Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý dựa trên ngôn ngữ lập trình VisualBase 6.0 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý dựa trên ngôn ngữ lập trình VisualBase 6.0 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003

1.3 2.1 Tổng quan về Hệ Thống Thông Tin Quản Lý 8

2.1.1 Khái niệm chung 8

2.1.2 Hệ Thống Thông Tin Quản Lý 8

2.1.2.1 Định nghĩa 8

2.1.2.2 Phân Loại 8

2.1.4 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức 9

2.1.5 Các bước tiến hành phát triển một Hệ Thống thông tin quản lý 10

2.2 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Access và VisualBasic 12

2.2.2.2 Giới thiệu về Access2003 13

2.2.3 Quan hệ giữa VB và Access 14

Phần III: Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Tuyển Sinh Tại Chức 14

3.1 Bài toán quản lý tuyển sinh 14

3.1.1 Quy trình tuyển sinh 14

3.1.2 Thông tin đầu vào 14

- Hồ sơ: bao gồm các thông tin về thí sinh: tên, ngày sinh, nơi sinh, địa điểm, đối tượng, khu vực, ngành đăng ký dự thi 14

3.1.3 Thông tin đầu ra 15

3.2 Phân tích phần mềm quản lý tuyển sinh tại chức 15

3.2.1 Sơ đồ chức năng BFD 15

3.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD 16

3.2.2.1 Sơ đồ mức ngữ cảnh 16

3.3.1.3 Mối quan hệ giữa các bảng: 22

3.3.2 Thiết kế Giải thuật 22

3.3.2.1 Các phương pháp thiết kế giải thuật 22

3.3.2.2 Một số giải thật quan trọng 24

3.3.3 Thiết kế giao diện 28

3.3.3.1 Các nguyên tắc khi thiết kế giao diện 28

3.3.3.2 Một số giao diện chính và chức năng 29

3.3.4 Thiết kế báo cáo 37

3.3.4.1 Các nguyên tắc khi thiết kế báo cáo 37

Lời mở đầu

Kể từ những năm 80 của thế kỷ trước, thế giới chính thức bước vào nền văn minhmới, nền văn minh thông tin Trong nền văn minh này công nghệ thông tin có vaitrò đặc biết ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của nền kinh tế Hiện nay, ViệtNam là nước đang phát triển có tốc độ tăng trưởng cao nhất khu vực và thứ 2 ChâuÁ, trong những năm qua công nghệ thông tin ở nước ta có những bước phát triển tộtbực Đó là nhờ sự quan tâm của Đảng và Nhà Nước trong lĩnh vực công nghệ thôngtin.

Trong xu hướng tin học hoá toàn cầu và chính sách tin học hoá trong quản lý củanhà nước Trường đại học kinh tế quốc dân với vai trò là một trong những trườngtrọng điểm trong hệ thống trường đại học và cao đẳng trong cả nước Hiện naytrường đại học kinh tế quốc dân với cơ cấu tổ chức to lớn : hơn 1100 giảng viên,trong đó có nhiều giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ… Và hàng năm tuyển sinh hơn 3000sinh viên hệ chính quy, hàng nghìn sinh viên hệ tại chức, đào tạo từ xa….Cho nênnhu cầu tin học hoá trong quản lý là vấn đề đặc biệt cần thiết và quan trọng

Hiện nay, trường đại học kinh tế quốc dân đã tin học hoá trong hầu hết các lĩnhvực quản lý Trường đã phân chia nhiệm vụ quản lý ra từng các nhiệm vụ nhỏ nhưquản lý tuyển sinh tại chức, quản lý thư viện, quản lý sinh viên, quản lý tuyển sinh,quản lý trang thiết bị dụng cụ….Việc phân chia vai trò quản lý giúp cho công tácquản lý được đơn giản hơn rất nhiều.

Xuất phát từ nhu cầu thực tế của quá trình tuyển sinh, em xin chọn đề tài nghiêncứu là: “ Xây dựng phần mềm quản lý tuyển sinh tại chức tại trường Đại học kinh tếquốc dân” với mục đích hiểu rõ hơn về công tác tuyển sinh và mong muốn đónggóp một phần trong quá trình tin học hoá quản lý của trường.

Phần I: Giới Thiệu Về Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Và Tính Cấp Thiết Của Đề Tài

1.1 Giới thiệu về trường đại học kinh tế quốc dân

Địa chỉ: 207 Đường Giải phóng - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội.

