Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty TNHH Huy Thông.doc

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty TNHH Huy Thông

BỘ GI ÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN

GVHD : NGUYỄN QUANG ÁNH

NHÓM SVTH : TRẦN THỊ MỸ (NT) VÕ TH Ị THU OANH

PHAN LÊ HIỀN LI VŨ NHƯ PHƯƠNG

NGUYỄN THỊ BÍCH NGỌCLỚP : K13KKT3

KHOÁ : 2008 _2009

nay, Công nghệ thông tin đang thực sự đóng một vai trò hết sức quan trọng trong cuộcsống của chúng ta, cũng như trong mọi lĩnh vực sản xuất, dịch vụ, quản lý và đặc biệt làtrong quản trị nguồn nhân lực Trong những năm gần đây, việc ứng dụng công nghệ thông tin đãmang lại những lợi ích đáng kể cho các doanh nghiệp, cụ thể là nâng cao chất lượng nguồn nhânlực, nâng cao năng suất lao động…

Tuy nhiên, cũng phải thừa nhận một điều rằng, so với các nước trên thế giới và kể cả trong khuvực, thì việc quản trị doanh nghiệp, quản trị nguồn nhân lực ở Việt Nam, vẫn còn tụt hậu trongviệc ứng dụng công nghệ thông tin đặc biệt là trong quản lý nguồn nhân lực Trong khi đó, cónhiều yếu tố tác động đến chất lượng, hiệu quả của việc quản trị nguồn nhân lực, nhưng cơ bảnhiện nay là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý Như vậy, với cơ sở vật chất hiện đạiyêu cầu Doanh nghiệp phải có một hệ thống phần mềm quản lý toàn diện, hỗ trợ việc cung cấpcác báo cáo thống kê giúp người quản lý đưa ra quyết định, đánh giá đúng thực trạng của chấtlượng nhân lực, huy động nguồn lực vào đúng mục đích, nâng cao hiệu quả quản lý.

Ngoài ra trong hoạt động doanh nghiệp, công việc tính lương là công việc quan trọng, nó khôngchỉ tác động đến tình hình tài chính của doanh nghiệp mà còn có tác động đến tâm lý của ngườilao động, có khả năng kích thích lao động, sản xuất…, do đó tin học hoá công việc tính lương làmột yếu tố cần thiết hàng đầu.

Vì những lí do đó mà nhóm em quyết định lựa chọn đề tài :Phân tích và thiết kế hệ thống thông

tin kế toán quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty TNHH Huy Thông

Phần mềm Quản lý Nhân sự & Tiền lương ra đời với mục đích là công cụ hỗ trợ đắc lực chocông tác tổ chức cán bộ, quản lý nhân lực, giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định chính xáctrong việc phát triển nguồn lực đủ trình độ, đủ khả năng đáp ứng yêu cầu của sản xuất, kinh doanhtrong thời đại ngày nay.

Bên cạnh đó, phần mềm còn có ưu điểm lớn trong việc xây dựng bảng lương cho doanh nghiệpvới bất kỳ công thức tính lương, với mọi loại hình doanh nghiệp (Thương Mại, Sản xuất, Hànhchính Sự nghiệp, Xuất nhập khẩu, Dịch Vụ…).

Lời cam đoan:

Nhóm em không sao chép

ĐÀ NẴNG 5/2009

I Bảng kế hoạch triển khai đề tài:

II.Khảo sát thực tế:

1 Thực trạng khảo sát.

Để có thể đánh giá được sự hoạt động của hệ thống cũ, đề xuất mục tiêu, ưu tiên cho hệthống mới, đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới và vạch kế hoạch cho dự án thì công việc khảo sáthiện trạng là một công việc rất quan trọng Trong đó việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự vàtiền lương cũng không nằm ngoài mục tiêu có được thông tin chính xác, hiệu quả và đáp ứngnhững nhu cầu của thực tế xã hội hiện nay Dựa vào việc tìm hiểu và đánh giá hiện trạng nhằmphát hiện những nhược điểm cơ bản của hệ thống cũ, đồng thời cũng định hướng cho hệ thốngmới cần giải quyết “cải tạo cái cũ xây dựng cái mới”.

32 Tiến hành tìm hiểu tham khảo và lựa chọn đề tài Mỹ - Phương

35 Tiến hành triển khai đề tài :Phần mở đầu Mỹ - Bích Ngọc36 Thiết kế biểu đồ phân cấp chức năng FHD

và biểu đồ luồng dữ liệu –DFD

Cả nhóm37 Thiết kế các kiểu thực thể và mô hình ER(Entity

Relationship) Thiết kế các Form nhập liệu vàcác báo cáo

Phương - Oanh - Ly

38 Đánh giá chung lại toàn bộ bài tập Cả nhóm

Trong những năm trước đây do điều kiện kinh tế của nước ta còn chưa phát triển, quy môcủa các cơ quan, xí nghiệp còn nhỏ nên việc sử dụng máy tính trong việc quản lý còn nhiều hạnchế, công việc quản lý vẫn chưa dạt hiệu quả cao.

Nhưng ngày nay nền kinh tế ngày càng phát triển, các cơ quan tổ chức doanh nghiệp ngàycàng được mở rộng,đòi hỏi công tác quản lý nhân sự và tiền lương phải có sự quản lý chặt chẽ,tránh sai sót Do vậy mà quản lý thủ công đã dần dần không phù hợp với xu hướng thời đại mớimà thay vào đó là việc sử dụng công nghệ mới vào việc quản lý nhân sự và tiền lương Cụ thể làtại công ty TNHH Huy Thông số 99 Triệu Nữ Vương

a Nhược điểm của hệ thống cũ.

 Thiếu phương tiện xử lý thông tin nên việc lưu trữ thông tin về nhân viên rất phức tạpphải sử dụng rất nhiều loại giấy tờ sổ sách cồng kềnh, nơi lưu trữ không được thuận tiện, toàn bộsố hồ sơ này được lưu trữ ở phòng nghiệp vụ.

 Việc lưu chuyển thông tin bất hợp lý do vậy mà khi cần tìm kiếm những thông tin về mộtnhân viên nào đó sẽ rất mất thời gian

 Phương pháp xử lý không chặt chẽ nên việc thêm bớt hay chỉnh sửa rất khó khăn vì khithay đổi cần phải huỷ bỏ toàn bộ số hồ sơ cũ có liên quan và hồ sơ mới phải có quyết định củagiám đốc.

 Khi nhập hồ sơ nhân viên với một số lượng lớn sẽ bị ùn tắc và sẽ bị sai lệch, phải sử dụngnguồn nhân lực lớn không đáp ứng được nhu cầu liên tục.

 Cơ cấu tổ chức bất hợp lý, khi đã nhập xong hồ sơ nhân viên quá trình thanh toán tiềnlương và các quản lýkhác rất mất thời gian, phải qua rất nhiều phòng ban.

b Ưu điểm của hệ thống cũ.

 Vì là một hệ thống có sử dụng phương pháp thủ công nên rất thích hợp cho các doanhnghiệp nhỏ, không bị ùn tắc công việc.

 Chính vì là một hệ thống có quy mô nhỏ, công việc kinh doanh chỉ mang tính chất giađình nên không cần phải đầu tư máy móc, thiết bị tin học cho các cán bộ quản lý.

Như vậy, hệ thống cũ này chỉ phù hợp cho việc phát triển các doanh nghiệp nhỏ, còn để pháttriển các doanh nghiệp lớn thì sẽ rất phức tạp, phương pháp thủ công không có khả năng đáp ứng,

mà đòi hỏi phải có cơ cấu tổ chức hợp lý, phương tiện xử lý thông tin phải đầy đủ và đặc biệt làphải có lực lượng lớn đội ngũ nhân viên để quản lý công việc

Một hệ thống thông tin thường khá phức tạp mà không thể thực hiện trong một thời giannhất định bởi vậy cần hạn chế một số ràng buộc để hệ thống mang tính khả thi nhất định Tại thờiđiểm này cần xác định các mục tiêu cho dự án và chính các mục tiêu này là thước đo để kiểmchứng và nghiệm thu dự án sau này.

2 Những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống mới.

a Ưu điểm của hệ thống mới

 Sử dụng máy tính vào việc xử lý thông tin nên việc lưu trữ các thông tin cần thiết rất dễdàng, thuận tiện và không bị mất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin.

 Với sự trợ giúp đắc lực của công nghệ thông tin thì hạn chế tối thiểu việc xử lý thủ công,tạo ra một hệ thống giao diện thuận tiện cho mọi người sử dụng, việc lập các tổng hợp báo cáothuận tiện nhanh chóng.

 Giảm được số lượng nhân viên làm việc trong khâu quản lý tránh được tình trạng dư thừavà rút ngắn công việc của nhân viên xử lý.

b Nhược điểm của hệ thống mới.

 Do việc sử dụng các thiết bị công nghệ thông tin khoa học kỹ thuật hiện đại nên cũng phảicó kinh phí để triển khai.

 Yêu cầu phải có khả năng quản lý, nắm bắt kỹ thuật mới do vậy phải đào tạo một đội ngũnhân viên có tay nghề cao.

 Trước đây sử dụng hệ thống cũ với phương pháp thủ công do vậy phải thay đổi để phùhợp với xu hướng hiện nay,

Sau khi khảo sát và đánh giá sơ bộ hệ thống cũ và đưa ra giải pháp cho hệ thống mới thì tôithấy rằng do sự phát triển của xã hội hiện nay phương pháp thủ công của hệ thống cũ không thểđáp ứng được các nhu cầu cần thiết của công ty và không thoả mãn được nhu cầu ngày càng caotrong việc sản xuất kinh doanh Do vậy mà công ty cần phải xem xét và chú trọng đến việc thaythế lại hệ thống cũ bằng hệ thống mới hiệu quả hơn có sử dụng các phần mềm máy tính quản lýnhân sự và tiền lương Đó là một phần rất quan trọng để phát triển công việc kinh doanh ngàycàng có hiệu quả hơn.

III Giới thiệu về đ ề t à i :

Đề tài phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán quản lí sự và tiền lương là nhân tốquan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của các nhà nhân máy xí nghiệp Nó giúp choDN vừa giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết khác như phải trả thêm lương cho côngnhân ,chi phí phát sinh khác ,trong khi chỉ cần 1 lần chi cho phần mềm và dùng lâu dài ,lại vừatiết kiệm thời gian để tiến hành các hoạt động khác hữu ích hơn.

I Thiết kế sơ đồ phân cấp chức năng FHD :

Chu trình quản lí nhân sự và tiền lương là quá trình quản lý nhân sự ,tính lương ,trả lươngvà báo là hoạt động của bất cứ một doanh nghiệp nào.Trong quản lí nhân sự và tiền lương có hoạtđộng quản lí nhân sự tại bộ phận này có 3 bộ phận :quản lí phòng ban,quản lí nhân viên , quản lícông việc Hoạt động tính lương có 5 hoạt động : lương cơ bản ,phụ cấp ,thưởng , tạm ứng và cáckhoản giảm trừ Hoạt dộng trả lương và báo cáo gồm có 4 hoạt động : phiếu xác nhận sản phẩm ,bảng chấm công , bản thanh toán tiền lương , và phiếu lương.

Sau đây là sơ đồ phân cấp chức năng FHD chu trình tiền lương tại công ty TNHH HUYTHÔNG

Đây là hệ thống "quản lý nhân sự và tính lương" công ty TNHH Khi nhân viên được côngty tuyển dụng, kế toán sẽ cập nhật thông tin nhân viên vào máy tính để quản lý Công ty sẽchấm công nhân viên mỗi ngày và trả lương cho nhân viên vào cuối thang hay đầu tháng kếtiếp Hồ sơ nhân viên được quản lý ở phân hệ “Quản lý nhân viên” Từ phân hệ này cũng chota biết nhân viên đó làm việc toàn thời gian hay bán thời gian Như vậy các phân hệ khác cũngcó thể sử dụng thông tin của phân hệ này Mọi công việc của nhân viên bán thời gian đều đượcquản lý ở phân hệ “Quản lý công việc” này Nhờ phân hệ này mà ta có thể thực hiện chấmcông, tính lương cho các nhân viên làm việc bán thời gian ấy.

Ngoài ra hệ thống còn cho phép thực hiện các chức năng như tìm kiếm, trích xuất báo,thống kê cáo theo yêu cầu.

Xây dựng hệ thống "quản lý nhân sự và tính lương" nhằm giúp cho công ty quản lý nhânviên hiệu quả hơn, đồng thời giảm nhẹ công việc cho người sử dụng Hơn nữa, phần mềm giúpcho người sử dụng có thể tìm kiếm nhanh những thông tin cần thiết.

Hệ thống "quản lý nhân sự" gồm các chức năng chính sau:

KẾ TOÁN QUẢN LÍ NHÂN SỰ

VÀ TIỀN LƯƠNG

QL NHÂN SỰ

TRẢ LƯƠNG VÀ BÁO CÁO

QL PHÒNG BAN

QL NHÂN VIÊN

QL CÔNG VIỆC

Phiếu lươngLƯƠNG CƠ

BẢNTHƯỞNGPHỤ CẤPTẠM ỨNGCÁC KHOẢN GIẢM TRỪ

Phiếu xác nhận SPBảng chấm công

Bảng thanh toán tiền lươngTÍNH LƯƠNG

+ Quản lý nhân viên (Cập nhật các thông tin về nhân viên).+ Quản lý phòng ban (Cập nhật các thông tin về phòng ban).

+ Quản lý công việc (Mỗi công việc sẽ có một mức giá trả cho nhân viên)

II Biểu dồ phân luồng dữ liệu DFD :

1 Mức khung /mức cảnh (mức o)

Chu trình quản lí nhân sự và tiền lương ở mức khung / bối cảnh được miêu tả bằng sơ đồ sau :

Hình 1 sơ đồ thể hiện hoạt động quản lí nhân sự và tiền lương ở mức khung/bối cảnh (mức 0)

Khi nhân viên đến xin việc và cung cấp những thông tin liên quan đến bản thân ,sau đó được bộphận quản lí nhân viên nhận vào làm việc.

KT TIỀN LƯƠNG

NGÂN HÀNG

BAN LÃNH ĐẠO

QL NHÂN SỰNHÂN VIÊN

Yêu cầuCung cấp thông tin cá nhân

Thanh toán tiềnPhiếu lươngPhiếu xác nhận SP

Yêu

Yêu cầubáo cáo

Báo cáoGiấy báo nợVay

tiền

Quá trình kế toán quản lí nhân sự và tiền lương bao gồm : quản lí nhân sự ,tính lương,trả lương vàbáo cáo

 Kế toán tiền lương nhận phiếu xác nhận sản phẩm và tính lương cho nhân viên  Lập báo cáo theo yêu cầu của cấp trên

 Cuối kì kế toán vay tiền và thanh toán tiền lương cho nhân viên

2 DFD Mức dỉnh (Mức 1) :

Hình 2 :sơ dồ thể hiện hoạt động tiền lương ở mức đỉnh

Nhân viên sẽ đến làm việc tại công ty ,đồng thời cung cấp những thông tin cá nhân cho phòngquản lí nhân sự

Phòng nhân sự theo dõi quá trình làm việc của nhân viên và báo cáo kết quả làm việc của nhânviên cho kế toán tính lương để tính lương cho nhân viên

TRẢ LƯƠNG VÀ BÁO

Yêu cầu

Báo cáo

Báo cáotiền lươngYêu cầu báo cáo

Vay tiền Giấy

báo nợ

Phiếu xác nhận SPThanh toán tiền

Phiếu lương

Báo

Yêu cầuCung cấp thông tin cá nhân

Kế toán tính lương xong lại tiếp tục báo báo qua bên bộ phận trả lương để bộ phận này tiến hànhvay tiền của ngân hàng và trả lương cho nhân viên

3 DFD Mức dưới đỉnh :giải thích cho hoạt động quản lí nhân sự

Hình 3: sơ đồ thể hiện hoạt động quản lí nhân sự (mức dưới đỉnh )

 Định kì hay cuối tháng ban lãnh đạo và kế toán sẽ yêu cầu bộ phận quản lí nhân sự cung cấp những thông tin về nhân viên để kiểm tra về việc quản lí nhân viên

 Khi nhận được yêu cầu thì bộ phận quản lí nhân sự liên hệ với quản lí phòng ban , quản lí công việc và quản lí nhân viên để có thông tin về nhân viên ,phòng ban và tình hình công việc mà nhân viên đó làm

 Khi có những thông tin trên thì bộ phận quản lí nhân sự sẽ báo cáo cho kế toán và ban lãnh đạo Kế toán và ban lãnh đạo dựa vào những thông tin đó để tính lương cho nhân viên

4.DFD Mức dưới dỉnh :giải thích cho hoạt động tính lương

Khi nhân viên đến làm việc, nhận phiếu xác nhận sản phẩm và được kế toán tính lương  Trong quá trình làm việc nếu nhân viên làm tốt công việc thì được sẽ thưởng

QUẢN LÍ NHÂN SỰ

KẾ TOÁN

QUẢN LÍ NHÂN VIÊNQUẢN LÍ CÔNG VIỆC

QUẢN LÍ PHÒNG BAN

BAN LÃNH ĐẠO

Nhân ViênPhòng Ban

Công việc

 Nhân viên sẽ được hưởng các khoản phụ cấp và phải trả các khoản giảm trừ như thuế thunhập cá nhân ,BHXH,BHYT…

 Kế toán tính lương cơ bản cho nhân viên dựa vào ngày công của nhân viên làm việc và hệsố lương của nhân viên đó.

 Nhân viên sẽ được tạm ứng trước một số tiền theo qui định nếu cần

Hình 4:sơ đồ thể hiện hoạt động tính lương (mức dưới đỉnh 1)

5 DFD Mức dưới đỉnh :giải thích cho hoạt động trả lương và báo cáo tiền lương

Báo cáoPhiếu xác nhận SP

Bảng tính lương

Hình 5: sơ đồ thể hiện hoạt động trả lương và báo cáo tiền lương (mức dưới đỉnh)

Khi các bộ phận quản lí nhân sự và tính lương cung cấp đầy đủ thông tin về tiền lương thì bộ phậntrả lương tiến hành vay tiền của ngân hàng và dựa vào bảng chấm công hay bảng tính lương để trảlương cho nhân viên

Kế toán báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo và ghi số kế toán

III Các kiểu thực thể và mô hình ER (Entity Relationship)

BAN LÃNH ĐẠO

GHI SỔ

NGÂN HÀNG

TRẢ LƯƠNG VÀ BÁO CÁO

NHÂN VIÊN

BẢNG TÍNH LƯƠNG

BẢNG CHẤM CÔNG

Phiếu xác nhận SPPhiếu lương

Báo cáo

Yêu cầuVay

Giấy báo nợ

IV Thiết kế Database vật lí (gồm 6 bảng) trình bày về các thông tin như Filed Name ,Type ,Size ,Description …

Bảng NHANVIEN cung cấp những thông tin liên quan đến nhân viên gồm :MANV ,HOLOT,

TENNV, PHAI , MAPB , DCHI , DIENTHOAI

Field Name Data Type Description Field Properties

FormatInput MarkRequiredIndexed

Họ lót nhân viên Field size

30TENNV

Field Name Data TypeDescriptionField Properties

FormatInput MarkRequiredIndexed

Bảng PHUCAPCHUCVU cung cấp thông tin liên quan đến phụ cấp chức vụ gồm :

MAPCCV ,CHUCVU ,TIENPCCV

Field Name Data TypeDescriptionField Properties

MAPCCV Text Mã phụ cấp chức vụ Field sizeFormatInput MarkRequiredIndexed

TIENPCCV Number Tiền phụ cấp chức

Bảng LUONG cung cấp những thông tin liên quan đến tiền lương gồm : MANV ,MAHSL ,

MAPCCV ,THANG

HESOLUONG cung cấp thông tin liên quan đến hệ số lương của nhân viên gồm :MAHSL ,TDHV ,HSL.

Field Name Data TypeDescriptionField Properties

FormatInput MarkRequiredIndexed

Bảng NGAYCONG cung cấp thông tin liên quan đến ngày công làm việccủa nhânviên

Field Name Data TypeDescriptionField Properties

FormatInput MarkRequiredIndexed

MAPCCV Text Mã phụ cấp chức vụ Field sizeFormatInput MarkRequiredIndexed

5>LL000YesYesTHANG Date/Time Tháng năm cấp

FormatInput maskValidationRuleValidationText

Field Name Data Type Description Field Properties

MaNV Text Mã nhân viên làm việc Field sizeFormatInput MarkRequiredIndexed

5>LL000YesYes