còn đợc gọi là quan hệ Một - Nhiều

 Mô hình mạng lới (Network Model) tỏ ra mềm dẻo hơn nhiều so với mô

hình phân cấp Theo sơ đồ này thực thể cha có thể có nhiều thực thể con và ngợclại Quan hệ này còn đợc gọi là quan hệ Nhiều - Nhiều Mô hình này mềm dẻonhng cũng có điểm yếu của nó Kích thớc và sự phức tạp của các mối quan hệ sẽlàm cho cơ sở dữ liệu trở thành rất lớn, rất cồng kềnh và dễ nhầm lẫn

Hai mô hình trên đã là nền tảng cho hầu hết các hệ quản trị cơ sở dữ liệuphát triển vào những năm từ 1960 đến những năm đầu 1980 Vào năm 1970, khinhận thấy những nhợc điểm của các HQTCSDL phân cấp và mạng lới, E.F Codd

đã đa ra mô hình quan hệ (relational model).

 Việc nghiên cứu để sáng lập ra mô hình quan hệ nhằm vào ba mục tiêu.Mục tiêu thứ nhất là vạch ra một đờng ranh giới rõ ràng giữa các phơng diệnlogic và vật lý của việc quản trị CSDL Khi đó các nhà lập trình ứng dụng khôngcần phải để ý tới cách trình bày dữ liệu trên các phơng tiện vật chất nữa Codd

gọi mục tiêu này là mục tiêu độc lập dữ liệu Mục tiêu thứ hai là tạo ra một mô

hình đơn giản mà đông đảo các nhà lập trình và những ngời dùng có thể hiểu đợc

ngay Đây là mục tiêu truyền đạt nhằm tăng hiệu suất và hiệu quả của việc trao

đổi giữa ngời dùng và các cán bộ hệ thống thông tin quản lý Mục tiêu thứ ba

đ-ợc gọi là mục tiêu xử lý tập hợp, nhằm tăng khả năng xử lý từ “Cáilần lợt từng bản

ghi” đến “Cáiđồng thời nhiều bản ghi” Đạt đợc các mục tiêu này nghĩa chỉ cần viếtmột số ít dòng lệnh cho các chơng trình ứng dụng đồng thời những ngời dùng vànhững cán bộ phân tích sẽ ít hiểu lầm nhau hơn trong giao tiếp

Theo mô hình quan hệ thì HQTCSDL xem xét và thể hiện các thực thể nhmột bảng hai chiều với bản ghi là các hàng và các trờng là các cột Có một cột

đóng vai trò trờng khoá hay còn gọi là trờng định danh Mỗi giá trị của nó xác

định một bản ghi duy nhất Bảng có thể chứa các trờng liến kết, chúng khôngphải là những trờng mô tả về thực thể mà là móc xích liên kết với một hoặcnhiều bản ghi của một bảng khác Cấu trúc nh vậy có rất nhiều thuận lợi cho việcthao tác với dữ liệu trên các bảng Mô hình quan hệ là mô hình đợc dùng phổbiến nhất hiện nay

Cơ sở dữ liệu nhân sự đợc tổ chức theo mô hình quan hệ

Gần đây xuất hiện mô hình dữ liệu hớng đối tợng, mô hình này đợc dùngkết hợp với mô hình quan hệ

Mô hình dữ liệu giúp chúng ta hiểu đợc cấu trúc, quan hệ và ý nghĩa củadữ liệu, đây là điều hết sức cần thiết trớc khi bắt tay tạo lập một cơ sở dữ liệu

Lập mô hình dữ liệu là phần việc chính của việc thiết kế cơ sở dữ liệu

5 Các giai đoạn của việc phát triển một hệ thống thông tin

Một hệ thống thông tin là một đối tợng phức tạp, vận động trong một môitrờng cũng rất phức tạp Do đó phân tích viên cần phải có một phơng pháp tiếnhành nghiêm túc

Một phơng pháp đợc định nghĩa nh một tập hợp các bớc và các công cụcho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhng dễ quản lýhơn Phơng pháp đợc đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiềuphơng pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin Ba nguyên tắc

đó là:

- Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình

Trong phần 3 đã nêu ra định nghĩa ba mô hình của hệ thống thông tin, đó

là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong Bằng cách cùngmô tả về một đối tợng chúng ta thấy ba mô hình này đợc quan tâm từ những góc

độ khác nhau Phơng pháp phát triển hệ thống đợc thể hiện cũng dùng tới kháiniệm của những mô hình này và do đó cần luôn luôn phân định rõ ràng ba mức

- Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng

- Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgíc khi phân tích

và từ mô hình lôgíc sang mô hình vật lý khi thiết kế

Các giai đoạn của phát triển hệ thống

Phơng pháp đợc đa ra ở đây có 7 giai đoạn Mỗi giai đoạn bao gồm mộtdãy các công đoạn Phát triển hệ thống là một quá trình lặp Tuỳ theo kết quảcủa một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trớc đểtìm cách khắc phục những sai sót Phơng pháp có các giai đoạn sau

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế lô gíc

Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kĩ thuật hệ thống

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

5.1 Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức những dữliệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự ánphát triển hệ thống Giai đoạn này đợc thực hiện tơng đối nhanh và không đòihỏi chi phí lớn Nó bao gồm các công đoạn sau:

 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

 Làm rõ yêu cầu

 Đánh giá khả năng thực thi

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.

5.2 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết đợc thực hiện sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêucầu Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đangnghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề, xác định những

đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệthống thông tin mới phải đạt đợc Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

 Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại

 Nghiên cứu hệ thống thực tại

 Đa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

 Đánh giá lại tính khả thi

 Thay đổi đề xuất của dự án

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Một số khái niệm

 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) đợc dùng để mô tả hệ thống thông tin theocách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữtrong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

 Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin nh sau:

- Dòng thông tin - Điều khiển

 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin

nh sơ đồ luồng thông tin nhng trên góc độ trừu tợng Trên sơ đồ chỉ bao gồm cácluồng dữ liệu, các xử lý, các lu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhng không hề quantâm tới nơi, thời điểm và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉmô tả đơn thuần hệ thống làm gì và để làm gì

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thựcthể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu

Các mức của DFD

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ

thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng

Tài liệu

Tên ng ời/bộ phận phát/nhận tin

xử lý

Tên tiến trình

sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật Sơ đồ ngữ cảnh còn đợc gọi là sơ đồ mức 0.

Phân rã sơ đồ

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngời ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion)

sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, ngời ta phân ra thành sơ đồ mức 1, tiếp saumức 1 là mức 2…

5.3 Giai đoạn 3: Thiết kế lô gíc

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lô gíc của một hệthống thông tin, cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợcnhững mục tiêu đã đợc thiết lập ở giai đoạn trớc Thiết kế lô gíc bao gồm cáccông đoạn sau:

 Thiết kế cơ sở dữ liệu

 Thiết kế xử lý

 Thiết kế các luồng dữ liệu vào

 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

 Hợp thức hoá mô hình logic

Có hai phơng pháp thiết kế cơ sở dữ liệu:

Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra

Thiết kế cơ sở dữ liệu logic bằng phơng pháp mô hình hoá

Trong đề tài này lựa chọn thiết kế bằng phơng pháp mô hình hoá

Khái niệm cơ bản

 Thực thể quản lý (Entity)

Là tập hợp các đối tợng có cùng bản chất đợc nhà quản lý quan tâm tới

Một thực thể có thể là nhân sự (cán bộ nhân viên, giáo viên, sinh viên,

ng-ời làm dịch vụ); tổ chức (ngân hàng, kho bạc); nguồn lực hữu hình (tiền, đồ dùng văn phòng phẩm) Thực thể đợc biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên

thực thể bên trong

Cán bộ nhân viên

 Quan hệ

Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác Có

sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau Khái niệm quan hệ đợc dùng để

trình bày, thể hiện mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể

Giữa thực thể nhân viên và thực thể chức vụ tồn tại mối quan hệ: một nhânviên có thể có nhiều chức vụ, một chức vụ nhiều ngời nắm giữ

 Số mức quan hệ

Ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao còn phải biết

có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tơng ứng với mỗi lần xuất của thực thể B vàngợc lại

 1@1 Quan hệ Một-Một

Một lần xuất của thực thể A đợc liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể

B và ngợc lại

Một trởng phòng chỉ có thể lãnh đạo một phòng công tác và một phòngcông tác chỉ có một trởng phòng

Mỗi lần xuất của thực thể A đợc liên kết với một hoặc nhiều lần xuất củathực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuấtcủa thực thể A.

