đồ án tốt nghiệp hệ chương trình quản lý nhân sự trường đại học

Hệ chương trình Quản Lý nhân sự trường Đại học An Ninh NhânDân em đã đề cập và giải quyết những vấn đề sau: + Quản lý các thông tin về hồ sơ Tên cán bộ, trú quán..... Trên cơ sở thông ti

LỜI MỞ ĐẦU

Xã hội ngày càng phát triển, thông tin ngày càng trở nên phongphú, đa dạng và phức tạp Sự bùng nổ thông tin đã thực sự trở nên mộtvấn đề cấp thiết cần giải quyết Công nghệ thông tin (CNTT) ra đời vàphát triển nhằm sử lý những vấn đề trọng đại đó

Ngày nay thật khó hình dung một ngành nghề hay một lĩnh vựcnào mà CNTT không chen chân vào Một trong lĩnh vực mà tin học tinhọc thâm nhập vào sâu và thu được những thàng tựu to lớn đó là lĩnhvực quản lý Các phần mềm nối tiếp ra đời nhằm quản lý các vấn đề như

kế hoạch, nhân sự, kế toán, tài vụ, quản lý hàng hoá đến việc bánhàng Tin học trong lĩnh vực này đã góp phần đáng kể làm giảm nhẹcông sức tiền bạc, giúp cho các nhà lãnh đạo đưa ra những quyết địnhđúng đắn ở tầm vĩ mô cũng như vi mô

Nước ta trong những năm gần đây, lĩnh vực quản lý này đã đượcnhiều công ty phần mềm quan tâm giải quyết như phần mềm kế toánACCNET của công ty Lạc Việt, phầm mềm quản lý khách sạn, kho củacông ty FPT Đối với các công ty,các trường đại học, các phần mềmviết riêng cho mình để quản lý phù hợp với đặc trưng riêng cũng là mộtnhu cầu không thể thiếu được Trường Đại học An Ninh Nhân Dân cũng

có nhu cầu cấp thiết xây dựng một phần mềm nhằm quản lý nhân sựtrong trường Để đáp ứng nhu cầu nên em xây dựng chương trình “quản

lý nhân sự” của trường nhằm tự động hoá các công việc trên giúp choviệc quản lý nhanh chóng và thuận tiện

Hệ chương trình Quản Lý nhân sự trường Đại học An Ninh NhânDân em đã đề cập và giải quyết những vấn đề sau:

+ Quản lý các thông tin về hồ sơ (Tên cán bộ, trú quán )

+ Quản lý các thông tin về khen thưởng (Tên, mã cán bộ )

+ Quản lý các thông tin về kỷ luật (Tên, mã cán bộ )

+ Đưa ra các thông tin cần tra cứu như tra cứu mã cán bộ, họ tên cánbộ

+ Đưa ra các báo cáo về trình độ văn hoá,quá trình lương

+ Đưa ra các cán bộ có trình độ ngoại ngữ khác nhau

Trong bản luận văn này, em xin giới thiệu một chương trình đượcxây dựng bằng phần mềm Microsoft Access Microsoft Access đượcchọn vì có thể tạo ra những giao diện đẹp trên môi trường Windows,thân thiện với người sử dụng đồng thời dễ dàng tạo các hàm, các thủ tụcthoả mãn được những yêu cầu mềm dẻo linh hoạt.

Mặc dù rất cố gắng, nhưng do hạn chế về mặt thời gian, vừa khaithác phần mềm Microsoft Access, lại vừa xây dựng ứng dụng của mình.Phần mềm Micorosoft Access là phần mềm khá mới mẻ mà em khôngđược học ở trường cũng như những kiến thức còn non yếu về chuyênngành quản lý nhân sự nên bản luận văn này chắc chắn còn nhiều thiếusót Rất mong được sự góp ý của Thầy Cô, các bạn để điều chỉnh vàhoàn thiện chương trình

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN CỦA ĐỀ TÀI

I MỘT SỐ KHÁI NIỆM VỀ QUẢN LÝ

Quản lý là một khái niệm chung dùng để chỉ việc điều hành hoạtđộng trong các tổ chức cơ quan nhà máy, xí nghiệp nó đóng vai trò quantrọng là nhân tố quyết định sự tồn tại và phát triển của cơ quan, xí nghiệp

