Hệ thống thông tin quản lý kho hàng cho cửa hàng 87 Lý Nam Đế bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro 7.0

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Hệ thống thông tin quản lý kho hàng cho cửa hàng 87 Lý Nam Đế bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro 7.0

Phần I Giới thiệu.

Lời nói đầu.

Thế giới ngày nay đã có nhiều phát triển mạnh mẽ về công nghệ thông tin(CNTT) Từ một tiềm năng thông tin đã trở thành một tài nguyên thực sự, trở thànhmột sản phẩm hàng hoá trong xã hội tạo ra một sự thay đổi to lớn trong lực lượngsản xuất, cơ sở hạ tầng, cấu trúc kinh tế, tính chất lao động và cả cách thức quản lýtrong các lĩnh vực của xã hội Trong những năm gần đây nền CNTT nước ta đã cónhiều phát triển trên mọi lĩnh vực của cuộc sống cũng như trong lĩnh vực quản lý

xã hội Một trong những lĩnh vực mà máy tính được sử dụng nhiều nhất là các hệthống thông tin quản lý nói chung Sự phát triển của Internet, Intranet đã đưa conngười bước vào kỉ nguyên của xa lộ thông tin trên mạng Thông qua mạng Internetcon người có thể mua bán hàng hoá, trao đổi thông tin rộng rãi trên toàn cầu Côngnghệ WWW đã thúc đẩy mạnh mẽ việc khai thác thông tin trên mạng với tính nănglinh hoạt và dễ sử dụng của nó

Cùng với sự phát triển của ngành công nghệ thông tin thì máy tính ngàycàng trở nên gần gũi và thông dụng đối với cuộc sống của chúng ta Khả năng hỗtrợ hiệu quả những công việc khó khăn và phức tạp trong mọi lĩnh vực của cuộcsống nói chung và công tác quản lý trong các doanh nghiệp, cơ quan nói riêng nhưbảo mật thông tin, xem và chỉnh sửa thông tin một cách hiệu quả và nhanh chóng

Đã có nhiều phần mềm được xây dựng để phục vụ cho tính chất phức tạp của côngtác quản lý trong doanh nghiệp và các cơ quan Hơn ba năm qua, em đã được cácthầy cô giáo cung cấp và truyền đạt các kiến thức cần thiết trong lĩnh vực côngnghệ thông tin Ngoài ra em còn được rèn luyện một tinh thần học tập và làm việcđộc lập sáng tạo Đề án môn học này là cơ hội để em tổng kết lại những kiến thức

mà mình đã học, đồng thời rút ra những kinh nghiệm quý giá làm tiền đề cho quátrình thực tập trong thời gian tới.Trong khuôn khổ một đề án môn học dưới sự chỉbảo tận tình của cô giáo Th.S Nguyễn Thị Thúy cùng sự tích luỹ kiến thức bản thân

em đã xây dựng "Hệ thống thông tin quản lý kho hàng cho cửa hàng 87 Lý Nam Đế bằng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro 7.0

Mục đích của đề tài

Chương trình có thể quản lý một số lượng lớn các thông tin về hàng hóa tồnkho, các hóa đơn nhập xuất và tình hình thanh toán với khách hàng, giúp cho việcquản lý bán hàng được dễ dàng và hiệu quả hơn hơn cụ thể là:

Giúp cho chủ cửa hàng có thể nắm thông tin chính xác, nhanh chóng cácthông tin liên quan đến cửa hàng, từ đó có thể đi sâu sát vào việc quản lý, từ đó cócác quyết định chiến lược đúng đắn và hiệu quả trong kinh doanh, giúp cho cácnhân viên bán hàng dễ dàng hơn trong việc xử lý các công việc hàng ngày như :lập hóa đơn bán hàng, lập các báo cáo, thống kê và tìm kiếm hàng hóa…

Nội dung của đề tài.

Kết cấu của đề án môn học gồm có 3 chương:

Chương I Cơ sở lý luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý.Chương II Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý kho hàng và thực trạngquản lý hàng hóa tại cửa hàng 87 Lý Nam Đế

Chương III Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hóa tồnkho cho cửa hàng 87 Lý Nam Đế

Phần cảm ơn.