Một nhân viên có nhiều khoản lơng nhng lơng đó chỉ thuộc về một nhânviên

 N@M Quan hệ Nhiều-Nhiều

Một lần xuất của thực thể A đợc liên kết với một hoặc nhiều lần xuất củathực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B đợc liên kết với một hoặc nhiều lầnxuất của thực thể A

Một nhân viên có thể có nhiều ngoại ngữ, một ngoại ngữ có nhiều nhânviên theo học

Khả năng tuỳ chọn của quan hệ

Trong thực tế có những lần xuất của thực thể A không tham gia vào liênkết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B Trong trờng hợp nh vậy ta gọi làquan hệ tuỳ chọn

Dùng hình ovan nhỏ để chỉ một quan hệ tuỳ chọn

 Chiều của một quan hệ

Chiều của một quan hệ chỉ ra số lợng các thực thể tham gia vào quan hệ

đó Ngời ta chia các quan hệ làm 3 loại: một chiều, hai chiều, ba chiều

 Quan hệ một chiều là một quan hệ mà một lần xuất của một thực thể đợcquan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó

Ví dụ:

Quan hệ “CáiLà bạn” trong một thực thể sinh viên

 Mối quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết vớinhau

Ví dụ:

Quan hệ giữa nhân viên và lơng

 Quan hệ nhiều chiều là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia

Ví dụ

Sinh viên

Là bạn

M

Chức vụ

M

Các máy tính hiện nay không biểu diễn đợc quan hệ ba chiều (nhiềuchiều) nên chúng ta phải phân rã quan hệ này thành các quan hệ hai chiều.

Giá trị của thuộc tính đó là duy nhất đối với mọi lần xuất của thực thể Ví

dụ, “CáiMã nhân viên” là duy nhất cho mỗi nhân viên.

 Thuộc tính mô tả (Description) dùng để mô tả về thực thể

Ví dụ: Tên phòng ban, chức vụ…

 Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể

có quan hệ

Ví dụ: thuộc tính “CáiMã nhân viên” là để trỏ tới thực thể “CáiNhân viên”

Một quan hệ đợc định danh bằng việc ghép định danh của các thực thể tham gia vào quan hệ.

Thuộc tính đợc đặt ở bên cạnh thực thể và quan hệ, gạch chân các thuộctính định danh trong các biểu diễn về thực thể và quan hệ

 Chuyển đổi sơ đồ khái niệm dữ liệu (ERD) sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD)

Nhân viên

Ngoại ngữ

Có N

Sau khi có đợc sơ đồ khái niệm dữ liệu thì cần chuyển nó thành tập hợpcác tệp và vẽ sơ đồ cấu trúc dữ liệu Sau đây là một số quy tắc chuyển đổi từ môhình quan hệ thực thể hai chiều sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu.

 Quan hệ hai chiều 1@1

Đối với quan hệ này cần phải tạo ra hai tệp ứng với hai thực thể, thuộc tính

định danh của một trong hai thực thể sẽ là thuộc tính phi khoá của thực thể kia.Trong trờng hợp sự tham gia của một thực thể vào quan hệ là tuỳ chọn thì tốtnhất là đặt khoá vào tệp ứng với thực thể bắt buộc trong quan hệ để tránh thuộctính nhận giá trị rỗng

 Quan hệ hai chiều loại 1@N

Trong trờng hợp này ta tạo ra hai tệp, mỗi tệp ứng với một thực thể Khoácủa tệp ứng với thực thể có số mức quan hệ 1 đợc dùng nh khoá quan hệ trongtệp ứng với thực thể có số mức quan hệ N Khoá quan hệ có thể nhận giá trị rỗngnếu thực thể có số mức N là tuỳ chọn trong quan hệ

 Quan hệ hai chiều loại N@M

Trong trờng hợp này ta phải tạo ra ba tệp: hai tệp mô tả hai thực thể vàmột tệp mô tả quan hệ Khoá của tệp mô tả quan hệ đợc tạo thành bởi việc ghépkhoá của các thực thể tham gia vào quan hệ

5.4 Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp

Sau khi mô hình logic đợc ngời sử dụng lựa chọn thì cần xây dựng các

ph-ơng án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic Những ngời sử dụng sẽ chọn lấymột phơng án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng cácràng buộc của tổ chức Giai đoạn này gồm các công đoạn:

 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

 Xây dựng các phơng án của giải pháp

 Đánh giá các phơng án của giải pháp

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng án giảipháp

5.5 Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Sau khi một phơng án của giải pháp đợc lựa chọn sẽ tiến hành thiết kế vật

lý ngoài Những công đoạn chính của giai đoạn này là:

 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

 Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá

 Thiết kế các thủ tục thủ công

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Kết thúc giai đoạn này cần có hai tài liệu kết quả:

