Hệ thống quản lý tiền lương

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Hệ thống quản lý tiền lương

Lời nói đầu

**********************

Vấn đề đang đợc quan tâm nhất của Đảng và Nhà nớc, tập trung đầu t nhân lực vào công tác phát triển công nghệ thông tin, dùng làm một trong những mũi nhọn đột phá để phát triển kinh tế hòa nhập với nền kinh tế chung của cộng

đồng các nớc trong khu vực

Mục đích của công tác tin học trong sản xuất kinh doanh là cung cấp thông tin chủ yếu cho các đối tợng: Chính phủ, nhà doanh nghiệp và bên thứ ba Thông tin do tin học cung cấp giúp cho Chính phủ xác định về các khoản thuế

mà doanh nghiệp phải nộp đóng góp C huyển sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc theo định hớng Xã hội chủ nghĩa, tin học hóa trong công tác quản lý kinh doanh là một vấn đề cấp thiết cần đợc quan tâm hiện nay nhất đối với các doanh nghiệp Xử lý thông tin tự động nhờ công cụ máy tính giúp cho các doanh nghiệp có thể tiếp cận nhanh với thị trờng, đồng thời có chính sách điều khiển hợp lý kịp thời giữa cung và cầu trong công tác sản xuất kinh doanh, hòa nhập với cơ chế kinh tế mới - một nền kinh tế thị trờng phong phú đa và dạng

Đây cũng là một trong những cho ngân sách Nhà nớc, thông qua các chỉ tiêu về doanh số, các chi phí đã bỏ ra Đối với doanh nghiệp, thông tin do tin học mang lại giúp cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả tổ chức sản xuất, là cơ sở để

đa ra các quyết định kinh tế trong doanh nghiệp, các phơng án sản xuất kinh doanh đa lại hiệu quả kinh tế tối u nhất Còn đối với các bên thứ ba là những khách hàng, các đối tợng kinh doanh trong và ngoài nớc, ngời làm công ăn l-

ơng , đặc biệt là các nhà đầu t thông qua các thông tin do tin học cung cấp kịp thời đầy đủ, sẽ đa ra các quyết định đúng đắn, tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, gắn liền với lợi ích lâu dài của họ.

Xuất phát từ tầm quan trọng đó của công tác tin học Sau những ngày tham khảo thực tế, cùng với kiến thức đã học và nhờ sự giúp đỡ tận tình của thầy cô khoa Công nghệ thông tin, Em đã thực hiện đề tài “Quản lý tiền lơng“

Vì vậy hệ thống lao động tiền lương phải cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho việc điều hành của nội bộ xí nghiệp và cho các cơ quan pháp lý ở ngoài

xí nghiệp Một số nơi cần phải được cung cấp thông tin đến như :

• Nhân viên : Tiền lương sẽ được lÜnh trong kỳ lương.

• Cơ quan thuế : Nhân viên trả bao nhiêu tiền thuế thu nhập

• Cơ quan bảo hiểm xã hội, quỹ hưu : Tiền ứng trả cho cơ quan bảo hiểm xã hội đối với từng nhân viên

• Phòng tài vụ : Phân bổ chi phí lương vào giá thành sản phẩm

• Phòng tổ chức lao động, ban lãnh đạo,

Các giai đoạn tính lương trong xí nghiệp được chia như sau

• Bộ phận chấm công

Có trách nhiệm theo dõi giờ công lao động của từng nhân viên, chuẩn bị kiểm tra báo cáo chấm công, cũng như chuẩn bị các thẻ chấm công Trong một phân xưởng có nhân viên làm theo giờ, ta gọi là công nhật,

bắt buộc phải chấm công khi vào ca và khi tan ca trên thẻ chấm công Cuối kỳ lương, thẻ chấm công của nhân viên phản ánh số giờ mà nhân viên đã làm đối với một công đoạn nào đó Bộ phận chấm công chịu trách nhiệm thu giữ các thẻ chấm công và đối chiếu dữ kiện trên các thẻ này với bản báo cáo tổng kết số giờ công, theo từng công đoạn do phân xưởng gởi lên Thẻ chấm công được ghi lên một bảng chấm công.

