HƯỚNG DẪN CHI TIẾT SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH
Danh sách - thống kê
Danh sách phiếu nhập khác liên quan đến nghiệp vụ kho hàng, điều chỉnh kho, nhập kho nội bộ, có thể thực hiện thêm mới hoặc hiệu chỉnh thông tin phiếu nhập khác tại đây.
Thực hiện: Kho hàng \ Danh sách Phiếu nhập khác Thao tác các chức năng trong nghiệp vụ:
Công cụ tiện ích: Khi nhấp phải chuột trên danh sách phiếu nhập khác, hệ thống sẽ hiển thị các tính năng của chương trình, chọn thao tác muốn thực hiện: thêm mới, hiệu chỉnh, xóa, in ấn, …(đã giới thiệu ở phần trên).
Tìm kiếm: Muốn tìm kiếm nhanh những phiếu nhập khác có trong danh sách, chỉ cần nhập ký tự tìm kiếm vào ô tìm kiếm tương ứng theo thuộc tính đó.
Sắp xếp: hệ thống hỗ trợ sắp xếp danh sách theo thứ tự tăng đến giảm hay ngược lại. Khi muốn sắp xếp chỉ cần nhấp chuột vào tên cột muốn sắp xếp hệ thống tự động sắp xếp danh sách theo thứ tự A-Z, nếu muốn sắp xếp theo chiều ngược lại thì nhấp chuột vào cột đó thêm một lần nữa.
Hiệu chỉnh: chọn phiếu cần hiệu chỉnh trong danh sách phiếu nhập khác, nhấn vào nút hiệu chỉnh
để hiệu chỉnh lại thông tin và nhấn lưu hoặc dùng phím tắt (F2).
Xóa: nhấn vào nút xóa để xóa danh sách phiếu nhập khác. Điều kiện để xóa một hay nhiều danh
sách phiếu nhập khác là phiếu nhập khác đó chưa phát sinh trong nghiệp vụ.
Thời gian: Có thể xem tất cả thời gian hay theo từng thời gian trong chương trình hoặc bạn chọn theo khoảng thời gian “tùy chọn” hiển thị danh sách theo thời gian.
Thêm mới: Để thêm mới Phiếu nhập khác nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.
Thao tác nghiệp vụ:
Đơn hàng: nhập thông tin số phiếu, ngày, số hóa đơn, chứng từ. Trong phiếu nhập khác, nhân viên, nhà cung cấp có thể chọn trong hệ thống hoặc thêm mới trong thông tin này.
Hàng hóa: chọn hàng hóa theo mã hàng hay tên hàng trong từng nhóm hàng của kho hàng và nhập số lượng, đơn giá. Sau đó cập nhật hàng hóa vào danh sách hàng nhập khác.
Thể hiện số lượng hàng tồn cho từng hàng hóa.
Lưu: Nhấn nút lưu hay dùng phím tắt (F2) để lưu phiếu nhập khác và tiếp tục làm phiếu nhập khác
tiếp theo.
Lưu và thoát: Nhấn nút lưu và thoát hay dùng phím tắt (F4) để lưu phiếu nhập khác và thoát khỏi màn hình đang nhập.
Thoát: Nhấn nút thoát hay dùng phím tắt (ESC) để thoát khỏi phiếu nhập khác.
Danh sách phiếu xuất khác
Danh sách phiếu xuất khác liên quan đến nghiệp vụ kho hàng, điều chỉnh kho, xuất kho nội bộ, có thể thực hiện thêm mới hoặc hiệu chỉnh thông tin phiếu xuất khác tại đây.
Thực hiện: Kho hàng \ Danh sách Phiếu xuất khác
Công cụ tiện ích: Có thể nhấp phải chuột trên danh sách phiếu xuất khác hiển thị các tính năng của chương trình, có thể thao tác ở các tính năng này như: thêm mới, hiệu chỉnh, xóa, in ấn,…(đã giới thiệu ở phần trên).
Thao tác các chức năng trong nghiệp vụ: tương tự như danh sách Phiếu nhập khác.
