đồ án tốt nghiệp chương trình quản lý nhân sự cho trụ sở chính của công ty tại số 216 đường trần duy hưng- hà nội

Đó có thể là những chương trình quản lý hoạt động kinh doanh,quản lý kho bãi, quản lý khách hàng… hay những chương trình quản lý hoá đơn,quản lý hồ sơ …Việc sử dụng những chương trình nà

PHẦN MỞ ĐẦU

Chúng ta đang sống trong thời đại mà cuộc cách mạng công nghệ thôngtin (CNTT) đang diễn ra mạnh mẽ hầu như khắp nơi trên thế giới “Làn sóng thứba” này đã tác động tích cực đến hầu hết mọi hoạt động kinh tế - xã hội, làm thayđổi không chỉ lối sống, phong cách làm việc cũng như tư duy của con người màcòn tạo ra sự thay đổi lớn trong phương thức điều hành, quản lý của các tổ chứccũng như việc sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp Nhờ ứng dụng CNTT

mà việc quản lý của các tổ chức, các cơ quan trở nên gọn nhẹ và hiệu quả hơn.Hiện nay, theo xu thế chung của thế giới và vì những lợi ích to lớn được đem lại,không chỉ ở những nước phát triển mà ở các nước đang phát triển, không chỉnhững công ty lớn mà ngay cả những tổ chức nhỏ đều đang cố gắng tự xây dựng,thuê hay mua những chương trình tin học phù hợp với yêu cầu, điều kiện của tổchức mình Cũng theo xu thế chung đó của thế giới, các công ty lớn nhỏ của ViệtNam cũng đang dần đưa vào sử dụng các chương trình quản lý phù hợp với công

ty, tổ chức mình Đó có thể là những chương trình quản lý hoạt động kinh doanh,quản lý kho bãi, quản lý khách hàng… hay những chương trình quản lý hoá đơn,quản lý hồ sơ …Việc sử dụng những chương trình này không những đem lạinhững lợi ích về mặt kết quả công việc mà còn giảm tối đa các chi phí phát sinh,như: chi phí về nhân sự, chi phí về lưu trữ, chi phí về thời gian…

Cũng vì mục đích được đào tạo của mình là về lĩnh vực Kinh tế nên tôi đãlựa chọn công ty Thông tin di động VMS MobiFone – một công ty cung cấpmạng di động lớn nhất của Việt Nam để thực tập với mong muốn là sẽ được làmquen và được tìm hiểu về môi trường kinh doanh và làm việc chuyên nghiệp củacông ty Ở đây, tôi đã được tạo điều kiện thuận lợi để tìm hiểu về công ty cũng

lương… Tôi nhận thấy rằng, đối với VMS có nhiều hoạt động, qui trình quản lý

đã được tin học hoá hoàn toàn nhưng cũng có những hoạt động mà nhân viên củacông ty còn phải thực hiện thủ công, có thể kể đến là hoạt động quản lý nhân sự,quản lý khách hàng… Chính vì vậy mà các công việc liên quan đều thực hiệnmột cách thủ công và phân chia cho mỗi chuyên viên đảm nhận một nhóm côngviệc riêng

Là sinh viên của khoa Tin học kinh tế, với mục tiêu của chuyên ngành đượcđào tạo là ứng dụng tin học có hiệu quả vào các hoạt động quản lý và tác nghiệpcủa một tổ chức kinh tế- xã hội cùng với đó là sự giúp đỡ của các anh chị trongphòng Tổ chức- Hành chính của công ty VMS, tôi đã đi đến quyết định là sẽ xâydựng một chương trình Quản lý nhân sự cho Trụ sở chính của công ty tại số 216đường Trần Duy Hưng- Hà Nội Hi vọng, chương trình của tôi sẽ giúp các anhchị chuyên viên của phòng Tổ chức- Hành chính giải quyết một phần khối lượngcông việc mà hàng ngày họ phải giải quyết

Nội dung của báo cáo bao gồm:

Chương 1: Tổng quan về công ty VMS

Chương 2: Phương pháp luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin Chương 3: Phân tích, thiết kế và xây dựng chương trình Quản lý nhân sự

Do kiến thức và kinh nghiệm bản thân còn hạn chế nên báo cáo của tôikhông thể tránh khỏi những sai sót, rất mong nhận được những lời nhận xét vàgóp ý của các thầy cô

Qua đây tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tuỵ của thầygiáo hướng dẫn TS Trương Văn Tú và các anh chị trong phòng Tổ chức- Hànhchính của công ty Thông tin di động VMS MobiFone đã giúp đỡ, tạo điều kiệntốt nhất cho tôi hoàn thành tốt trong suốt quá trình thực tập

CHƯƠNG 1:

