Xây dựng chương trình Quản lý nhân sự trường Đại học Công nghiệp Hà nội

Để triển khai một đề án tin học hóa thì bước đầu tiên cần thực hiện là khảo sát hệ thống. Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp các phần tử có các ràng buộc lẫn nhau để cùng hoạt động nhằm đạt đến một mục đích nào đó.

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 LỜI NÓI ĐẦU Trong những năm gần đây, cùng với sự ra đời và phát triển nhanh chóng của máy tính điệnt tử, một công cụ lưu trữ và xử lý thông tin đã làm tăng khả năng nghiên cứu và vận hành hệ thống lớn phức tạp. Hệ thống thông tin là một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông tin đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp. Việc ứng dụng thông tin trong công tác quản lý đã phát triển mạnh mẽ giúp cho công tác quản lý ngày càng hiệu quả hơn nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc, đưa ra các báo cáo, các số liệu thống kê một cách chính xác và kịp thời. Đồng thời nhờ có việc ứng dụng tin học đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức của con người, nó làm giảm nhẹ bộ máy quản lý vốn cồng kềnh từ trước đến nay. Qua quá trình khảo sát trong trường Đại học Công nghiệp Hà nội, em thấy việc quản lý nhân sự trong trường học nhờ việc ứng dụng công nghệ thông tin là rất cần thiết. Vì vậy em chọn đề tài “Xây dựng chương trình Quản lý nhân sự trường Đại học Công nghiệp Hà nội” với mong muốn tìm hiểu sâu về lĩnh vực quản lý nhân sự trong các trường đại học nói chung và trong trường đại học Công nghiệp nói riêng. Chương trình Quản lý này em đã viết tại nơi em thực tập: Công ty TNHH Công nghệ hệ thống và giải pháp thông tin. Đây là một công ty chuyên viết phần mềm về quản lý và thiết kế website, tại đây em đã đã được cung cấp thêm về số liệu cũng như học hỏi thêm một số kiến thức trong việc thiết kế và lập trình giúp em hoàn thành tốt đề tài của mình. Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 1 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Để triển khai một đề án tin học hóa thì bước đầu tiên cần thực hiện là khảo sát hệ thống. Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp các phần tử có các ràng buộc lẫn nhau để cùng hoạt động nhằm đạt đến một mục đích nào đó. Còn hệ thống quản lý là một hệ thống không chỉ chứa các thông tin về quản lý mà còn đongs vai trò thúc đẩy các hoạt động của các doanh nghiệp, trường học, các tổ chức kinh tế, giúp con người trong sản xuất và nhiều lĩnh vực khác. Hệ thống thông tin quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm cơ sở dữ liệu, các thủ tục, các mô hình phân tích, lập kế hoạch quản lý và đưa ra quyết định. Vì thế cần phải xem xét, khảo sát các yếu tố đặc trưng cũng như các mục tiêu và đưa ra nguyên tắc đảm bảo cho việc xây sựng một hệ thống có chất lượng. Từ đó rút ra được những phương pháp, những bước thiết kế xây dựng một thông tin quản lý được tin học hóa, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ và phát huy được những ưu điểm sẵn có để mang lại một hệ thống quản lý có kết quả tốt. I.1. Những đặc điểm của hệ thống quản lý: I.1.1 Phân cấp quản lý: Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống dưới, có chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn bộ hệ thống. Hệ thống quản lý được phân tích thành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ương, cấp các đơn vị trực thuộc nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý từ trên xuống. Thông tin được tổng hợp từ dưới lên và truyền từ trên xuống. Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 2 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 I.1.2. Luồng thông tin vào: Trong hệ thống thông tin có những đầu vào khác nhau: - Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi, thông tin này mang tính chất thay đổi lâu dài. - Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn cập nhật để xử lý. - Những thông tin có tính chất thay đổi tổng hợp, được tổng hợp từ những thông tin cấp dưới phải xử lý định kỳ theo thời gian. I.1.3. Luồng thông tin ra: Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào tứng nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể. Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý của hệ thống. Nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống. Các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo tính chính xác và kịp thời. I.1.4. Quy trình quản lý: Trong quy trình quản lý thủ công trước đây, tất cả các thông tin thường xuyên được đưa vào sổ sách (chứng từ, hóa đơn,…) từ đó các thông tin được kết xuất để lập ra các báo cáo cần thiết. Việc quản lý thủ công như thế phải trải qua nhiều công đoạn chông chéo nhau, làm tiêu tốn thời gian và công sức của người quản lý nên dẫn đến sai sót và dư thừa thông tin ở nhiều công đoạn là không thể tránh khỏi. Hơn nữa trong quá trình quản lý nếu gặp khối lượng công việc lớn thì nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khâu và đối tượng quan trọng. Vì thế mà có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ dẫn đến việc thiếu hụt thông tin. I.2. Mô hình một hệ thống thông tin quản lý: Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 3 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 I.2.1. Mô hình luân chuyển dữ liệu: Mô hình luân chuyển trong hệ thống quản lý có thể mô tả qua các modul sau: - Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ, tra cứu. - Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên. - Lập sổ sách báo cáo. Modul trong hệ thống cũng cần phải có giải pháp kỹ thuật riêng tương ứng. I.2.2. Cập nhật thông tin động: Modul loại này có tính chất xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết và tổng hợp. Nhưng đối với loại thông tin chi tiết đặc điểm lớn về số lượng xử lý thường xuyên đòi hỏi tốc độ nhanh và tin cậy cao. Khi thiết kế modul cần quan tâm đến các yêu cầu sau: - Phải biết rõ các thông tin cần lọc từ các thông tin động. - Giao diện màn hình và số liệu phải hợp lý, giảm tối đa các thao tác cho người nhập giữ liệu. - Tự động là các thông tin đã biết và các giá trị lặp. - Kiểm tra và phát hiện các sai sót có thể xảy ra trong quá trình. - Biết loại bỏ các thông tin đã có mà không cần thiết trong khâu đó. I.2.3. Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu: Thông tin này cần cập nhật nhưng không thường xuyên mà yêu cầu chủ yếu là phải tổ chức sao cho hợp lý, để ta có thể tra cứu nhanh trong các thông tin cần thiết. I.2.4. Lập báo cáo: Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 4 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Để thiết kế phần này thì đòi hỏi người quản lý phải nắm vững về nhu cầu quản lý, tìm hiểu kỹ các mẫu bảng biểu báo cáo… vì thông tin sử dụng trong việc này thuận lợi hơn do đã được xử lý trước nên việc kiểm tra sự sai lệch của số liệu trong phần này được giảm bớt. I.3. Các bước xây dựng hệ thống quản lý: Để khái quát việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý tự động hóa qua 5 giai đoạn sau: I.3.1. Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án: Ở bước này ta tiến hành tìm hiểu khảo sát hệ thống, đánh giá khả thi có tính chất sơ bộ xuất phát từ hiện trạng cũ, tìm hiểu lĩnh vực nghiệp vụ của cơ quan mà ta đang cần xây dựng hệ thống, tìm hiểu hệ thống thông tin hiện hành, phát hiện nhược điểm còn tồn tại từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục cần cân nhắc tính toán khả thi dự án và định hướng cho các giai đoạn tiếp theo. I.3.2. Phân tích hệ thống: Là giai đoạn quan trọng nhất ta phải tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niệm. Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống giúp cho việc phân tích và mô tả hệ thống mới ở mức logic. I.3.3. Thiết kế tổng thể: Là công việc mô tả nửa vật lý, nửa logic nhằm thực hiện việc chia hệ thống thành các hệ thống con, xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới. Phân định rõ phần việc làm sẽ được xử lý bằng máy tính, phần việc nào sẽ được xử lý thủ công. I.3.4. Thiết kế chi tiết: Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 5 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 - Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa vào máy tính. - Thiết kế các phương pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính, thiết kế chương trình các giao diện sử dụng các tệp dữ liệu. I.3.5. Cài đặt chương trình: Chương trình sau khi đã chạy thử đảm bảo tốt sẽ được cài