+ Tài liệu chứa tất cả các đặc trng của hệ thống sẽ cần cho việc thực hiện

Các nhiệm vụ chính của thiết kế vật lý bao gồm:

- Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra: xác định HTTT trình bày thông tin

nh thế nào cho ngời sử dụng khi nhập dữ liệu vào hệ thống hoặc đa kết quả ra

- Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá: xác định cách thức màngời sử dụng hội thoại với HTTT

- Thiết kế các thủ tục thủ công

 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

- Phải lựa chọn phơng tiện, khuôn dạng của các dòng vào/ra

- Xác định cách thức hội thoại với phần tin học hoá của hệ thống

- Cách thực hiện các thủ tục thủ công

Một số nguyên tắc:

- Làm sao cho ngời sử dụng luôn kiểm soát đợc hệ thống.Thiết kế hệthống theo thói quen và kinh nghiệm của ngời sử dụng

- Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã đợcdùng.

- Che khuất toàn bộ phần cứng và phần mềm

- Cung cấp thông tin về t liệu đang sử dụng trên màn hình

- Làm sao để giảm tối thiểu lợng thông tin mà ngời sử dụng cần phảinhớ

- Sử dụng các quy tắc cơ bản về mầu sắc và ký hiệu

5.6 Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần mềm, các công đoạnchính gồm:

 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

 Thiết kế vật lý trong

 Lập trình

 Thử nghiệm hệ thống

 Chuẩn bị tài liệu

Kết thúc giai đoạn này cần có tài liệu hớng dẫn sử dụng và thao tác cũng

nh các tài liệu mô tả về hệ thống

5.7 Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Giai đoạn này gồm các công đoạn:

 Lập kế hoạch cài đặt

 Chuyển đổi

 Khai thác và bảo trì

 Đánh giá

II hệ thống thông tin quản lý nhân lực

Đối với một hệ thống thông tin quản lý nhân lực thì nó bao gồm các nộidung sau:

1 Cập nhật dữ liệu

Trong phần này nó phải cập nhật toàn bộ dữ liệu có liên quan đến nhân viên,

để làm cơ sở cho quản lý sau này Các dữ liệu cần cập nhật là:

4 Các loại báo cáo

Báo cáo là phần quan trọng nhất mà chơng trình cung cấp cho ngời sửdụng Dựa vào báo cáo ngời sử dụng mới có thể thống kê tính toán đợc các côngviệc cần thiết

- Danh sách nhân sự

- Bảng lơng nhân viên

- Danh sách phòng ban

Chơng IIIPhân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý

I Phân tích và thu thập dữ liệu

1 Tìm hiểu tình hình thực tế và yêu cầu quản lý tại công ty

1.1 Phân tích tình hình thực tế tại công ty

Công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA là một công ty cổ phần

do các cổ đông thành lập Nó mới đợc thành lập 10-2001 do vậy khâu quản lýnhân sự, để tìm hiểu hồ sơ, trình độ, chuyên ngành đào tạo , kinh nghiệm làmột điều hết sức cần thiết cho công ty Do vậy khâu quản lý nhân sự rất phức tạp

và phải trải qua nhiều bớc

- Khi một nhân viên mới vào công ty thì ta phải cập nhật hồ sơ của nhânviên đó vào kho hồ sơ Sau đó, từ kho hồ sơ ta có thể lấy ra để xem xét các thôngtin của nhân viên đó, nếu có thiếu sót gì thì đa ra để sửa chữa

- Trong quá trình công tác nếu có sự biến động thông tin của nhân viênnh: chuyển đổi phòng ban, bổ xung thêm dữ liệu thì phải cập nhật kịp thời

- Thông tin nhân viên nghỉ hu, chuyển đổi công tác khác hay bị sa thảiphải đợc theo dõi trong kho hồ sơ lu.

- Mỗi tháng nhân viên lĩnh lơng lại phải kiểm tra ngày công, bậc lơng, hệ

số lơng, mức lơng để xác định đợc lơng nhân viên

- In ấn báo cáo khi cấp trên có yêu cầu

- Hiện nay công ty ứng dụng tin học trong công tác quản lý kinh doanh vàchuyên viết phần mềm kế toán cung cấp cho thị trờng phần mềm kế toán Nhngtrong khâu nhân sự thì vẫn áp dụng phơng pháp thủ công thông thờng rất phứctạp và mất nhiều thời gian và công sức cho việc cập nhật, sao chép sửa chữa, xoá,tìm kiếm, do đó không đảm bảo đợc yêu cầu về thời gian và độ chính xác củabáo cáo Để khắc phục nhợc điểm đó yêu cầu có hệ thống phù hợp quy mô củacông ty

1.2 Yêu cầu của hệ thống

Yêu cầu đặt ra là thiết kế một hệ thống quản lý nhân sự cho công ty Hệthống đó phải đợc ứng dụng thực tế và tin học hóa một cách khả thi, đáp ứng đợcyêu cầu đặt ra trong thời kì mới, phải thuận tiện an toàn và đạt hiệu quả cao

Để thực hiện các mục tiêu trên thì hệ thống mới cần làm các việc sau:

+ Cập nhật thông tin hồ sơ phải nhanh chóng thuận tiện và chính xác

+ Xem, sửa, xoá một cách dễ dàng mà vẫn đảm bảo đẹp đẽ, rõ ràng

+ Tìm kiếm các thông tin một cách nhanh chóng, chính xác

+ Chơng trình sử dụng đơn giản, ngời sử dụng không cần có trình độ đàotạo sâu về máy tính cũng có thể sử dụng đợc

2 Các thông tin đầu vào

2.1 Thông tin phục vụ cập nhật hồ sơ nhân sự ban đầu

- Bảng thông tin lơng của nhân viên

- Bảng thông tin chức vụ của nhân viên

- Bảng thông tin trình độ chuyên môn của nhân viên

- Bảng thông tin phòng ban của nhân viên

- Bảng thông tin quá trình công tác của nhân viên

- Bảng thông tin hệ thống

3 Các thông tin đầu ra

Bao gồm các báo cáo

* Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý nhân sự

Gồm 4 chủ thể: Nhân viên, phòng nhân sự, phòng kế toán và Giám đốc

Gồm 5 xử lý: Nhập hồ sơ, nhập thông tin liên quan, cập nhật tìm kiếm, xử lý dữ liệu, tính lơng

Dòng thông tin gồm dòng vào và dòng ra

Các dòng vào: Thông tin của nhân sự , những thông tin liên quan nhân sự, yêu cầu

Dòng ra: Lơng, trả lời, báo cáo,thông tin đã xử lý

Có 2 kho lu trữ dữ liệu: Kho hồ sơ cá nhân, kho hồ sơ nhân viên

Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý nhân sự

* Sơ đồ DFD của hệ thống quản lý nhân sự

Trong quá trình phân tích thì sơ đồ dòng dữ liệu giúp cho ta dễ dàng xác

định đợc yêu cầu của ngời sử dụng Sơ đồ dòng dữ liệu nêu ra một mô hình hệthống thông tin chuyển vận từ một quá trình này sang một quá trình khác Điềuquan trọng là phải xác định đợc đầy đủ các thông tin vào ra

Sơ đồ mức ngữ cảnh của hệ thống

P.nhân sự

Yêu cầu đợc đáp ứng

Nhân viên Phòng nhân Sự Phòng kế toán Giám

Xử lý dữ liệu

Thông tin đã

Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống trên chỉ là tổng quát Khi các vấn đề khác phát sinh

đợc đặt ra thì với sơ đồ mức ngữ cảnh nh trên cha vạch ra đợc chi tiết của vấn

đề Bởi vậy ta phải phân tích cụ thể các vấn đề này trong sơ đồ dữ liệu mức 1 vàmức dới 1

Quản lý nhân sự

L ơng

Yêu cầu

Thông tin

L u trữ hồ sơ nhân sự nhân sự

P.nh©n sù

3.0 CËp nhËt th«ng tin

hÖ thèng

2.0 Qu¶n lý c¸c th«ng tin liªn quan nh©n sù

Sơ đồ DFD phân rã tiến trình quản lý thông tin cơ bản nhân sự

Sơ đồ DFD phân rã tiến trình quản lý các thông tin liên quan nhân sự

Sơ đồ phân rã tiến trình quản lý các thông tin hệ thống

P Nhân sự

Lựa chọn chỉ tiêu

hệ thống

Thông tin hệ thống

Cập nhật thông tin hệ thống

P Nhân sự

Danh sách đ ợc chọn

Thông tin cần cập nhật

Tìm kiếm Yêu cầu

P Nhân sự

Cập nhật thông tin cơ bản

thông tin cơ

bản nhân sự

L ơng

Hồ sơ thông tin liên quan

P Nhân sự

P Kế toán

2 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá

2.1 Khái niệm cơ bản

- Thực thể (Entity).Thực thể trong mô hình lô gíc dữ liệu đợc dùng để biểudiễn những đối tợng cụ thể hoặc trừu tợng trong thế giới thực mà ta muốn lu trữnhững thông tin về chúng

Trong hệ thống chúng ta đang nghiên cứu có các thực thể sau:

Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác Có

sự liên kết qua lại giữa các thực thể khác nhau Cũng có thể gọi là có quan hệqua lại với nhau

Để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản lý của HTTT, ngoài việc biết thực thểnày liên kết với thực thể khác ra sao, còn phải biết có bao nhiêu lần thực thể A t-

ơng tác với mỗi lần của thực thể B và ngợc lại

Liên kết Một_Một (1-1)

Liên kết Một_Nhiều (1-n)

Liên kết Nhiều_Nhiều (n_n)

Thuộc tính

Thuộc tính dùng để mô tả đặc trng của một quan hệ

- Thuộc tính định danh (Identifier) là thuộc tính dùng để xác định một cáchduy nhất mỗi lần xuất hiện của thực thể

Có

N 1

Sơ đồ quan hệ các thực thể ERD

Làm việc

M N

Có

M 1

Có

M N

Chứng chỉ

1

Nhân viên

#mã phòng ban

Ngoại ngữ

Nhân viên C

ó

Là

m việ c

1 N

N

#mãngoạingữ

#mã chứng chỉ

chỉ

#mã trình độ CM

#mã chức vụ

#Bậc l ơng

#mãtin học

Trình độ CM

Tin học

M

M

N Có

M

C ó

N 1

Có

C ó

C ó

1

1

#mãnhânviê

n

ChuyÓn tõ ERD sang DSD

Tªn phßngban

Tªn chøngchØ

III Thiết kế vật lý ngoài

1 Thiết kế vào/ra

1.1 Thiết kế ra

Đầu ra của hệ thống bao gồm các báo cáo

Các đầu ra này sẽ đợc in trên giấy khổ A4

1.2 Thiết kế vào

Mục đích của thiết kế vào là thiết kế các thủ tục nhập dữ liệu có hiệu quả

và giảm thiểu các sai sót Thiết kế vào bao gồm: lựa chọn phơng tiện, thiết kếkhuôn dạng cho thông tin nhập

Lựa chọn phơng tiện nhập: Nhập dữ liệu từ các thông tin liên quan nhân

sự vào máy qua bàn phím

2 Thiết kế khuôn dạng màn hình nhập

Nguyên tắc thiết kế:

- Thiết kế khuôn dạng màn hình

- Tên trờng đợc đặt ở phía trên hoặc trớc trờng nhập

- Một số trờng đợc đặt các giá trị ghi nhớ những thông tin giúp cho ngời sửdụng không phải nhớ nhiều

IV Triển khai hệ thống

1 Lựa chọn công cụ phát triển hệ thống

Cùng với sự phát triển và công nghệ thông tin, công nghệ phần mềm ngàynay đã có những bớc tiến nhanh chóng, trải qua các giai đoạn từ ngôn ngữ lậptrình không cấu trúc, đến ngôn ngữ lập trình có cấu trúc rồi chuyển sang ngônngữ lập trình hớng đối tợng Từ các mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ đến các cơ sởhớng đối tợng, từ hoạt động trên máy PC riêng lẻ đến hoạt động trên môi trờngmạng, từ những ngôn ngữ lập trình tổng quát đến những hệ quản trị cơ sở dữ liệucho những ứng dụng chuyên sâu Tất cả những sự phát triển đó giúp cho các

ngôn ngữ lập trình ngày càng trở nên gần gũi, dễ sử dụng đối với những ngờithiết kế, lập trình , bảo trì chơng trình.

Lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng vai trò quan trọng đối với sự thànhcông của chơng trình Việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình dựa vào nhiều yếu tốkhách quan, chủ quan nh: khả năng của ngời đợc giao nhiệm vụ, thói quen củangời sử dụng, yêu cầu về môi trờng phần cứng, khả năng của ngôn ngữ định lựachọn

Việt Nam hiện nay đang sử dụng nhiều ngôn ngữ lập trình và các hệ quảntrị cơ sở dữ liệu khác nhau Điển hình là các ngôn ngữ Pascal, TurboC, C++,Basic, Foxpro, Visual Basic, Access, Qua thực tế dựa trên nhiều yếu tố đó Em

đã lựa chọn ngôn ngữ lập trình cho hệ chơng trình quản lý nhân sự này là VisualBasic 6.0