Với trào lưu chung của thế giới hiện nay, phát triển không ngừngcủa nền kinh tế thị trường làm cho luồng khối lượng thông tin trở nênquá lớn điều đó càng làm cho công tác quản lý trở nên khó khăn và phứctạp về mọi phương diện

Theo truyền thống việc giải quyết các nhiệm vụ quản lý thườngdựa trên kinh nghiệm và trực giác của người lãnh đạo và quản lý Nhưngngày nay đứng trước nhiệm vụ đầy khó khăn và phức tạp của công tácquản lý với phương pháp cổ truyền không thể giải quyết kịp những côngviệc hàng ngày theo ý muốn vì chiếm quá nhiều thời gian Đó chính làmột trong những nguyên nhân gây nên sự kìm hãm pháp triển tài năngsáng tạo của các nhà quản lý Trói buộc họ vào các công việc nhàmchán Trong thực tế hiện nay để hoàn thành được nhiệm vụ chính trịkinh doanh đòi hỏi phải đáp ứng kịp thời thông tin phải đầy đủ vàchính xác Điều đó cho thấy có phương tiện máy tính trợ giúp các nhàquản lý là hết sức cần thiết

II MỤC ĐÍCH CỦA ĐỀ TÀI:

Việc xây dựng chương trình "Quản lý nhân sự" của trường Đạihọc An Ninh Nhân Dân nhằm các mục đích như sau:

- Quản lý hồ sơ cán bộ

- Cung cấp hệ thống thông tin phản ánh có hệ thống, khái quát vàchi tiết vấn đề có liên quan đến đội ngũ nhân sự trong các phòng bancủa trường

Trên cơ sở thông tin của từng nhân sự trong từng phòng ban, cán

bộ quản lý thực hiện các công việc sau:

+ Xây dựng hệ thống chương trình lưu trữ, tra cứu nhanh cácthông tin với độ chính xác, tin cậy cao trong thời gian nhanh nhất

+ Cung cấp nhanh chóng, đầy đủ chính xác thông tin theo yêu cầucủa cán bộ quản lý, các cấp lãnh đạo có liên quan

+ Xem trên màn hình các biểu mẫu báo cáo tổng quát hay chi tiếttheo từng chức vụ

+ Các đơn vị gửi báo cáo lên không phải thông qua nhiều côngvăn giấy tờ mà chỉ cần một đĩa mềm do hệ thống lưu trữ của các số liệusau đó gửi lên trên, hệ thống sẽ tự động xử lý và in ra báo cáo

Do đó mục đích của đề tài này là xây dựng cơ sở dữ liệu thốngnhất cho việc quản lý và lưu trữ những thông tin về cán bộ của trườngĐại học An Ninh Nhân Dân giúp cho việc tra cứu thông tin một cáchnhanh chóng chính xác Chương trình cho phép lưu trữ, thống kê, tracứu, in các báo cáo theo yêu cầu của cán bộ quản lý

III CƠ SỞ CỦA ĐỀ TÀI

Dựa trên cơ sở chủ yếu sau:

- Những yêu cầu cụ thể về công việc của người quản lý của từngphòng ban của trường

- Những góp ý đề nghị thêm của bản thân để làm cho việc quản lýnhân sự được gần gũi với tin học

IV BIỆN PHÁP THỰC HIỆN

Xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việclàm hết sức khó khăn chiếm nhiều thời gian và công sức cũng như về tàichính Thông thường việc áp dụng tin học hoá trong việc quản lý phảidẫn tới đòi hỏi thực hiện hàng loạt các biện pháp to lớn về tổ chức cũngnhư thay đổi hình thức tài liệu, bảng biểu, thay đổi cơ cấu các cở quanchức năng, cách thức kiểm tra không chỉ riêng bộ phận nào mà ở tất

cả các bộ phận có liên quan

Chương trình được thiết kế trên môi trường Access, một hệ quảntrị cơ sở dữ liệu mới hiện nay Với những mặt mạnh của nó so với phầnmềm khác thì nó có nhiều ưu điểm vượt trội: Đa dạng, phong phú đặcbiệt rất ít tốn kém, phù hợp với điều kiện kinh tế đối với các cơ quanhành chính có kinh tế eo hẹp, phù hợp với nghiệp vụ công tác hồ sơ

CHƯƠNG II CÁC KIẾN THỨC CƠ BẢN

I HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1 Khái niệm về hệ thống thông tin

- Hệ thống là một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử

Ví dụ: Hệ mặt trời , hệ triết học

- Phần tử là những thành phần hợp thành hệ thống tổng thể Nhưvậy phần tử rất đa dạng thậm chí rất khác nhau

Ví dụ: Người, thiết bị đều là những phần tử

Một phần tử có thể đơn giản hoặc phức tạp Đặc biệt bản thân mộtphần tử có thể là một hệ thống con Do vậy các hệ thống thường có tínhphân cấp

Ví dụ : Thế giới  Quốc gia  Tỉnh/Thành phố  Thị xã Huyện

- Tính tổ chức của hệ thống có nghĩa là trong hệ thống tồn tại mộttập hợp các mối ràng buộc

Ví dụ : Hệ thống hành chính thì mối ràng buộc là sự phân quyềncác quan hệ về đoàn thể, các quan hệ về nhân sự

Các quan hệ đó có thể là ổn định lâu dài hoặc là các quan hệ tạmthời Khi chúng ta quan tâm đến một hệ thống là chúng ta quan tâm đếncác quan hệ ổn định lâu dài.Tuy nhiên các quan hệ tạm thời không phải

là không quan trọng

+ Khi chúng ta nói đến tính ổn định của hệ thống thì điều nàykhông có nghĩa là hệ thống bất biến Tính biến động của hệ thống thểhiện ở hai mặt sau:

- Sự tiến triển : Các phần tử của một hệ thống bao gồm chính nó

và các quan hệ của nó có thể phát sinh tăng trưởng suy thoái hoặc biếnmất

- Sự hoạt động : Các thành phần cả hệ thống cùng cộng tác vớinhau nhằm thực hiện một mục đích chung của hệ thống.

Thường những hệ thống biến động là những hệ thống hướng đích.Điều này thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái vào và biến đổi ởnhững cái ra

- Hệ thống kinh doanh và hệ thống dịch vụ : là những hệ thốngcủa con người nhằm mục đích kinh doanh, dịch vụ

- Các hệ thống con của hệ thống kinh doanh, dịch vụ bao gồm ba

2 Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin :

Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa bên trong và bênngoài hệ thống và giữa các hệ thống con

Sơ đồ của hệ thống thông tin.

Thông tin v o ào Hệ thống thông tin Thông tin ra

Hệ thống nghiệp vụ

Nhiệm vụ của một hệ thống thông tin : nhằm thu thập, lưu trữ,kiểm tra kết xuất, truyền đạt thông tin.

Phân loại thông tin: Có hai loại thông tin(về mặt hình thức):

+ Thông tin tự nhiên: là những thông tin mà vẫn giữ nguyên giá trị

và hình thức như khi đưa thông tin ra

Ví dụ : Tiếng nói, hình ảnh

+ Thông tin có cấu trúc : là các thông tin đã được lượng tử hoáchứ không còn giữ nguyên hình thức như khi nó mới phát sinh Nó đượcgán cho cấu trúc

Ví dụ : Các file, các loại sổ sách

Có những bộ phận chuyên xử lý các thông tin tự nhiên và có các

bộ phận chuyên xử lý các thông tin có cấu trúc

3 Các bộ phận hợp thành của hệ thống thông tin

Các dữ liệu phản ánh cấu trúc của cơ quan

Các xử lý:

-Các quy tắc xử lý -Các quy trình,chương trình -Các lưu đồ xử lý

Các dữ liệu phản ánh hoạt động của cơ quan

Các sự kiện ,các dữ liệu khách quan không

thay đổi được

Kết quả ra Tham số

Các sự kiện hoạt động

Dữ liệu

v o cho ào

các xử lý

Các bộ phận hợp thành của một hệ thống thông tin bao gồm hai

bộ phận cơ bản:

