HƯỚNG DẪN CHI TIẾT SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH
Phân hệ Quản lý bán hàng
Danh sách thống kê Danh sách Phiếu báo giá
Danh sách các phiếu báo giá là nghiệp vụ báo giá tới khách hàng, có thể thêm mới hoặc hiệu chỉnh thông tin phiếu báo giá hoặc chuyển thành phiếu đặt hàng, xuất hàng, hoặc copy thành phiếu báo giá, phiếu đặt hàng, phiếu xuất hàng tại đây.
Thực hiện: Bán hàng \ Quản lý bán hàng \ Danh sách Báo giá
Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chương trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chương trình).
Ngoài chức năng chính thông thường trên công cụ tiện ích, Phiếu báo giá còn có một số chức năng riêng sau:
Cập nhật trạng thái: Cho phép chuyển trạng thái của Phiếu báo giá “đang báo giá” sang “thất bại” hay ngược lại. Thất bại nếu không thành công phiếu báo giá.
Chuyển thành: Cho phép chuyển phiếu báo giá thành phiếu đặt hàng khi cần đặt hàng, có thể
chuyển thẳng phiếu báo giá thành phiếu xuất hàng. (Chú ý: Nếu phiếu báo giá đã được chuyển
thành Phiếu đặt hàng, phiếu xuất hàng khi đó cột “Trạng thái” của Phiếu báo giá này sẽ chuyển sang “Thành công”.
Sao chép thành: Cho phép sao chép thành Phiếu báo giá mới có chi tiết giống phiếu báo giá chọn để sao chép. Ngoài ra không muốn chuyển thẳng thành Phiếu xuất hàng thì chọn sao chép thành
phiếu xuất hàng. (Chú ý: Chức năng sao chép thành Phiếu xuất hàng này gần giống chức năng
chuyển sang phiếu xuất hàng. Nhưng khác ở chỗ nó không làm thay đổi trạng thái của phiếu báo giá thành “Thất bại” mà vẫn cho phiếu báo giá này còn hiệu lực).
Thêm mới: Để thêm mới Phiếu báo giá nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.
Thông tin chính: Số phiếu, ngày lập, ngày hiệu lực. Khi chọn vào hiệu lực bảng báo giá có hiệu lực đến các nghiệp vụ liên quan và ngược lại. Ngoài ra, còn các thông tin khách hàng, nhân viên, kỳ hạn thanh toán thì bạn có thể thêm mới tại đây hay chọn trong hệ thống (Đã khai báo ở phần Danh mục).
Danh sách hàng báo giá: Nhập danh sách hàng cần báo giá mà khách hàng có nhu cầu. Chọn hàng từ danh sách hàng hóa, nhập vào số lượng, đơn vị tính, % chiết khấu của mặt hàng cần báo giá. Sau đó nhập % thuế, giảm giá (nếu có).
Sau khi nhập xong bạn nhấn lưu (F2) hoặc Lưu vàThoát (F4)) để lưu thông tin.
Nếu muốn thực hiện in chứng từ phiếu báo giá vừa nhập thành công nhấp phải chuột trên danh sách phiếu báo giá chọn in ấn. Sau đó chọn In (Ctrl+I).
Danh sách Phiếu đặt hàng
Danh sách các phiếu đặt hàng là thoả thuận giữa khách hàng và nhà cung cấp về các mặt hàng cần bán cho khách nhưng chưa thực sự xuất bán, bạn có thể thêm mới hoặc hiệu chỉnh thông tin phiếu đặt hàng hoặc chuyển thành phiếu xuất hàng, hoặc copy thành phiếu báo giá, phiếu đặt hàng mới, phiếu xuất hàng tại đây.
Thực hiện: Bán hàng \ Quản lý bán hàng \ Danh sách Phiếu đặt hàng
Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chương trình khi nhấp phải chuột đã giới thiệu ở phần (Giới thiệu chung của chương trình).
Ngoài chức năng chính thông thường trên công cụ tiện ích, Phiếu đặt hàng còn có một số chức năng riêng sau :
Cập nhật trạng thái: Cho phép chuyển trạng thái của Phiếu đặt hàng “Đang đặt hàng” sang “Hủy đặt hàng”. Hủy đặt hàng nếu muốn hủy phiếu đặt hàng.
Chuyển thành: Cho phép chuyển Phiếu đặt hàng thành phiếu xuất hàng. Nếu Phiếu đặt hàng đã được chuyển thành Phiếu xuất hàng khi đó cột “Trạng thái” của đơn đặt hàng này sẽ chuyển thành
“đang xuất”. (Chú ý: Phiếu đặt hàng này không thể xóa được vì đã chuyển sang phiếu xuất, nếu
muốn xóa muốn xóa phiếu đặt hàng này thì người dùng xóa phiếu xuất liên quan).
