Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý dựa trên ngôn ngữ lập trình VisualBase 6.0 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý dựa trên ngôn ngữ lập trình VisualBase 6.0 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003

1.3 2.1 Tổng quan về Hệ Thống Thông Tin Quản Lý 8

2.1.1 Khái niệm chung 8

2.1.2 Hệ Thống Thông Tin Quản Lý 8

2.1.2.1 Định nghĩa 8

2.1.2.2 Phân Loại 8

2.1.4 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức 9

2.1.5 Các bước tiến hành phát triển một Hệ Thống thông tin quản lý 10

2.2 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Access và VisualBasic 12

2.2.2.2 Giới thiệu về Access2003 13

2.2.3 Quan hệ giữa VB và Access 14

Phần III: Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Tuyển Sinh Tại Chức 14

3.1 Bài toán quản lý tuyển sinh 14

3.1.1 Quy trình tuyển sinh 14

3.1.2 Thông tin đầu vào 14

- Hồ sơ: bao gồm các thông tin về thí sinh: tên, ngày sinh, nơi sinh, địa điểm, đối tượng, khu vực, ngành đăng ký dự thi 14

3.1.3 Thông tin đầu ra 15

3.2 Phân tích phần mềm quản lý tuyển sinh tại chức 15

3.2.1 Sơ đồ chức năng BFD 15

3.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD 16

3.2.2.1 Sơ đồ mức ngữ cảnh 16

3.3.1.3 Mối quan hệ giữa các bảng: 22

3.3.2 Thiết kế Giải thuật 22

3.3.2.1 Các phương pháp thiết kế giải thuật 22

3.3.2.2 Một số giải thật quan trọng 24

3.3.3 Thiết kế giao diện 28

3.3.3.1 Các nguyên tắc khi thiết kế giao diện 28

3.3.3.2 Một số giao diện chính và chức năng 29

3.3.4 Thiết kế báo cáo 37

3.3.4.1 Các nguyên tắc khi thiết kế báo cáo 37

Lời mở đầu

Kể từ những năm 80 của thế kỷ trước, thế giới chính thức bước vào nền văn minh mới, nền văn minh thông tin Trong nền văn minh này công nghệ thông tin có vai trò đặc biết ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của nền kinh tế Hiện nay, Việt Nam là nước đang phát triển có tốc độ tăng trưởng cao nhất khu vực và thứ 2 Châu Á, trong những năm qua công nghệ thông tin ở nước ta có những bước phát triển tột bực Đó là nhờ sự quan tâm của Đảng và Nhà Nước trong lĩnh vực công nghệ thông tin.

Trong xu hướng tin học hoá toàn cầu và chính sách tin học hoá trong quản lý của nhà nước Trường đại học kinh tế quốc dân với vai trò là một trong những trường trọng điểm trong hệ thống trường đại học và cao đẳng trong cả nước Hiện nay trường đại học kinh tế quốc dân với cơ cấu tổ chức to lớn : hơn 1100 giảng viên, trong đó có nhiều giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ… Và hàng năm tuyển sinh hơn 3000 sinh viên hệ chính quy, hàng nghìn sinh viên hệ tại chức, đào tạo từ xa….Cho nên nhu cầu tin học hoá trong quản lý là vấn đề đặc biệt cần thiết và quan trọng

Hiện nay, trường đại học kinh tế quốc dân đã tin học hoá trong hầu hết các lĩnh vực quản lý Trường đã phân chia nhiệm vụ quản lý ra từng các nhiệm vụ nhỏ như quản lý tuyển sinh tại chức, quản lý thư viện, quản lý sinh viên, quản lý tuyển sinh, quản lý trang thiết bị dụng cụ….Việc phân chia vai trò quản lý giúp cho công tác quản lý được đơn giản hơn rất nhiều.

Xuất phát từ nhu cầu thực tế của quá trình tuyển sinh, em xin chọn đề tài nghiên cứu là: “ Xây dựng phần mềm quản lý tuyển sinh tại chức tại trường Đại học kinh tế quốc dân” với mục đích hiểu rõ hơn về công tác tuyển sinh và mong muốn đóng góp một phần trong quá trình tin học hoá quản lý của trường.