đặt và đưa vào sử dụng. CHƯƠNG II KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ ĐÁNH GIÁ TÍNH KHẢ THI Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 6 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 II.1 Khảo sát hiện trạng hệ thống: Qua việc khảo sát hiện trạng hệ thống Quản lý nhân sự của trường Đại học Công nghiệp Hà nội em thấy: - Hầu hết các công việc nghiệp cụ của hệ thống Quản lý nhân sự đều tiến hành hoàn toàn thủ công. - Trong công tác báo cáo vô cùng khó khăn vì sú lượng nhân sự trong trường là rất lớn, hơn nữa nhân sự luôn thay đổi nên công tác quản lý còn gặp nhiều khó khăn dẫn đến nhầm lẫn, sai sót. - Vì thao tác nghiệp vụ hoàn toàn thủ công nên công việc và hiệu quả trong công tác quản lý nhân sự là phụ thuộc rất nhiều vào trình độ kỹ năng của người quản lý. - Việc tra cứu tìm kiếm thông tin về nhân sự gặp nhiều khó khăn và mất rất nhiều thời gian ngay cả đối với những người trực tiếp quản lý . - Việc quản lý cập nhật thông tin mới, sửa đổi thông tin, thiết lập các biểu đồ thống kê khó khăn thậm chí có thể gây nhầm lẫn khó có khả năng khắc phục. Để khắc phục những nhược điểm trên, việc đưa ra một hệ thông quản lý mới sử dụng những ứng dụng Công nghệ thông tin là thực sự cần thiết và cấp bách trong công tác quản lý. II.2. Mô hình tổ chức nhân sự của trường Đại học Công nghiệp Hà nội. Trường Đại học Công nghiệp Hà nội là trường thuộc sự chỉ đạo trực tiếp của Bộ công nghiệp. Hiện nay, trường có hơn 600 cán bộ, giáo viên, nhân viên với cơ cấu tổ chức tương đối phức tạp. Bao gồm: 7 phòng chức năng, 10 khoa, ban đào tạo. Mỗi phòng, ban bao gồm có: trưởng phòng, phó phòng và các nhân viên. Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 7 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 II.2.1. Sơ đồ tổ chức: Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 8 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 II.2.2. Chức năng của từng bộ phận: *Ban giám hiệu: Có nhiệm vụ điều phối các hoạt động của trường, kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban trực thuộc nhằm đảm bảo nhiệm vụ quản lý giáo viên, học sinh, chất lượng đào tạo. Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 9 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 *Văn phòng nhà trường: là nơi tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ giáo viên, sinh viên của từng năm học; hướng dẫn nội dung kê khai cá nhân của từng sinh viên, quản lý có thời hạn sổ cái, sổ gọi tên và sổ ghi điểm; giúp ban Giám hiệu quản lý chặt chẽ. *Phòng Tổ chức - Hành chính: là phòng có chức năng tham mưu giúp việc Hiệu trưởng và tổ chức thực hiện các mặt công tác về tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, hành chính tổng hợp, chế độ chính sách, thi đua khen thưởng, kỷ luật trong Cán bộ - Giáo viên - Công nhân viên và công tác bảo vệ trật tự an ninh. *Phòng quản trị đời sống: là phòng có chức năng tham mưu giúp Hiệu trưởng và tổ chức thực hiện về công tác Quản trị - Đời sống và các hoạt động dịch vụ được nhà trường giao. *Phòng Tài chính - Kế toán: là phòng chức năng tham mưu giúp việc Hiệu trưởng thực hiện chức năng quản lý Tài chính - Kế toán và giá cả trong nhà trường theo quy định của pháp luật. Tổ chức thực hiện các chuyên môn nghệp vụ và giám sát các hoạt động kinh tế tài chính, vật tư tiền vốn, tài sản của nhà trường. *Phòng Kế hoạch kỹ thuật: tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác quản lý kế hoạch kỹ thuật, vật tư, an toàn trong mọi hoạt động về thực tập, sản xuất và phục vụ. * Phòng Đào tạo: là phòng nghiệp vụ tham mưu giúp việc cho Hiệu trưởng về công tác đào tạo và phát triển đào tạo của nhà trường. Thực hiện các nhiệm vụ quản lý, điều hành tiến độ, kế hoạch đào tạo của nhà trường. * Phòng Nghiên cứu khoa học và quan hệ quốc tế: là phòng chức năng giúp Hiệu trưởng về công tác khoa học – công nghệ và quan hệ hợp tác quốc tế. Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017 Trang 10 [...]... lượng nhân sự, tìm kiếm thông tin, sắp xếp vị trí theo năng lực trình độ, điều chỉnh lương cho các đối tượng theo quy chế và thành tích cá nhân, cũng như việc phân phối lao động, cân đối nhân lực giữa các phòng ban cho phù hợp với nhiệm vụ kế hoạch của đơn vị mình thực hiện II.3.2 Công tác quản lý cụ thể: Công tác quản lý nhân sự: Mọi công tác quản lý nhân sự của nhà trường đều do phòng tổ chức hành... Từ Trên Trên đẳng học học 30 30 50 tuổi đến đến nghỉ 50 60 hưu trực thuộc Chia theo độ tuổi Đảng viên Phiếu kê khai nhân sự do Bộ giáo dục và đào tạo ấn hành bao gồm các thông tin cá nhân, quá trình khen thưởng, quá trình kỷ luật, quan hệ gia đình, … II.4 Kết luận về kết quả khảo sát hệ thống cũ: Qua quá trình tìm hiểu, khảo sát quá trình quản lý nhân sự trường Đại học Công nghiệp Hà nội, tuy thời gian... hơn dựa vào trình độ, khả năng quản lý điều hành cũng như những đóng góp vào sự nghiệp của nhà trường qua quá trình công tác của cá nhân đó Thực hiện chế độ ưu đãi đối với các cán bộ, giáo viên, công nhân viên, công tác trong môi trường độc hại cũng như những cống hiến của họ trong quá trình công tác Đề xuất với Hiệu trưởng về công tác đào tạo và đào tạo lại cho cán bộ, giáo viên, công nhân viên để... Phòng Quản lý học sinh – sinh viên: là phòng tham mưu giúp Hiệu trưởng về công tác quản lý giáo dục học sinh – sinh viên Tổ chức chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến công tác học sinh – sinh viên II.3 Phân tích hoạt động: II.3.1 Đặc điểm của bài toán: Công tác quản lý nhân sự là một quá trình cập nhật và lưu trữ các thông tin về một cá nhân trong một đơn vị, công việc này đòi hỏi phải tiến hành... Thông qua máy tính công việc quản lý sẽ được giảm nhẹ, nhất là trong việc lưu trữ số liệu mà không phải ghi chép nhiều lần, khi tìm kiếm một danh mục, người quản lý dễ dàng tra cứu Như vậy mục tiêu chính của công tác quản lý này là giúp công tác quản lý nhân sự tiết kiệm thời gian, công sức, nâng cao hiệu quả công việc Từ đó yêu cầu của hệ thống đặt ra là: - Hệ thống của chương trình trước hết phải... kết:  Bảng NHANSU (Nhân sự) có quan hệ 1 – N với các bảng:  Bảng QTLG (Quá trình lương): một nhân sự có nhiều quá trình lương khác nhau  Bảng QTCT (Quá trình công tác): một nhân sự có thể có quá trình công tác khác nhau ở nhiều nơi khác nhau  Bảng HDLD (Hợp đồng lao động): một nhân sự có nhiều hợp đồng lao động  Bảng QTDT (Quá trinh đào tạo): một nhân sự có thể có nhiều quá trình đào tạo ở nhiều... thực thể là các đối tượng của thế giới thực như nhân viên, dự án… của một cơ quan Thuộc tính thể hiện các đặc trưng cần quan tâm của một thực thể nào đó Một liên kết giữa hai hay nhiều thực thể được thể hiện mối quan hệ giữa 2 thực thể đó Dưới đây là mô hình thực thể liên kết của bài toán Xây dựng chương trình Quản lý nhân sự trường Đại học Công nghiệp Hà nội : Sinh Viên: Phạm Ngọc Thoan – 708101017... nhiều thời gian và công sức Việc xét lương, đề bạt cán bộ, làm chế độ liên quan đến quyền lợi của nhân viên sẽ mất nhiều thời gian Tóm lại, nếu quản lý theo phương thức thủ công rất tốn kém về thời gian, nhân lực mà độ chính xác lại không cao, tốc độ xử lý chậm Do vậy, không đáp ứng kịp thời các yêu cầu của ban lãnh đạo Hiện nay trường Đại học Công nghiệp đã có phần mềm quản lý nhân sự riêng Em nhận... - Tên đơn vị Quản lý khen thưởng - kỷ luật: Để quản lý quà trình khen thưởng kỷ luật của từng nhân viên, thông tin cần có: - Quá trình kỷ luật: nêu được mã số của nhân viên, ngày quyết định kỷ luật, lý do và hình thức kỷ luật đối với nhân viên đó - Quá trình khen thưởng: nêu được mã số của nhân viên, ngày quyết định khen thưởng, lý do và hình thức khen thưởng đối với nhân viên đó Quản lý thuyên chuyển... bộ, nhân viên - Thống kê theo đơn vị - Thống kê số lượng nhân viên - Thống kê theo độ tuổi của cán bộ nhân viên CHƯƠNG V MÔI TRƯỜNG CÀI ĐẶT VÀ THIẾT KẾ GIAO DIỆN V.1 Xác định ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Đây là một chương trình phần mềm phục vụ công tác quản lý, vì vậy chương trình cần phải gọn nhẹ, dễ sử dụng và vận hành không tốn kém, có thể đáp ứng nhu cầu sử dụng cho các trường . Xây dựng chương trình Quản lý nhân sự trường Đại học Công nghiệp Hà nội với mong muốn tìm hiểu sâu về lĩnh vực quản lý nhân sự trong các trường đại học. hệ thống Quản lý nhân sự của trường Đại học Công nghiệp Hà nội em thấy: - Hầu hết các công việc nghiệp cụ của hệ thống Quản lý nhân sự đều tiến hành hoàn