công tác tin học hoá quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty bánh kẹo Hải Châu

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học công tác tin học hoá quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty bánh kẹo Hải Châu

II.Khảo sát hiện trạng và đặc tả yêu cầu 11

1.Các yêu cầu chức năng 11

1.1.Phân tích nghiệp vụ quản lý nhân sự 11

1.2.Phân tích nghiệp vụ quản lý lương 12

2.Phân tích yêu cầu của người sử dụng 14

III Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhân sự và tính lương công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu 14

1.Phân tích sơ đồ chức năng của hệ thống quản lý nhân sự và tính lương 14

1.1.Quản lý nhân sự 14

1.2.Quản lý tính lương: 14

1.3.Các khoản chi trả khác: 15

1.4.In báo cáo: 15

2 Biểu đồ luồng dữ liệu 17

2.1.Một số quy tắc và quy ước liên quan tới DFD 18

PHẦN 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ LƯƠNG CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI CHÂU 22

I Thiết kế kiến trúc 22

1.Vấn đề tồn tại của hệ thống 22

2.Chuẩn hóa dữ liệu 27

2.1 Chuẩn hóa mức 1(1.NF) 27

2.2.Chuẩn hóa mức 2(2.NF) 27

2.3.Chuẩn hóa mức 3(3.NF) 28

3.Thiết kế dữ liệu 28

4.Thiết kế thuật toán/ logic xử lí 31

4.1.Khái niệm giải thuật 31

4.2.Thiết kế các module 31

II.Thiết kế giao diên 36

1.Nguyên tắc thiết kế giao diện 36

III.Hướng dẫn cài đặt và sử dụng chương trình 42

1.Yêu cầu phần cứng tối thiểu 42

2.Tư vấn và Đào tạo 42

Công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Châu đã chuyển đổi hình thức kinhdoanh, từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần vào cuối năm 2004.Hệ thống thông tin trong công ty nói chung và hệ thống quản lý nhân sự vàtiền lương còn hoạt động một cách thủ công Việc tính toán và lên báo cáohàng tháng được hoàn toàn thực hiện trên phần mềm Excel, không có phầnmềm chuyên biệt hỗ trợ hệ thống Việc truyền thông tin giữa các bộ phậntrong công ty chủ yếu là qua điện thoại và các văn bản trên giấy, công ty chưacó hệ thống mạng LAN kết nối toàn công ty.

Với những lí do trên, em và nhóm đã chọn đề tài: “Phần mềm quản lýnhân sự và lương Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu”.

Em xin chân thành cảm ơn Ths.Trịnh Hoài Sơn đã giúp đỡ, hướng dẫn

em trong quá trình làm đề tài này Tôi cũng xin cám ơn Ban điều hành Côngty cổ phần Bánh kẹo Hải Châu đã tạo điều kiện giúp đỡ, cung cấp dữ liệu,thông tin để tôi hoàn thành để tài với chất lượng tốt nhất.

2 Mục đích

Đề tài được nghiên cứu với 3 mục đính chính:

* Nghiên cứu tổng quan về Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu và tìnhhình kinh doanh

* Nghiên cứu trên cơ sở lý thuyết việc phát triển hệ thống thông tin quảnlý nhân sự và lương Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu

* Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và lương Công ty Cổphần bánh kẹo Hải Châu

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Quy trình quản lý nhân sự, quản lý lương, các đầu mối thông tin và cácluồng thông tin lưu chuyển nội bộ các đầu vào đầu ra trong công tác quản lýnhân sự và lương Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu

- Các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý nhân sự, quản lýlương, chấm công Từ đó tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu và khai thác dữliệu phục vụ công tác quản lý.

- Theo dõi và báo cáo tình hình cho ban lãnh đạo, đáp ứng yêu cầu quảnlý của Công ty trong thời điểm hiện tại và phát triển trong tương lai.

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp hệ thống, phương pháp tư duy: trên cơ sở thống kê nhữngsố liệu, thông tin về các tổ chức, doanh nghiệp, chúng tôi xây dựng nên nhữngluận điểm cơ bản của nội dung đề tài

Phương pháp phân tích, tổng hợp: mục đích để chứng minh từng luậnđiểm của đề tài có tính thuyết phục hơn

Phương pháp tin học hóa bằng công cụ lập trình để giải quyết vấn đề đãđược phân tích và xây dựng giải pháp

Bên cạnh đó, các phương pháp nghiên cứu khác như so sánh – đối chiếu:chúng tôi tiến hành so sánh, đối chiếu các thông tin về các doanh nghiệp, cácphương thức hoạt động kinh doanh với nhau cũng được sử dụng để rút ranhững kết luận xác đáng trong nội dung nghiên cứu

5 Cấu trúc của đề tài

Phần mở đầu: Nêu lí do chọn đề tài, mục đích, đối tượng, phạm vinghiên cứu và phương pháp nghiên cứu

Phần 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải ChâuPhần 2: Cơ sở lý thuyết

Phần 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự và lươngCông ty Bánh kẹo Hải Châu

Phần 4: Kết luận

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦNBÁNH KẸO HẢI CHÂU

I Quá trình hình thành và phát triển

Công ty được thành lập khởi đầu bằng sự kiện ngày 16/11/1964, Bộtrưởng Bộ Công nghiệp nhẹ ra quyết định số 305/QĐBT tách ban kiến thiết rakhỏi nhà máy miến Hoàng Mai, thành lập ban Kiến thiết và chuẩn bị sản xuấtcho nhà máy Hải Châu Ngày 2/9/1965, Bộ công nghiệp nhẹ thay mặt nhànước cắt băng khánh thành Nhà máy Hải Châu.

Theo Quyết định số: 1355 NN-TCCB/QĐ ngày 29/9/1994 của Bộ trưởngBộ NN & CNTP, nhà máy Hải Châu được bổ sung ngành nghề kinh doanh vàđổi tên thành Công ty Bánh kẹo Hải Châu.

Căn cứ quyết định số 3656/QĐ/BNN-TCCB ngày 22/10/2004 của Bộtrưởng Bộ NN & PTNH về việc chuyển doanh nghiệp nhà nước thành công tycổ phần Ngày 30/12/2004 Công ty Bánh kẹo Hải Châu đã tổ chức Đại hộiđồng cổ đông sáng lập thống nhất đổi tên Công ty Bánh kẹo Hải Châu thànhCông ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu.

Hiện nay, công ty có các sản phẩm chủ yếu sau: bánh quy, bánh kem xốp,kẹo, bột canh, bánh mềm, sôcôla.

4, Doanh thu hàng năm - Năm 2000: 127,6 tỷ đồng - Năm 2001: 148,7 tỷ đồng - Năm 2002: 178,8 tỷ đồng - Năm 2003: 178 tỷ đồng - Năm 2004: 194,4 tỷ đồng - Năm 2005: 181,8 tỷ đồng

Công ty CP Bánh kẹo Hải Châu kế thừa từ công ty bánh kẹo Hải Châu Từkhi thành lập đến nay, công ty không ngừng phát triển, liên tục đổi mới trongsản xuất kinh doanh, đầu tư công nghệ thiết bị Với công nghệ tiên tiến, thiếtbị hiện đại của CHDL Đức, Hà Lan, Đài Loan, Trung Quốc cùng với một độingũ cán bộ khoa học kỹ thuật và quản lý kinh tế (chiếm 10% lực lượng laođộng) và công nhân kỹ thuật lành nghê đã đưa quy mô sản xuất kinh doanhcủa công ty tăng trưởng bình quân hàng năm với tốc độ 15 – 20% Hiện naysố vốn pháp định của Công ty là 30 tỷ đồng, tổng sản lượng các loại sản phẩmđạt trên 20.000 tấn, doanh thu trên 180 tỷ đồng, thu nhập bình quân đầu ngườiđạt 1.400.000đ/tháng.

II Cơ cấu tổ chức và tình hình ứng dụng CNTT

Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP Bánh kẹo Hải Châu được thựchiện theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty CP Bánh kẹo Hải Châu(căn cứ điều 69 Luật doanh nghiệp) bao gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hộiđồng quản trị, Ban điều hành, Ban kiểm soát, các đơn vị thành viên gồm 7phòng, 7 chi nhánh và 4 xí nghiệp.

Hiện nay, công ty có 804 cán bộ công nhân viên Trong đó, số cán bộ quảnlý là 123 người, cán bộ kĩ thuật là 74 người, công nhân kỹ thuật là 89 người,và số công nhân trực tiếp sản xuất là 518 người

Phần mềm mà hiện tại công ty đang sử dụng để quản lý nhân sụ và lươnglà phần mềm Microsoft Excel của hãng Microsoft Phần mềm Excel có giaodiện thân thiện với người sử dụng và có chức năng sự dụng đơn giản dễ sửdụng Ngoài ra, Excel còn cung cấp nhiều hàm để hỗ trợ cho người sử dụng.Có thể vẽ đồ thị qua Excel dựa trên các số liệu của người sử dụng thông quachức năng tự động vẽ đồ thị Tuy nhiên, mặc dù là một công cụ hỗ trợ tínhtoán rất mạnh nhưng không phải dễ sử dụng, không chuyên biệt về tính lươnghay quản lý lương

Công ty hiện chưa có hệ thống mạng LAN kết nối toàn công ty, việctruyền thông tin giữa các phòng ban chủ yếu qua điện thoại Vì vậy nhu cầucủa công ty là xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tính lươngtrên cơ sở liên kết dữ liệu về nhân sự và dữ liệu lương của CBCNV trongcông ty.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Đại hội đồng cổ đông

Hội đồng quản trị

(5 thành viên do ĐH đồng cổ đông bầu ra)

Ban kiểm soát

Ban điều hành

(Tổng giám đốc, phó Tổng giám đốc)

Phòng ban quản lýXí nghiệp sản xuấtChi nhánh

XN Quy – Kem xốp

XN Gia vị thực phẩm

XN Kẹo

XN Bánh cao cấp

Hà Nội

Nghệ An

Hà Nam

TP Hồ Chí Minh

Hải Dương

Việt Trì

Hưng YênPhòng tổ chức –

Lao động - Tiền lươngPhòng Hành chính - Bảo vệPhòng Kĩ thuậtPhòng tài chính

kế toánPhòng Kế hoạch

vật tưPhòng Đầu tư và xây dựng cơ bản

Phòng Kinh doanh thị trường

I.Đặc trưng của một hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tính lương

1.Đặc trưng của một hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tínhlương

HTTT quản lý nhân sự và tính lương ngoài những đặc tính của mộtHTTT thông thường nó còn có những đặc tính riêng có

Mục tiêu: Cung cấp giải pháp hỗ trợ đắc lực những cán bộ làm công tácquản lý nhân sự và tính lương trong các công ty Hệ thống giúp tạo lập mộtmôi trường làm việc tích hợp, phục vụ hiệu quả các nhu cầu nhập liệu, hoạtđộng tác nghiệp, tra cứu, báo cáo, tổng hợp, thống kê các thông tin quản lýnhân sự và tính lương của mọi đối tượng trong công ty.

Môi trường hệ thống: Số lượng người dùng khá lớn (bao gồm cả banlãnh đạo, quản lý nhân sự và tính lương của công ty), người dùng chủ yếu làtruy vấn dữ liệu trực tiếp từ kho dữ liệu tổng hợp, đòi hỏi khả năng bảo mậtcao, không cho phép thông tin bị thay đổi từ bên ngoài,…

Giao diện người dùng: Chủ yếu đối tượng sử dụng hệ thống có trình độtin học khá, nhưng số lần truy xuất hạn chế do vậy hệ thống cần phải thiết kếgiao diện dễ hiệu, tuân thủ.

Yêu cầu về chức năng: Quản lý nhân sự, chấm công chính xác, tínhlương cho cán bộ công nhân viên, tính phúc lợi xã hội cho nhân viên, dữ liệucủa phần mềm có thể xuất ra Excel, Word.

Các đặc tính của ứng dụng:

Dữ liệu đầu vào được nhập từ bàn phím(Gồm các dữ liệu về hồ sơCBCNV và phòng ban liên quan và các dữ liệu liên quan đến việc tính lươngcủa nhân viên trong công ty) Công việc này thường được giao cho một số cánbộ chuyên trách đảm nhận.

Dữ liệu đầu ra chủ yếu dưới dạng báo cáo( Báo cáo lương, báo cáo nhânsự), màn hình hiển thị khi truy vấn thông tin qua mạng.

Các thuật toán xử lý dữ liệu khá đơn giản.

Kiểu ứng dụng: Với mục tiêu mở rộng trong tương lai trở thành mộtphần mềm chuyên nghiệp về tính lương và quản lý nhân sự.

Các yêu cầu khác: Hệ thống đáng tin cậy, đưa ra các thông tin báo cáochính xác kịp thời và được thiết kế mở giúp nâng cấp chương trình trongtương lai để có thể đáp ứng sự thay đổi của hoạt động quản lý nhân sự và tínhlương của công ty.

II.Khảo sát hiện trạng và đặc tả yêu cầu1.Các yêu cầu chức năng

1.1.Phân tích nghiệp vụ quản lý nhân sự

Quản lý về hồ sơ nhân sự: gồm các thông tin liên quan như Mã CB, Họ

tên,Ngày sinh, Phòng ban, Chức vụ, Đảng viên, Hôn nhân, Quê quán…

Quản lý chức vụ công tác của cán bộ công nhân viên: quản lý việc thayđổi chức vụ của CBNV và quản lý việc đảm nhận chức vụ của CBNV vì 1cán bộ có thể kiêm nhiều chức vụ trong một lúc Quản lý tốt điều này sẻ giúpcác cán bộ phòng lao động tiền lương, kế toán, tài vụ tính lương dễ dàng hơn.

Quản lý phòng ban: gồm quản lý các thông tin liên quan: Mã PB, Tên

phòng ban, số lượng cán bộ trong phòng…việc quản lý phòng ban giúp quảnlý tốt hơn thong tin về cán bộ trong công ty vì một cán bộ có thể làm tại nhiềuphòng ban.

Quản lý hợp đồng: QLHĐ của công nhân thử việc và công nhân chuyển

từ công nhân hợp đồng sang biên chế chính thức.

Quản lý chấm công: Quản lý chấm công theo ca với những công nhân

trực tiếp sản xuất.Ca sáng từ 6h-14hCa chiều từ 14h -22hCa đêm từ 22h-6h

Việc quản lý chấm công có thể giao cho tổ trưởng quản lý sản xuất

hoặc cản bộ quản lý theo ca.

1.2.Phân tích nghiệp vụ quản lý lương

Từ đầu tháng, các nhân viên kinh tế của từng phòng ban và xí nghiệpchấm công cho từng cán bộ công nhân viên theo quy định của nhà nước vàcông ty Cuối mỗi tháng, các nhân viên kinh tế sẽ kiểm tra và tổng hợp cácbảng chấm công để chuẩn bị tính lương.

Dựa vào bảng chấm công, nhân viên kinh tế từng xí nghiệp hay phòng kếtoán sẽ tính các khoản phải thu và các khoản phụ cấp của từng cán bộ côngnhân viên Sau đó tổng hợp lại thành bảng các khoản tăng giảm thu nhập khácđể thực hiện việc tính lương

Việc tính lương cho từng cán bộ công nhân viên được dựa trên bảngchấm công và bảng các khoản tăng giảm thu nhập khác Lương của cán bộcông nhân viên được tính theo công thức:

Lương = Lương + Lương + Các khoản - Các khoản cứng mềm phụ cấp chi phí

Lương cứng: các cán bộ công nhân viên của công ty hưởng lương

cứng theo :

Hệ số lương Bộ phận công tác

Lương mềm: các cán bộ công nhân viên hưởng lương mềm dựa trên cơ

sở

Các khoản làm ngoài giờ.Vượt định mức sản phấmCác khoản khác

Phụ cấp trách nhiệm

Đối với các chức vụ Trưởng, phó phòng, GĐ, PGĐ XN, Chi nhánh, đội

trưởng, tổ trưởng SX hưởng theo chế độ phụ cấp quy định

Được hưởng Phụ cấp TN 0,1 lương tối thiểu Nếu trong tháng tổ đạt địnhmức LĐ 100% trở lên, có đủ ngày công SX theo chế độ, không có người viphạm chất lượng SP thì được cộng thêm 45.000đ/tháng

Các khoản phải nộp khác

Sau khi tính lương, bộ phận tính lương sẽ lập phiếu lương cho từng cánbộ công nhân viên và lên bảng lương Phiếu lương sẽ được chuyển về chonhân viên kinh tế các bộ phần để thanh toán tiền lương cho các bộ công nhânviên và được phòng Tổ chức tổng hợp để lên báo cáo tiền lương chi tiết hangtháng Dựa vào bảng lương, phòng kế toán sẽ lên Báo cáo tiền lương và Báocáo Tài chính tổng hợp Các báo cáo này sẽ được đưa lên Ban điều hành hỗtrợ cho việc ra quyết định

2.Phân tích yêu cầu của người sử dụng

Trên cơ sở tìm hiểu phân tích các nghiệp vụ quản lí của công ty và lấy ýkiến của khác hàng Phần mềm sau khi hoàn thành phải đáp ứng được các yêucầu sau:

 Đáp ứng đủ các chức năng về quản lý nhân sự và tính lương.

 Việc tính lương cho nhân viên thay thế được việc sư dựng phần mềm

Excel để tính lương trước đây trên cơ sở đơn giản dễ sử dụng hơn trước. Có khả năng xuất dữ liệu sang các đinh dạng file doc, pdf, xlsVề giao diện

 Đẹp thân thiện, dễ sử dụng Giao diện phải đồng bộ

 Khả năng tương tác giữa người sử dụng và chương trình dễ dàngtrong khâu nhập dữ liệu

III Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhân sự và tính lươngcông ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu

1.Phân tích sơ đồ chức năng của hệ thống quản lý nhân sự và tínhlương

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tính lương gồm các chức năngsau:

 Các khoản phụ cấp: phụ cấp công tác phí, phụ cấp ốm đau…

 Các khoản phải trả khác: Bảo hiểm xã hội, Công đoàn phí, Đảng phí,các khoản phải nộp khác…

1.4.In báo cáo:

 Báo cáo nhân sự  Bảng lương tổng hợp

2 Biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) làm một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá trình xử lý thông tin với các yêu cầu :

- Sự diễn tả ở mức lôgic nghĩa là nhằm trả lời cho câu hỏi làm gì ? mà bỏqua câu hỏi làm như thế nào?

- Chỉ rỏ các các chức năng (con) phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử

Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu(DFD)

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể tiến trình, kho dữ liệu và dòng thông tin

Nguồn hoặc đích

Tệp dữ liệu Kho dữ liệu

2.1.Một số quy tắc và quy ước liên quan tới DFD

Mỗi luồng dữ liệu phải có 1 tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu.Tên nguồn/bộ phận

nhận/phát tín hiệu

Tên tiến trình xử

lý

Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thi có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất.

Xử lý luôn phải được đánh mã số.

Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhauTên cho xử lý phải là một động từ

Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu, luồng vào phải khác luồng ra từ một xử lý

Đối với việc phân rã DFD

Nên chỉ để tối đa 7 xử lý trên 1 trang DFD

Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã

Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đíchcủa một DFD mức lớn hơn nào đó.

Xử lý không phản rã tiếp thêm gọi là xử lý nguyên thủy Mỗi xử lý nguyên thủy phải có một phích xử lý logic trong từ đỉển hệ thống.

Chức năng tính lương và quản lý nhân sự được thể hiện chi tiết qua sơ đồDFD mức ngữ cảnh Theo sơ đồ trên dữ liệu về nhân viên sẽ được gửi tới haihệ thống con là hệ thống quản lý nhân sự và hệ thống tính lương Dữ liệu vềnhân viên sau khi được được xử lý bởi hai hệ thống trên sẽ được gửi tới bangiám đốc và các phòng ban liên quan nếu có yêu cầu thông qua các báo cáo.

PHẦN 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TINQUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ LƯƠNG CÔNG TY CỔ PHẦN

BÁNH KẸO HẢI CHÂU

I Thiết kế kiến trúc

1.Vấn đề tồn tại của hệ thống

Trên cơ sở tìm hiểu hệ thống cũ về các mặt quản lý nhân sự và tínhlương nhóm phân tích đã rút ra một số mặt còn tồn tại của hệ thống cần giảiquyết đó là:

- Việc theo dõi thuyên chuyển cán bộ giữa các phòng ban không đượccập nhật liên tục để tiện cho việc quản lý lương

- Hệ thống tính lương vẫn thực hiện bán tự động, sử dụng trên công cụexcel không liên kết với việc quản lý nhân sự.

- Việc quản lý hồ sơ nhân sự hoàn toàn thủ công thông qua giấy tờ- Không quản lý mẫu hợp đồng tuyển dụng.

Từ các vấn đề trên nhóm nghiên cứu đã quyết định xây dưng một hệ

thông thông tin mới: Hệ thống thông tin theo chức năng quản lý nhân sự

và tính lương trên cơ sở liên kết dữ liệu.

+ Quản lý dữ liệu lương:.Lương cứng.Lương mềm

.Các khoản phụ cấp hàng tháng.Các khoản phải thu hàng tháng

Nhóm chức năng Quản lý lương