Phần I: Giới Thiệu Về Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Và Tính Cấp Thiết Của Đề Tài

1.1 Giới thiệu về trường đại học kinh tế quốc dân

Địa chỉ: 207 Đường Giải phóng - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội.

Trường đại học Kinh Tế Quốc Dân thành lập 25-1-1956, Trường là trung tâm đào tạo cán bộ quản lý kinh tế và quản trị kinhdoanh bậc đại học và sau đại học ở nước ta, trung tâm nghiên cứu tư vấn kế hoạch kinh tế làm cơ sở cho việc hoạch định các chủ trương đường lối chính sách phát triển kinh tế của Đảng , Nhà Nước, các Ngành , các địa phương, quản lý sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp.

Trong suốt hơn 50 năm qua, trường luôn nhận được sự quan tâm toàn diện, sâu sắc của ban chấp hành trung ương Đảng, quốc hội, nhà nước, chính phủ, sự chỉ đạo trực tiếp , sát sao và tận tình của Bộ Giáo Dục –Đào Tạo, Thành uỷ, uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội, sự ủng hộ của các ban ngành trung ương, các địa phương , các doanh nghiệp và sự giúp đỡ tích cực , có hiệu quả của các tổ chức quốc tế, các trường đại học lớn trong khu vực và trên thế giới Cùng với truyền thống đoàn kết tinh thần tự lực, tự cường, tập thể giáo viên , cán bộ công nhân viên nhà trường luôn chủ động sáng tạo, đi đầu vượt khó , vững bước vươn lên hoàn thành nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao, nghiên cứu khoa học xây dựng các luận cứ làm cơ sở cho việc hoạch định chính sách phát triển kinh tế , đáp ứng kịp thời yêu cầu của sự nghiệp đổi mới của Đảng

1.1.1.Cơ cấu tổ chức

- Hiện nay, Trường có tổng số giáo viên, cán bộ công nhân viên: 1.117, trong đó có 26 giáo sư, 69 Phó giáo sư, 207 Tiến sỹ, 250 Thạc sỹ; 20 Giảng viên cao cấp, 230 giảng viên chính, 329 giảng viên 2 Nhà giáo Nhân dân, 41 Nhà giáo Ưu tú, 382 Đảng viên.

- Cơ cấu tổ chức: Trường hiện có 19 khoa (trong đó có 14 khoa đào tạo chuyên ngành, 02 khoa quản lý đào tạo và 02 khoa không đào tạo chuyên ngành) với 32 chuyên ngành đào tạo 2 viện và 08 trung tâm (trong đó có 1 trung tâm đào tạo chuyên ngành) 13 bộ môn trực thuộc (trong đó có 4 bộ môn đào tạo chuyên ngành) 9 phòng ban, chức năng và 4 đơn vị phục vụ khác.

1.1.2.Cơ cấu đào tạo

Trong 50 năm qua, trường đã đào tạo được trên 56.300 sinh viên,trong đó có 25.000 cử nhân dài hạn tập trung, 20.000 cử nhân tại chức, 5.000 cử nhân bằng II, 3.500 cử nhân hệ chuyên tu, 320 cử nhân KV, 580 tiến sỹ, 1.800 thạc sỹ, 103 cử nhân cho bạn là Lào và Cămpuchia và mở 12 khoá đào tạo cử nhân tại Cămpuchia.

Ngoài ra, trường còn tổ chức bồi dưỡng kiến thức đại học và sau đại học cho khoảng hơn 55.000 cán bộ kinh tế, kinh doanh cho cả nước.