Trường đại học Kinh Tế Quốc Dân thành lập 25-1-1956, Trường là trung tâm đàotạo cán bộ quản lý kinh tế và quản trị kinhdoanh bậc đại học và sau đại học ở nước ta,trung tâm nghiên cứu tư vấn kế hoạch kinh tế làm cơ sở cho việc hoạch định các chủtrương đường lối chính sách phát triển kinh tế của Đảng , Nhà Nước, các Ngành , cácđịa phương, quản lý sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp.

Trong suốt hơn 50 năm qua, trường luôn nhận được sự quan tâm toàn diện, sâu sắccủa ban chấp hành trung ương Đảng, quốc hội, nhà nước, chính phủ, sự chỉ đạo trựctiếp , sát sao và tận tình của Bộ Giáo Dục –Đào Tạo, Thành uỷ, uỷ ban nhân dân thànhphố Hà Nội, sự ủng hộ của các ban ngành trung ương, các địa phương , các doanhnghiệp và sự giúp đỡ tích cực , có hiệu quả của các tổ chức quốc tế, các trường đại họclớn trong khu vực và trên thế giới Cùng với truyền thống đoàn kết tinh thần tự lực, tựcường, tập thể giáo viên , cán bộ công nhân viên nhà trường luôn chủ động sáng tạo, điđầu vượt khó , vững bước vươn lên hoàn thành nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực cóchất lượng cao, nghiên cứu khoa học xây dựng các luận cứ làm cơ sở cho việc hoạchđịnh chính sách phát triển kinh tế , đáp ứng kịp thời yêu cầu của sự nghiệp đổi mới củaĐảng

1.1.1.Cơ cấu tổ chức

- Hiện nay, Trường có tổng số giáo viên, cán bộ công nhân viên: 1.117, trong đó có 26giáo sư, 69 Phó giáo sư, 207 Tiến sỹ, 250 Thạc sỹ; 20 Giảng viên cao cấp, 230 giảng viênchính, 329 giảng viên 2 Nhà giáo Nhân dân, 41 Nhà giáo Ưu tú, 382 Đảng viên.

- Cơ cấu tổ chức: Trường hiện có 19 khoa (trong đó có 14 khoa đào tạo chuyênngành, 02 khoa quản lý đào tạo và 02 khoa không đào tạo chuyên ngành) với 32chuyên ngành đào tạo 2 viện và 08 trung tâm (trong đó có 1 trung tâm đào tạochuyên ngành) 13 bộ môn trực thuộc (trong đó có 4 bộ môn đào tạo chuyên ngành).9 phòng ban, chức năng và 4 đơn vị phục vụ khác.

1.1.2.Cơ cấu đào tạo

Trong 50 năm qua, trường đã đào tạo được trên 56.300 sinh viên,trong đó có25.000 cử nhân dài hạn tập trung, 20.000 cử nhân tại chức, 5.000 cử nhân bằng II,3.500 cử nhân hệ chuyên tu, 320 cử nhân KV, 580 tiến sỹ, 1.800 thạc sỹ, 103 cửnhân cho bạn là Lào và Cămpuchia và mở 12 khoá đào tạo cử nhân tại Cămpuchia.

Ngoài ra, trường còn tổ chức bồi dưỡng kiến thức đại học và sau đại học chokhoảng hơn 55.000 cán bộ kinh tế, kinh doanh cho cả nước.

Trường luôn là đơn vị dẫn đầu trong khối các trường đại học về đào tạo đội ngũcán bộ quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh có chất lượng cao trong cả nước.Trường là cái nôi của nhiều trường đại học trong khối kinh tế, đồng thời cũng lànguồn cung cấp nhiều cán bộ giảng dạy cho các trường Đại học và Cao đẳng thuộc

Tập thể cán bộ, giáo viên, công nhân viên của Trường luôn chủ động, sángtạo, khắc phục khó khăn đi đầu đổi mới và đổi mới thành công, toàn diện, vữngchắc về cả nội dung, chương trình, giáo trình, phương pháp giảng dạy và cơ cấungành nghề đào tạo

Kết quả là, hệ thống chương trình, giáo trình tiếp tục được biên soạn lại, biênsoạn mới; tính từ 1996 đến nay trường đã biên soạn lại và biên soạn mới254 giáotrình, nhiều giáo trình đã được Bộ giáo và Đào tạo đánh giá cao và sử dụng làm giáotrình chuẩn cho các trường đại học thuộc khối kinh tế của cả nước nghiên cứu vàhọc tập Đổi mới và xây dựng được 90 chương trình đào tạo cho 5 nhóm ngành kinhtế và quản trị kinh doanh, 1 chuyên ngành Công nghệ thông tin và 01 chuyên ngànhLuật kinh doanh

Cơ cấu ngành nghề từ 17 chuyên ngành năm 1996 đến nay đã phát triểnthành 34 chuyên ngành đào tạo

Quy mô đào tạo từ 22.000 sinh viên năm 1996 đến nay quy mô đào tạo củatrường là trên 30.000, riêng hệ Sau đại học tăng từ 800 học viên năm 1996 lên 1292học viên năm 2004 Bồi dưỡng kiến thức kinh tế cho hơn 10.000 cán bộ kinh tế,kinh doanh cho các địa phương và doanh nghiệp.

Trường hiện đang liên kết đào tạo với 32 bộ, ngành và các tỉnh, thành trongcả nước.

Tỷ lệ sinh viên đạt Khá, Giỏi tăng từ 45,2% năm 1996 lên 72,5% năm 2004.Khoảng 90% số sinh viên tốt nghiệp ra trường hàng năm đã được nhận vào làm việctrong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Sinh viên ra trường đã thể hiện được bảnlĩnh chính trị, bản lĩnh khoa học vững vàng, có đạo đức, có khả năng thích ứngnhanh trong cơ chế thị trường; được các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tín nhiệmvà đánh giá cao.Hiện có hàng trăm người đang giữ các trọng trách lớn tại các cơquan Đảng, Quốc hội, Chính phủ, các Bộ ngành, các đoàn thể cũng như tại các địaphương, doanh nghiệp.

1.2 Tổng quan về đề tài

1.2.1 Sự cần thiết của đề tài

Bài toán quản lý tuyển sinh vốn luôn là vấn đề nan giải với các trường Đạihọc Trong xu thế phát triển và hội nhập, mục tiêu tin học hóa công tác quản lý luônđược đặt ra bức thiết với các trường trong đó có Đại Học Kinh tế quốc dân.

Là một trong 14 trường trọng điểm của cả nước, ĐH Kinh tế quốc dân đã sớmxác định vai trò công nghệ thông tin trong chiến lược phát triển của mình Một trongsố trọng điểm đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin tại trường thể hiện ở mảng quảnlý

Như hầu hết các trường Đại học lớn, mô hình đào tạo của ĐH Kinh tế quốcdân hiện nay là đa lĩnh vực, đa địa điểm, đa cấp và có nhiều phương thức đào tạokhác nhau: chính quy, tại chức, sau đại học, từ xa…Trường có hơn 1.100 cán bộ,nhân viên với 19 khoa (Trong đó có 14 khoa đào tạo chuyên ngành và 2 khoa quảnlý) với 32 chuyên ngành đào tạo; có 2 viện nghiên cứu và 8 trung tâm; 9 phòng banchức năng và nhiều đơn vị phục vụ khác… Thách thức lớn nhất đối với ĐH Kinh tếquốc dân trong công tác quản lý tuyển sinh là phải theo kịp sự phát triển của trườngkhi quy mô tuyển sinh ngày càng tăng, còn nguồn lực cán bộ, giảng viên và cơ cấuphòng học hầu như không thay đổi

Trong bối cảnh phát triển đó, phương thức làm việc truyền thống đã bộc lộ rấtnhiều bất cập như: Cơ sở dữ liệu thông tin về thí sinh không đồng nhất, nhiều côngđoạn quản lý trùng lặp, không hỗ trợ tra cứu hay nếu số lượng thí sinh đăng ký dựthi quá đông thì công việc này ngày càng phức tạp và mất nhiều thời gian Mặt khác,khi cần in điểm hay có yêu cầu phúc tra bài thi mà người quản lý phải làm thủ công,tức là phải tìm hồ sơ hay bài thi và điểm thi sẽ mất nhiều công sức và khó tránh khỏisai sót Với một hệ thống như vậy đòi hỏi việc tin học hóa hoàn chỉnh hướng tới pháttriển hệ thống thông tin quản lý đáp ứng việc quản lý tự động hóa công tác tuyểnsinh Qua hệ thống thông tin cho phép chúng ta tìm kiếm thông tin hiệu quả, quản lýthống nhất hồ sơ của các thí sinh, cập nhật hồ sơ nhanh gọn và kịp thời.

1.2.1 1.2.2 Mô tả đề tài

1.2.2.1 Mục đích của đề tài

Mục đích của phần mềm quản lý tuyển sinh đại học tại chức là quản lý thông

tin về thí sinh (cụ thể là hồ sơ dự thi và kết quả dự thi của thí sinh) một cách tổng thểtừ lúc nộp hồ sơ đăng ký dự thi cho tới khi trúng tuyển bao gồm tất cả thông tin vềthí sinh như: họ tên, địa chỉ, số báo danh, số phòng, điểm thi của từng thí sinh.

