HƯỚNG DẪN CHI TIẾT SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH
Danh sách thống kê
Danh sách các phiếu đặt hàng, có thể thêm mới hoặc hiệu chỉnh thông tin phiếu đặt hàng hoặc chuyển thành phiếu nhập hàng, hoặc copy thành phiếu đặt hàng mới, phiếu nhập hàng tại đây.
Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chương trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chương trình).
Ngoài chức năng chính thông thường trên công cụ tiện ích, Phiếu đặt nhập hàng còn có một số chức năng riêng sau :
Cập nhật trạng thái: Cho phép chuyển trạng thái của đơn đặt hàng từ “đang đặt hàng” sang “đã huỷ” hay ngược lại. Đã huỷ nếu không duyệt đơn đặt hàng.
Chuyển thành phiếu nhập hàng: Cho phép chuyển đơn đặt nhập mua hàng thành phiếu nhập mua hàng. Nếu đơn đặt hàng đã được chuyển thành Phiếu nhập hàng khi đó cột “Trạng thái” của đơn đặt hàng này sẽ chuyển thành “Đang nhậphàng”. Sau đó người dùng cập nhật trạng thái “hoàn thành” thì chương trình tự động check vào cột hoàn thành và ngược lại. Nếu xuất với số lượng nhỏ hơn, lớn hơn hay bằng so với đơn đặt nhập hàng thì thể hiện ở cột trạng thái hoàn thành nhập thiếu, nhập vượt, nhập đủ.
Sao chép: Cho phép sao chép thành Đơn đặt hàng mới có chi tiết giống đơn đặt hàng chọn để sao chép. Ngoài ra không muốn chuyển thẳng thành Phiếu nhập mua hàng thì chọn sao chép thành
phiếu nhập mua hàng. (Chú ý: Chức năng sao chép thành Phiếu nhập mua hàng này gần giống chức
năng chuyển thành phiếu nhập mua hàng. Nhưng khác ở chỗ nó không làm thay đổi trạng thái của Đơn đặt hàng thành “Đã huỷ” mà vẫn cho đơn đặt hàng này còn hiệu lực).
Lưu ý: Trong danh sách hàng cho phép người dùng có thể xem chi tiết thông tin hàng đang chọn hoặc bổ sung thêm hàng mới vào hệ thống hàng trong chương trình.
Thêm mới: Để thêm mới đơn đặt hàng nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”
Thao tác các chức năng trong nghiệp vụ:
Thông tin đơn đặt hàng: Số phiếu, ngày lập, chứng từ, ngày dự kiến nhận hàng. Còn những thông tin về nhà cung cấp, nhân viên, kỳ hạn thanh toán có thể chọn trên hệ thống hay thêm mới tại đây. Tiếp theo chọn các mặt hàng cần đặt trong nhóm hàng để tạo đơn đặt hàng với mặt hàng đó nhập số lượng cần đặt, đơn giá, % chiết khấu, thuế suất , giám giá (nếu có). Sau khi nhập xong bạn nhấn nút “Lưu”.
Lưu ý: Trong phần chiết khấu chỉ thể hiện % chiết khấu hoặc tiền chiết khấu, chương trình không thể hiện đồng thời % chiết khấu và tiền chiết khấu.
Danh sách Phiếu nhập mua hàng
Danh sách các phiếu nhập mua hàng, có thể thêm mới hoặc hiệu chỉnh thông tin phiếu nhập hàng hoặc copy thành phiếu đặt hàng, phiếu nhập mua hàng mới tại đây.Thực hiện khi nhập hàng từ nhà cung cấp, ta sẽ lập phiếu nhập mua hàng từ nhà cung cấp. Có thể tạo phiếu nhập từ Đơn đặt mua hàng hoặc có thể tạo trực tiếp mà không cần có đơn đặt hàng trước đó.
Thực hiện: Mua hàng \ Quản lý mua hàng \ Danh sách Phiếu nhập mua hàng.
Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chương trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chương trình).
Ngoài chức năng chính thông thường trên công cụ tiện ích, Phiếu nhập hàng còn có một số chức năng riêng sau :
Sao chép: Sao chép thành phiếu nhập mua hàng từ phiếu nhập mua hàng đang chọn.
Lập phiếu chi: Thực hiện việc chi tiền từ phiếu nhập mua hàng (xem chi tiết phần phiếu chi tiền).
In mã vạch: Trên phiếu nhập mua hàng cho phép người dùng in mã vạch trên từng phiếu nhập.
Thêm mới: Để thêm mới Phiếu nhập mua hàng nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”. Thao tác các chức năng trong nghiệp vụ:
Thông tin đơn hàng: Số phiếu, ngày nhập, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, chứng từ. Còn những thông tin về nhà cung cấp, nhân viên, kỳ hạn thanh toán có thể chọn trên hệ thống hay thêm mới tại đây.
Tiếp theo chọn các mặt hàng của nhóm hàng cần nhập trong kho để tạo phiếu nhập hàng với mặt hàng đó, nhập số lượng cần nhập, đơn giá, % chiết khấu, thuế suất (nếu có).
Phương thức thanh toán: Gồm 03 phương thức thanh toán, mặc định chương trình chọn phương thức thanh toán là công nợ.
Tiền mặt: Khi đó chương trình sẽ tự động tạo phiếu chi bằng tiền mặt từ phiếu nhập này.
Thanh toán trước: Nếu chọn tiền thanh toán và nhập số tiền lớn hơn tổng trị giá của phiếu xuất khi đó chương trình tự động phát sinh 2 phiếu chi: 01 phiếu chi với thương thức hạch toán tự động
để thanh toán cho chứng từ nhập này. 01 phiếu chi vào tiền gối đầu phần tiền dư ra sau khi thanh toán công nợ.
Nếu chọn vào gối đầu: Hệ thống sẽ tạo phiếu chi chi vào tiền gối đầu của nhà cung cấp này.
Công nợ (mặc định): Chương trình sẽ không tự động tạo phiếu chi tương ứng. Sau này khi cần thanh toán công nợ cho phiếu nhập mua hàng này, vào phiếu chi theo nhà cung cấp này phần danh sách chứng từ chi sẽ liệt kê các phiếu nhập mua chưa được thanh toán (phương thức thanh toán là “Công nợ”).
Lưu: Sau khi nhập xong nhấn nút “Lưu”.
Lưu ý: Trong phần chiết khấu chỉ thể hiện % chiết khấu hoặc tiền chiết khấu, chương trình không thể hiện đồng thời % chiết khấu và tiền chiết khấu.
Danh sách Phiếu xuất trả hàng
Danh sách các phiếu xuất trả hàng mà bạn đã tạo, có thể xem, hiệu chỉnh hoặc copy thành phiếu nhập hàng trả khác tại đây.
Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chương trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chương trình).
Thêm mới: Để thêm mới Phiếu xuất trả hàng nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”. Thao tác các chức năng trong nghiệp vụ:
Thông tin trả hàng: Số phiếu, ngày xuất, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn. Còn những thông tin về nhà cung cấp, nhân viên có thể chọn trên hệ thống hay thêm mới tại đây.
Trong phiếu xuất trả hàng chọn vào chứng từ nhập để chọn phiếu nhập cần trả hàng, chọn vào nhà cung cấp cần trả chương trình tự động hiển thị các phiếu nhập mua tương ứng. Sau đó chọn phiếu nhập và nhập số lượng cần trả. Trường hợp người dùng trả hàng không có chứng từ nhập thì chọn trên danh sách hàng hóa của mặt hàng cần trả và nhập số lượng tương ứng.Tiếp theo với mặt hàng đó nhập % thuế suất, % giảm giá (nếu có).
Lưu: Sau khi nhập xong nhấn nút “Lưu” để lưu phiếu xuất trả hàng.
Danh sách Phiếu chi
Danh sách các phiếu thu tiền mà bạn đã lập.
Công cụ tiện ích: Các chức năng tiện ích có trong chương trình khi nhấp phải chuột (Đã giới thiệu ở phần Giới thiệu chung của chương trình).
Thêm mới: Để thêm mới Phiếu chi nhấn nút “Thêm mới” hay dùng phím tắt “Ctrl+T”.
Thao tác các chức năng trong nghiệp vụ:
Thông tin phiếu chi: Số phiếu, ngày lập, số tiền chi, số tiền chiết khấu.
Lý do chi: Bao gồm chi công nợ và chi khác. Chi công nợ bao gồm:
Chi trực tiếp: Có liên quan đến chứng từ (chứng từ nhập). Hình thức thanh toán có thể là bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Khi chọn thanh toán bằng chuyển khoản thì phải nhập vào số tài khoản.
Chi từ tiền gối đầu: Khi mình đã đặt cọc cho nhà cung cấp, thì khi đó sẽ được trừ công nợ vào tiền gối đầu (Số tiền chi phải nhỏ hơn tiền gối đầu hiện tại). Phần chi này cũng liên quan đến chứng từ.
Chi vào tiền gối đầu: Đây là số tiền mình đặt cọc cho nhà cung cấp. Sẽ không liên quan gì đến chứng từ.
Chi khác: Gồm các nhóm phương thức chi khác đã nhập ở phần danh mục “Các nhóm phương thức chi khác”. Đây là nhóm phương thức chi khác trong hệ thống bao gồm các phương thức chi như: chi phí bán hàng, thuế, chi phí tạm ứng lương, chi phí tiền hoa hồng, chi lương.
Hình thức hoạch toán chứng từ chi theo 03 phương pháp.
Hoạch toán bằng tay: Khi chọn vào hoạch toán bằng tay thì nhập số tiền tương ứng vào từng phiếu chi.
Hoạch toán tự động: Khi chọn vào hoạch toán tự động thì số tiền nhập tự động cho từng phiếu chi.
Hoạch toán theo chứng từ: Khi chọn vào hoạch toán theo chứng từ, thì người dùng nhập vào chứng từ cần hoạch toán sau đó nhấn thực hiện để hoạch toán phiếu chi tiền.
Báo cáo mua hàng