- Các dữ liệu: bao gồm tất cả các dữ liệu về thông tin, nhưng cácthông tin có cấu trúc được chú ý nhiều hơn Khối dữ liệu nằm trong sổsách, các tệp trong máy tính, các chứng từ tài liệu

- Các thông tin xử lý: là những quá trình để xử lý thông tin Các

xử lý nằm trong các quy định, quy trình, công thức, các quy trình tựđộng, thủ công

Các hệ thống thông tin có thể tự động hoá một phần hoặc hoàn toàn

II CƠ SỞ DỮ LIỆU

1 Định nghĩa về cơ sở dữ liệu:

Cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin có cấu trúc miêu tả về một đốitượng quản lý đáp ứng yêu cầu người dùng và thoả mãn các yêu cầu sau:

- Cơ sở là một bộ sưu tập các dữ liệu các tác nghiệp được lưu giữlại và được các hệ ứng dụng của một cơ quan nào đó sử dụng

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là phần chương trình có thể xử lý thayđổi dữ liệu của một cơ sở dữ liệu

2 Các chức năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu:

- Cho khả năng lưu trữ dữ liệu lâu dài

- Khả năng truy nhập một số lượng lớn dữ liệu một cách có hiệu quả

- Được xây dựng trên một mô hình dữ liệu qua đó người sử dụng

có thể quan sát dữ liệu

- Có một ngôn ngữ cấy cao để định nghĩa và thao tác dữ liệu

- Có thể đồng bộ các truy nhập cạnh tranh khi nhiều người cùng

sử dụng cơ sở dữ liệu

- Khả năng kiểm tra truy nhập

- Khả năng phục hồi dữ liệu khi có sự cố xảy ra

3 Thực thể và liên kết giữa các thực thể

- Thực thể là một vật có thể tồn tại và có thể phân biệt được.

CHƯƠNG III TÌM HIỂU BÀI TOÁN

I PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN NINH NHÂN DÂN

1 Hoạt động của trường Đại học An Ninh Nhân Dân:

Các hoạt động thực tế của công việc quản lý cán bộ là cơ sở choviệc xây dựng chương trình, vì thế em đã thực hiện khảo sát các côngviệc trên thực tế tại trường Đại Học An Ninh Nhân Dân

Do xu thế của thời đại ngày nay với lực lượng đông đúc về nhân

sự và sự cần thiết phải quản lý về tất cả mọi vấn đề liên quan đối vớitừng người đều do nhà trường quản lý hồ sơ Ban lãnh đạo trường xétthấy quản lý bằng phương pháp thủ công tốn nhiều công đoạn, nhiềungười cùng làm một công việc mà không đạt được những kết quả như ýmuốn, vì vậy yêu cầu cần thiết là phải đưa công tác quản lý cán bộ vàomáy tính để cải tiến công việc quản lý nhân sự và đưa một số nhân sựvào công tác này chuyển sang làm bộ phận khác để phát huy khả năngnhân sự và chất lượng công việc

2 Yêu cầu của hệ thống hiện tại

Quản lý hồ sơ cán bộ Trường Đại Học An Ninh Nhân Dân là hếtsức quan trọng và bí mật Bởi vì ngành Công an có tính bí mật nhanhchóng, chính xác trong công việc quản lý cán bộ là hàng đầu Khi chưa

có sự trợ giúp của máy tính mọi việc đều làm thủ công Khi có sự thayđổi về gia đình, cấp bậc, khen thưởng, kỷ luật, chức danh thì cán bộ

tổ chức phải qua từng bước tìm từng người để bổ xung sửa đổi cho phùhợp với thực tế Sau đó lại phải lưu vào hồ sơ Vì vậy số lượng hồ sơngày một tăng, người quản lý hồ sơ cũng phải tăng theo dẫn đến quản lýcán bộ cũng gặp nhiều khó khăn

Khi lấy ra một hồ sơ cán bộ do cấp trên yêu cầu thì việc tìm kiếmgặp nhiều khó khăn tốn nhiều công sức thời gian Điều này khôngnhững gây nhiều trở ngại, ách tắc cho công việc mà còn có thể xảy rasai sót nhầm lẫn Vì vậy qua thời gian thực tập, thực tế tại trường Đạihọc An Ninh và được sự nhất trí của ban lãnh đạo trường tôi mạnh dạn

xây dựng cho trường chương trình “Quản lý nhân sự trường Đại học AnNinh Nhân Dân” để được áp dụng sau khi xây dựng xong chương trình.