Phần mềm quản lý tuyển sinh tại chức giúp các nhà quản lý (hay phòng đàotạo) trong công việc tổng hợp và đánh giá số lượng thí sinh đăng ký dự thi và chấtlượng thí sinh dự thi vào trường năm nay so với các năm trước.

Quản lý tuyển sinh được thiết kế dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau: Dựa vào qui chế tuyển sinh do Bộ giáo dục ban hành.

 Dựa vào chỉ tiêu tuyển sinh của trường.

 Dựa vào kinh nghiệm quản lý đào tạo tuyển sinh của trường từ trước tới nay.

 Tìm ra mô hình quản lý đơn giản, dễ hiểu mà chính xác, tốn ít thời gian màvẫn đảm bảo tính bí mật của các bộ phận đánh phách, ghép phách, chấm thi vàtrộn túi bài thi

1.2.2.2 Phạm vi ứng dụng của đề tài

Phần mềm quản lý tuyển sinh đại học tại chức là phần mềm có chức năng hỗtrợ việc quản lý tuyển sinh đại học tại chức cho khoa tại chức của trường đại họckinh tế quốc dân Phần mềm hỗ trợ việc cập nhật, lưu trữ, xử lý thông tin và cho racác báo cáo cần thiết Thông qua phần mềm cán bộ quản lý có thể điều khiển, quảnlý việc tuyển sinh một cách có hiệu quả hơn.

1.2.3 Phương pháp luận nghiên cứu

Phần mềm quản lý tuyển sinh tại chức được xây dựng theo phương pháp pháttriển hệ thống thông tin quản lý bao gồm 7 bước:

- Đánh giá yêu cầu - Thiết kế logic

- Đề xuất các phương án và giải pháp - Thiết kế vật lý ngoài

- Triển khai kỹ thuật hệ thống - Cài đặt và khai thác

Access 2003 là hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng nhất hiện nay Với Access2003 người dùng có thể tạo được một cơ sở dữ liệu với đầy đủ các chức năng cầnthiết và dễ dàng Cũng như VisualBase 6.0, Access 2003 là môn học chính của khoaTin học kinh tế trường đại học Kinh tế quốc dân

Phần II: Vấn Đề Phương Pháp Luận Về Phân Tích Thiết Kế HệThống Thông Tin Quản Lý

1.3 2.1 Tổng quan về Hệ Thống Thông Tin Quản Lý

2.1.1 Khái niệm chung

 Dữ liệu: là những ghi chép khách quan ban đầu về những hiện tượng, sự vật

và con người. Thông tin:

- Thông tin là sự thể hiện mối quan hệ giữa các dữ liệu, nhắm một mụcđích nhất định.

 Vai trò của thông tin trong quản lý

- Hoạt động thông tin gắn chặt với hoạt động quản lý.

- Nguyên vật liệu cũng như sản phẩm của lao động quản lý, nên không cóthông tin thì không có quản lý.

- Thực tế, lao động quản lý ngày càng phức tạp do áp lực của thời gian cho cácnhà quản lý, do áp lực về không gian Nên HTTT cũng ngày càng phức tạp.- Nhà quản lý dùng 90% lao động với thông tin.

2.1.2 Hệ Thống Thông Tin Quản Lý

2.1.2.1 Định nghĩa

 Định nghĩa: HTTT là một tập hợp những con người, các thiết bị phần

cứng, phần mềm, dữ liệu và viễn thông thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ,xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc gọi là môi trường. Các yếu tố cấu thành HTTT:

- Phân cứng- Phần mềm-Con người- Dữ liệu -Viễn thông

- CSDL của hệ thống là CSDL giao dịch. HTTT quản lý MIS:

của nhà quản lý.

- Xử lý: tổng hợp, phân tích, dự án, phần mền đồ họa.- Đầu ra: Báo cáo tổng hợp, đồ thị, các xu thế trong tương

lai, kết quả phân tích.

 HTTT trợ giúp ra quyết định DSS:

ngoài, mô hình ra quyết định, dữ liệu của nhà ra quyết đinh.

đánh giá phương án quản lý, thông tin động, yếu tố phân tích, đồ họa.

DSS, cơ sở về mô hình. HTTT chuyên gia ES:

- Đầu vào: CSDL giao dịch, quản lý, trợ giúp ra quyết định; CSDL từ bênngoài; mẫu về tư duy; dữ liệu.ư

- Xử lý: mô phỏng, đánh giá, khai thác thông tin từ dữ liệu, suy diễn.- Đầu ra: Lời khuyên, kiến nghị

 HTTT tạo lợi thế cạnh tranh ISCA: được sử dụng như một trợ giúp

chiến lược Giúp doanh nghiệp giảm giá thành sản phẩm, nâng cao chấtlượng, trợ giúp các thủ tục, trợ giúp tốt hơn sau bán hàng, cung cấp thôngtin tốt hơn cho khách hàng và khách hàng tiềm năng.

b, Phân chia theo chức năng quản trị của doanh nghiệp

Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và mỗi cấp quảnlý, chúng lại được chia theao nghiệp vụ mà chúng phục vụ.

2.1.4 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức

Chiến lược

Chiến thuật Tác

nghiệp

Tài Nhân Bán Sản Khoa Văn chính lực hàng và xuất học phòng Marketing

 HTTT quản lý là hệ thống liên kết hệ thống ra quyết định và hệ thông tác nghiệp Cóchức năng thu thập thông tin từ hệ thống tác nghiệp sau đó cung cấp cho hệ thống raquyết định phục vụ cho việc ra quyết định.

2.1.5 Các bước tiến hành phát triển một Hệ Thống thông tin quản lý

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu: có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc

hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thivà hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này thực hiện tương đốinhanh và không đòi hỏi chi phí lớn.

1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu1.2 Làm rõ yêu cầu

1.3 Đánh giá tính khả thi

1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết: được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về

yêu cầu Mục địch chính là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xácđịnh những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi vànhững ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà HTTT mới phảiđạt được Trên cở sở nội dung báo cáo sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi.

2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết.

2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp.2.5 Đánh giá lại tính khả thi.

2.6 Thay đổi đề xuất của dự án.

2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.

Giai đoạn 3: Thiết kế logic: nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một

HTTT, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được nhữngmục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình logic sẽ phải được nhữngngười sử dụng xem xét và chuẩn.

3.1 Thiết kế CSDL3.2 Thiết kế xử lý

quyết

thông tin địnhtừ nhà nước

và cấp trên Thông tin quản lý báo cáo lên cấp trên thông tin ra ngoài thông tin từ

môi trường quyết Dữ liệu địnhnvl

lao sản phẩmđộng dịch vụ

nguồn vốn

Hệ thống ra quyết định

Hệ thông thông tin quản lý

Hệ thống tác nghiệp

3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic3.5 Hợp thức hóa mô hình logic

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp: Khi mô hình logic được xác

định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì các phân tích viên phải nghiêng về cácphương án khác nhau để cụ thể mô hình logic Mỗi phương án là một phác họa củamô hình vật lý ngoài hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết Một báo sẽđược trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện.Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầucủa họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức.

4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp.

4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp.

4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giảipháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài: được tiến hành sau khi phương án giải pháp

được chọn Bao gồm 2 tài liệu cần có: một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng củahệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; một tài liệu dành cho người sửdụng và mô tả cả phần thủ công và tất cả những giao diện với những phần tin họchóa.

5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công

5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống: Kết quả quan trọng nhất của giai

đoạn này là phần tin học hóa của HTTT, có nghĩa là phần mềm Những người chịutrách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các bản hướng dẫn sử dụng và thao táccũng như các tài liệu mô tả về hệ thống.

6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật6.2 Thiết kế vật lý trong

6.3 Lập trình

6.4 Thử nghiệm hệ thống6.5 Chuẩn bị tài liệu

Gia đoạn 7: Cài đặt và khai thác: Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ

hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện Để chuyển đổi này được thực hiệnvới những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận.

7.1 Lập kế hoạch cài đặt7.2 Chuyển đổi

7.3 Đánh giá

2.2 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Access và VisualBasic

2.2.1 Tổng quan về Visualbasic

2.2.1.1 Khái niệm và lịch sử hình thành

Microsoft Visual Basic ( viết tắt là VB) là cách dễ dàng nhất và nhanh nhất để xâydựng một chương trình ứng dụng chạy trên nền Microsoft Window VB cũng cấp sẵnmột tập đầy đủ các công cụ để làm nhanh, đơn giản quá trình phát triển ứng dụng.

“Visual” chỉ cách tạo giao diện người dùng đồ hoạ (GUI – graphic user interface)một cách trực quan Thay vì phải viết rất nhiều dòng lệnh để mô tả hình dáng và vịtrí của các phần tử tạo nên giao diện, ta chỉ cần đặt những đối tượng đã được xâydựng sẵn lên màn hình ( như cách vẽ một bức tranh bằng chương trình Point).