Trên thực tế đề tài Quản lý bán hàng và kho hàng là đề tài không thật mới.Mặc dù đã hết sức cố gắng tuy nhiên do thời gian có hạn và chưa thực sự có kinhnghiệm nắm bắt mọi vấn đề nên chương trình mang tính chuyên nghiệp chưa cao

và không tránh khỏi những sai sót Kính mong các thầy cô giáo cùng tất cả các bạnquan tâm đến chương trình này đóng góp và cho ý kiến để chương trình của em cóthể hoàn thiện hơn và là bài học kinh nghiệm quý báu cho công việc thực tế của emsau này

Cuối cùng em xin cảm ơn cô giáo, Th.S Nguyễn Thị Thúy đã giúp đỡ em hoànthành đề án môn học này

Hà Nội, ngày…/…/2005Sinh viên thực hiện:

Nguyễn Ngọc Kiên

Phần II Nội dung chính.

Chương I Cơ sở lý luận xây dựng hệ thống thông tin

quản lý.

1.1 Các vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin.

1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phầnmềm, dữ liệu, viễn thông… thực hiện hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ và phânphối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường Mỗi hệthống thông tin có một đặc thù riêng về mô hình của mình tuy nhiên chúng vẫntuân theo một quy tắc nhất định và bao gồm các thành phần sau :

1.1.2 Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin

Cơ sở dữ liệu được sử dụng như một công cụ để lưu trữ và diễn giải cáctrường thuộc tính của mẩu tin Đây là một trong những bộ phận quan trọng nhấtcủa hệ thống thông tin Dữ liệu có tầm quan trọng sống còn đối với tổ chức Chính

vì thế mà khi phân tích thiết kế thì yêu cầu đầu tiên là phải nghiên cứu về cơ sở dữliệu

Các thông tin trước đây thường được lưu trữ trong các sổ sách, các bảng biểu…ngày nay trong sự bùng nổ của công nghệ thông tin thì việc lưu trữ các thông tinđược diễn ra một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều.

Nói đến cơ sở dữ liệu là nói đến một số khái niệm cơ sở sau đây:

- Thực thể (Entity) là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ thôngtin về nó như : nhân viên, máy móc, thiết bị, khách hàng…

- Thuộc tính (Attribute) chính là những đặc điểm và tính chất của mỗi thực thể.Mỗi thuộc tính được gọi là một trường, thường không chia nhỏ được nữa Cácthuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những mẩu tin về thực thể cụ thể mà tamuốn lưu trữ Ví dụ như thực thể hàng hoá được mô tả bởi bộ các thuộc tính :

mã hàng hoá, tên hàng hoá, đơn vị tính…

- Trường dữ liệu (Field) để lưu trữ thông tin về từng thực thể hay chính là để ghicác thuộc tính của thực thể

- Bản ghi (Record) là tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể cụ thểlàm thành một bản ghi

- Bảng (Table) là nơi lưu trữ toàn bộ các bản ghi thông tin cho một thực thể Mỗidòng của bản là một bản ghi và mỗi cột là một trường

- Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quanvới nhau Được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sựquản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin chonhiều người dùng khác nhau với những mục đích khác nhau

- Cập nhật dữ liệu: dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu qua việc nhập dữ liệu.Việc nhập dữ liệu có thể thông qua các mẫu nhập liệu của chương trình

- Truy vấn dữ liệu: cho phép giao tác với máy thông qua một cách thức nào đó đểnhằm xuất ra các kết quả như ý muốn Thông thường sử dụng ngôn ngữ truyvấn Có hai kiểu truy vấn thường dùng:

+ Mô hình mạng lưới

+ Mô hình phân cấp.

+ Mô hình quan hệ

1.1.3 Trình tự phân tích thiết kế một hệ thống thông tin.

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cungcấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Hệ thống thôngtin này phải phù hợp với hoạt động của tổ chức về kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn

về tài chính và thời gian Việc phát triển hệ thống thông tin không nhất thiết phảitheo đuổi một phương pháp, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ khôngđạt được mục tiêu đặt ra Do đó việc tuân thủ theo một phương pháp là cần thiết.Phân tích thiết kế hệ thống thông tin là công việc chủ đạo trong quá trình phát triển

hệ thống thông tin, nó bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau:

1.1.3.1 Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồnggiám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệuquả của một dự án phát triển hệ thống thông tin Một dự án phát triển hệ thống đòihỏi rất nhiều công sức và tiền bạc vì thế nó phải được quyết định một cách nghiêmtúc và chặt chẽ Đánh giá đúng yêu cầu là việc quan trọng cho việc thành công củamột dự án Một sai làm trong giai đoạn này có thể dẫn tới sự tốn kém và có thể dự

án không đạt được kết quả

Đánh giá yêu cầu gồm 4 công đoạn: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu, làm rõ yêucầu, đánh giá khả năng thực thi, chuẩn bị và trình bầy báo cáo

1.1.3.2 Phân tích chi tiết

Sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu thì giai đoạn phân tích chi tiếtđược tiến hành Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề của hệthống đang gnhiên cứu, xác nhận những nguyên nhân đích thực của những vấn đề

đó, xác định những đòi hỏi và ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mụctiêu mà hệ thống thông tin mới cần đạt được Các bước cần thực hiện khi phân tích

hệ thống: xác định các yêu cầu, cấu trúc hoá các yêu cầu của hệ thống, lựa chọngiải pháp cho hệ thống mới, đưa ra các chiến lược về hệ thống trong tương lai

Để phân tích chi tiết thì cần phải thu thập các thông tin Thông thườngngười ta sử dụng các phương pháp : Phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếuđiều tra, quan sát

Thu thập được thông tin thì việc mã hoá thông tin rất cần thiết nó giúp choviệc nhận diện đối tượng không bị nhầm lẫn, mô tả nhanh chóng các đối tượng,nhận diện các đối tượng nhanh hơn Các phương pháp mã hoá cơ bản bao gồm: mã

hoá phận cấp, mã hóa liên tiếp, mã hoá theo xeri, mã hoá gợi nhớ, mã hoá ghépnối.

Để có một cái nhìn trực quan về hệ thống thông tin đang tồn tại cũng như hệthống thông tin trong tương lai thì việc mô hình hoá hệ thống thông tin là cần thiết.Một số công cụ tương đối chuẩn trong việc mô hình hoá hệ thống thông tin là: sơ

đồ luồng thông tin (IFD), sơ đồ luồng dữ liệu(DFD)

- Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thứcđộng Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thếgiới vật lý bằng các sơ đồ Nó sử dụng các ký pháp:

+ Xử lý

Thủ công Giao tác người máy Tin học hóa hoàn toàn

+ Kho lưu trữ dữ liệu

Thủ công Tin học hoá+ Dòng thông tin

Ngôn ngữ luồng sơ đồ dùng bốn loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho

dữ liệu và dòng dữ liệu

+ Nguồn hoặc đích

+ Dòng dữ liệu

Tên dòng dữ liệu+ Tiến trình xử lý

+ Các mức tiếp theo là mức 0, mức 1, mức 2… được phân rã ra từ sơ đồ mứcngữ cảnh với mục đích làm chi tíêt hơn các công đoạn hoạt động của hệ thống Tuỳtheo cách thực hiện mà phân rã sơ đồ đến mức nào cho phù hợp

1.1.3.3 Thiết kế logic

Giai đoạn thiết kế logic có mục đích là xác định một cách chi tiết và chínhxác những cái gì mà hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã đặt ra

mà vẫn luôn tuân thủ các ràng buộc của môi trường Sản phẩm của giai đoạn thiết

kế logic là mô hình hệ thống bằng các sơ đồ : DFD, Sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD),các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từ điển hệ thống

 Thiết cơ sở dữ liệu và tính toán nhu cầu bộ nhớ

- Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thốngmới Hai phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu thường được sử dụng là:

Tên người / bộ phậnPhát / nhận tin

Tiến trình xử lý

+ Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra Phương pháp này gồm haibước: xác định các đầu ra và xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu choviệc tạo ra từng đầu ra.