Trường luôn là đơn vị dẫn đầu trong khối các trường đại học về đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh có chất lượng cao trong cả nước Trường là cái nôi của nhiều trường đại học trong khối kinh tế, đồng thời cũng là nguồn cung cấp nhiều cán bộ giảng dạy cho các trường Đại học và Cao đẳng thuộc

Tập thể cán bộ, giáo viên, công nhân viên của Trường luôn chủ động, sáng tạo, khắc phục khó khăn đi đầu đổi mới và đổi mới thành công, toàn diện, vững chắc về cả nội dung, chương trình, giáo trình, phương pháp giảng dạy và cơ cấu ngành nghề đào tạo

Kết quả là, hệ thống chương trình, giáo trình tiếp tục được biên soạn lại, biên soạn mới; tính từ 1996 đến nay trường đã biên soạn lại và biên soạn mới254 giáo trình, nhiều giáo trình đã được Bộ giáo và Đào tạo đánh giá cao và sử dụng làm giáo trình chuẩn cho các trường đại học thuộc khối kinh tế của cả nước nghiên cứu và học tập Đổi mới và xây dựng được 90 chương trình đào tạo cho 5 nhóm ngành kinh tế và quản trị kinh doanh, 1 chuyên ngành Công nghệ thông tin và 01 chuyên ngành Luật kinh doanh

Cơ cấu ngành nghề từ 17 chuyên ngành năm 1996 đến nay đã phát triển thành 34 chuyên ngành đào tạo

Quy mô đào tạo từ 22.000 sinh viên năm 1996 đến nay quy mô đào tạo của trường là trên 30.000, riêng hệ Sau đại học tăng từ 800 học viên năm 1996 lên 1292 học viên năm 2004 Bồi dưỡng kiến thức kinh tế cho hơn 10.000 cán bộ kinh tế, kinh doanh cho các địa phương và doanh nghiệp.

Trường hiện đang liên kết đào tạo với 32 bộ, ngành và các tỉnh, thành trong cả nước.

Tỷ lệ sinh viên đạt Khá, Giỏi tăng từ 45,2% năm 1996 lên 72,5% năm 2004 Khoảng 90% số sinh viên tốt nghiệp ra trường hàng năm đã được nhận vào làm việc trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Sinh viên ra trường đã thể hiện được bản lĩnh chính trị, bản lĩnh khoa học vững vàng, có đạo đức, có khả năng thích ứng nhanh trong cơ chế thị trường; được các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tín nhiệm và đánh giá cao.Hiện có hàng trăm người đang giữ các trọng trách lớn tại các cơ quan Đảng, Quốc hội, Chính phủ, các Bộ ngành, các đoàn thể cũng như tại các địa phương, doanh nghiệp.

1.2 Tổng quan về đề tài

1.2.1 Sự cần thiết của đề tài

Bài toán quản lý tuyển sinh vốn luôn là vấn đề nan giải với các trường Đại học Trong xu thế phát triển và hội nhập, mục tiêu tin học hóa công tác quản lý luôn được đặt ra bức thiết với các trường trong đó có Đại Học Kinh tế quốc dân.

Là một trong 14 trường trọng điểm của cả nước, ĐH Kinh tế quốc dân đã sớm xác định vai trò công nghệ thông tin trong chiến lược phát triển của mình Một trong số trọng điểm đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin tại trường thể hiện ở mảng quản lý

Như hầu hết các trường Đại học lớn, mô hình đào tạo của ĐH Kinh tế quốc dân hiện nay là đa lĩnh vực, đa địa điểm, đa cấp và có nhiều phương thức đào tạo khác nhau: chính quy, tại chức, sau đại học, từ xa…Trường có hơn 1.100 cán bộ, nhân viên với 19 khoa (Trong đó có 14 khoa đào tạo chuyên ngành và 2 khoa quản lý) với 32 chuyên ngành đào tạo; có 2 viện nghiên cứu và 8 trung tâm; 9 phòng ban chức năng và nhiều đơn vị phục vụ khác… Thách thức lớn nhất đối với ĐH Kinh tế quốc dân trong công tác quản lý tuyển sinh là phải theo kịp sự phát triển của trường khi quy mô tuyển sinh ngày càng tăng, còn nguồn lực cán bộ, giảng viên và cơ cấu phòng học hầu như không thay đổi

Trong bối cảnh phát triển đó, phương thức làm việc truyền thống đã bộc lộ rất nhiều bất cập như: Cơ sở dữ liệu thông tin về thí sinh không đồng nhất, nhiều công đoạn quản lý trùng lặp, không hỗ trợ tra cứu hay nếu số lượng thí sinh đăng ký dự thi quá đông thì công việc này ngày càng phức tạp và mất nhiều thời gian Mặt khác, khi cần in điểm hay có yêu cầu phúc tra bài thi mà người quản lý phải làm thủ công, tức là phải tìm hồ sơ hay bài thi và điểm thi sẽ mất nhiều công sức và khó tránh khỏi sai sót Với một hệ thống như vậy đòi hỏi việc tin học hóa hoàn chỉnh hướng tới phát triển hệ thống thông tin quản lý đáp ứng việc quản lý tự động hóa công tác tuyển sinh Qua hệ thống thông tin cho phép chúng ta tìm kiếm thông tin hiệu quả, quản lý thống nhất hồ sơ của các thí sinh, cập nhật hồ sơ nhanh gọn và kịp thời.

1.2.1 1.2.2 Mô tả đề tài

1.2.2.1 Mục đích của đề tài

Mục đích của phần mềm quản lý tuyển sinh đại học tại chức là quản lý thông

tin về thí sinh (cụ thể là hồ sơ dự thi và kết quả dự thi của thí sinh) một cách tổng thể từ lúc nộp hồ sơ đăng ký dự thi cho tới khi trúng tuyển bao gồm tất cả thông tin về thí sinh như: họ tên, địa chỉ, số báo danh, số phòng, điểm thi của từng thí sinh.

Phần mềm quản lý tuyển sinh tại chức giúp các nhà quản lý (hay phòng đào tạo) trong công việc tổng hợp và đánh giá số lượng thí sinh đăng ký dự thi và chất lượng thí sinh dự thi vào trường năm nay so với các năm trước.

Quản lý tuyển sinh được thiết kế dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau:  Dựa vào qui chế tuyển sinh do Bộ giáo dục ban hành.

 Dựa vào chỉ tiêu tuyển sinh của trường.

 Dựa vào kinh nghiệm quản lý đào tạo tuyển sinh của trường từ trước tới nay.

 Tìm ra mô hình quản lý đơn giản, dễ hiểu mà chính xác, tốn ít thời gian mà vẫn đảm bảo tính bí mật của các bộ phận đánh phách, ghép phách, chấm thi và trộn túi bài thi

1.2.2.2 Phạm vi ứng dụng của đề tài

Phần mềm quản lý tuyển sinh đại học tại chức là phần mềm có chức năng hỗ trợ việc quản lý tuyển sinh đại học tại chức cho khoa tại chức của trường đại học kinh tế quốc dân Phần mềm hỗ trợ việc cập nhật, lưu trữ, xử lý thông tin và cho ra các báo cáo cần thiết Thông qua phần mềm cán bộ quản lý có thể điều khiển, quản lý việc tuyển sinh một cách có hiệu quả hơn.

1.2.3 Phương pháp luận nghiên cứu

Phần mềm quản lý tuyển sinh tại chức được xây dựng theo phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý bao gồm 7 bước:

- Đánh giá yêu cầu

Phần mềm quản lý tuyển sinh tại chức được xây dựng dựa trên ngôn ngữ lập trình VisualBase 6.0 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003.

1.2.4.2 Lý do sử dụng

VisualBase 6.0 là ngôn ngữ lập trình chuyên nghiệp, giúp lập trình viên có thể nhanh chóng tạo ra một ứng dụng chạy trên hệ điều hành Windown với đầy đủ các chức năng cần thiết của một phần mềm quản lý VisualBase 6.0 là ngôn ngữ lập trình được đưa vào giảng dạy chính tại khoa Tin học kinh tế trường đại học Kinh tế quốc dân.

Access 2003 là hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng nhất hiện nay Với Access 2003 người dùng có thể tạo được một cơ sở dữ liệu với đầy đủ các chức năng cần thiết và dễ dàng Cũng như VisualBase 6.0, Access 2003 là môn học chính của khoa Tin học kinh tế trường đại học Kinh tế quốc dân

Phần II: Vấn Đề Phương Pháp Luận Về Phân Tích Thiết Kế HệThống Thông Tin Quản Lý

1.3 2.1 Tổng quan về Hệ Thống Thông Tin Quản Lý

2.1.1 Khái niệm chung

 Dữ liệu: là những ghi chép khách quan ban đầu về những hiện tượng, sự vật

và con người  Thông tin:

- Thông tin là sự thể hiện mối quan hệ giữa các dữ liệu, nhắm một mục đích nhất định.

