đồ án tốt nghiệp chương trình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

hoàn toàn nhưng cũng có những hoạt động mà nhân viên của công ty còn phải thựchiện thủ công, có thể kể đến là hoạt động quản lý nhân sự, quản lý khách hàng…Chính vì vậy mà các công việc

PHẦN MỞ ĐẦU

Chúng ta đang sống trong thời đại mà cuộc cách mạng công nghệ thông tin(CNTT) đang diễn ra mạnh mẽ hầu như khắp nơi trên thế giới “Làn sóng thứ ba”này đã tác động tích cực đến hầu hết mọi hoạt động kinh tế - xã hội, làm thay đổikhông chỉ lối sống, phong cách làm việc cũng như tư duy của con người mà còn tạo

ra sự thay đổi lớn trong phương thức điều hành, quản lý của các tổ chức cũng nhưviệc sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp Nhờ ứng dụng CNTT mà việcquản lý của các tổ chức, các cơ quan trở nên gọn nhẹ và hiệu quả hơn Hiện nay,theo xu thế chung của thế giới và vì những lợi ích to lớn được đem lại, không chỉ ởnhững nước phát triển mà ở các nước đang phát triển, không chỉ những công ty lớn

mà ngay cả những tổ chức nhỏ đều đang cố gắng tự xây dựng, thuê hay mua nhữngchương trình tin học phù hợp với yêu cầu, điều kiện của tổ chức mình Cũng theo

xu thế chung đó của thế giới, các công ty lớn nhỏ của Việt Nam cũng đang dần đưavào sử dụng các chương trình quản lý phù hợp với công ty, tổ chức mình Đó có thể

là những chương trình quản lý hoạt động kinh doanh, quản lý kho bãi, quản lýkhách hàng… hay những chương trình quản lý hoá đơn, quản lý hồ sơ …Việc sửdụng những chương trình này không những đem lại những lợi ích về mặt kết quảcông việc mà còn giảm tối đa các chi phí phát sinh, như: chi phí về nhân sự, chi phí

về lưu trữ, chi phí về thời gian…

Cũng vì mục đích được đào tạo của mình là về lĩnh vực Kinh tế nên tôi đã lựachọn công ty Thông tin di động VMS MobiFone – một công ty cung cấp mạng diđộng lớn nhất của Việt Nam để thực tập với mong muốn là sẽ được làm quen vàđược tìm hiểu về môi trường kinh doanh và làm việc chuyên nghiệp của công ty Ởđây, tôi đã được tạo điều kiện thuận lợi để tìm hiểu về công ty cũng như một số hệthống quản lý của công ty như: Quản lý nhân sự, quản lý tiền lương… Tôi nhậnthấy rằng, đối với VMS có nhiều hoạt động, qui trình quản lý đã được tin học hoá

hoàn toàn nhưng cũng có những hoạt động mà nhân viên của công ty còn phải thựchiện thủ công, có thể kể đến là hoạt động quản lý nhân sự, quản lý khách hàng…Chính vì vậy mà các công việc liên quan đều thực hiện một cách thủ công và phânchia cho mỗi chuyên viên đảm nhận một nhóm công việc riêng.

Là sinh viên của khoa Tin học kinh tế, với mục tiêu của chuyên ngành đượcđào tạo là ứng dụng tin học có hiệu quả vào các hoạt động quản lý và tác nghiệpcủa một tổ chức kinh tế - xã hội cùng với đó là sự giúp đỡ của các anh chị trongphòng Tổ chức- Hành chính của công ty VMS, tôi đã đi đến quyết định là sẽ xâydựng một chương trình Quản lý nhân sự cho Trụ sở chính của công ty tại số 216đường Trần Duy Hưng - Hà Nội Hi vọng, chương trình của tôi sẽ giúp các anh chịchuyên viên của phòng Tổ chức- Hành chính giải quyết một phần khối lượng côngviệc mà hàng ngày họ phải giải quyết

Nội dung của báo cáo bao gồm:

Chương 1: Tổng quan về công ty VMS

Chương 2: Phương pháp luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

Chương 3: Phân tích, thiết kế và xây dựng chương trình Quản lý nhân sự

Do kiến thức và kinh nghiệm bản thân còn hạn chế nên báo cáo của tôikhông thể tránh khỏi những sai sót, rất mong nhận được những lời nhận xét và góp

ý của các thầy cô

CHƯƠNG 1:

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VMS MOBIFONE

I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

- Tên công ty: Công ty Thông tin di động VMS MobiFone

- Trụ sở chính của công ty: 216 Trần Duy Hưng- Hà Nội

VMS là doanh nghiệp Nhà nước hạng một trực thuộc Tập đoàn Bưu chínhViễn thông Việt nam (VNPT) Được thành lập vào ngày 16 tháng 04 năm 1993,VMS đã trở thành doanh nghiệp đầu tiên khai thác dịch vụ thông tin di động GSM900/1800 với thương hiệu MobiFone, đánh dấu cho sự khởi đầu của ngành thôngtin di động Việt Nam

Lĩnh vực hoạt động chính của MobiFone là tổ chức thiết kế xây dựng, pháttriển mạng lưới và triển khai cung cấp dịch vụ mới về thông tin di động có côngnghệ, kỹ thuật tiên tiến hiện đại và kinh doanh dịch vụ thông tin di động công nghệGSM 900/1800 trên toàn quốc

Đến nay, sau 13 năm phát triển và trưởng thành, MobiFone đã trở thành mạng

điện thoại di động lớn nhất Việt Nam Tính đến cuối năm 2006, VMS đã có hơn 5

triệu thuê bao, hơn 1.500 trạm phát sóng và 4.200 cửa hàng, đại lý trên toàn quốc