+ Thiết kê cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá Trong phương phápnày còn đề cập đến một khái niệm nữa đó là: liên kết (Association) Mỗi thực thểkhông tồn tại độc lập với các thực thể khác mà chúng có sự liên hệ qua lại vớinhau Ký hiệu của liên kết là:

- Số mức độ liên kết : Ta cần phải biết được mối liên kết giữa các thực thể và sốlần tương tác giữa các thực thể Các loại liên kết thường gặp giữa các thực thể:

+ 1@1 Liên kết loại Một - Một: một lần xuất của thực thể A chỉ liên kết vớimột lần xuất của thực thể B và ngược lại

+ 1@N Liên kết Một - Nhiều: một lần xuất của thực thể A liên kết với nhiềulần xuất của thực thể B, mỗi lần xuất của thực thể b chỉ liên kết với một lần xuấtcủa thực thể A

+ N@M Liên kết Nhiều - Nhiều: một lần xuất của thực thể A liên kết vớinhiều lần xuất của thực thể B và ngược lại

 Thiết kế logic xử lý và tính khối lượng xử lý

- Thiết kế logic xử lý được thực hiện thông qua phân tích tra cứu và phân tích cậpnhật

+ Phân tích tra cứu: là tìm hiểu xem làm cách nào có thể có được nhữngthông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế trong phần thiết kế cơ sở dữ liệu

+ Phân tích cập nhật: thông tin trong cơ sở dữ liệu phải được cập nhậtthường xuyên đảm bảo cơ sở dữ liệu phản ánh tình trạng mới nhất của các đốitượng mà nó quản lý

- Tính toán khối lượng xử lý tra cứu và cập nhật: một xử lý trên sơ đồ con logicđược phân rã thành các thao tác xử lý cơ sở hoặc tra cứu hoặc cập nhật Để tínhkhối lượng cho chúng, ta tìm cách quy đổi khối lượng hoạt động của các thao tác

xử lý cơ sở đó về theo khối lượng xử lý của một thao tác cơ sở được chọn làm đơnvị

1.13.4 Thiết kế vật lý ngoài

Là quá trình mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được lựa chọn Đây làcông việc quan trọng cần phải tiến hành một cách chặt chẽ.

- Thiết kế chi tiết vào/ra: thiết kế không dạng trình bầy của các đầu ra và thể thứcnhập tin cho người sử dụng

- Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá: thiết kế giao tác giữa người vàmáy

1.1.3.5 Triển khai hệ thống thông tin

Trong giai đoạn này có mục tiêu là xây dựng một hệ thống hoạt động tốt Nhữngcông đoạn chính của giai đoạn: thiết kế vật lý trong, lập trình, thử nghiệm, hoànthiện hệ thống tài liệu

- thiết kế vật lý trong là để dảm bảo độ chính xác của thông tin và làm hệ thốngmềm dẻo, ít chi phí

- Lập trình: chính là xây dựng các chương trình máy tính Thực chất là chuyểnđổi các thiết kế vật lý của hệ thống thành các chương trình máy tính

- Thử nghiệm chương trình: sau khi chương trình được hoàn thành nó cần đượcthử nghiệm nhằm kiểm tra xem nó có đạt được yêu cầu mà hệ thống đưa ra haykhông, phát hiện các lỗi trong quá trình vận hành để tìm cách khắc phục

Bên cạnh đó trong quá trình phát triển hệ thống thông tin người ta còn tiến hànhcác công đoạn khác như: cài đặt và vận hành, đào tạo sử dụng, bảo trì hệ thống

Trong công tác quản lý nói chung và quản lý kho hàng nói riêng, việc cậpnhật, xử lý dữ liệu đòi hỏi phải được làm một cách thường xuyên và chính xác.Nếu thực hiện những hoạt động đó bằng công nghệ thủ công thì đòi hỏi không gianlưu trữ dữ liệu lớn, cập nhật, xử lý dữ liệu chậm, tổng hợp dữ liệu khó khăn mà độchính xác lại không cao Do đó việc quản lý theo công nghệ thủ công không đápứng được yêu cầu đặt ra Để giải quyết được những khó khăn đó, một trong nhữnggiải pháp được đưa ra là: Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin quản lý khohàng dựa trên công nghệ thông tin.