Thêm mới: Để thêm mới Phiếu xuất khác bạn nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”. Thao tác nghiệp vụ:
Đơn hàng: Nhập thông tin số phiếu, ngày, số hóa đơn, chứng từ. Trong phương thức xuất khác, nhân viên, khách hàng có thể chọn trong hệ thống hoặc thêm mới trong thông tin này.
Hàng hóa: Chọn hàng hóa theo mã hàng hay tên hàng trong từng nhóm hàng của kho hàng và nhập số lượng, đơn giá. Sau đó cập nhật hàng hóa vào danh sách hàng xuất khác.
Thể hiện số lượng hàng tồn cho từng hàng hóa.
Lưu: Nhấn nút lưu hay dùng phím tắt (F2) để lưu phiếu xuất khác và tiếp tục làm phiếu xuất khác
tiếp theo.
Lưu và thoát: Nhấn nút lưu và thoát hay dùng phím tắt (F4) để lưu phiếu xuất khác và thoát khỏi màn hình đang nhập.
Thoát: Nhấn nút thoát hay dùng phím tắt (ESC) để thoát khỏi phiếu xuất khác.
Lưu ý: Khi muốn xuất âm ta vào hệ thống bỏ chọn “Kiểm tra hàng tồn” thì chương trình cho phép xuất âm, nếu chọn “kiểm tra hàng tồn” chương trình không cho phép xuất vượt số lượng tồn trong kho.
Danh sách phiếu chuyển kho
Danh sách các phiếu chuyển kho liên quan đến nghiệp vụ kho hàng, luân chuyển giữa các kho nội bộ, có thể thêm mới hoặc hiệu chỉnh thông tin phiếu chuyển kho tại đây.
Thực hiện: Kho hàng \ Danh sách phiếu chuyển kho. Thao tác các chức năng trong nghiệp vụ:
Công cụ tiện ích: Bạn có thể nhấp phải chuột trên danh sách phiếu chuyển kho hiển thị các tính năng của chương trình, bạn có thể thao tác ở các tính năng này như: thêm mới, hiệu chỉnh, xóa, in ấn, …(đã giới thiệu ở phần trên).
Tìm kiếm: Khi muốn tìm kiếm nhanh danh sách phiếu chuyển kho có trong danh sách, bạn chỉ cần đánh ký tự tìm kiếm vào ô tìm kiếm tương ứng theo thuộc tính đó.
Sắp xếp: Bạn có thể sắp xếp lại danh sách theo thứ tự tăng đến giảm hay ngược lại. Bạn chỉ cần nhấp chuột vào tên cột thuộc tính cần sắp xếp, còn sắp xếp theo chiều ngược lại thì bạn nhấp chuột vào thuộc tính đó thêm một lần nữa.
Hiệu chỉnh: Trong danh sách phiếu chuyển kho bạn chọn phiếu cần hiệu chỉnh, bạn nhấn vào nút
hiệu chỉnh để hiệu chỉnh lại thông tin và nhấn lưu hoặc dùng phím tắt (F2) là hiệu chỉnh xong.
Xóa: Bạn nhấn vào nút xóa để xóa danh sách phiếu chuyển kho. Điều kiện để xóa một hay nhiều
danh sách phiếu chuyển kho là phiếu chuyển kho đến đó chưa phát sinh trong nghiệp vụ xuất hàng.
Thời gian: Bạn có thể xem tất cả thời gian hay theo từng thời gian trong chương trình hoặc bạn chọn theo khoảng thời gian “tùy chọn” hiển thị danh sách theo thời gian.
Thêm mới: Để thêm mới Phiếu chuyển kho bạn nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”
Thao tác nghiệp vụ:
Thông tin phiếu chuyển: Bạn nhập thông tin số phiếu, ngày, từ kho, đến kho, nhân viên giao, nhân viên nhận. Sau đó bạn chọn hàng hóa trong từng nhóm hàng và nhập số lượng cần chuyển kho.
Lưu: Bạn nhấn nút lưu hay dùng phím tắt (F2) để lưu phiếu chuyển kho và tiếp tục làm phiếu
chuyển kho tiếp theo.