MobiFone hiện đang cung cấp gần 40 dịch vụ giá trị gia tăng và tiện ích các loại

Những nỗ lực và cống hiến của MobiFone đã được thị trường ghi nhận

MobiFone vinh dự được người tiêu dùng bình chọn là “Mạng điện thoại di động

được ưa thích nhất” trong 2 năm liên tiếp 2005 và 2006 do báo Echip tổ chức và

“Thương hiệu mạnh Việt Nam 2005” do Thời báo Kinh tế Việt Nam tổ chức Trong

thời gian tới, VMS sẽ tiếp tục mở các trạm phát sóng mới, các cửa hàng đại lý mớinhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng di động ngày càng tăng của người dân

Chúng ta có thể thấy rõ tốc độ phát triển của VMS trong biểu đồ tăng trưởngdưới đây:

BIỂU ĐỒ TĂNG TRƯỞNG THUÊ BAO MOBIFONE TỪ 1995 ĐẾN NAY:

Hiện nay, Công ty Thông tin di động có bốn Trung tâm Thông tin di động

trực thuộc và một Xí nghiệp thiết kế

Trụ sở chính của Văn phòng Công ty đặt tại Hà Nội

Địa chỉ: Số 216 đường Trần Duy Hưng, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội.

- Trung tâm Thông tin di động khu vực I có trụ sở chính tại Hà Nội, chịu

trách nhiệm kinh doanh và khai thác mạng thông tin di động khu vực miền Bắc(các tỉnh phía Bắc đến Hà Tĩnh):

Địa chỉ: Số 811A đường Giải Phóng, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội.

- Trung tâm Thông tin di động khu vực II có trụ sở chính tại TP Hồ Chí Minh,

chịu trách nhiệm kinh doanh và khai thác mạng thông tin di động khu vực miềnNam (từ tỉnh Ninh Thuận đến các tỉnh miền Ðông Nam Bộ và TP Hồ Chí Minh):

Địa chỉ: MM18 đường Trường Sơn, Phường 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí

Minh

- Trung tâm Thông tin di động khu vực III có trụ sở chính tại Ðà Nẵng, chịu

trách nhiệm kinh doanh và khai thác mạng thông tin di động khu vực miền Trung

và Cao Nguyên (từ tỉnh Quảng Bình đến tỉnh Khánh Hoà và tỉnh Ðắc Lắc:

Địa chỉ: Số 263 đường Nguyễn Văn Linh, Thành phố Đà Nẵng.

- Trung tâm Thông tin di động khu vực IV có trụ sở chính tại Cần Thơ, chịu

trách nhiệm kinh doanh và khai thác mạng thông tin di động khu vực 10 tỉnh miềnTây Nam Bộ:

Địa chỉ: Số 51F đường Nguyễn Trãi, Quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ.

- Xí nghiệp thiết kế thành lập ngày 21 tháng 1 năm 1997 có trụ sở tại Hà Nộivới nhiệm vụ tư vấn, khảo sát, thiết kế xây dựng các công trình thông tin di động

 Căn cứ quyết định số 596/ QĐ-TCCB ngày 11/10/1997 của Tổng Cụctrưởng Tổng cục Bưu điện về việc thành lập DNNN công ty Thông tin diđộng (VMS);

 Căn cư quyết định số 253/QĐ-TCCB-HĐQT ngày 28/09/1996 của Chủ tịchHội đồng quản trị Tổng Công ty Bưu chính- Viễn thông Việt Nam về việcphê chuẩn Điều lệ Tổ chức& Hoạt động của công ty Thông tin di động

 Căn cứ vào yêu cầu thực tế của công tác quản lý sản xuất kinh doanh

 Theo đề nghị của trưởng phòng TC-HC

Hiện nay công ty có 12 phòng ban, cụ thể là:

1 Phòng xét thầu

2 Phòng Khách hàng-Bán hàng & Marketing

3 Phòng Công nghệ phát triển mạng

Trung tâmTTDĐ KV1

Trung tâmTTDĐ KV1

Trung tâmTTDĐ KV1

II CHỨC NĂNG, QUYÊN HẠN VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN

1 Phòng Tổ chức- Hành chính (TC-HC)

Phòng TC-HC là phòng chức năng của công ty giúp Giám đốc chỉ đạo & thựchiện các mặt công tác sau:

- Xây dựng mô hình tổ chức bộ máy của công ty

- Công tác nhân sự và đào tạo

- Công tác lao động, tiền lương

- Công tác hành chính & quản trị

- Công tác bảo vệ, an ninh quốc phòng, thanh tra, an toàn lao động

- Công tác thi đua, khen thưởng

- Công tác thông tin nội bộ

Phòng TC-HC gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên

và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng

2 Phòng Kế toán- Thống kê- Tài chính (KT-TK-TC)

Phòng KT-TK-TC là phòng chức năng của Công ty giúp giám đốc chỉ đạo vàthực hiện các mặt công tác sau:

- Tổ chức bộ máy kế toán toàn công ty

- Tổ chức và thực hiện hạch toán kế toán

- Tổ chức và thực hiện công tác thống kê & tài chính

- Hướng dẫn và chỉ đạo kiểm tra các đơn vị cơ sở thực hiện đầy đủ các chế độKT-TK-TC

Phòng KT-TK- TC gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, cácchuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng

3 Phòng Kế hoạch -Bán hàng và Marketing (KH-BH&M)

Phòng KH-BH&M là phòng chức năng của công ty giúp giám đốc chỉ đạo vàthực hiện các mặt công tác sau

4 Phòng Quản lý đầu tư-Xây dựng (ĐT-XD)

Phòng ĐT-XD là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúpGiám đốc công ty quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành vềcác lĩnh vực công tác sau

- Quản lý nghiệp vụ về công tác ĐT-XD của công ty theo đúng các quy địnhcủa Nhà nước và của Ngành

- Kiểm tra, theo dõi, giám sát và đánh giá công tác ĐT-XD của các đơn vịtrong toàn công ty

Phòng ĐT-XD gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên

và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng

5 Phòng Xuất nhập khẩu (XNK)

Phòng XNK là phòng chuyên môn có chức năng tham mưu, giup Giám đốccông ty quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành về các lĩnhvực công tác sau:

- Công tác XNK các thiết bị về thông tin di động

- Thực hiện công tác bảo hành, sửa chữa, yêu cầu thay thế thiết bị, vật tư, hànghoá.

- Tổ chức X-NK các thiết bị, vật tư hàng hoá theo các hợp đồng đã được ký kết

và bàn giao cho các đơn vị có liên quan để triển khai thực hiện, lắp đặt theo nộidung của các hợp đồng

Phòng XNK gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên

và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng

6 Phòng Công nghệ và Phát triển mạng thông tin di động( P CNPTM)

Là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc công

ty quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành các lĩnh vực sau:

- Nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới cho mạng thông tin di động

- Công tác phát triển mạng lưới thông tin di động ( bao gồm cả phần lõi mạnglưới của các dịch vụ mới)

Phòng CNPTM gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyênviên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng

7 Phòng Tin học- Tính cước (P TH-TC)

Phòng TH-TC là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúpGiám đốc quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành về các lĩnhvực công tác sau

- Quản lý, điều hành việc phát triển CNTT hỗ trợ cho công tác quản lý sản xuấtkinh doanh của công ty

- Quản lý, điều hành, khai thác mạng tin học hỗ trợ cho sản xuất kinh doanh củacông ty

- Quản lý, điều hành, triển khai thực hiện tính cước và đối soát cước của công tyPhòng TH-TC gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyênviên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng

8 Phòng Xét thầu

Phòng Xét thầu là phòng chuyên môn nghiệp vụ của công ty, có chức năng thammưu giúp Giám đốc công ty quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điềuhành về các lĩnh vực công tác sau:

- Quản lý và triển khai thực hiện việc lựa chọn nhà thầu đối với các dự án thuộcnguồn vốn tái đầu tư của công ty và các dự án được giao khác theo đúng các vănbản pháp qui hiện hành của Nhà nước và của Ngành

- Phối hợp hướng dẫn nghiệp vụ trong công tác đấu thầu đối với các đơn vị trựcthuộc trong công ty

Phòng Xét thầu gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyênviên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng

9 Phòng Điều hành khai thác ( P ĐHKT)

Công tác quản lý, điều hành việc vận hành, khai thác, bảo dưỡng mạng lướithông tin di động và các hệ thông dịch vụ giá trị gia tăng

- Quản lý, khai thác băng tần số của công ty

- Nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới và dịch vụ mới về thông tin di động

- Công tác hợp tác quốc tế

Phòng ĐHKT gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyênviên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng.

10 Phòng Thanh toán cước phí (TTCP)

Phòng TTCP là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúpGiám đốc công ty quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành vềcác lĩnh vực sau:

- Quản lý, điều hành việc phát triển hệ thống TTCP cho công tác quản lý SXKDcủa công ty

- Quản lý, điều hành, khai thác, triển khai các hoạt động liên quan đến việcTTCP

Phòng TTCP gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên

và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng

11.Phòng Chăm sóc khách hàng (CSKH)

Phòng CSKH là phòng chức năng của công ty giúp giám đốc chỉ đạo và thựchiện các mặt công tác sau

- Công tác quản lý thuê bao

- Các dịch vụ sau bán hàng trong toàn công ty

- Tổ chức các chương trình thăm dò khách hàng, tổng hợp, phân tích thông tin Phòng CSKH gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyênviên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng

12.Ban Quản lý dự án ( Ban QLDA)

Ban QLDA là phòng chức năng của công ty giúp giám đốc chỉ đạo và thực hiệncác mặt công tác sau

- Quản lý các dự án đầu tư xây dựng các công trình thông tin di động do công tythông tin di động đảm nhận và giao nhiệm vụ.

- Tổ chức triển khai thực hiện các dự án đầu tư xây dựng mới, các dự án đầu tưxây dựng nâng cấp, mở rộng do công ty thông tin di động làm chủ đầu tư hoặcđược Tập đoàn Bưu chính- Viễn thông Việt Nam uỷ quyền làm chủ đầu tư

- Điều tra, khảo sát lập dự án đầu tư

Ban QLDA gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên viên

và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng.

CHƯƠNG 2:

PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ

HỆ THỐNG THÔNG TIN

I TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

1 Các khái niệm, chức năng của HTTT

 Khái niệm HTTT

- HTTT là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ

liệu, con người thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tintrong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường Nó được thể hiện bởinhững con người, các thủ tục, các dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học.Đầu vào (Inputs) của HTTT được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệthống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý(Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữliệu (Storage)

- Một HTTT chính thức thường bao hàm một tập hợp các qui tắc và các phương

pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là ít ra cũng được thiết lập theo một truyềnthống Đó là trường hợp hệ thống trả lương, hệ thống quản lý tài khoản các nhà

Cấp chiến

lược

Cấp chiến thuật

Quyết định

cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngânsách, hệ thống thường xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội muabán khác nhau và cũng như hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chẩn đoán tổchức.