Hiện tại, việc quản lý ở cửa hàng chủ yếu là bằng phương pháp thủ công nênhiệu quả quản lý chưa cao Để cho việc quản lý này đạt hiệu quả cao thì nhất thiếtphải tin học hóa các thủ tục thủ công bằng cách xây dựng một hệ thống thông tinứng dụng thành tựu của tin học vào việc quản lý trong cửa hàng Nó đem lại rấtnhiều lợi ích và khắc phục được những nhược điểm trên

2.2 Hệ thống thông tin quản lý hàng hóa tồn kho:

2.2.1 Mục đích : Hệ thống thông tin quản lý hàng tồn kho giúp nhà quản lý nắm bắt các thông tin về lượng tồn, chủng loại các mặt hàng trong kho một các nhanh nhất để có chiến lược kinh doanh hợp lý

2.2.2 Các yêu cầu đối với hệ thống quản lý hàng tồn kho

- Dễ dàng cập nhập các thông tin về hàng hóa

- Đáp ứng nhanh các thông tin liên quan đến hàng hóa trong kho

- Phải luôn thống kê được các mặt hàng đã nhập, xuất trong kỳ…

2.2 Giới thiệu về cửa hàng 87 Lý Nam Đế

Cửa hàng 87 Lý Nam Đế là một cửa hàng buôn bán máy tính cỡ vừa và nhỏ, Ngườiquản lý là ông Nguyễn Văn Hùng

Các nguyên tắc quản lý của cửa hàng

> Hàng tháng(Không định kỳ) Ông Hùng nhập các linh kiện và máy tínhnguyên chiếc từ các nhà cung cấp( Dựa vào việc kiểm tra một cách thủ công

và bằng trí nhớ lượng tồn các mặt hàng đó trong kho) Do đó việc nhập hàngkhông chính xác

> Khi nhập mặt hàng về ông Hùng sẽ trực tiếp phân loại hàng theo cácmục và lưu kho để từ đó bàn giao cho nhân viên bổ sung thông tin trên cácquyển tra cứu và lưu lại cả trong máy tính

> Hàng tháng(không định kỳ ) ông Hùng sẽ trưc tiếp thống kê số lượnghàng đã bán theo từng mục, hãng một cách thủ công Để từ đó đưa ra quyếtđinh về việc nhập hay không nhập cho từng loại máy tính

> Người mua khi đến cửa hàng có thể tìm mặt hàng mình cần tìm một cáchthủ công trong các List in sẵn Sau khi tìm xong, đưa thông tin đó cho nhânviên bán hàng Nhân viên bán hàng sẽ kiểm tra ( bằng trí nhớ) xem mặt hàng

mà khách yêu cầu có còn tồn kho hay không Nếu còn thì ghi hóa đơn thanhtoán cho khách đến kho lấy hàng Nội dung hóa đơn ghi lại thông tin về mặthàng vừa bán: Ngày ban,Người bán,Giá bán,Mã mặt hàng…

- Qua khảo sát thực tế thấy hiện nay cửa hàng ông Nguyễn Văn Hùng mớichỉ sử dụng phần mềm Word để quản lý mặt hàng Do đó còn tồn tại cácbất cập sau:

> Không thống kê được lượng mặt hàng trong cửa hàng do đó không cóđược thông tin chính xác về mặt hàng Vì vậy phải mất thời gian đối vớikhách hàng trong việc tìm kiếm mặt hàng cần xem

> Không thống kê được doanh thu hàng tháng của cửa hàng để biết đượcchính xác loại mặt hàng nào đang bán chạy, loại mặt hàng nào đang bánchậm…để từ đó cân nhắc việc nhập mặt hàng, bán mặt hàng Và trả lươngnhân viên cho phù hợp

> Mất thời gian cho KH trong việc tìm kiếm thông tin của mặt hàng cầnmua trong TH mà KH chưa có thông tin về mặt hàng đó Do đó cách duynhất là họ phải tra trong các List đã có

> Mất thời gian cho khách hàng trong việc chờ đợi để đáp ứng yêu cầu về mặt hàng vì 1 một nhân viên thường chỉ có thể đáp ứng được nhiều nhất

là 2 hoặc 3 người Do đó khi cửa hàng có nhiêu KH thì rất có thể có những KH không có người phục vụ

Để giải quyết những bất cập trên, và nâng cao hiệu quả quản lý thì cửahàng cần phải xây dựng một HTTT quản lý kho hàng của cho cơ sở mình

Chương III Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại cửa hàng số 87 Lý Nam Đế.