3 Đánh giá hệ thống hiện tại

Từ những công việc ở trên ta thấy rằng hệ thống hiện tại nếu làmthủ công thì dù cán bộ tổ chức có cố gắng và cải tiến phương pháp làmviệc đến đâu đi chăng nữa thì vẫn tồn tại những vấn đề sau:

- Thời gian tìm kiếm ghi chép quá lớn, khi có thông tin cần thiếtthì thời gian tổng hợp thông tin rất nhiều không đáp ứng được yêu cầu

- Công việc tổng hợp hết sức khó khăn, dễ bị nhầm lẫn

- Nhiều khoản mục thông tin và ghi chép không thống nhất

- Nhiều người làm một công việc thông tin sẽ không nhất quán và

dễ xảy ra sai sót

- Khi có sự thay đổi điều chỉnh tốn nhiều thời gian

Từ vấn đề trên và điều kiện cụ thể của cơ quan cho phép việc đưatin học vào quản lý nó sẽ làm giảm được rất nhiều về thời gian ít sai sót,giúp cho người làm công tác quản lý có thời gian nghiên cứu hoặcnghiên cứu học tập vào những công tác khác

II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG MỚI :

Hệ thống mới quản lý cán bộ với sự trợ giúp của máy tính, khi có

hệ thống này phải đáp ứng được yêu cầu:

- Quản lý được hồ sơ các cán bộ

- Thống kê được những tài liệu cần thống kê

- Tra cứu chính xác khi có yêu cầu

- Thông tin vào phải được chuẩn hoá dựa trên các thông tin có sẵntiện lợi cho thao tác rõ ràng, giảm được tối đa sai sót

- Thông tin ra phản ánh được đối tượng quản lý, nội dung phongphú và phải nêu được các chủ đề

1 Thông tin vào

Phải chuẩn hoá được dữ liệu tránh tối đa sai sót như họ tên , tuổi

là những thông tin chính vì chúng rất ít thay đổi trong quá trình quản lý

hồ sơ cán bộ tạo thuận lợi cho người sử dụng Cụ thể trong chương trình

dữ liệu được chuẩn hóa và kiểm tra khi nhập

Từ những hoạt động thực tế vấn đề đặt ra cho chương trình quản

lý cán bộ là phải xây dựng được các chức năng thích hợp tạo điều kiệnthuận lợi cho công tác quản lý "Nhân sự trường Đại học An Ninh NhânDân" Tuy nhiên để xây dựng chương trình có hiệu quả chúng ta cầnphải tìm hiểu kỹ những vấn đề cụ thể mà bài toán đặt ra và cách giảiquyết bài toán đó

2 Thông tin ra

Sau khi hệ thống đã có dữ liệu thì công việc chính của hệ thống làphải thống kê và báo cáo được các yêu cầu của cấp trên Thông tin racủa hệ thống chủ yếu là:

- Báo cáo danh sách cán bộ theo trình độ Báo cáo này cho ta biếttrình độ cán bộ của nhà trường qua đó cho biết được một số thông tinkhác như: Chất lượng công tác của từng cán bộ những người được khenthưởng, kỷ luật

3 Một số biểu mẫu chuẩn

Ngoài việc quản lý hồ sơ lý lịch các cán bộ của từng phòng bannhà trường còn thường xuyên yêu cầu cán bộ quản lý hồ sơ báo cáo theobiểu mẫu chuẩn

4 Những yêu cầu đối với chương trình

Xuất phát từ việc tìm hiểu hoạt động thức tế tại trường Đại Học

An Ninh Nhân Dân, tôi xác định các yêu cầu đặt ra cho chương trìnhcủa mình như sau:

a.Yêu cầu về quản lý hồ sơ cán bộ:

Yêu cầu về quản lý hồ sơ cán bộ như nhập thông tin về lý lịch củamột cán bộ thay đổi hoặc đưa vào hồ sơ lưu của một cán bộ là nhữngyêu cầu đầu tiên và quan trong nhất của hệ thống quản lý nhân sự

- Nhập dữ liệu chương trình sẽ có một biểu mẫu nhập dữ liệuriêng và đối với những thông tin của bản hồ sơ lý lịch tương ứng vớibảng nào trong cơ sở dữ liệu thì biểu mẫu nhập dữ liệu sẽ đưa ra bảng

đó để người nhập dữ liệu làm việc một cách thuận tiện

- Vấn đề bổ xung dữ liệu cũng được thực hiện trên các biểu mẫunhập thông tin Trong các biểu mẫu này sẽ có các hộp danh sách giúpcho người sử dụng lựa chọn đối tượng bổ xung.

- Lưu dữ liệu: khi không cần lưu dữ các thông tin về một cán bộnào đó thì chúng ta có thể chuyển hồ sơ đó vào hồ sơ lưu giúp cho cơ sở

dữ liệu của chúng ta gọn nhẹ hơn và hoạt động có hiệu quả hơn Tuynhiên để khi cần thiết có thể tra cứu được một số thông tin cơ bản nhất

về một cán bộ nào đó thì chúng ta sẽ lưu lại một vài thuộc tính cá nhântrong một tệp hồ sơ lưu

- In một hồ sơ cán bộ: đây cũng là một yêu cầu quan trọng trongcông việc quản lý hồ sơ nhân sự Chức năng này giúp cho chúng ta cóđược một bản thông tin đầy đủ về một cán bộ nào đó khi cần thiết

Đáp ứng được nhu cầu liệt kê dữ liệu là chức năng không thểthiếu của một hệ thống thông tin Đối với hệ thống quản lý nhân sự thìcác yêu cầu về thông tin bao gồm:

- Thống kê cán bộ theo trình độ văn hoá

- Thống kê các cán bộ theo từng nghiệp vụ riêng

- Thống kê các cán bộ theo trình độ ngoại ngữ

- Các thống kê các loại danh sách khác

b Những yêu cầu cho phép tra cứu dữ liệu:

- Những người có chức vụ, chức danh, cấp bậc

- Những người vào đảng

- Tra cứu danh sách các cán bộ do cấp trên yêu cầu, cá nhân yêucầu có liên quan đến hồ sơ cán bộ

CHƯƠNG IV PHÂN TÍCH BÀI TOÁN

I PHÂN TÍCH DỮ LIỆU CỦA BÀI TOÁN

- Dữ liệu chủ yếu của bài toán bao gồm chủ yếu là các dữ liệuxoay quanh lý lịch cán bộ, thông tin về phòng ban, chức vụ, cấp bậc

- Các dữ liệu của hồ sơ lý lịch cán bộ bao gồm:

độ ngoại ngữ của từng người.

- Qua quá trình công tác, các hình thức khen thưởng, kỷ luật vàcác mối quan hệ gia đình của mỗi người cũng khác nhau vì vậy chúng talưu trữ cán bộ vào bảng riêng có quan hệ một nhiều với bảng chính

- Các dữ liệu còn lại là có giá trị duy nhất đối với một người sẽđược lưu trữ chung trong một bảng chính

- Đối với các thông tin về phòng ban, chúng ta sẽ lưu trữ trongmột bảng với trường khoá chính là mã phòng ban Chúng ta nhận thấyrằng mỗi phòng ban sẽ bao gồm nhiều cán bộ do đó mối quan hệ giữacác phòng ban trong hồ sơ cán bộ của một cán bộ với bảng phòng ban làmối quan hệ 1- nhiều

II SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG

Từ những yêu cầu của bài toán trên, sơ đồ phân cấp chức năng cho

ta cái nhìn khái quát về hệ thống Đây là bước phân tích hệ thống về xử

lý nhưng là mô hình bao quát và nó bỏ qua mối liên kết về thông tingiữa các chức năng

Chức vụ

Cấp bậc h m ào

Quá trình lương

HỆ THỐNG

Mật khẩu

Thoát

III CÁC SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu nhằm diễn tả tập hợp các chức năngcủa hệ thống trong mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý trongbàn giao thông tin cho nhau

Đây là công cụ chính của quá trình phân tích thiết kế hệ thống và

xử lý là cơ sở để thiết kế phần trao đổi cơ sở dữ liệu

1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Sơ đồ dòng dữ liệu mức ngữ cảnh được xây dựng ở những giaiđoạn đầu trong quá trình phân tích, nó là cơ sở khởi đầu cho quá trìnhxây dựng sơ đồ dòng dữ liệu

Sơ đồ mức ngữ cảnh.

2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh là chi tiết hoá chức năng tổng quát

sơ đồ mức ngữ cảnh, gồm :

- Các tác nhân ngoài giữ nguyên

- Chức năng quản lý được phân rã chi tiết hoá các mức độ phân rãphụ thuộc vào mức độ phức tạp của bài toán

- Các kho dữ liệu

Cán bộ

Cán bộ quản lý

Hệ thống quản lý cán bộ

Căn cứ vào sơ đồ chức năng của hệ thống ta thiết lập luồng dữliệu sau :

Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.

Yêu

quả Báo

Cáo

3 Các sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Chúng ta phân tích chi tiết hơn về chức năng của sơ đồ luồng dữliệu

Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng vào hồ sơ.

Lý

lịch

Trả lời

Yêu cầu

Yêu cầu

Trả lời

Yêu cầu

Lý lịch

Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng thống kê.

C N B ÁN B Ộ QUẢN LÝ

văn hoá

Trình độ ngoại ngữ Chức vụ

Yêu

cầu

Báo cáo

Yêu cầu

Báo cáo

Yêu cầu

Báo cáo

Yêu cầu

Báo cáo

Sơ đồ luồng dữ liệu tra cứu.

C N B ÁN B Ộ QUẢN LÝ

Mã cán bộ Mã dân tộc Mã chức

danh

Hồ sơ chuyển,nghỉ

Trả lời Trả

lời

Trả lời

Trả lời

IV THỰC THỂ VÀ MỐI QUAN HỆ

1 Thực thể:

a Th c th "Hoso"ực thể "Hoso" ể "Hoso"

Tên trường ý nghĩa

Matdvh Mã trình độ văn hoá

Tentdt Tên trường đào tạo

Nganhdtao Ngành đào tạo

Matdnn Mã trình độ ngoại ngữ

Nuocngoai Nước ngoài

Namvaonganh Năm vào ngành

Khenthuong Khen thưởng

Ngvdoan Ngày vào đoàn

Ngavdang Ngày vào đảng

f.Th c th "hosoluu"ực thể "Hoso" ể "Hoso"

Tên trường ý nghĩa

Tongiao Tôn giáo

Thphanbt Thành phần bản thân

Thphangd Thành phần gia đình

Matdvh Mã trình độ văn hoá

Tentdt Tên trường đào tạo

Nganhdtao Ngành đào tạo

Matdnn Mã trình độ ngoại ngữ

Nuocngoai Nước ngoài

Namvaocoquan Năm vào cơ quan

Tdct Trình độ chính trị

Ngvdoan Ngày vào đoàn

Ngavdang Ngày vào đảng

Doituongcs Đối tượng chính sách

l Th c th "phongban"ực thể "Hoso" ể "Hoso"

Matdvh Mã trình độ văn hoá

Trdovh Trình độ văn hoá

2 Quan hệ giữa các thực thể

CHƯƠNG V.GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT ACCESS

I GIỚI THIỆU CHUNG

Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trườngWindows Bằng những công cụ có sẵn hết sức thuận tiện và hiệu quảcủa mình, Access đã giúp cho người sử dụng giải quyết được khá nhiềucác vấn đề thường gặp trong công việc quản trị cơ sở dữ liệu

Access cung cấp cho ta 6 công cụ đó là: Bảng (Table), truy vấn(Query), biểu mẫu (Form), báo biểu (Report), Macro và đơn thể(Module)

Với 5 công cụ đầu, trong một số bài toán quản lý hay thống kê, ta

có thể dễ dàng xây dựng được một trương trình với giao diện khá đẹp

mà chưa phải viết bất kỳ một hàm hay thủ tục nào cả Công cụ thứ 6 làModule dùng để chứa hàm/ thủ tục viết bằng Access Basic để giải quyếtcác phần việc quá khó khăn đối với 5 công cụ trước, do đó làm tăng sứcmạnh của Access

II CÔNG CỤ MICROSOFT ACCESS

Trước tiên ta phải tạo một cơ sở dữ liệu mới bằng cách:

- Vào môi trường Access : Gọi Microsoft Access trên Windowshoặc kích chuột vào biểu tượng chìa khoá vàng

- Từ cửa sổ Microsoft Access chọn menu File, chức năng NewDatabase Nhập tên cho cơ sở dữ liệu mới rồi chọn OK Kết quả ta sẽnhận được một cửa sổ Databese mới

1 Bảng (Table).

a Cách tạo bảng: Gồm các bước sau:

- Từ cửa sổ Database chọn mục table Kết quả sẽ mở cửa sổ Table,trong đó có 3 nút lựa chọn: New (dùng để tạo bảng mới), Open (dùng đểnhập liệu cho cho bảng được chọn), Design (dùng để xem, sửa cấu trúccủa bảng được chọn)

- Chọn nút New Ta sẽ nhận được cửa sổ New Table có các lựachọn: Datasheet View, Design View, Table Wizard, Impost Table, LinkTable Ta chọn kiểu Design View.

- Xuất hiện cửa sổ gồm 3 cột: Ta lần lượt nhập vào các thông tin.+ Field Name: Tên trường cần đặt

+ Field Type: Kiểu trường

+ Description: Dùng để mô tả, giải thích ý nghĩa của trường

b Đặt khoá chính (Primary key):

Loại thông dụng nhất là Select Query với các khả năng như:

- Chọn bảng hay query khác làm nguồn dữ liệu

- Chọn các trường cần hiển thị

- Thêm các trường mới là kết quảcủa việc thực hiện các phép tínhtrên các trường của bảng nguồn

- Đưa vào điều kiện tìm kiếm, lựa chọn (ở hàng Criteria)

- Đưa vào các trường dùng để sắp xếp

Sau khi thực hiện truy vấn , kết quả nhận được là một bảng ( dạngDynaset)

Ngoài truy vấn Select Query ra, còn có các loại truy vấn khác là :Crosstab Query, Make Table Query, Update Query , Appent Query,Delete Query

3 Biểu mẫu ( Form)

Đây là công cụ mạnh của Access dùng để :

- Thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng

- Tổ chức và giao diện chương trình

Mẫu biểu bao gồm rất nhiều các ô điều khiển như : Text Box ( hộpvăn bản) Label ( nhãn) , List Box ( hộp danh sách), Com bo Box ( hộplựa chọn ), Command Button ( nút lệnh), Option Group ( nhóm nựachọn)

Công dụng của các ô điều khiển này là :

- Thể hiện dữ liệu

- Nhập dữ liệu từ bàn phím

- Thực hiện hành động

- Tổ chức giao diện chương trình

- Tổ chức hệ Menu Bar cho chương trình

Cách tạo mẫu biểu ( Form) bằng công cụ Wizard :

- Chọn Form trong cửa sổ Database

- Chọn New trong các số công cụ của Form

- Chọn Form Wizard để thiết kế tự động

- Chọn Table hoặc Query để làm nguồn

- Chọn các trường cần thể hiện trong Form của Table hoặc Query

- Chọn kiểu Form

4 Báo biểu ( Report):

Đây là công cụ rất hữu hiệu để tổ chức in dữ liệu Báo biểu cókhả năng in ấn như sau:

- In dưới dạng biểu như hồ sơ nhân sự, báo cáo

- In dưới dạng bảng như hồ sơ lương, bảng gia đình, bảng khenthưởng, kỷ luật

- In dữ liệu từ nhiều bảng có liên quan đến nhau trong cùng mộttrang