- Những HTTT phi chi thích của một tổ chức bao chứa các bộ phận như tập hợpcác hoạt động xử lý thông tin như gửi và nhận thư, ghi chép dịch vụ, các cuộc nóichuyện điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bàibáo trên báo chí và tạp chí

2.2 Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Mặc dù rằng các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưngchúng phân biệt nhau trước hết bởi lại hoạt động mà chúng trợ giúp Theo cách này

có năm loại: HTTT quản lý, HTTT trợ giúp ra quyết định, HTTT xử lý giao dịch,HTTT chuyên gia và HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh

- HTTT xử lý giao dịch TPS( Transaction Processing System)

Hệ thống này xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặcvới khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó.Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó.Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp các dữ liệu cho phép theo dõihoạt động của tổ chức Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp Có thể kể

ra ra cá hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoáđơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, các đăng ký môn theo học củasinh viên, cho mượn sách và tài liệu trong một thư viện, cập nhật tài khoản ngânhàng và tính thuế phải trả của những người nộp thuế…

- HTTT quản lý MIS( Management Information System)

Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt độngnày nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiếnlược Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao

dịch cũng như các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Chúng ta tạo ra các báo cáo chocác nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu Các báo cáo này tóm lượctình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức Các báo cáo này thường có tính

so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiệnthời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời vàcác dữ liệu lịch sự Vì các HTTT quản lý phần lớn dựa vào các các dữ liệu sản sinh

ra từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụthuộc rất nhiều vào các việc vận hành tốt hay xấu củ hệ xử lý giao dịch Hệ thốngphân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặtcủa nhân viên, nghiên cứu về thị trường… là các HTTT quản lý

- HTTT trợ giúp ra quyết định DSS( Decision Support System)

Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động

ra quyết định Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một qui trình đượctạo ra từ 3 giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giảiquyết và lựa chọn một phương án Về nguyên tắc, một hệ thống DSS phải cung cấpthông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết địnhcần phải ra Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp

và đánh giá các giải pháp Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếpcận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn

và đánh giá tình hình

- HTTT chuyên gia ES(Expert System)

Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhântạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của mộtchuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một

cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn Có thể xem lĩnh vực hệ thống ES như là mởrộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặcnhư một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ Tuy nhiên, đặctrưng riêng của của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ

yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa cá sự kiện và các qui tắcđược chuyên gia sử dụng.

- HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA(Information System forCompetitive Advantage)

HTTT loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược Khi nghiên cứu mộtHTTT mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tínhđến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ ra rằng đó chỉ đơn giản là một

hệ thống xử lý giao dịch, HTTT quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một

hệ chuyên gia HTTT ISCA được thiết kế cho những người sử dụng là những ngườingoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổchức khác của cùng nghành công nghiệp…( trong khi bốn loại HTTT trên người sửdụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức)

Nếu như những hệ thống được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạtđộng quản lý của tổ chức thì hệ thống ISCA là những công cụ thực hiện các ý đồchiến lược Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lựclượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệpcạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùngmột ngành công nghiệp

2.3 Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ

- HTTT tài chính

- HTTT marketing

- HTTT quản trị nguồn nhân lực

- HTTT quản lý kinh doanh và sản xuất

- HTTT văn phòng

2.4Phương pháp xây dựng một HTTT

2.5 Nguyên nhân cần xây dựng một HTTT

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng xây dựng một HTTT là cung cấp cho cácthành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Phát triển một HTTT baogồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện vàtiến hành cài đặt nó Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu vàchỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằmxác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại

và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thựchiện HTTT liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong các hệ thống mới vàchuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vàohoạt động của tổ chức

Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một HTTT mới là cái gì bắt buộc một tổchức phải tiến hành phát triển một HTTT? Nhưng cũng còn một số nguyên nhânkhác nhau nữa như yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổisách lược chính trị Có thể kể ra một số nguyên nhân như:

 Những vấn đề về quản lý

 Những yêu cầu mới của nhà quản lý

 Sự thay đổi của công nghệ

 Thay đổi sách lược chính trị

Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự ánphát triển một HTTT mới Những luật mới của Chính phủ mới ban hành, việc kýkết một hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩmmới hoặc dịch vụ mới Các hành động của một doanh nghiệp cạnh tranh cũng cómột tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải có những hành động đápứng

Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn tới việc một tổ chức phảixem lại những thiết bị hiện có trong HTTT của mình Khi các hệ quản trị cơ sở dữliệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các HTTT của mình để quyết định những

gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này

Bên cạnh đó, vai trò của những thách thức chính trị cũng không thể bỏ qua Nócũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT.

Trong phần lớn các tổ chức, có các cơ chế, ít nhiều chính thức đang tồn tại, đểxác định liệu một nghiên cứu phát triển về HTTT có nên được thực hiện hay không.Vấn đề có thể là một yêu cầu đơn giản gửi tới từ một bộ phận hoặc một phòng banđến lãnh đạo các bộ phận tin học của tổ chức, những người này chịu trách nhiệmquyết định liệu yêu cầu có thể chấp nhận được không Bởi vì tình trạng như vậy cóthể thường được xem như là để ngỏ cửa, nhiều tổ chức đặt ra một hội đồng tin họcchịu trách nhiệm quyết định về những quyết định loại đó Trong đại đa số trườnghợp hội đồng tin học được cấu thành từ những người chịu trách nhiệm về các chứcnăng chính của tổ chức Cách thức này đảm bảo rằng mọi khía cạnh đều được xemxét khi một quyết định được đưa ra Quyết định của hội đồng hoặc của người chịutrách nhiệm trong một số trường hợp, có thể không bắt buộc phải dẫn tới việc càiđặt một hệ thống mới, nó chỉ mới khởi động một dự án phát triển Suốt quá trìnhcủa dự án, người ta phải xem lại quyết định này có nghĩa là phải xác định xem sẽtiếp tục dự án hay kết thúc nó