“Basic” chỉ tới ngôn ngữ lập trình BASIC một trong những ngôn ngữ lập trình nổitiếng VB phát triển từ ngôn ngữ BASIC và hiện chứa rất nhiều câu lệnh, hàm, từkhoá, mà nhiều trong số chúng có liên quan trực tiếp tới GUI của Windows Ngườimới lập trình có thể tạo những chương trình hữu ích bằng cách học sử dụng một số ítcác câu lệnh Còn những người lập trình chuyên nghiệp có thể sử dụng VB để thựchiện bất kỳ công việc nào mà các ngôn ngữ lập trình cho Windows khác có thể làmđược

Ngôn ngữ lập trình Visual Basic không chỉ duy nhất được sử dụng trong xây dựngchương trình bằng sản phẩm Microsoft Visual Basic Phiên bản VB cho lập trình cácứng dụng (VBA) có trong Mcrosoft Excel, Microsoft Access VBScript là ngôn ngữScript được sử dụng rộng rãi trong các ứng dụng Web.

2.2.1.2 Các phiên bản của ViSualBasic 6.0

VisualBasic nằm trong bộ phần mềm Visual Studio được bán ở 3 bản khác nhau, phùhợp cho những yêu cầu phát triển khác nhau :

Bản Visual Basic Learning: Cho phép lập trình viên xây dựng các ứng dụng chạy

trên MS Windows 95/98/NT/2000 Bản này chứa đầy đủ các điều khiển cơ sở(Intrinsic Control), cùng với các điểu khiển lưới (Grid),Tab, và điều khiển gắn - dữliệu Tài liệu đi kèm gồm có đĩa CDROM chứa ‘Learn VB Now’ và ‘MicrosoftDevelope Network (MSDN) Library’.

Bản Professional : Chứa tất cả các tính năng của văn bản Visual Basic Learning,

cùng với: ActiveX Control, Internet Infomation Sever Application Designer, thíchhợp với Visual Database Tools, Data Environment, Active Data Objects, DynamicHTML Page Designer Tài liệu đi kèm với bản Professional chứa sách ‘Visual StudioProfessional Features’ cùng với thư viện tài liệu ‘Microsoft Developer Network’.

Bản Enterprise : Cho phép những lập trình viên chuyên nghiệp tạo các ứng dụng

mạnh, phân tán Nó gồm các tính năng của bản Professional, cùng với công cụ chobộ ‘Back Office’ như : SQL Server, Microsoft Transaction Server, InternetInfomation Server, Visual SourceSafe, SNA Server, Tài liệu của bản Enterprisegồm sách ‘Visual Studio Professional Features’ cùng với thư viện tài liệu ‘MicrosoftDeveloper Network’.

Phiên bản của Visual Basic (Visual Basic Versions)

 Phiên bản Visual Basic hiện hành là Visual Basic 6.0 (Các phiên bản thôngdụng trước đó là 3.0, 4.0 và 5.0).

 Phiên bản VB 6.0 ra đời năm 1998 trong bộ Visual Studio 6.0.

 Phiên bản VB 6.0 có nhiều đặc điểm mới, tính năng tăng cường hơn so vớicác phiên bản trước đó:

 Truy nhập cơ sở dữ liệu (ADO, Data Environment, ) Hỗ trợ Internet (hỗ trợ IIS, DHTML, )

 Thêm nhiều Control mới ; cho phép tạo thêm nhiều loại Control mới

2.2.2 Tổng quan về Access

2.2.2.1 Khái niệm và lịch sử hình thành

Một trong những hệ quản trị đang được dùng nhiều nhất là Microsoft Access,Microsoft Visual FoxPro, Microsoft SQL Server và Oracle Theo đánh giá của báoPC World vào năm 2000 thì Microsoft Access đã giành được thị phần chia lớn nhấttrên thị trường Phiên bản đầu tiên của Access ra đời vào năm 1989 Từ đó đến nayAccess đã không ngừng được cải tiến và đã có các phiên bản mang số hiệu 1.0,1.1,…,2.0,…,7.0, Access 95, Access 97, Access 2000, Access 2002 và phiên bản mớinhất được sử dụng nhiều nhất hiện nay là Access 2003.

2.2.2.2 Giới thiệu về Access2003

Microsoft Access là một thành phần của chùm phần mềm Microsoft OfficeProfessional, vì thế mà những đối tượng thuộc giao diện như thực đơn, dải côngcụ(tool bar) và hộp thoại đều rất tương tự như các ứng dụng khác của Office mà phần lớncán bộ văn phòng đã quen dùng Việc trao đổi( nhập/xuất) dữ liệu giữa Access và các ứngdụng khác trong môi trường Windows như Excel, Word, Visual FoxPro, SQL Server,Oracle, HTML,XML… cũng rất thuận tiện

Access có rất nhiều chức năng để đáp ứng những nhu cầu khác nhau về CSDL Có thểdùng Access để phát triển 6 kiều ứng dụng phổ biến nhất, đó là :

- Ứng dụng cá nhân.

- Ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ - Ứng dụng cho nội bộ từng phòng ban - Ứng dụng cho toàn công ty.

- Ứng dụng ở tuyến trước cho các CSDL theo mô hình khách/chủ trên phạm vitoàn doanh nghiệp.

- Ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan và mạng máy tính quốctế( Internet).

2.2.3 Quan hệ giữa VB và Access

Khi lần đầu tiên Microsoft đưa Access ra thị trường, một vài chuyên gia lậptrình máy tính đã cảm thấy phảng phất nỗi e ngại trước nguy cơ thất nghiệp bởi vìdường như ai cũng có thể phát triển những ứng dụng Access Thực tế thì không dễdàng đến mức vậy: khi các ứng dụng Access càng phức tạp thì càng đòi hỏi phải lậptrình với trình độ ở mức chuyên nghiệp, trong đó có sử dụng Visual Base làm côngcụ

Như vậy ta có thể thấy Visual Base là một công cụ lập trình để phát triển cácứng dụng cao cấp của cơ sở dữ liệu trên hệ cơ sở dữ liệu Access.

Phần III: Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Tuyển Sinh Tại Chức3.1 Bài toán quản lý tuyển sinh

3.1.1 Quy trình tuyển sinh

Trong mỗi đợt tuyển sinh, khi bán hồ sơ bộ phận bán hồ sơ sẽ lưu lại họ tên, ngàysinh, nơi sinh của thí sinh Khi thu hồ sơ tuyển sinh, bộ phận thu hồ sơ sẽ lưu cácthông tin còn lại về thí sinh Đồng thời họ sẽ cập nhật thông tin về các cơ sở liên kếtđào tạo, các chuyên ngành đào tạo, các địa điểm thi, số chỉ tiêu đào tạo cho mỗichuyên ngành Sau khi hoàn tất việc cập nhật hồ sơ, bộ phận quản lý tuyển sinhthực hiện tổ chức thi tuyển: đánh số báo danh cho từng thí sinh, phân phòng thitương ứng với mỗi điểm thi, in danh sách thi theo phòng thi, in danh sách ảnh, indanh sách giấy báo dự thi… Sau buổi chuẩn bị cho kỳ thi và sửa chữa những sai sótthí bộ phậnh tuyển sinh sẽ cập nhật lại những đính chính sai sót Sau khi có kết quảchấm điểm thi ở ba môn bộ phận quản lý tuyển sinh sẽ cập nhật điểm cho thí sinhtheo phòng thi, tính điểm chuẩn dựa theo tống số chỉ tiêu tuyển sinh, tính điểmchuẩn cho từng chuyên ngành dựa vào nguyện vọng đăng ký và số chỉ tiêu đượcphân bổ, in giấy báo điểm thi, phân lớp thí sinh trúng tuyển.

3.1.2 Thông tin đầu vào

- Hồ sơ: bao gồm các thông tin về thí sinh: tên, ngày sinh, nơi sinh, địa điểm, đối tượng, khu vực, ngành đăng ký dự thi

- Thông tin về các cơ sở liên kết đào tạo tiến hành đợt tuyển sinh.-Danh mục các chuyên ngành đào tạo.

-Chỉ tiêu từng chuyên ngành đào tạo.- Danh sách địa điểm thi.

- Danh sách phòng thi tại mỗi địa điểm

3.1.3 Thông tin đầu ra

-Giấy báo dự thi.

- Danh sách thí sinh trong từng phòng thi.

- Danh sách ảnh các thí sinh trong từng phòng thi.- Bảng điểm theo từng phòng.

- Điểm chuẩn từng chuyên ngành - Danh sách thí sinh trúng tuyển - Giấy báo điểm

- Giấy báo nhập học.

- Danh sách sinh viên trong các lớp.

3.2 Phân tích phần mềm quản lý tuyển sinh tại chức

3.2.1 Sơ đồ chức năng BFD

Quản lý

hồ sơthi tuyểnTổ chứcBáo cáo

Phân lớp theo chuyên

ngànhLưu hồ sơ

Thu hồ sơBán hồ sơ

Đánh số BDtự độngXếp phòng

thiPhân địa điểm thi

Tính điểm chuẩnCập nhật

điểm thi điểm chuẩnBáo cáo

Quản lýtuyển sinh ĐHTC

Xử lýtuyển sinh

Chấm thi

In danh sáchtrúng tuyển

Lập HĐphúc khảo

Chấm thi lại

3.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

3.2.2.3 Sơ đồ DFD phân rã mức 1

Thí sinh

Phòng đào tạoQuản lý

tuyển sinh ĐHTC

1.0Quản lý

hồ sơ

2.0Tổ chức thi tuyển

4.0Báo cáo3.0

Xử lý tuyển sinhThí sinh

Thí sinh

Phòng đào tạo

2 2 3.1 Tiến trình 1.0

Hồ sơ Hồ sơ đã cập nhật TT

Hồ sơban đầu

1.1Bán hồ

1.3Lưu hồ

sơ1.2Thu hồ

sơThí sinh

Phòngđào tạo

2.1Phân địa điểm thi

2.2Xếp phòng

2.4Chấm thi

2.3Đánh số BD tự động

Phòng đàotạo

Thí sinh

3.2.2.3.3 Tiến trình 3.0

Điểm thi Bài thi

Điểm thi

3.3.Lập HĐphúc khảo

3.4.Chấm thi

Cập nhật điểm thi

3.2Tính điểm

chuẩnBan chấm

thi

2 2.3 .4 Tiến trình 4.0

Chỉ tiêu Giấy báo

3.3 Thiết kế trương trình

3.3.1 Thết kế cơ sở dữ liệu

Căn cứ vào các thông tin đầu ra và đầu vào, cũng như các phân tích nghiệp vụchuyên sâu, tôi đề xuất xây dựng một cơ sở dữ liệu với 8 bảng để lưu trữ toàn bộthông tin trong quá trình tuyển sinh đại học tại chức.

Cấu tạo các bảng như sau:

1 Tệp CanBo

Tên trườngKiểu DLĐộ rộngChú giải

4.3.Phân lớp theochuyên ngànhPhòng đào

tạoThí sinh

4.2.In danh sách

trúng tuyển4.1.

Báo cáođiểm chuẩn

2 Tệp ChuyenNganh

Tên trườngKiểu DLĐộ rộngChú giải

MaChuyenNganhText10Mã chuyên ngànhTenChuyenNganhText50Tên chuyên ngành

3 Tệp DiaDiemThi

Tên trườngKiểu DLĐộ rộngChú giải

4 Tệp SinhVien

Tên trườngKiểu DLĐộ rộngChú giải

MaChuyenNganhText10Mã chuyên ngành

5 Tệp HoSo

NgaySinhDate/timeNgày sinh

DiaChiCQText50Địa chỉ cơ quanDTNhaRiengText10Điện thoại nhà riêngDTCoQuanText10Điện thoại cơ quanDTDiDongText10Điện thoại di độngMaChuyenNganhText10Mã chuyên ngànhPhuongThucHocText50Phương thức học

ChuyenNganhTNText50Chuyên ngành tốt nghiệp

TruongTNText50Trường tốt nghiệp

6 Tệp PhongThi

Tên trườngKiểu DLĐộ rộngChú giải

MaPhongThiText10Mã phòng thi

7 Tệp CoSoDaoTao

Tên trườngKiểu DLĐộ rộngChú giải

21

8 Tệp ThiSinh

Tên trườngKiểu DLĐộ rộngChú giải

3.3.1.3 Mối quan hệ giữa các bảng:

3.3.2 Thiết kế Giải thuật

1 Thiết kế từ trên xuống (Top down design)

Đây là một phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hoá Nộidung của phương pháp thiết kế này như sau:

Trước hết người ta xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toányêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyếtthành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển dần từ module chính đến các modulecon từ trên xuống dưới.

2 Thiết kế từ dưới lên (Bottom up design)

Tư tưởng của phương pháp thiết kế này ngược lại với phương pháp Top downdesign và bao gồm các ý chính sau đây:

Trước hết người ta tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó trên cơ sở đánhgiá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giải quyết bài toánngười ta gộp chúng lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dưới lên trên cho đếnmodule chính Sau đó sẽ thiết kế thêm một số chương trình làm phong phú hơn, đầyđủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng là thiết kế một chương trình làmnhiệm vụ tập hợp các module thành một hệ chương trình thống nhất, hoàn chỉnh.

F

liên quan

Đóng giao diện cập nhậtB

3 Giải thuật cập nhật điểm thi thí sinh:

Kiểm tramã duy nhất

Nhập điểm thi

Kiểm tra tiếp tục?

Lưu lại và đóng giao diện

E