Sao chép thành: Cho phép sao chép Phiếu đặt hàng này thành Phiếu đặt hàng mới có chi tiết giống phiếu đặt hàng chọn để sao chép. Ngoài ra không muốn chuyển thẳng thành Phiếu xuất hàng thì chọn sao chép thành phiếu xuất hàng. Nhưng khác ở chỗ nó không làm thay đổi trạng thái.
Thêm mới: Để thêm mới Phiếu đặt hàng nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”. Thực hiện thao tác giống thêm mới phiếu báo giá.
Ngoài ra, người dùng muốn chuyển bảng báo giá sang đơn đặt hàng thì chọn vào chức năng tạo đơn đặt hàng từ bảng báo giá, sẽ chuyển thành đơn đặt hàng.
Nếu muốn thực hiện in chứng từ đơn đặt hàng vừa nhập thành công nhấp phải chuột trên danh sách phiếu đặt hàng chọn in ấn. Sau đó chọn In (Ctrl+P).
Danh sách Phiếu xuất hàng bán
Danh sách các phiếu xuất hàng là nghiệp vụ xuất hàng phát sinh sẽ ảnh hưởng đến trừ hàng trong kho, và đồng thời phát sinh công nợ cho khách hàng, bạn có thể thêm mới hoặc hiệu chỉnh thông tin phiếu xuất hàng hoặc copy thành phiếu báo giá, phiếu đặt hàng, phiếu xuất hàng mới tại đây.
Thực hiện: Bán hàng \ Quản lý bán hàng \ Danh sách Phiếu xuất bán hàng
Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chương trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chương trình).
Ngoài chức năng chính thông thường trên công cụ tiện ích, Phiếu xuất hàng còn có một số chức năng riêng sau:
Sao chép thành: Tính năng này cũng hỗ trợ người dùng lập một phiếu xuất giống phiếu xuất đang chọn trên danh sách, có thể sao chép thành: Phiếu xuất hàng mới, Phiếu báo giá, Phiếu đặt hàng. Trên từng phiếu xuất hàng bán có thể liên kết đến các nghiệp vụ sau.
Thêm mới: Để thêm mới Phiếu xuất bán hàng nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.
Thực hiện thao tác giống thêm mới phiếu báo giá.
Ngoài ra, người dùng muốn chuyển bảng báo giá hay đơn đặt hàng sang phiếu xuất hàng bán thì chọn vào chức năng tạo phiếu từ bảng báo giá hay đơn đặt hàng, sẽ chuyển sang phiếu xuất tương ứng.
Chọn phương thức thanh toán:
Tiền mặt: Thu tiền trực tiếp, tạo phiếu thu tiền đồng thời với phiếu xuất hàng, công nợ tại thời điểm xuất hàng của khách hàng không phát sinh.
Thanh toán trước:
Tiền thanh toán: Tạo phiếu thu tiền cho khách hàng với số tiền tạm ứng.
Nếu số tiền tạm ứng bằng số tiền trên hóa đơn bán hàng thì chương trình tạo phiếu thu tương ứng. Nếu số tiền tạm ứng lớn hơn số tiền trên hóa đơn bán hàng, số tiền chênh lệch giữa tiền tạm ứng với hóa đơn bán hàng sẽ đưa vào tiền gối đầu.
Nếu số tiền tạm ứng nhỏ hơn số tiền trên hóa đơn bán hàng thì chương trình phát sinh phiếu thu công nợ với số tiền chênh lệch còn lại.
Gối đầu: Đưa số tiền gối đầu vào quỹ gối đầu của khách hàng.
Công nợ: Được chọn mặc định khi làm phiếu xuất hàng. Khi tạo phiếu thu công nợ sẽ có thông tin phiếu xuất hàng công nợ, để lập phiếu thu tiền.
Tiếp theo nhập % thuế, %giảm giá (nếu có). Sau khi nhập xong nhấn Lưu (F2) hoặc Lưu và Thoát
(F4) để lưu thông tin.
Nếu muốn thực hiện in chứng từ hóa đơn bán hàng vừa nhập thành công nhấp phải chuột trên danh sách phiếu xuất hàng bán chọn in ấn. Sau đó chọn In (Ctrl+I).