2.6 Phương pháp xây dựng HTTT

Mục đích của dự án xây dựng một HTTT là có được một sản phẩm đáp ứng nhucầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức,chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian địnhtrước Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một HTTT,tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêuđịnh trước Bởi vì, một HTTT là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môitrường cũng rất phức tạp Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải cómột cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp

2.7Nguyên tắc xây dựng một HTTT

Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụcho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lýhơn Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung củanhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT 3 nguyên tắc đó là:

Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình

Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng

Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ

mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

Ta xem xét 3 nguyên tắc này:

Đối với nguyên tắc 1:Bằng cách cùng mô tả một đối tượng, người ta thường sử

dụng 3 mô hình: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong 3 môhình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau Phương pháp phát triển hệthống được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và do đó cầnluôn phân định rõ ràng 3 mức.Chúng ta sẽ nói rõ về các mô hình này trong phần

sau

 Mô hình lôgíc

Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó thực hiện, cáckho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra các xử lý và những thông tin mà hệthống sản sinh ra Mô hình này trả lời câu hỏi: “Cái gì?” và “Để làm gì?” Nókhông quan tâm tới địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý

 Mô hình vật lý ngoài

Mô hình này chú ý tới khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vậtmang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra,phương tiện để thao tác của hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trícông tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địađiểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng Mô hìnhnày cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các

hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? Ở đâu?Khi nào?

 Mô hình vật lý trong

Mô hình này liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên khôngphải là cái nhìn của người sử dụng mà của nhân viên kỹ thuật Mô hình này mô tảnhững thông tin liên quan tới những trang thiết bị được dùng để thể hiện hệ thống,dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trongkho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện Mô hình này giảiđáp câu hỏi ”Như thế nào?”

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau: mô hình logic là kết quảcủa góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn của người sử dụng, mô hìnhvật lý trong là góc nhìn của nhân viên kỹ thuật

Ba mô hình này có mức độ ổn định khác nhau: mô hình logic là ổn định nhất và

mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất

Ba mô hình của một HTTT

Đối với nguyên tắc 2: Đây là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá Thực tế

người ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt

Mô hình logic ( Góc nhìn quản lý)

Mô hình vật lý ngoài ( Góc nhìn sử dụng)

Mô hình vật lý trong ( Góc nhìn kỹ thuật)

chung trước khi xem xét chi tiết Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là điều hiểnnhiên Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triển ứng dụng tinhọc cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn.Nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn.

Đối với nguyên tắc 3: Nhiệm vụ phát triển sẽ trở nên đơn giản hơn bằng cách

ứng dụng nguyên tắc này có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từlogic sang vật lý khi thiết kế Phân tích sẽ bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTTđang tồn tại và về khung cảnh của nó Nguồn dữ liệu chính là những người sửdụng, các tài liệu và quan sát Chúng ta sẽ nói rõ hơn về các mô hình này trong cácphần sau

2.8Các công đoạn của phát triển HTTT

Để phát triển một HTTT người ta thường chia ra làm 7 giai đoạn Mỗi giai đoạnbao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê sau đây Cuối mỗi giai đoạn kèm theoviệc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống Quyết địnhnày được trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phântích viên trình bày cho các nhà sử dụng Phát triển hệ thống là một quá trình lặp.Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giaiđoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót Một số nhiệm vụ được thực hiệntrong suốt quá trình Đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát nhữngnhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án Sauđây là mô tả sơ lược các giai đoạn của việc phát triển HTTT

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ hcức hoặc hội đồnggiám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệuquả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này được thực hiện tương đốinhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó gồm các công đoạn sau:

a Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

b Làm rõ yêu cầu

c Đánh giá khả năng thực hiện

d Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.

Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thốngđang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xácđịnh những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mụctiêu mà HTTT phải đạt được Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽquyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới Để làm đượcnhững việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:

2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4 Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

2.5 Đánh giá tính khả thi

2.6 Thay đổi đề xuất của dự án

2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một HTTT, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các

xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs) Mô hình logíc sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau:

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.2 Thiết kế xử lý

3.3Thiết kế các luồng dữ liệu vào

3.4Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô gíc

3.5Hợp thức hoá mô hình logic

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm Khi mô hìnhnày được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhómphân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này Đó làviệc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic Mỗi mộtphương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải

là một mô tả chi tiết Mặc dù người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựatrên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng nhưng chi phí cho việc tạo rachúng là rất lớn

Để giúp người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu

đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữuhình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể Một báocáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thựchiện Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất cácyêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức Sau đây là các côngđoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp:

4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp

4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp

4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn.Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Đó là một tài liệu bao chứa tất

cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; bên cạnh đó

là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giaodiện với những phần tin học hoá Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoàigồm:

5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện ( vào/ra)

5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công

5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá củaHTTT, có nghĩa là phần mềm Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phảicung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật

6.5 Chuẩn bị tài liêụ

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là phao trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

7.1 Lập kế hoạch cài đặt

7.2 Chuyển đổi

7.3 Khai thác và bảo trì

7.4 Đánh giá

Cần phải lưu ý rằng kết quả của quá trình phân tích và thiết kế bao gồm 2 phầnlớn: HTTT và tài liệu và hệ thống

II PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTT

- Phỏng vấn: với cách thức này, sẽ giúp được cán bộ xác định yêu cầu thu được

những thông tin từ chính những người chịu trách nhiệm trên thực tế Những thôngtin này là những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thểnắm bắt được khi tài liệu quá nhiều

- Nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về

nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tìnhtrạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụcủa các thành viên, nội dung và hình dạng các thông tin vào/ra Thông tin trên giấy

tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức

Với phương pháp này cần phải nghiên cứu kỹ các văn bản sau:

 Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc một nhómcông tác

 Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức

 Các loại báo cáo, bảng biểu do HTTT hiện có sinh ra

Sử dụng phiếu điều tra: Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các

đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng lớn thì dùng tới phiếu điều tra Yêu cầucác câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau Phiếu ghi theo cách thức

dễ tổng hợp

Thường thì phiếu điều tra được thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể dùngqua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang Web động… Phiếu điều tra cầnphải được phát thử sau đó hiệu chỉnh nội dụng và hình thức câu hỏi Trên phiếuđiều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng ( Closed Ended) và có một số câu hỏi mở(Opened Ended) Để đảm bảo tỷ lệ phiếu thu về cao và có chất lượng người gửiphiếu phải là cấp trên của các đối tượng nhân phiếu.

- Quan sát: Khi phân tích viên muốn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu

hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, bỏ ngăn kéo, có sắp xếp haykhông sắp xếp

Quan sát sẽ có có khi gặp khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giốngnhư ngày thường

Mã hoá là một công việc của thiết kế viên HTTT Có thể coi đây là việc thay thếthông tin ở dạng “tự nhiên” thành một dãy ký hiệu thích ứng với mục tiêu củangười sử dụng Mục tiêu đó có thể là nhận diện nhanh chóng, không nhầm lẫn, tiếtkiệm được không gian lưu trữ và thời gian xử lý, thực hiện những phép kiểm tralogic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tượng

Ví dụ:

 Ghi USD thì bao giờ cũng ngắn hơn là “United States Dollar”

Các phương pháp mã hóa dữ liệu

Trong thực tế người ta thường dùng một số phương pháp mã hoá như sau:

- Phương pháp mã hoá phân cấp

Nguyên tắc tạo lập bộ mã này rất đơn giản Người ta phân cấp các đối tượng từtrên xuống Và mã số được xây dựng từ trái qua phải các chữ số được kéo dài vềphía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn.

Để thiết lập mã phân cấp cần phải xác định có bao nhiêu cấp và mỗi cấp cần baonhiêu mã

Có hai loại mã phân cấp: Mã phân cấp cố định và mã phân cấp biến thiên

Mã phân cấp cố định là loại mã số mà số mã trong từng cấp bị giới hạn trongmột khoảng cho trước Ngược lại là mã biến thiên

- Phương pháp mã liên tiếp

Đây là loại mã được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định

Ví dụ: Nếu người tuyển dụng vào làm việc trước có mã số là 1 thì người tiếp

- Phương pháp mã hoá theo xeri

Phương pháp này sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri Xeri được coi nhưmột giấy phép theo mã qui định

- Phương pháp mã hoá gợi nhớ

Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng

ư ợc đ iểm : Ít thuận lợi cho tổng hợp và phân tích, dài hơn mã phân cấp

- Phương pháp mã hoá ghép nối

Phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với mộtđặc tính, những liên hệ có thể giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượngđược gán mã

Ư

năng kiểm tra thuộc tính

3 Công cụ mô hình hoá

Sử dụng mô hình là một trong những nguyên tắc cơ bản của việc phát triển 1HTTT và cũng như ứng dụng khoa học kỹ thuật hiện nay Để tiếp tục các công việctiếp theo của đề tài cần phải trình bày khái quát các công cụ sẽ được sử dụng trongquá trình thực thi việc phát triển HTTT Nội dung của phần này sẽ trình bày các môhình biểu diễn HTTT, các mô hình mô tả HTTT như sơ đồ luồng thông tin, sơ đồchức năng…

3.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD- Bussiness Function Datagram)

Sơ đồ BFD là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức( hay mộtmiền nghiên cứu của tổ chức) và các mối quan hệ bên trong giữa các chức năng đócũng như các mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài Bên cạnh đó môhình BFD còn cho ta thấy vị trí của mỗi công việc trong toàn hệ thống, tránh sựtrùng lặp, giúp phát hiện những chức năng còn thiếu Ngoài ra, BFD còn là cơ sở

để cấu trúc hệ thống chương trình sau này

- Biểu đồ phân rã chức năng: Trong quá trình tiếp cận một tổ chức theo phương

pháp từ trên xuống, ta nhận được thông tin về chức năng từ mức tổng thể tới mứcchi tiết Cách phân chia này phù hợp với sự phân công chức năng công việc cho các

bộ phận chức năng cũng như cho các nhân viên của một tổ chức Biểu đồ phân rã

chức năng cho ta thấy được các chức năng nghiệp vụ của tổ chức được phân chiathành các chức năng nhỏ hơn theo một thứ bậc nhất định Để xây dựng biểu đồphân rã chức năng BFD, chúng ta cần phân chia theo nguyên tắc sau:

 Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiệnchức năng đã phân rã ra nó

 Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thựchiện được chức năng ở cấp trên đã phân rã ra chúng

 Không nên phân rã biểu đồ mức quá sâu Ở mỗi mức, các chức năng cùngmức sắp xếp trên cùng một hàng, cùng một dạng

Các ký pháp sử dụng trong mô hình chức năng:

