Thực hiện QLCL sẽ tạo đƣợc sản phẩm có chất lƣợng, nhƣng để cạnh tranh và duy trì đƣợc chất lƣợng với hiệu quả kinh tế cao, các doanh nghiệp phải xây dựng đƣợc hệ thống quản lý chất lƣợng, tức là phải phát triển từ khâu đầu tiên là chiến lƣợc, mục tiêu đúng đắn đến chính sách hợp lý, tiếp đó là thiết lập một cơ cấu tổ chức, các thủ tục và nguồn lực phù hợp để tiến hành công tác QLCL. Phƣơng pháp hệ thống là quản lý mọi bộ phận, nhất thể hoá đƣợc mọi nỗ lực của doanh nghiệp sao cho toàn bộ tổ chức đó cùng hƣớng về một mục tiêu chung. Hệ thống này phải xuất phát từ quan điểm đồng bộ, giúp doanh nghiệp liên tục cải tiến chất lƣợng, thỏa mãn khách hàng và những ngƣời thƣờng xuyên cộng tác với doanh nghiệp.
“Hệ thống quản lý chất lượng là một tập hợp các yếu tố có liên quan và tương tác để lập chính sách và mục tiêu chất lượng, đồng thời đạt được các mục tiêu đó” (Các thuật ngữ liên quan đƣợc định nghĩa trong TCVN-ISO 9000-2000- Hệ thống quản lý chất lƣợng- Cơ sở và từ vựng)
Phƣơng pháp hệ thống của quản lý chất lƣợng có những đăc điểm sau: - Hƣớng vào quá trình
- Hƣớng vào phòng ngừa
- Có cơ chế hành động khắc phục và phòng ngừa - Có tiêu chuẩn qui tắc làm chuẩn mực đánh giá
- Linh hoạt, đáp ứng các biến động của môi trƣờng trực tiếp và gián tiếp.
Hệ thống chất lượng phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Xác định rõ sản phẩm và dịch vụ cùng với các qui định kỹ thuật cho các sản phẩm đó, các qui định này đảm bảo thỏa mãn yêu cầu khách hàng
- Các yếu tố kỹ thuật, quản trị và con ngƣời ảnh hƣởng đến chất lƣợng sản phẩm phải đƣợc thực hiện theo kế hoạch đã định; hƣớng về giảm, loại trừ và quan trọng nhất là ngăn ngừa sự không phù hợp.
Các yêu cầu này của hệ thống chất lƣợng chỉ bổ sung cho các yêu cầu về sản phẩm nhƣng không thay thế đƣợc các qui định – tiêu chuẩn đối với sản
phẩm và quá trình. Ngƣợc lại, bản thân các qui định này cũng không đảm bảo các yêu cầu của khách hàng luôn luôn đƣợc đáp ứng nếu nhƣ các qui định này không phản ánh đúng nhu cầu của khách hàng, và trong hệ thống cung cấp, hỗ trợ cho sản phẩm của doanh nghiệp có những sai sót.