Phân tích là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ thống quản lý trênmáy tính Nó giúp chúng ta cài đặt chương trình một cách hiệu quả và nhanhchóng, kiểm tra dữ liệu một cách nhanh hơn Hiệu quả đem lại cho một chươngtrình ứng dụng là hoàn toàn phụ thuộc vào độ nông sâu trong quá trình phân tíchthiết kế

3.1 Phân tích hệ thống thông tin.

Công cụ và phương pháp thu thập thông tin:

Trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin việc thu thập và xử lýthông tin là đặc biệt quan trong Có rất nhiều công cụ và phương pháp thu thậpthông tin nhưng ở đây em có sử dụng các phương pháp là: phỏng vấn, quan sátthực tiễn và tham khảo tài liệu của cửa hàng

Phân tích sơ đồ chức năng của hệ thống

Trên cơ sở xác định yêu cầu hệ thống thông tin quản lý bán hàng đồng thời tiếp tụctham khảo tài liệu, phân tích các nghiệp vụ của cửa hàng ta có được sơ đồ chứcnăng của hệ thống như sau :

Sơ đồ chức năng của chương trình (BFD)

Đây là biểu đồ tĩnh có dạng hình cây, được xây dựng bằng kỹ thuật phân mức, xuấtphát từ mức cao nhất và các mức tiếp ttheo được phân rã tiếp tục cho đến mức cuốicùng là chức năng nhỏ nhất không thể phân chia được nữa Tại mỗi nút là mộtchức năng của hệ thống

Cụ thể các chức năng:

Quản lý người dùng: Đây là một trong những chức năng đầu tiên cần phải có của

chương trình quản lý kho hàng để đảm bảo cho tính an toàn của hệ thống tínhlương Nó bao gồm các chức năng nhỏ sau:

+ Tạo tài khoản mới: Cho người sử dụng hệ thống (người quản trị hệthống) tạo ra các tài khoản mới để đăng nhập trở lại hệ thống

+ Đăng nhập: cho phép người sử dụng chương trình đăng nhập và sửdụng chương trình với các quyền khác nhau như sử dụng chương trình

để thực hiện công việc quản lý, hoặc chỉ được tham khảo và truy xuấtcác báo cáo

Quản lý hàng hóa tồn kho

Lập báo cáo

Trợ giúp

Kế toán

Nhập xuất hàng

Quản lý

người

dùng

Thay đổi mật khẩu

Tính lương nhân viên

Tính doanh

th u

Các Danh mục

Tính doanh thu

Hàng tồn kho

Giới thiệu

Hướng dẫn sử dụng

Tìm kiếm

Tìm theo

mã, tênhàng , nước

+ Đổi mật khẩu: đảm bảo tính an toàn tài khoản của người dùng Chứcnăng này cho phép người sử dụng hệ thống tạo ra một mật khẩu mớitương ứng với tên người dùng.

Nhập xuất: Đây là một chức năng quan trọng và điển hình của hệ thống Nhờ có

chức năng này mà việc cập nhật, tính toán lượng hàng tồn kho và in các hóa đơnđược tiến hành một cách nhanh chóng, tự động

Kế toán : Chức năng này giúp việc tính lương và doanh thu một cách tự động lập các báo cáo: Trong quá trình quản lý chương trình sẽ cho xuất ra các báo cáo

theo yêu cầu của người sử dụng, các báo cáo này phục vụ đắc lực cho những ngườiquản lý như:

- Báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn

- Thống kê các danh mục hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp

- Báo cáo lương nhân viên

…………

Tìm kiếm: Chức năng này giúp người dùng dễ dàng tra cứu các thông tin về loại

hàng bất kỳ trong kho Có thể tra cứu theo mã hàng, tên hàng, nước sản xuất

Trợ giúp: Là một chức năng để hệ thống sử dụng có hiệu quả và nó bao gồm các

chức năng sau:

- Giới thiệu về hệ thống

- Hướng dẫn cụ thể người sử dụng

Trong quá trình phân tích các nghiệp vụ của hệ thống quản lý kho hàng và cơ chếhoạt động của cửa hàng ta có sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh của hệ thống:

3.2

Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

(Context Data Flow Diagram)

Đây là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, mô hình này toàn thể hệthống như một chức năng Tại mô hình này hệ thống chỉ có duy nhất một chứcnăng Các tác nhân ngoài và luồng dữ liệu vào ra từ tác nhân ngoài đến hệ thốngđược hoàn toàn xác định Đối với hệ thống có các tác nhân ngoài và các luồng

dữ liệu được thể hiện như hình vẽ trên, trong đó hình chữ nhật thể hiện các đốitượng với tên xác định được đặt trong nó, còn luồng dữ liệu được biễu diễnbàng một mũi tên có hướng trên đó có ghi tên nhãn là tên luồng thông tin mangtheo

Các đối tượng của mô hình :

1 Khách hàng : Người có nhu cầu mua máy tính

2 Kế toán : Là kế toán viên hoặc kế toán trưởng của cửa hàng

3 Nhân viên : Người được thuê để thao tác với hệ thống, trực tiếp quản lý

kiện tìm kiếm cho hệ thống Sau đó hệ thống sẽ đưa ra hoá đơn thanh toán hoặc danh mặt hàng các mặt hàng thoã mãn điều kiện tìm kiếm cho khách hàng

2 Giữa kế toán và hệ thống : kế toán sẽ đưa ra các yêu cầu kế toán cho hệ

thống Hệ thống sẽ trả lại các bảng biểu kế toán

3 Giữa nhân viên và hệ thống : nhân viên sẽ đưa thông tin về bản thân mình

vào hệ thống Khi người quản lý một cửa hàng muốn lấy thêm mặt hàng

từ kho hàng thì hệ thống sẽ đưa ra phiếu yêu cầu xuất kho

4 Giữa người quản lý cửa hàng và hệ thống : người quản lý đưa ra các thay

đổi về nhân sự, mặt hàng cho hệ thống Khi người chủ muốn mua thêm hàng thì hệ sẽ đưa ra phiếu đặt hàng

3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 : DBF 1

3.3.1 Các kho dữ liệu:

> Hóa đơn: lưu lại các hoá đơn bán hàng

> Mặt hàng: lưu trữ thông tin về các loại mặt hàng đang tồn tại trong kho

> Nhân viên: lưu trữ thông tin về tất cả các nhân viên làm việc cho cửahàng

> Tiền nợ: lưu trữ số tiền xuất ra để mua mặt hàng về theo yêu cầu đặthàng của khách hàng

> Hoá đơn chi tiết: thể hiện rõ một hoá đơn, nó chính là bảng lưu cácmặt hàng đã được bán ra

3.3.2 Biểu đồ mô tả về dữ liệu

{ (@mã hàng, tên hàng, nước sản xuất, số lượng, ghichú}

Bảng danh mục khách hàng

dmkh ( @makh ,tenkh, dichi, dienthoai, ghichu )

{ (@mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, ghichú}

Khoá chính: makh

Chi tiết về kiểu dữ liệu, độ dài của từng trường cho được chỉ ra trong hình sau:

makh Character 10 Mã khách hàngtenkh Character 30 Tên khách hàngdiachi Character 10 Địa chỉ

dienthoai Character 10 Điện thoại

Manv Character 10 Mã nhân viênTennv Character 30 Tên nhân viên

diachi Character 10 Địa chỉ

dienthoai Character 10 Điện thoại

Bảng danh mục nhà cung cấp

dmnhacc ( @manhacc ,tennhacc, dichi, dienthoai, ghichu )

{ (@mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, ghichú}

Khoá chính: manhacc

Chi tiết về kiểu dữ liệu, độ dài của từng trường cho được chỉ ra tronghình sau:

Manhacc Character 10 Mã nhà cung cấptennhacc Character 30 Tên nhà cung cấpdiachi Character 30 Địa chỉ

dienthoai Character 10 Điện thoại

Bảng hóa đơn bán hàng

hdbh ( @shhd, makh, manv, ngay, sotien, datra, conno, ghichu )

{ (@Số hiệu hóa đơn, mã khách hàng, mã nhân viên, số tiền, đã trả, còn nợ,ghi chú}

sotien Curency 10 Số tiền

Conno Curency 10 Còn nợ

Bảng hóa đơn nhập hàng

hdbh ( @shhd, manhacc, manv, ngay, sotien, datra, conno, ghichu )

{ (@Số hiệu hóa đơn, mã khách hàng, mã nhân viên, số tiền, đã trả, còn nợ,ghi chú}

Sotien Curency 10 Số tiền

hangnhap ( @ masonhap, shhd, manhacc, manv, mahang, soluong, dongia )

{ (@Số hiệu hóa đơn, mã khách hàng, mã nhân viên, số tiền, đã trả, còn nợ,ghi chú}

Mahang Character 10

Soluong Character 10

Dongia Numeric 10