Nhân viên ăn lương tháng không chấm công khi vào ra (1 ca) như nhân viên công nhật ăn lương theo giờ Nhân viên này do các bộ phận có chức năng theo dõi ở phòng ban chấm công các ngày có đi làm việc vào bảng chấm công

Ngoài ra bộ phận chấm công này cũng theo dõi thời gian vắng mặt của công nhân viên Vắng mặt có thể có nhiều lý do : Tai nạn lao động, nghỉ phép, thai sản, ốm đau, Thời gian vắng mặt sẽ được tính lương khác nhau tùy theo loại vắng mặt

Đến kỳ tính lương bộ phận chấm công gởi bảng chấm công cho bộ phận tính lương

Tất cả các công việc ở đây đều được thực hiện bằng tay trên giấy

- Bộ phận tính lương

Có trách nhiệm cập nhật đầy đủ thông tin từ các bảng chấm công, và tính toán cho ra bảng thanh toán tiền lương Để tính được lương, bộ phận cần có các nguồn thông tin sau :

• Thông tin về nhân sự (tên, hệ số lương, HS phụ cấp, ) được nhận từ phòng Lao động tiền lương

• Thông tin về công trong tháng, được nhận từ các phòng ban, phân xưởng

• Công BHXH dựa vào phiếu nghỉ hưởng BHXH

• Bảng các khoản tiền thưởng nhân viên đã nhận trong tháng (tính ở trường hợp thưởng theo lương) để tính thuế

• Bảng đơn giá các loại sản phẩm hoàn thành của từng đơn vị để tính đơn giá công của nhân viên đối với loại sản phẩm đã làm ra.

• Phiếu làm thêm giờ của công nhân để làm cơ sở tính lương làm thêm giờ

• Các khoản phụ cấp, khoản tạm ứng, trong tháng

- Tiếp theo kế toán tiến hành tính lương cho từng nhân viên Định kỳ tính và trả lương cho cán bộ, công nhân viên được qui định như sau :

• Vào ngày 27 hàng tháng, bảng chấm công của cán bộ công nhân viên trong đơn vị được gởi đến phòng chức năng để duyệt

• Bộ phận kế toán tiền lương căn cứ vào khối lượng sản phẩm, kết quả họp thi đua, đơn giá tiền lương được giao để giao tính tiền lương trả cho nhân viên

- Các công việc ở phần này đều được nhập vào bảng tính Excel để tính lương

- Các điều khoản áp dụng để tính lương ở Công ty hiện nay

- Những quy định chung

Việc chi trả lương cho CBCNV trong Công ty phụ thuộc vào mức độ hoàn thành kế hoạch SXKD của Công ty và

được thực hiện theo các nguyên tắc sau :

1 Tiền lương trả cho người lao động theo nguyên tắc phân phối theo lao động và làm công việc gì, giữ chức vụ gì thì trả lương theo công việc đó, chức vụ đó, khuyến khích người lao động thực hiện tốt nhiệm vụ được giao

2 Tiền lương trả cho người lao động căn cứ vào năng suất, chất lượng, hiệu quả công tác, mức độ đóng góp của người lao động và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh chung của Công ty, bảo đảm công bằng giữa các đơn vị và cá nhân của người lao động

3.Tiền lương trả cho người lao động gồm có : Tiền lương được trả theo lương thời gian hoặc lương sản phẩm dựa trên hệ số cấp bậc chức vụ, kể cả các

khoản phụ cấp quy định tại nghị định 26/CP ngày 23/5/93

của Chính phủ.

I.2 Nguồn và cách phân bổ tiền lương.

2.1 - Nguồn hình thành và cách xác định quỹ tiền lương

2.1.1 - Nguồn hình thành quỹ tiền lương gồm có.

- Quỹ lương sản phẩm : bằng đơn giá sản phẩm

được cơ quan quản lý Nhà nước xét duyệt giao hàng năm nhân với sản lượng kế hoạch sản phẩm sản xuất kinh doanh của Công ty

- Quỹ lương sửa chữa lớn của nghành đường mía (thiết bị đường và phương tiện vận tải)

- Quỹ lương bổ sung

- Quỹ lương làm thêm giờ

- Quỹ lương từ các dịch vụ khác (xây dựng cơ bản, kinh doanh vận tải, công tác xây lắp phát sinh trong kỳ)

2.1.2 - Nguồn tiền lương (V) được xác định theo công thức:

- Vtg : Quỹ tiền lương làm thêm giờ tính theo số giờ thực tế làm thêm nhưng không vượt quá quy định của Bộ luật Lao động

- V khác : Quỹ lương từ các dịch vụ XDCB, kinh doanh vận tải, xây lắp,

I.3 - Kế hoạch giao quỹ tiền lương và trích lại :

1 - Đối với Nhà máy, xí nghiệp (gọi tắt là đơn

vị ).

Quỹ tiền lương của các đơn vị được Công ty giao thông qua đơn giá lương sản phẩm và sản lượng sản xuất kinh doanh của đơn vị được duyệt; lương bổ sung; lương thêm giờ và thực hiện quyết toán quỹ tiền lương

6 tháng một lần cùng với quyết toán tài chính theo các chỉ tiêu kế hoạch đã giao đơn vị

Đơn giá tiền lương sản phẩm của các đơn vị được giao căn cứ vào các chỉ tiêu sau :

- Tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp bình quân

- Sản lượng kế hoạch được giao

- Tốc độ tăng tiền lương nhỏ hơn tốc độ tăng năng suất lao động

- Quỹ lương cho bộ máy quản lý phục vụ

Công ty và dự phòng toàn Công ty được tính bình quân bằng 25% đơn giá sản phẩm toàn Công ty

- Ngoài ra quỹ lương của đơn vị trích dự phòng 5% - 7% để chi cho các trường hợp ngừng việc do khách quan của đơn vị

2 Các hình thức trả lương trong Công ty.

2.1 - Đối tượng và căn cứ trả lương sản phẩm

1.1 - Đối tượng :

a/ Giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng Công

ty, chủ tịch Công ty chuyên trách

b/ Lao động hợp đồng không thời hạn, có thời hạn

c/ Lao động theo công việc

Đối với nhà máy, xí nghiệp : một số phụ cấp cho các chức danh trong khi chờ phân hạng nhà máy tạm thời như sau :

- Giám đốc, phó giám đốc các đơn vị hiên đang xếp mức lương cơ bản theo nghạch chuyên viên, phụ cấp chức danh tạm thời hưởng theo mức phụ cấp cho trưởng phó phòng doanh nghiệp hạng I, cụ thể :

+ Giám đốc : Phụ cấp bằng 0,4 mức lương tối thiểu

+ Phó giám đốc : phụ cấp bằng 0,3 mức lương tối thiểu

- Mức phụ cấp của trưởng phó phòng, quản đốc, phó quản đốc phân xưởng tạm xếp theo doanh nghiệp hạng II, cụ thể:

+ Trưởng phòng, quản đốc : Phụ cấp bằng 0,2 mức lương tối thiểu

+ Phó phòng, Phó quản đốc, trưởng ca : Phụ cấp bằng 0,15 mức lương tối thiểu

Ngoài ra các mức phụ cấp theo quy định của Nhà nước được áp dụng như sau

+ Trách nhiệm phụ cấp bằng 0,1 mức lương tối thiểu cho các cương vị tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng công tác, thủ quỹ

+ Độc hại : Phụ cấp bằng 0,1 mức lương tối thiểu cho các cương vị làm việc trong môi trường nóng, độc hại, nguy hiểm

+ Ca 3 : phụ cấp bằng 35% mức tiền lương cấp bậc đối với lao động đi ca liên tục trong 8 ngày trở lên trong một tháng và 30% mức lương cấp bậc cho các trường hợp làm việc ban đêm còn lại

2.2.2 - Trả lương sản phẩm (cho tập thể, đơn vị).

Quỹ lương sản phẩm = Đơn giá lương sản phẩm x

sản lượng thực hiện

- Với quỹ lương sản phẩm, sau khi trích nộp khoản

dự phòng về Công ty và trích tiền ăn giữa ca, còn lại

được chia theo công thức sau :

(i=1,n; n là số lao động làm ra sản phẩm của đơn

vị )Với :

Ki = Ctt

26

Trong đó : Hcb : hệ số lương cấp bậc, Kcvu û , Ktn ,

Kđh , Kthn là hệ số phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, độc

hại, thâm niên

Kca3 = 1,75

Công thực tế được tính cả công phép trong tiêu

chuẩn, nghỉ việc riêng có lương, đi học, đào tạo, bồi

dưỡng

2.2.3 - Tiền lương làm thêm giờ.

Đối với nhân viên làm thêm giờ thì tiền lương làm

thêm được tính như sau :

Tiền lương làm thêm = Đơn giá SP làm thêm x số

giờ làm thêm

- Đối tượng sản phẩm làm thêm gồm các công việc

sau :

+ nghiÖm thu s¶n phỈm, tiÕp thu s¶n phỈm

Không tính lương thêm giờ cho các bộ phận quản lý

gián tiếp Nội dung công việc phải được Giám đốc

duyệt trước khi thực hiện và đăng ký với phòng chức

năng để kiểm tra theo dõi, thanh toán

2.2.3 - Bảng hệ số lương theo cấp bậc công việc

Kca3 *

TT Chức danh, công việc Hệ số cấp

bậc công việc

2 PGĐ, Kế toán trưởng, Bí thư Đảng ủy,

Chủ tịch Công Đoàn của Công ty

2,0

3 Giám đốc các đơn vị và tương đương,

Trưởng phòng ban, Phó bí thư Đảng Ủy,

Phó Chủ tịch Công đoàn, Bí thư Đoàn

thanh niên của Công ty

1,8

4 Phó giám đốc các đơn vị và tương

đương, Phó phòng ban Công ty, trưởng

chi nhánh

1,6

5 Quản đốc, trưởng ca, trưởng phòng

các đơn vị, phó chi nhánh

1,4

6 Phó quản đốc, phó trưởng ca, phó

phòng các đơn vị

1,3

7 Các tổ trưởng sản xuất, công tác 1,2

8 Bình quân nhân viên còn lại 1,1

Hệ số 1,1 bình quân, Giám đốc Công ty giao cho Giám đốc các nhà máy, xí nghiệp, trưởng các đơn vị cùng tập thể đơn vị căn cứ vào tính chất công việc định hệ số cho CBCNV của mình một cách hợp lý, hệ số cao nhất phải nhỏ hơn 1,2 và thấp nhất bằng 0,8

2.2.4 - Tiền lương trả cho cán bộ, công nhân viên theo hai kỳ, cụ thể:

- Kỳ I : Khoảng từ ngày 12 đến 15 của tháng

- Kỳ II : Vào cuối tháng (không quá ngày 5 tháng sau)

Lương của CBCNV được nhận là :

Tổng lương = Lương TG + Lương SP + Lương thêm giờ + Tiền ăn

* Chú ý : Nếu là nhân viên thử việc (Đại học, Cao đẳng, Trung cấp, Công nhân kỹ thuật) thì được trả 70% mức lương bậc 1 theo ngành nghề đào tạo theo qui định của Bộ luật lao động

Hết thời gian thử việc, nếu đạt yêu cầu và được bố trí công tác thì xếp lương theo thang bảng lương Nhà nước qui định.

I.4: Các khoản đóng cho ngân sách.

4.1 Trích đóng BHXH, BHYT, KPCĐ.

Việc trích đóng BHXH, BHYT, KPCĐ của Công ty được thực hiện như sau :

- Tổng số trích là 25%, trong đó:

+ 6% được trích trừ vào lương nhân viên theo mức lương cơ bản (lương cấp bậc) : 5% thuộc BHXH, 1% thuộc BHYT

+ 19% được trích vào giá thành sản phẩm, số này được trích như sau:

• 2% trích cho KPCĐ trích theo tổng quỹ lương thực tế của công nhân sản xuất sản phẩm

• 17% trích theo tổng lương cơ bản của công nhân

sản xuất được duyệt Trong đó 15% cho BHXH, 2% cho BHYT

4.2 Thuế thu nhập.

Công ty áp dụng cách tính thuế thu nhập lũy tiến từng phần do Uíy ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 6-2-1997 như sau:

Ví dụ : Cá nhân A là người Việt Nam có thu nhập

thường xuyên bình quân trong năm dương lịch là 5.250.000

đồng Thuế thu nhập cá nhân A phải nộp (đến bậc 4) là :

Số thuế phải nộp 1 tháng là 675.000 đồng, bao gồm :

- Thu nhập đến 2tr đồng không phải nộp thuế

- Thu nhập trên 2.000.000 -> 3.000.000 đ phải nộp theo thuế suất của bậc 2 là :

1.000.000 x 10% = 100.000 đ

- Thu nhập trên 3.000.000 -> 4.000.000 đ phải nộp theo thuế suất của bậc 3 là :

1.000.000 x 20% = 200.000 đ

- Thu nhập trên 4.000.000 -> 5.250.000 đ phải nộp theo thuế suất của bậc 4 là :

1.250.000 x 30% = 375.000 đ

Vậy tổng thuế thu nhập cá nhân A phải nộp 1 tháng là :

1.00.000đ + 2.00.000đ + 375.000đ = 675.000 đ

Số thuế thu nhập cá nhân A phải nộp cho cả năm là :

675.000 x 12 tháng = 8.100.000 đ

* Thuế thu nhập bổ sung

Căn cứ vào Pháp lệnh sử đổi một số điều của

Pháp lệnh thuế thu nhập được Uíy ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 8-2-1997 Thuế bổ sung quy định như sau : Sau khi đã nộp thuế thu nhập lũy tiến từng phần , nếu phần thu nhập còn lại bình quân lớn hơn 8 triệu đồng/ tháng Thì phải nộp thuế thu nhập bổ sung với thuế suất 30% số vượt trên 8 triệu đồng

4 3: Bảng một số các ngạch bậc theo qui định của Nhà nước.

Bậc 1 2 3 4 5 6 7 8 9Hệ

1,82

1,94

2,06

2,18

2,30

2,42

2,55

2,68

2,81

2,94

3,07

3,20

3,33

5 - Kỹ thuật viên đánh máy : 01.005Bậc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14Hệ

số

1,7

0

1,82

1,94

2,06

2,18

2,30

2,42

2,55

2,68

2,81

2,94

3,07

3,20

3,33

6 - Nhân viên đánh máy : 01.006Bậc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16Hệ

1,62

1,71

1,80

1,89

1,98

2,07

2.16

2,25

2,34

2,43

2,52

2,61

2,71

7 - Nhân viên kỹ thuật : 01.007Bậc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16Hệ

1,76

1,88

2,00

2,12

2,24

2,36

2,49

2,62

2,75

2,88

3,01

3,14

3,27

8 - Nhân viên phục vụ : 01.009Bậc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16Hệ

1,27

1,36

1,45

1,54

1,63

1,72

1,81

1,90

1,99

2,08

2,17

2,26

2,36

9 - Lái xe cơ quan : 01.010Bậc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16Hệ

2,03

2,14

2,25

2,36

2,47

2,58

2,69

2,80

2,91

3,02

3,13

3,243,35

10 - Nhân viên bảo vệ : 01.011Bậc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16Hệ

1,62

1,71

1,80

1,89

1,98

2,07

2,16

2,25

2,34

2,43

2,52

2,61

2,71

1,4

1,5

1,6

1,7

1,8

1,9

2,0

2,1

2,2

2,3

2,4

2,5

2,6

2,7

4.3.3: Ngạch tài chính

1 - Kế toán viên chính : 06.030

2,26

2,50

2,74

2,98

3,23

3,38

3,73

3,98

3 - Kế toán viên trung cấp : 06.032Bậc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16Hệ 1,4 1,5 1,7 1,8 1,9 2,0 2,1 2,3 2,4 2,5 2,6 2,8 2,9 3,0 3,2 3,3

số 6 8 0 2 4 6 8 0 2 5 8 1 4 7 0 3

4 - Thủ quỹ : 06.035Bậc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16Hệ

1,61

1,70

1,79

1,88

1,97

2,06

2,15

2,24

2,33

2,42

2,51

2,60

2,70

I.5: Một số quy định trong quá trình nâng bậc lương.

Trong quá trình làm việc, nếu nhân viên không bị kỷ luật do các sai phạm thì thời gian nâng bậc được tính như sau :

• Trình độ Đại học trở lên: Cứ 3 năm nâng một bậc

• Dưới đại học : 2 năm nâng một bậc

Quá trình chuyển ngạch thì tùy bằng cấp và công việc cụ thể được giao mới chuyển được

I.6: Nhận xét chung

Từ quá trình hoạt động của hệ thống ở phần nhân sự và tiền lương của 1 Công ty, em có một số ý kiến sau :

Nhận xét phần tiền lương

• Khi có một sự thay đổi của nhân viên ảnh hưởng đến quá trình tính lương (đổi phòng ban, hệ số lương, ) thì người làm lương phải tìm để sửa rất khó khăn , dễ sinh ra nhầm lẫn Mà điều này là tối kỵ vì ảnh hưởng đến thu nhập của nhân viên

• Phải tạo ra một bảng tính lương rất cồng kềnh, khó quản lý, đòi hỏi tốn rất nhiều thời gian để tạo ra bảng lương cho nhân viên (quá tải công việc ở những kỳ tính lương) => Phải cần có nhiều người để làm việc

• Tình trạng trả lương không đúng hạn do nhân viên tính lương không làm kịp thời cũng thường xuyên xảy ra => nhân viên tính lương không đáp ứng được yêu cầu của Công ty thì bị phạt.

Ý kiến :

+ Cần phải tạo chương trình tiền lương để đáp ứng đầy đủ các công việc tính lương, đơn giản hóa các công việc cho người người làm Bảo đảm kịp thời thời gian trả lương cho nhân viên

+ Phục vụ kịp thời các công việc thay đổi chỉnh sửa dữ liệu, nhất là các thông số tính lương của nhân viên