Danh sách Phiếu nhập hàng trả
Thực hiện: Bán hàng \ Quản lý bán hàng \ Danh sách Phiếu nhập trả hàng
Danh sách các phiếu nhập hàng trả là khi trả hàng có chứng từ kèm theo người dùng chọn đúng chứng từ và trừ công nợ tương ứng, còn khi trả hàng không có chứng từ kèm theo thì người dùng nhập hàng trả công nợ trừ theo thứ tự từ thấp đến cao (Ví dụ: 01/10/2009 -> 30/10/2009), người dùng có thể xem, hiệu chỉnh hoặc copy thành phiếu nhập hàng trả khác tại đây.
Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chương trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chương trình).
Thêm mới: Để thêm mới Phiếu nhập hàng trả bạn nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.
Thực hiện thao tác giống thêm mới phiếu báo giá.
Ngoài ra trong phiếu nhập hàng trả, nếu theo chứng từ thì người dùng chọn chứng từ xuất là nhập hàng trả theo chứng từ xuất. Còn không có chứng từ xuất thì người dùng chọn theo danh sách hàng hóa để nhập trả, nhưng trong danh sách hàng hóa khách hàng chưa có mua mặt hàng thì hiển thị thông báo.
Danh sách Phiếu thu tiền
Danh sách các phiếu thu tiền là thực hiện thu công nợ và thu tiền ứng trước của khách hàng. Ngoài ra người dùng có thể thu các khoản công nợ khác theo các phương thức thu khác.
Thực hiện: Bán hàng \ Quản lý bán hàng \ Danh sách Phiếu thu tiền
Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chương trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chương trình).
Thêm mới: Để thêm mới Phiếu thu tiền nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.
Thao tác thực hiện:
Thông tin phiếu thu: Số phiếu, ngày lập phiếu thu tiền.Trên màn hình thêm mới Phiếu thu, chương trình có hỗ trợ thu tiền bằng tiền mặt theo nguyên tắc mặc định được ấn định trong phần “Cấu hình chương trình” hoặc tiền mặt theo nhiều đơn vị tiền tệ. Ngoài ra, còn có thể thanh toán bằng chuyển khoản nếu không chọn thanh toán bằng tiền mặt.
Lý do thu: Gồm có thu công nợ và thu khác.
Thu công nợ: Một phiếu thu có thể thu cho nhiều chứng từ công nợ phát sinh và một phiếu thu có thể thu toàn bộ công nợ phát sinh của chứng từ (phiếu xuất) hoặc thu một phần. Thu công nợ nếu là:
Thu trực tiếp: Thu trực tiếp tiền của khách hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Khi thu theo hình thức này có liên quan đến chứng từ nhập.
Thu từ tiền gối đầu:Thu từ tiền gối đầu của khách hàng, số tiền này sẽ được trừ vào công nợ thu. Chú ý nếu thu tiền từ gối đầu thì sẽ không phát sinh quỹ tiền mặt.
Thu vào tiền gối đầu: Đây là tiền đặt cọc của khách hàng. Số tiền này sẽ làm tăng quỹ tiền mặt. Hình thức thu này không liên quan đến chứng từ.
Thu khác: các hình thức thu khác (được tạo trong danh mục các phương thức thu khác). Khi chọn lý do thu này thì sẽ chọn tiếp phương thức thu tương ứng. Hình thức thu này không liên quan đến chứng từ.
Thực hiện một phiếu thu công nợ:
Chương trình chỉ chấp nhận các khoản thu có chứng từ xuất cụ thể và hỗ trợ thu nhiều chứng từ của một khách hàng cụ thể. Có 3 cách hoạch toán lựa chọn trong nghiệp vụ này.
Hoạch toán tự động (Mặc định được chọn):Người dùng nhập Tổng số tiền cần thu, chương trình tự động chia số tiền thu vào các chứng từ theo thứ tự từ trên xuống. Với lựa chọn này, người dùng không cần can thiệp vào danh sách chứng từ xuất.
Hoạch toán bằng tay: Người dùng nhấp chuột trên mục hoạch toán bằng tay, trên mỗi chứng từ, người dùng muốn hoạch toán chứng từ nào chỉ cần nhấp phải chuột chọn thanh toán hoặc gõ số tiền
Hoạch toán theo chứng từ: khi chọn vào hoạch toán theo chứng từ người dùng biết chính xác
chứng từ cần phải thu là chứng từ nào thì chỉ cần nhập số phiếu của chứng từ đó rồi nhấn nút thực
hiện, chương trình tự động tính tổng số tiền trên chứng từ đó.
