Quản lý cơ sở dữ liệu bằng công nghệ thông tin

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Quản lý cơ sở dữ liệu bằng công nghệ thông tin

Nhu cầu quản lý của các đơn vị trong việc quản lý thông tin về các dựán bảo vệ môi trường đang ngày một cấp thiết do khối lượng dữ liệu khổnglồ được tích trữ trong các năm gây khó khăn cho việc quản lý và sai sót trongbáo cáo và tổng hợp

Quản lý cơ sở dữ liệu bằng công nghệ thông tin đã chứng minh hiệuquả vượt trội so với cách làm thủ công truyền thống nhờ đảm bảo các yêucầu quản lý về tính hệ thống, đầy đủ, chính xác và cập nhật với chi phí thấp,đặc biệt là với khối lượng lớn thông tin cần quản lý thì quản lý bằng côngnghệ thông tin đem lại khả năng làm việc nhanh chóng.

2 Mục tiêu của dự án:2.1 Mục tiêu trước mắt

• Xây dựng phần mềm quản lý dữ liệu các nhiệm vụ, kế hoạch bảo vệmôi trường có kinh phí từ nguồn chi sự nghiệp môi trường ở cả haicấp trung ương và địa phương phục vụ đắc lực cho những đơn vị quảnlý đồng thời cung cấp cho những đơn vị quản lý những công cụ giúpcho việc tổng hợp dữ liệu báo cáo được nhanh chóng và chính xác.

• Đưa phần mềm vào hoạt động trước mắt tại các đơn vị quản lý ở trungương (Bộ Tài Nguyên và Môi Trường), hướng dẫn sử dụng với một sốđơn vị cấp trung ương và dần dần triển khai áp dụng tại các tỉnh, thànhphố trong cả nước, đồng thời tiến hành tập huấn, hướng dẫn sử dụngcho các đơn vị quản lý ở cấp địa phương có thể sử dụng phần mềmđúng cách đem lại hiệu quả cao nhất

2.2 Mục tiêu lâu dài:

• Tiếp tục nghiên cứu các giải pháp mới để hoàn thiện sản phẩm mộtcách hoàn chỉnh Tiếp tục xây dựng hệ thống các mẫu báo cáo có khảnăng tùy biến theo mục đích của người sử dụng, qua đó giúp chochương trình có khả năng thích nghi cao với những thay đổi có thể cótrong tương lai.

• Triển khai sử dụng phần mềm trong tất cả các tỉnh, đẩy mạnh công tácTin học hóa trong quản lý tài liệu dự án ở các đơn vị thuộc Bộ TàiNguyên và Môi Trường, qua đó nâng cao chất lượng trong công tácquản lý, nhanhh chóng và chính xác trong các báo cáo liên ngành.

trước khi cho phép lưu vào CSDL Do đó để thực hiện được dự án này cầnrất nhiều kinh nghiệm của những thành viên đã từng tham gia trong việc xâydựng các chương trình quản lý như quản lý công văn, quản lý văn thư…

b Về công nghệ phát triển:

Kế thừa và sử dụng các công nghệ khác nhau trong chu trình phát triểnphần mềm trên thế giới như công nghệ Microsoft NET, công nghệ XML,Microsoft SQL 2005, Crystal reports IX… Đó là những công nghệ mới hiệnđang được sử rộng rãi ở các nước phát triển như Anh, Đức, Mỹ, Ấn Độ,Singapo và rất nhiều nước phát triển khác Việc sử dụng các công nghệ nàysẽ tránh cho dự án lạc hậu về công nghệ trong những năm tới.

c Về Hệ quản trị cơ sở dữ liệu:

Là một phần mềm quản lý, cơ sở dữ liệu (CSDL) là hết sức quantrọng Lựa chọn một Hệ quản trị CSDL hợp lý không những giúp chochương trình có thể lưu trữ dữ liệu một cách nhanh chóng mà còn có khảnăng khai thác hết những tính năng được xây dựng sẵn của các hệ quản trịCSDL này Sau khi khảo sát thực tế và vì kinh phí cho dự án eo hẹp, chúngtôi quyết định trước mắt sẽ sử dụng hệ quản trị CSDL Microsoft Access vàtrong tương lai khi lượng dữ liệu trở nên quá lớn thì sẽ nâng cấp lên sử dụnghệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server

Khi có yêu cầu báo cáo cho cấp trên (thường là chính phủ, quốc hội),các chuyên viên làm việc tại cục môi trường thường phải tiến hành tổng hợpdữ liệu từ một khối lượng khổng lồ các báo cáo của 64 tỉnh thành nên phảitốn thời gian từ 1 đến 2 ngày thậm chí là vài tuần mới có được kết quả mongmuốn.

Trong quá trình báo cáo, tuy bộ đã có công văn gửi các sở, ban ngànhcấp địa phương cũng như các bộ, ngành cấp trung ương mẫu các báo cáophải tuân theo trong khi báo cáo Tuy nhiên không ít các đơn vị đã báo cáo

sai lệch với khuôn dạng đó gây không ít khó khăn cho những người quản lýở cấp trung ương (Bộ tài nguyên và môi trường, cụ thể là cục môi trường).

Một số đơn vị, tuy đã báo cáo đúng khuân mẫu mà Bộ đã ban hành,nhưng thông tin cho các dự án lại sơ sài, nhiều trường hợp còn bỏ trốngkhông có dữ liệu Khi tổng hợp sẽ gây nhiều khó khăn cho người tổng hợp ởcấp trên.

Ở cấp địa phương, các dự án thường diễn ra trong các thời gian khôngliên tục trong khi báo cáo thường được tổng hợp vào cuối năm để báo cáolên cấp trung ương, hoặc khi có yêu cầu thì những người quản lý mới tiếnhành tổng hợp Sự rời rạc trong quá trình thực hiện các dự án sẽ gây cho cácdự án thiết sót các thông tin thậm chí còn gây ra những sai lệch trong số liệubáo cáo

b Hiện trạng về công nghệ phát triển:

Trong những năm gần đây, ngành công nghệ thông tin thế giới cónhiều thay đổi mang tính chất đột phát Sự ra đời của công nghệ phát triểnphần mềm Microsoft NET đã đem đến cho những nhà phát triển phần mềmkhả năng thiết kế, phát triển và kiểm tra nhanh chóng các giải pháp trênWindows, Office và di động.

Ngành công nghệ phần mềm nước nhà cũng có nhiều sự thay đổi lớn,trong năm 2007 đã có khá nhiều doanh nghiệp nhà nước và chính phủ đãmua bản quyền phần mềm của tập đoàn Microsoft (Microsoft Office,Microsoft Windows …) qua đó tạo nhiều thuận lợi cho việc chọn lựa côngnghệ phát triển để thực hiện dự án.

Các hệ quản trị CSDL cũng không có nhiều sự thay đổi đột phát, Nổitiếng và phổ biến vẫn là Microsoft SQL Server với bản nâng cấp năm 2005,Oracle với phiên bản XI, Microsoft Access với bản nâng cấp năm 2007.Những sự thay đổi đó chủ yếu thay đổi về bảo mật và nâng cấp về tình năngkhông có sự thay đổi về nền tảng Và trong những năm tới, những nền tảngnày vẫn sẽ không có nhiều thay đổi, do đó cung cấp cho dự án tính ổn địnhtrong Hệ quản trị CSDL.

2 Lựa chọn giải pháp:a Giải pháp phát triển:

Hệ điều hành: Microsoft Windows, LinuxNền tảng công nghệ: Microsoft NET 2.0

Ngôn ngữ lập trình: Visual Basic NET (Version 2005).Cơ sở dữ liệu: Microsoft Access 2003

b Yêu cầu hệ thống:

Vi xử lý: Intel Pentium 4 (>1Ghz), AMD (>1Ghz).Bộ nhớ (RAM): Tối thiểu 128 MB.

Dung lượng đĩa cứng: Còn trống 50MB

Hệ điều hành: Windows 2000, XP, 2003, Vista, LinuxPhần mềm cài đặt: Microsoft NET Framework 2.0Antivirus: BKAV, Kaspersky VII, Bit defender 10.

3 Phác thảo chức năng hệ thống:

Sau khi tìm hiểu thực trạng và đánh giá nhu cầu của người dùng, Phầnmềm quản lý CSDL các nhiệm vụ bảo vệ môi trường được phác thảo gồmcác chức năng sau.

a Cài đặt thông tin đơn vị sử dụng:

Mỗi đơn vị sử dụng phần mềm trong lần cài đặt và chạy lần đầu tiên,chương trình sẽ yêu cầu người sử dụng nhập các thông tin về đơn vị sử dụng(Tên đơn vị, địa chỉ, điện thoại, fax…) Các thông tin này sẽ được chươngtrình sử dụng để đưa vào các báo cáo liên ngành về sau này.

b Quản lý người dùng:

Để tăng tính hiệu quả của công việc, chương trình sẽ cho phép nhiềungười dùng có thể sử dụng khi cần thiết Những người dùng này sẽ đượcngười quản trị cấp phát cho một Username và password để đăng nhập Chứcnăng Quản lý người dùng sẽ cho phép người quản trị làm việc đó

c Quản lý thông tin các đơn vị:

Đây là chức năng được tích hợp làm việc với phiên bản cấp trungương Thông tin về các đơn vị báo cáo sẽ được quản lý và lưu vào trongCSDL Một đơn vị chỉ có thể báo cáo khi có tên trong danh sách này Việclưu trữ thông tin về các đơn vị báo cáo sẽ giúp cho người quản lý (ở cấptrung ương) có thể nắm bắt thông tin của đơn vị và sử dụng khi cần.

d Quản lý thông tin về nhiệm vụ:

Chức năng này có ở cả phần mềm cấp trung ương và cấp địa phương.Các thông tin về các nhiệm vụ cấp trung ương và địa phương sẽ liên tụcđược cập nhật khi có một nhiệm vụ mới Các nhiệm vụ này sẽ được chươngtrình sử dụng để làm tiêu chí phân loại các dự án bảo vệ môi trường ra thành

nhiều nhóm khác nhau để quản lý theo từng năm, nhiều năm và có thể dễdàng tổng hợp thành báo cáo khi cần.

e Sao lưu và phục hồi dữ liệu:

An toàn dữ liệu là một vấn để không thể tác rời với những ứng dụngquản lý thông tin, tài liệu của các dự án/nhiệm vụ Sao lưu và phục hồi dữliệu sẽ cho phép đơn vị sử dụng có thể sao lưu lại những thông tin về các dựán/ nhiệm vụ trong một thời gian bất kỳ và khi cần thiết có thể phục hồi lạitrạng thái trước lúc tiến hành sao lưu.

f Kết xuất/đồng bộ dữ liệu:

Bộ đôi chức năng này sẽ cho phép đơn vị kết xuất báo cáo ra tệp tinvăn bản theo định dạng được chuẩn hóa (sử dụng công nghệ XML) để gửicho các đơn vị, các cấp liên quan trên bằng cách attach vào thư điện tử (E-mail) hay được lưu trữ trong các đĩa mềm, CD hay USB…

g Vẽ biểu đồ:

Đây là chức năng có ở cả hai phiên bản dành cho Trung ương và địaphương Vẽ biểu đồ so sánh giữa các nhiệm vụ, giữa các năm hay giữa cácđơn vị sẽ giúp cho người quản lý có được cái nhìn tổng quan về tình hình sửdụng ngân sách cho từng nhiệm vụ hay tình hình sử dụng ngân sách trongcác năm khác nhau.

h Tìm kiếm thông tin:

Dữ liệu được quản lý qua hàng năm là rất lớn, chức năng tìm kiếmthông tin sẽ giúp cho người sử dụng sẽ có được thông tin cụ thể về cácnhiệm vụ một cách nhanh chóng và dễ dàng.

i Tổng hợp dữ liệu và in báo cáo:

Chức năng này sẽ tổng hợp các dữ liệu đã tồn tại trong CSDL thànhcác báo cáo theo các mẫu được Bộ Tài Nguyên và Môi Trường phê chuẩn vàcó công văn hướng dẫn gửi các đơn vị hàng năm.

PHẦN 3

THIẾT KẾ HỆ THỐNG

I Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC):

II Các biểu đồ luồng dữ liệu BLD:

Hệ thống quản lý tài liệu dự án

Cài đặt các thông tin của đơn vị sử

dụngQuản lý thông tin

người dùng hệ thốngQuản lý thông tin

các đơn vị báo cáo

Quản lý thông tin về các nhiệm vụ

Sao lưu và phục hồi dữ liệuKết xuất/ Đồng

bộ dữ liệu báo cáoVẽ các biểu đồ

so sánhTìm kiếm các thông tin về dự

Hình 1 – Biểu đồ BPC của hệ thống quản lý tài liệu dự án Tìm kiếm các

thông tin về dự án

Cơ quan thực hiện dự án

Quản lý tài liệu dự

án bảo vệ môi trường

Đơn vị cấp trênThông tin về dự án đã thực hiện

Thông tin dự án cần thực hiện

Yêu cầu thống kê báo cáo

Báo cáo tổng hợp

Hình 2 – Biểu đồ BLD mức khung cảnh của hệ thống quản lý tài liệu dự án

Đơn vị sử dụng

Cài đặt thông tin đơn

vị sử dụng

Thông tin về đơn vị

Thông tin đơn vị

Bộ TN & MT

Quản lý thông tin các nhiệm

Nhiệm vụ cần quản lý

Các nhiệm vụ

Người dùng mớiQuản lý

thông tin người

Thông tin người dùng

T.tin người dùng

Quản lý thông tin các đơn vị

báo cáo

Đơn vị báo cáo

Thông tin đơn vị

Danh sách đơn vị

Đơn vị t.hiện

Quản lý thông tin các

dự án

T tin dự án đã thực hiện

Các dự án

Tổng hợp báo

Các báo cáo tổng hợp

Yêu cầu báo cáo tổng hợp

Hình 3 – Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) mức đỉnh của hệ thống quản lý tài liệu dự án

III Thiết kế hệ thống về CSDL:

CSDL là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, được thu thập và sắp xếptheo một kiểu nào đó hay quy trình nào đó Dữ liệu sẽ được người sử dụngtổng hợp từ các dự án do đơn vị thực hiện dự án báo cáo và tiến hành nhậpvào CSDL thông qua phần mềm quản lý Tài liệu dự án Việc thiết kế CSDLsao cho tối ưu đem lại hiệu quả truy cập cao nhất là một vấn đề cốt lõi củaứng dụng Sau đây là thiết kế chi tiết của CSDL và mô hình liên kết dữ liệugiữa các thực thể bên trong CSDL sử dụng Hệ quản trị CSDL MicrosoftAccess.

a Thiết kế chi tiết các bảng dữ liệu:1 Bảng tblLogin

Bảng này có chức năng chứa các thông tin về những người sử dụngphần mềm (Tên đăng nhập, mật khẩu…) và cho phép họ có thể đăng nhập đểsử dụng phần mềm Các tên đăng nhập là duy nhất và nó đóng vai trò làPrimary Key trong bảng

Tên trường dữ liệuKiểu dữ liệuGhi chú

Password Text(20) Mật khẩu đăng nhậpFullName Text(50) Họ và tên người dùng

2 Bảng tblSetupInfo

Bảng này dùng để chứa các thông tin về đơn vị sử dụng phần mềm.Các thông tin sẽ được sử dụng để cung cấp thông tin cho các báo cáo phátsinh trong quá trình sử dụng.

Tên trường dữ liệuKiểu dữ liệuGhi chú

Website Text(50) Địa chỉ website của đơn vị

3 Bảng tblUnitInfo

Bảng này chứa thông tin về các đơn vị báo cáo, các thông tin này sẽđược quản lý kèm theo các báo cáo của các đơn vị Mỗi một đơn vị sẽ cómột hay nhiều báo cáo trong một năm Sau đây là các trường dữ liệu chi tiếttrong bảng này.

Tên trường dữ liệuKiểu dữ liệuGhi chú

Website Text(20) Địa chỉ website đơn vịEmail Text(50) Địa chỉ E-mail của đơn vịPhone Text(15) Số điện thoại của đơn vị

Local Yes/No Cấp địa phương: Local = true

4 Bảng tblTask

Bảng này chứa các trường dữ liệu lưu trữ thông tin về các nhómnhiệm vụ, kế hoạch bảo vệ môi trường Các nhóm nhiệm vụ này đóngvai trò cung cấp thông tin cho việc phân loại các dự án theo các nhómnhiệm vụ khác nhau giúp cho thông tin được rõ ràng, chi tiết và cụ thể.Sau đây là thông tin chi tiết về các trường dữ liệu trong bảng.

Tên trường dữ liệuKiểu dữ liệuGhi chú

Local Yes/No Cấp địa phương: Local = true

5 Bảng tblReport

Khi đơn vị báo cáo, các thông tin sẽ được lưu trữ trong bảng này (nămbáo cáo, số văn bản đi kèm…) Sau đây là các trường dữ liệu trong bảng.

Tên trường dữ liệuKiểu dữ liệuGhi chú

VBNumber Text(20) Số văn bản kèm theo

Local Yes/No Cấp địa hương: Local = true

UnitIDText(10)Mã đơn vị

ProjectName Text(255) Tên nhiệm vụ/dự ánProjectTarget Text(255) Mục tiêu của dự ánPerforment Text(255) Thực hiện

Produce Text(255) Sản phẩm của dự ánUAgency Text(255) Đơn vị thực hiệnStartTime Number Năm bắt đầu thực hiệnEndTime Number(int) Năm hoàn thành dự ánTotalExpense Number(int) Tổng kinh phí

CurrentExpense Number(int) Kinh phí được cấp

Local = true

Chú ý: Ngoài ra còn có một số các bảng phụ được sử dụng cho

nghiệp vụ của chương trình (không đưa vào báo cáo).

IV Sơ đồ quan hệ giữa các thực thể:

Tên đăng nhập hiển thị ở đây

Mật khẩu đăng nhập vào đây

Nhấn vào đây để đăng nhập

Thông báo khi mật khẩu không hợp lệ

2 Form Quản lý tài khoản:

Đây là chức năng được sử dụng bởi những người có quyền quản trị đểquản lý thông tin về các tài khoản sử dụng phần mềm Tại cửa sổ này, ngườidùng có thể tiến hành thêm mới một tài khoản, sửa thông tin về tài khoảnđang tồn tại trong hệ thống hoặc cũng có thể xóa hay tìm kiếm thông tin vềmột tài khoản nào đó.

3 Form Thêm tài khoản mới:

Form này có chức năng cho phép người dùng có quyền quản trị tạomới một tài khoản người dùng mới Tài khoản mới tạo này sẽ được hiển thị

Danh sách những tài khoản đã tồn tạiThanh công cụ với các chức năng Thêm, Sửa, Xóa

4 Form Sao lưu dữ liệu:

Form này cung cấp cho người dùng chức năng sao lưu lại CSDL hiệnhành vào một tệp tin và lưu trữ trong các thiết bị lưu trữ (ổ đĩa cứng, USB,CD, ổ đĩa mềm…).

5 Form Phục hồi dữ liệu:

Thông tin về tài khoản nhập ở

Thông tin về người dùng nhập ở đây

Nhấn vào đây để tạo tài khoản

Nhập đường dẫn vào đây

Mở cửa sổ chọn đường

Tiến hành sao lưu dữ liệu

Chức năng phục hồi dữ liệu cho phép người dùng có thể tiến hànhphục hồi lại CSDL ở thời điểm sao lưu trước đó Dưới đây là Form phục hồilại CSDL của hệ thống.

6 Form Đồng bộ dữ liệu của đơn vị:

Form này cung cấp chức năng đồng bộ các dữ liệu mà các đơn vị báocáo vào CSDL Khi nhận được báo cáo bằng tệp văn bản, người dùng cấptrên sẽ sử dụng Form này để đồng độ dữ liệu vào trong CSDL Sau đây làthiết kế chi tiết các chức năng của Form này.

Nhập đường dẫn vào đây

Mở cửa sổ chọn tệp dữ

Tiến hành phục hồi dữ liệu

7 Form Quản lý Đơn vị:

Form Quản lý Đơn vị cung cấp cho người dùng những công cụ đểquản lý thông tin về đơn vị như, hiển thị danh sách đơn vị, thêm đơn vị mới,sửa thông tin về đơn vị đã tồn tại hay xóa một đơn vị ra khỏi danh sách cácđơn vị

Nhập vào đường dẫn tới tệp dữ liệu

Nhập các thông tin về đơn vị

báo cáoMở cửa sổ chọn tệp tin

Nhập thông tin về văn bản đi kèm

Tiến hành đồng bộ dữ liệu

Thanh công cụ với các chức năng Thêm,

sửa, xóa