Lưu và thoát: Bạn nhấn nút lưu và thoát hay dùng phím tắt (F4) để lưu phiếu chuyển kho và thoát khỏi màn hình đang nhập
Danh sách kỳ kiểm kho
Danh sách các kỳ kiểm kho, có thể thực hiện thêm mới hoặc hiệu chỉnh chi tiết kỳ kiểm kho tại đây. Đồng thời có thể thực hiện cập nhật lại số liệu trên sổ sách bằng phương thức nhập xuất điều chỉnh kho.
Thực hiện: Kho hàng \ Danh sách kỳ kiểm kho
Thao tác các chức năng trong nghiệp vụ:
Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chương trình khi bạn nhập phải chuột đã giới thiệu ở phần (Giới thiệu chung của chương trình)
Thông tin: chọn kho hàng và thời gian của kỳ kiểm kho để biết số lượng hàng tồn thực tế trong kho.
Số lượng hàng tồn thực tế chênh lệch so với số lượng hàng tồn sổ sách, thì bạn có thể cân đối lại kho hàng bằng cách là điều chỉnh tăng và điều chỉnh giảm. (Điều chỉnh sổ sách cân đối so với thực tế)
Điều chỉnh tăng: Là số lượng hàng tồn thực tế lớn hơn số lượng tồn sổ sách thì bạn thì bạn chọn “Điều chỉnh tăng” xuất hiện phiếu nhập khác, làm phiếu nhập khác để cân đối kho so với thực tế.
Ví dụ: Mặt hàng A111số lượng thực tế 100, số lượng sổ sách 75, thì bạn chọn điều chỉnh tăng làm phiếu nhập khác để cân đối với số lượng trong kho.
Điều chỉnh giảm: Là số lượng hàng tồn thực tế nhỏ hơn số lượng tồn sổ sách thì bạn thì bạn chọn “Điều chỉnh giảm” xuất hiện phiếu xuất khác, làm phiếu nhập khác để cân đối kho so với thực tế.
Thêm mới: Để thêm mới Kỳ kiểm kho nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T” Thao tác nghiệp vụ:
Kiểm kho thực tế: Chọn kho hàng và thời gian cần kiểm. Trong thông tin hàng kiểm bạn có thể kiểm kê hàng hóa tồn thực tế theo từng nhóm hàng.
Cập nhật hàng tồn sổ sách: Nhấn vào nút cập nhật hàng tồn trong sổ sách là hàng hóa tồn trong quá trình phát sinh nghiệp vụ (xuất, nhập hàng).
Nhập số lượng kiểm kho: Sau khi kiểm kho số lượng hàng tồn thực tế chênh lệch so với số lượng hàng tồn sổ sách thì cập nhật số lượng hàng tồn thực tế vào. Có thể nhập trực tiếp trên cột hàng tồn thực tế hay nhận từ file excel.
Lưu: Nhấn nút lưu hay dùng phím tắt (F2) để lưu kiểm kho thực tế.
Lưu và thoát: Nhấn nút lưu và thoát hay dùng phím tắt (F4) để lưu kiểm kho thực tế và thoát khỏi màn hình kiểm kho.
Thoát: Nhấn nút thoát hay dùng phím tắt (ESC) để thoát khỏi kiểm kho.
Lưu ý: Khi nhập từ file excel, bạn chỉ cần tạo cột mã hàng và hàng tồn thực tế thì nhập từ file excel vào được số lượng hàng tồn thực tế hoặc nhấp phải xuất ra excel và nhập số lượng tồn thực tế, sau đó nhập file từ file excel vào là hoàn thành số liệu hàng tồn thực tế.
Danh sách lắp ráp
Danh sách lắp ráp là xuất những nguyên liệu trong kho để lắp ráp tạo thành thành phẩm mới nhập vào kho làm tăng kho thành phẩm và giảm kho nguyên liệu, có thể thêm mới hoặc hiệu chỉnh thông tin lắp ráp tại đây.
Thực hiện: Kho hàng \ Danh sách lắp ráp Thao tác các chức năng trong nghiệp vụ:
Công cụ tiện ích: Bạn có thể nhấp phải chuột trên danh sách lắp ráp hiển thị các tính năng của chương trình, bạn có thể thao tác ở các tính năng này như: thêm mới, hiệu chỉnh, xóa, in ấn,…(đã giới thiệu ở phần trên)
Tìm kiếm: Bạn muốn tìm kiếm nhanh danh sách phiếu lắp ráp có trong danh sách, bạn chỉ cần đánh ký tự tìm kiếm vào ô tìm kiếm tương ứng theo thuộc tính đó.
Sắp xếp: Bạn có thể sắp xếp lại danh sách theo thứ tự tăng đến giảm hay ngược lại. Bạn chỉ cần nhấp chuột vào tên cột thuộc tính cần sắp xếp, còn sắp xếp theo chiều ngược lại thì bạn nhấp chuột vào thuộc tính đó thêm một lần nữa.
Hiệu chỉnh: Trong danh sách phiếu lắp ráp bạn chọn phiếu cần hiệu chỉnh, bạn nhấn vào nút hiệu
chỉnh để hiệu chỉnh lại thông tin và nhấn lưu hoặc dùng phím tắt (F6) là hiệu chỉnh xong.
Xóa: Bạn nhấn vào nút xóa để xóa danh sách phiếu lắp ráp. Điều kiện để xóa một hay nhiều danh
sách phiếu lắp ráp là phiếu lắp ráp đó chưa phát sinh trong nghiệp vụ xuất hàng.
Thời gian: Bạn có thể xem tất cả thời gian hay theo từng thời gian trong chương trình hoặc bạn chọn theo khoảng thời gian “tùy chọn” hiển thị danh sách theo thời gian.
Thêm mới: Để thêm mới Phiếu lắp ráp bạn nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”
Thao tác nghiệp vụ:
Thông tin chi tiết: Bạn nhập thông tin số phiếu, ngày, nhân viên.
Kho nhập thành phẩm: Khi nhập thành phẩm vào kho số lượng thành phẩm trong kho tăng lên.
Kho xuất nguyên liệu: khi xuất nguyên liệu trong kho để tạo thành thành phẩm thì số lượng trong kho nguyên liệu giảm
Khi bạn tạo thêm thành phẩm với những nguyên liệu tham khảo bên dưới có trong kho nguyên liệu để tạo thành thành phẩm hay bạn có thể thêm những nguyên liệu mới thì bạn vào (danh mục → hàng hóa) để thêm mới nguyên liệu.
Lưu và thoát: Bạn nhấn nút lưu và thoát hay dùng phím tắt (F4) để lưu phiếu lắp ráp và thoát khỏi màn hình đang nhập
Thoát: Bạnnhấn nút thoát hay dùng phím tắt (ESC) để thoát khỏi phiếu lắp ráp.
Thao tác nghiệp vụ:
Kiểm kho thực tế: Bạn chọn kho hàng và thời gian cần kiểm. Trong thông tin hàng kiểm bạn có thể kiểm kê hàng hóa tồn thực tế theo từng nhóm hàng.
Cập nhật hàng tồn sổ sách: bạn nhấn vào nút cập nhật hàng tồn trong sổ sách là hàng hóa tồn trong quá trình phát sinh nghiệp vụ (xuất, nhập hàng)
Nhập số lượng kiểm kho: Sau khi kiểm kho số lượng hàng tồn thực tế chênh lệch so với số lượng hàng tồn sổ sách thì bạn cập nhật số lượng hàng tồn thực tế vào. Bạn có thể nhập trực tiếp trên cột hàng tồn thực tế hay bạn nhận từ file excel.
Lưu: Bạn nhấn nút lưu hay dùng phím tắt (F2) để lưu kiểm kho thực tế.
Lưu và thoát: Bạn nhấn nút lưu và thoát hay dùng phím tắt (F4) để lưu kiểm kho thực tế và thoát khỏi màn hình kiểm kho.
Thoát: Bạnnhấn nút thoát hay dùng phím tắt (ESC) để thoát khỏi kiểm kho.
Lưu ý: Khi bạn nhập từ file excel, bạn chỉ cần tạo cột mã hàng và hàng tồn thực tế thì bạn nhập từ file excel vào được số lượng hàng tồn thực tế hoặc bạn nhấp phải xuất ra excel và bạn nhập số lượng tồn thực tế, sau đó bạn nhập file từ file excel vào là hoàn thành số liệu hàng tồn thực tế.
Danh sách tháo dỡ
Danh sách tháo dỡ là xuất thành phẩm trong kho để tháo dỡ tạo thành nguyên liệu mới nhập vào kho làm giảm kho thành phẩm và tăng kho nguyên liệu, có thể thêm mới hoặc hiệu chỉnh thông tin tháo dỡ tại đây.
Thao tác các chức năng trong nghiệp vụ:
Công cụ tiện ích: Bạn có thể nhấp phải chuột trên danh sách lắp ráp hiển thị các tính năng của chương trình, bạn có thể thao tác ở các tính năng này như: thêm mới, hiệu chỉnh, xóa, in ấn,…(đã giớ\i thiệu ở phần trên)
Tìm kiếm: Bạn muốn tìm kiếm nhanh danh sách phiếu lắp ráp có trong danh sách, bạn chỉ cần đánh ký tự tìm kiếm vào ô tìm kiếm tương ứng theo thuộc tính đó.
Sắp xếp: Bạn có thể sắp xếp lại danh sách theo thứ tự tăng đến giảm hay ngược lại. Bạn chỉ cần nhấp chuột vào tên cột thuộc tính cần sắp xếp, còn sắp xếp theo chiều ngược lại thì bạn nhấp chuột vào thuộc tính đó thêm một lần nữa.
Hiệu chỉnh: Trong danh sách phiếu lắp ráp bạn chọn phiếu cần hiệu chỉnh, bạn nhấn vào nút hiệu
chỉnh để hiệu chỉnh lại thông tin và nhấn lưu hoặc dùng phím tắt (F6) là hiệu chỉnh xong.
Xóa: Bạn nhấn vào nút xóa để xóa danh sách phiếu lắp ráp. Điều kiện để xóa một hay nhiều danh
sách phiếu lắp ráp là phiếu lắp ráp đó chưa phát sinh trong nghiệp vụ xuất hàng.
Thời gian: Bạn có thể xem tất cả thời gian hay theo từng thời gian trong chương trình hoặc bạn chọn theo khoảng thời gian “tùy chọn” hiển thị danh sách theo thời gian.
Thao tác nghiệp vụ:
Thông tin chi tiết: Bạn nhập thông tin số phiếu, ngày, nhân viên.
Kho xuất thành phẩm: Khi xuất thành phẩm trong kho số lượng thành phẩm trong kho giảm xuống.
Kho nhập nguyên liệu: khi nhập nguyên liệu vào trong kho từ thành phẩm tháo dỡ số lượng nguyên liệu trong kho tăng lên.
Lưu: Bạn nhấn nút lưu hay dùng phím tắt (F2) để lưu phiếu tháo dỡ và tiếp tục làm phiếu tháo dỡ
tiếp theo.
Lưu và thoát: Bạn nhấn nút lưu và thoát hay dùng phím tắt (F4) để lưu phiếu tháo dỡ và thoát khỏi màn hình đang nhập.
Thoát: Bạnnhấn nút thoát hay dùng phím tắt (ESC) để thoát khỏi phiếu tháo dỡ.
Thống kê hàng tồn
Thống kê số lượng hàng tồn hiện tại trong kho dể dàng theo dõi số lượng hàng tồn vượt định mức và tồn dưới định mức trong các kho.
Thực hiện: Kho hàng \ Thống kê hàng tồn Thao tác các chức năng trong nghiệp vụ:
Điều kiện thống kê hàng tồn: chọn kho hàng, nhóm hàng và trạng thái (tồn vượt định mức, tồn dưới định mức) để biết số lượng hàng tồn.
Định mức về tồn max, min nhập số lượng ở phần thêm mới hàng hóa (Xem phần hàng hóa)
Tồn vượt định mức: Khi số lượng tồn max lớn hơn so với số lượng tồn thể hiện danh sách màu đỏ tồn vượt định mức.
Tồn dưới định mức: Khi số lượng tốn max nhỏ hơn so với số lượng tồn thể hiện danh sách màu