Áp dụng tin học vào chương trình quản lý nhân sự cho công ty phần mềm kế toán ASIA

Áp dụng tin học vào chương trình quản lý nhân sự cho công ty phần mềm kế toán ASIA

LỜI NĨI ĐẦU Ứng dụng tin học trong quản lý nhân sự là một trong những kết quả của tin học. Nó làm giảm tới mức tối thiểu việc tham gia thực hiện thủ cơng bằng sức người, tiết kiệm thời gian tìm kiếm, làm hẹp khơng gian lưu trữ, hệ thống hố, cụ thể hố những thơng tin u cầu của người sử dụng. Nhiều cơ quan xí nghiệp đã đặt kế hoạch tin học hố tồn bộ các khâu quản lý của đơn vị mình, đặc biệt là hệ thống quản lý cán bộ với sự trợ giúp của máy tính. Ngày nay nhu cầu thơng tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên phức tạp, đòi hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ hết. Điều này là một khó khăn trở ngại lớn cho các cơ sở vẫn duy trì những biện pháp lưu trữ, thống kê báo cáo theo phương pháp giấy bút thơng thường. Đặc biệt một lĩnh vực quan trọng như quản lý kế tốn - tài chính, quản lý cán bộ . ln ln đòi hỏi chi tiết, chính xác và cập nhật thường xun. Vì thế, đối với các hoạt động này, giải pháp duy nhất thích hợp là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào quản lý dữ liệu. Đáp ứng nhu cầu tin học hố từng phần trong cơng tác quản lý nhân sự của cơng ty đầu tư và phát triển phần mềm kế tốn ASIA là một vấn đề vơ cùng quan trọng, nó quyết định sự thành cơng hay thất bại của cơng ty, trên cơ sở đó đề tài "Áp dụng tin học vào chương trình quản lý nhân sự cho cơng ty phần mềm kế tốn ASIA" nhằm trợ giúp cơng tác quản lý nhân sự trong cơng ty đạt hiệu quả cao hơn. Đề tài gồm các phần: Chương I: Giới thiệu đơn vị thực tập và đề tài nghiên cứu. Chương II: Phương pháp luận phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin phục vụ quản lý. Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý nhân sự. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Chương I GIỚI THIỆU ĐƠN VỊ THỰC TẬP VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU I. Q TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CƠNG TY ASIA - Tên đơn vị thực tập: Cơng ty đầu tư và phát triển phần mềm kế tốn ASIA - Trụ sở chính của cơng ty đặt tại số 6 Vũ Ngọc Phan, Đống Đa -Hà Nội - Cơng ty đầu tư và phát triển phần mềm kế tốn ASIA được thành lập theo giấy phép số 978 /QĐUB do Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 9-10- 2001 Cơng ty do ba sáng lập viên là Phùng Đăng Vũ, Phạm Văn Lộc và Nguyễn Văn Hưng lập nên với số vốn điều lệ là 550 000 000đ - Hình thức sở hữu của cơng ty là cổ phần. - Cơng ty với một đội ngũ nhân viên trẻ, có trình độ, năng động sáng tạo trong đó có hơn 30 nhân viên tại Hà Nội, 25 cử nhân khoa học và kinh tế chun ngành tốn tin, 4 cử nhân kinh tế chun ngành kế tốn, 1 cử nhân ngoại ngữ. - Ngành nghề kinh doanh của cơng ty khi mới thành lập là: Sản xuất phần mềm. Triển khai ứng dụng trong lĩnh vực tin học hố cơng tác tài chính kế tốn và quản trị kinh doanh - Sau một thời gian đi vào hoạt động cơng ty có bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh: Cài đặt và hướng dẫn sử dụng cho khách hàng. - Dịch vụ: Tư vấn và triển khai xây dựng hệ thống thơng tin tài chính kế tốn và quản trị kinh doanh cho các doanh nghiệp. - Mục tiêu: Đạt được và giữ vững vị trí số một trên thị trường Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm tài chính kế tốn và quản trị doanh nghiệp - Phương châm: Chất lượng cao dịch vụ tốt. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN - Quan điểm dịch vụ khách hàng: vì sự thành cơng của khách hàng. - Chiến lược phát triển sản phẩm: Phát triển liên tục II SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CƠNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM KẾ TỐN ASIA. Trong nhiều năm qua nhà nước ta ln coi trọng việc tin học hố tổ chức quản trị doanh nghiệp và ln coi vấn đề này là một trong những nội dung chủ yếu đối với quản trị doanh nghiệp. Trong phạm vi từng doanh nghiệp việc tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo hồn thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chức năng quản lý của doanh nghiệp. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Sơ đồ các bộ phận của cơng ty Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 1. Ban giám đốc: Cơng ty đầu tư và phát triển phần mềm kế tốn ASIA là cơng ty cổ phần đứng đầu lãnh đạo cơng ty là Giám đốc và hai Phó giám đốc giúp việc (một Phó giám đốc giúp việc quản lý điều hành kinh doanh và một phó giám đốc phụ trách kĩ thuật) có kế tốn trưởng phụ trách cơng tác kế tốn thống kê - tài chính, có bộ máy giúp việc chun mơn nghiệp vụ và có lực lượng lao động trực tiếp. Giám đốc là người đại diện pháp nhân người điều hành cao nhất, điều hành mọi hoạt động cuả cơng ty theo chức năng nhiệm vụ, theo dõi và chỉ đạo cụ thể các hoạt động của cơng ty. Ban giám đốc P.kin h doan P. Mark eting P. kế tốn P. tổ chức Hệ thống kinh doanh Hệ thống kĩ thuật P.kĩ thuật P.Tri ển khai Phòn g bảo hành THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Hai Phó giám đốc cơng ty điều hành một số lĩnh vực giám đốc phân cơng, chịu trách nhiệm về các cơng việc đó, thay giám đốc điều hành và quản lý đơn vị khi giám đốc đi vắng. 2. Phòng tổ chức: Nhiệm vụ của phòng này là phụ trách cơng tác nhân sự và nội vụ cơng ty (tuyển dụng, đào tạo nhân viên, theo dõi, tham mưu giúp Giám đốc sắp xếp tổ chức, nâng lương, khen thưởng, .) 3. Phòng kĩ thuật: Chức năng lập và quản lý các chương trình phần mềm theo nhiệm vụ được giao tn thủ theo qui trình qui định nghiệp vụ của cơng ty phần mềm kế tốn. các chương trình do cấp trên giao, tham mưu cho giám đốc cơng ty về kĩ thuật nghiệp vụ, bảo dưỡng sửa chữa các chương trình phần mềm kế tốn. 4. Phòng kế tốn Có chức năng làm tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực tài chính kế tốn thống kê và thực hiện đúng ngun tắc thể lệ thủ tục quản lý tài chính kế tốn của đơn vị. 5. Phòng kinh doanh: Có chức năng làm tham mưu cho giám đốc quản lý các lĩnh vực cơng tác kế hoạch kinh doanh vật tư và tài sản trung tâm. 6. Phòng marketing: Chức năng phụ trách lĩnh vực kinh doanh thương mại, phát triển thị trường, tìm kiếm bạn hàng và đối tác, nắm bắt kịp thời thơng tin thị trường, dự báo biến động thị trường, tham mưu cho lãnh đạo những vẫn đề thuộc lĩnh vực kinh doanh. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 7. Phòng triển khai dự án Chức năng chun trách về các dự án phần mềm kế tốn phù hợp u cầu của khách hàng. 8. Phòng bảo hành Có trách nhiệm thực hiện bảo hành cho khách hàng khi khách hàng có u cầu. III. SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ Chúng ta đang trong kỷ ngun thơng tin, hướng đến thế kỷ 21, ngày nay khơng ai còn nghi ngờ gì vai trò của tin học trong đời sống, trong khoa học kĩ thuật, kinh doanh cũng như mọi mặt vận động của xã hội, dưới mọi quy mơ từ xí nghiệp, cơng ty cho đến quốc gia và tồn thế giới. Đúng vậy nhu cầu thơng tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên phức tạp, đòi hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ hết. Điều này là một trở ngại lớn cho các cơ sở vẫn duy trì những biện pháp lưu trữ, thống kê báo cáo theo phương pháp giấy bút thơng thường đặc biệt là lĩnh vực quản lý nhân sự. Cơng ty đầu tư và phát triển phần mềm kế tốn ASIA đã ứng dụng tin học vào trong cơng tác quản lý kinh doanh. Nhưng hiện tại phòng nhân sự của cơng ty vẫn duy trì biện pháp quản lý nhân sự thủ cơng thơng thường. Vì vậy đề tài đưa tin học vào quản lý nhân sự của cơng ty là một trong những vấn đề được cơng ty quan tâm. Cơng ty đầu tư và phát triển phần mềm kế tốn ASIA là một cơng ty mới thành lập vẫn còn non trẻ do vậy để có thể đứng vững trên thị trường thì vấn đề còn người là khâu đầu tiên cơng ty quan tâm. Phòng nhân sự của cơng ty phần mềm kế tốn ASIA đang thực hiện quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ cơng thơng qua các bảng biểu, hồ sơ nhân viên để theo dõi ngày cơng , trình độ THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN chun mơn, trình độ văn hố .với thủ tục thủ cơng này, người quản lý phải làm rất lâu, mất nhiều thời gian mà hiệu quả khơng cao, nhiều khi vẫn xảy ra sai sót trong cơng tác quản lý. Mỗi lần nhân viên u cầu lĩnh lương thì người quản lý lại phải giở sổ ra để tra xem nhân viên đó làm việc được bao lâu, hệ số lương là bao nhiêu .tra cứu rất lâu. Hơn nữa với thủ tục thủ cơng như hiện nay, phòng nhân sự khơng thể tập trung được nhân viên. Khi người quản lý muốn xem tình hình ngày cơng, phòng ban .như thế nào đều khơng thể cập nhật nhanh. Trên cơ sở thực tế đó của cơng ty và đáp ứng u cầu thực tế của cơng tác quản lý nhân sự, cơng ty đã quyết định đưa tin học vào quản lý nhân sự. Đây là một quyết định đúng đắn phù hợp u cầu thực tế đặt ra của cơng tác quản lý nhân sự, đưa tin học vào quản lý nhân sự thì hệ thống sẽ đáp ứng được việc cung cấp các thơng tin về nhân sự một cách chính xác, kịp thời, giảm bớt thời gian tra cứu, đáp ứng được u cầu của lãnh đạo trở nên đơn giản hơn. Hệ thống được viết trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Basic 6.0 nhằm giải quyết 3 vấn đề:  Quản lý thơng tin cơ bản nhân sự  Quản lý thơng tin nhân sự  Quản lý thơng tin hệ thống CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ I. HỆ THỐNG THƠNG TIN Trong thời đại ngày nay cũng như trước đây, cơng tác quản lý và điều hành một tổ chức phải nắm bắt chính xác các thơng tin và xử lý chúng khi ra quyết định. Nhưng ngày nay đòi hỏi có những quyết định nhanh và chính xác. Nếu quyết định khơng chính xác nó sẽ dẫn đến những hậu quả rất to lớn, vì vậy cơng tác quản lý ngày nay khơng chỉ dựa trên những kinh nghiệm mà còn dựa THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN vào những cơng cụ, phương tiện hiện đại để nắm bắt, xử lý nhanh, chính xác các luồng thơng tin để phục vụ ra các quyết định. Hệ thống thơng tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm dữ liệu . thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thơng tin trong một tập các ràng buộc được gọi là mơi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục dữ liệu và thiết bị tin học. đầu vào (input) của hệ thống thơng tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Output) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). 1. Sơ đồ hệ thống thơng tin Mơ hình hệ thống thơng tin Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thơng tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, và bộ phận đưa dữ liệu ra. Từ mơ hình hệ thống thơng tin tổng qt ta có mơ hình hệ thống thơng tin phục vụ quản lý chung. 2. Hệ thống thơng tin phục vụ quản lý Sơ đồ quản lý hệ thống Nguồn Thu thập Xử lý và lưu Kho dữ liệu Đích Phân phát THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN   Ban lãnh đạo ban hành các quyết định quản lý.  Cấp dưới thực hiện các quyết định quản lý, biến các yếu tố đầu vào của hệ thống thành các yếu tố đầu ra.  Hệ thống thơng tin phục vụ quản lý là trung gian của hai hệ thống trên có chức năng thu thập, lưu trữ và truyền thơng tin trong hệ thống, đưa thơng tin vào q trình xử lý và truyền đạt thơng tin ra một cách kịp thời. Hoạt động của tổ chức được đánh giá là tốt hay xấu tuỳ thuộc vào chất lượng của việc xử lý, sự phù hợp của thơng tin. Với sơ đồ quản lý hệ thống trên, ta có thể ứng dụng vào cơng ty và có sơ đồ hệ thống quản lý nhân sự của cơng ty. Hệ thống thơng tin phục vụ quản lý Cấp dưới Ban lãnh đạo Đầu Đầu Thơng tin Thơng tin ra Thơng tin đã Thơng tin thu Kiểm tra hồ sơ Hồ sơ nhân viên Phân hệ quản lý nhân sự Hệ thống thơng tin quản lý nhân sự Thơng tin đã xử lý Quyết định quản lý nhân sự Báo cáo tổng hợp nhân sự Hồ sơ được chấp Dữ liệu quản lý Thơng báo của phòng nhân sự Thơng tin nhân Tra cứu thơng THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 3. Mơ hình biểu diễn hệ thống thơng tin Cùng một hệ thống thơng tin có thể được mơ tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mơ tả. Có ba mơ hình đã được đề cập tới để mơ tả cùng một hệ thống thơng tin: mơ hình logic, mơ hình vật lý ngồi và mơ hình vật lý trong. Mơ hình logic mơ tả hệ thống làm gì. Mơ hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?”. Nó khơng quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mơ hình vật lý ngồi chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống. Mơ hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? và Khi nào? Mơ hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên khơng phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Mơ hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào? Mỗi mơ hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mơ hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mơ hình vật lý ngồi là góc nhìn sử dụng, mơ hình vật lý trong là của góc nhìn kỹ thuật. Ba mơ hình trên có độ ổn định khác nhau, mơ hình logic là ổn định nhất và mơ hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. Khái niệm mơ hình này là rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thơng tin sẽ được trình bày ở phần sau. 4. Cơ sở dữ liệu 4.1 Hệ thống quản lý dữ liệu THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN [...]... sơ nhân sự cơ ả Nhân TT đã P .nhân Thơng tin P .nhân 1.0 Quản lý thơng tin cơ bản nhân sự 3.0 Cập nhật thơng tin hệ thống cần cập nhật Hồ sơ thơng tin liên quan 2.0 Quản lý các thơng tin liên quan nhân Báo Giám đốc u cầu P .kế tốn Lươn g Thơng tin hệ thống P .nhân THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Sơ đồ DFD phân rã tiến trình quản lý thơng tin cơ bản nhân sự Xử lý thơng tin cơ bản Cập nhật thơng tin cơ bản Nhân. .. Nhân viên P Nhân sự Thơng tin cập nhật P Nhân sự Thơng tin cần xử lý Hồ sơ nhân sự ơ ả Các tra cứu Tìm kiếm P nhân sự u cầu Giám đốc u cầu Sơ đồ DFD phân rã tiến trình quản lý các thơng tin liên quan nhân sự P kế tốn Thơng tin c Nhân viên Liên quan Thơng Tính lương Cập nhật thơng tin liên quan nhân sự Lươn g P Nhân Hồ sơ thơng tin liên quan cập nhật u cầu P Giám đốc Báo cáo Báo cáo P Nhân P Kế tốn Sơ... quan nhân sự, u cầu Dòng ra: Lương, trả lời, báo cáo,thơng tin đã xử lý Có 2 kho lưu trữ dữ liệu: Kho hồ sơ cá nhân, kho hồ sơ nhân viên THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Sơ đồ luồng thơng tin của hệ thống quản lý nhân sự Nhân viên đốc Thơng tin cơ bản của nhân Phòng nhân Sự Phòng kế tốn Giám Nhập hồ sơ nhân sự Kho hồ sơ cá nhân Những TT liên quan Nhập TT liên quan Báo cáo Kho hồ sơ nhân viên Xử lý dữ liệu... Thơng tin phục vụ cho việc cập nhật và bổ sung dữ liệu - Bảng thơng tin cơ bản nhân viên - Bảng thơng tin lương của nhân viên - Bảng thơng tin chức vụ của nhân viên - Bảng thơng tin trình độ chun mơn của nhân viên - Bảng thơng tin phòng ban của nhân viên - Bảng thơng tin q trình cơng tác của nhân viên - Bảng thơng tin hệ thống 3 Các thơng tin đầu ra Bao gồm các báo cáo - Danh sách nhân sự - Bảng lương nhân. .. THIẾT KẾ LƠ GÍC HỆ THỐNG 1 Sơ đồ IFD và DFD của hệ thống * Sơ đồ luồng thơng tin của hệ thống quản lý nhân sự Gồm 4 chủ thể: Nhân viên, phòng nhân sự, phòng kế tốn và Giám đốc Gồm 5 xử lý: Nhập hồ sơ, nhập thơng tin liên quan, cập nhật tìm kiếm, xử lý dữ liệu, tính lương Dòng thơng tin gồm dòng vào và dòng ra THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Các dòng vào: Thơng tin của nhân sự , những thơng tin liên quan nhân. .. vụ quản lý nhân sự phải được lưu trữ lâu dài, bởi vì khi cần thiết dữ liệu phải cung cấp ngay cho người sử dụng Chương trình sau khi sử dụng phải sao lưu ra đĩa mềm hoặc một thư mục khác để cất trữ 4 Các loại báo cáo Báo cáo là phần quan trọng nhất mà chương trình cung cấp cho người sử dụng Dựa vào báo cáo người sử dụng mới có thể thống kê tính tốn được các cơng việc cần thiết - Danh sách nhân sự -... trình ứng dụng phụ thuộc vào độ nơng sâu của kết quả phân tích ban đầu I PHÂN TÍCH VÀ THU THẬP DỮ LIỆU 1 Tìm hiểu tình hình thực tế và u cầu quản lý tại cơng ty 1.1 Phân tích tình hình thực tế tại cơng ty Cơng ty đầu tư và phát triển phần mềm kế tốn ASIA là một cơng ty cổ phần do các cổ đơng thành lập Nó mới được thành lập 10-2001 do vậy khâu quản lý nhân sự, để tìm hiểu hồ sơ, trình độ, chun ngành đào... hình thức bên ngồi cho hệ thống thơng tin THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Các nhiệm vụ chính của thiết kế vật lý bao gồm: - Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ ra: xác định HTTT trình bày thơng tin như thế nào cho người sử dụng khi nhập dữ liệu vào hệ thống hoặc đưa kết quả ra - Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hố: xác định cách thức mà người sử dụng hội thoại với HTTT - Thiết kế các thủ tục... nhân viên - Danh sách phòng ban CHƯƠNG III PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ Phân tích là phương pháp nghiên cứu nhằm lựa chọn giải pháp thích hợp, biện pháp cụ thể để đưa máy tính vào phục vụ cho cơng việc hàng ngày Phân tích là cơng việc đầu tiên của q trình xây dựng một ứng dụng trên máy tính THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Hiệu quả đem lại của hệ thống chương trình ứng dụng. .. điều hết sức cần thiết cho cơng ty Do vậy khâu quản lý nhân sự rất phức tạp và phải trải qua nhiều bước - Khi một nhân viên mới vào cơng ty thì ta phải cập nhật hồ sơ của nhân viên đó vào kho hồ sơ Sau đó, từ kho hồ sơ ta có thể lấy ra để xem xét các thơng tin của nhân viên đó, nếu có thiếu sót gì thì đưa ra để sửa chữa - Trong q trình cơng tác nếu có sự biến động thơng tin của nhân viên như: chuyển