Sau khi nhập xong thì nhấn nút "Lưu" để lưu dữ liệu. Tương tự như phiếu xuất hàng hay phiếu
nhập hàng trả, phiếu thu tiền cũng có chức năng In ấn để hỗ trợ người dùng có thể xuất phiếu thu
một cách trực tiếp sau khi đã lưu xong.
Danh sách Phiếu xuất tổng hợp
Danh sách các phiếu xuất tổng hợp là tổng hợp lại các phiếu xuất.
Đối với một số doanh nghiệp đặc thù có đội ngũ cán bộ kinh doanh thường xuyên ra ngoài làm dự án. Khi có nhu cầu cần xuất hàng cho nhiều nhân viên giao hàng cùng một lượt nhân viên kho sẽ dùng phiếu xuất tổng hợp để xuất hàng cho nhiều đơn hàng.
Thực hiện: Bán hàng \ Quản lý bán hàng \ Danh sách Phiếu xuất tổng hợp
Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chương trình khi nhập phải chuột đã giới thiệu ở phần (Giới thiệu chung của chương trình).
Thực hiện thao tác:
Trên tiêu đề phiếu xuất tổng hợp nhập số phiếu xuất tổng hợp, tìm kiếm số phiếu để cần xuất phiếu tổng hợp thì người dùng chọn từ ngày đến ngày rồi nhấn tìm phiếu, chương trình tự động hiển thị tất cả danh sách phiếu xuất hàng. Từ danh sách phiếu xuất hàng nhấn vào nút di chuyển để chuyển sang danh sách đã lọc những phiếu cần xuất. Còn ngược lại nhấn nút di chuyển trở về những phiếu không cần xuất. Sau đó người dùng nhấn nút lưu phiếu xuất tổng hợp.
Chiết khấu - khuyến mãi theo phiếu xuất
Chiết khấu – khuyến mãi theo phiếu xuất là từng đợt chiết khấu – khuyến mãi.
Thực hiện: Bán hàng \ Quản lý bán hàng \ Chiết khấu – khuyến mãi theo phiếu xuất.
Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chương trình khi nhập phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chương trình).
Ngoài những chức năng (thêm mới, hiệu chỉnh, xóa) trong định mức doanh số. Còn trong khuyến mãi kèm theo nhấp chuột phải chọn khuyến mãi kèm theo để khuyến mãi thêm những mặt hàng trong đợt chiết khấu.
Thêm mới: Để thêm mới chiết khấu người dùng nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”. Thực hiện thao tác:
Người dùng nhập thông tin tên đợt chiết khấu và khoảng thời gian chiết khấu sản phẩm. Sau đó trên danh sách định mức doanh số nhấp phải chuột thêm mới hay dùng phím tắt (Ctr + T) để nhập định
mức doanh số nhỏ nhất, phần trăm hoa hồng và tiền hoa hồng (Lưu ý: Trong phần trăm hoa hồng
và tiền hoa hồng cho phép người dùng chỉ nhập phần trăm hoa hồng hoặc tiền hoa hồng).
Chiết khấu - khuyến mãi theo hàng hóa
Thực hiện: Bán hàng \ Quản lý bán hàng \ Chiết khấu – khuyến mãi theo hàng hóa
Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chương trình khi nhập phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chương trình).
Ngoài những chức năng (thêm mới, hiệu chỉnh, xóa) trong định mức số lượng. Còn trong khuyến mãi kèm theo nhấp chuột phải chọn khuyến mãi kèm theo để khuyến mãi thêm những mặt hàng trong đợt chiết khấu – khuyến mãi theo hàng hóa.
Thêm mới: Để thêm mới chiết khấu - khuyến mãi theo hàng hóa người dùng nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.
Thực hiện thao tác:
Người dùng nhập thông tin tên đợt chiết khấu và khoảng thời gian chiết khấu - khuyến mãi theo hàng hóa.
Trên tiêu đề phiếu xuất tổng hợp nhập số phiếu xuất tổng hợp, tìm kiếm số phiếu để cần xuất phiếu tổng hợp thì người dùng chọn từ ngày đến ngày rồi nhấn tìm phiếu, chương trình tự động hiển thị tất cả danh sách phiếu xuất hàng. Từ danh sách hàng hóa người dùng chọn hàng hóa trong nhóm hàng cần chiết khấu sau đó nhấn vào nút di chuyển để chuyển sang danh sách hàng chiết khấu những mặt hàng chiết khấu. Còn ngược lại nhấn nút di chuyển trở về những hàng hóa không cần chiết khấu. Sau đó người dùng nhấn nút lưu đợt chiết khấu.
Báo cáo bán hàng