 Vai trò của thông tin trong quản lý

- Hoạt động thông tin gắn chặt với hoạt động quản lý.

- Nguyên vật liệu cũng như sản phẩm của lao động quản lý, nên không có thông tin thì không có quản lý.

- Thực tế, lao động quản lý ngày càng phức tạp do áp lực của thời gian cho các nhà quản lý, do áp lực về không gian Nên HTTT cũng ngày càng phức tạp - Nhà quản lý dùng 90% lao động với thông tin.

2.1.2 Hệ Thống Thông Tin Quản Lý

2.1.2.1 Định nghĩa

 Định nghĩa: HTTT là một tập hợp những con người, các thiết bị phần

cứng, phần mềm, dữ liệu và viễn thông thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc gọi là môi trường - Đầu ra: Báo cáo tổng hợp, đồ thị, các xu thế trong tương

lai, kết quả phân tích.

 HTTT trợ giúp ra quyết định DSS:

ngoài, mô hình ra quyết định, dữ liệu của nhà ra quyết đinh.

đánh giá phương án quản lý, thông tin động, yếu tố phân tích, đồ họa.

DSS, cơ sở về mô hình  HTTT chuyên gia ES:

- Đầu vào: CSDL giao dịch, quản lý, trợ giúp ra quyết định; CSDL từ bên ngoài; mẫu về tư duy; dữ liệu.ư

- Xử lý: mô phỏng, đánh giá, khai thác thông tin từ dữ liệu, suy diễn - Đầu ra: Lời khuyên, kiến nghị

 HTTT tạo lợi thế cạnh tranh ISCA: được sử dụng như một trợ giúp

chiến lược Giúp doanh nghiệp giảm giá thành sản phẩm, nâng cao chất lượng, trợ giúp các thủ tục, trợ giúp tốt hơn sau bán hàng, cung cấp thông tin tốt hơn cho khách hàng và khách hàng tiềm năng.

b, Phân chia theo chức năng quản trị của doanh nghiệp

Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theao nghiệp vụ mà chúng phục vụ.

2.1.4 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức

 HTTT quản lý là hệ thống liên kết hệ thống ra quyết định và hệ thông tác nghiệp Có chức năng thu thập thông tin từ hệ thống tác nghiệp sau đó cung cấp cho hệ thống ra quyết định phục vụ cho việc ra quyết định.

2.1.5 Các bước tiến hành phát triển một Hệ Thống thông tin quản lý

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu: có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc

hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn.

1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu 1.2 Làm rõ yêu cầu

1.3 Đánh giá tính khả thi

1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết: được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về

yêu cầu Mục địch chính là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà HTTT mới phải đạt được Trên cở sở nội dung báo cáo sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi.

2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết.

2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại 2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp 2.5 Đánh giá lại tính khả thi.

2.6 Thay đổi đề xuất của dự án.

2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.

Giai đoạn 3: Thiết kế logic: nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một

HTTT, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình logic sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn.

và cấp trên Thông tin quản lý báo cáo lên cấp trên thông tin ra ngoài

3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic 3.5 Hợp thức hóa mô hình logic

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp: Khi mô hình logic được xác

định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì các phân tích viên phải nghiêng về các phương án khác nhau để cụ thể mô hình logic Mỗi phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết Một báo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức.

4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức 4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp.

4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp.

4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài: được tiến hành sau khi phương án giải pháp

được chọn Bao gồm 2 tài liệu cần có: một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; một tài liệu dành cho người sử dụng và mô tả cả phần thủ công và tất cả những giao diện với những phần tin học hóa.

5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài 5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa 5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công

5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống: Kết quả quan trọng nhất của giai

đoạn này là phần tin học hóa của HTTT, có nghĩa là phần mềm Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống.

6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật 6.2 Thiết kế vật lý trong

6.3 Lập trình

6.4 Thử nghiệm hệ thống 6.5 Chuẩn bị tài liệu

Gia đoạn 7: Cài đặt và khai thác: Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ

hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện Để chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận.

7.1 Lập kế hoạch cài đặt 7.2 Chuyển đổi

7.3 Đánh giá

2.2 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Access và VisualBasic

2.2.1 Tổng quan về Visualbasic

2.2.1.1 Khái niệm và lịch sử hình thành

Microsoft Visual Basic ( viết tắt là VB) là cách dễ dàng nhất và nhanh nhất để xây dựng một chương trình ứng dụng chạy trên nền Microsoft Window VB cũng cấp sẵn một tập đầy đủ các công cụ để làm nhanh, đơn giản quá trình phát triển ứng dụng.

“Visual” chỉ cách tạo giao diện người dùng đồ hoạ (GUI – graphic user interface) một cách trực quan Thay vì phải viết rất nhiều dòng lệnh để mô tả hình dáng và vị trí của các phần tử tạo nên giao diện, ta chỉ cần đặt những đối tượng đã được xây dựng sẵn lên màn hình ( như cách vẽ một bức tranh bằng chương trình Point).

“Basic” chỉ tới ngôn ngữ lập trình BASIC một trong những ngôn ngữ lập trình nổi tiếng VB phát triển từ ngôn ngữ BASIC và hiện chứa rất nhiều câu lệnh, hàm, từ khoá, mà nhiều trong số chúng có liên quan trực tiếp tới GUI của Windows Người mới lập trình có thể tạo những chương trình hữu ích bằng cách học sử dụng một số ít các câu lệnh Còn những người lập trình chuyên nghiệp có thể sử dụng VB để thực hiện bất kỳ công việc nào mà các ngôn ngữ lập trình cho Windows khác có thể làm được

Ngôn ngữ lập trình Visual Basic không chỉ duy nhất được sử dụng trong xây dựng chương trình bằng sản phẩm Microsoft Visual Basic Phiên bản VB cho lập trình các ứng dụng (VBA) có trong Mcrosoft Excel, Microsoft Access VBScript là ngôn ngữ Script được sử dụng rộng rãi trong các ứng dụng Web.

2.2.1.2 Các phiên bản của ViSualBasic 6.0

VisualBasic nằm trong bộ phần mềm Visual Studio được bán ở 3 bản khác nhau, phù hợp cho những yêu cầu phát triển khác nhau :

Bản Visual Basic Learning: Cho phép lập trình viên xây dựng các ứng dụng chạy

trên MS Windows 95/98/NT/2000 Bản này chứa đầy đủ các điều khiển cơ sở (Intrinsic Control), cùng với các điểu khiển lưới (Grid),Tab, và điều khiển gắn - dữ liệu Tài liệu đi kèm gồm có đĩa CDROM chứa ‘Learn VB Now’ và ‘Microsoft Develope Network (MSDN) Library’.

Bản Professional : Chứa tất cả các tính năng của văn bản Visual Basic Learning,

cùng với: ActiveX Control, Internet Infomation Sever Application Designer, thích hợp với Visual Database Tools, Data Environment, Active Data Objects, Dynamic HTML Page Designer Tài liệu đi kèm với bản Professional chứa sách ‘Visual Studio Professional Features’ cùng với thư viện tài liệu ‘Microsoft Developer Network’.

Bản Enterprise : Cho phép những lập trình viên chuyên nghiệp tạo các ứng dụng

mạnh, phân tán Nó gồm các tính năng của bản Professional, cùng với công cụ cho bộ ‘Back Office’ như : SQL Server, Microsoft Transaction Server, Internet Infomation Server, Visual SourceSafe, SNA Server, Tài liệu của bản Enterprise gồm sách ‘Visual Studio Professional Features’ cùng với thư viện tài liệu ‘Microsoft Developer Network’.

Phiên bản của Visual Basic (Visual Basic Versions)

 Phiên bản Visual Basic hiện hành là Visual Basic 6.0 (Các phiên bản thông dụng trước đó là 3.0, 4.0 và 5.0).

 Phiên bản VB 6.0 ra đời năm 1998 trong bộ Visual Studio 6.0.

 Phiên bản VB 6.0 có nhiều đặc điểm mới, tính năng tăng cường hơn so với

Một trong những hệ quản trị đang được dùng nhiều nhất là Microsoft Access, Microsoft Visual FoxPro, Microsoft SQL Server và Oracle Theo đánh giá của báo PC World vào năm 2000 thì Microsoft Access đã giành được thị phần chia lớn nhất trên thị trường Phiên bản đầu tiên của Access ra đời vào năm 1989 Từ đó đến nay Access đã không ngừng được cải tiến và đã có các phiên bản mang số hiệu 1.0,1.1, …,2.0,…,7.0, Access 95, Access 97, Access 2000, Access 2002 và phiên bản mới nhất được sử dụng nhiều nhất hiện nay là Access 2003.

2.2.2.2 Giới thiệu về Access2003

Microsoft Access là một thành phần của chùm phần mềm Microsoft Office Professional, vì thế mà những đối tượng thuộc giao diện như thực đơn, dải công cụ(tool bar) và hộp thoại đều rất tương tự như các ứng dụng khác của Office mà phần lớn cán bộ văn phòng đã quen dùng Việc trao đổi( nhập/xuất) dữ liệu giữa Access và các ứng dụng khác trong môi trường Windows như Excel, Word, Visual FoxPro, SQL Server, Oracle, HTML,XML… cũng rất thuận tiện

Access có rất nhiều chức năng để đáp ứng những nhu cầu khác nhau về CSDL Có thể dùng Access để phát triển 6 kiều ứng dụng phổ biến nhất, đó là :

- Ứng dụng cá nhân.

- Ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ - Ứng dụng cho nội bộ từng phòng ban - Ứng dụng cho toàn công ty.

- Ứng dụng ở tuyến trước cho các CSDL theo mô hình khách/chủ trên phạm vi toàn doanh nghiệp.

- Ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan và mạng máy tính quốc tế( Internet).

2.2.3 Quan hệ giữa VB và Access

Khi lần đầu tiên Microsoft đưa Access ra thị trường, một vài chuyên gia lập trình máy tính đã cảm thấy phảng phất nỗi e ngại trước nguy cơ thất nghiệp bởi vì dường như ai cũng có thể phát triển những ứng dụng Access Thực tế thì không dễ dàng đến mức vậy: khi các ứng dụng Access càng phức tạp thì càng đòi hỏi phải lập trình với trình độ ở mức chuyên nghiệp, trong đó có sử dụng Visual Base làm công cụ

Như vậy ta có thể thấy Visual Base là một công cụ lập trình để phát triển các ứng dụng cao cấp của cơ sở dữ liệu trên hệ cơ sở dữ liệu Access.

Phần III: Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Tuyển Sinh Tại Chức3.1 Bài toán quản lý tuyển sinh

3.1.1 Quy trình tuyển sinh

Trong mỗi đợt tuyển sinh, khi bán hồ sơ bộ phận bán hồ sơ sẽ lưu lại họ tên, ngày sinh, nơi sinh của thí sinh Khi thu hồ sơ tuyển sinh, bộ phận thu hồ sơ sẽ lưu các thông tin còn lại về thí sinh Đồng thời họ sẽ cập nhật thông tin về các cơ sở liên kết đào tạo, các chuyên ngành đào tạo, các địa điểm thi, số chỉ tiêu đào tạo cho mỗi chuyên ngành Sau khi hoàn tất việc cập nhật hồ sơ, bộ phận quản lý tuyển sinh thực hiện tổ chức thi tuyển: đánh số báo danh cho từng thí sinh, phân phòng thi tương ứng với mỗi điểm thi, in danh sách thi theo phòng thi, in danh sách ảnh, in danh sách giấy báo dự thi… Sau buổi chuẩn bị cho kỳ thi và sửa chữa những sai sót thí bộ phậnh tuyển sinh sẽ cập nhật lại những đính chính sai sót Sau khi có kết quả chấm điểm thi ở ba môn bộ phận quản lý tuyển sinh sẽ cập nhật điểm cho thí sinh theo phòng thi, tính điểm chuẩn dựa theo tống số chỉ tiêu tuyển sinh, tính điểm chuẩn cho từng chuyên ngành dựa vào nguyện vọng đăng ký và số chỉ tiêu được phân bổ, in giấy báo điểm thi, phân lớp thí sinh trúng tuyển.

3.1.2 Thông tin đầu vào

- Hồ sơ: bao gồm các thông tin về thí sinh: tên, ngày sinh, nơi sinh, địa điểm, đối tượng, khu vực, ngành đăng ký dự thi

- Thông tin về các cơ sở liên kết đào tạo tiến hành đợt tuyển sinh -Danh mục các chuyên ngành đào tạo.

-Chỉ tiêu từng chuyên ngành đào tạo - Danh sách địa điểm thi.

- Danh sách phòng thi tại mỗi địa điểm

3.1.3 Thông tin đầu ra

-Giấy báo dự thi.

- Danh sách thí sinh trong từng phòng thi.

- Danh sách ảnh các thí sinh trong từng phòng thi - Bảng điểm theo từng phòng.

- Điểm chuẩn từng chuyên ngành - Danh sách thí sinh trúng tuyển - Giấy báo điểm

- Giấy báo nhập học.

- Danh sách sinh viên trong các lớp.

3.2 Phân tích phần mềm quản lý tuyển sinh tại chức

3.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

Căn cứ vào các thông tin đầu ra và đầu vào, cũng như các phân tích nghiệp vụ chuyên sâu, tôi đề xuất xây dựng một cơ sở dữ liệu với 8 bảng để lưu trữ toàn bộ thông tin trong quá trình tuyển sinh đại học tại chức.

Cấu tạo các bảng như sau:

1 Tệp CanBo

Tên trườngKiểu DLĐộ rộngChú giải

2 Tệp ChuyenNganh

Tên trườngKiểu DLĐộ rộngChú giải

MaChuyenNganhText10Mã chuyên ngànhTenChuyenNganhText50Tên chuyên ngành

3 Tệp DiaDiemThi

Tên trườngKiểu DLĐộ rộngChú giải

4 Tệp SinhVien

Tên trườngKiểu DLĐộ rộngChú giải

MaChuyenNganhText10Mã chuyên ngành

5 Tệp HoSo

NgaySinhDate/timeNgày sinh

DiaChiCQText50Địa chỉ cơ quanDTNhaRiengText10Điện thoại nhà riêngDTCoQuanText10Điện thoại cơ quanDTDiDongText10Điện thoại di độngMaChuyenNganhText10Mã chuyên ngànhPhuongThucHocText50Phương thức học

ChuyenNganhTNText50Chuyên ngành tốt nghiệp

TruongTNText50Trường tốt nghiệp

6 Tệp PhongThi

Tên trườngKiểu DLĐộ rộngChú giải

MaPhongThiText10Mã phòng thi

7 Tệp CoSoDaoTao

Tên trườngKiểu DLĐộ rộngChú giải

21

8 Tệp ThiSinh

Tên trườngKiểu DLĐộ rộngChú giải

3.3.1.3 Mối quan hệ giữa các bảng:

3.3.2 Thiết kế Giải thuật

1 Thiết kế từ trên xuống (Top down design)

Đây là một phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hoá Nội dung của phương pháp thiết kế này như sau:

Trước hết người ta xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán yêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển dần từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới.

2 Thiết kế từ dưới lên (Bottom up design)

Tư tưởng của phương pháp thiết kế này ngược lại với phương pháp Top down design và bao gồm các ý chính sau đây:

Trước hết người ta tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giải quyết bài toán người ta gộp chúng lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dưới lên trên cho đến module chính Sau đó sẽ thiết kế thêm một số chương trình làm phong phú hơn, đầy đủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng là thiết kế một chương trình làm nhiệm vụ tập hợp các module thành một hệ chương trình thống nhất, hoàn chỉnh.

3 Giải thuật cập nhật điểm thi thí sinh: