đồ án tốt nghiệp áp dụng tin học vào chương trình quản lý nhân sự cho công ty phần mềm kế toán asia

Lời nói đầu ứ ng dụng tin học trong quản lý nhân sự là một trong những kết quả của tin học. Nó làm giảm tới mức tối thiểu việc tham gia thực hiện thủ công bằng sức ngời, tiết kiệm thời gian tìm kiếm, làm hẹp không gian lu trữ, hệ thống hoá, cụ thể hoá những thông tin yêu cầu của ngời sử dụng. Nhiều cơ quan xí nghiệp đã đặt kế hoạch tin học hoá toàn bộ các khâu quản lý của đơn vị mình, đặc biệt là hệ thống quản lý cán bộ với sự trợ giúp của máy tính. Ngày nay nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên phức tạp, đòi hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ hết. Điều này là một khó khăn trở ngại lớn cho các cơ sở vẫn duy trì những biện pháp lu trữ, thống kê báo cáo theo phơng pháp giấy bút thông thờng. Đặc biệt một lĩnh vực quan trọng nh quản lý kế toán - tài chính, quản lý cán bộ luôn luôn đòi hỏi chi tiết, chính xác và cập nhật thờng xuyên. Vì thế, đối với các hoạt động này, giải pháp duy nhất thích hợp là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý dữ liệu. Đáp ứng nhu cầu tin học hoá từng phần trong công tác quản lý nhân sự của công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA là một vấn đề vô cùng quan trọng, nó quyết định sự thành công hay thất bại của công ty, trên cơ sở đó đề tài " á p dụng tin học vào chơng trình quản lý nhân sự cho công ty phần mềm kế toán ASIA " nhằm trợ giúp công tác quản lý nhân sự trong công ty đạt hiệu quả cao hơn. Đề tài gồm các phần: Chơng I: Giới thiệu đơn vị thực tập và đề tài nghiên cứu. Chơng II: Phơng pháp luận phân tích, thiết kế hệ thống thông tin phục vụ quản lý. Chơng III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự. Chơng I Giới thiệu đơn vị thực tập và đề tài nghiên cứu I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty ASIA - Tên đơn vị thực tập: Công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA - Trụ sở chính của công ty đặt tại số 6 Vũ Ngọc Phan, Đống Đa -Hà Nội - Công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA đợc thành lập theo giấy phép số 978 /QĐUB do Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 9-10-2001 Công ty do ba sáng lập viên là Phùng Đăng Vũ, Phạm Văn Lộc và Nguyễn Văn Hng lập nên với số vốn điều lệ là 550 000 000đ - Hình thức sở hữu của công ty là cổ phần. - Công ty với một đội ngũ nhân viên trẻ, có trình độ, năng động sáng tạo trong đó có hơn 30 nhân viên tại Hà Nội, 25 cử nhân khoa học và kinh tế chuyên ngành toán tin, 4 cử nhân kinh tế chuyên ngành kế toán, 1 cử nhân ngoại ngữ. - Ngành nghề kinh doanh của công ty khi mới thành lập là: Sản xuất phần mềm. Triển khai ứng dụng trong lĩnh vực tin học hoá công tác tài chính kế toán và quản trị kinh doanh - Sau một thời gian đi vào hoạt động công ty có bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh: Cài đặt và hớng dẫn sử dụng cho khách hàng. - Dịch vụ: T vấn và triển khai xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh cho các doanh nghiệp. - Mục tiêu: Đạt đợc và giữ vững vị trí số một trên thị trờng Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm tài chính kế toán và quản trị doanh nghiệp - Phơng châm: Chất lợng cao dịch vụ tốt. - Quan điểm dịch vụ khách hàng: vì sự thành công của khách hàng. - Chiến lợc phát triển sản phẩm: Phát triển liên tục II Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA. Trong nhiều năm qua nhà nớc ta luôn coi trọng việc tin học hoá tổ chức quản trị doanh nghiệp và luôn coi vấn đề này là một trong những nội dung chủ yếu đối với quản trị doanh nghiệp. Trong phạm vi từng doanh nghiệp việc tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chức năng quản lý của doanh nghiệp. Sơ đồ các bộ phận của công ty Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 1. Ban giám đốc: Công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA là công ty cổ phần đứng đầu lãnh đạo công ty là Giám đốc và hai Phó giám đốc giúp việc (một Phó giám đốc giúp việc quản lý điều hành kinh doanh và một phó giám đốc phụ trách kĩ thuật) có kế toán trởng phụ trách công tác kế toán thống kê - tài chính, có bộ máy giúp việc chuyên môn nghiệp vụ và có lực lợng lao động trực tiếp. Giám đốc là ngời đại diện pháp nhân ngời điều hành cao nhất, điều hành mọi hoạt động cuả công ty theo chức năng nhiệm vụ, theo dõi và chỉ đạo cụ thể các hoạt động của công ty. Hai Phó giám đốc công ty điều hành một số lĩnh vực giám đốc phân công, chịu trách nhiệm về các công việc đó, thay giám đốc điều hành và quản lý đơn vị khi giám đốc đi vắng. Ban giám đốc P.kin h doan h P. Mark eting P. kế toán P. tổ chức Hệ thống kinh doanh Hệ thống kĩ thuật P.kĩ thuật P.Triể n khai dự án Phòn g bảo hành 2. Phòng tổ chức: Nhiệm vụ của phòng này là phụ trách công tác nhân sự và nội vụ công ty (tuyển dụng, đào tạo nhân viên, theo dõi, tham mu giúp Giám đốc sắp xếp tổ chức, nâng lơng, khen thởng, ) 3. Phòng kĩ thuật: Chức năng lập và quản lý các chơng trình phần mềm theo nhiệm vụ đợc giao tuân thủ theo qui trình qui định nghiệp vụ của công ty phần mềm kế toán. các chơng trình do cấp trên giao, tham mu cho giám đốc công ty về kĩ thuật nghiệp vụ, bảo dỡng sửa chữa các chơng trình phần mềm kế toán. 4. Phòng kế toán Có chức năng làm tham mu cho giám đốc trong lĩnh vực tài chính kế toán thống kê và thực hiện đúng nguyên tắc thể lệ thủ tục quản lý tài chính kế toán của đơn vị. 5. Phòng kinh doanh: Có chức năng làm tham mu cho giám đốc quản lý các lĩnh vực công tác kế hoạch kinh doanh vật t và tài sản trung tâm. 6. Phòng marketing: Chức năng phụ trách lĩnh vực kinh doanh thơng mại, phát triển thị trờng, tìm kiếm bạn hàng và đối tác, nắm bắt kịp thời thông tin thị trờng, dự báo biến động thị trờng, tham mu cho lãnh đạo những vẫn đề thuộc lĩnh vực kinh doanh. 7. Phòng triển khai dự án Chức năng chuyên trách về các dự án phần mềm kế toán phù hợp yêu cầu của khách hàng. 8. Phòng bảo hành Có trách nhiệm thực hiện bảo hành cho khách hàng khi khách hàng có yêu cầu. III. sự cần thiết phải xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự Chúng ta đang trong kỷ nguyên thông tin, hớng đến thế kỷ 21, ngày nay không ai còn nghi ngờ gì vai trò của tin học trong đời sống, trong khoa học kĩ thuật, kinh doanh cũng nh mọi mặt vận động của xã hội, dới mọi quy mô từ xí nghiệp, công ty cho đến quốc gia và toàn thế giới. Đúng vậy nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên phức tạp, đòi hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ hết. Điều này là một trở ngại lớn cho các cơ sở vẫn duy trì những biện pháp lu trữ, thống kê báo cáo theo phơng pháp giấy bút thông thờng đặc biệt là lĩnh vực quản lý nhân sự. Công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA đã ứng dụng tin học vào trong công tác quản lý kinh doanh. Nhng hiện tại phòng nhân sự của công ty vẫn duy trì biện pháp quản lý nhân sự thủ công thông thờng. Vì vậy đề tài đa tin học vào quản lý nhân sự của công ty là một trong những vấn đề đợc công ty quan tâm. Công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA là một công ty mới thành lập vẫn còn non trẻ do vậy để có thể đứng vững trên thị trờng thì vấn đề còn ngời là khâu đầu tiên công ty quan tâm. Phòng nhân sự của công ty phần mềm kế toán ASIA đang thực hiện quản lý nhân sự bằng phơng pháp thủ công thông qua các bảng biểu, hồ sơ nhân viên để theo dõi ngày công , trình độ chuyên môn, trình độ văn hoá với thủ tục thủ công này, ngời quản lý phải làm rất lâu, mất nhiều thời gian mà hiệu quả không cao, nhiều khi vẫn xảy ra sai sót trong công tác quản lý. Mỗi lần nhân viên yêu cầu lĩnh lơng thì ngời quản lý lại phải giở sổ ra để tra xem nhân viên đó làm việc đợc bao lâu, hệ số lơng là bao nhiêu tra cứu rất lâu. Hơn nữa với thủ tục thủ công nh hiện nay, phòng nhân sự không thể tập trung đợc nhân viên. Khi ngời quản lý muốn xem tình hình ngày công, phòng ban nh thế nào đều không thể cập nhật nhanh. Trên cơ sở thực tế đó của công ty và đáp ứng yêu cầu thực tế của công tác quản lý nhân sự, công ty đã quyết định đa tin học vào quản lý nhân sự. Đây là một quyết định đúng đắn phù hợp yêu cầu thực tế đặt ra của công tác quản lý nhân sự, đa tin học vào quản lý nhân sự thì hệ thống sẽ đáp ứng đợc việc cung cấp các thông tin về nhân sự một cách chính xác, kịp thời, giảm bớt thời gian tra cứu, đáp ứng đợc yêu cầu của lãnh đạo trở nên đơn giản hơn. Hệ thống đợc viết trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Basic 6.0 nhằm giải quyết 3 vấn đề: Quản lý thông tin cơ bản nhân sự Quản lý thông tin nhân sự Quản lý thông tin hệ thống Chơng II Phơng pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự I. Hệ thống Thông tin Trong thời đại ngày nay cũng nh trớc đây, công tác quản lý và điều hành một tổ chức phải nắm bắt chính xác các thông tin và xử lý chúng khi ra quyết định. Nhng ngày nay đòi hỏi có những quyết định nhanh và chính xác. Nếu quyết định không chính xác nó sẽ dẫn đến những hậu quả rất to lớn, vì vậy công tác quản lý ngày nay không chỉ dựa trên những kinh nghiệm mà còn dựa vào những công cụ, phơng tiện hiện đại để nắm bắt, xử lý nhanh, chính xác các luồng thông tin để phục vụ ra các quyết định. Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng, phần mềm dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc đợc gọi là môi trờng. Nó đợc thể hiện bởi những con ngời, các thủ tục dữ liệu và thiết bị tin học. đầu vào (input) của hệ thống thông tin đợc lấy từ các nguồn (Sources) và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc. Kết quả xử lý (Output) đợc chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu (Storage). 1. Sơ đồ hệ thống thông tin Mô hình hệ thống thông tin Nh hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đ- a dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, và bộ phận đa dữ liệu ra. Từ mô hình hệ thống thông tin tổng quát ta có mô hình hệ thống thông tin phục vụ quản lý chung. 2. Hệ thống thông tin phục vụ quản lý Sơ đồ quản lý hệ thống Nguồn Thu thập Xử lý và l u trữ Kho dữ liệu Đích Phân phát Hệ thống thông tin phục vụ quản lý Cấp d ới Ban lãnh đạo Đầu ra Đầu vào Thông tin ngoài vào Thông tin ra Thông tin đã đ ợc xử lý Thông tin thu thập Ban lãnh đạo ban hành các quyết định quản lý. Cấp dới thực hiện các quyết định quản lý, biến các yếu tố đầu vào của hệ thống thành các yếu tố đầu ra. Hệ thống thông tin phục vụ quản lý là trung gian của hai hệ thống trên có chức năng thu thập, lu trữ và truyền thông tin trong hệ thống, đa thông tin vào quá trình xử lý và truyền đạt thông tin ra một cách kịp thời. Hoạt động của tổ chức đợc đánh giá là tốt hay xấu tuỳ thuộc vào chất lợng của việc xử lý, sự phù hợp của thông tin. Với sơ đồ quản lý hệ thống trên, ta có thể ứng dụng vào công ty và có sơ đồ hệ thống quản lý nhân sự của công ty. 3. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Kiểm tra hồ sơ nhận Hồ sơ nhân viên Phân hệ quản lý nhân sự Bộ phận quản lý nhân sự Hệ thống thông tin quản lý nhân sự Thông tin đã xử lý Quyết định quản lý nhân sự Báo cáo tổng hợp nhân sự Hồ sơ đ ợc chấp nhận Dữ liệu quản lý Thông báo của phòng nhân sự Thông tin nhân sự Tra cứu thông tin nhân viên Cùng một hệ thống thông tin có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của ngời mô tả. Có ba mô hình đã đợc đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì. Mô hình này trả lời câu hỏi Cái gì? và Để làm gì? . Nó không quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụng cũng nh địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý. Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? và Khi nào? Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Mô hình giải đáp câu hỏi: Nh thế nào? Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng, mô hình vật lý trong là của góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của phơng pháp phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin sẽ đợc trình bày ở phần sau. 4. Cơ sở dữ liệu 4.1 Hệ thống quản lý dữ liệu Trong hệ thống thông tin ngời ta lu trữ và quản lý dữ liệu trong những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh chóng những dữ liệu cần thiết. Nếu kho dữ liệu này đợc đặt trên các ph- ơng tiện nhớ của máy tính điện tử và đợc bảo quản nhờ chơng trình máy tính thì nó còn đợc gọi là ngân hàng dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu. Ngân hàng dữ liệu là một hệ thống dùng máy tính điện tử để lu trữ, quản lý tập trung dữ liệu nhằm phục vụ cho nhiều ngời và nhiều mục đích quản lý khác nhau. [...]... quan nhân sự Báo cáo Giám đốc Yêu cầu P .kế toán Lơng Thông tin hệ thống P .nhân sự Sơ đồ DFD phân rã tiến trình quản lý thông tin cơ bản nhân sự Cập nhật thông tin cơ bản Thông tin cập nhật Nhân viên P Nhân sự Hồ sơ nhân sự cơ bản Xử lý thông tin cơ bản nhân sự P Nhân sự Thông tin cần xử lý Các tra cứu Tìm kiếm P nhân sự Giám Yêu cầu Sơ đồ DFD phân rã tiến trình quản lý các thông tinYêu cầu nhân sự ốc... sơ cá nhân, kho hồ sơ nhân viên Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý nhân sự Nhân viên đốc Thông tin cơ bản của nhân sự Phòng nhân Sự Phòng kế toán Giám Nhập hồ sơ nhân sự Kho hồ sơ cá nhân Những TT liên quan nhân sự Nhập TT liên quan Báo cáo Kho hồ sơ nhân viên Tính lơng Xử lý dữ liệu * Sơ đồ DFD của hệ thống quản lý nhân sự Trong quá trình phân tích thì sơ tin đã đồ dòng dữ liệu giúp cho ta... tình hình thực tế và yêu cầu quản lý tại công ty 1.1 Phân tích tình hình thực tế tại công ty Công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA là một công ty cổ phần do các cổ đông thành lập Nó mới đợc thành lập 10-2001 do vậy khâu quản lý nhân sự, để tìm hiểu hồ sơ, trình độ, chuyên ngành đào tạo , kinh nghiệm là một điều hết sức cần thiết cho công ty Do vậy khâu quản lý nhân sự rất phức tạp và phải trải... trong kho hồ sơ lu - Mỗi tháng nhân viên lĩnh lơng lại phải kiểm tra ngày công, bậc lơng, hệ số lơng, mức lơng để xác định đợc lơng nhân viên - In ấn báo cáo khi cấp trên có yêu cầu - Hiện nay công ty ứng dụng tin học trong công tác quản lý kinh doanh và chuyên viết phần mềm kế toán cung cấp cho thị trờng phần mềm kế toán Nhng trong khâu nhân sự thì vẫn áp dụng phơng pháp thủ công thông thờng rất phức... P kế toán Nhân viên Thông tin c Liên quan Thông P Nhân tin cập nhật sự Tính lơng Cập nhật thông tin liên quan nhân sự Lơng Hồ sơ thông tin liên quan P Nhân Báo sự cáo các thông tin hệ thống Sơ đồ phân rã tiến trình quản lý P Kế Báo cáo Lựa Danh toán chọn chỉ sách đợc Cập tiêu chọn nhật hệ thống thông tin hệ thống Yêu cầu P Giám đốc P Nhân sự Thông tin hệ thống Thông tin cần cập nhật P Nhân 2 Thiết kế. .. thống * Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý nhân sự Gồm 4 chủ thể: Nhân viên, phòng nhân sự, phòng kế toán và Giám đốc Gồm 5 xử lý: Nhập hồ sơ, nhập thông tin liên quan, cập nhật tìm kiếm, xử lý dữ liệu, tính lơng Dòng thông tin gồm dòng vào và dòng ra Các dòng vào: Thông tin của nhân sự , những thông tin liên quan nhân sự, yêu cầu Dòng ra: Lơng, trả lời, báo cáo,thông tin đã xử lý Có 2 kho... với sơ đồ mức ngữ cảnh nh trên cha vạch ra đợc chi tiết của vấn đề Bởi vậy ta phải phân tích cụ thể các vấn đề này trong sơ đồ dữ liệu mức 1 và mức dới 1 P .kế toán Sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống Giám đốc Hồ sơ nhân sự cơ bản Nhân viên TT đã Xlý P .nhân sự Thông tin P .nhân sự Quản lý thông tin cơ bản nhân sự 3.0 Cập nhật thông tin hệ thống cần cập nhật Hồ sơ thông tin liên quan 2.0 Quản lý các thông tin liên... yêu cầu của ngời sử dụng. lý đồ dòng dữ liệu nêu ra một mô hình hệ Sơ Yêu cầu thống thông tin chuyển vận từ một quá trình này sang một quá trình khác Điều Cập nhật tìm kiếm quan trọng là phải xác định đợc đầy đủ các thông tin vào ra Trả lời Sơ đồ mức ngữ cảnh của hệ thống Yêu cầu đợc áp ứng P .nhân Giám đốc Nhân viên Yêu cầu Thông tin nhân sự Quản lý nhân sự Lu trữ hồ sơ nhân sự Sơ đồ ngữ cảnh của hệ... ngoài cho hệ thống thông tin Các nhiệm vụ chính của thiết kế vật lý bao gồm: - Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ ra: xác định HTTT trình bày thông tin nh thế nào cho ngời sử dụng khi nhập dữ liệu vào hệ thống hoặc đa kết quả ra - Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá: xác định cách thức mà ngời sử dụng hội thoại với HTTT - Thiết kế các thủ tục thủ công Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài... các phơng án của giải pháp Đánh giá các phơng án của giải pháp Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng án giải pháp 5.5 Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Sau khi một phơng án của giải pháp đợc lựa chọn sẽ tiến hành thiết kế vật lý ngoài Những công đoạn chính của giai đoạn này là: Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ ra) Thiết kế cách thức . giải pháp duy nhất thích hợp là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý dữ liệu. áp ứng nhu cầu tin học hoá từng phần trong công tác quản lý nhân sự của công ty đầu. nhân sự của công ty vẫn duy trì biện pháp quản lý nhân sự thủ công thông thờng. Vì vậy đề tài đa tin học vào quản lý nhân sự của công ty là một trong những vấn đề đợc công ty quan tâm. Công ty. đề: Quản lý thông tin cơ bản nhân sự Quản lý thông tin nhân sự Quản lý thông tin hệ thống Chơng II Phơng pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự I. Hệ thống Thông tin