- Biểu đồ dạng công ty:

Biểu đồ dạng này thường được sử dụng để mô tả tổng thể chức năng của một tổchức có qui mô lớn ở dạng công ty, mô hình gồm ít nhất 2 biểu đồ trở lên: 1 biểu

đồ gộp nhằm mô tả toàn bộ công ty với các chức năng thuộc mức gộp, các biểu đồcòn lại là các biểu đồ chi tiết dạng chuẩn để chi tiết mỗi chức năng lá của biểu đồgộp

Tên chức năng

3.2 Sơ đồ luồng thông tin IFD

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả HTTT theo cách thức động Tức là

mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằngcác sơ đồ

Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin:

 Xử lý

Thủ công Giao tác người-máy Tin học hoá hoàn toàn

 Kho lưu trữ dữ liệu

Thủ công Tin học hoá

Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng đượcbiểu diễn trên sơ đồ Rất nhiều các thông tin không thể hiện trên sơ đồ như hìnhdạng ( Format) của các thông tin vào/ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xửlý… sẽ được ghi trên các phích vật lý này

Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý

Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin

Loại thứ hai: Phích xử lý

Loại thứ ba: Phích kho chứa dữ liệu

3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD- Data Flow Datagram)

Tên xử lý:

Mô tả:

Tên IFD có liên quan:

Phân ra thành các IFD con:

Phương tiện thực hiện:

Sự kiện khởi sinh:

Sơ đồ DFD dùng để mô tả cũng chính HTTT như sơ đồ IFD nhưng trên góc độtrừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữliệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịutrách nhiệm xử lý Sơ đồ DFD chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để làm gì

Sơ đồ ngữ cảnh ( Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của

HTTT Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn lànhận ra nội dung chính của hệ thống Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn cóthể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật

 Phân rã sơ đồ

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ

đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, mức 1…

Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD

Tên người/bộ phận

phát/nhân thông tin

Tên tiến trình xử lý Tệp dữ liệu

Tên dòng dữ liệu

- Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu

- Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì cóthể tạo ra một luông duy nhất

- Xử lý luôn phải được đánh mã số

- Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng không cắt nhau

- Tên cho xử lý phải là một động từ

- Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu Luồng vào phỉa khác vớiluồng ra từ một xử lý

Các phích logic

Giống như phích vật lý, phích logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống Có 5loại phích logic Chúng được dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữliệu, tệp dữ liệu, và phần tử thông tin

4 Thiết kế Cơ sở dữ liệu( CSDL)

Những nhà quản lý luôn luôn phải lưu trữ và xử lý dữ liệu phục vụ cho côngviệc quản lý và kinh doanh của mình Những danh sách khách hàng, danh sách nhàcung cấp, sổ sách bán hàng, hồ sơ nhân viên… là những ví dụ cần thiết về quản trị

dữ liệu Nếu mất những dữ liệu đó tổ chức sẽ gặp khó khăn lớn trong khâu định giá,bán sản phẩm hoặc dịch vụ, tính lương cho nhân viên, điều hành hoạt động tổchức…

4.1 Khái niệm CSDL

Trước khi có máy tính, tất cả những thông tin trên vẫn được thu thập, lưu trữ, xử

lý, phân tích và cập nhật Chúng có thể được ghi trên bảng, ghi trong sổ sách, trongcác phích bằng bìa cứng, hộc Catalog… thậm chí ngay trong trí não của nhữngnhân viên làm việc Làm như vậy cần rất nhiều không gian nhớ và rất vất vả khitìm kiếm tính toán Thời gian xử lý lâu, quy trình mệt mỏi nặng nhọc và các kết quảbáo cáo thường là không đầy đủ và không chính xác

Ngày nay người ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị CSDL để giao tác vớicác dữ liệu trong CSDL Hệ quản trị CSDL là một phần mềm ứng dụng giúp chúng

ta tạo ra, lưu trữ, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu từ một CSDL đơn lẻ hoặc từ một sốCSDL Microsoft Access, Foxpro là những ví dụ về những hệ quản trị CSDL thôngdụng trên các máy tính cá nhân.

Cơ sở dữ liệu( Data base) được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau

được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý củamột hệ thống chương trình máy tính nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sửdụng khác nhau, với những mục đích khác nhau

4.2 Thiết kế các CSDL logic đi từ các thông tin đầu ra

- Dữ liệu phải được chuẩn hoá

- Tiện, nhanh khi truy xuất dữ liệu

Xác định các tệp CSDL trên các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổđiển và cơ bản của thiết kế CSDL

Các bước chi tiết khi thiết kế CSDL từ các thông tin đầu ra:

- Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra

- Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là các thuộctính Phân tích viên liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách

- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh- là những thuộc tính được tính toán ra hoặcsuy ra từ các thuộc tính khác

- Gạch chân các từ khoá cho thông tin đầu ra

- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở.Xem xét loại bỏ những thuộc tính không có nghĩa trong quản lý

- Chuẩn hoá mức 1 quy định rằng: trong mỗi danh sách không được chứa nhữngthuộc tính lặp (ký hiệu là R) Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tínhlặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý

- Gắn cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộctính định danh của danh sách gốc

- Chuẩn hoá mức 2 (2.NF) quy định rằng: trong một danh sách mỗi thuộc tínhphải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần củakhoá Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàmvào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới

- Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới Đặt cho danh sách mới nàymột tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách

- Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng: trong một danh sách không được phép có sựphụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm voà thuộctính Y và thuộc tính Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sáchchứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X

- Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới

B

ư ớc 3 : Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra 1 CSDL Từ mỗi đầu ra theo cách thực

hiện của Bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách là liên quan đếnmột đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập Những danh sách nàocùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là: tạo thành một danh sáchchung bằng các tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của danh sách đó

B

ư ớc 4:

- Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ

- Xác định số lượng các bản ghi

- Xác định độ dài cho 1 thuộc tính Tính độ dài cho bản ghi

B

ư ớc 5 : Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu.

Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng thành các mũi tên 2 chiều Nếu

có quan hệ 1-nhiều thì vẽ 2 mũi tên về hướng đó

III Hệ quản trị CSDL Visual Basic

1 Hệ quản trị CSDL Microsoft Access& Visual Basic

Trong những năm gần đây, ở nước ta CNTT đang phát triển rất nhanh và ngàycàng phổ biến rộng rãi Hiện có nhiều hệ quản trị CSDL đang được sử dụng phổbiến như: Microsoft Access, Visual Foxpro, Oracle… Trong đó Microsoft Access

là một trong những bộ chương trình quan trọng trong tổ hợp chương trìnhMicrosoft Office Professional do hãng Microsoft sản xuất Microsoft Access hoạtđộng trong môi trường Windows, là một hệ điều hành giao diện đồ hoạ, do đó thiết

kế CSDL trên Microsoft Access rất thuận lợi với giao diện trực quan, khả năngphát triển ứng dụng mới nhanh chóng, chuyên nghiệp

Trong Microsoft Access có thể dùng ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng VisualBasic, công cụ này có những ưu điểm:

- Cho phép xử lý từng bản ghi trong một tập hợp thay vì tác động cùng một lúctrên toàn bộ tập hợp bản ghi

- Có thể tạo và điều khiển các đối tượng

- Báo lỗi và xử lý lỗi

- Tạo thủ tục theo ý muốn

- Làm CSDL dễ bảo trì

2 Giới thiệu về Visual Basic( VB)

Visual Basic là một ngôn ngữ thảo chương hoàn thiện và hoạt động theo kiểuđiều khiển bởI sự kiện ( Event – Driven programming language ) nhưng lại giốngngôn ngữ thảo chương có cấu trúc ( Structured programming language )

Lợi điểm khi dùng Visual Basic chính là ở chỗ tiết kiệm thời gian và công sức

so với ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng

Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan ( Visual ), nghĩa là khithiết kế một chương trình, ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diệnkhi chương trình thực hiện Đây là thuận lợi lớn so với các ngôn ngữ lập trình khác.Khi viết chương trình bằng Visual Basic, chúng ta phảI qua hai bước:

- Thiết kế giao diện ( Visual Programming )

- Viết lệnh ( Cade Programming )

Visual Basic còn hỗ trợ việc lập trình bằng cách hiện tất cả tính chất của đốitượng mỗi khi ta định dùng đến nó Đây chính là điểm mạnh nổi bật của ngôn ngữlập trình hiện đại Cũng chính vì những tính năng ưu việt này mà hiện nay ngônngữ VB được rất nhiều người lựa chọn khi lập trình cho các chương trình của mình

CHƯƠNG 3:

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ

NHÂN SỰ CÔNG TY VMS MOBIFONE

I TỔNG QUAN VỀ VIỆC PHÂN TÍCH

1 Khảo sát chung

Để thực hiện cho việc xây dựng chương trình Quản lý nhân sự, tôi đã dànhhơn 3 tuần để khảo sát chung về công ty và các vấn đề liên quan đến nhân sự củacông ty Các chuyên viên của phòng TC-HC - phòng có trách nhiệm đảm nhận việcquản lý nhân sự của công ty đã tạo điều kiện tốt nhất để tôi có thể được tìm hiểunhững vấn đề quan tâm như: cung cấp tài liệu, giải thích về các quy trình cũng nhưcác tiêu chí quản lý của công ty, giải thích các thuật ngữ cũng như các quá trìnhphức tạp khác, như: vấn đề về quản lý chấm công, quản lý lương…của công ty.Không những trong 3 tuần đầu tiên mà trong thời gian thực tập, tôi cũng được tìmhiểu kỹ hơn về việc quản lý nhân sự của công ty Được gặp gỡ các chuyên viênđảm nhận các công việc của phòng, như: chị Bích- đảm nhận về việc cập nhật, tìmkiếm,lưu trữ về hồ sơ nhân viên, về danh sách về hưu; chị Hoàng Anh- đảm nhận

về khen thưởng kỷ luật, các khoản BHYT,BHXH; chị Nguyên- đảm nhận về cácvấn đề liên quan đến tiền lương… Trong quá trình tìm hiểu, tôi nhận thấy: việcquản lý nhân sự của công ty còn rất riêng rẽ: mỗi chuyên viên của phòng lại đảmnhận một nhóm công việc riêng, ví dụ: có chuyên viên đảm nhận về tính toán cáckhoản giảm trừ, phụ cấp cũng như lương cuối kỳ của mỗi cán bộ trong công ty, cóchuyên viên lại đảm nhận quá trình khen thưởng kỷ luật, có chuyên viên lại đảmnhận về hồ sơ về hưu… Mỗi khi cấp trên hoặc một phòng ban nào cần một thôngtin nào đó về một chuyên viên bất kỳ, việc tìm kiếm sẽ khá mất thời gian khitrưởng phòng của phòng TC-HC phải chỉ đạo cho đúng chuyên viên đảm nhận đóthực hiện, sau đó chuyên viên đảm nhận sẽ tìm kiếm thông tin cần tìm và xuất báocáo (nếu có yêu cầu) Đôi khi việc tìm kiếm sẽ khá mất thời gian vì thông tin cần