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VMS MOBIFONE

I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

- Tên công ty: Công ty Thông tin di động VMS MobiFone

- Trụ sở chính của công ty: 216 Trần Duy Hưng- Hà Nội

VMS là doanh nghiệp Nhà nước hạng một trực thuộc Tập đoàn Bưu chínhViễn thông Việt nam (VNPT) Được thành lập vào ngày 16 tháng 04 năm 1993,VMS đã trở thành doanh nghiệp đầu tiên khai thác dịch vụ thông tin di độngGSM 900/1800 với thương hiệu MobiFone, đánh dấu cho sự khởi đầu của ngànhthông tin di động Việt Nam

Lĩnh vực hoạt động chính của MobiFone là tổ chức thiết kế xây dựng,phát triển mạng lưới và triển khai cung cấp dịch vụ mới về thông tin di động cócông nghệ, kỹ thuật tiên tiến hiện đại và kinh doanh dịch vụ thông tin di độngcông nghệ GSM 900/1800 trên toàn quốc

Đến nay, sau 13 năm phát triển và trưởng thành, MobiFone đã trở thànhmạng điện thoại di động lớn nhất Việt Nam Tính đến cuối năm 2006, VMS đã

có hơn 5 triệu thuê bao, hơn 1.500 trạm phát sóng và 4.200 cửa hàng, đại lý trên toàn quốc MobiFone hiện đang cung cấp gần 40 dịch vụ giá trị gia tăng và tiện

ích các loại

Những nỗ lực và cống hiến của MobiFone đã được thị trường ghi nhận

MobiFone vinh dự được người tiêu dùng bình chọn là “Mạng điện thoại di động

được ưa thích nhất” trong 2 năm liên tiếp 2005 và 2006 do báo Echip tổ chức và

“Thương hiệu mạnh Việt Nam 2005” do Thời báo Kinh tế Việt Nam tổ chức.

Trong thời gian tới, VMS sẽ tiếp tục mở các trạm phát sóng mới, các cửa hàngđại lý mới nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng di động ngày càng tăng của người dân

Chúng ta có thể thấy rõ tốc độ phát triển của VMS trong biểu đồ tăngtrưởng dưới đây:

BIỂU ĐỒ TĂNG TRƯỞNG THUÊ BAO MOBIFONE TỪ 1995 ĐẾN NAY:

Hiện nay, Công ty Thông tin di động có bốn Trung tâm Thông tin di động

trực thuộc và một Xí nghiệp thiết kế

Trụ sở chính của Văn phòng Công ty đặt tại Hà Nội

Địa chỉ: Số 216 đường Trần Duy Hưng, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội.

- Trung tâm Thông tin di động khu vực I có trụ sở chính tại Hà Nội, chịu

trách nhiệm kinh doanh và khai thác mạng thông tin di động khu vực miền Bắc(các tỉnh phía Bắc đến Hà Tĩnh):

Địa chỉ: Số 811A đường Giải Phóng, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội.

- Trung tâm Thông tin di động khu vực II có trụ sở chính tại TP Hồ Chí

Minh, chịu trách nhiệm kinh doanh và khai thác mạng thông tin di động khu vựcmiền Nam (từ tỉnh Ninh Thuận đến các tỉnh miền Ðông Nam Bộ và TP Hồ ChíMinh):

Địa chỉ: MM18 đường Trường Sơn, Phường 14, Quận 10, Thành phố Hồ Chí

Minh

- Trung tâm Thông tin di động khu vực III có trụ sở chính tại Ðà Nẵng, chịu

trách nhiệm kinh doanh và khai thác mạng thông tin di động khu vực miền Trung

và Cao Nguyên (từ tỉnh Quảng Bình đến tỉnh Khánh Hoà và tỉnh Ðắc Lắc:

Địa chỉ: Số 263 đường Nguyễn Văn Linh, Thành phố Đà Nẵng.

- Trung tâm Thông tin di động khu vực IV có trụ sở chính tại Cần Thơ, chịu

trách nhiệm kinh doanh và khai thác mạng thông tin di động khu vực 10 tỉnhmiền Tây Nam Bộ:

Địa chỉ: Số 51F đường Nguyễn Trãi, Quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ.

- Xí nghiệp thiết kế thành lập ngày 21 tháng 1 năm 1997 có trụ sở tại HàNội với nhiệm vụ tư vấn, khảo sát, thiết kế xây dựng các công trình thông tin diđộng

 Căn cứ quyết định số 596/ QĐ-TCCB ngày 11/10/1997 của Tổng Cụctrưởng Tổng cục Bưu điện về việc thành lập DNNN công ty Thông tin diđộng (VMS);

 Căn cư quyết định số 253/QĐ-TCCB-HĐQT ngày 28/09/1996 của Chủtịch Hội đồng quản trị Tổng Công ty Bưu chính- Viễn thông Việt Nam vềviệc phê chuẩn Điều lệ Tổ chức& Hoạt động của công ty Thông tin diđộng

 Căn cứ vào yêu cầu thực tế của công tác quản lý sản xuất kinh doanh

 Theo đề nghị của trưởng phòng TC-HC

Hiện nay công ty có 12 phòng ban, cụ thể là:

Trung tâm

TTDĐ KV1

Trung tâmTTDĐ KV1

Trung tâmTTDĐ KV1

Trung tâmTTDĐ KV1

Trung tâmTTDĐ KV1

II CHỨC NĂNG, QUYÊN HẠN VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN

1 Phòng Tổ chức- Hành chính (TC-HC)

Phòng TC-HC là phòng chức năng của công ty giúp Giám đốc chỉ đạo & thựchiện các mặt công tác sau:

- Xây dựng mô hình tổ chức bộ máy của công ty

- Công tác nhân sự và đào tạo

- Công tác lao động, tiền lương

- Công tác hành chính & quản trị

- Công tác bảo vệ, an ninh quốc phòng, thanh tra, an toàn lao động

- Công tác thi đua, khen thưởng

- Công tác thông tin nội bộ

Phòng TC-HC gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyênviên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng

2 Phòng Kế toán- Thống kê- Tài chính (KT-TK-TC)

Phòng KT-TK-TC là phòng chức năng của Công ty giúp giám đốc chỉ đạo vàthực hiện các mặt công tác sau:

- Tổ chức bộ máy kế toán toàn công ty

- Tổ chức và thực hiện hạch toán kế toán

- Tổ chức và thực hiện công tác thống kê & tài chính

- Hướng dẫn và chỉ đạo kiểm tra các đơn vị cơ sở thực hiện đầy đủ các chế

Phòng KT-TK- TC gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, cácchuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng.

3 Phòng Kế hoạch -Bán hàng và Marketing (KH-BH&M)

Phòng KH-BH&M là phòng chức năng của công ty giúp giám đốc chỉ đạo vàthực hiện các mặt công tác sau

4 Phòng Quản lý đầu tư-Xây dựng (ĐT-XD)

Phòng ĐT-XD là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúpGiám đốc công ty quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành

Phòng ĐT-XD gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên

viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng

5 Phòng Xuất nhập khẩu (XNK)

Phòng XNK là phòng chuyên môn có chức năng tham mưu, giup Giám đốccông ty quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành về các lĩnhvực công tác sau:

- Công tác XNK các thiết bị về thông tin di động

- Thực hiện công tác bảo hành, sửa chữa, yêu cầu thay thế thiết bị, vật tư,hàng hoá

- Tổ chức X-NK các thiết bị, vật tư hàng hoá theo các hợp đồng đã được kýkết và bàn giao cho các đơn vị có liên quan để triển khai thực hiện, lắp đặt theonội dung của các hợp đồng

Phòng XNK gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyênviên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng

6 Phòng Công nghệ và Phát triển mạng thông tin di động( P CNPTM)

Là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp Giám đốccông ty quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành các lĩnh vựcsau:

- Nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới cho mạng thông tin di động

- Công tác phát triển mạng lưới thông tin di động ( bao gồm cả phần lõi mạnglưới của các dịch vụ mới)

Phòng CNPTM gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyên

7 Phòng Tin học- Tính cước (P TH-TC)

Phòng TH-TC là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúpGiám đốc quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành về cáclĩnh vực công tác sau

- Quản lý, điều hành việc phát triển CNTT hỗ trợ cho công tác quản lý sảnxuất kinh doanh của công ty

- Quản lý, điều hành, khai thác mạng tin học hỗ trợ cho sản xuất kinh doanhcủa công ty

- Quản lý, điều hành, triển khai thực hiện tính cước và đối soát cước của côngty

Phòng TH-TC gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyênviên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng

8 Phòng Xét thầu

Phòng Xét thầu là phòng chuyên môn nghiệp vụ của công ty, có chức năngtham mưu giúp Giám đốc công ty quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốccông ty điều hành về các lĩnh vực công tác sau:

- Quản lý và triển khai thực hiện việc lựa chọn nhà thầu đối với các dự ánthuộc nguồn vốn tái đầu tư của công ty và các dự án được giao khác theo đúngcác văn bản pháp qui hiện hành của Nhà nước và của Ngành

- Phối hợp hướng dẫn nghiệp vụ trong công tác đấu thầu đối với các đơn vịtrực thuộc trong công ty.

Phòng Xét thầu gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyênviên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng

9 Phòng Điều hành khai thác ( P ĐHKT)

Công tác quản lý, điều hành việc vận hành, khai thác, bảo dưỡng mạng lướithông tin di động và các hệ thông dịch vụ giá trị gia tăng

- Quản lý, khai thác băng tần số của công ty

- Nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới và dịch vụ mới về thông tin di động

- Công tác hợp tác quốc tế

Phòng ĐHKT gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyênviên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng

10 Phòng Thanh toán cước phí (TTCP)

Phòng TTCP là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúpGiám đốc công ty quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành

Phòng TTCP gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyênviên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng.

11.Phòng Chăm sóc khách hàng (CSKH)

Phòng CSKH là phòng chức năng của công ty giúp giám đốc chỉ đạo và thựchiện các mặt công tác sau

- Công tác quản lý thuê bao

- Các dịch vụ sau bán hàng trong toàn công ty

- Tổ chức các chương trình thăm dò khách hàng, tổng hợp, phân tích thôngtin

Phòng CSKH gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyênviên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng

12.Ban Quản lý dự án ( Ban QLDA)

Ban QLDA là phòng chức năng của công ty giúp giám đốc chỉ đạo và thựchiện các mặt công tác sau

- Quản lý các dự án đầu tư xây dựng các công trình thông tin di động do công

ty thông tin di động đảm nhận và giao nhiệm vụ

- Tổ chức triển khai thực hiện các dự án đầu tư xây dựng mới, các dự án đầu

tư xây dựng nâng cấp, mở rộng do công ty thông tin di động làm chủ đầu tư hoặcđược Tập đoàn Bưu chính- Viễn thông Việt Nam uỷ quyền làm chủ đầu tư

- Điều tra, khảo sát lập dự án đầu tư

Ban QLDA gồm có: Trưởng phòng, các phó phòng giúp việc, các chuyênviên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng.

CHƯƠNG 2:

PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ

HỆ THỐNG THÔNG TIN

1 Các khái niệm, chức năng của HTTT

 Khái niệm HTTT

- HTTT là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm,

dữ liệu, con người thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phốithông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường Nó được thểhiện bởi những con người, các thủ tục, các dữ liệu và thiết bị tin học hoặc khôngtin học Đầu vào (Inputs) của HTTT được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử

lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kếtquả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vàokho lưu trữ dữ liệu (Storage)

 Chức năng của HTTT trong tổ chức:

- Thu thập

- Lưu trữ

- Xử lý

- Phân phối

Chức năng của HTTT trong tổ chức được R.N.Anthony đưa ra trong hình

vẽ sau đây Anthony trình bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ 3 mứcquản lý có tên là: lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý chiến thuật và điềuhành tác nghiệp

2 Phân loại HTTT

Cấp chiến

lược

Cấp chiến thuật

Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu Quyết định

2.1Theo tính chính thức và không chính thức

- Một HTTT chính thức thường bao hàm một tập hợp các qui tắc và các

phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là ít ra cũng được thiết lập theomột truyền thống Đó là trường hợp hệ thống trả lương, hệ thống quản lý tàikhoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xâydựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thường xuyên đánh giá khía cạnh tài chínhcủa những cơ hội mua bán khác nhau và cũng như hệ thống chuyên gia cho phépđặt ra các chẩn đoán tổ chức

- Những HTTT phi chi thích của một tổ chức bao chứa các bộ phận như tậphợp các hoạt động xử lý thông tin như gửi và nhận thư, ghi chép dịch vụ, cáccuộc nói chuyện điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo

và các bài báo trên báo chí và tạp chí

2.2 Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Mặc dù rằng các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưngchúng phân biệt nhau trước hết bởi lại hoạt động mà chúng trợ giúp Theo cáchnày có năm loại: HTTT quản lý, HTTT trợ giúp ra quyết định, HTTT xử lý giaodịch, HTTT chuyên gia và HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh

- HTTT xử lý giao dịch TPS( Transaction Processing System)

Hệ thống này xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiệnhoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viêncủa nó Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giaodịch đó Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp các dữ liệu cho phéptheo dõi hoạt động của tổ chức Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp

hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, các đăng kýmôn theo học của sinh viên, cho mượn sách và tài liệu trong một thư viện, cậpnhật tài khoản ngân hàng và tính thuế phải trả của những người nộp thuế…

- HTTT quản lý MIS( Management Information System)

Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt độngnày nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạchchiến lược Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử

lý giao dịch cũng như các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Chúng ta tạo ra các báocáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu Các báo cáo nàytóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức Các báo cáo nàythường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một dự báo,các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp,

dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sự Vì các HTTT quản lý phần lớn dựa vàocác các dữ liệu sản sinh ra từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin

mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào các việc vận hành tốt hay xấu củ

hệ xử lý giao dịch Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theodõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường… là cácHTTT quản lý

- HTTT trợ giúp ra quyết định DSS( Decision Support System)

Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạtđộng ra quyết định Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quitrình được tạo ra từ 3 giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá cácphương án giải quyết và lựa chọn một phương án Về nguyên tắc, một hệ thốngDSS phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình

mà một quyết định cần phải ra Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình

hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp Nói chung đây là các hệ thốngđối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặcnhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình

- HTTT chuyên gia ES(Expert System)

Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệnhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức củamột chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia được hình thànhbởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn Có thể xem lĩnh vực hệ thống ESnhư là mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tínhchuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trítuệ Tuy nhiên, đặc trưng riêng của của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuậtcủa trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa

cá sự kiện và các qui tắc được chuyên gia sử dụng

- HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA(Information System forCompetitive Advantage)

HTTT loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược Khi nghiên cứumột HTTT mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũngkhông tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ ra rằng đó chỉđơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, HTTT quản lý, hệ thống trợ giúp raquyết định hoặc một hệ chuyên gia HTTT ISCA được thiết kế cho những người

sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cungcấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng nghành công nghiệp…( trongkhi bốn loại HTTT trên người sử dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức)

Nếu như những hệ thống được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các

ý đồ chiến lược Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với cáclực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanhnghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức kháctrong cùng một ngành công nghiệp.

2.3 Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ

- HTTT tài chính

- HTTT marketing

- HTTT quản trị nguồn nhân lực

- HTTT quản lý kinh doanh và sản xuất

- HTTT văn phòng

2.4Phương pháp xây dựng một HTTT

2.5Nguyên nhân cần xây dựng một HTTT

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng xây dựng một HTTT là cung cấp chocác thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Phát triển một HTTTbao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thựchiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữliệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế

là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tìnhtrạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệthống đó Việc thực hiện HTTT liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong các

hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống

là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức

Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một HTTT mới là cái gì bắt buộc một tổchức phải tiến hành phát triển một HTTT? Nhưng cũng còn một số nguyên nhân

khác nhau nữa như yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thayđổi sách lược chính trị Có thể kể ra một số nguyên nhân như:

 Những vấn đề về quản lý

 Những yêu cầu mới của nhà quản lý

 Sự thay đổi của công nghệ

 Thay đổi sách lược chính trị

Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự

án phát triển một HTTT mới Những luật mới của Chính phủ mới ban hành, việc

ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp bằng sảnphẩm mới hoặc dịch vụ mới Các hành động của một doanh nghiệp cạnh tranhcũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải có những hànhđộng đáp ứng

Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn tới việc một tổ chức phảixem lại những thiết bị hiện có trong HTTT của mình Khi các hệ quản trị cơ sở

dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các HTTT của mình để quyết địnhnhững gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này

Bên cạnh đó, vai trò của những thách thức chính trị cũng không thể bỏ qua

Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT

Trong phần lớn các tổ chức, có các cơ chế, ít nhiều chính thức đang tồn tại,

để xác định liệu một nghiên cứu phát triển về HTTT có nên được thực hiện haykhông Vấn đề có thể là một yêu cầu đơn giản gửi tới từ một bộ phận hoặc mộtphòng ban đến lãnh đạo các bộ phận tin học của tổ chức, những người này chịutrách nhiệm quyết định liệu yêu cầu có thể chấp nhận được không Bởi vì tìnhtrạng như vậy có thể thường được xem như là để ngỏ cửa, nhiều tổ chức đặt ra

Trong đại đa số trường hợp hội đồng tin học được cấu thành từ những người chịutrách nhiệm về các chức năng chính của tổ chức Cách thức này đảm bảo rằngmọi khía cạnh đều được xem xét khi một quyết định được đưa ra Quyết định củahội đồng hoặc của người chịu trách nhiệm trong một số trường hợp, có thể khôngbắt buộc phải dẫn tới việc cài đặt một hệ thống mới, nó chỉ mới khởi động một

dự án phát triển Suốt quá trình của dự án, người ta phải xem lại quyết định này

có nghĩa là phải xác định xem sẽ tiếp tục dự án hay kết thúc nó

2.6Phương pháp xây dựng HTTT

Mục đích của dự án xây dựng một HTTT là có được một sản phẩm đáp ứngnhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổchức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gianđịnh trước Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển mộtHTTT, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được nhữngmục tiêu định trước Bởi vì, một HTTT là một đối tượng phức tạp, vận độngtrong một môi trường cũng rất phức tạp Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tíchviên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp

2.7Nguyên tắc xây dựng một HTTT

Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụcho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lýhơn Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung củanhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT 3 nguyên tắc đó là:

Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình

Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng

Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và

từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

Ta xem xét 3 nguyên tắc này:

Đối với nguyên tắc 1:Bằng cách cùng mô tả một đối tượng, người ta thường

sử dụng 3 mô hình: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong 3

mô hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau Phương pháp phát triển

hệ thống được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và do đócần luôn phân định rõ ràng 3 mức.Chúng ta sẽ nói rõ về các mô hình này trong

và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như nhữngyếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sửdụng Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về nhữngthời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra Nó trả lời câu hỏi:Cái gì? Ai? Ở đâu? Khi nào?

 Mô hình vật lý trong

Mô hình này liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiênkhông phải là cái nhìn của người sử dụng mà của nhân viên kỹ thuật Mô hìnhnày mô tả những thông tin liên quan tới những trang thiết bị được dùng để thểhiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lýcủa dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện.

Mô hình này giải đáp câu hỏi ”Như thế nào?”

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau: mô hình logic là kết quảcủa góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn của người sử dụng, môhình vật lý trong là góc nhìn của nhân viên kỹ thuật

Ba mô hình này có mức độ ổn định khác nhau: mô hình logic là ổn định nhất

và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất

Ba mô hình của một HTTT

Đối với nguyên tắc 2: Đây là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá Thực tế

người ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặtchung trước khi xem xét chi tiết Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là điều

Mô hình logic ( Góc nhìn quản lý)

Mô hình vật lý ngoài ( Góc nhìn sử dụng)

Mô hình vật lý trong ( Góc nhìn kỹ thuật)

hiển nhiên Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triển ứngdụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnhchi tiết hơn Nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn.

Đối với nguyên tắc 3: Nhiệm vụ phát triển sẽ trở nên đơn giản hơn bằng cách

ứng dụng nguyên tắc này có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từlogic sang vật lý khi thiết kế Phân tích sẽ bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTTđang tồn tại và về khung cảnh của nó Nguồn dữ liệu chính là những người sửdụng, các tài liệu và quan sát Chúng ta sẽ nói rõ hơn về các mô hình này trongcác phần sau

2.8Các công đoạn của phát triển HTTT

Để phát triển một HTTT người ta thường chia ra làm 7 giai đoạn Mỗi giaiđoạn bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê sau đây Cuối mỗi giai đoạnkèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống.Quyết định này được trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân tích viên hoặcnhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sử dụng Phát triển hệ thống là mộtquá trình lặp Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết,phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót Một số nhiệm

vụ được thực hiện trong suốt quá trình Đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới,kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệthống và về dự án Sau đây là mô tả sơ lược các giai đoạn của việc phát triểnHTTT

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ hcức hoặc hội đồnggiám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và

hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này được thực hiện tươngđối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó gồm các công đoạn sau:

a Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

b Làm rõ yêu cầu

c Đánh giá khả năng thực hiện

d Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.

Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thốngđang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó,xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác địnhmục tiêu mà HTTT phải đạt được Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết

sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới Để làmđược những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:

2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4 Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

2.5 Đánh giá tính khả thi

2.6 Thay đổi đề xuất của dự án

2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một HTTT, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu

đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm

thông tin mà hệ thống mới sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ

sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs) Mô hình logíc

sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau:

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.2 Thiết kế xử lý

3.3Thiết kế các luồng dữ liệu vào

3.4Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô gíc

3.5Hợp thức hoá mô hình logic

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm Khi môhình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặcnhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này

Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic Mỗimột phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưngchưa phải là một mô tả chi tiết Mặc dù người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khilựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng nhưng chi phí choviệc tạo ra chúng là rất lớn

Để giúp người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mụctiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợiích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụthể Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽđược thực hiện Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng

tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức Sau đây

là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp:

4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp

4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp

4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giảipháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựachọn Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Đó là một tài liệu baochứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật;bên cạnh đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và

cả những giao diện với những phần tin học hoá Những công đoạn chính củathiết kế vật lý ngoài gồm:

5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện ( vào/ra)

5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công

5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của HTTT, có nghĩa là phần mềm Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống Các hoạt động chính của việc triển khai thực

hiện kỹ thuật hệ thống là như sau:

6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

6.2 Thiết kế vật lý trong

6.3 Lập trình

6.4 Thử nghiệm hệ thống

6.5 Chuẩn bị tài liêụ

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là phao trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm

ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

- Phỏng vấn: với cách thức này, sẽ giúp được cán bộ xác định yêu cầu thu

được những thông tin từ chính những người chịu trách nhiệm trên thực tế.Những thông tin này là những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nộidung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều

- Nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về

nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức,tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò vànhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng các thông tin vào/ra Thôngtin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức

Với phương pháp này cần phải nghiên cứu kỹ các văn bản sau:

 Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc mộtnhóm công tác

 Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức

 Các loại báo cáo, bảng biểu do HTTT hiện có sinh ra

Sử dụng phiếu điều tra: Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các

đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng lớn thì dùng tới phiếu điều tra Yêucầu các câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau Phiếu ghi theo cáchthức dễ tổng hợp

Thường thì phiếu điều tra được thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể dùngqua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang Web động… Phiếu điều tra cầnphải được phát thử sau đó hiệu chỉnh nội dụng và hình thức câu hỏi Trên phiếuđiều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng ( Closed Ended) và có một số câu hỏi

mở (Opened Ended) Để đảm bảo tỷ lệ phiếu thu về cao và có chất lượng ngườigửi phiếu phải là cấp trên của các đối tượng nhân phiếu

- Quan sát: Khi phân tích viên muốn thấy những gì không thể hiện trên tài

liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, bỏ ngăn kéo, có sắp xếphay không sắp xếp

Quan sát sẽ có có khi gặp khó khăn vì người bị quan sát không thực hiệngiống như ngày thường

Mã hoá là một công việc của thiết kế viên HTTT Có thể coi đây là việc thaythế thông tin ở dạng “tự nhiên” thành một dãy ký hiệu thích ứng với mục tiêucủa người sử dụng Mục tiêu đó có thể là nhận diện nhanh chóng, không nhầmlẫn, tiết kiệm được không gian lưu trữ và thời gian xử lý, thực hiện những phépkiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tượng

Ví dụ:

 Ghi USD thì bao giờ cũng ngắn hơn là “United States Dollar”

Các phương pháp mã hóa dữ liệu

Trong thực tế người ta thường dùng một số phương pháp mã hoá như sau:

- Phương pháp mã hoá phân cấp

Nguyên tắc tạo lập bộ mã này rất đơn giản Người ta phân cấp các đối tượng

từ trên xuống Và mã số được xây dựng từ trái qua phải các chữ số được kéo dài

Để thiết lập mã phân cấp cần phải xác định có bao nhiêu cấp và mỗi cấp cầnbao nhiêu mã.

Có hai loại mã phân cấp: Mã phân cấp cố định và mã phân cấp biến thiên

Mã phân cấp cố định là loại mã số mà số mã trong từng cấp bị giới hạn trongmột khoảng cho trước Ngược lại là mã biến thiên

- Phương pháp mã liên tiếp

Đây là loại mã được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định

Ví dụ: Nếu người tuyển dụng vào làm việc trước có mã số là 1 thì người tiếp

- Phương pháp mã hoá theo xeri

Phương pháp này sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri Xeri được coi nhưmột giấy phép theo mã qui định

- Phương pháp mã hoá gợi nhớ

Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng

ư ợc đ iểm : Ít thuận lợi cho tổng hợp và phân tích, dài hơn mã phân cấp

- Phương pháp mã hoá ghép nối

Phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng vớimột đặc tính, những liên hệ có thể giữa những tập hợp con khác nhau với đốitượng được gán mã

Ư

u đ iểm : Nhận diện không nhầm lẫn, có khả năng phân tích cao, có nhiều

khả năng kiểm tra thuộc tính

3 Công cụ mô hình hoá

Sử dụng mô hình là một trong những nguyên tắc cơ bản của việc phát triển 1HTTT và cũng như ứng dụng khoa học kỹ thuật hiện nay Để tiếp tục các côngviệc tiếp theo của đề tài cần phải trình bày khái quát các công cụ sẽ được sửdụng trong quá trình thực thi việc phát triển HTTT Nội dung của phần này sẽtrình bày các mô hình biểu diễn HTTT, các mô hình mô tả HTTT như sơ đồluồng thông tin, sơ đồ chức năng…

3.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD- Bussiness Function Datagram)

Sơ đồ BFD là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức( hay mộtmiền nghiên cứu của tổ chức) và các mối quan hệ bên trong giữa các chức năng

đó cũng như các mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài Bên cạnh đó

mô hình BFD còn cho ta thấy vị trí của mỗi công việc trong toàn hệ thống, tránh

sự trùng lặp, giúp phát hiện những chức năng còn thiếu Ngoài ra, BFD còn là cơ

sở để cấu trúc hệ thống chương trình sau này

- Biểu đồ phân rã chức năng: Trong quá trình tiếp cận một tổ chức theo

phương pháp từ trên xuống, ta nhận được thông tin về chức năng từ mức tổng thểtới mức chi tiết Cách phân chia này phù hợp với sự phân công chức năng côngviệc cho các bộ phận chức năng cũng như cho các nhân viên của một tổ chức.Biểu đồ phân rã chức năng cho ta thấy được các chức năng nghiệp vụ của tổchức được phân chia thành các chức năng nhỏ hơn theo một thứ bậc nhất định

Để xây dựng biểu đồ phân rã chức năng BFD, chúng ta cần phân chia theonguyên tắc sau:

 Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thựchiện chức năng đã phân rã ra nó

 Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảothực hiện được chức năng ở cấp trên đã phân rã ra chúng

 Không nên phân rã biểu đồ mức quá sâu Ở mỗi mức, các chức năng cùngmức sắp xếp trên cùng một hàng, cùng một dạng

Các ký pháp sử dụng trong mô hình chức năng:

Các dạng biểu diễn của biểu đồ phân rã chức năng:

- Biểu đồ dạng chuẩn:

Tên chức năng

Dạng chuẩn được dùng để mô tả các chức năng cho 1 miền khảo sát Mức caonhất chỉ gồm một chức năng, gọi là “ chức năng gốc”, những chức năng dưới gọi

là “chức năng lá”

- Biểu đồ dạng công ty:

Biểu đồ dạng này thường được sử dụng để mô tả tổng thể chức năng của một

tổ chức có qui mô lớn ở dạng công ty, mô hình gồm ít nhất 2 biểu đồ trở lên: 1biểu đồ gộp nhằm mô tả toàn bộ công ty với các chức năng thuộc mức gộp, cácbiểu đồ còn lại là các biểu đồ chi tiết dạng chuẩn để chi tiết mỗi chức năng lá củabiểu đồ gộp

3.2 Sơ đồ luồng thông tin IFD

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả HTTT theo cách thức động Tức là

mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằngcác sơ đồ

Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin:

 Xử lý

Thủ công Giao tác người-máy Tin học hoá hoàn toàn

 Kho lưu trữ dữ liệu

Thủ công Tin học hoá

 Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ

Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng đượcbiểu diễn trên sơ đồ Rất nhiều các thông tin không thể hiện trên sơ đồ như hìnhdạng ( Format) của các thông tin vào/ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xửlý… sẽ được ghi trên các phích vật lý này

Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý

Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin

Tên tài liệu:

Loại thứ hai: Phích xử lý

Loại thứ ba: Phích kho chứa dữ liệu

3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD- Data Flow Datagram)

Sơ đồ DFD dùng để mô tả cũng chính HTTT như sơ đồ IFD nhưng trên góc

độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ

dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượngchịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ DFD chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để làmgì

Tên IFD có liên quan:

Phân ra thành các IFD con:

Phương tiện thực hiện:

Sự kiện khởi sinh:

Sơ đồ ngữ cảnh ( Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính

của HTTT Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lầnnhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễnhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật

 Phân rã sơ đồ

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion)

sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, mức1…

Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD

- Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu

- Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì

có thể tạo ra một luông duy nhất

Tên người/bộ phận

phát/nhân thông tin

Tên tiến trình xử lý Tệp dữ liệu

Tên dòng dữ liệu

- Xử lý luôn phải được đánh mã số.

- Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng không cắt nhau

- Tên cho xử lý phải là một động từ

- Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu Luồng vào phỉa khác vớiluồng ra từ một xử lý

Các phích logic

Giống như phích vật lý, phích logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống Có 5loại phích logic Chúng được dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữliệu, tệp dữ liệu, và phần tử thông tin

4 Thiết kế Cơ sở dữ liệu( CSDL)

Những nhà quản lý luôn luôn phải lưu trữ và xử lý dữ liệu phục vụ cho côngviệc quản lý và kinh doanh của mình Những danh sách khách hàng, danh sáchnhà cung cấp, sổ sách bán hàng, hồ sơ nhân viên… là những ví dụ cần thiết vềquản trị dữ liệu Nếu mất những dữ liệu đó tổ chức sẽ gặp khó khăn lớn trongkhâu định giá, bán sản phẩm hoặc dịch vụ, tính lương cho nhân viên, điều hànhhoạt động tổ chức…

4.1 Khái niệm CSDL

Trước khi có máy tính, tất cả những thông tin trên vẫn được thu thập, lưu trữ,

xử lý, phân tích và cập nhật Chúng có thể được ghi trên bảng, ghi trong sổ sách,trong các phích bằng bìa cứng, hộc Catalog… thậm chí ngay trong trí não củanhững nhân viên làm việc Làm như vậy cần rất nhiều không gian nhớ và rất vất

vả khi tìm kiếm tính toán Thời gian xử lý lâu, quy trình mệt mỏi nặng nhọc vàcác kết quả báo cáo thường là không đầy đủ và không chính xác

Ngày nay người ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị CSDL để giao tác với

chúng ta tạo ra, lưu trữ, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu từ một CSDL đơn lẻ hoặc từmột số CSDL Microsoft Access, Foxpro là những ví dụ về những hệ quản trịCSDL thông dụng trên các máy tính cá nhân.

Cơ sở dữ liệu( Data base) được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với

nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản

lý của một hệ thống chương trình máy tính nhằm cung cấp thông tin cho nhiềungười sử dụng khác nhau, với những mục đích khác nhau

4.2 Thiết kế các CSDL logic đi từ các thông tin đầu ra

- Dữ liệu phải được chuẩn hoá

- Tiện, nhanh khi truy xuất dữ liệu

Xác định các tệp CSDL trên các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp

cổ điển và cơ bản của thiết kế CSDL

Các bước chi tiết khi thiết kế CSDL từ các thông tin đầu ra: